Организация рабочего место секретаря и руководителя в современных условиях

Чубова Е. П., Деева К. Ю. Рабочее место секретаря: рациональные подходы к организации // Молодой ученый. — 2016. — №7.4. — С. 34-36. — URL https://moluch.ru/archive/111/28196/ (дата обращения: 21.11.2019).



В статье рассматриваются функциональные обязанности секретаря в историческом развитии. Прослеживается связь между профессиональной деятельность и рабочим местом секретаря. Приведены рекомендации по рациональной организации рабочего места современного секретаря.

Ключевые слова: секретарское дело, функциональные обязанности, рабочее место секретаря.

За последние сотни лет профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если в XVIII веке секретаря принято было называть «доверенным письмоводом государя», то сегодня его функции значительно расширились, что позволяет утверждать, что современный секретарь является помощником руководителя во многих производственных и управленческих вопросах.

Изначально в России должность секретаря появилась в ранге личного секретаря Императора Российского.Постепенно, секретарь становится обязательным должностным лицом учреждения. В имеющихся законодательных актах данного периода описаны служебные обязанности секретаря и очерчена сфера его деятельности.

В период Петровского правления секретари хранили документы свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранились просто в ларях, или сундуках. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Все решенные дела сдавались в актохранилища, получивших европейское название — архивов.

К началу XIX века статус секретаря, а, следовательно, и его функции меняются. Существующая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления.

Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных. Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.

Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами, где содержались требования к составу информации, последовательности изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей. Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанности по контролю за исполнением документов.

Во второй половине XIX века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.

В 1840 году появились первые личные секретари у руководителей Путиловского и Невского заводов в Петербурге, а представители профессии приобрели новый статус — помощников в производстве. Кроме того, секретари сопровождали своих начальников в деловых поездках и на отдыхе, отвечали на письма и прошения, принимали посетителей — таким образом осуществляя и организационные функции.

С учетом вышеизложенного можно отметить, что организация рабочего места секретаря также подверглось значительным изменениям. Если в период становления секретарского дела достаточно было иметь перо и бумагу, то в XIX веке в результате использования печатных машинок труд секретаря стал намного эффективнее.

  • В настоящее время пишущие машины по большей части вышли из употребления, их функцию стали выполнять персональные компьютеры, укомплектованные принтерами.
  • Организация рабочего места современного секретаря напрямую связана с его основными обязанностями, которые можно распределить на следующие группы:
  • — работа с документами или делопроизводство, куда входят все этапы по подготовке, оформлению, регистрации, согласованию и контролю документов, подготовкой к хранению и сдаче в архив.
  • — работа со средствами связи для обеспечения телефонных переговоров, приема и отправки факсимильных сообщений, составление электронных писем и прием сообщений по электронной почте.
  • — работа с посетителями, которая предполагает ведение журналов регистрации посетителей и сотрудников, пришедших на личный прием к руководителю.

— подготовка и проведение совещаний, собраний, конференций. Этот вида работы связан с информированием приглашенных лиц, проведением регистрации, подготовкой всех необходимых информационных материалов, составлением и оформлением доклада руководителя.

  1. — работы хозяйственного характера, куда входит обеспечение бесперебойной работы всех технических офисных средств, а также, обеспечение сотрудников и руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.
  2. Исходя из вышесказанного, следует отметить, что для наиболее эффективного выполнения должностных обязанностей секретарю необходимо тщательно продумать планировку своего рабочего места.
  3. Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. [1]
  4. Рабочее место секретаря можно условно разделить на 3 зоны:
  5. — рабочая зона — основное место работы, где располагается стол, телефон, персональный компьютер или ноутбук, принтер. Рабочее место секретаря должно располагаться рядом с кабинетом руководителя таким образом, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную;
  6. — вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факсимильный аппарат и другое необходимое оборудование;
  7. — зона обслуживания посетителей, где располагаются стулья для посетителей, журнальный стол, кулер с водой.
  8. Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения. [2]

На столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из основных правил — на столе секретаря находятся только поступающие документы, которые находятся в работе, остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф.

Не следует забывать, что одним из главных условий эффективного труда секретаря является порядок на его рабочем месте. Соблюдение четкого порядка не только облегчает труд, делает многие операции автоматическими, но и экономит время.

В заключение можно сделать следующие выводы. Труд секретаря в разные исторические эпохи неразрывно связан с его функциями.

Если изначально секретари занимались составлением и переписыванием документов, то и орудия труда требовались минимальные — стол, перо, бумага.

Современный секретарь практически освобожден от ручных операций с документами, в помощь ему существует целый арсенал технических средств, программных продуктов и появляется новая проблема — рационализация рабочего времени.

Литература:

  1. Байкова, И. Ю. Полное руководство секретаря-референта / И. Ю. Байкова. — М.: Рид Групп, 2012. — 208 с.: ил.
  2. Простые 5 шагов для повышения эффективности рабочего места URL: http://sekretarskoe-delo.ru/index.php?id=1580 (дата обращения 22.03.2016 г.).

Основные термины (генерируются автоматически): рабочее место секретаря, рабочее место, секретарь, обязанность, документ, труд секретаря, стол секретаря, работа секретарей, организация рабочего места, работа.

Источник: https://moluch.ru/archive/111/28196/

Секретарь руководителя

Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа. Плохой секретарь уменьшает ее наполовину.

Т. Конеллан

Роль и задачи секретаря — Культура поведения секретаря — Взаимодействие руководителя с секретарем — Взаимодействие секретаря с руководителем

Роль и задачи секретаря

Слово «секретарь» происходит от средневекового secretarius и первоначально означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появляется в XVIII в. сначала именно как должность личного секретаря императора.

В толковом словаре В. Даль определяет: «Статс-секретарь» — доверенный письмовод государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения. В настоящее время в словарях слово «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или учреждения, а также ведущее делопроизводство».

Возрастание роли руководителя в современных условиях заставляет по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в системе управления организацией.

Есть известное утверждение о том, что хороший секретарь может в положительном свете представить посредственного менеджера, а посредственный секретарь даже профессионального менеджера представит посредственностью.

В условиях рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение задач руководителем определяет жизнеспособность фирмы.

Руководитель как никогда нуждается сегодня в помощнике, освобождающем его от нерациональной траты времени и позволяющем сосредоточиться на узловых проблемах.

Таким помощником может стать секретарь, берущий на себя информационное и организационное обслуживание своего руководителя.

Специалисты этой профессии способствуют улучшению труда руководящих работников, являются связующим звеном в системе контактов руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы, поддерживают высокий авторитет руководителя.

От качества работы секретаря во многом зависит эффективность работы руководителя. Квалифицированный секретарь помогает шефу сберечь 2—3 ч рабочего времени ежедневно.

Роль секретаря руководителя в современных условиях усложняется и усиливается. Во-первых, секретарь — это помощник руководителя, его доверенное лицо.

Секретарь — первый, с кем встречается посетитель, он последний, кого видят, покидая офис. Секретаря по праву можно назвать лицом учреждения. Секретарь — ключевая фигура в управленческом аппарате.

От его способности поддерживать и повышать роль руководителя фирмы часто зависит успех дела.

Секретарь — обслуживающая профессия, его основная задача заключается в том, чтобы обеспечить руководителю условия для выполнения его основных обязанностей. Секретарь должен разгрузить руководителя, помочь в распределении его важнейшего ресурса — времени. Ведь упущенное время нельзя вернуть или возместить.

Но секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач его руководителя.

Секретарь обязан и может максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу.

В обязанности секретаря входит выполнение работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и др.

Условно обязанности секретаря можно разделить на:

  • • работу с документами (информационно-документальное обслуживание);
  • • работу организационную (бездокументное обслуживание).

К операциям по бездокументному обслуживанию относятся

такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.

Другие обязанности: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление документов — относятся к документному обслуживанию.

На работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55—60% рабочего времени.

Обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. В зависимости от этого существуют три ступени должностной секретарской иерархии.

  • 1. Секретарь руководителя низшего уровня управления — секретарь-машинистка (выполняет технические и сервисные функции).
  • 2. Секретарь руководителя среднего уровня управления — секретарь-референт (обеспечивает документное обслуживание, организацию и документное оформление совещаний, приемов посетителей и т.п.).
  • 3. Секретарь руководителя высшего уровня управления — секретарь — помощник руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата (наделен полномочиями представителя в других организациях).

Роль секретаря предполагает большую ответственность и предъявляет к нему высокие требования. Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и навыков.

Секретарь должен знать:

Правовые основы управления:

  • • административное, трудовое, хозяйственное право;
  • • законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает.

Основы управления:

  • • систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;
  • • отрасль, в которой он работает, и взаимосвязи;
  • • функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи;

• место руководителя в структуре, его внутренние и внешние контакты.

Основы менеджмента.

Основы научной организации управленческого труда. Вычислительную и организационную технику.

  • Основы общей и социальной психологии.
  • Основы этики и эстетики.
  • Делопроизводство:
  • • методы создания и оформления документов;
  • • организацию работы с документами;
  • • бездокументное обслуживание.
  1. Архивное дело.
  2. На основе этих знаний секретарь должен уметь:
  3. Создать условия для эффективной работы руководителя:
  • • оказать помощь в планировании рабочего дня;
  • • организовать рабочее место руководителя;
  • • вести контроль сроков выполнения поручений руководства. Вести информационное обслуживание руководителя:
  • • документное;
  • • бездокументное;
  • • уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати). Организовывать прием посетителей.

Устанавливать контакты.

Организовывать и обеспечивать работу совещаний. Использовать ПЭВМ, Интернет.

  • Оперативно размножать документы.
  • Обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в том числе факса, электронной почты).
  • Вести работу с документами.
  • Вести архив.
  • Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.
  • Поэтому к секретарю предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личностным качествам.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен владеть комплексом профессиональных знаний, умений, навыков.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем организованности. Это умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

Читайте также:  Франшиза "персональное решение" - быстрый старт бизнеса без лишних вложений

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок.

Секретарь должен отличаться инициативностью, умением самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу дела, не будет преждевременным или ошибочным.

При подборе секретарей на одно из первых мест выдвигается требование сохранять служебную тайну. Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы, всегда ценится в сотруднике.

При решении различных вопросов секретарь должен использовать только фактическую, строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую служебный или секретный характер. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Это умение не только правильно спланировать мероприятия, но и строго выполнять их в установленное время.

Особенно большое значение имеет своевременность представления документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний.

Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность своей работе — основное качество для идеальных отношений с руководителем.

Для выработки деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд личностных качеств, без которых трудно стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой, и способность одновременно выполнять несколько поручений.

Не менее важная черта характера — коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи, так как секретарю необходимо общаться с большой группой людей.

К личностным качествам, необходимым секретарю, относятся любезность, вежливость, доброжелательность, отзывчивость. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Важны и такие качества, как гибкость, лояльность, уравновешенность, изобретательность, добросовестность, аккуратность.

Важным и необходимым качеством секретаря является его стремление к постоянному совершенствованию, т.е. постоянному пополнению как общих, так и профессиональных знаний.

Секретарь должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться со вкусом и с учетом деловой обстановки.

Источник: https://studref.com/629374/menedzhment/sekretar_rukovoditelya

1.2. Организация рабочего места секретаря, приемная руководителя

   Рациональная
организация труда секретаря начинается
с организации рабочего места.

   Рабочее
место секретаря располагается в приемной,
которая обычно примыкает к кабинету
руководителя. Его следует разместить
таким образом, чтобы секретарь мог
видеть всех входящих в приемную. Площадь
делится на рабочую зону и зону для
посетителей.

  •    При
    выборе размеров площади необходимо
    учитывать следующие факторы:
  •    1)
    подходы к мебели и оборудованию;
  •    2)
    расстановку и эксплуатацию мебели и
    оборудования;
  •    3)
    в отдельных случаях потребность в особых
    условиях;
  •    4)
    возможность установки дополнительного
    оборудования.
  •    В
    комплект средств оргтехники рабочего
    места секретаря входят:
  •    1)
    стол однотумбовый;
  •    2)
    приставка с тумбой под компьютер,
    компьютер;
  •    3)
    стул подъемно-поворотный;
  •    4)
    вспомогательный стол.

   СОВЕТ .
Рабочее место секретаря должно иметь
необходимую площадь для оргтехники и
такое месторасположение, чтобы секретарь
мог видеть всех посетителей, а посетители
при входе в офис сразу же видели секретаря.

   Организация
рабочего места секретаря руководителя
формируется исходя из анализа содержания
его деятельности, требований эргономики,
гигиены и психофизиологии и направлена
на проектирование оптимальной организации
рабочего места.

   Примерный
перечень оргтехники и компьютерных
средств, применяемых в работе секретаря:

   1)
средства малой оргтехники (письменные
принадлежности: ручки, бумага, карандаши,
ластики и т. п.);

  1.    2)
    средства составления и изготовления
    текстовых документов (компьютер,
    диктофон, принтер, сканер, в запасе –
    портативная пишущая машинка);
  2.    3)
    средства обработки бумажных документов
    (склеивающие и скрепляющие машины,
    конвертовскрывающее и резательное
    оборудование, адресовальное и
    штемпелевальное оборудование, машина
    для уничтожения документов);
  3.    4)
    средства хранения и поиска документов
    (картотеки различного типа, шкафы и
    полки, сейф);
  4.    5)
    средства связи (телефон, радиотелефон,
    радио, телетайп, факс, сетевая плата для
    локальной сети, средства оперативной
    диспетчерской связи, электронная почта,
    модем);
  5.    6)
    копировальные средства и аппараты;
  6.    7)
    шредер для оперативного уничтожения
    конфиденциальной информации;
  7.    8)
    офисная мебель и оборудование.

   Средства
малой оргтехники необходимы при любом
уровне автоматизации работы секретаря.
Так, ручки и карандаши у секретаря должны
быть в рабочем состоянии, бумага с
запасом, так как у посетителей, членов
совещаний их может не оказаться в нужный
момент, а техническое обеспечение
переговоров и совещаний – его должностная
обязанность.

   В
средствах составления и изготовления
текстовых документов все чаще на первое
место выходит компьютер, даже при очень
небольшом документообороте.

Созданные
с его помощью документы имеют эстетически
более приемлемый вид благодаря наличию
различных шрифтов и цветового оформления,
что не может не сказаться на отношении
к документу и помогает создать
благоприятное впечатление об авторе
документа.

   Диктофоны
незаменимы в случае, когда необходимо
бесшумное и точное отображение звуковой
информации.

   Сканер
– удобное средство для ввода в компьютер
большого количества текстовой и
графической информации, а также документов
в систему автоматизированного
документооборота.

   Средства
связи могут быть объединены в аппаратном
представлении, например телефон – факс
– модем, должны иметь компактный вид и
спокойные, приятные для слуха средства
оповещения о начале связи. Копировальные
аппараты подбираются в зависимости от
объема работ, необходимого качества
копий и других параметров.

   Необходимым
эффективным средством планирования
рабочего дня секретаря и руководителя
является еженедельник, в котором дела
разносятся по датам.

   Можно
для этих целей использовать программный
продукт типа Lotus Organizer, установленный
на персональном компьютере. Lotus Organizer
называют личной информационной системой,
предназначенной для эффективной
организации рабочего времени.

В ее
состав, помимо календаря, входят
телефонный справочник, адресная книга,
блокнот и т. д.

Но даже при наличии Lotus
Organizer для дублирования информации
необходимо иметь обычный ежедневник
или периодически производить распечатку
каких-то данных из компьютера.

   Документы,
поступающие в архив отдела, хранятся в
шкафу в папках-регистраторах,
скоросшивателях, справочно-информационные
пособия – в специальных шкафах.

   Зона
для посетителей комплектуется стульями,
журнальным столиком и цветочницей. В
том случае, если в здании нет гардероба,
в приемной следует поставить шкаф для
верхней одежды.

Мебель для посетителей
должна находиться в зоне, хорошо
просматриваемой секретарем.

Не
рекомендуется ставить в приемной мягкую
мебель, так как при правильной организации
труда длительное присутствие посетителей
не предполагается.

   Иногда
секретарю нужно приготовить чай или
кофе для руководителя и посетителей.
Для этого неплохо предусмотреть небольшую
«мини-кухню». Безусловно, визуально она
должна быть изолирована от мест для
посетителей. Категорически не рекомендуется
превращать в буфетную рабочее место
секретаря.

   Рабочее
место секретаря структурного подразделения
должно быть оснащено техникой коллективного
пользования (принтерами, телефаксом,
копировальным аппаратом и др.) для более
продуктивного ее использования.

Своевременная замена сменных печатающих
картриджей, организация ремонта должны
быть в ведении этого сотрудника.

Наличие
секретаря подразделения делает возможным
использование телефонного коммутатора
с одной линией выхода вне организации.

   Рабочее
место секретаря подразделения должно
быть оснащено ручными, механическими
или электронными системами (такими как
картотечные ящики, персональный
компьютер) для фиксации и контроля над
документами, полученными сотрудниками
подразделения и находящимися у них на
исполнении. Не лишней может оказаться
и компактная пишущая машинка (электрическая
или механическая) для машинописного
заполнения бланков с точным и мелким
графлением при отказе компьютерной
техники, например из-за вирусной атаки,
или особой секретности подготавливаемого
документа.

   Планировка
рабочего места секретаря должна
обеспечить максимум удобств при
выполнении обязанностей и не противоречить
требованиям экономии площади помещения.

   Рабочее
место секретаря должно отвечать всем
требованиям, обеспечивающим максимальное
удобство в работе, минимальные затраты
сил и времени на непроизводительные
перемещения. Одно из главных требований,
которое неукоснительно должен выполнять
секретарь, – исключительный порядок
и чистота как на рабочем месте, так и в
помещении приемной.

   Задача
секретаря – сделать все необходимое,
чтобы посетитель в приемной чувствовал
себя удобно. Секретарь не должен
загромождать личными вещами проходы в
приемной, ставить вещи на видные места.

Если есть необходимость украсить стену,
то для этой цели лучше использовать
картину или эстамп, дополняющие интерьер.

Допускается размещение на стенах
информационных стендов или таблиц с
указанием времени приема посетителей,
календаря и т. п.

   СОВЕТ. Как
на столешнице рабочего места секретаря,
так и в ящиках стола всегда необходимо
поддерживать порядок и чистоту.
Информация, документы, хранящиеся в
ящиках стола, должны быть систематизированы,
легко обозримы, доступны для работы.

   Секретарь
должен осуществлять постоянный контроль
над сохранностью мебели, технических
средств, их санитарным состоянием.

   Подведем
итоги: 
секретарю
необходимо сделать все необходимое,
чтобы посетитель в приемной чувствовал
себя удобно, а самого секретаря в течение
напряженного рабочего дня ничего не
должно раздражать. Каждый работник
должен чувствовать себя уютно на рабочем
месте.

Источник: https://studfile.net/preview/3009423/page:2/

Организация работы секретаря (стр. 1 из 3)

  • Курсовая работа по делопроизводству студентки 3 курса заочного отделения
  • Российский государственный гуманитарный университет
  • Факультет управления
  • Кафедра документоведения и организациия делопроизводства
  • Москва, 1993 г.
  • ВВЕДЕНИЕ
  • Достижение науки и техники, бурное развитие научнотехнической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.

Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных.

В понятие «стиль руководителя» включается его способность организавать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря.

Можно без приувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.

По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений.

И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обоянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными.

Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации.

Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства.

Одним из путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация раработы такой массовой категории вспомагательных сотрудников как секретари.

Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится главным образом к освоению технических навыков — стенография, машинопись и т.п.

Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной практической работы методом «проб и ошибок».

Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего .

Может быть, при таком уровне развития техники уже не имеет существенного значения организационные и психологические аспекты труда служащих, и техника способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководителя и секретаря.

Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной техники решаются лишь вопросы автоматизации информационных процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются формализации.

Значительно труднее формализовать процессы и связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь предпринимаются попытки использования достижений современной вычислительной техники. Тем не менее в управленческой деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых решений.

Читайте также:  Индексация зарплаты с 1 октября 2020 сотрудникам мвд, военным, бюджетникам, госслужащим

Очень большое влияние на эффективность труда в сфере управления оказывают и психологические аспекты взаимоотношения людей. Предпринимаются попытки перестройки организационной структуры ряда фирм США с использованием подхода к управленческому труду, как к процессу обработки информации.

С помощью создания автоматизированных центров обработки информации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих и повышения производительности труда в сфере управления.

Однако при реализации такого подхода ярко проявились неудобства работы для руководителей высшего и среднего звена при замене личных секретарей централизованной службой подготовки и обработки информации. В результате были вынуждены вернуться к прежним организационным структурам.

Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.

ГЛАВА 1. РАЦИОНАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ И РАБОТЫ

Способность отделить главное от второстепенного в работе часто отсутствует у многих руководителей. Это приводит к тому, что сотрудники, а также другие службы бывают перегружены потоком неудобоваримой информации.

Эту проблему секретари решают путем выявления смысла работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того, чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот.

Главное в любом деле можно найти только обладая критерием важности, то есть умение определять различные по значению цели: общие, часные. Поэтому необходимо выработать в себе способность как можно быстрее и точнее это сделать.

Большинство людей путают проблемы с затруднениями. Под проблемой понимают расхождение между «Должно» и «Есть», между планируемым и действительным.

Существуют три варианта решения проблемы:

1. «Должно» — требование, которое невозможно выполнить на данном этапе. Таким образом, то, что до сих пор представляло собой «Есть», превращается «Должно».

2. За счет энергичной деятельности происходит сокращение разрыва между планируемым и действительным, так как «Должно» реально достижимо.

3. Компромисс для сближения «Должно» и «Есть».

1.1. Рациональная организация работы секретаря

Порядок расположения документов:

1. Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секритариат.

2. Текущая обработка: материалы, которые уже отработаны или должны быть скоро закончены.

  1. 3. Исходящие материалы: то, что уходит из
  2. секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в
  3. папки или обложки.
  4. Исходящие документы необходимо разделить на:
  5. а) собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия;
  6. б) документы, рассылаемые в пределах предприятия;
  7. в) документы, предназначенные для подшивки в дела.
  8. Текущую работу следует разделить на:

1. Срочную — к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).

2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.

3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время.

Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски.

Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.

ГЛАВА 2. НЕПОСРЕДСТВЕННОЕ ОБЛЕГЧЕНИЕ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ

2.1. Назначение графика

  • а) Своевременное выполнение очередных задач.
  • б) Распознование собственных сильных и слабых сторон.
  • в) Лучшее использование собственного времени.
  • г) Экономный труд.
  • д) Повышение производительности труда.

2.2. Разделение ответственности за соблюдение сроков

В работе многих руководителй встречаются элементы импровизации, но не всегда они могут наладить необходимое планирование времени.

Поэтому секретарь должен последовательно, но не слишком явно и не навязчиво воспитывать у руководителя чувство потребности в планировании времени, по крайней мере, в отношении к самой себе.

Не следует принимать распоряжений руководителя, не добившись ответа на вопрос, к какому сроку они должны быть выполнены. Тогда руководители, возможно, придут к выводу, что рациональнее назначить конкретные сроки, чтобы секретарь оставила их в покое.

Многочисленные совещания оказываются бесполезными, так как не устанавливается точно, кто отвечает за выполнение задания и к какому сроку его необходимо выполнить. Как правило говорят: «Срочно» или «В ближайшее время». А насколько срочно или в какое ближайшее время — часто не уточняют, за все ошибки платит секретарь.

Поэтому секретарь должен заботиться о календаре-памятке своего руководителя. Многие руководители подчас забывают о своих распоряжениях, и поэтому секретарь обязана думать не только за себя, но и за руководителя, быть так называемым «опекуном».

Источник: https://mirznanii.com/a/297267-2/organizatsiya-raboty-sekretarya-2/

Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

Введение

Секретарь, помощник руководителя — это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.

В конце 80-х — начале 90-х годов, с приходом «дикого капитализма» и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое «омоложение» профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова: «И вот появляется новый тип в профессии.

Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета.

Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии» [1].

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций.

Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е.

Ишутиной, современный секретарь — «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя» [5]. Е. Скриптунова, М.

Рогожин и М. Стенюков указывают на многофункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря [8;9;10]. Н.В.Воржаевая обращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества [1].

Практически все авторы (Скриптунова Е., Зельцерман К., Рогодин М., Стенюков М., Ишутина Е.) отмечают большое значение роли секретаря в эффективной работе руководителя и самой организации вцелом.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

  • Исходя из вышесказанного, цель нашей работы – изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом современных условий деятельности.
  • Задачи:
  • 1. Изучение теоретических источников по данному вопросу;
  • 2. Рассмотрение практического приложения вопроса;

3. Анализ эффективности деятельности секретаря, выводы на основе анализа.

  1. Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, наблюдение, анкетирование, беседа.
  2. Объектом исследования является профессиональная деятельность секретаря.
  3. Предметом исследования являются пути оптимизации профессиональной деятельности секретаря.
  4. Гипотеза исследования такова: при создании необходимых условий профессиональной деятельности секретаря наблюдается положительная динамика в организации управленческой деятельности предприятия.
  5. Организация рабочего места и рабочего времени секретаря
  6. Секретарь-референт — это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

— функции по документационному обеспечению управления;

— функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации.

Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате.

Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением.

Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей [1;10].

  • К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники [1;10]
  • Приемная – это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективность работы руководителя.
  • Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Общая площадь приемной, где находится секретарь — референт, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

  1. 1) подходы к мебели и оборудованию;
  2. 2) расстановку мебели и оборудования;
  3. 3) потребность — в отдельных случаях — особых условий;
  4. 4) возможность установки вспомогательного оборудования [8].

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда [1].

Рассмотрим вариант организации рабочего места секретаря на примере образовательного учреждения (ОУ).

Приемная находится непосредственно перед кабинетом руководителя. Рабочее место секретаря в приемной находится слева от входа, и расположено так, чтобы можно было легко видеть всех входящих.

В приемной находятся предметы, необходимые для работы: рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для хранения документов. Для создания уютной атмосферы, в углах приемной расположены большие растения, оформленные в декоративные кашпо.

Непосредственно перед рабочей зоной секретаря находится зона для приема посетителей, где расположена удобная мебель для ожидания.

Рабочее место оборудовано компьютером, монитор которого имеет плоский экран. Все составляющие компьютера расположены на специальных подставках и полках стола, для оптимального освобождения рабочего пространства стола. Здесь же находится мини-АТС, оргтехника.

На стенах приемной расположены лицензия на право ведения образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации и аттестации учреждения.

В холе перед приемной находится информационный стенд, где представлены учредительные документы: Устав ОУ, Правила внутреннего трудового распорядка, права и обязанности обучающихся и родителей, другие локально-нормативные акты, регламентирующие деятельность ОУ.

Также здесь расположена витрина с информационными материалами, сообщающими об основных достижения учреждения, его сотрудников и воспитанников. На стене холла расположена информация об образовательных услугах, предоставляемых ОУ, а также о дополнительных платных услугах и ценах на них.

В холе ОУ размещается информационный бюллетень «Альтернативный вестник», который дает представление не только об официальных мероприятиях, но и развлекательных, объявления, новости и многое другое – та информация, которая поможет посетителю составить представление об ОУ и скоротать время ожидания.

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику [1;10]:

— большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;

  • — весьма насыщенный рабочий день;
  • — необходимость выполнять параллельно несколько работ;
  • — постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;

— особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день. Поэтому, для рационального использования рабочего времени большое значение имеет планирование деятельности секретаря.

Хорошим помощником при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook.

Читайте также:  Увольнение за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей

Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя.

Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников [8;11].

  1. План рабочего дня секретаря (на примере ОУ).
  2. 830- приход на работу
  3. 845-просмотр входящей корреспонденции
  4. 900-оперативное совещание при директоре (получение задания на день)
  5. 1000- работа с документами (подготовка писем, текущих документов)
  6. 1200-отправка исходящей документации (по факсу, e-mail, с курьером)
  7. 1300-обеденный перерыв

1400-работа с руководителем (подпись документов, подготовка проектов документов и т.д.)

  • 1600-проверка выполнения плана работы на текущий день, внесение корректив, составление плана работы на следующий день, подготовка плана мероприятий для руководителя
  • В течение дня – ответы на телефонные звонки, прием посетителей, выполнение экстренных поручений руководителя
  • 1730-завершение работы, выключение оргтехники, проверка окон, уборка документов на свои места.
  • Конечно, такое планирование является примерным, так как каждый день может вносить свои коррективы, но данного распорядка дня секретарь придерживается для рационального использования своего рабочего времени.

Источник: https://megaobuchalka.ru/13/8953.html

Организация рабочего места секретаря — Энциклопедия по экономике

Раздел обучающей инструкции Организация рабочего места секретаря формируется исходя из анализа содержания деятельности секретаря, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлен на проектирование оптимальной организации рабочего места.

Под последним понимается зона трудовой деятельности секретаря, оснащенная необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей.
 [c.317] Организация рабочего места секретаря
 [c.

55]

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.
 [c.55]

Что понимается под организацией рабочего места 2. Что понимается под рациональной организацией рабочих мест 3. Что означают понятия нормальная и максимальная рабочие зоны 4. Какие требования необходимо соблюдать, размещая документы и средства оргтехники на рабочем месте, в столе 5.

Каковы основные требования к рациональной планировке рабочих мест 6. Что должна обеспечить рациональная планировка рабочих мест 7. Какие требования предъявляются к организации рабочего места секретаря 8..Какие функции выполняет секретарь по обслуживанию рабочего места руководителя 9.

Что следует понимать под культурой рабочего места  [c.60]

ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ  [c.32]

Требования к организации рабочего места секретарей
 [c.35]

Существенный интерес представляет изложение вопросов рационального планирования времени и работы секретаря. Приведенные конкретные рекомендации по контролю и распределению рабочего времени, уменьшению влияния отвлекающих факторов способствуют выработке умения выделить главное в работе.

Большое внимание уделено рациональной организации рабочего места секретаря, оптимальному размещению деловых бумаг и материалов, правильной организации работы с бланками, подробно разбирается понятие стрессовых ситуаций, их влияние на эффективность работы и способ преодоления.

Без сомнений, с интересом будут встречены читателем советы автора, как обеспечить рациональную работу в условиях стрессового состояния руководителя, как помочь руководителю преодолеть это состояние.
 [c.8]

Организация рабочего места секретаря начинается с оснащения его мебелью, специальным оборудованием, канцелярскими принадлежностями.
 [c.117]

Задание 2. В исследуемом помещении оцените организацию рабочего места секретаря с точки зрения эргономики и удобства.
 [c.122]

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда. Основными факторами при разработке планировки являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда.
 [c.317]

В работе секретаря правильная организация рабочего места взаимосвязана с производительностью его труда.
 [c.34]

Аккуратность.

Всякая небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает очень неблагоприятное впечатление о самом секретаре, даже в том случае, если он обладает необходимыми деловыми и личными качествами. Следует помнить, что секретарь — лицо учреждения , а лицом самого секретаря является качество выполняемой им работы, культура рабочего места и внешнего вида.
 [c.126]

Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места.
 [c.208]

Рабочее место секретаря. Эргономика и организация труда
 [c.116]

В книге на основании действующих законодательных и нормативно-методических документов, нового ГОСТ Р6.

30-97 Требования к оформлению документов подробно изложены требования к составлению и оформлению служебных документов, организации работы секретаря, информационно-документационному обслуживанию, начиная с получения документа и кончая проведением экспертизы ценности и сдачей документов в архив или их уничтожением.

Специальные главы посвящены особенностям работы с этими документами. Особое внимание уделено организации совещаний, приёму посетителей, ведению телефонных переговоров, оборудованию рабочих мест.
 [c.346]

Для сотрудников служб документации необходимо создать определенный зрительный комфорт. Важным является использование цвета в качестве носителя информации, а также для создания нужного порядка на рабочем месте, для лучшей организации труда. Например, секретарь использует цветовой семафор при раскладке документов в папки различных цветов.
 [c.63]

Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. Для такого вида приема трудящихся руководитель обычно отводит определенные дни.

В эти дни все сотрудники, которые могут понадобиться руководителю во время приема, должны быть на рабочих местах, чтобы при необходимости он мог их вызвать или переговорить по телефону.

В случае длительного отсутствия руководителя прием по личным вопросам должен проводить работник, исполняющий обязанности руководителя на время его отсутствия.
 [c.156]

Самоанализ и самоконтроль помогут руководителю строго соблюдать установленный им же распорядок дня и совершенствовать его, научить лучше понимать цену некоторых отклонений от рекомендуемых норм поведения, которые и вообще-то далеко не всеми признаются отклонениями.

Скажем, если руководитель отлучается со своего рабочего места, он обязан — именно обязан, а не в порядке любезности — оставить у секретаря или в канцелярии точные координаты местонахождения. Желательно также, чтобы он без большой надобности не вызывал к себе нижестоящих руководителей.

Но многие ли руководители обращают внимание на такие мелочи Подавая подчиненным всем своим стилем работы пример высокой организации и строгого соблюдения распорядка дня, руководитель способствует укреплению дисциплины, поддержанию должного уважения к своим решениям и нашим нравственным нормам, развитию инициативы подчиненных.
 [c.114]

Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими. Сокращению документооборота способствуют также уменьшение объемов документов и экономия бумаги.

Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю за исполнением документа. Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножают сверх нужного тиража без всякой надобности.

Это приводит к неоправданному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем виды и тираж размножаемых документов.

Значительный вклад в совершенствование и уменьшение документооборота может внести и секретарь руководителя организации (предприятия), так как все влияющие на документооборот операции выполняются в значительном объеме на его рабочем месте.
 [c.146]

Как уже отмечалось, для современного делопроизводства характерно внедрение новых информационных технологий. Оснащенность служб делопроизводства компьютерами и современной оргтехникой делает труд секретаря более продуктивным.

Роль секретаря, владеющего новыми информационными технологиями, неизмеримо возрастает. Но растет также и информационная культура инженерно-технического персонала.

Те документы, которые традиционно создавались и продвигались только службами документирования, в настоящее время могут быть оформлены и переданы руководителями среднего и нижнего звена, а также инженерами, имеющими на своем рабочем месте персональный компьютер, подключенный к сети. Это приводит к сокращению персонала, занятого в делопроизводстве предприятий и организаций, и интегрирует делопроизводство вокруг секретарей.
 [c.35]

Основной замысел предлагаемого учебника направлен на формирование целостной системы организации личного труда менеджера.

Это очень важно, ибо любому менеджеру необходимо знать, как управлять своей личной деловой карьерой, собственным временем, как планировать свои дела и принимать конкретные решения, когда, как и кому делегировать полномочия, как организовать свое рабочее место и рационализировать собственный труд, как выступать публично, готовить и проводить индивидуальную беседу с подчиненными, деловые переговоры, деловые совещания, взаимодействовать с секретарем, как, наконец, поддерживать и
 [c.9]

Необходимо разработать графики проведения рабочих собраний, заранее вывешивать их на видных местах.

В работе таких собраний обязательно-должны принимать участие все заместители руководителя, секретарь партийной организации, председатель профсоюзной организации.

Присутствие руководителя предприятия (объединения) на собрании отстающих цехов и участков дает ему возможность получить на месте информацию о причинах отставания и принять более правильное решение.
 [c.49]

При организации рабочего места секретаря следует побеспокоиться также о специальной мебели и канцелярских принадлежностях.
 [c.118]

Допускается объединение близких по содержанию разделов, например, Права и ответственность . Составители инструкции, при-держиваясьобщепринятой структуры, могут вводить новые разделы, например, Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций или Организация рабочего места и оптимальные условия труда .
 [c.310]

Изложены история развития делопроизводства и секретарской службы, основы организации труда и рабочего места секретаря, механизация делопроизводственных процессов.

Рассмотрены вопросы работы секретаря с различными служебными документами, их составлением и оформлением, вопросы бездокументного обслуживания деловые контакты, ведение телефонных переговоров, организация приема посетителей и др.

Освещены основные направления со вершенствовашш советского делопроизводства.
 [c.2]

Копяровшве (размножение) небольших объемов документации может осуществляться непосредственно секретарем при помощи средств оргтехники, имеющихся на его рабочем месте (например, путем использования термокопировального аппарата).

При необходимости копирования (размножения) больших объемов документации, которое будет осуществляться силами специализированного подразделения или сторонней организации, заинтересованное подразделение подготавливает заказ, где указываются количество листов, подлежащих копированию, тираж, масштаб, характер размножаемой документации (текст, таблицы и т.п.) и некоторые другие сведения. Такой заказ передается руководителю организации или лицу, ответственному за копирование (размножение) материалов, и после получения разрешения, направляется на исполнение. Может быть организован и другой порядок копирования (размножения) документации в конкретной организации, который должен быть зафиксирован в инструкции по делопроизводству данной организации. Следует обязательно вести учет копировально-множительных работ. Все материалы, поступившие к секретарю из специализированных докумеятационных подразделений (машбюро, копировальной лаборатории и т.п.), прежде чем быть направленными в заинтересованные подразделения, должны быть просмотрены с точки зрения выполнения заказа.
 [c.145]

В число организационных операций секретарского обслуживания входит обеспечение руководстве необходимыми канцелярскими принадлежностями (клеем, скрепками, кнопками и т.п.), бумагой.

При оснащении рабочего места руководителя средствами оргтехники секретарь обеспечивает их надлежащее эксплуатационное состояние и необходимый технический уход (например, зачехление их после работы, обеспыливание и т.п.

) для чего прибегает к помощи сотрудников специализированных подразделений организации, в случае их отсутствия — к услугам специализированных организаций.
 [c.162]

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций вьшолняегся на его рабочем месте.

Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для одногапных работ средства оргтехники.

К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах.
 [c.125]

Большинство телефонных разговоров требует от секретаря предварительной подготовки. Для работы секретарю необходим соответствующий справочный аппарат телефонные справочники самого учреждения, подведомственных и вышестоящих организаций, телефоны сотрудников, как рабочие, так и домашние.

Домашние телефоны сотрудников секретарю бывают нужны для решения служебных вопросов. Например, сотрудник заболел и не вышел на работу.

Секретарю необходимо уточнить возможное время отсутствия сотрудника уже в первой половине дня, кроме того, у руководителя может возникнуть необходимость в получении информации, которой располагает сотрудник, по каким-либо причинам находящийся дома.

Однако следует помнить, что звонить по служеб-) ным вопросам после 22 ч считается невежливым. Вообще звонить по домашнему телефону сотрудника по служебным вопросам можно только в случае острой необходимости.

Всегда под рукой у секретаря должен быть инструментарий для записи блокнот, авторучка, карандаш или специальные телефонные бланки. Содержание телефонных разговоров и передаваемых сообщений не следует доверять только собственной памяти, лучше записать, по крайней мере, такие данные разговора, как дата и время, фамилия абонента, его должность и место работы, существо вопроса, номер телефона абонента.
 [c.147]

Источник: https://economy-ru.info/info/150057/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector