Должностные инструкции и обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам — это человек, который отвечает за то, чтобы у компании было все необходимое для ее деятельности.

Эта должность очень важна для предприятия, поскольку часто невозможно совершать необходимые операции, пока не будут получены сырье, товары и любые другие предметы, нужные для производственной деятельности.

Эти сотрудники, как правило, обладают навыками анализа, прогнозирования, учета, принятия решений. Они несут ответственность за такие задачи, как заключение контрактов и организация людей, которые участвуют в снабженческих процессах.

Обзор работы

Обязанности менеджера по закупкам включают контроль всех аспектов относительно получения товаров, услуг, материалов или собственности, которые необходимы бизнесу для нормальной работы или расширения. Ему часто приходится иметь дело непосредственно с поставщиками или собственниками и заключать договора на поставки.

В среднем около 65% дохода компании тратится на покупку товаров или услуг. Это означает, что менеджер по закупкам может значительно влиять на прибыль предприятия путем сокращения затрат, экономии и поиска оптимальных условий сотрудничества с партнерами.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Задачи, выполняемые снабженцем, во многом зависят от сферы деятельности предприятия, его размера и расположения, а также уровня ответственности, возлагаемого на работника.

Функциональные обязанности менеджера по закупкам включают в себя:

• Прогнозирование уровня спроса на продукцию и услуги для поддержания необходимого постоянного количества запасов.
• Создание планов закупок на месяц, год.
• Проведение исследований с целью выявления лучших товаров и поставщиков с точки зрения цены, сроков поставки и качества.
• Обработку платежей и счетов-фактур.
• Поддерживание контактов с производителями, поставщиками, внутренними отделами, а также клиентами.
• Переговоры и заключение договоров, контроль за их выполнением, проверка качества обслуживания.
• Хранение договоров, контроль за сроками их действия.
• Поиск новых перспективных поставщиков, создание и поддержание хороших отношений с ними.
• Прогнозирование ценовых тенденций и их влияния на будущую деятельность предприятия.
• Создание презентаций для руководства об анализе рынка и возможностях роста.
• Разработка стратегии поставок для предприятия.
• Подготовка отчетов с помощью компьютерных программ.
• Оценка коммерческих предложений и выработка рекомендаций на основе их анализа.
• Обеспечение поставщиков информацией, необходимой для сотрудничества.
• Посещение заседаний и отраслевых конференций.
• Обучение других сотрудников, контролирование их работы.

Ответственность

Должностная инструкция менеджера по закупкам предусматривает, что работник несет ответственность за:

• Неисполнение своих обязанностей.
• Своевременное выполнение планов закупок.
• Заключение договоров с поставщиками.
• Выполнение требований вышестоящего начальства.
• Сохранение коммерческой тайны.
• Нанесение ущерба компании – работодателю: как материальных убытков, так и негативного влияния на деловую репутацию.
• Соблюдение правил техники безопасности.
• Исполнение норм внутреннего распорядка.
• За правонарушение, совершенное во время работы – согласно законодательству.

Личностные характеристики

Чтобы успешно выполнять обязанности менеджера по закупкам, сотрудник должен иметь такие качества:

• хорошие разговорные и письменные навыки общения;
• умение вести переговоры;
• здравый смысл и аналитическое мышление;
• организованность, точность и внимание к деталям
• лидерские качества, при этом умение хорошо работать в команде;
• стрессоустойчивость;
• умение работать в напряженной обстановке.

Образование

Какие запасы, когда и от кого понадобятся предприятию, как приобрести их наиболее выгодно — все это обязан знать менеджер по закупкам. Должностные обязанности предусматривают, что кандидат на такую вакансию отвечает следующим требованиям:

• Знает и хорошо ориентируется в законодательстве о предпринимательской деятельности.
• Понимает принципы рыночной экономики, успешного ведения бизнеса.
• Знает состояние рынка, порядок формирования цен.
• Знаком с основами маркетинга, менеджмента, делопроизводства.
• Обладает навыками работы с персоналом.
• Знаком с видами и методами проведения рекламных кампаний.
• Очень хорошо знает деловую этику.
• Знаком с технологическими особенностями производства.
• Владеет персональным компьютером на уровне не ниже пользователя, знаком с основными бухгалтерскими программами, электронной почтой и другими необходимыми сервисами.
• Знает законодательство о труде.
• Ознакомлен с актами по охране труда.

Выполнять базовые обязанности менеджера по закупкам может и человек только с полным школьным образованием, особенно если это крупное предприятие, и снабженцев там много.

Но чтобы получить повышение в должности и иметь перспективы карьерного роста, понадобится высшее образование по специальности «Менеджмент» или другой экономической профессии, но с прохождением дополнительных курсов по управлению.

Основные документы для работы

• Бизнес-плану.
• Актам и приказам по предприятию.
• Правилам трудового распорядка внутри компании-работодателя.
• Правилам охраны труда, пожарной безопасности и другим отраслевым нормативам, установленным на законодательном уровне.
• Поручениям, служебным запискам, решениям руководства.
• Должностной инструкции.

Как найти работу

Снабженцы необходимы компаниям разных сфер деятельности. Это могут быть как частные, так и государственные предприятия, маленькие организации и промышленные гиганты. Закупать можно что угодно – от канцтоваров до производственного оборудования.

В резюме для работодателя вы должны подчеркнуть результаты, которые будут интересны для кадровиков. Не стоит просто приводить места работы и перечислять классические обязанности менеджера по закупкам.

Для резюме важно как можно лучше показать вашу квалификацию, навыки и опыт, чтобы вас пригласили на собеседование, и вы смогли получить работу. Приводите конкретные данные, которые продемонстрируют ваше владение цифрами и будьте безупречны в стилистике.

Возможно, нужно будет поменять акценты, больше рассказать о работе в компаниях этой же сферы или подчеркнуть вашу осведомленность о потенциальном работодателе.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-dolzhnostnye-i-funkcionalnye-obyazannosti-menedzhera-po-zakupkam.html

Должностные инструкции и обязанности менеджера по закупкам

Бизнес требует решения разноплановых задач, в связи с чем появляются новые профессии. Если некоторые должностные обязанности регламентированы на законодательном уровне, то другие возникают из практического опыта и составляются с учетом специфики предприятия. Основа любого бизнеса – люди, умеющие налаживать контакты  с партнерами. С этой точки зрения должностные обязанности менеджера по закупкам играют ключевую роль в развитии и деятельности предприятия. Этот термин актуален в сфере торговли, так как именно в этой отрасли важна логистика.

Основные пункты должностной инструкции

Типичная должностная инструкция состоит из общих положений, обязанностей работника, его прав и границ ответственности.

Для обеспечения стабильности торговых процессов и обслуживание налаженного клиентского потока необходимо одно условие – наличие нужного товара.

Если с ассортиментом на рынке проблем нет, то его качество и стоимость заставляет пристально изучать предложение. Этими и сопутствующими вопросами занимается именно менеджер по закупкам.

Его задача – находить надежного поставщика, который в состоянии обеспечивать стабильные поставки, гарантирующие требуемое качество и выгодные цены.

Инструменты работы варьируются от типичной офисной техники до личностных качеств.

С помощью первой категории выясняются и отсеиваются все потенциальные партнеры, последний помогает наладить с ними сотрудничество и заключать выгодные для своей компании контракты.

Должностная инструкция менеджера по закупкам предписывает следующие обязанности:

• Постоянный поиск поставщиков, предлагающих максимально выгодные условия и качество;
• Сохранение сотрудничества с уже имеющимися партнерами предприятия;
• Бесперебойное обеспечение поставок по каждой группе товаров;
• Формирование заказов в адрес поставщиков;
• Контроль над осуществлением поставок;
• Мониторинг товаров: исследование тенденций и определение спроса. На основе полученных данных формировать ассортимент продаж;
• Определять товары, на которых повышенный спрос и обеспечивать ими торговое предприятие в достаточном количестве;
• Прием и обработка новых предложений по поставкам: анализ условий, доведение к сведению руководителя общей информации по предложениям;
• Отслеживание исполнения обязанностей компании перед поставщиками;
• Решение конфликтных и спорных ситуаций с поставщиками;
• Проверка качества поставляемых товаров на предмет соответствия требуемым.

Менеджер по закупкам – это работник, обеспечивающий товарный ассортимент предприятия в согласии с клиентскими предпочтениями.

Брендменеджер: должностные обязанности

Бренд-менеджер – относительно новый термин в торговле, который пришел вместе с развитием рыночной экономики. Производство нового продукта, который ранее не был знаком потребителям, ставит одну большую задачу – продвижение товара в массы.

Реализация этого процесса требует разноплановой работы: с одной стороны – распространение информации о товаре, с другой стороны – обеспечение оптовых и розничных продаж.

В должностные обязанности брендменеджера включается работа одновременно в двух направлениях: B2B и B2C — продажа бизнесу и продажа потребителям.

Порядок осуществления этих видов деятельность составляет основу должностных обязанностей.

• Разработка стратегического плана входа в рынок, улучшения позиций и обгон конкурентов;
• Организация и проведение мероприятий, направленных на улучшение узнаваемости бренда;
• Взаимодействие с СМИ, целью которого также является размещение информации о бренде;
• Анализ конкурентов и их методов продвижения;
• Поиск новых способов популяризации продукта;
• Отслеживание эффективности маркетинговых и рекламных мероприятий;
• Формирование бюджета на продвижение, распределение средств и отчет по расходам перед бухгалтерией;
• Взаимодействие с менеджерами по другим направлениям: обучение, консультации и тренинги, направленные на эффективное продвижение.

Результаты работы бренд-менеджера отслеживаются в двух аспектах: увеличении продаж и повышение узнаваемости бренда. Для новых товаров актуален второй фактор, так как только узнаваемость способствует увеличению продаж.

В продвижении брендов ведущую роль играют интернет-технологии. Менеджер должен владеть ими в совершенстве. С этой точки зрения работа бренд-менеджера пересекается с должностными инструкциями менеджера интернет-магазина.

Менеджер по рекламе: должностные обязанности

Компании вынуждены развиваться в условиях повышенной и постоянной конкуренции. Методы и инструменты борьбы за клиента расписаны в учебниках по маркетингу, журналистике, психологии и в деловой литературе. Должностные обязанности менеджера по рекламе требуют грамотного применения этих методов на практике. Учитывая тот факт, что реклама подразумевает креативный, нестандартный подход, можно сказать, что в современных условиях на первый план выходят не прописанные инструкции для работника, а его способность мыслить творчески и реализовать смелые идеи. В силу специфических особенностей данная должность тесно совмещает в себе должностные инструкции менеджера по маркетингу.

Перечень видов работ, которыми занимается менеджер по рекламе:

• Взаимодействие с представителями СМИ;
• Формирование базы данных контактов СМИ и регулярные рассылки, пресс-релизы;
• Изучение рынка, стратегии конкурентов и на основе полученных данных составлять стратегию рекламных мероприятий;
• Подсчет бюджета на всю рекламную продукцию и ведение отчетности по каждому из видов;
• Создание рекламной продукции компании: тексты для сайта, буклетов, пресс-релизов, разработка концепции печатных и цифровых видов реклам;
• При проведении масштабных мероприятий: организация и оформление, взаимодействие с участниками и гостями;
• Представление компании в тематических мероприятиях;
• Разработка нестандартных способов рекламы.

Претендент на эту должность должен обладать высшим образованием в профильном или смежном направлении. Близкие по существу отрасли: журналистика, маркетинг, психология.

Должностные обязанности менеджера по продажам

Должностные обязанности менеджера по продажам включают все виды деятельности, направленные на улучшение взаимоотношений между производителем и потребителем.

От уровня его работы зависит финансовое благополучие компании и довольство потребителей. Основную часть работы такого специалиста занимают переговоры по телефону: холодные звонки и личные встречи.

Менеджер по продажам востребован в любой компании.

Работа сопровождается регулярными стрессовыми ситуациями, косвенной зависимостью от определенных тенденций в экономике (например, в период кризиса недвижимость падает в цене, вместе с ним и сопутствующие товары, и наоборот). Такая специфика выдвигает на первый план не наличие образования или навыков, а личностные качества.

Функциональные обязанности менеджера по продажам сводятся к следующему:

• Поиск и привлечение новых потенциальных клиентов;
• Поддерживание эффективных взаимоотношений с уже имеющимися клиентами, по возможности, развитие линии повторных продаж;
• Ведение документооборота, связанного с продажами и база данных клиентов, хранение конфиденциальности в их отношении;
• Отчетность перед непосредственным руководителем;
• Ведение статистики продаж, прогнозирование.

Это общие виды деятельности, подразумевающиеся должностной инструкцией менеджера по продажам. Список может быть пополнен в зависимости от специфики предприятия. Их полный список определяется на этапе приема на работу и фиксируется в должностной инструкции менеджера по продажам образца 2017.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Данная должность требует наличия определенной специализации — это может быть высшее образование в смежных отраслях или профильное образование. Непосредственное руководство – начальник отдела закупок.

Решение о приеме на работу и об освобождении принимается руководителем организации. На практике большинство предприятий отдают предпочтение кандидатам, имеющим опыт работы от одного года. Однако его отсутствие не является препятствием для начала карьеры в этой сфере.

Открытые вакансии часто встречаются в торговых и производственных компаниях.

После того как претендент утвержден на должность, ему предстоит ознакомиться с перечнем выполняемых работ. По сути, его обязанности не отличаются от должностной инструкции менеджера по логистике.

Список обязанностей, возлагаемых на менеджера по закупкам, сводится к следующим:

• Поиск поставщиков, предлагающих оптимальные условия для компании;
• Слежение за количеством товаров на реализацию и своевременное пополнение их ассортимента;
• Мониторинг предложений с целью определения максимально выгодных и налаживание с ними сотрудничества;
• Поддержание взаимодействия с уже имеющейся базой данных партнеров;
• Контроль над графиком доставки, отгрузки и разгрузки поставок;
• Документальная фиксация проводимых сделок;
• Контроль над расчетами по закупкам. В этом аспекте работа менеджера пересекается с должностной инструкцией финансового менеджера;
• Устранение спорных и конфликтных ситуаций с поставщиками.

Для выполнения своих обязанностей в полной мере, менеджер наделен правами и полномочиями действовать от имени компании.

Категорийный менеджер должностные обязанности

Данная должность актуальна в торговой отрасли. Формирование ассортимента продукции магазина осуществляется не только под диктовку предложений рынка, но и с учетом предпочтений различных факторов косвенного характера: предпочтения покупателей, актуальность товаров, предложения конкурентов и сезонность некоторых видов товаров.

Но должностные обязанности категорийного менеджера выходят за рамки изучения витрин, и включает в себе разные виды деятельности всего торгового процесса.

Например:

• Составление ассортимента;
• Осуществление закупок, ведение учета и отчетности по ним;
• Формирование цен с учетом сопутствующих факторов;
• Расчет прибыльности того или иного продукта;
• Стимулирование сбыта и продвижения.

Вышеназванные требования частично повторяют должностную инструкцию менеджера по снабжению.

К кандидату предъявляется ряд стандартных требований, в числе которых полное или неполное высшее образование, ориентиры в отрасли деятельности компании, умение пользоваться офисной техникой и опыт работы. Владение английским языком и основами маркетинга, продаж и бухгалтерского учета будут весомым преимуществом.

Менеджер по логистике: должностные обязанности

Сотрудничество в деловом мире невозможно представить без перемещения материальных ценностей из одной точки в другую. Часто пунктом назначения бывают не только границы одной страны, но и другие контингенты. Рынок перевозок предлагает множество вариантов перевозок: воздушные, морские, автотранспортом.

Должностные обязанности менеджера по логистике направлены на координирование вопросов перевозки и в поиске оптимальных маршрутов и тарифов.

Услуга первоначально оказывалась на государственных началах. Но с развитием международной торговли и появлением крупных предприятий возникла необходимость содержания собственного логистического отдела. Функциональные обязанности менеджера логистического отдела ведутся в двух направлениях: определение места хранения грузов и перевозка.

Учитывая тот факт, что логистика относится  к относительно новым видам деятельности, обязанности работника не указаны в законодательстве. Практическое руководство включает в себе следующие виды деятельности:

• Разработка схем перевозки грузов;
• Заключение договоров с исполнителями: владельцами транспортных компаний, воздушных и морских суден, складами;
• Участие в формировании бюджета перевозок;
• Внутренняя организация процесса перевозки: подготовка и отгрузка материальных ценностей, слежение за их сохранностью;
• Управление рисками: страховка, возмещение убытков, решение спорных ситуаций;
• Координирование работы грузчиков, водителей и другого персонала, находящегося под руководством логиста.

Инструкция логиста не является обязательным документом, но он имеет практическое значение, позволяя четко определить границы ответственности работника.

Кандидаты на такую должность должны иметь высшее образование, знания в области международного и таможенного права. Обязательным является знание иностранных языков.

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/kadry/sotrudniki/obyazannosti/menedzhera-po-prodazham.html

Должностная инструкция менеджера по закупкам

На первый взгляд кажется, что обязанности менеджера по закупкам очевидны — снабжение организации нужными товарами и продукцией для собственного функционирования или для перепродажи. Действительно, ни одну торговую компанию нельзя представить без специалистов, работающих над поиском поставщиков.

Сотрудник, умеющий определять, какие товары будут пользоваться максимальным спросом в ближайшее время и умеющий найти лучшего из поставщика, незаменим и востребован в бизнесе.

Рассказываем, чем занимаются менеджеры по закупкам на рабочем месте, какие требования предъявляют к ним работодатели, а также предлагаем скачать типовую должностную инструкцию.

Профессия менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам — это специалист, который занимается снабжением организации продукцией, необходимой ей для ведения деятельности или для перепродажи.

Представьте большую компанию с тысячей сотрудников: один только документооборот потребует определённого количества бумаги, канцелярских принадлежностей и офисной техники. Кто-то должен это закупать, притом по выгодным для компании ценам. Другой пример — супермаркет с продуктами и бытовыми товарами.

Необходимо формировать разнообразный ассортимент из нескольких тысяч позиций, каждая из которых в конечном итоге должна обрести своего покупателя. Снабжение организации и есть главная задача менеджера по закупкам.

Следует осознавать, что в разных организациях функции таких менеджеров будут существенно отличаться. В некоторых компаниях есть готовый перечень продукции, которую необходимо купить по самой низкой стоимости.

Что именно будет делать менеджер по закупкам на рабочем месте, напрямую зависит от его работодателя.

Менеджер по закупкам отвечает за снабжение организации или торговой точки

Эту профессию не стоит путать со специалистом в системе государственных закупок по 44-ФЗ — их обычно называют контрактными управляющими — данные сотрудники решают совсем другие задачи.

Анализ порталов для поиска работы показывает, что средняя зарплата менеджера по закупкам в регионах России редко превышает 35 тысяч рублей, в Москве чуть больше — около 70 тысяч рублей.

Менеджер по закупкам часть рабочего времени проводит в офисе, изучая условия разных поставщиков, разрабатывая договоры, отчёты и анализируя успех разных категорий товаров. Другая часть обязанностей выполняется вне офиса — переговоры, встречи, оценка качества продукции на складах. В некоторых организациях закупщики довольно часто ездят в командировки.

Функциональные обязанности менеджера

Главная задача менеджера отдела закупок — снабжение организации или торговой точки необходимыми для успешной работы товарами. Из этого следует перечень обязанностей, которые данный специалист исполняет на рабочем месте.

Функциональные обязанности менеджера по закупкам:

• работа по снабжению компании или торговых точек необходимой продукцией;
• составление ассортимента магазина или торговой сети;
• выполнение плановых показателей по обороту товаров внутри торговой сети;
• взаимодействие с поставщиками — поиск, переговоры, определение условий сотрудничества;
• обработка входящих заявок от поставщиков, определение перспектив работы с ними;
• отправление заявок потенциальным партнёрам;
• обеспечение документального сопровождения всех сделок (подготовка проектов контрактов);
• разработка мер по снижению товарного остатка (совместно с маркетологами);
• анализ оборота товаров в торговых точках;
• определение продукции, реализация которой бесперспективна, выведение её из оборота;
• разработка и реализация мер обеспечения постоянного наличия товаров повышенного спроса, недопущение их дефицита;
• предоставление структурным подразделением необходимой информации о продукции;
• подготовка планов закупок.

Иногда в обязанности этого специалиста включают логистику:

• планирование и контроль логистики продукции;
• разработка и обеспечение наиболее оптимального, компактного размещения товаров на складах;
• работа с таможенными документами;
• планирование норм остатков на складах.

Менеджер по закупкам и логистике имеет чуть больше обязанностей, чем обычный закупщик.

В его функции входит не только поиск и закупка необходимой продукции, но и обеспечение её безопасной доставки, хранение на складе или размещение в торговой точке. При этом зарплата отличается не существенно.

Итоговый список обязанностей сотруднику предоставит работодатель. Они должны быть зафиксированы документально — образец должностной инструкции смотрите ниже.

Обязанности менеджеров по снабжению в разных компаниях могут существенно отличаться

Требования к закупщику

Какие требования предъявляют работодатели к менеджерам по снабжению? Единый перечень сформулировать невозможно, потому что в разных организациях представления о том, что должен знать и уметь закупщик очень отличаются. Все требования можно разделить на 2 группы: базовые и специальные. Базовые — это те, которые необходимы большинству работодателей. Специальные — те, которые важны только некоторым.

Базовые требования к менеджерам по закупкам:

• высшее образование по экономической специальности;
• коммуникабельность, умение вести переговоры, знание норм делового этикета;
• аналитический склад ума;
• хорошая память;
• уверенный пользователь ПК — Word, Excel, 1C;
• знание делопроизводства, умение работать с документами, готовить заявки и проекты контрактов;
• знания в области ценообразования и себестоимости;
• многозадачность;
• внимательность и аккуратность;
• целеустремленность, стремление работать на результат;
• опыт в сфере закупок (как преимущество).

Специальные требования:

• знание определённой категории продукции — продуктов питания, строительных материалов, бытовой техники и т. д.;
• профильное образование — медицинское, строительное, химическое и т. д. — для специализированных закупок;
• английский язык от Intermediate и выше;
• готовность к командировкам.

Полный список самых важных требований всегда публикуется вместе с вакансией и обсуждается на собеседовании.

Типовая должностная инструкция менеджера по закупкам

Должностная инструкция менеджера по закупкам — это такой же важный документ, как трудовой договор. В нём конкретизируются все требования работодателя к специалисту: что он должен знать, делать, на что имеет право и за что несёт ответственность. Включает 4 тематических разделах, проанализируем кратко каждый из них.

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» описывают, как менеджер назначается на должность и кто является его непосредственным начальником. Фиксируется, кто исполняет его обязанности в случае отсутствия. Важное значение имеет список того, что закупщик должен знать:

• гражданское законодательство;
• локальные нормативные акты, приказы руководства и регламенты работы;
• требования к документам и отчётности;
• ассортимент и характеристики товаров, необходимых организации;
• порядок заключения договоров с контрагентами;
• порядок приёма и передачи материальных ценностей;
• принципы ценообразования;
• нормы делового общения.

Принципиально важный раздел «Должностные обязанности» обозначает все функции, которые будет выполнять менеджер на рабочем месте. Их подробный список есть в разделе выше. Чем точнее работодатель (сотрудник отдела кадров или руководитель организации) опишут, что именно необходимо делать закупщику, тем быстрее он вникнет в работу, а стороны придут к взаимопониманию.

Менеджеры обеспечивают весь цикл снабжения: от поиска поставщиков до доставки товаров на склады

В разделе «Права» обозначается, какими правами наделяет менеджера отдела закупок его работодатель. Речь идёт не о стандартных правах из Трудового кодекса — 28 дней отпуска, компенсация листов нетрудоспособности — а о тех, которые сотрудник получает для выполнения должностных обязанностей:

• принимать решения в рамках своей компетенции;
• представлять интересы организации в переговорах с контрагентами;
• подписывать заявки и договоры с поставщиками по доверенности;
• своевременно знакомиться с решениями руководства, нормативными актами и их проектами относительно своей деятельности;
• предлагать меры по совершенствованию своей работы и функционирования отдела снабжения в целом;
• требовать от руководства создания комфортного рабочего места.

Раздел «Ответственность» уточняет, за что менеджер закупок отвечает перед работодателем:

• результаты действий и принятые решения;
• соблюдение законодательства и внутренних регламентов;
• выполнение поставленных задач и планов;
• соблюдение деловой этики внутри компании и при взаимодействии с деловыми партнёрами;
• неразглашение коммерческой тайны;
• соблюдение трудовой дисциплины;
• добросовестное исполнение служебных обязанностей;
• своевременное информирование руководства о непреодолимых трудностях, возникших по ходу работы.

Скачать: Должностная инструкция менеджера по закупкам

Заключение

Менеджер по закупкам обеспечивает снабжение организации или торговой точки необходимыми товарами для обеспечения собственной деятельности или перепродажи. Это важное звено в любой компании, без которого невозможно организовать полноценную и бесперебойную работу.

Обязанности таких сотрудников в разных фирмах могут существенно отличаться, поэтому важно конкретизировать их в должностной инструкции.

Что касается требований к специалистам отдела закупок, но они включают знание законодательства, документооборота, делового этикета, а также коммуникабельность и целеустремлённость.

Источник: https://biztolk.ru/raznoe/dolzhnostnaya-instruktsiya-menedzhera-po-zakupkam.html

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Сфера закупок пестрит наименованием должностей, иногда не сильно отличающихся по функционалу. Кандидату сложно разобраться с четким кругом обязанностей. Должностная инструкция менеджера по закупкам – документ, содержащий развернутый перечень обязанностей по данной должности.

Из статьи вы узнаете:

• Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
• Полный справочник должностных инструкций по всем отраслям деятельности.
• Скачать все инструкции

• как правильно составляются должностные инструкции менеджера по закупкам;
• как разграничиваются обязанности сотрудников одного отдела закупок и какие особенности имеет должностная инструкция менеджера отдела закупок.

Должностные инструкции менеджера по закупкам

Стоит только открыть ресурсы по поиску работы, как наибольшее количество вакансий предлагается именно в сфере продаж и закупок. Но найти подходящего работника – это еще не решение проблемы. Необходимо грамотно и четко очертить круг его обязанностей.

При одинаковом наименовании данной должности функционал, а порой и задачи, могут существенно отличаться. Это напрямую зависит от размера компании, от ее деятельности, является ли она торговой или производственной, и еще от многих факторов организации юридического лица – работодателя.

Должностная инструкция – инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность.

Будет большой ошибкой подходить к описанию функционала несерьезно.

Если работодатель ставит перед работником определенные цели в сфере закупок, планирует осуществлять контроль за выполнением задач, то описание его обязанностей – первый и очень важный шаг.

Наиболее полное включение информации в должностные инструкции менеджера по закупкам важно еще и потому, что такие работники теоретически могут выполнять очень много разных видов работ. Вряд ли можно найти две организации, где менеджеры по закупкам осуществляют один и тот же набор действий и работ.

В крупных компаниях, занимающихся торговлей, функционал менеджера по закупкам зачастую разделяется на ряд других должностей – бренд-менеджеры, менеджеры по направлениям. В мелких компаниях или предприятиях, где сфера закупок не является основной, эти должности могут быть совмещены в одну. 

Если сфера закупок предполагает работу со специфическими товарными позициями, то к менеджеру могут выдвигаться требования о знании процесса производства, понимания технологии. Как правило, должностные инструкции менеджера по закупкам содержат раздел о требованиях к работнику по данной должности.

Поэтому чем более ответственно подойдет работодатель к составлению должностной инструкции, тем больше он может спросить с работника.

Отслеживание динамики цен также может входить в функционал менеджера по закупкам, а может на предприятии этим заниматься другой сотрудник, специально принятый на этот участок работы.

Требования по отслеживанию качества закупаемого сырья, требования по учету остатков, отслеживание выполнения заключенных контрактов на поставку – все это может входить в круг обязанностей менеджера по закупкам. Однако это же может быть распределено среди других работников, в зависимости от задач и видения процесса ведения бизнеса работодателем.

Таким образом, типовой формы должностных инструкций менеджера по закупкам просто не бывает. Целесообразно и правильно составлять этот документ применительно к конкретной организации и исходя из поставленных задач.

Должностная инструкция менеджера отдела закупок 

Как уже говорилось выше, сфера закупок на предприятии может иметь важное значение или занимать глобальный объем работы. Тогда создаются отделы, где функционал по всему процессу закупки делится между сотрудниками. На каждую должность в таком отделе необходимо иметь отдельную должностную инструкцию.

Таким образом, должностная инструкция менеджера отдела закупок – это описание функциональных обязанностей одного из сотрудников отдела. Задачи и планы в данном случае ставятся перед всем отделом в целом. А отдел целесообразнее выстроить на принципах взаимозаменяемости.

Учитывая, что сфера закупок регулируется сейчас отдельными законодательными нормами, то ряд компаний, подпадающих под действие законодательства о закупках, желают иметь в своем штате отдельных узких специалистов.

Такие менеджеры по закупкам должны обладать знаниями и опытом на стыке профессий юриста и менеджера. Т.е. отслеживать правовую сторону процесса закупок может как единственный менеджер, так и сотрудник отдела закупок, специально наделенный таким функционалом по должностной инструкции.

Должностная инструкция менеджера по закупкам: образец

Должностная инструкция менеджера по закупкам состоит из нескольких разделов:

1. требования к работнику по уровню образования
2. требования наличию знаний в определенных областях
3. перечисление нормативных актов и локальных актов, которыми должен руководствоваться работник по данной должности
4. информация кому подчиняется работник, как происходит взаимозаменяемость
5. непосредственное описание функциональных обязанностей
6. права менеджера по закупкам
7. ответственность.

При составлении должностной инструкции менеджера по закупкам необходимо учитывать, что 10 сентября 2015 года Министерством труда и социальной защиты утвержден профессиональный стандарт специалиста в сфере закупок (Приказ № 625н).

Его необходимо использовать при составлении должностной инструкции для сотрудника, деятельность которого связана с осуществлением, контролем и управлением закупками для обеспечения государственных, муниципальных и корпоративных нужд.

Таким образом, когда деятельность предприятия связана с законодательно регулируемыми закупками, должна составляться соответствующая должностная инструкция менеджера по закупкам: образец ее можно найти во всех справочно-правовых системах. Описание трудовых обязанностей здесь не может противоречить обязательным действиям, указанным в Законе № 44-ФЗ и № 223-ФЗ.

Скачайте документы по теме:

1. разрабатывает  планы закупок, осуществляет подготовку изменений для внесения  в  планы закупок, обосновывает необходимость закупки
2. осуществляет поиск поставщиков
3. ведет базу поставщиков
4. производит анализ цен, подготавливает отчеты о ценах
5. подготавливает и корректирует преддоговорную документацию
6. контролирует исполнение заключенных договоров поставки
7. принимает участие в приемке продукции
8. составляет акты о качестве материально-технических ресурсов и принимаемой продукции
9. готовит предложения по снижению затрат на обеспечение материально-техническими ресурсами

Разделы о необходимых знаниях также будут различаться. Важно определить, для кого эта инструкция – для работающего с законодательно регулируемыми закупками, или для сотрудника обычного отдела снабжения.

Так, менеджер по закупкам (специалист по снабжению) должен знать:

• структуру предприятия,
• порядок приема и сдачи грузов,
• правила оформления и формы документов на прием и отправку грузов,
• правила документооборота при осуществлении снабжения,
• особенности транспортировки, хранения, приемки грузов для конкретного предприятия.

Менеджер по централизованным закупкам должен знать требования законодательства, регулирующего сферу закупок, основы антимонопольного законодательства. Необходимо также понимать особенности ценообразования на рынке, основы информатики в части применения к закупкам, формы документов, применяемых в сфере закупок и др.

Таким образом, должность менеджера по закупкам предполагает большой объем разного функционала, в зависимости от задач юридического лица и многих иных факторов. Грамотно и корректно составленная должностная инструкция данного специалиста поможет избежать конфликтных ситуаций при контроле, оплате труда, оценке результатов работы.

Смотреть бланк >>>

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384358-qqq-17-m5-instruktsiya-menedjera-po-zakupkam

Образец должностной инструкции менеджера по закупкам в 2019 году

Должностная инструкция менеджера по закупкам необходима для закрепления должностных обязанностей специалиста, его прав и других ключевых аспектов рабочей деятельности.

Хотя в законодательстве нет прямого указания на необходимость написания данной инструкции, однако де-факто она входит в типовой комплект рабочих документов у большинства работодателей.

Важность должностной инструкции требует тщательного подхода к формированию её основных разделов.

Образец должностной инструкции менеджера по закупкам

1. Менеджер по закупкам отвечает за своевременное поступление необходимых для фирмы товаров.
2. Менеджер по закупкам принимается на свою должность и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.

3. Менеджер по закупкам находится в подчинении начальника соответствующего отдела.
4. На время отсутствия специалиста его замещает другой сотрудник отдела закупок, направленный начальником данного отдела.

Кандидат на данную позицию обязан отвечать следующим стандартам:

• законченное высшее образование;
• высокий уровень владения деловой лексикой английского языка, достаточном для общения с иностранными контрагентами и переписки с ними;
• опыт работы по профилю от 1,5 лет.

Менеджер по закупкам должен разбираться в следующем:

• профильное законодательство и нормативные акты;
• особенности внешнеторговых операций;
• деловые обычаи страны, с которой ведет бизнес его работодатель;
• ведение документооборота по закупкам;
• ведение процесса деловой переписки;
• специфика формирования цен на закупаемые товары;
• основные марки закупаемых товаров, их особенности и различия;
• мониторинг основных рыночных трендов по закупаемым товарам;
• заключение договоров с иностранными контрагентами;
• контроль качества и других параметров закупаемой продукции;
• отслеживание ситуации по поставщикам и их условиям;
• поиск альтернатив по поставщикам и товарам;
• использование соответствующего программного обеспечения и оргтехники;
• взаимодействие с аналитиками, менеджерами по продажам и другими сотрудниками по всем
• требуемым аспектам процессов закупок.

Менеджер по закупкам руководствуется:

• действующим законодательством;
• документами фирмы;
• содержанием этой инструкции.

2. Обязанности

1. Организация закупки соответствующих товаров.
2. Организация долгосрочного сотрудничества с поставщиками.
3. Отслеживание возможных альтернативных поставщиков.
4. Мониторинг ситуации по скидкам и акциям от поставщиков.
5. Отслеживание рыночных трендов по закупаемым товарам.

6. Мониторинг неэкономических факторов, могущих повлиять на ситуацию с закупками.
7. Выполнение заявок менеджеров по продажам по срокам, количеству и другим параметрам закупаемых товаров.
8. Разработка, совместно с сотрудниками фирмы, долгосрочных планов по закупкам товаров.

9. Разрешение спорных ситуаций с поставщиками, в том числе по возвращению им товаров несоответствующего качества.
10. Отслеживание ситуации с оплатой за покупаемую продукцию.
11. Ведение документооборота в своей зоне ответственности.

12. Мониторинг ситуации по своевременному прибытию товаров, их нахождению в пути, прохождению таможни и другим рабочим моментам.
13. Взаимодействие с надзорными органами по получению соответствующих документов на импортируемые товары.
14. Контроль за корректностью проведения внешнеторговых операций.

15. Перевод иностранной документации для сотрудников фирмы в случаях, оговоренных в соответствующих правилах фирмы.
16. Взаимодействие с аналитиками по составлению отчетов и обзоров по закупаемым позициям.

3. Ответственность

Менеджер по закупкам может быть привлечён к ответственности в следующих случаях:

1. Причинения ущерба фирме в силу своей некомпетентности и невыполнения обязанностей, — в соответствии с принципами, изложенными в трудовом законодательстве.
2. Совершение правонарушений на рабочем месте — в соответствии с разделами соответствующего законодательства.
3. Разглашение конфиденциальных данных третьим лицам, — в соответствии с правилами фирмы, и в границах, определенных соответствующим законодательством.

4. Права

Менеджер по закупкам имеет права:

1. Получать от сотрудников фирмы данные, необходимые для выполнения своих рабочих обязанностей.
2. Требовать от начальника своего отдела поддержания условий, нужных для выполнения служебных функций.
3. Информировать руководителей по мерам, могущим улучшить ситуацию в зоне своей ответственности.
4. Подписывать документы в зоне своей ответственности.
5. Участвовать в совещаниях, посвященных закупочной деятельности.
6. Получать новые документы фирмы, относящиеся к своей зоне ответственности.
7. Представлять фирму в ходе взаимодействия с представителями поставщиков.
8. Получать премии в соответствии с правилами, изложенными в документах фирмы.
9. Отправляться в оплачиваемые фирмой поездки в другие города и за рубеж, возникающие вследствие рабочей необходимости.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции менеджера по закупкам .doc

Зачем нужна инструкция

Построение эффективных деловых отношений с работником требует от нанимателя документарного закрепления сферы ответственности специалиста, требований к нему и других аспектов его деятельности.

Для этого и используется должностная инструкция, в которой прописываются ключевые рабочие моменты, что снижает вероятность возникновения конфликтов между сторонами. Опираясь на пункты инструкции, работодатель вправе ждать от специалиста выполнения обозначенных в ней функций.

В свою очередь, работник знает, каким объемом прав он располагает и каких именно действий ждет от него наниматель.

Дополнительно следует отметить, что инструкция — юридически значимый документ, который может использоваться в судебных и трудовых разбирательствах.

Основы написания должностной инструкции

В действующем законодательстве не прописаны ключевые моменты составления должностной инструкции. В результате наниматели могут составлять её в соответствии со своими нуждами, при условии, что её положения не противоречат трудовому законодательству.

Есть определенные стандарты написания должностной инструкции. По этим стандартам инструкция состоит из 4 основных разделов, описывающих базовые аспекты деятельности работника:

1. Общий раздел.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.

Дополнительно работодатель может добавить ещё несколько разделов, в которых более подробно опишет условия труда или критерии оценки сотрудника. Чаще всего дополнительные пункты используются в ДИ крупными компаниями.

Общий раздел

Начальный раздел, в котором дается описание общих принципов взаимодействия работодателя с работником (увольнение, временная замена, требования к квалификации и пр.). Наиболее важным в разделе является перечисление навыков, требуемых от специалиста. Они должны соответствовать функциям, которые перечисляются далее.

Для разных менеджеров по закупкам их функции могут сильно различаться: работа с импортом, государственными закупками или с отечественными поставщиками требует разных знаний. Поэтому такие требования, как лингвистическое образование или знакомство с ФЗ №44, нужно прописывать в индивидуальном порядке.

Функции

Ключевой раздел для определения сферы ответственности специалиста.

Хотя для менеджера по закупкам ключевой является функция организации поставок необходимых для фирмы товаров, но многие работодатели прописывают здесь дополнительные обязанности для специалиста (аналитика, получение документов для импорта и.т.д.). Важно, чтобы эти функции не отвлекали менеджера от его основных обязанностей.

Как правило, менеджеров по закупкам несколько. Целесообразно составить должностную инструкцию с учетом специфики их деятельности, во избежание конфликтов и путаницы между ними.

Ответственность

Типовой раздел, в котором прописываются основные моменты по наказанию менеджера за различные нарушения. Важно не описывать конкретные меры ответственности, которые могут быть определены лишь в случае детальных разбирательств. Поэтому в разделе ограничиваются изложением общих принципов ответственности.

Права

Заключительный стандартный раздел, в котором перечисляются основные права менеджера. В случае необходимости, можно дополнить типовой перечень прав — получение информации, участие в совещаниях и т.п. — дополнительными правами, такими как поездки за рубеж.

Составленная и согласованная инструкция распечатывается на фирменном бланке. Заключительным этапом является её заверение подписями нанимаемого сотрудника, директора компании и руководителей, с которыми согласовывалось данное назначение. Ставить печать компании в инструкции не обязательно.

Источник: https://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya/dolzhnostnaya-instrukciya-menedzhera-po-zakupkam/