Две трудовые книжки при оформлении пенсии и ответственность за них в 2020 году

Электронные трудовые книжки с 2020 года: как это будет? Что это означает для работодателя и для работника? Как выглядит электронная трудовая книжка, и где ее получить? Изменения, плюсы и минусы, бланки новых документов – все в статье.

Чиновники уже давно ведут разговоры о переходе к электронным трудовым книжкам. И вот свершилось: электронные трудовые книжки вводятся с 1 января 2020 года. Цифровизация трудовых будет проходить в два этапа. 2020-й год – это переходный период. А с 1 января 2021 года Правительство РФ объявило окончательный обязательный переход на электронные трудовые книжки.

Ниже формы и бланки СЗВ-ТД — новой формы, которую будут сдавать бухгалтеры в 2020 году.

Что сейчас важно знать бухгалтерам в работе с трудовыми книжками

Если для сотрудника-новичка ваша компания — первое место работы, вы обязаны выдать ему трудовую книжку. Работник должен возместить ее стоимость.

Чиновники разъяснили, как посчитать налоги и нужно ли применять ККТ, когда вы выдаете сотруднику новую трудовую. Оказалось, что все не так просто. В вопросе разобралась редакция журнала «Российский налоговый курьер».

Читайте в статье Трудовая книжка и налоги. Что надо знать бухгалтеру

Статья про трудовые книжки

Электронные трудовые книжки: читаем ликбез от ПФР

Обязательный переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года вызвал немало вопросов у бухгалтеров, кадровиков и самих работников. В связи с этим на официальном сайте ПФР появился специальный раздел, в котором чиновники дали разъяснения и поделились планами цифровизации. Назовем основные моменты, на которых акцентируют внимание чиновники.

Переход будет проводиться в два этапа: с 1 января 2020 и 1 января 2021 года. На первом этапе пройдет отладка новых отчетных форм, а работники сделают выбор между бумагой и цифрой. Цифровизация завершится на втором этапе, когда отчетность переведется в онлайн-режим, и перестанут заводиться новые трудовые.

В числе преимуществ ПФР называет:

• Для работников:
  • Возможность быстро и удобно получить сведения о своей трудовой деятельности,
  • Искоренение ошибок в сведениях о труде,
  • Расширение возможности работать дистанционно,
  • Использование сведений книжки при получении госуслуг,
  • Возможность оформления пенсии онлайн без посещения ПФР,
  • Безопасность оцифрованных данных,
• Для чиновников:
  • Расширение возможностей по сбору и обработке данных о труде и занятости населения,
  • Уменьшение потока посетителей ПФР вследствие ввода возможности оформления пенсий онлайн,
• Для работодателя:
  • Снижение затрат, связанных с ведением и хранением обычных трудовых.

Из приведенного перечня видно, от перехода на электронные трудовые книжки в 2020 году больше всего должны выиграть трудящиеся граждане. Правда, можно возразить, ведь абсолютных гарантий от сбоев даже в самых надежных системах нет.

Несомненно, выигрывают чиновники, поскольку получают дополнительные инструменты анализа и контроля работодателей. А оформление пенсий онлайн снизит затраты на содержание штата чиновников.

Что же касается работодателей, то здесь скорее больше минусов:

• Вводится дополнительная отчетность и, как следствие, дополнительные штрафы,
• Бумажные трудовые на самом деле полностью не отменяются, так что экономии не будет. Наоборот, у работодателя прибавится работы, ведь сведения будут дублироваться в двух вариантах.

Главный вопрос: как кадровику идти в отпуск или на больничный с 2021 года, когда отчет СЗВ-ТД придется отправлять в режиме реального времени? Тот же вопрос задают и бухгалтеры малых компаний, которые часто выполняют функции кадровиков.

2020 год — переходный период по электронным трудовым книжкам

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года. Этот год будет переходным:

• Появится новая ежемесячная отчетная форма,
• Одновременно будут вестись бумажные и цифровые трудовые книжки,
• Компании и ИП обязаны известить свой персонал о введении электронных трудовых,
• Граждане осуществить выбор в пользу бумажного или электронного документа.

Что сделать работодателю

Во-первых, для работодателей уже подготовлена новая дополнительная отчетность СЗВ-ТД.  Бланк еще не прошел всех стадий утверждения, но уже есть на сайте ПФР. Отчет нужно будет сдавать ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Как всегда, действует правило переноса дат.

Во-вторых, в течение 2020 года работодатель должен переработать свои кадровые локальные акты. Необходимо внести положения о порядке работы с электронными и бумажными трудовыми.

В-третьих, работодатель должен провести работу с персоналом. Сначала известить работников (лучше письменно) о том, что электронные трудовые книжки введут с 1 января 2020 года. Если сотрудник выбирает бумажную трудовую книжку, он должен подать работодателю заявление в произвольной форме. Цифровая книжка при этом не отменяется, работодателю придется:

• Заполнять бумажную трудовую книжку по обычным правилам,
• Подавать сведения в электронную трудовую книжку.

В-четвертых, если до конца 2020 года сотрудник не подаст работодателю заявление о ведении обычной книжки, работодатель выдаст ее на руки работнику. Выдавать документ лучше под расписку работника.

В-пятых, в течение 2020 года для впервые трудоустроившихся работодатель по-прежнему обязан заводить новые трудовые книжки.

Как вести электронные трудовые книжки с 2020 года? Для компаний и ИП переход на электронные трудовые книжки заключается в появлении новой отчетности СЗВ-ТД. Сведения о приеме на работу, кадровых перемещениях и увольнении будут передаваться в ПФР этим отчетом. В своевременной сдаче СЗВ-ТД и заключается ведение электронных трудовых.

Что сделать работнику

Во-первых, в 2020 году каждый работающий гражданин должен решить, в каком виде должна вестись его трудовая книжка:

• Если выбран бумажный вариант, нужно написать заявление работодателю. В этом случае книжка будет вестись в двух вариантах: бумажном и цифровом,
• Если сделан выбор в пользу цифры, ничего писать не нужно. Дело в том, что трудовые книжки в электронном виде с 2020 года вводят «по умолчанию». Книжка будет вестись только в цифровом варианте.

Во-вторых, если работнику нужны сведения о трудовой деятельности, их можно получить одним из способов:

• Обратиться к последнему работодателю,
• Обратиться в МФЦ,
• Сделать запрос в личном кабинете на сайте ПФР.

Ответ будет выдаваться в форме еще одного нового отчета – СЗИ-ТД. Работодатель распечатает сведения о текущей работе, заверит своей подписью и печатью и выдаст работнику. В таком же виде дадут данные, если работник обратится в МФЦ. А если запрос сделан в личном кабинете на сайте ПФ, ответ придет в электронном виде. Его можно сохранить на компьютере или флэшке.

Как выглядит электронная трудовая книжка с 2020 года

Для работодателя электронная трудовая книжка – это новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД, для работника – это форма СЗИ-ТД. Скачать оба бланка вы можете по ссылкам выше.

Что содержит

Электронные трудовые книжки СЗВ-ТД и СЗИ-ТД начнут вводить с 1 января 2020 года. В них будут содержаться следующие сведения:

• Данные о работнике:
  • ФИО,
  • СНИЛС,
  • Дата рождения,
• Данные о трудовой деятельности:
  • Название работодателя,
  • Даты приема, перевода, увольнения,
  • Должность,
  • Подразделение,
  • Причина увольнения,
  • Реквизиты документа-основания, например, приказа о приеме на работу или увольнении.

В СЗВ-ТД помимо перечисленных еще будут указываться следующие сведения:

• Сведения о компании или ИП: название, ИНН, КПП, свой уникальный номер в ПФР,
• Отчетный период.

• 
• Когда составляется
• СЗВ-ТД будет сдаваться:

• В 2020 году – по итогам месяца,
• С 2021 года – сразу после приема, перевода или расторжения трудового контракта.

Периодичность составления для сведений по форме СЗИ-ТД не предусмотрена. Отчет будут составлять работодатели или ПФР по запросу работника:

• Работодатель сможет заполнить данные о текущей работе,
• ПФР сможет выдать сведения обо всех местах работы.

Электронные трудовые книжки с 1 января 2021 года

Электронные трудовые книжки окончательно введут с 1 января 2021 года. С этой даты произойдут два важных изменения:

Во-первых, работники, которые только начнут свою трудовую карьеру, не смогут получить бумажный вариант. Все сведения будут вестись только в «цифре».

В течение 2020 году впервые устроившимся работодатели еще будут заводить бумажную книжку. С 1 января 2021 года бумажный документ не оформят даже по заявлению работника.

Стандартные трудовые книжки останутся только у тех граждан, которые:

• Успели начать свою трудовую карьеру до 31 декабря 2020 года,
• Написали на имя руководителя заявление с просьбой продолжать вести записи на бумаге.

Во-вторых, срок сдачи отчета СЗВ-ТД уменьшится до одного дня. В течение 2020 года он будет сдаваться по итогам месяца до 15 числа следующего месяца. С 1 января 2021 года работодатели будут отправлять данные о кадровых приказах сразу или на следующий рабочий день.

Источник: https://www.rnk.ru/article/216924-elektronnye-trudovye-knijki-s-2020-goda

В пфр рассказали, как считают пенсию при двух трудовых книжках

Одна трудовая книжка — хорошо, а две — еще лучше. Довольно часто встречаются ситуации, когда человек, помимо основного места работы, занимает должность по совместительству. Но рассказывать об этом своему основному боссу не хочет.

Но при этом желает иметь официальную запись о работе. Выход здесь довольно простой: сообщить в отделе кадров не основной работы, что трудовая книжка потеряна и завести новую.

Российское законодательство не ограничивает граждан в количестве трудовых книжек. И на каждом новом месте работы, если трудовая не предоставлена, работодатель должен выдать человеку новую.

Но как при наличии нескольких трудовых с различными сведениями подсчитать страховой стаж, необходимый для назначения пенсии? В Пенсионном фонде России (ПФР) «РГ» пояснили, что при назначении пенсии играют роль периоды работы и уплаты страховых взносов, что в том числе может подтверждаться трудовой книжкой или трудовыми книжками.

Реально ли пенсионерам заработать в Instagram?

У каждого работника есть страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС), по которому ПФР ведет учет стажа каждого россиянина и страховых взносов, отчисляемых за него работодателем. Соответственно, у работника будет учитываться период работы и по основному месту, и по совместительству, при наличии отчислений в ПФР со стороны работодателей.

Однако встречаются ситуации, когда при устройстве на работу человек не предъявляет СНИЛС, из-за чего работодатель может представить анкетные данные в ПФР для получения нового номера. В таком случае при назначении пенсии могут учитывать сведения только из нового СНИЛС.

Поэтому работникам стоит почаще делать запросы в ПФР для получения сведений из индивидуального лицевого счета, обращаясь в фонд лично или через сайт госуслуг, чтобы убедиться в правильности передаваемых работодателем сведений о периодах работы и страховых отчислениях.

Если лицевой счет, действительно, окажется не один, то нужно написать заявление о слиянии индивидуальных лицевых счетов еще до назначения пенсии, чтобы в будущем были учтены все периоды трудовой деятельности.

Россияне в три раза реже стали менять пенсионные фонды

Впрочем, с переходом на электронные трудовые книжки работникам уже не удастся схитрить перед работодателями.

На днях рабочая группа по нормативному регулированию при АНО «Цифровая экономика» поддержала законопроект об эксперименте по ведению электронных трудовых документов. С 1 января 2020 года может начаться пилот по обкатке механизма ведения электронных трудовых книжек.

Завершить его планируют 31 декабря 2022 года. В эксперименте смогут принять участие все желающие работодатели. Но пока их совсем немного — чуть более двадцати.

Источник: https://rg.ru/2019/04/12/v-pfr-rasskazali-kak-schitaiut-pensiiu-pri-dvuh-trudovyh-knizhkah.html

Все про электронные трудовые книжки с 2020 года

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку, которая обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета.

На сайте ПФР создана специальная страница для просвещения россиян на тему внедрения электронных трудовых книжек.

Проекты

Три законопроекта на тему электронной трудовой книжки недавно приняты Госдумой в первом чтении.

• № 748684-7 О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде);
• № 748744-7 О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
• № 748758-7 О внесении изменений в КоАП в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений.

Дата второго чтения пока не назначена.

Плюсы

Преимущества электронной трудовой книжки

• удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
• минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
• дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
• снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
• дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
• использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
• новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
• высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Даты перехода

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года.

Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2020 года смогут подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Что там будет

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

• место работы;
• периоды работы;
• должность (специальность, профессия);
• квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• основания прекращения трудового договора.

Как получить данные из своей книжки

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет ПФР, а также на портале госуслуг.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

• у работодателя (по последнему месту работы);
• в территориальном органе ПФР;
• в МФЦ.

Что делать работодателям

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

• Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с ПФР.
• В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям подлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.
• При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.
• Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

А если вдруг сбой в системе?

Этого не может быть, утверждает ПФР.

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны.

Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/490484/

Можно ли назначать пенсию по двум трудовым книжкам?

• Нередко в течение трудовой деятельности гражданин успевает обзавестись не одной, а двумя трудовыми книжками и даже больше.
• Разумеется, при выходе на пенсию возникает вполне логичный вопрос: насколько законно назначать пенсию по двум трудовым книжкам?
• Давайте разберемся, что говорится по этому поводу в законе.

При обращении за назначением пенсии в ПФР прежде всего потребуют оригинал трудовой книжки – это основной документ, по которому подтверждается трудовой стаж. Однако следует оговориться, что сейчас не весь стаж учитывается по трудовой книжке.

Действующие правила подтверждения стажа разделяются на две категории в зависимости от того, когда был выработан стаж. Точкой разграничения служит дата, когда гражданин был зарегистрирован в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС).

Эта система была запущена еще в 1996 году, с принятием закона об индивидуальном (персонифицированном) учете. Смысл заключался в том, чтобы создать единую базу данных о страховом стаже и отчислениях страховых взносов по всем лицам, работающим по трудовым договорам.

Та самая дата, указанная в свидетельстве, и является точкой разграничения правил подтверждения стажа:

— периоды, которые гражданин отработал до этой даты, подтверждаются трудовой книжкой и иными документами, выдаваемыми работодателем,- все, что гражданин отработал после указанной даты, ПФР будет принимать к расчету пенсии из данных базы со сведениями индивидуального (персонифицированного) учета.

Поэтому с течением времени значение трудовой книжки как главного доказательства трудового стажа постепенно сойдет на нет. Но пока все-таки она очень важна, т.к. весь советский стаж подтверждается прежде всего по ней.

Что касается возможности представления в ПФР двух и более трудовых книжек, то никакого запрета на этот счет в законе не предусмотрено.

Трудовой кодекс, разумеется, предполагает, что работник устраивается только по одному месту работы, которое является для него основным, – там и ведется его трудовая книжка. Подработка в трудовом законодательстве предусматривается в форме совместительства, когда отдельная трудовая книжка не заводится.

Однако же в случае утраты работником трудовой книжки закон обязывает работодателя завести ему новую трудовую книжку и ничего не говорит о недействительности той книжки, которая утеряна. Следовательно, если утерянная книжка когда-нибудь найдется, то она будет считаться действительной.

В итоге у работника на руках окажется две трудовые книжки, что вполне укладывается в рамки закона. Поэтому работник имеет полное право представить все свои трудовые книжки в Пенсионный фонд для подтверждения стажа.

Это очень удобно, т.к. позволяет зачесть в стаж периоды по одной трудовой книжке, которые не указаны в другой книжке или указаны, но с нарушением порядка оформления записей.

Пенсионный фонд зачитывает стаж по всем трудовым книжкам, но с условием, что не будет происходить дублирования периодов работы. Например:

— по одной трудовой книжке гражданин работал с 1 января 1980 г. по 31 декабря 2001 г., а по другой – с 1 января 2000 г. по 31 декабря 2017 г. В стаж включат по первой трудовой книжке весь период, а по второй – только с 1 января 2002 г. по 31 декабря 2017 г., т.к. 2001 год указан в обеих книжках и не может быть зачтен в стаж дважды.

Таким образом, ничего страшного в двух трудовых книжках при назначении пенсии нет, даже наоборот, это облегчает подтверждение стажа.

© Сивакова И. В., 2018 г.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5a174ed5168a918159c137da/5a95c1c1f03173b41e60426b

Электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года: как подготовиться к переходу

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

​К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

На дату выхода интервью пакет законопроектов о переходе на электронные трудовые книжки Госдума рассмотрела и одобрила в первом чтении.

Какой переходный период установлен по отказу от бумажных трудовых книжек? 

Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

— Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2019 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Если законопроект примут, работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.

Какие подготовительные мероприятия необходимо осуществить работодателям? 

Какие документы изменить или скорректировать?

— Главное в 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме.

 Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

Что полезно знать работодателям о технической стороне вопроса?

Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2020» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.

Как информация будет переноситься с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд. 

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

— Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.

Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2019 году. Дело в том, что к 2020 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику самому что-то предпринимать, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

Кадровое делопроизводство

Повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Посмотреть программу

— Возможно, после рассмотрения законопроекта в Государственной Думе этот вопрос будет решен. Сейчас запланировано, что все данные будут предоставляться через отчетность, поэтому будем ждать нормативные правовые акты, которые утвердят соответствующие формы.

Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?

— На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.

В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий. К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Переход на цифровые носители решит эти проблемы:

• сократятся издержки на приобретение и хранение трудовых книжек;
• не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление;
• работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

Какие сложности переход добавит работодателям?

—  Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.

Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек?

— Планируется, что с 1 января 2020 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. 

С 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

Сейчас подготовлены проекты форм СЗИ-ТД и СЗВ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

Что можно сказать об информационной безопасности проекта? Кто будет защищать персональные данные?

— Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

— Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

• у работодателя (по последнему месту работы);
• в территориальном органе Пенсионного фонда России;
• в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.

Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

— В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах.

Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях.

Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

Что нужно знать об ответственности за нарушения?

— Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки?

— Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1695

Переход на электронные трудовые книжки в 2020 году – порядок действий, преимущества для работников, сроки. Прекратят ли существование бумажные версии?

Правительственная комиссия по законопроектной деятельности в июле 2019 года одобрила проект Федерального закона “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования информации о трудовой деятельности в электронном виде)” и внесение изменений в Федеральный закон “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”, которые позволяют с 2020 года вести сведения о трудовой деятельности сотрудников – приеме на работу, переводе на другую должность и увольнении – в электронном виде.

Изменения законодательства

Указанные выше проекты содержат поправки в Трудовой кодекс РФ, в закон об индивидуальном (персонифицированном) учете (от 01.04.1996 №27-ФЗ) и в КоАП РФ.

С 1 января 2021 г. все организации на территории РФ должны будут вести отчет по сотрудникам в электронном виде, кроме случаев, когда работник в письменном виде попросит оставить для учета бумажный документ.

Электронная трудовая книжка – что это, основные преимущества

• Электронная трудовая книжка, как сообщает Пенсионный фонд РФ, это цифровой формат трудовой книжки, который полностью исключает физический носитель (бумагу) и позволяет всем работающим иметь доступ к сведениям о своей профессиональной деятельности в онлайн-режиме в любое время.
• Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:
• Сведения в электронном документе полностью совпадают с теми, что ранее содержались в бумажных носителях, и содержат информацию:

• о месте работы человека на сегодняшний день;
• о периодах службы;
• о занимаемой должности;
• о присвоенной квалификации;
• точные даты приема на работу, ухода на другую должность, увольнения;
• основания, по которым трудовой договор с сотрудником был прекращен.

В любой момент работающий гражданин сможет проверить информацию в своей трудовой книге через:

• личный кабинет на сайте Пенсионного Фонда РФ;
• на сайте ГосУслуг;
• через специальные приложения для смартфонов и планшетов, которые будут разработаны к концу 2019-началу 2020 года.

Сотрудник при необходимости сможет самостоятельно заказать себе бумажную выписку с сайта, содержащую сведения о его профессиональной деятельности.

Получить выписку можно будет, например, в МФЦ – к работодателю обращаться будет необязательно. Таким образом, после увольнения работнику не придется забирать, как раньше, бумажный документ у предыдущего работодателя и передавать его в бухгалтерию нового.

Порядок и этапы перехода на электронные документы

Минтруд обозначил те меры, которые позволят организациям безболезненно перейти на новый документооборот:

• поменять локальные (региональные) нормативные акты, позволяя компаниям в регионах перейти на электронный документооборот;
• компаниям до конца 2019 года изменить соглашения и при наличии – коллективные договоры;
• оповестить сотрудников устно и письменно о том, что в методах ведения трудовых книжек произойдут изменения.

Организациям самостоятельно предлагается обеспечить себе техническую подготовку, чтобы с января 2020 года передавать в ПФ сведения о сотрудниках в электронном виде.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Прекратят ли существование бумажные трудовые книжки

ПФР обращает внимание граждан, что переход на электронные документы не несет принудительный характер для застрахованных граждан, ранее имевших бумажные носители. Граждане же, впервые устроившиеся на работу в 2021 году, выбора иметь не будут – для них оформление электронной версии трудовой книжки станет единственным вариантом.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/elektronnye-knizhki.html

Электронные трудовые книжки с 2020 года: кто может применять, правила перехода, разъяснения ПФР

Электронные трудовые книжки с 2020 года — это почти реальность. Соответствующие нормативно-правовые акты уже подготовлены и ждут трансформации из проектов в законы и приказы, а ПФР уже вовсю ведет информационно-разъяснительную работу. Все последние новости про переход на электронные трудовые книжки — в нашей статье.

• Электронные трудовые книжки 2019-2020: нормативная база
• Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю
• Электронная трудовая книжка: как выглядит (образец заполнения)
• Что нужно знать об электронных трудовых работникам
• Итоги

Электронные трудовые книжки 2019-2020: нормативная база

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 2020 года. Прежде всего, нормативным основанием для этого станут три федеральных закона, вносящих поправки:

• В Трудовой кодекс РФ. Он пополнится новой ст. 66.1, которая, собственно, и введет электронные трудовые книжки в оборот: установит саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде.
• В закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В нем появится обязанность работодателей сдавать в ПФР новый отчет, который, по сути, и станет воплощением электронной трудовой книжки.

Об этом отчете мы рассказывали здесь и приводили его планируемую форму.

• В КоАП РФ. Здесь будет закреплена ответственность работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности и стаже сотрудников.

Все три законопроекта об электронных трудовых книжках уже находятся в Госдуме. В осеннюю сессию их должны принять.

Помимо федеральных НПА будут и ведомственные — приказы ПФР, которые утвердят все необходимые формы и форматы, порядки заполнения и представления новой отчетности.

Трудовая книжка в электронном виде — хорошо это или нет? Безусловно, их цифровизация добавит хлопот работодателям. Ведь периодичность сдачи отчетности будет уж очень жесткая. Работники, особенно те, кто в возрасте, скорее всего, отнесутся к безбумажным документам с недоверием. Но плюсов, на наш взгляд, все же больше, чем минусов.

Так, работодателям:

• не нужно будет приобретать и хранить бланки;
• отпадет обязанность учитывать и обеспечивать сохранность заполненных книжек (за некоторым исключением);
• сойдет к минимуму вероятность ошибок при внесении сведений, исчезнет риск потерять документ;

Узнайте, как сейчас исправляют неверные записи в трудовых.

Работники смогут:

• получать быстрый доступ к информации из своей трудовой в личном кабинете ПФР или через «госуслуги»;
• избежать ситуаций с несвоевременной выдачей книжки работодателем при увольнении и соответствующих им сложностей с новым трудоустройством;
• использовать электронные трудовые для получения госуслуг;
• дистанционно и без дополнительного подтверждения оформлять пенсии.

Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Итак, как перейти на электронные трудовые книжки работодателю.

Во-первых, надо подготовиться сдавать в ПФР новый отчет. В 2020 году это нужно будет делать ежемесячно, а с 2021 года — не позднее следующего рабочего дня после приема нового сотрудника на работу или увольнения. Запасаться бланками не обязательно.

За вас все сделают разработчики ПО. Вам нужно будет всего лишь обновить свои программы, и вы сможете формировать отчет автоматически.

Мы уверены, что уже к концу года появятся электронные трудовые книжки в 1С и у других производителей программ для бухгалтерии и кадров.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки может быть персональным, но лучше сделать какой-то общий документ, в котором предусмотреть проставление всеми работниками подписи об ознакомлении.

И самое главное, нужно будет зафиксировать факт согласия каждого работника на отказ от бумажной трудовой или наоборот его желание сохранить документ в привычном виде. Для этого с персонала нужно будет собрать соответствующие заявления. Форма — произвольная.

Проще подготовить бланк и дать работникам его заполнить.

В-третьих, возможно, вам придется провести работу по изменению локальных нормативных актов, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, чтобы привести их в соответствие с обновленным законодательством. Вероятно, потребуется какой-то регламент про сам алгоритм перехода на электронные трудовые, ЛНА о том, как вы будете вести электронные трудовые книжки.

Электронная трудовая книжка: как выглядит (образец заполнения)

Как выглядит электронная трудовая книжка? По форме это будет информационный ресурс. По содержанию каких-то кардинальных перемен в данных о трудовой деятельности и стаже не предполагается. Перечень сведений для электронной трудовой аналогичен бумажной и включает:

• место работы;
• периоды работы;
• должность (специальность, профессию);
• квалификацию (разряд, класс, категорию, уровень квалификации);
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• основания прекращения трудового договора.

При этом нужно учитывать, что электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя.

Просмотреть сведения из нее человек сможет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. Можно будет получить и бумажную выписку. Ее предоставит работодатель по последнему месту работы.

Также за выпиской можно будет обратиться в ПФР или МФЦ, причем экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы.

Что нужно знать об электронных трудовых работникам

1. Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник).

   Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Успеть подать заявление нужно до конца 2020 года. Иначе работодатель отдаст вам бумажную трудовую на руки, а с 2021 года будет вести только цифровую.

2. Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании.
3. При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

   В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.

4. Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны.

   Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Итоги

Таковы свежие новости об электронных трудовых книжках. Как видим, главный вопрос уже не в том, введут их или нет. На данном этапе уже нужно начинать готовиться к процессу ведения электронных трудовых книжек, чтобы к началу работы с ними не возникало никаких проблем.

Дарим подарки ко Дню бухгалтера!

Подробнее

Источник: https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/elektronnye_trudovye_knizhki_vse_za_i_protiv/

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно по ТК РФ

При трудоустройстве, каждый новый сотрудник должен предоставить работодателю свою трудовую книжку. В нее в процессе деятельности должны вноситься отметки о приеме, переводах, и под конец деятельности — об увольнении.

Трудовая книжка открывается один раз у первого работодателя и используется всю жизнь. Однако может возникнуть ситуация, когда у работника на руках окажется сразу два документа. Рассмотрим, можно ли иметь и использовать две трудовые книжки одновременно.

Общая информация

В связи с важностью сведений, которые включены в документ, трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Так, каждый документ имеет уникальный номер и должен обрабатываться и храниться в соответствии с ограничениями законодательства.

Записи в книжку заносятся в хронологическом порядке. Если там будет обнаружена ошибка, то ее исправление необходимо производить в соответствии с инструкцией на этот случай.

Трудовая книжка может использоваться для подтверждения наличия стажа по определенной профессии.

Какое количество трудовых книжек допустимо?

Закон определяет, что у каждого работника должна иметься трудовая книжка. Но при этом нигде не оговаривается, что она должна быть в единственном экземпляре, как и нет прямого запрета на оформление сразу нескольких документов.

Однако на практике кадровики отвечая на вопрос можно ли иметь две трудовые книжки одновременно, чаще всего говорят нет.

В настоящее время ведущей ролью трудовой книжки является подтверждение стажа для начисления пенсии. При этом в госорган подается на рассмотрение только один документ.

Если у работника по какой-либо причине оказалось на руках два документа, он может перенести всю информацию в основную трудовую из остальных. Но тогда необходимо обойти всех работодателей, кому предъявлялись другие трудовые, и там получить подтверждающие справки.

В настоящее время все чаще работодатели отчитываются перед пенсионным фондом в электронном виде, сбрасывая туда свои данные о стаже работников. Поэтому, ценность трудовой в таких ситуациях постепенно сводится к нулю. Кроме этого, активно идет работа по полному переходу на электронные трудовые книжки.

Для работодателя ценность трудовой книжки достаточно велика, поскольку только из нее он может узнать предшествующий трудовой путь нового работника, а также причины увольнения. Поэтому наличие сразу нескольких документов может вызвать подозрения.

Новые трудовые книжки обычно появляются у работников тогда, когда основной документ по какой-либо причине был утерян, либо в нем появилась «плохая» запись об увольнении, которую необходимо скрыть от будущих нанимателей.

При оформлении на нескольких работах

• На практике может возникнуть ситуация, при которой администрация может отказать в трудоустройстве по причине, что у соискателя уже есть основное место работы.
• Связано это с тем, что у такого работника могут возникать проблемы с поиском времени для исполнения своих обязанностей, а трудовой отпуск ему необходимо будет оформлять в то же самое время, что и на основном месте.
• В таких ситуациях, чтобы избежать отказа, соискатель может отдавать на новом месте пустую трудовую, в которой нет открытого временного рабочего периода.
• Однако в такой ситуации необходимо понимать, что возникнут проблемы, если работник откроет больничный лист, либо ему необходимо будет получить отпуск в то же самое время, что и на основном месте.

Внимание! Еще одной причиной, по которой может быть открыта новая трудовая, является желание скрыть от нового работодателя профессии, по каким соискатель трудился раньше, либо негативные записи при увольнении.

Работник в промежуток безработицы может потерять свою трудовую книжку, которая в этот момент находится у него на руках.

В результате он вынужден завести чистый бланк либо пройти процедуру восстановления документа. Но через определенной время его трудовая, которая считалась потерянной, находится.

При этом каждый документ является верным и действующим.

Работник может перенести все новые записи из дубликата в основной документ и пользоваться только одним. Но при этом он также может продолжать использовать оба бланка, и у него будет происходить работа по 2 настоящим трудовым книжкам одновременно.

Можно ли иметь 2 трудовые книжки иностранным сотрудникам?

Действующее законодательство устанавливает, что если иностранный гражданин трудоустраивается на территории России, и у него уже есть трудовая книжка своего государства, она не может быть использована.

В этом случае необходимо открыть российскую трудовую книжку. Поэтому на вопрос можно ли завести вторую трудовую книжку нужно ответить положительно.

Внимание! Исключением в этой ситуации являются работники из стран, которые раньше входили в состав СССР. Если на новом рабочем месте будет предъявлена трудовая книжка образца СССР, то делать записи в ней необходимо на общих основаниях без замены документа.

1. Существующие нормы права не предусматривают ответственность работника за наличия двух трудовых, если отражённые в них сведения соответствуют действительности, а данные не повторяются.
2. В связи с этим наличие нескольких трудовых при отражении в них достоверных данных, можно считать законным, и последствия данной ситуации не должны наступать.
3. По-другому обстоят дела, когда сведения в трудовой содержат заведомо ложную информацию и могут ввести в заблуждение руководство компании.

Скорее всего такого работника уволят, и он не сможет восстановиться даже через суд. Также сотрудника компании могут привлечь к административной ответственности, предполагающей размер штрафа до 80000 рублей.

Работник может попытаться сохранить свое место, если он сможет доказать, что внесение несоответствующих действительности сведений было произведено без его ведома.

Тогда работодатель может восстановить этому сотруднику компании трудовую на основании представленных подтверждающих справок от прежних работодателей.

Уголовная ответственность

При решении законно иметь две трудовые или нет важно учитывать, какие сведения в них отражаются. Если все указанные данные во всех трудовых являются достоверными, то никакого ограничения по учету трудовых не существует. Чтобы не привлекаться к ответственности важно, что не отражать в этих заведомо ложных сведений.

Нормы УК РФ (ст. 157, 329) предусматривают меры наказания, если установлен факт подлога или подделки трудовой. То есть отметки в трудовой являются фиктивными. Также незаконно иметь сразу две книжки, в которой идентичные данные, и какие отличаются только в части.

Привлечь работника к ответственности могут правоохранительные органы. Но для этого администрация компании должна подать на данного человека соответствующее заявление в прокуратуру.

Нюансы подсчета стажа и пособий

В настоящее время трудовая книжка до сих пор считается основным регистром, которым можно подтвердить наличие стажа работы в организациях для исчисления пенсионного обеспечения.

Ситуация складывается двояко в отношении двух трудовых книжек. Согласно законодательству, не существует разрешения напрямую иметь на руках сразу две трудовых.

С другой стороны, не определяются меры ответственности, если у работника есть несколько трудовых книжек. Также, как и запрет, что нельзя учитывать стаж работы с двух трудовых.

Главное, чтобы вносимые в них сведения отвечали:

• Записи, которые вносятся в трудовые, должны отражается в них согласно принятой инструкции по заполнении.
• Сведения, которые вносятся в трудовую, должны соответствовать действительным местам работы.

Если у руководства новой компании возникают сомнения в отношении отраженной в трудовой информации, он может принять следующие меры:

1. Запросить у поступающего на работу человека копии трудовых соглашений.
2. Запросить у соискателя справки о работе от прежних работодателей.
3. Копии распоряжений о поступлении и увольнении с предыдущих мест работы.

Внимание! Когда предпринятые меры позволяют установить достоверность фактов, то данные обеих трудовых могут быть приняты к учету.

Ситуация, когда у работника существует две трудовых, может иметь как положительные, так и отрицательные аспекты.

Главная достоинство для работника второй трудовой это возможность утаить от нового работодателя увольнение от предыдущего работодателя по негативной для него статье. То есть в результате плохая отметка не будет портить история его трудовой деятельности.

Еще одним положительным моментом второй трудовой является, возможность исключить из стажа, отражённого в трудовой периоды работы по профессиям, которые человек не хочет афишировать. Например, работа подсобным работником, дворником, уборщиком и иное.

Негативным моментом второй трудовой является то, что это является укрывательством и фальсификацией информации, что может повлечь ответственность, предусмотренную КоАП или УК РФ.

Также важно учитывать, что по старым периодам (до 2002 года), время отраженное во второй трудовой нельзя будет учесть в стаже для исчисления пенсии, так как к учету берутся данные только одной трудовой.

Источник: https://infportal.ru/kadry/mozhno-li-imet-dve-trudovye-knizhki-odnovremenno.html