Срок хранения приказов о командировках

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, оформляется по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

• Работодатели ведут учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему.
• Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы регистрации командированных сотрудников:

• журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);
• журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).

Для организации учета командированных работников руководитель организации (или уполномоченное им лицо) назначает работника, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия. Кроме того, работодатель обеспечивает хранение журналов выбытия и прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.

Вид основного раздела журнала

Несмотря на то что в контексте ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст. 313 НК РФ журналы выбытия и прибытия не являются первичными учетными документами для целей бухгалтерского и налогового учета, в случае возникновения налоговых споров они могут быть использованы (по запросу налоговых органов) в качестве косвенных доказательств при признании в налоговом учете организациями-исполнителями, подрядчиками и другими компаниями расходов по договорам возмездного оказания услуг, договорам подряда и прочим договорам, как в целом по сумме расходов, так и в части расходов на служебные командировки.

Журналы могут служить косвенным доказательством самого факта служебной командировки; источниками данных о географии служебных командировок, количестве поездок и командированных работников (в отношении своего персонала) или продолжительности командировок, количестве приезжавших специалистов, частоте деловых контактов (в отношении прибывших в организацию специалистов). Таким образом, эти документы могут использоваться, прежде всего, для статистического, управленческого и кадрового учета в организации.

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Полезная информация:

Внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (изменения внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595).

Служебное задание и командировочное удостоверение перестали быть документами, обязательными для применения.

Работники направляются в командировки на основании решения (а не распоряжения как было ранее) работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней: авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н) признаны утратившими силу (Приказ Минтруда России от 17.09.2015 N 646н).

>Сроки хранения приказов

О том, какие существуют правила хранения основных видов приказов и на какой срок они должны храниться в организации, вы сможете подробно узнать в этой статье.

Принципы и сроки хранения приказов в организации

После подготовки и подписания данного документа должны быть приняты меры по его хранению. Для правильного хранения документов необходимо знать сроки действия всех видов, в данном случае сроки действия приказов. Сроки хранения в основном могут быть долгосрочные и краткосрочные. Все зависит от типа документа.

Проверять на значимость приказы необходимо через каждые 5 лет, и даже раньше. Поскольку за такой период времени в большинстве случаев у компании может меняться как сам персонал, так и видоизменяться определенные функции, задачи, подразделения.

В процессе вопроса об актуальности каждого имеющегося приказа рекомендуется организовать и заинтересовать в этом бухгалтерию компании и другие подразделения, отвечающие за издание определенных документов и выполняющие поручения по этим документам. При общей работе над документами, сотрудники и руководство фирмы должны определиться с дальнейшей жизнедеятельностью приказов. Например, определенный приказ либо удалить, либо изменить.

Итак, остановимся на правилах хранения всех трех видов данного нормативного акта.

Срок хранения приказов по основной деятельности

К приказам по основной деятельности относятся вопросы о важных направлениях деятельности компании, ее целях и основных организационных задачах.

Сроки хранения производственных приказов по основной деятельности считаются постоянными. Но это ни в коем случае не означает, что они хранятся навсегда.

Документы по основной деятельности хранятся на момент существования организации, следовательно, их нельзя ликвидировать, пока существует и функционирует компания.

Документы по основной деятельности действуют с самого первого дня их опубликования и до тех пор, пока он не заменится другим документом или до истечения своего срока. Но и после истечения своего срока, они не могут быть удалены. После того, как сроки действия закончились, документы решают отправлять в архивный отдел.

И опять же, далеко не многие приказы по ОД оставляют в архивах. Для решения этого вопроса, руководство организует комиссию, чтобы решить значимость документа для его дальнейшей сохранности. В итоге решение может быть двух вариантов – данная деловая бумага либо формируется для архивного отдела, либо ликвидируется полностью.

Согласно п. 19 части 1.1 раздела 1 срок хранения актов с отметкой «постоянно» должен быть не менее 10 лет. При этом исчисление срока начинается с 1 января года, следующего после года издания документа. Например, срок хранения приказа от 2016 года начинается с 1 января 2017 года.

Но в данное правило не входят те документы, которые присланы компании в целях уведомления. Их срок – не менее 1 года. Допустим, если приказ отправлен в структурное подразделение, он не должен находиться в общей папке, поскольку его срок хранения считается временным.

Таким образом, приказы по ОД очень значимы для любой организации, что доказывает длительный срок их хранения. Стоит серьезно отнестись к их использованию и стараться не терять. В противном случае, при потери такого документа, будет назначен штраф за утрату важных документов.

Сроки хранения приказов по личному составу

Следующий вид приказов –по личному составу. Данная разновидность деловых бумаг документирует и регламентирует трудовые отношения между работодателем и его сотрудниками. К нему относится трудоустройство, отпуск, командировка, увольнение, перемещение и т.д.

Согласно закону, приказы по ЛС имеют два срока хранения – 5 лет и 75 лет. Из-за отличий в сроках, документацию такого типа рекомендуется хранить в разных папках для предотвращения путаницы.

Справка

Срок хранения 75 лет

Срок хранения на 75 лет имеют такие распорядительные документы, которые отвечают за оформление трудовых отношений, занимаются трудовыми функциями сотрудников.

Это могут быть приказы об устройстве на работу, о прекращении действия трудового договора, об оформлении отпуска, об отправлении в командировку и т.д.

Но стоит отметить, что приказы о назначении на должность руководящих лиц, относятся к приказам по основной деятельности. Поэтому личные дела руководителей хранятся на постоянной основе.

Например, приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику; об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска; о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска; о направлении работника в краткосрочную командировку в пределах России; о привлечении к работе в выходные и праздничные дни; об объявлении выговора и т.п.

Срок хранения приказов по ЛС отсчитывается с 1 января следующего года, после года публикации документа.

Отменены журналы учета командировок

Источник: https://tforeanda.ru/srok-hraneniya-prikazov/

Какой срок хранения приказов на командировку в 2019 году

При возникновении необходимости направить сотрудника командировку, крайне важно подготовить все обязательные документы. В дальнейшем же после поездки все составленные бумаги следует правильно зарегистрировать и отправить в архив.

О том, каков теперь срок хранения приказов – как на командировку, так и на отпуск, – мы расскажем далее.

Командировка – общие сведения

В 166-й статье Трудового кодекса нашей страны поездку на некоторый срок за пределы места постоянной работы и непременно по служебной надобности именуют командировкой. Данное понятие неприменимо в отношении персонала, в чьи обязанности входит посещать отдаленные объекты или сопровождать людей и грузы.

Кроме упомянутой выше нормы, порядок оформления командировки подробно описывается в 74-м правительственном постановлении, введенном в действие в октябре 2008-го.

С началом 2015-го перестали действовать правила, требующие оформлять командировочные удостоверения и служебные задания.

Впрочем, на сегодняшний день немало компаний продолжают выдавать своим сотрудникам упомянутые документы.

Сейчас данный способ применяют лишь при условии, что указанная норма закреплена в действующих на предприятии локальных актах – обычно речь идет о специально разработанном «Положении о командировках».

Составление приказа

Распоряжение руководства оформляется в соответствии с унифицированной формой, утвержденной в 1-м приказе Госкомстата еще в 2004-м. С того момента никаких изменений в этой сфере не производили.

Так, в частности:

• если едет только один человек, то приказ пишут по образцу Т-9;
• когда же речь идет о нескольких работниках или группе – берут форму Т-9а.

Журнал учета командировок

Следует знать, что законодательство не обязывает предприятия вести журнал для учета распоряжений об отправке работников в командировки. Данное требование отменило 771-е постановление правительства, принятое в июле 2015-го. Таким образом, руководство каждого конкретного субъекта хозяйственной деятельности вольно решать самостоятельно – заводить его или же нет.

В целом же наличие такого журнала вполне оправдано, ведь он помогает:

• собирать сведения о расходах командированных работников;
• производить расчеты с персоналом, а также между подразделениями и головным офисом;
• уточнять причину отсутствия сотрудника на службе.

Конечно, все требуемые данные приведены и в других документах:

• счет из гостиницы;
• билет и пр.

Но именно журнал позволяет их скомпилировать, что упрощает наведение справок.

Поскольку рассматриваемая книга уже отменена, то и формы для нее не существует.Потому ее оформляют в любом удобном виде. В ней, однако, следует указывать такие обязательные данные:

• номер записи;
• Ф. И. О. командированного;
• его должность;
• место назначения;
• номер удостоверения;
• имя оформляющего поездку;
• время отъезда и прибытия;
• автограф делавшего запись.

Правильное хранение овощей в домашних условиях

Пломбирование данного журнала по закону не требуется, если только соответствующая норма не фигурирует во внутренних регуляторных актах. В этом случае порядок действий такой же, как и при оформлении подобных унифицированных документов.

К примеру, журнал учета трудовых книжек необходимо прошивать и скреплять сургучной печатью или же пломбой. Это требование приведено в 225-м правительственном постановлении от 2003 года.

Аналогичные правила следует применять и в случае с книгой учета командировок, ведь оба названных выше документа относятся к сфере компетенции кадровой службы предприятия.

Сколько хранятся приказы на командировку

Вопрос о необходимых сроках хранения названных документов довольно сложен и ответить на него совершенно однозначно невозможно, в силу отсутствия конкретизированных требований в профильном законодательстве. В нормативных актах упоминаются различные отрезки времени для командировок в зависимости от:

• их типа (зарубежная или внутрироссийская);
• длительности.

Так, к примеру, еще совсем недавно действовал утвержденный на уровне Росархива перечень управленческих документов, где четко указывались сроки их хранения. Здесь сообщалось, что распоряжения на:

• краткосрочные и внутрироссийские служебные поездки сберегают 5 лет;
• зарубежные и длительные – 10.

Поскольку упомянутый перечень уже отменен, то руководствоваться необходимо 558-м приказом Министерства культуры от 25 августа 2010. Здесь, впрочем, также говорится, что распоряжения на командировки:

• обычные – сберегают 5 лет;
• продолжительные зарубежные – 10.

При этом если сотрудник отправляется в районы Крайнего Севера, то приказ об этом надлежит сберегать уже 75 лет.

Что любопытно, ни в Трудовом кодексе, ни 749-м правительственном постановлении нет разделения на командировки по их длительности. В равной степени не существует также и критериев, помогающих определить, причислять ли поездку к долгосрочной или нет.

По отпускам

Регулирует срок хранения отпускных приказов ранее упомянутое распоряжение Минкульта за номером 558 и ФЗ 125 (22-я статья, 1 пункт).

В соответствии с упомянутыми документами 5 лет надлежит сберегать бумаги по:

• ежегодным оплачиваемым отпускам;
• учебным;
• дополнительным.

Законодательство не требует прикрепления к ним заявлений от сотрудников, однако предприятия имеют право ввести такую норму локальным актом.

Несколько иначе обстоят дела с особыми видами отпусков, в том числе теми, что:

• не предполагают сохранения за сотрудником заработка;
• оформляются по уходу за ребенком;
• предоставляются работникам, задействованным на вредном, опасном производстве с тяжелыми условиями труда.

Так, все без исключения приказы, составленные до 2003 года, надлежит сберегать не менее 75 лет. Те же, что оформлялись на особые виды отпусков уже после указанной выше даты, хранятся в кадровой службе предприятия в течение полувека.

При этом на распоряжения, касающиеся временно ухода с работы по беременности и родам данные, правила не распространяются. Тем не менее относиться к ним как к документам кратковременного хранения нецелесообразно, ведь они могут понадобиться на случай проверок.

Источник: https://hraneniegid.ru/dokumenty/kakoj-srok-hraneniya-prikazov-na-komandirovku-v-2018-godu.html

Срок хранения приказов о командировках

Сроки хранения документов по командировкам «Кадровик.

Кадровое делопроизводство», , N 3 Сроки хранения документов по командировкам Поводом для написания статьи стали вопросы коллеги: «Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными? Росархивом При применении данной нормы на практике возникают вопросы, требующие разъяснений и уточнений: — Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными?

Приказ о командировке срок хранения

Срок хранения командировочных приказов Общая информация о составлении и хранении приказов на командировки На основании ст.

Впрочем, важно понимать, что если в трудовом соглашении с сотрудником отмечено, что его рабочая деятельность носит разъездной характер, либо осуществляется в пути, то деловые поездки не будут признаны командировками, а будут оцениваться как стандартное исполнение субъектом своих трудовых обязанностей.

Также важно отметить, что до После указанной даты документальное оформление командировки было упрощено правительством.

Практика демонстрирует, что большинство предприятий продолжают применять командировочное удостоверение, так как указанный документ является крайне информативным. Помимо прочего, к документам, необходимым для завершения оформления командировки, относится авансовый отчет.

Данный документ составляется на основании унифицированной формы АО-1, и подразумевает приложения в виде оправдательных бумаг по факту возвращения сотрудника из деловой поездки.

Оформление командировки — это не только фактический процесс сбора документов по факту возвращения лица из поездки, но также и предварительное детальное оформление заявления в случае соответствующей необходимости , приказа управленца, а также согласия работника. Пакет нужных бумаг формируется в кадровом подразделении или, при его отсутствии, самим управленцем компании или индивидуальным предпринимателем.

Так, в первую очередь необходимо подготовить распоряжение о назначении командировки.

Также прописывается конкретный период поездки, источник финансирования то есть: денежные средства предоставляются авансом под отчет, либо применяется порядок, при котором работнику в дальнейшем компенсируются издержки на основании оправдательных документов ; наименование населенного пункта, где сотрудник будет проживать на протяжении деловой поездки, а также информация о принимающей стороне.

Впрочем, на некоторых предприятиях сохраняется данная традиция в связи с удобством, которое заключается в следующем: имеется документальное подтверждение командировочным затратам, что в дальнейшем потребуется для грамотного налогообложения; подобный документ облегчает осуществление расчетов с работниками, также становятся проще порядок проведения расчетов филиалов с центральными офисами на предмет обоснованности конкретных издержек, понесенных в поездке работником; в наличии документальное подтверждение отсутствия сотрудника на его основном рабочем месте.

При этом вся обозначенная информация имеет документальную фиксацию, например, в квитанциях, билетах, чеках и т. Журнал, в свою очередь, позволяет объединить и систематизировать данные сведения для удобства служащих кадрового подразделения и бухгалтерии.

Законодательство не предоставляет единой формы подобного журнала, что обуславливает наличие права нанимателя самостоятельно разрабатывать бланк документа. При этом в компаниях также могут вестись автоматизированные журналы регистрации командировок и соответствующих приказов.

Конкретную форму ведения документа необходимо фиксировать в локальном нормативе.

При этом при длительных заграничных командировках документы должны храниться минимум 10 лет.

Для командировочных удостоверений действует правило, в соответствии с которым документ должен храниться на протяжении 5-ти лет с момента прибытия работника обратно.

Исключение составляют сотрудники Крайнего Севера и приравненных к нему местностей — для таких работников срок хранения документов о командировании составляет 75 лет.

В приведенных правилах не содержится информации именно о приказах на командирование. Однако так как обозначенный документ относится к составу командировочных бумаг, срок его хранения составляет, минимум, 5 лет.

Таким образом, срок нахождения в сохранности распоряжений о командировании сотрудников определяется законодательством.

Нанимателям настоятельно рекомендуется заранее ознакомиться с данными правилами, с целью ведения правомерной бизнес-деятельности.

С этим читают.

Пять привычных задач кадровика, которые теперь нужно выполнять по-другому Сколько должны храниться приказы на командировку? Вопрос о сроках хранения документов по командировкам не такой простой, как кажется.

Сроки Хранения Приказов на Командировки в Районы Крайнего Севера

Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора.

Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу — приказы по административно-хозяйственным вопросам. В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет.

Зачем все это нужно? Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации.

Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку

К записи комментариев Ольга 07 02 Здравствуйте. Нашим работникам установлены дополнительные оплачиваемые отпуска за вредные условия труда.

Может отпуска таких работников подшивать в дела со сроком хранения 50 лет? При оформлении приказов на отпуска для работников с тяжелыми и вредными условиями труда заполняется пункт Б формы Т Согласно ст.

Если ранее такие приказы формировались вместе с остальными приказами на отпуска, со сроком хранения 5 лет, то такие дела надо переформировать.

Татьяна 20 04 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сколько хранятся приложения к трудовому договору с наименованием, размером коэффициента, суммой оклада, а также расчет оклада работника? Срок хранения трудовых договоров 75 лет, может приложения имеют меньший срок и их нужно формировать отдельно? Такие приложения являются неотъемлемой частью трудового договора, формируются вместе с договором, имеют такой же срок хранения.

Классификатор приказов вам поможет

Кадры августа Приказы по предприятию делятся на 3 группы Тема: Кадры 1. В соответствии с данными приказа Минкультуры России от 25 августа г. Приказы по основной деятельности — это приказы, которые организуют работу предприятия, регулируют финансовые вопросы, вопросы снабжения, реализации и другие производственные и управленческие процессы.

К ним относятся приказы: об утверждение локальных нормативных актов организации положений, регламентов ; о создании новых структурных подразделений, об осуществлении контроля за деятельностью, об утверждении штатного расписания; о создании, реорганизации или ликвидации организации, об установление режима работы и внесение изменений в него; о материально-техническом обеспечении и т.

Приказами по личному составу со сроком хранения 75 лет являются следующие: прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий чинов ; изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания заработной платы ; дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда. Приказами по личному составу со сроком хранения 5 лет являются следующие: приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, о направлении в краткосрочные командировки, а также приказы о взысканиях.

Как хранить приказы по командировкам?

Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации. Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел.

Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов. В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

Сроки хранения документов по командировкам

Срок хранения командировочных приказов Общая информация о составлении и хранении приказов на командировки На основании ст.

Впрочем, важно понимать, что если в трудовом соглашении с сотрудником отмечено, что его рабочая деятельность носит разъездной характер, либо осуществляется в пути, то деловые поездки не будут признаны командировками, а будут оцениваться как стандартное исполнение субъектом своих трудовых обязанностей.

При этом руководство компании может продолжать их применять, если подобное положение отмечается в локальном нормативе. Практика демонстрирует, что большинство предприятий продолжают применять командировочное удостоверение, так как указанный документ является крайне информативным.

Кадровые приказы

Как выявить документы с истекшим сроком хранения Читайте по теме в электронном журнале Сколько должны храниться приказы на командировку? Вопрос о сроках хранения документов по командировкам не такой простой, как кажется. Сколько лет хранятся приказы о командировках Кадровик. Дано ли где-то в нормативах определение этому и какой срок хранения должен быть у документов по краткосрочным и долгосрочным российским и заграничным командировкам?

Срок хранения приказов на командировку

Сроки хранения приказов по командировкам Срок хранения приказов о командировании Локальные нормативные акты положения, инструкции о персональных данных работников: а по месту разработки и утверждения Личные дела работников заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др. Основным документом, служащим основанием для направления в служебную поездку, является распоряжение — приказ руководителя. Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов. Росархивом При применении данной нормы на практике возникают вопросы, требующие разъяснений и уточнений: — Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными? Срок хранения приказов на командировку — это период, в течение которого указанный документ должен храниться на предприятии. Важно помнить, что в командировку нельзя отправить человека, выполняющего работы на основании гражданско-правового договора. Также нельзя направлять в командировки несовершеннолетних работников и беременных женщин. В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений.

Срок хранения приказов на командировку, сколько должны храниться приказы на командировку, особенности хранения приказов на.

Регистрация и срок хранения приказов на командировку

Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы ст.

Работнику возмещаются расходы, связанные с проездом, наймом жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства ст.

Выполнение поручения работодателя в том же населенном пункте не является командировкой, в подобных случаях уместнее говорить о выполнении служебного поручения в другой организации.

Сколько хранить приказ о командировке Командировка: понятие Согласно ст. Однако если выполнение трудовых обязанностей осуществляется работником в пути либо работа имеет разъездной характер, такие поездки нельзя признать командировками. До Командировочное удостоверение.

Несмотря на то что оформление поездки было значительно упрощено, некоторые работодатели до сих пор считают необходимым оформление указанных документов.

Применение этого способа направления в поездки допустимо при условии закрепления указанных норм в локальных нормативно-правовых актах компании, таких, например, как положение о командировках и пр. Составляем приказ на командировку.

Нумерация в журнале Основным документом, служащим основанием для направления в служебную поездку, является распоряжение — приказ руководителя. Обычно на предприятиях используются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от

Источник: https://aninatalie.ru/sroki-hraneniya/srok-hraneniya-prikazov-o-komandirovkah.php

Срок хранения приказов на командировку | Юридическая консультация онлайн

Время чтения: 5 минут

Любое трудовое взаимодействие работодателя и подчиненного должно сопровождаться формированием соответствующего пакета документов.

Ни одна процедура не может быть реализована без оформления Приказа на ее инициирование от имени начальника организации.

Ведение документооборота должно осуществляться с соблюдением предписаний законодателя и возлагаться на ответственных сотрудников, знающих основные правила и требования к оформлению обязательных бумаг.

Процедура направления сотрудника в командировку также строго регламентирована, реализовывать ее допускается только после издания соответствующего распоряжения. В данной статье разберем вопрос, касающийся сроков хранения Приказов на командировку непосредственно у руководителя/ в отделе кадров, а затем после перемещения в архивный фонд компании.

Под деловой поездкой понимается направление сотрудника в другую организацию (или же в филиал компании-работодателя), расположенную за пределами постоянного места его работы, на некоторый период времени, требующийся для выполнения возложенной трудовой задачи.

Все расходы, связанные с командировкой, берет на себя работодатель, по распоряжению которого бухгалтер выделяет определенную сумму средств из бюджета на служебные нужды: переезд, питание, а также оплату проживания. Данным распоряжением, собственно, и является Приказ на командировку.

Кроме того, существует ряд трудящихся, командирование которых разрешается исключительно по их личному согласию, выраженному в письменной форме, но никак ни по единоличному желанию руководства.

Особенности оформления Приказа на командировку

Любое письменное распоряжение начальника является основополагающим документом, который регулирует работу остальных структурных подразделений, участвующих в реализации конкретной процедуры.

Приказ на командировку имеет унифицированный бланк по форме Т-9, который используется при направлении в служебную поездку одного сотрудника, а также по форме Т-9а, применяющийся в случае командирования нескольких работников одновременно.

При оформлении документа ответственное лицо должно руководствоваться определенным основанием, согласно которому требуется разработка Приказа. Им, как правило, может стать одна из следующих официальных бумаг:

• Служебное задание;
• Служебная записка на имя начальника организации от непосредственного руководителя командируемого лица. Как правило, им является вышестоящий представитель структурного подразделения, в котором трудится сотрудник;
• Ранее изданное распоряжение начальника компании или же Индивидуального предпринимателя;
• Приказ о командировании сотрудника, изданный в вышестоящей инстанции.

Основными реквизитами, которые требуется указать в Приказе на командировку, являются:

1. Дата составления распоряжения, а также индивидуальный номер, присвоенный ему согласно внутреннему документообороту;
2. Код формы по ОКУД;
3. Полное название компании-работодателя, ее код, наименование структурного подразделения, в котором трудится командируемый работник;
4. Личные данные сотрудника: ФИО, занимаемая должность, а также присвоенный ему табельный номер;
5. Конкретное место командирования работника. В данном пункте обязательно указываются: страна, город направления, а также организация, в которой лицо должно будет выполнять возложенную задачу;
6. Длительность командировки, а также конкретные даты отбытия и возвращения обратно;
7. Цель поездки;
8. Сумма средств, предоставляемая для покрытия нужд;
9. Далее указывается источник финансирования служебного выезда;
10. В конце документ заверяется личными подписями работодателя и командируемого сотрудника.

В Приказе по форме Т-9а фиксируются аналогичные сведения, однако, каждый из вышеуказанных пунктов заполняется в отношении каждого командируемого сотрудника. Данная форма распорядительного документа очень удобна в использовании, так как позволяет вносить данные о неограниченном количестве командируемых лиц.

Срок хранения командировочных Приказов

Для того чтобы понимать, какие сроки хранения регламентированы для распорядительной документации при направлении сотрудников в деловые выезды, следует ознакомиться с распоряжением Министерства культуры №558, которое гласит о том, что:

1. Приказы, оформляемые при командировании сотрудника по территории РФ, подлежат хранению на протяжении не менее 5-летнего периода;
2. При направлении сотрудников в зарубежные деловые выезды, распорядительные документы подлежат хранению на протяжении не менее 10 лет;
3. Все командировочные документы, оформляемые в отношении граждан, командируемых в районы Крайнего Севера, подлежат хранению на протяжении 75 лет. Данный срок был установлен в связи с тем, что сотрудникам этих отдаленных местностей начисление трудового стажа осуществляется на индивидуальных условиях.

Некоторые работодатели, дабы не запутаться со сроками хранения различных видов командировочной документации и не нарушить случайным образом положения законодательства, все распорядительные документы хранят на протяжении 10 лет, за исключением бумаг, оформленных для поездок на Север. Стоит понимать, что за несоблюдение сроков, предписанных законодателем, юридические лица и ИП будут привлекаться к ответственности административного характера.

Особенности ведения Журнала регистрации командировок и срок его хранения

Из положений настоящего законодательства были исключены нормы, согласно которым каждый работодатель обязан вести в своей организации Журнал учета Приказов о командировании сотрудников.

Соответственно, если наниматель настроен на дальнейшее ведение этого документа, то все правила и требования к его оформлению и хранению прописывает самостоятельно в локальной документации собственного предприятия.

Наличие данного Журнала имеет ряд существенных преимуществ, к которым относятся:

• Фиксация всех основных затрат, которые были совершены работником в командировке на деловые нужды. Систематизация данных сведений в одном месте позволит в дальнейшем избежать ошибок при удержании налоговых сборов;
• Как правило, ведение Журнала облегчает работодателям процесс расчета с командируемыми сотрудниками, предоставление им материального возмещения в случае нехватки выданных средств из бюджета;
• Каждый работодатель автоматически приобретает письменное подтверждение отсутствия своего подчиненного на месте выполнения трудовых обязательств.

Ведение Журнала позволяет работодателям собрать и систематизировать информацию о командировочных выездах сотрудников в одном месте, что весьма положительно сказывается на работе специалистов кадрового и финансового отделов, ответственных за документальное оформление деловых поездок.

Правила оформления командировочных выездов

В положениях трудового законодательства закреплена строгая процедура, которой должны следовать все работодатели при направлении сотрудников в служебные поездки. Пошаговый алгоритм действий выглядит следующим образом:

1. Прежде всего, следует определиться с личностью подчиненного, которого наниматель желает командировать. Здесь необходимо учесть его квалификацию и специфику поездки, так как справиться со служебной задачей в иных трудовых условиях способен не каждый;
2. Если выбранный кандидат устраивает руководителя и не относится к категориям трудящихся, которых нельзя направлять в деловые выезды, то в организации издается распорядительный документ о командировании сотрудника;
3. На основании Приказа, который после подписания должен быть направлен в финансовый отдел, устанавливается размер материальной выплаты, необходимой к перечислению сотруднику для оплаты в поездке соответствующих нужд;
4. В том случае, если в локальных актах организации прописана необходимость оформления какой-либо дополнительной документации, то сотрудники кадрового отдела приступают к ее формированию;
5. Ведение табеля учета времени, отработанного работником в период нахождения в деловой поездке. Отбытие в командировку в документе принято обозначать буквой «К»;
6. Обязанностью каждого сотрудника, вернувшегося из служебной командировки, является оформление и предоставление начальнику в течение 3-х рабочих дней после возвращения авансового отчета. В документе фиксируются все расходы, совершенные лицом в поездке. Кроме того, каждая израсходованная сумма должна быть документально подтверждена чеком, квитанцией или иной оправдательной бумагой.

Ответственность работодателя при нарушении сроков хранения Приказа на командировку

Систематически в организациях проводятся соответствующие проверки контролирующими органами.

Так, при отсутствии распорядительной документации о командировании сотрудников, или же при нарушении сроков хранения Приказов, работодатель или иной ответственный специалист будет привлечен к административному виду ответственности. Наказание в таких случаях может быть выражено в следующих формах:

• Вынесение выговора или же предупреждения в отношении специалиста, ответственного за сохранность командировочной документации;
• Штраф в размере 1-5 тыс. рублей в отношении работника кадрового отдела, на которого возлагаются обязательства по правильному оформлению документации о служебных выездах;
• Штраф в размере 30-50 тыс. рублей в отношении работодателя, нарушившего положения законодательства, которое регулирует оформление и хранение документов о командировках сотрудников;
• Штраф в размере 1-5 тысяч рублей за аналогичные нарушения, совершенные Индивидуальным предпринимателем.

ВАЖНО! Стоит отметить, что ведение Журнала учета Приказов на командировки в настоящий момент уже не обязательно, поэтому инспекторы Роструда не имеют права штрафовать кадровых специалистов при отсутствии в документе соответствующих записей.

Ещё нет оценки

Ваша оценка данной статье

Источник: https://infotrud.ru/komandirovka/srok-hraneniya-prikazov-na-komandirovku/

Срок хранения приказов на командировки статья | Юрпартнер

• Вконтакте
• Facebook
• Twitter
• Google+
• Одноклассники

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Срок хранения приказов на командировки статья». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы.

Данная документация подлежит хранению даже в случае ликвидации организации и передается в муниципальный или государственный архив.
При этом пломбы, подлежащие установке, должны обязательно соответствовать ГОСТ 31282-2004.

Соответственно, работодатель на свое усмотрение может установить обязательное требование о скреплении журнала учета о командировках пломбой, поскольку он, так же как и книга учета движения трудовых книжек, относится к кадровым документам.

Служебные командировки. порядок оформления командировочных расходов

В августе 2008 г. эта разница базовой части трудовой пенсии по старости составляла 358 руб. 80 коп.

Пенсионные органы разъяснили, что подтвердить факт направления в командировку можно справкой организации-работодателя со ссылкой на приказы, командировочные удостоверения с датой и номером, что работник в должности, в такой-то период ездил в командировку в РКС для выполнения служебных обязанностей.

Этот пример еще раз подтверждает, что в отношении любых документов по персоналу нужна крайняя аккуратность в вопросе установления сроков хранения и уничтожения. Это уже не первый случай в нашей истории, когда принятое государством решение о предоставлении льгот не учитывает, что не все документы в организациях требуется хранить постоянно.

Организации применяют указанные в данном документе сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет) применяются всеми организациями.

Опломбируем кадровые документы Несмотря на то, что данный документ уже не действует, на его основе составлены другие действующие документы, например, Приказ Минкультуры России от 25.08.

2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Классификатор приказов вам поможет

Унифицированной формы журнала регистрации нет, поэтому допускается его оформление в свободной форме, а также в виде электронного документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009.

Исходя из указанного, следует вывод, что однозначного указания на то, сколько должен храниться в компании приказ о направлении в служебную поездку, нет.

Образец приказа в командировку в 2019 году также заполняется с помощью унифицированного или разработанного на самом предприятии бланка и содержит все указанные выше реквизиты и сведения. Написание приказа начинается с изучения служебного задания.

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» // Бюллетень Госкомтруда СССР. 1988. — N 8.

Регистрация и срок хранения приказов на командировку

Источник: https://farflame.ru/zakon/1530-srok-khraneniya-prikazov-na-komandirovki-statya.html

Срок хранения приказов на командировку

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Срок хранения приказов на командировку». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

То есть это не такие серьезные документы, как бумаги об увольнении или договор о приеме на работу.

Если конкретнее, то можно выделить: В целях их оформления могут использоваться унифицированные формы, такие как Т-6 или Т-6а, или же внутрикорпоративные.

В отдельных случаях более длительные сроки командировки могут устанавливаться руководителями министерств и ведомств СССР и Советами Министров союзных республик“ [3].

К сожалению, в Инструкции не разъясняется, по какой причине установлен именно этот срок.
Согласно п. 2 ст.

11 НК РФ [5] физические лица признаются налоговыми резидентами Российской Федерации только в том случае, когда они фактически находятся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году.

Приказы о командировании срок хранения

Журналы могут служить косвенным доказательством самого факта служебной командировки; источниками данных о географии служебных командировок, количестве поездок и командированных работников (в отношении своего персонала) или продолжительности командировок, количестве приезжавших специалистов, частоте деловых контактов (в отношении прибывших в организацию специалистов).

Если тот или иной документ не соответствует установленным требованиям, то его нежелательно включать в дело. При организации хранения кадровых документов ответственный сотрудник может использовать различные типовые перечни сведений о соответствующих источниках или же задействовать внутрикорпоративные нормы.

Представляет собой этот документ небольшую тетрадь. В ней записываются номера приказов, а также их основные данные (реквизиты). Например, название и дата утверждения. В журнале приказов фиксируются бумаги постоянного, долговременного и кратковременного хранения.

А вот если речь идет о временной документации, то она не должна заноситься в подобный блокнот.
Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности.

Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага.

Сроки хранения приказов о командировании

Кроме того, его можно с успехом использовать для дальнейшего создания справочника в . Известно, что различные документы имеют свои сроки хранения.

Важно помнить, что в командировку нельзя отправить человека, выполняющего работы на основании гражданско-правового договора. Также нельзя направлять в командировки несовершеннолетних работников и беременных женщин.

Однако строгого правила в законодательстве нет. Конкретные правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении о кадровом документообороте и/или ().

Внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (изменения внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595).

Несмотря на то, что данный документ уже не действует, на его основе составлены другие действующие документы, например, Приказ Минкультуры России от 25.08.

Начнем с того, что служебная командировка – это направление работника по распоряжению руководителя в поездку за пределы места постоянной работы на определенный срок для исполнения служебных поручений.

В середине 2018 года, 25 июля было выпущено еще одно Постановление Правительства РФ № 771, регламентирующее командировочные кадровые вопросы.

Интересы сторон трудового договора относительнохранения документовЕсли говорить о сроках хранения документов, то у всех заинтересованных сторон (государства, организации, сотрудников и т.д.) в отношении документов имеются разные, порой противоположные друг другу интересы.

Если говорить о сроках хранения документов, то у всех заинтересованных сторон (государства, организации, сотрудников и т.д.) в отношении документов имеются разные, порой противоположные друг другу интересы. Государство обеспечивает сохранность документов в течение нужного ему срока при помощи трех инструментов: законов, нормативных актов министерств и ведомств и перечней.

Интересы сторон трудового договора относительнохранения документовЕсли говорить о сроках хранения документов, то у всех заинтересованных сторон (государства, организации, сотрудников и т.д.) в отношении документов имеются разные, порой противоположные друг другу интересы.

При направлении работника в служебную командировку необходимо правильно оформить все сопутствующие документы. В этой статье мы рассмотрим основной из них – приказ о направлении работника в служебную командировку.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия.

Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 3 Поводом для написания статьи стали вопросы коллеги: «Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными?» Дано ли где-то в нормативах определение этому и какой срок хранения должен быть у документов по краткосрочным и долгосрочным российским и заграничным командировкам?

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Но, поскольку с 2013 года данный документ не выступает в качестве обязательного, формы документов, которые утверждаются данным актом, также не обязательны для применения. Бланк документа можно скачать здесь, а образец заполнения служебного задания на командировку здесь.

Несмотря на то что оформление поездки было значительно упрощено, некоторые работодатели до сих пор считают необходимым оформление указанных документов.

Образцы заявления и приказа см. ниже по тексту.Что касается Вашего второго вопроса.Приказы бывают: – по личному составу; – по основной деятельности; – по административно-хозяйственной деятельности.

Следовательно, на сегодняшний день предельный срок командировки не установлен. Поэтому работодатель может направить работника в служебную командировку на более длительный срок.

Информация на сайте предоставлена исключительно в ознакомительных целях. Перед принятием какого-либо решения проконсультируйтесь с юристом.

Обычно для оформления приказа о направлении работника в служебную поездку применяют унифицированную форму №Т-9.

Перепечатка статей и консультаций с нашего сайта на другие сайты или печатные издания разрешается с согласия редакции сайта (как правило, бесплатно или по бартеру в обмен на размещение рекламного блока по нашей продукции).

Если достаточно велика вероятность того, что в будущем определенные документы, которым в перечнях установлены короткие сроки хранения, помогут нынешним сотрудникам организации в отстаивании их прав на пенсии, льготы и т. д. , то организации стоит подумать о том, чтобы сохранить эти документы дольше.

Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:

N 07-128 «Об учете видов заработка при начислении страховых взносов во внебюджетные фонды» указано, что при определении видов оплаты труда, на которые не начисляются страховые взносы, необходимо руководствоваться «перечнем видов заработной платы и других выплат, на которые не начисляются страховые взносы и которые не…

В настоящее время продолжает действовать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв.

В коммерческих организациях Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (, ). Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Приказ о командировании срок хранения

Порядок заполнения соответствующих документов может устанавливаться отдельными локальными нормативными актами, что издаются руководством предприятия. водитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику.
ЭПК ¦доклады, переписка) ¦о командировках ¦ ¦О предоставлении очередных ¦Записки, заменяющие ¦и учебных отпусков, 336 ¦приказы по личному 75 л.

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, оформляется по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Предприятия вправе самостоятельно установить, будет ли вестись единая книга учета для всех видов распоряжений руководства либо это будет несколько книг в зависимости от вида приказов.

Составление приказа на командировку

Однако после того, как были отменены определенные пункты Постановления № 749, командировочное удостоверение приобрело необязательный характер. В нынешнее время он заполняется по форме Т-10а, которая и была утверждена согласно Постановлению Госкомстата № 1.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
В Трудовом кодексе определено, что командировкой является поездка работника «на определенный срок», однако ни каких-либо ограничений длительности командировок, ни принципов разделения командировок на краткосрочные и длительные ТК РФ не содержит (ст.

Источник: https://vrifmesongs.ru/nedvizhimost/2976-srok-khraneniya-prikazov-na-komandirovku.html