Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжекТК — по закону это (ст.66 ТК РФ), персональный документ, отражающий качество работы и информацию о работе человека, а также его профессиональный стаж. Книжку создает первый официальный работодатель. За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель. Ведение трудовых документов для компании или частного предпринимателя является обязательным, только молодые специалисты без какого-либо опыта работы вообще могут быть приняты без трудовой книжки, а также люди, которые трудятся по совместительству.

Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформление

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек

Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:

  • Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
  • Трудовая книжка требуется для расчета пенсии

Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения.

Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде.

При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:

  • ТК оформили неверно;
  • ТК потеряли;
  • Потеряли множество ТК из-за чрезвычайного происшествия;

Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.

Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:

  • Подтверждённый рабочий стаж;
  • Поощрения и благодарности из старой ТК;

Приобретение чистых трудовых книжек — исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность ( 5.27 КоАП).
В этой статье мы рассказываем про бухгалтерскую отчетность малого предприятия.

Учет трудовых документов

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек

  • Журнал учета трудовых книжек. Ведет отдел кадров компании, в него записываются дата принятия работника, анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты ТК.
  • Книга приходно-расходная. Ведет бухгалтерия предприятия. В этой книге отражаются все операции по покупке бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заносятся реквизиты.

Страницы в вышеуказанных документах имеют порядковый номер, прошнурованы, имеют пломбу, печать и подпись руководителя организации. Подробно о ведении данных документов можно узнать в пункте 41 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

Ведение и хранение трудовых книжек работников

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек

Чтобы изменить подчиненного, ответственного за ведение трудовых книжек, следует заключить соглашение приема-передачи. В соглашение вписываются личные данные собственников книжек, количество передаваемых документов. Без подписей сдавшего и принявшего дела, акт считается недействительным.

Хранить трудовые книжки важно в месте, недоступном для третьих лиц. Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.е.

документы могут быть подвержены порче в месте хранения, на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Срок хранения трудовых книжек — до увольнения работника.

Срок хранения трудовых документов регламентируется перечнем типовых документов (п. 664, 686 и 695 Перечня):

  • Приходно-расходная книга по учету бланков ТК- 5 лет;
  • Книга учета движения ТК– 75 лет;
  • Невостребованные трудовые книжки – 75 лет;

Инструкция по ведению трудовых книжек

Заполнение новой (пустой) трудовой книжки:

  1. Записи производятся только при помощи шариковойгелевойперьевой авторучки чёрногосинегофиолетового цвета.
  2. Все записи делаются на основании приказа, в трудовую вносится его номер.
  3. Все записи производятся без сокращений и имеют свой номер в пределах раздела.
  4. Использование римских цифр неприемлемо, все даты вписываются арабскими числами.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (проверка правильности заполненного)

  • ФИО по паспорту (не сокращаем)
  • Дата рождения. Месяц прописью, число и год — цифрой: 5 декабря 1975 года
  • Образование («высшее профессиональное», «среднее профессиональное»)
  • В именительном падеже специальность («юрист», «учитель»)
  • Дата заполнения (в течение 5 дней после приема на работу)
  • Подпись и ее расшифровка, а также подпись (расшифровка) собственника ТК
  • Печать компании

Сведения о приеме на работу (проверяем правильность заполненного)

Внимание! Перед записью важно поставить печать предприятия и дублировать прописью его реквизиты.

  • Порядковый номер записи
  • Дата приема сотрудника
  • «Принят (а) в (название отдела) на должность (наименование)»
  • Приказ, его номер

Во время увольнения во второй строке записывается дата (последний рабочий день работника), в третьей — повод расторжения рабочих отношений и отсылка к соответствующей статье ТК.

Работа по совместительству и трудовая книжка

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек

Если поменялись данные собственника ТК

Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами.

Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой.

С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.

Как правильно заверить трудовую книжку?

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек

Работа без трудовой книжки, неправильные записи

Если сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, то он не устроен официально.

Большое количество нанимателей действуют, пренебрегая законодательством и выдавая заработную плату «в конверте», это позволяют им существенно экономить на налоговых отчислениях.

За такую «экономию» работодатель может быть арестован Федеральной налоговой службой с целью проведения проверки и наложения санкций вплоть до уголовного наказания.

Отказ организации от ведения трудовых книжек или некорректное их ведение является нарушением трудового законодательства, за которое существует штраф в размере от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и порядка 50000 для юридических (Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06). Также контролерами может быть остановлена деятельность компании на срок до 90 суток.

Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, то он должен возместить работнику ущерб, который равняется периоду, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.

Образец заполнения и оформления трудовой книжки

Образец титульного листа

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек

Сведения о работе

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек 

Увольнение

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек 

Сведения о награждениях

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек

Как оформляется отпуск и как начисляются декретные для беременных сотрудниц?

Тонкости ведения кассовых операций с подробными правилами здесь.

Что нужно для открытия кафе: http://svoy-business.com/nachalo-deyatelnosti/vidyi-biznesa/kak-otkryit-kafe-s-nulya.html

Источник: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/pravila-oformleniya-trudovyih-knizhek.html

Правила ведения и хранения трудовых книжек

На сегодняшний день трудовая — это основной документ, подтверждающий стаж и раскрывающий профессиональный путь работника. Именно на основе этого документа смотрят стаж, рассчитывают компенсации и другие выплаты, фиксируют поощрения и награды, которыми работодатель стимулирует своего работника за добросовестное исполнение должностных обязанностей.

Какими нормами руководствоваться

Порядок ведения, заполнения и хранения подробно рассматривается в следующих документах:

Порядок оформления при трудоустройстве

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, наниматель обязан вести ТК на каждого сотрудника, с которым заключен договор. Запись об этом должна быть внесена в течение 5 дней после выхода нового сотрудника на работу.

Если гражданин трудоустраивается впервые, то бланк ему должен выдать наниматель. Перед этим нужно получить от поступающего на работу письменное заявление на заведение трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия.

При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение.

Заявление на заведение трудовой книжки, образец

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек

Скачать

Какие сведения надо вносить в трудовую книжку

Общие требования

Требования Содержание и правила
Нумерация разделов сквозная Каждая запись имеет свой последовательный номер, нарушение последовательности считается ошибкой и необходимо вносить изменения.
Формат даты фиксированный Допускаются только арабские цифры в формате день, месяц, год (12.05.2019 — правильно, 12 мая 2019 года — неправильно).
Какими средствами вносить Сведения вносятся только ручками с чернилами черного, фиолетового или синего цветов, ручка может быть исключительно шариковая, гелевая и перьевая.
Допускается ли использование штампов и печатей Допускается при использовании штампа с названием организации. В целом этот вопрос не урегулирован на уровне закона, кроме случая выдачи вкладыша в трудовую.
На каком языке вносятся сведения Официальный язык — русский, но в национальных республиках допускается внесение сопровождающих записей на своем языке.
Сроки внесения информации Не позднее 7 дней после начала трудовой деятельности, при этом трудовая заводится на каждого работника, который проработал свыше пяти дней.
Как знакомить с записями Со всеми записями работника необходимо знакомить под подпись в личной карточке, где записи дублируются. В трудовой работник ставит свою подпись только при увольнении.
Как исправлять ошибки Зависит от раздела. На титульном листе исправления вносятся через зачеркивание, в разделе «Сведения о работе» зачеркивание запрещается, здесь запись признается недействительной.

Титульная страница

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек

Сюда вносят персональные данные владельца трудовой книжки:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения;
  • информацию об образовании;
  • профессию;
  • специальность.

Вся информация вносится на основании предоставленных работником документов. Инструкция по ведению трудовых книжек 2019 года не добавила каких-то новых сведений. Информация со слов работника не вносится.

После заполнения кадровый работник, который вносил информацию, ставит свою подпись и передает трудовую работнику, чтобы он проверил, все ли правильно внесено. Если все правильно, то работник ставит свою подпись. Если допущены ошибки или неточности, бланк подлежит уничтожению.

В этом случае будет заведен новый бланк трудовой, но работник за него уже ничего платить не будет, потому что ошибка была допущена работодателем.

Сведения о работе

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек

В этом разделе указывается информация:

  • о приеме на работу;
  • повышении в должности;
  • переводах (постоянных);
  • присвоении разрядов;
  • об увольнении.
Читайте также:  Смена директора – пошаговая инструкция 2020

Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе. С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Сведения о награждениях

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек

По сути мало чем отличается от предыдущего раздела, но есть свои нюансы. В этот раздел вносят информацию о награждении:

  • государственными наградами;
  • почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
  • другими видами поощрения, предусмотренными у конкретного работодателя.

Сведения о денежных премиях, которые носят регулярный характер, в этот раздел не вносят.

Общий порядок ведения и хранения

По правилам, ответственность за сохранность бланков трудовых лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков (как минимум двое, чтобы была возможность замены). Такое решение оформляется приказом.

Приказ о ведении трудовых книжек, образец

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек

Скачать

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они могут храниться в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся в соответствии с правилами.

Для учета ТК необходимо вести две книги:

  • приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании). В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ее ведет кадровая служба). В ней регистрируются все документы, принятые на хранение от работников при трудоустройстве и увольнении, с указанием серии и номера.

Книги сотрудников и вкладыши должны храниться в сейфе в отделе кадров, позволяющем обеспечить их сохранность.

ТК хранится у руководителя до дня расторжения договора с сотрудником. В отдельных случаях трудовая книжка выдается на руки гражданину для предъявления в Пенсионный фонд или органы социальной защиты. За ее хранение в это время ответственность несет владелец.

Правила выдачи копий трудовых книжек

По общему правилу, по письменную заявлению работника администрация обязана сделать копию трудовой книжки и выдать ее сотруднику в трехдневный срок с даты обращения. Копия заверяется записью, печатью организации (если есть) и подписью с расшифровкой ответственного кадрового работника.

Подробнее: как заверять копии трудовой книжки

Источник: https://clubtk.ru/pravila-vedeniya-i-khraneniya-trudovykh-knizhek

Правила и нормативные рекомендации по ведению и хранению трудовых книжек работников в соответствии с нормами законодательства

Являясь главным документом учета трудовой деятельности и стажа гражданина, трудовая книжка раскрывает всю его профессиональную биографию.

Здесь отображаются такие данные, как опыт работы в конкретных должностях, карьерный рост, длительность пребывания на службе, причины увольнения и прочие сведения, которые, в свою очередь, могут пролить свет на “светлые” и “темные” пятна в профессиональной жизни сотрудника.

На данный момент трудовая книжка является первым документальным основанием начисления страховой пенсии по достижении человеком соответствующего стажа и возраста. Рассмотрим ключевые законодательные нормы ее оформления и ведения.

Основные правила заполнения и хранения трудовой книжки

Российское законодательство обязывает работодателя вести трудовые книжки каждого сотрудника, для которого данное место работы является основным.

Оформление трудовой книжки в соответствии с нормативными требованиями происходит на первом месте работы гражданина — он должен предоставить в отдел кадров, бухгалтерию или же непосредственно руководителю чистый бланк документа, в котором работодатель обязан в течение 7-дневного срока с момента заключения трудового контракта внести базовые сведения о сотруднике. Данная информация заполняется на основании представленных им оригиналов личных документов.

В то же время записи в трудовой книжке отражаются исключительно на основании внутреннего приказа на предприятии. Речь идет о таких сведениях, как прием в должность, перевод на другую позицию в компании, повышение категории, награждения и отличия, увольнение.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек работников в течение всего периода трудоустройства возлагается на уполномоченного сотрудника отдела кадров, бухгалтерии или же самого руководителя компании.

Работодатель также обязан вести учет трудовых книжек в виде специальной приходно-расходной книги по учету их бланков и вкладышей к ним, а также книги учета движения данных документов.

Вкладыш в трудовую книжку заводится работодателем в том случае, если все ее страницы являются заполненными в момент приема на работу.

Как сменить фамилию в трудовой книжке?

Изменение фамилии владельца трудовой книжки производится работодателем на основании приказа об изменении персональной информации, который, в свою очередь, готовится после предоставления работником соответствующих актуальных документов, содержащим такие изменения, и в некоторых случаях — заявления об изменении фамилии. Получив копию внутреннего приказа, кадровая служба корректирует данные сотрудника в его трудовой книжке и личной карточке.

Согласно правилам внесения правок в документ учета трудовой деятельности и стажа, прежняя фамилия на первой странице бланка аккуратно зачеркивается и вписывается новая. На внутренней стороне обложки дается пояснение данного изменение со ссылкой на реквизиты соответствующего документа.

Законодательное регулирование вопроса

Нормативный регламент ведения и хранения трудовых книжек граждан излагается в ряде документов:

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • статье 66 Трудового кодекса РФ, дающей определение документа учета трудовой деятельности и стажа человека, декларирующей обязанности работодателя по ведению и хранению трудовых книжек;
  • статьях 5.27 и 13.20 КоАП РФ, регулирующих меры ответственности за нарушения регламента ведения документа, прописанного в Трудовом кодексе РФ;
  • постановлении Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках», предписывающем правила оформления, заполнения и хранения документов, устанавливающем их образец, а также стандарт вкладыша в трудовую книжку;
  • постановлении Министерства труда РФ №69 от 10 октября 2003 года «Об инструкции по заполнению трудовых книжек». Директива содержит четкие указания, как правильно вести трудовую книжку, как и в каком порядке вносить записи и возможные правки.

В апреле 2018 года Министерство труда РФ опубликовало проект приказа об утверждении нового порядка ведения трудовых книжек, который в недалеком будущем призван заменить действующие ныне Правила ведения и хранения трудовых книжек, принятые в 2003 году.

Чиновники уже анонсировали ряд изменений, направленных на упрощение некоторых норм оформления бланков трудовых книжек.

Как правильно вести трудовую книжку: нормы законодательной инструкции

Принятая Постановлением Минтруда РФ в 2003 году Инструкция по заполнению трудовой книжки содержит практические рекомендации по внесению в документ всей необходимой информации.

Согласно ее нормативным положениям, содержательная часть трудовой книжки условно делится на такие блоки, как личные данные сотрудника, информация об образовании, сведения о работе (переводе, награждении, увольнении).

Рассмотрим практические особенности заполнения данных в каждом из них:

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек

  1. Личная информация о работнике: на первой странице документа указываются ФИО (без сокращения) и дата рождения человека.
  2. На первой странице (титульной) отражаются также сведения об образовании, специальность сотрудника — эти данные вносятся на основании оригиналов или заверенных копий соответствующих документов. После внесения записи ставится дата заведения трудовой книжки, а также подпись самого работника, удостоверяющая вышеизложенное. Данные первой страницы документа также визирует уполномоченное на предприятии лицо, сюда же ставится и печать организации.
  3. Сведения о работе — этот блок начинается с разворота следующей страницы, содержащим четыре графы: порядковый номер, дату совершения того или иного действия, графу с непосредственной информацией о трудовой деятельности, графу с реквизитами документа, на основании которого вносится запись.

Записи вносятся последовательно: каждая запись приема, перевода или увольнения с рабочего места должна быть пронумерована по порядку.

Ключевые сведения отображаются в графе 3 — здесь уполномоченное лицо указывает информацию о принятии (переводе, увольнении) на ту или иную должность в конкретной организации. Изложенное визируется подписью сотрудника кадрового отдела, бухгалтерии или непосредственно самим руководителем, указываются его ФИО и должность, ставится печать учреждения.

В разделе «Сведения о награждении» по такой же схеме вносится и информация о наградах за те или иные трудовые достижения с указанием даты награждения и документа, являющимся для этого основанием.

Подытожив, отметим: в российском законодательстве предусмотрен целый перечень нормативов, которые устанавливают строгий порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек граждан на основном месте их работы.

Соблюдение работодателем всех регламентных правил работы с документами учета трудовой деятельности и стажа работника является неукоснительным требованием трудового законодательства во избежание тех или иных нарушений, связанных с документальным оформлением трудовых отношений.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/xranenie.html

Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек

      Примечание РЦПИ!
      Вводится в действие с 01.01.2016.

  •       В соответствии с подпунктом 25) статьи 16 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года ПРИКАЗЫВАЮ:
  •       1. Утвердить:
  •       1) форму трудовой книжки согласно приложению 1 к настоящему приказу;
  •       2) Правила ведения и хранения трудовых книжек согласно приложению 2 к настоящему приказу.
  •       2. Департаменту труда и социального партнерства Министерства здравоохранения и социального развития Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:
  •       1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
  •       2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан направление на официальное опубликование в периодических печатных изданиях и информационно-правовой системе «Әділет»;
  •       3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства здравоохранения и социального развития Республики Казахстан;
  •       4) в течение десяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан представление в Департамент юридической службы Министерства здравоохранения и социального развития Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1), 2) и 3) настоящего пункта.
Читайте также:  Может ли директор работать по совместительству: в своей, в другой организации

      3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан Нурымбетова Б.Б.

      4. Настоящий приказ вводится в действие с 1 января 2016 года и подлежит официальному опубликованию.

Министр здравоохранения
и социального развития
Республики Казахстан Т. Дуйсенова
Приложение 1к приказу Министра здравоохраненияи социального развитияРеспублики Казахстанот 30 ноября 2015 года№ 929

      Форма трудовой книжки

  1. Қазақстан
  2. Республикасының
  3. Мемлекеттік Елтаңбасы
  4. Еңбек
  5. кітапшасы
  6. Трудовая
  7. книжка
  8. Тегі ________________________________________________________________
  9. Фамилия
  10. Аты _________________________________________________________________
  11. Имя
  12. Әкесінің аты (ол бар болса)__________________________________________
  13. Отчество (при его наличии)
  14. Туған күні __________________________________________________________
  15. Дата рождения
  16. Білімі ______________________________________________________________
  17. Образование
  18. Мамандығы, біліктілігі ______________________________________________
  19. Специальность, квалификация
  20. Толтырылған күні 20__ жылғы «__» _______________
  21. Дата заполнения
  22. Қызметкердің қолы ___________________________________________________
  23. Подпись работника
  24. Жұмыс беруші уәкілеттік
  25. берген адамның қолы _________________________________________________
  26. Подпись уполномоченного работодателем лица
Жұмысы туралы мәліметтер Сведения о работе
күні

число

айы

месяц

жылы

год

  • Жұмысқа қабылдау
  • туралы, басқа
  • жұмысқа ауыстыру
  • туралы (лауазымы
  • көрсетіледі) және
  • еңбек шартының
  • тоқтатылуы
  • (себептері мен
  • заңнамалық актілерге
  • сілтемелер
  • көрсетіледі)
  • туралы мәліметтер
  • Сведения о приеме
  • на работу, о
  • переводах на
  • другую работу
  • (с указанием
  • должности) и
  • прекращении
  • трудового договора
  • (с указанием
  • причин и ссылок
  • на законодательные акты)
  1. Жазбаны енгізу негіздемесі
  2. (құжат, оның күні мен нөмірі)
  3. На основании
  4. чего внесена
  5. запись (документ,
  6. его дата и номер)
1 2 3 4
Марапаттаулар мен көтермелеулер туралы мәліметтер

Сведения о награждениях и поощрениях

күні

число

айы

месяц

жылы

год

  • Ұйымдағы жұмысқа
  • байланысты
  • ордендермен,
  • медальдармен және
  • грамоталармен
  • марапаттаулар,
  • құрметті атақтар
  • беру және
  • көтермелеулер
  • туралы мәліметтер
  • Сведения о
  • награждениях
  • орденами, медалями
  • и грамотами,
  • присвоении
  • почетных званий и
  • поощрениях,
  • связанных с
  • работой в
  • организации
  1. Жазбаны енгізу негіздемесі (құжат,
  2. оның күні мен
  3. нөмірі)
  4. На основании
  5. чего внесена
  6. запись (документ,
  7. его дата и номер)
1 2 3 4
Приложение 2к приказу Министра здравоохраненияи социального развитияРеспублики Казахстанот 30 ноября 2015 года№ 929

Правила ведения и хранения трудовых книжек1. Общие положения

      1. Настоящие Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее — Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 25) статьи 16 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года (далее — Кодекс) и определяют порядок ведения и хранения трудовых книжек.

  •       2. В настоящих Правилах используются следующие понятия:
  •       1) трудовая книжка — документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника;
  •       2) акты работодателя — приказы, распоряжения, инструкции, положения, правила трудового распорядка, издаваемые работодателем;
  •       3) работодатель — физическое или юридическое лицо, с которым работник состоит в трудовых отношениях;
  •       4) вкладыш — неотъемлемая часть трудовой книжки, которая оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

2. Порядок ведения и хранения трудовых книжек

      3. Трудовая книжка (при ее наличии) ведется работодателем для подтверждения трудовой деятельности работника и состоит из двух разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях».

  1.       4. В трудовую книжку вносятся:
  2.       1) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (при его наличии), дата рождения, образование, квалификация, специальность;
  3.       2) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, прекращение трудового договора;
  4.       3) сведения о награждениях и поощрениях.
  5.       Записи о применении дисциплинарных взысканий в отношении работника в трудовую книжку не вносятся.

      5.

Все записи в трудовой книжке о датах заключения трудового договора либо его прекращения, перевода на другую работу, а также о награждениях и поощрениях производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными цифрами, год указывается полностью) и вносятся первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом после издания соответствующего акта работодателя и соответствуют его тексту. При прекращении трудового договора запись в трудовой книжке вносится не позднее дня прекращения трудового договора.

      6. Сведения о работнике записываются на первой странице трудовой книжки и заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации (при ее наличии).

      Фамилия, имя, отчество (при его наличии) (полностью без сокращений) и дата рождения указываются на основании документов, удостоверяющих личность.

      Образование, специальность и квалификация указываются на основании документов об образовании.

      7. В разделе «Сведения о работе» отдельной строкой в виде заголовка указывается полное наименование работодателя.

      8. Записи о наименовании должности, на которую принят работник, производятся на основании трудового договора, акта работодателя, штатного расписания организации.

      9.

Если за время работы работника изменится наименование работодателя, то в графе 3 раздела «Сведения о работе» отдельной строкой производится соответствующая запись, а в графе 4 раздела «Сведения о работе» указывается основание изменения наименования (дата и номер справки о государственной регистрации (перерегистрации) юридического лица или удостоверение личности физического лица — работодателя).

  •       10. В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» вносятся следующие сведения:
  •       1) о награждениях государственными наградами Республики Казахстан и присвоении почетных званий;
  •       2) о награждениях почетными грамотами, нагрудными знаками, дипломами;
  •       3) о поощрениях за успехи в труде, в соответствии с трудовым, коллективным договорами и актами работодателя.

      11. В случае выявления в трудовой книжке неправильной или неточной записи сведений о трудовой деятельности работника исправления производятся работодателем, которым была внесена соответствующая запись.

      12. Если работодатель — юридическое лицо, внесший неправильную или неточную запись, реорганизовано, исправления вносятся его правопреемником.

      13. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве (при его наличии) и дате рождения работника производится работодателем по последнему месту работы на основании документов, удостоверяющих личность, свидетельства о браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при его наличии), дата рождения и записываются новые данные.

Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации (при его наличии).

      14.

Исправление сведений о работе производится в следующем порядке: после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 раздела «Сведения о работе» производится следующая запись: «Запись за № ___ недействительна. Принят на должность_______» и в графе 4 раздела «Сведения о работе» повторяется дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

      В случае незаконного расторжения трудового договора, перевода и восстановления на прежней работе производится следующая запись: «Запись за № ______ недействительна, восстановлен на прежней должности».

      При изменении формулировки причины расторжения трудового договора производится следующая запись: «Запись за № ____ недействительна, трудовой договор прекращен (или расторгнут)» и указывается новая формулировка. В графе 4 раздела «Сведения о работе» в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины прекращения трудового договора.

      15. Сведения о трудовой деятельности исправляются в соответствии с документами, подтверждающими трудовую деятельность работника согласно статье 35 Кодекса.

      16. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

      17. При прекращении с работником трудового договора все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы у работодателя, заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации (при его наличии).

      18. В случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в нее вшивается вкладыш между последней страницей и обложкой трудовой книжки.

      Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке.

      Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

      19. По желанию работника трудовая книжка в период действия трудовых отношений хранится у работодателя по месту работы. Порядок хранения трудовых книжек определяется работодателем самостоятельно.

      20. Кадровая служба либо уполномоченное работодателем должностное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников, а также выданные работникам.

      При получении трудовой книжки в связи с прекращением трудового договора работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

      21. В случае смерти работника трудовая книжка выдается его родственникам под роспись или высылается почтой по их требованию.

      Трудовые книжки, не полученные работниками при прекращении трудового договора либо его ближайшими родственниками, в случае смерти работника хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек.

Источник: http://adilet.zan.kz/rus/docs/V1500012621

Правила ведения и хранения трудовых книжек: инструкция по заполнению и внесению изменений, образец приказа о назначении ответственного лица

Трудовая книжка является важнейшим документом, в котором отображается вся рабочая биография лица. Процедура ее ведения строго регламентируется законодательством, а работодатель несет всю полноту ответственности за обеспечение сохранности трудовой книжки.

Правовые нормы

Трудовая книжка является базовым документом о трудовой деятельности работника. Она необходима для подсчета стажа работника (как общего, так и страхового – который лежит в основе пенсионных начислений), а также служит подтверждением имеющегося у работника опыта при трудоустройстве.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Работодатель может удостовериться в правдивости указанной соискателем причины ухода с предыдущего места, так как в трудовой книжке указываются основания для расторжения трудового договора.

Процедура хранения и оформления трудовых книжек опирается на следующие положения закона:

Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности и содержит персональные сведения сотрудника. Поэтому к ее ведению и хранению предъявляются весьма жесткие требования. Ответственность за нарушение действующего порядка предусмотрена КоАП РФ. На протяжении последних 15 лет правила ведения и хранения трудовых книжек остаются неизменными.

Порядок ведения трудовых книжек

Трудовые книжки на своих сотрудников, проработавших более 5 дней, обязаны вести все работодатели без исключения. Исключения составляют работодатели в статусе физических лиц (кроме индивидуальных предпринимателей).

Порядку ведения трудовых книжек посвящена «Инструкция по заполнению трудовых книжек…», утвержденная Минтрудом от 2003 года №69.

В трудовую книжку вносится информация о работнике и трудоустройстве:

  1. О выполняемой им работе: куда, на какую должность он был принят и в какое подразделение.
  2. О переводах на иную должность внутри одного работодателя (например, о повышениях).
  3. О периоде работы.
  4. О наградах и поощрениях за отличный труд.
  5. Об увольнении со ссылкой на статью Трудового кодекса, которая послужила основанием расторжения трудового договора.

Если за период работы у сотрудника были дисциплинарные взыскания за нарушение трудовой дисциплины, то они не вносятся в трудовую книжку. Исключением являются случаи, когда формой взыскания стало увольнение. Сведения об этом в обязательном порядке отображаются в трудовой книжке (по ч. 1 ст. 192 ТК).

Трудовая книжка представляет собой бланк установленной формы с разными степенями защиты с указанием серии и номера, на 20 разворотов. Страницы документа пронумерованы и имеют разделы с записями:

  1. Сведения о сотруднике на титульной странице.
  2. Сведения о работниках.
  3. Сведения об имеющихся награждениях.

Когда предусмотренное для внесения записей в трудовой книжке место закончилось, то следует оформить вкладыш для нее. К такому вкладышу предъявляются аналогичные требования, что и к самой трудовой книжке.

В обязанности работодателя входит обеспечение нужного запаса бланков трудовых книжек и вкладышей (по Правилам №225 п. 44). Бланки рекомендуется приобретать работодателю у официальных распространителей, которые уполномочены Гознаком. Работодатель не вправе требовать приобретение трудовой книжки от работника.

Правила ведения

При ведении трудовых книжек стоит учитывать такие правила:

  1. Даты должны быть написаны строго арабскими цифрами (например, сотрудника взяли на работу 15 января 2018 года – это записывается как 15.01.2018).
  2. Допускается использование фиолетовых, синих или черных чернил.
  3. Записи должны вноситься аккуратно и в полном объеме.
  4. Сокращения не допускаются.
  5. Информация вносится на русском языке или официальном языке республики.
  6. Данные о работе вносятся на основании выпущенного приказа о приеме на работу, о переводе, об увольнении или о награждении.
  7. Данные вносятся не позднее 7-дневного срока, при увольнении – в тот же день.
  8. Каждой записи присваивается свой собственный порядковый номер.

Внесенные в трудовую книжку записи должны дублироваться в личной карточке сотрудника. С ними он обязательно знакомится под подпись.

Внесение изменений и исправлений

При обнаружении в трудовой книжке неправильной или неточной записи ее исправление производится по месту работы, где она была внесена, или же новым работодателем на основании полученной им уточненной информации. Когда старый работодатель был реорганизован или ликвидирован, то правки должна внести организация-правопреемник или новый действующий работодатель на основании архивных данных.

Исправления должны полностью соответствовать записи в документе, на основании которого вносятся правки в трудовую книжку. Правки допускается делать только при наличии документального подтверждения (в том числе по решению суда) и они не могут производиться на основе свидетельских показаний.

Так, например, записи о фамилии, имени, отчестве сотрудника исправляются на основании предъявленного им паспорта, свидетельства о рождении и браке (разводе), об изменении фамилии, имени или отчества и пр.

Подобные правки необходимо сделать на титульном листе со ссылкой на номер и дату подтверждающих документов.

Для внесения изменений в персональные сведения прежние фамилия, имя, отчество зачеркиваются одной прямой линией и проставляются новые данные.

Ссылки на документы, которые стали основой для внесения правок, делаются на внутренней стороне трудовой книжки и заверяются подписью работодателя и печатью компании.

Дополнение сведений об образовании, профессии и специальности на титульном листе производится без зачеркивания старой записи. Новая запись делается через запятую после старой.

В тех разделах, где содержатся сведения о работе или наградах, зачеркивание неточных данных не допускается. Все изменения вносятся через признание старой записи недействительной и внесения новой – правильной.

Использование корректора или лезвий для внесения исправлений строго не допускается.

Лица, ответственные за ведение документа

Законодательство обязывает каждого работодателя надлежащим образом организовать работу с трудовыми книжками. Для этого назначается уполномоченное должностное лицо, которое будет ответственно в организации за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Обычно подобные полномочия передаются определенному сотруднику из бухгалтерии или отдела кадров.

Как и другие кадровые назначения, ответственное лицо наделяется таким функционалом через издание приказа. Приказ имеет произвольную форму и составляется в письменном виде. В данном документе следует прописать такие сведения, как:

  1. ФИО сотрудника, который наделяется полномочиями по хранению и учету трудовых книжек.
  2. Номер приказа, согласно внутренней системе нумерации.
  3. Должность сотрудника.
  4. Дата формирования приказа.
  5. Подпись руководителя.

Формулировка приказа имеет такой вид: «Назначить бухгалтера ….лицом, которое ответственно в компании за учет, хранение, ведение и выдачу трудовых книжек…». Образец приказа об ответственном за ведение трудовых книжек можно скачать здесь.

Должностное лицо может привлекаться к административной ответственности за нарушение порядка хранения и учета трудовых книжек.

Правила хранения и учета

Все полученные от сотрудников трудовые книжки, оформленные работодателем трудовые книжки, а также их чистые бланки и вкладыши подлежат строгому учету при хранении. Об этом свидетельствует раздел 6 Правил №225.

Работодатель должен вести журналы учета трудовых книжек по установленной форме. В частности, это приходно-расходная книга по учету бланков и вкладышей и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Оба учетных журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы, а также заверены подписью руководителя и печатью. Об этом сказано в п. 41 Правил.

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией, и в ней отображается полный спектр информации по получению и расходованию бланков трудовых книжек. При оформлении нового бланка в книгу вносится серия и номер бланка.

В книге учета движения трудовых книжек прописывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышей. В книге учета прописывается серия и номер трудовых книжек, выданных работникам. Также здесь ставится подпись сотрудника, который получил трудовую книжку на руки в процессе увольнения.

Что касается места хранения трудовых книжек, то ни Правила №225, ни Инструкция №69 не содержат указаний относительно того, где должны храниться трудовые книжки. Но в Положении по ведению документооборота, утвержденного еще в 1983 году, сказано, что все бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах и специальных помещениях для обеспечения их сохранности по п. 6.2.

Ключевой принцип для выбора места хранения трудовых книжек – недопущение свободного доступа к ним посторонних.

Сроки хранения

Работодатель постоянно обеспечивает хранение трудовых книжек всех штатных специалистов. Трудовые книжки совместителей хранятся по основному месту работу. То есть по умолчанию срок хранения трудовых книжек совпадает с периодом трудоустройства сотрудника.

Трудовая книжка передается на руки сотруднику только при его увольнении (при прекращении трудового договора независимо от основания) либо на время предоставления документа в органы социального страхования по ст. 62 (на основании письменного заявления работника).

Если сотрудник умер, то, согласно п.

37 Правил №225, трудовая книжка выдается на руки одному из родственников на основании его заявления либо направляется в адрес родственника заказным письмом с описью вложения (предварительно нужно получить заявление от родственника или его согласие на пересылку трудовой). При этом на момент передачи трудовой книжки родственнику в нее должна быть внесена отметка о расторжении трудового договора на основании п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК.

Но на практике возникают случаи невостребованности трудовой книжки умерших сотрудников, и тогда она должна храниться у работодателя вплоть до поступления заявления от родных.

Сроки хранения невостребованных трудовых книжек составляют 75 лет (согласно п. 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры №558 от 2010 года). Книга учета движения трудовых книжек также должна храниться 75 лет. Приходно-расходная книга учета бланков и вкладышей хранится 5 лет.

Таким образом, трудовая книжка – это важный документ, который содержит сведения о стаже работы сотрудника, продолжительности его работы у конкретного работодателя и причине увольнения и пр.

К хранению и ведению трудовой книжки предъявляются строгие требования. Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек возлагается на работодателя.

Трудовые книжки должны храниться в течение 75 лет или до увольнения сотрудника.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/pravila-hranenia.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector