Правовые и бухгалтерские основы аутсорсинга, оформление документов

Передача отдельных функций организации в руки профессионалов узкой специализации именуется аутсорсингом.

Привлечение исполнителей высокого уровня со стороны для выполнения работ, являющихся второстепенными для компании, зачастую куда выгоднее, чем содержать в штате первоклассных специалистов, которые объективно не могут быть задействованы в бизнес-процессе по полной программе.

Договор аутсорсинга, необходимый в этом случае, является по своей сути договором о возмездных услугах (ГК гл.39), то есть сторона, нуждающаяся в высококачественной помощи профильных специалистов, покупает и оплачивает именно услугу по выполнению тех или иных работ, их обслуживанию и контролированию процесса для обеспечения бесперебойного функционирования конкретной бизнес-системы.

Какие виды аутсорсинга бывают?

• Согласно договору аутсорсинга, компания-исполнитель принимает на себя обязательства по выполнению очерченных заказчиком работ определённой направленности на возмездной основе.
• В отличие от аутстаффинга, аутсорсинг «покупает» не специалистов (не рабочую силу), а результат деятельности без конкретизации исполнителей, при этом количество персонала, задействованного в процессе, не принимается во внимание и не оговаривается договором.
• В зависимости от объёма передаваемых функций различают:

• полный аутсорсинг (например, IT, PR, бухгалтерия и пр.);
• частичный, или этапный аутсорсинг (например, аудит, юридическое сопровождение);
• периодический аутсорсинг (например, юридические и другие консультации, аттестация).

В зависимости от функциональной направленности и сферы приложения различают следующие виды:

• аутсорсинг информационных технологий;
• аутсорсинг делопроизводства и управления;
• аутсорсинг услуг и хозяйственной деятельности;
• производственный аутсорсинг.

Выведение за рамки основного бизнеса узкопрофильных подразделений и передача ряда функций на аутсорсинг позволяет компании сосредоточиться на стратегическом направлении бизнеса без распыления временных, человеческих и материальных ресурсов на вспомогательные (дополнительные, сопроводительные) процессы.

Пример. Строительной компании среднего уровня экономически невыгодно содержать штат айтишников (управленцев, бухгалтеров, хозяйственников, маркетологов, рекламщиков). Перепоручение этих участков деятельности высокопрофессиональной сторонней команде мастеров своего дела позволит сосредоточиться на основных задачах и направлениях бизнеса.

Преимущества привлечения в бизнес аутсорсеров:

1. Экономия материальных средств и человеческих ресурсов. Отпадает необходимость раздувания штата, зачастую не оправданного.
2. Концентрация на профильном направлении бизнеса без вынужденного контролирования работы вспомогательных подразделений.
3. Доступ к высоким технологиям и «большим умам», получаемым по договору аутсорсинга.
4. Гарантированное качество услуг.

Риски передачи функций на аутсорс:

1. Неправильно составленный договор, что может привести к снижению качества.
2. Увеличение расходов, если на аутсорсинг передаётся слишком много процессов.
3. Утрата контроля и гибкости. Потенциально возможна утечка информации.

Кроме того, законодательной базы аутсорсинга до сих пор нет, к договорам аутсорса применяют требования гл.39 ГК. Нововведения и запреты ФЗ №116 2014/05/05 коснулись только аутстаффинга, занимающегося, в отличие от аутсорсинга, арендой персонала, а не услуг.

В аутсорсинге исполнитель несёт полную ответственность за качество услуг. В аутстаффинге такого рода ответственности (качество переданной в аренду человеко-единицы) быть не может.

Правила составления договора аутсорсинга

В последнее время всё чаще переводят на аутсорс хозяйственную деятельность организаций.

Договор аутсорсинга требует письменной формы (ГК стт.160, 161), нотариальная регистрация не обязательна.

Особенности договора и требования к содержанию:

1. Документ имеет номер, к которому могут быть привязаны последующие дополнительные соглашения и приложения. Дату и место подписания договора прописывают в обязательном порядке.
2. Полная информация о сторонах соглашения. Лица, представляющие компании, должны быть уполномочены заключать сделки и подписывать соглашения. Такими полномочиями не наделены исполняющие обязанности (ИО) и временно исполняющие обязанности (ВРИО) руководителя (Постановление ФАС МО №КГ-А41/10211-03 2004/09/01).
3. Предмет сделки, или характеристика услуги с детализацией. Отсутствие подробностей и конкретизации задач может привести к тому, что необходимые действия исполнителя попадут в разряд дополнительных услуг, оплачиваемых отдельно. Объём работ по услуге без детализации в договоре может трактоваться сторонами по-разному (ГК ст.783).
4. Двусторонние обязанности и права. Упорядочивание промежуточной отчётности. Предоставление информации (какой и в каких случаях).
5. Двусторонняя ответственность (к примеру, нарушение сроков отчётов, отсутствие информации) и варианты оценки качества работ (ГК стт.721, 783).
6. Стоимость услуги в рублях (ГК ст.314) и схема оплаты (ст.781).
7. Действительность договора (обычно от 6 месяцев) и возможность его продления.
8. Разрешение конфликтных ситуаций и споров.
9. Порядок и условия расторжения соглашения, возможный отказ от сотрудничества. Порядок заключения дополнительных соглашений к настоящему договору.

Если к договору прикладываются иные документы (лицензия аутсорсинговой организации (например, аудит, юридические и медицинские услуги), расширенная детализация работ и другие), то они вписываются в текст договора.

Договор аутсорсинга заключается между компаниями (ЮЛ), поэтому при подписании необходимо указать реквизиты заказчика и исполнителя. Подписи на договоре заверяются печатями.

Обязательные моменты

Договор аутсорсинга заключается с непосредственным исполнителем (аутсорсинговой компанией), которая не может выступать посредником услуг, то есть перепоручение исполнения не допускается (ст.780).

Предметом договора являются конкретные услуги (деятельность) ГК ст.779. Результат аутсорсинговой деятельности не наделён вещными характеристиками, но имеет иную качественную оценку.

Очевидно обязательными (существенными) моментами договора аутсорсинга являются:

• предмет договорённости, или собственно услуга, которая подлежит подробнейшему описанию, с пошаговым перечислением необходимых заказчику работ;
• даты начала и окончания договора аутсорсинга (ст.783), без которых он не будет признан действующим (Постановление ФАС ЗСО №А27-9091/2009);
• сроки предоставления промежуточной отчётности, варианты и сроки информирования заказчика.

Расплывчатая формулировка и отсутствие конкретизации обязательных моментов договора являются главными ошибками при заключении аутсорсингового соглашения.

В договоре могут быть прописаны дополнительные положения, которые стороны посчитают важными. По дополнительным пунктам договора должно быть проведено обсуждение и достигнута двусторонняя договорённость.

Если услуга, являющаяся предметом договора, со временем потребует уточнения, расширения задач и/или полномочий аутсорсера, а также изменения контролирующих действий со стороны заказчика, то заключается дополнительное соглашение.

Порядок обсуждения, заключения и подписания такого документа оговаривается в тексте основного договора.

1. Договор аутсорсинга персонала — образец
2. В договоре аутсорса должны быть непременно прописаны те существенные условия, которые предъявляются к договорам подобного типа и которые стороны соглашения посчитают важными для плодотворного сотрудничества.
3. Необходимость изменения текста договора потребует привлечения специалиста для его составления.
4. Следует избегать обобщённых формулировок при описании содержания аутсорсинга, разночтения при освещении обязательных моментов и двоякого толкования задач и критериев оценки исполнения.
6. Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 288-73-46, Санкт-Петербург +7 (812) 317-70-86 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

Источник: http://lawyer-guide.ru/administrativnoe-pravo/oformlenie-dokumentov/dogovor-autsorsinga.html

Нормативно-правовое регулирование отношений аутсорсинга

Практика аутсорсинга помогает компаниям решить проблемы функционирования и развития в рыночной экономике путем сокращения издержек, ускорения адаптации к условиям внешней среды, улучшения качества продукции и услуг, уменьшения рисков. Компания-заказчик может, используя аутсорсинг второстепенных функций, сконцентрироваться на тех, которые свойственны именно ей, на своей специфике.

Термин «аутсорсинг» заимствован из английского языка (от англ. «outsourcing») и дословно переводится как использование чужих ресурсов.

Aутсорсинг — передача организацией определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.

В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года).

Аутсорсинг в юридическом понятии представляет собой услуги внешнего исполнителя — специализированной фирмы для выполнения ею определенной деятельности в пользу организации — заказчика, т. е. выполнение каких-либо функций, чаще всего непрофильных для организации.

Аутсорсинг, по мнению Б. А. Аникина, это современная методология создания высокоэффективных и конкурентоспособных организаций в условиях жесткой конкуренции трех экономических центров, сложившихся к 21 веку в мире, США, Японии и Европы [8].

Таким образом, аутсорсинг — широкое понятие, объединяющее различные формы взаимовыгодного сотрудничества. К аутсорсингу, в частности, можно отнести:

1. использование услуг специализированных организаций для решения внутренних задач компании (например, разработки проектов, кадрового обеспечения, обучения персонала)

2. приобретение у сторонних компаний услуг по реализации отдельных бизнес-процессов (например, в сфере логистики, информационного и финансового обслуживания и т. п.)

3. вынесение производства (частично или полностью) в регионы с более дешевой рабочей силой;

4. реализацию проектов (частично или полностью) силами внешних организаций, располагающих необходимыми ресурсами, в том числе высококвалифицированным персоналом.

5. вынесение части активов за пределы предприятия, создание дочерних фирм и совместных предприятий для выполнения отдельных видов деятельности (производства или услуг).

Аутсорсинг рассматриваются как модель хозяйствования, которая предполагает заключение долгосрочных договоров, за время действия которых экономика успевает пройти несколько циклов, соответственно меняются бизнес-приоритеты руководства заказчика (например, снижение затрат на повышение производительности и пр.), к концепции аутсорсинга следует подходит с точки зрения увеличения ценности бизнеса. Выделяют различные виды аутсорсинга (см. табл. 1).

Таблица 1

Виды аутсорсинга

Классификационный признак	Виды аутсорсинга
По сферам деятельности	IT-аутсорсинг; Юридический; Бухгалтерский; Кадровый; Налоговый; Транспортный (или логистический); Прочее
По субъектам	Аутсорсинг, оказываемый малым, крупным, средним, иностранным предприятиям
Классификация Лароза И. (по характеру оказываемых услуг)	Выполнение одноразовых и краткосрочных работ; Временная, сезонная, консультационная работы; Возникает тогда, когда чья- то профессиональная позиция считается избыточной.
Классификация Лозинского С. (по степени интеграции)	Функциональный (влияние аутсорсера минимально);Аутсорсинг бизнес-процессов (клиент интегрирует аутсорсера в организационную структуру)

Аутсорсинг привлёк внимание учёных-экономистов, выявивших положительные и негативные моменты использования данной формы заёмного труда в компаниях. В силу направленности этой конструкции на перераспределение трудовых ресурсов и налогового бремени аутсорсинг вызывает также интерес у юристов, занимающихся разработкой проблемных аспектов трудового и налогового права.

Передача процессов в аутсорсинг осуществляется посредством заключения договора между заинтересованной стороной (заказчиком) и аутсорсером (организацией, специализирующейся на определенном виде услуг, работ) о выполнении работ или оказании услуг, необходимых для эффективного поддержания производственных процессов заказчика, работниками, состоящими в штате аутсорсера.

Действующее законодательство РФ фактически никак не регламентирует применение таких форм занятости работников, как «аутсорсинг». Возможность применения работодателями аутсорсинговых схем вытекает из положений Гражданского кодекса РФ ст.

421, устанавливающей, что граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Стороны могут заключить договор как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами.

Стороны могут заключить договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор).

Оказание услуг аутсорсинга регулируется нормами главы 39 «Возмездное оказание услуг» ГК РФ. По договору возмездного оказания услуг исполнитель (фирма-аутсорсер) обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (п. 1 ст. 779 ГК РФ) [1].

Отдельные виды аутсорсинга включают комплекс сервисных услуг, в связи с чем должны оформляться смешанными договорами, содержащими максимум договорных условий, регулирующих все возможные аспекты взаимоотношений между заказчиком и аутсорсером.

39 ГК РФ, а также специфике предмета договора возмездного оказания услуг [1].

При этом отношения между работником и организацией-услугодателем регулируются трудовым законодательством, отношения между организацией-пользователем и организацией — услугодателем — гражданско-правовым договором, а отношения «организация-пользователь — работник» формально не регулируются ни гражданским, ни трудовым законодательством (см. рис.1)

Рис. 1. Правовое регулирование аутсорсинга

В вопросе о правовой природе заключаемого договора взгляды исследователей разделились.

Значительное место исследованию договора аутсорсинга уделено в трудах А. Нуртдиновой.

Она считает, что «аутсорсинг — особая организация производственной (или иной) деятельности, которая основана на специфическом разделении труда, при этом за пределы компании выводится выполнение некоторых вспомогательных трудовых функций (уборка помещений, проведение ремонтных работ, компьютерное обслуживание, маркетинг, охрана, юридическое сопровождение бизнеса и т. п.), акцентируя внимание на том, что договор аутсорсинга должен квалифицироваться как договор возмездного оказания услуг между организацией-услугодателем и организацией-услугополучателем» [11].

Противоположную точку зрения высказывает Л. В. Санникова.

Она утверждает, что «попытки квалификации такого рода договоров как договоров возмездного оказания услуг представляются ошибочными, так как отношения между одной организацией, предоставляющей специалистов необходимого профиля, квалификации, и другой организацией — пользователем можно признать гражданско-правовыми, поскольку они носят имущественный характер, возникают между самостоятельными участниками гражданского оборота на основе равенства и автономии воли. Таким образом, договор аутсорсинга по своей правовой природе не является договором возмездного оказания услуг, его можно квалифицировать как не поименованный в ГК РФ договор и отнести к группе обязательств по совершению иных действий» [1, 12].

Несколько иной является позиция, высказанная И. С.

Шиткиной, согласно которой «договор аутсорсинга — смешанный договор, соединяющий в себе элементы различных гражданско-правовых договоров и элементы трудового договора, в результате которого одна организация предоставляет в распоряжение другой организации специалистов необходимого профиля, квалификации для осуществления определенных функций в интересах этой организации.

При этом организация, предоставляющая персонал, не принимает на себя обязательств на оказание каких-либо услуг (в области управления, производства, строительства и пр.), поскольку ее единственное обязательство — предоставление определенного количества персонала, соответствующего предъявленным к квалификации требованиям» [13].

По мнению Ноева С. В., с точки зрения необходимости конкретизации норм, регулирующих отношения по договору аутсорсинга, представляется необходимым обособить указанные нормы в отдельную главу ГК РФ, выделив таким образом договор аутсорсинга в самостоятельный тип гражданско-правовых договоров [1, 10].

Выделение аутсорсинга в самостоятельный тип гражданско-правового договора будет иметь принципиально важное значение для субъектов малого и среднего предпринимательства.

В случае наличия самостоятельного договора аутсорсинга субъекты экономической деятельности будут иметь законодательно закреплённую, имеющую общеобязательный характер модель, применимую в рамках конкретного типа предпринимательских отношений.

Соответственно, Ноев С. В. определяет договор аутсорсинга как самостоятельный двусторонний, возмездный и консенсуальный вид гражданско-правового договора.

Главным источником правового регулирования отношений, складывающихся при осуществлении аутсорсинга, являются договорные нормы. В первую очередь действуют нормы, установленные в договоре аутсорсинга. При этом любой договор аутсорсинга, на наш взгляд, должен учитывать следующие особенности:

1. обязательно использовать в тексте самого договора и подтверждающих его исполнение соответствующих документов дословную терминологию ГК РФ и НК РФ;

2. текст договора должен включать все существенные условия для договоров данного вида (например, договора возмездного оказания услуг);

3. максимально детализировать предмет договора;

4. правовой статус организации-аутсорсера не должен вызывать сомнений, в связи с чем целесообразно проверить сам факт существования и деятельности организации, оказывающей услуги;

5. договор должен быть подписан надлежащими должностными лицами как со стороны заказчика, так и со стороны аутсорсера;

6. необходимо проверить наличие лицензии у фирмы-аутсорсера в тех случаях, когда это законодательно предусмотрено.

7. обеспечить соразмерность стоимости оказанных услуг их объему, качеству и трудозатратам;

8. организовать учет договоров в журнале регистрации договоров, форму которого целесообразно разработать самостоятельно и утвердить в качестве приложения к приказу по учетной политике;

9. организовать учет выданных доверенностей лицам, уполномоченным подписывать договоры в специальном журнале регистрации, форму которого целесообразно разработать самостоятельно и утвердить в качестве приложения к приказу по учетной политике, а также учет выданных доверенностей лицам, уполномоченным представлять организацию в налоговых органах;

10. во избежание серьезных ошибок при оформлении операций приемки- сдачи услуг конкретные исполнители должны иметь возможность ознакомиться с существенными условиями заключенных организацией договоров на оказание услуг;

11. операции по оказанию аутсорсинговых услуг должны быть тщательно документированы.

Важно отметить, что с 1 января 2013 г. должен вступить в силу новый Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Он заменит собой ранее применявшийся Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [4,5].

Новый ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает требования к работникам сторонних организаций, иначе — аутсорсерам. Ответственность за составление отчетности и ведения бухгалтерского учета при договоре аутсорсинга лежит на организации-заказчике.

Расходы по договору аутсорсинга учитываются в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (счете 44«Расходы на продажу») [6].

1. Расходы по договору аутсорсинга могут признаваться в себестоимости проданных продукции, товаров, работ, услуг полностью в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности (если такой порядок их признания установлен учетной политикой организации).
2. Все налоговые аспекты, которые затрагивают обычный договор возмездного оказания услуг, в полной мере распространяются и на договор аутсорсинга.
3. В отношении налогообложения операций, связанных с договором аутсорсинга, также имеются определенные особенности.
4. Трудности возникают в связи с решением вопроса о правомерности учета в целях исчисления налога на прибыль расходов на аренду персонала.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), понесенные налогоплательщиком и связанные с деятельностью, направленной на получение прибыли.

Согласно пп. 19 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика, в т. ч.

расходы на услуги по предоставлению работников (технического и управленческого персонала) сторонними организациями для участия в производственном процессе, управлении производством либо для выполнения иных функций, связанных с производством и (или) реализацией.

Учитывая позицию налоговых органов, а также арбитражную практику, затраты на привлечение стороннего персонала могут быть признаны в целях исчисления налога на прибыль, если они отвечают условию экономической обоснованности и документально подтверждены [3].

ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 07.03.2008 по делу N А56–51808/2006 пришел к выводу, что подбор и предоставление налогоплательщиком персонала другим юридическим лицам по договорам возмездного оказания услуг не противоречат положениям пп. 2 п. 3 ст. 149 НК РФ.

Поскольку налогоплательщиком соблюдены все условия применения льготы по НДС, предусмотренной пп. 2 п. 3 ст.

149 НК РФ, а в материале дела отсутствовали доказательства того, что налогоплательщик, в соответствии с договорами аутсорсинга, оказывал посреднические услуги, суд решил, что применение указанной льготы налогоплательщиком правомерно [3,7].

1. договора;

2. приказа руководителя о возложении обязанностей по ведению бухгалтерского учета;

3. первичных документов;

4. счетов-фактур целей налогового учета.

Таким образом, новый ФЗ «О бухгалтерском учете», принял несколько важных мер, которые должны способствовать развитию бухгалтерского аутсорсинга в России.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод о том, что договор аутсорсинга сочетает в себе элементы возмездного оказания услуг и подряда, следовательно, аутсорсинг относится к смешанным видам договоров. Для урегулирования отношений, возникающих по договору аутсорсинга, необходимо определить место данного договора в системе гражданско-правовых договоров.

1. Российский рынок аутсорсинговых услуг будет только расти, а кризисные явления в экономике могут послужить мощным толчком для развития этого рынка.
2. Для дальнейшего развития рынка аутсорсинговых услуг необходима проработка законодательной базы, разработка аутсорсинговыми фирмами комплексов маркетинга, ориентированных, прежде всего на удовлетворение потребностей клиентов и поддержание с ними долгосрочных партнерских взаимоотношений
3. Литература:

Источник: https://moluch.ru/archive/48/6115/

Документооборот между бухгалтерской фирмой и клиентом

14.02.2018

Кроме того, порядок в документах обеспечивает получение четкого представления о состоянии финансово-хозяйственных процессов, возможность принятия эффективных управленческих решений.

Как организовать документооборот между компанией и аутсорсером? Что нужно для эффективного обмена информацией? Попробуем разобраться.

Документооборот в любой компании должен быть четко структурированным, регламентированным. Причем касается это как внутреннего обмена документами, так и внешнего. И если в первом случае с регламентацией можно повременить, то во втором без нее не обойтись.

Регламент позволяет минимизировать ряд актуальных рисков:

• несвоевременную передачу документов аутсорсеру со всеми вытекающими последствиями (вплоть до получения налоговых штрафов);
• потерю документов на пути следования от заказчика к исполнителю и обратно;
• сложности поиска нужных документов в номенклатурной базе (с обеих сторон!);
• отсутствие возможности установления взаимосвязей между документами в рамках истории конкретной сделки
• и многие другие.

Регламентация документооборота, во-первых, дисциплинирует его участников, а во-вторых, является необходимым условием автоматизации ряда бизнес-процессов. Кроме того, она обеспечивает существенную экономию времени на передачу, получение, поиск, экспертизу документов.

Как разрабатывается регламент?

Если вы планируете сотрудничать с профильным, крупным, опытным аутсорсером, скорее всего, регламентация документооборота будет предложена исполнителем.

И новой компании имеет смысл ее принять, поскольку это существенно сэкономит время и ресурсы на разработку собственного регламента.

Если вы передаете на аутсорсинг бухгалтерию функционирующей бизнес-структуры со своим регламентированным документооборотом, придется адаптировать регламент. Это рационально и не так сложно, как может показаться.

Итак, с чего же начинается регламент? Правильно, с разработки форм первичной документации. Если у вас новая компания, создание таких форм очень актуально. Кстати, эту функцию вы можете передать на аутсорсинг. Если первичка давно сформирована, закажите экспертизу документов аутсорсеру. Специалисты проверят формы на предмет соответствия требованиям действующего законодательства.

Второй важный этап регламентации – построение системы согласования, утверждения документов. Следует отметить, что при работе с аутсорсером рационально стремиться к минимизации этапов согласования. Это существенно упростит сотрудничество, оптимизирует процесс передачи и получения документов.

Третий аспект регламентации, требующий особого внимания, – сроки. Они должны быть определены четко, однозначно. Фиксируются сроки передачи документов в договоре или дополнительном соглашении. Причем обратите внимание на то, что устанавливать нужно не только сроки передачи документов аутсорсеру, но и сроки возврата таковых.

Когда документооборот из бумажной регламентной плоскости переходит непосредственно в практическую, возникает логичный вопрос: как организовать обмен документами, чтобы он был максимально удобным для обеих сторон, безопасным? Здесь возможно несколько вариантов:

• заказчик самостоятельно передает аутсорсеру документы на бумажных носителях;
• представитель аутсорсера в определенные сроки забирает из офиса заказчика первичную документацию, необходимую для ведения учета, составления отчетности;
• документооборот автоматизируется, переводится в электронный формат.

Последний способ становится все более популярным. Он позволяет оптимизировать процесс формирования, регистрации, передачи, получения документов. Также ЭДО минимизирует риск потери документов, как это часто бывает с бумажными образцами.

Независимо от того, каким способом передаются документы заказчиком аутсорсеру и обратно, рекомендуется использовать дополнительные бланки – реестры. Фактически они представляют собой описи передаваемых документов. Наличие реестра оптимизирует процесс проверки, регистрации переданных, полученных образцов. Если вы передаете бумажную первичку, оформляйте акт приема-передачи.

Документооборот между компанией-заказчиком и аутсорсером предусматривает не только обработку данных, создание документов, но и их хранение. Причем оно должно быть максимально безопасным. Если речь идет об электронных документах, хранение может быть организовано:

• заказчиком;
• исполнителем;
• с использованием облачного сервиса и предоставлением доступа к нему определенным лицам.

Электронные базы удобно передавать на хранение аутсорсеру. Но в целях безопасности лучше хранить у себя архивы. Обновлять базы рационально раз в месяц.

Что касается бумажной документации, ее хранение – тоже вопрос обсуждаемый. Практика показывает, что многие заказчики опасаются передавать певичку на хранение аутсорсеру, поскольку расценивают это как потерю контроля над документооборотом. Такая ситуация для вас актуальна? Договоритесь с исполнителем о возврате документов в определенные сроки.

Документооборот с исполнителем можно и нужно контролировать. Заказчик должен быть в курсе того, что происходит с его документами, данными, информацией, переданной аутсорсеру. Для этого существует специальная, проверенная практикой и временем схема.

Она предусматривает предоставление исполнителем заказчику отчетов о проделанной работе. Сроки их отправки могут быть разными.

Кто-то запрашивает отчеты ежемесячно, кто-то по факту выполненных работ, например, сдачи отчетности по итогам конкретного периода.

Следует отметить, что контроль документооборота нередко может спровоцировать излишнюю бюрократизацию. Этого при сотрудничестве с аутсорсером следует избегать.

Бюрократические проволочки не выгодны ни заказчику бухгалтерских услуг, ни исполнителю.

Документооборот между профильной бухгалтерской компанией и заказчиком услуг должен быть регламентированным, рациональным, эффективным, удобным для обеих сторон. И его организация – задача обоюдная. Обсуждайте условия, выясняйте заранее потенциально спорные или непонятные моменты. Это позволит избежать недопонимания в процессе сотрудничества.

Источник: https://xn--80abgj3a5ames.xn--p1ai/articles/bukhgalterskiy-autsorsing/dokumentooborot-mezhdu-bukhgalterskoy-firmoy-i-klientom/

Правовые основы бухгалтерского аутсорсинга

Вы должны быть уверены в том, что предоставляемые бухгалтерские услуги действительно находятся на высоком уровне и удовлетворяют вашим требованиям.

Составление договора с аутсорсинговой компанией определит права и обязанности обеих сторон, предотвратит возникновение спорных ситуаций или поможет их урегулировать. Составление договора на бухгалтерские услуги, особенно если вы решили обратиться к внештатным специалистам, является, бесспорно, обязательным условием, а не простой формальностью.

Чаще всего договор аутсорсинга может быть заключен в форме договора возмездного оказания услуг. Предметом его является предоставление определенной услуги (или нескольких типов услуг) либо всех видов бухгалтерских услуг. То есть в зависимости от того, что вам необходимо, заключаются разные виды договоров:

• договор на бухгалтерское обслуживание, когда аутсорсинговая компания осуществляет весь комплекс бухгалтерских услуг для Вашей фирмы, фактически выполняя все функции ее структурного подразделения (бухгалтерии);
• договор на бухгалтерское сопровождение – аутсорсинговая компания предлагает вам отработку уже существующей документации, принимая от Вашей фирмы все документы, исправляют найденные ошибки, оптимизируют деятельность, готовят отчетность.
• Договор должен содержать указание на срок оказания услуг – разово или на периодической основе.

В договоре на оказание бухгалтерских услуг должны присутствовать следующие условия:

• Права и обязанности обеих сторон.
• Использование точной терминологии Налогового кодекса Российской Федерации (в целях учета при налогообложении прибыли, а также во избежание двусмысленного либо неверного толкования положений договора и актов к нему).
• Требования заказчика к содержанию услуг, оказываемых аутсорсинговой компанией (аутсорсером), в том числе требования, предъявляемые к профессиональному уровню сотрудников данной компании.
• Условия оказания бухгалтерских услуг аутсорсинговой компанией.
• Объем оказываемых услуг, порядок и сроки их оплаты.
• Порядок и сроки предоставления заказчиком необходимых для работы документов.
• Ответственность заказчика и аутсорсера за осуществление деятельности по ведению бухгалтерского учета.
• Порядок и сроки предоставления аутсорсером всех видов отчетности фирме заказчика.

Условия сохранения конфиденциальности предоставляемой аутсорсеру информации, за нарушение которых аутсорсер несет ответственность; условия компенсации аутсорсером любого нанесенного заказчику ущерба.

Таким образом, договор бухгалтерского аутсорсинга – основное условие правового регулирования ваших отношений с компанией, специализирующейся на предоставлении бухгалтерских услуг. В договоре нужно отразить все то, что позволяет застраховать вашу ответственность и экономить финансы, чтобы сотрудничество с аутсорсинговой компанией было плодотворным и принесло вашей фирме успех и процветание.

Источник: https://www.83147.ru/article/4643

Правовые основы аутсорсинга

Понятие «аутсорсинг» в российском
законодательстве отсутствует. Можно
воспользоваться ст. 421 ГК РФ,
согласно которой граждане и юридические
лица свободны в заключении договора.

При этом стороны могут заключить как
предусмотренный, так и не предусмотренный
законом или иными правовыми актами
договор, а также договор, в котором
содержатся элементы различных договоров,
предусмотренных законом или иными
правовыми актами (смешанный договор).

К отношениям сторон по смешанному
договору применяются в соответствующих
частях правила о договорах, элементы
которых содержатся в смешанном договоре,
если иное не вытекает из соглашения
сторон или существа смешанного договора.

Одним из возможных
вариантов заключения договоров является
договор возмездного оказания услуг
(гл. 39 ГК РФ).
По договору возмездного оказания услуг
исполнитель обязуется по заданию
заказчика оказать услуги (совершить
определенные действия или осуществить
определенную деятельность), а заказчик
– оплатить эти услуги (ст. 779
ГК РФ).

• В целях уменьшения налоговых рисков
  при заключении договоров аутсорсинга
  рекомендуется учитывать следующее:
• – в договор необходимо включить все
  существенные условия, предусмотренные
  действующим законодательством для
  договоров данного вида, а предмет
  договора должен быть четко прописан;
• – в тексте договора надо дословно
  использовать терминологию НК РФ;
• – если деятельность аутсорсера
  лицензируется, то нужно проверить
  наличие лицензии;
• – операции по оказанию аутсорсинговых
  услуг должны быть правильно оформлены,
  подтверждены документами (договор, если
  необходимо – копия лицензии, счет-фактура,
  акт об оказании услуг, подписанный
  обеими сторонами договора).

Пример .
ООО «Стройсервис» решило привлечь
специализированную фирму – аутсорсера
для ежедневной комплексной уборки офиса
и заключить с ней соответствующий
договор.

Что следует учесть в данном
случае? К договору необходимо приложить
операционно-технические карты, где
будут учтены архитектурные и
коммуникационные особенности здания,
а также особенности режима работы офиса.

Предметом договора будет являться
ежедневная комплексная уборка, которая
включает следующие виды услуг: влажная
уборка полов; удаление пыли и локальных
загрязнений с мебели и стен; вынос
мусора; уборка и т.д.

Услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета аутсорсером

Сегодня многие предприятия пользуются
услугами организаций, осуществляющих
ведение бухгалтерского, налогового и
управленческого учета, – аудиторских,
бухгалтерских или юридических фирм.
Как правило, ведение учета специализированной
организацией ведется по следующей
схеме.

В штате организации имеется
специалист, который ведет первичную
учетную документацию, которая затем
передается в специализированную
организацию для отражения хозяйственных
операций в бухгалтерском и налоговом
учете.

Преимущества данного вида
аутсорсинга очевидны: не каждая
организация может содержать
высококвалифицированного специалиста,
оплата труда которого достаточно высока.

Согласно п. 2 ст. 6 Закона о
бухгалтерском учете руководители
организаций могут в зависимости от
объема учетной работы:

1. а) учредить бухгалтерскую службу как
   структурное подразделение, возглавляемое
   главным бухгалтером;
2. б) ввести в штат должность бухгалтера;
3. в) передать на договорных началах ведение
   бухгалтерского учета централизованной
   бухгалтерии, специализированной
   организации или бухгалтеру-специалисту;
4. г) вести бухгалтерский учет лично.

Передача бухгалтерского учета
специализированной организации
фиксируется в приказе об учетной политике
на соответствующий финансовый год.
Формирование учетной политики может
быть поручено специализированной
организации (п. 5 ПБУ 1/98).

Что касается налогового учета, то
интересы налогоплательщика – организации
может представлять в налоговых
правоотношениях его уполномоченный
представитель (пп. 6 п. 1 ст. 21,
п. 1 ст. 26 НК РФ).

Уполномоченный представитель
налогоплательщика – организации
осуществляет свои полномочия на основании
доверенности, выдаваемой в порядке,
установленном гражданским законодательством
Российской Федерации (п. 3 ст. 29
НК РФ).

В подавляющем большинстве случаев
ведение бухгалтерского и налогового
учета передается аудиторским фирмам.

Согласно пп. 1, 2, 5 п. 6 ст.

 1 Закона
об аудиторской деятельности постановка,
восстановление и ведение бухгалтерского
учета, составление финансовой
(бухгалтерской) отчетности, бухгалтерское,
налоговое и правовое консультирование,
а также представительство в судебных
и налоговых органах по налоговым и
таможенным спорам являются сопутствующими
аудиту услугами. Для оказания
сопутствующих аудиту услуг заключается
договор возмездного оказания услуг
(п. 2 ст. 779 ГК РФ).

В
бухгалтерском учете
расходы на оплату услуг по ведению
бухгалтерского и налогового учета
специализированной организацией
признаются в качестве управленческих
расходов, формирующих расходы по обычным
видам деятельности (п. 4,
7 ПБУ 10/99).

В налоговом учете расходы на
аудиторские услуги (пп. 17 п. 1
ст. 264 НК РФ), а также на услуги по
ведению бухгалтерского учета сторонними
организациями или индивидуальными
предпринимателями (пп. 36 п. 1
ст. 264 НК РФ) являются прочими
расходами, связанными с производством
и (или) реализацией.

252 НК РФ (расходы должны быть
обоснованы, документально подтверждены
и произведены для деятельности,
направленной на получение дохода).

Обратите внимание: при заключении
договора со сторонней организацией на
ведение учета и составление отчетности
необходимо детально прописать обязанности
сторон, определить конкретный перечень
операций, которые будет выполнять
сторонняя организация, разработать и
утвердить график документооборота и
установить сроки выполнения обязательств.
Кроме того, не стоит забывать о соблюдении
конфиденциальности и ответственности
за его нарушение. Особенно в договоре
следует оговорить ответственность
сторонней организации за ошибки,
допущенные при ведении учета или
составлении отчетности.

Согласно п. 5 Закона о бухгалтерском
учете бухгалтерская отчетность
подписывается руководителем и главным
бухгалтером (бухгалтером) организации.

Что касается налоговой отчетности, то
именно организация, доверившая учет
сторонней фирме, несет ответственность
в соответствии с НК РФ и именно ей в
случае обнаружения нарушений придется
платить недоимки, штрафы и пени.

Поэтому
в договоре следует предусмотреть степень
ответственности специализированной
организации, чтобы иметь возможность
возместить суммы уплаченных штрафных
санкций за ее счет (хотя бы частично).

Однако следует помнить, что уголовная
и административная ответственность за
выявленные нарушения все равно лежит
на руководителе и главном бухгалтере
предприятия (если такая должность
предусмотрена в штате).

Источник: https://diplomconsult.ru/preview/7173425/page:2/

Правовое регулирование договора аутсорсинга

Автор : Наталья Петрыкина

Журнал «Кадровый менеджмент»

Аутсорсинг – относительно новая услуга на российском рынке, возможности и правовые последствия которой еще плохо изучены как самими компаниями, так и государственными органами, и в частности, налоговой инспекцией. Мы приводим общие рекомендации, следуя которым можно минимизировать возможные риски и получить максимальную выгоду от использования аутсорсинга.

Аутсорсинг , или передача сторонней организации выполнения некоторых задач, которые не являются обычной деятельностью компании, но в то же время необходимы для ее развития, удобен и выгоден. Чтобы извлечь из аутсорсинга максимум преимуществ, нужно подготовить хорошую правовую основу для его использования.

Российское законодательство такого правового института, как « аутсорсинг », не знает.

Но, поскольку одним из основополагающих принципов гражданского права служит свобода договора, то есть право заключать договоры, не предусмотренные Гражданским кодексом, это не является препятствием для его использования.

Отсутствие же специального правового регулирования этого института означает, что договор об аутсорсинге должен быть детально проработан сторонами с точки зрения налоговых, административных и гражданско-правовых последствий. В противном случае, компания может столкнуться с рядом неприятных последствий.

Под аутсорсингом иногда понимают и лизинг персонала, и так называемый аутстаффинг.

Лизинг подразумевает не только предоставление персонала обусловленной квалификации, но предварительный подбор этого персонала, его специальную подготовку, обучение и уже затем – сдачу его «в аренду» заказчику.

Аутстаффинг подразумевает предоставление заказчику «дополнительных сил» в виде обученного персонала для совместной работы с персоналом заказчика аналогичной квалификации. По своей правовой природе эти виды аутсорсинга очень схожи.

Прежде чем приступить к анализу содержания различных договоров об оказании аутсорсинговых услуг, разъясним суть некоторых общих моментов, знание которых имеет большое практическое значение.

Во-первых, аутсорсинговая компания может быть как иностранной, так и российской, предоставляющей иностранную рабочую силу. Оба случая влекут за собой необходимость соблюдения миграционных процедур и некоторые налоговые последствия.

Если российский провайдер предоставляет иностранную рабочую силу, то все миграционные формальности ложатся на него, поскольку именно он, а не заказчик, связан с иностранцами трудовыми отношениями. Например, при найме рабочих из ближнего зарубежья выгоднее воспользоваться услугами провайдера.

Это сэкономит время и силы заказчика и не обязательно окажется дороже, чем самостоятельное оформление миграционных документов. У аутсорсинговой компании расходы на получение разрешений будут носить единовременный характер, в то время как передавать «в наем» одного и того же работника она сможет неоднократно.

Некоторые нюансы в налогообложении возникнут при заключении договора о предоставлении персонала с иностранным провайдером. Если иностранная компания не состоит на учете в российских налоговых органах, то у заказчика возникает дополнительная обязанность, связанная с выполнением функции налогового агента по НДС.

Подтверждением заказчику факта постановки на учет будет являться свидетельство о постановке на учет и присвоенный иностранной организации ИНН. По налогу на прибыль, в соответствии с п. 7 ст. 306 НК РФ, обязанностей налогового агента у компании-заказчика не возникает.

Миграционные формальности также выполняет иностранный провайдер.

Во-вторых, необходимо иметь в виду, что результат работы привлеченного персонала, облеченный в документ с реквизитами компании-заказчика, например, договор или налоговую декларацию, и представленный контрагенту или налоговой инспекции, порождает правовые последствия исключительно для компании-заказчика.

Поэтому никакие ссылки на то, что декларация не подана вовремя или договор плохо составлен не по вине компании, не помогут ей избежать правовых последствий. По этому вопросу уже существует судебный прецедент (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 1 апреля 2004 г. N КГ-А40/1386-04).

Поэтому ответственность и контроль должны стать основополагающими принципами при разработке и выполнении договора с аутсорсером и предоставленным им персоналом.

В-третьих, услуги аутсорсинга часто используются с целью освобождения штатных сотрудников от рутинной работы и использования их профессиональных возможностей на более важных стратегических участках.

Чтобы цель была достигнута, нужно заранее как можно более конкретно очертить круг передаваемых привлеченному персоналу обязанностей, обсудить их с компанией-провайдером и предусмотреть некий переходный период для передачи документов и ввода в «курс дела».

Четвертый немаловажный момент – обеспечение конфиденциальности, то есть соблюдение коммерческой и служебной тайны заказчика, а также персональных данных его сотрудников и клиентов, которые могут стать известны привлеченному сотруднику.

Здесь огромное значение имеет как подбор добросовестного провайдера и закрепление соответствующих гарантий в договоре, так и ознакомление с процедурой доступа и работы с конфиденциальной информацией, установленной в компании-заказчике.

Пятое условие успешного аутсорсинга – непременный контроль и выставление соответствующих требований, касающихся квалификации и профессионального опыта привлекаемого персонала. Все свои требования должны быть внесены в договор.

В целях уменьшения налоговых рисков рекомендуется включить в договор все существенные условия, предусмотренные действующим законодательством, а именно: предмет договора, порядок выполнения услуг и оплаты. Предмет договора должен быть сформулирован максимально конкретно.

В тексте договора надо дословно использовать терминологию Налогового кодекса РФ. Если деятельность аутсорсера лицензируется, то нужно проверить наличие лицензии и внести ее реквизиты в текст договора.

Операции по оказанию аутсорсинговых услуг должны быть правильно оформлены и подтверждены документами (договор; при необходимости – копия лицензии; счет-фактура; акт об оказании услуг, подписанный обеими сторонами договора).

Особое внимание нужно уделить мерам ответственности.

За качество выполненной привлеченным сотрудником работы, а также за соблюдение дисциплины труда последний отвечает перед аутсорсером – своим работодателем – в рамках трудовых отношений.

Ответственность может быть предусмотрена как в виде возмещения ущерба (включая упущенную выгоду), так и в виде штрафов (например, при нарушении трудовой дисциплины).

Теперь рассмотрим особенности юридического оформления трех самых востребованных видов аутсорсинговых услуг: по ведению бухгалтерского и налогового учета, HRменеджменту и информационным технологиям.

Бухгалтерский учет и налогообложение

Передача бухгалтерского учета специализированной организации должна быть зафиксирована в приказе об учетной политике на соответствующий финансовый год.

При заключении договора на ведение учета и составление отчетности необходимо определить конкретный перечень операций, которые будет выполнять сторонняя организация, разработать и утвердить график документооборота и установить сроки выполнения обязательств.

Кроме того, не стоит забывать о соблюдении конфиденциальности и ответственности за его нарушение. Будет совсем нелишним, если участие в составлении договора об аутсорсинге будет принимать главный бухгалтер предприятия, так как именно он лучше всех владеет ситуацией.

Особое внимание стоит уделить ответственности компании аутсорсера за недочеты, допущенные при ведении учета или составлении отчетности. Как мы уже говорили, компания, доверившая свой учет другой фирме, продолжает нести ответственность в соответствии с Налоговым кодексом РФ. А значит, в случае нарушений именно ей придется платить недоимки, штрафы и пени.

Поэтому в договоре лучше закрепить, что та организация, чьи бухгалтеры сделали ошибку, и возместит суммы санкций. Не стоит забывать и о том, что уголовная и административная ответственность за подобные нарушения все равно остается на руководителе и главном бухгалтере предприятия, нанявшего посторонних специалистов.

И еще один нюанс в оформлении сотрудничества со сторонней организацией. Пункт 2 статьи 9 Закона о бухучете устанавливает обязательные реквизиты для первичных документов.

Один из таких реквизитов – подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформление. Перечень лиц, имеющих право такой подписи, утверждает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

Бухгалтерская отчетность, в случае если бухгалтерский учет осуществляет специализированная компания, подписывается руководителями обеих организаций. Все вышеперечисленное можно отнести и к ведению налогового учета уполномоченным представителем, то есть аутсорсером.

Поддержка информационных систем

• При заключении договора на оказание IT-услуг специалисты по компьютерным технологиям советуют предусмотреть следующие моменты, которые могут повлиять на качество всего процесса аутсорсинга в целом:
• Определение и описание (качественное и количественное) предоставляемых сервисов
• Дни и часы предоставления сервиса, включая тестирование, поддержку и модернизацию
• Допустимое время простоя без учета времени проведения согласованных плановых работ
• Размер компенсации (в процентах от суммы ежемесячного платежа) в случае отклонения от допустимого времени простоя
• Формы компенсации (например, скидка со следующего ежемесячного платежа за услуги)
• Показатели заявляемой надежности и производительности платформ, каналов и сетевого оборудования
• Обязанность аутсорсера регулярно фиксировать текущее состояние информационной инфраструктуры пользователя
• Передача всей информации, необходимой для управления информационной системой, пользователю после окончания действия договора
• Гарантии от технических сбоев приложений, баз данных, коммуникационных линий связи, потери информации или несанкционированного доступа к ней посторонних лиц
• Ответственность сторон при использовании сервиса

Рекрутинг и кадровое делопроизводство

Наконец, последний из наиболее востребованных видов услуг аутсорсинга – это услуга по рекрутингу персонала и кадровому делопроизводству.

Здесь очень важна, в первую очередь, четкая постановка задач, установление сроков и ответственности.

С целью эффективного контроля над процессом рекрутинга рекомендуется предусмотреть в договоре отдельный пункт, обязывающий аутсорсера представлять работодателю еженедельный отчет о проведенных интервью и тестах, количестве кандидатов на разных стадиях отбора, причинах отказов кандидатов и т.п.

Для оперативности и эффективности работы по подбору можно предусмотреть работу «рекрутинговой команды» аутсорсера прямо на территории заказчика. В этом случае в договоре нужно предусмотреть правила пребывания рекрутеров в офисе заказчика, то есть подчинение требованиям внутреннего трудового распорядка, наличие бесплатного или льготного питания, техническое обеспечение и прочее.

Что касается услуг кадрового делопроизводства, то здесь заказчику наиболее важно четко обозначить свои требования по организации документооборота и порядку работы с персональными данными сотрудников.

Источник: https://hr-portal.ru/article/pravovoe-regulirovanie-dogovora-autsorsinga