Профстандарт секретаря руководителя предприятия в 2020 году

Сложно представить себе крупную компанию, государственное или образовательное учреждение, в штате которых нет этой должности.

Составление графиков встреч, подготовка документации, работа с корреспонденцией, прием звонков – лишь часть обязанностей человека, занимающего должность, которую мы изучим.

Начиная с 2016 года круг основных функций очерчен в новом нормативном положении – профстандарте секретаря. Теперь его можно использовать в качестве основы для формирования необходимых служебных инструкций.

Особенности профессии

Несмотря на постоянное изменение списков самых популярных и востребованных профессий в мире, должность секретаря продолжает оставаться довольно распространенной. Официально в России эта профессия существует уже три столетия. В 1720 году ее утвердил Петр I, требования к работникам были достаточно высокими: грамотность, знание законов, умение составлять документы.

Первоначально секретарями были только мужчины, сегодня же это преимущественно женская профессия. Отчасти это связано с тем, что выполнение секретарских обязанностей требует усидчивости, исполнительности, способности выполнять однотипную и монотонную работу.

Что касается необходимого образования, то в профстандарте секретаря нет жестких требований в этом отношении. При наличии общего образования достаточно профессионального опыта или специальных курсов. Однако наличие диплома о высшем образовании, как правило, дает преимущество при приеме на работу.

Профессиональный стандарт

Вид нормативного акта требования к секретарской работе приобрели в 2016 году. Был принят обобщенный профессиональный стандарт специалиста по документационному и организационному обеспечению управления организацией.

Основная задача стандарта – оптимизировать кадровую политику. Руководитель может ориентироваться на него при оценке профессиональных качеств работника.

Также документ используется при составлении учебных программ по подготовке секретарей.

Профстандарт содержит:

• перечень основных трудовых функций;
• список умений, навыков, знаний, необходимых для их выполнения;
• требования к образовательному уровню и стажу работы.

Также в документе перечисляются возможные наименования должностей и требования к ним. В его состав включены, к примеру, профстандарты «Секретарь руководителя», делопроизводителя и других.

В структуре выделено несколько смысловых блоков:

• общие сведения (обозначение цели деятельности, кодификатор);
• функциональная карта (список трудовых функций и квалификационных категорий);
• характеристика трудовых функций (конкретизация перечня обязанностей, навыков, предписываемых сотруднику);
• информация о разработчиках нормах.

Третий раздел начинается с профстандарта секретаря-администратора, к квалификации, образовательному уровню и стажу которого предъявляются самые мягкие требования.

Основные функции сотрудника, занимающего изучаемую должность, сформулированы следующим образом:

• организованный сбор профессиональных сведений;
• информационная поддержка по текущим вопросам;
• систематизация, документирование и хранение поступающей информации;
• сопровождение деловых мероприятий;
• создание необходимых условий для работы руководителя организации и административная поддержка.

Должностная инструкция

В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством, уставом организации, распоряжениями и приказами руководителя, собственной должностной инструкцией. Именно в последнем документе регламентируются профессиональные задачи, которые возлагаются на должностное лицо.

Приступая к выполнению служебных обязанностей, сотрудник должен быть ознакомлен с основными положениями инструкции. Ее положения могут выступать доказательной базой в случае возникновения конфликтных рабочих ситуаций. Поэтому содержание инструкции должно быть конкретным.

И исключать возможность двойного толкования.

Должностная инструкция секретаря по профстандарту составляется с учетом специфики конкретной организации и включает следующие разделы:

• общие положения;
• функции сотрудника;
• должностная ответственность;
• права сотрудника;
• прочие условия и требования.

В общих положениях указывается, к какой категории принадлежит сотрудник и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности, требования к квалификации, знаниям и умениям.

Далее подробно описывается, в чем конкретно заключается функционал работника, и какими правами он при этом обладает.

В разделе о должностной ответственности указываются те нарушения в работе, за которые сотрудник может быть наказан.

Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до сведения сотрудника (под подпись).

Профстандарт «Секретарь руководителя»

В соответствии с его положениями, на эту должность желательно принимать сотрудников, имеющих высшее (на уровне бакалавриата) или среднее профессиональное образование. Кроме того, приветствуется наличие опыта работы (не менее двух лет).

В профстандарте перечислены основные трудовые действия сотрудника:

• согласование временных планов с руководителем;
• выбор формы планирования и ведение органайзера начальника;
• согласование встреч, переговоров с партнерами, клиентами, сотрудниками;
• информирование руководителя о времени и регламенте предстоящих мероприятий.

Секретарь руководителя для выполнения перечисленных действий должен обладать рядом умений.

Ставить цели, определять порядок и приоритетность их выполнения, помогать руководителю в распределении рабочего времени, обеспечивать информационную безопасность и выбирать наиболее удобные способы оповещения о готовящихся мероприятиях. С использованием этих тезисов обычно составляется должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту.

Он также должен быть знаком со спецификой основной деятельности организации, положениями трудового законодательства, правилами ведения деловых переговоров.

Перечисленные трудовые действия секретаря руководителя включают в себя целый ряд различных обязанностей:

• планирование рабочего дня;
• организация телефонных переговоров и командировок;
• работа с посетителями в приемной;
• организация проведения рабочих мероприятий и встреч;
• поддержание необходимого рабочего порядка в кабинете руководителя;
• контроль исполнения поручений и распоряжений;
• оформление рабочей документации;
• разработка локальных актов при необходимости;
• хранение документации;
• организация информационного взаимодействия сотрудников организации и руководства.

Основные обязанности секретаря руководителя

Должность секретаря руководителя организации предполагает постоянное взаимодействие с людьми и готовность проконсультировать клиентов и посетителей по основным вопросам. Конечно, многое зависит от специфики основной деятельности учреждения и позиции руководства. Они оказывают заметное влияние на составление должностной инструкции секретаря по профстандарту.

В общих положениях указывается, что должность относится к категории технических исполнителей, определяются требования к образованию и стажу работы сотрудника. Назначение на должность производится непосредственно руководителем.

Для формулировки необходимых знаний и умений может быть использован профстандарт секретаря.

Во втором разделе инструкций описываются должностные обязанности сотрудника. В третьем разделе – его права. Например, секретарь руководителя имеет право знакомиться с проектами решений, имеющих отношение к его деятельности, вносить предложения по оптимизации своей работы, запрашивать информацию и документы, необходимые для выполнения поручений и прочее.

В заключительном разделе инструкции прописаны меры ответственности работника в случае ненадлежащего исполнения служебных обязанностей, причинения материального ущерба.

Секретарь-делопроизводитель

Основная задача делопроизводителя – контроль над документооборотом подразделения или всей организации (часто в штате имеется несколько сотрудников, выполняющих данную функцию). Перечень ключевых обязанностей указан в профстандарте секретаря-делопроизводителя:

• формирование архива и надлежащее хранение документов;
• организация работы с документами;
• формирование дел в соответствии с номенклатурными требованиями организации.

• Для приема на эту должность соискателю требуется среднее профессиональное образование.
• В ходе организации работы с документами секретарь-делопроизводитель может осуществлять прием и обработку входящих материалов, сортировать их и регистрировать при необходимости, готовить для рассмотрения руководителем, перенаправлять непосредственным исполнителям, вести базу данных.
• Чтобы обеспечить надлежащее хранение документов, делопроизводитель должен уметь разрабатывать номенклатуру дел, проверять правильность оформления документов, формировать дела и определять сроки их хранения, распределять и подшивать документы.
• Перед тем как документы отправятся на хранение в архив, секретарь-делопроизводитель проверяет сроки их хранения (постоянное или долговременное), составляет внутреннюю опись, оформляет обложки дел.

Референт или секретарь-администратор?

Порой бывает непросто разобраться в иерархии секретарских должностей и круге их обязанностей. В чем, к примеру, принципиальное отличие секретаря-референта от администратора? Ведь выполняемые ими функции довольно схожи.

Должностная инструкция секретаря-администратора по профстандарту предусматривает:

• прием и распределение входящих телефонных звонков;
• организацию работы с посетителями;
• осуществление координирующих функций.

Он должен быть хорошо знаком с правилами делового этикета, телефонных переговоров (с клиентами, партнерами, представителями СМИ и другими), уметь поддержать беседу и сгладить конфликтную ситуацию. Координирующие функции администратора обычно заключаются в ведении журнала перемещений сотрудников, разъездов курьеров и маршрутов водителей.

Отдельного профстандарта секретаря-референта пока нет, но его обязанности во многом схожи с помощником руководителя.

Как и администратор, он работает с корреспонденцией, отвечает на звонки, встречает и сопровождает посетителей, составляет графики перемещений. Однако все это непосредственно связано с фигурой руководителя организации.

В некоторых случаях круг его обязанностей может быть расширен, что отражается на рабочем графике (может быть ненормированным).

Профстандарты секретаря учебной части

Таких сотрудников можно встретить в штате школы, техникума или вуза. Должность относится к категории учебно-вспомогательного персонала. Для определения основного функционала работодатель может использовать общий стандарт специалиста по документационному обеспечению.

Отдельного профстандарта секретаря учебной части образовательного учреждения министерство труда пока не утверждало. Для работы необходимо профессиональное образование (среднее) в сфере делопроизводства или профессиональная подготовка на базе общего образования.

Жестких требований к наличию опыта работы нет.

Находясь на этой должности, сотрудник:

• принимает корреспонденцию, передает ее руководителю образовательной организации и исполнителям;
• ведет документооборот (в том числе, электронный);
• готовит проекты приказов по контингенту учащихся;
• оформляет личные дела обучающихся;
• ведет учет часов учебной работы педагогов;
• составляет запросы, письма;
• осуществляет контроль за исполнением приказов и распоряжений руководителя.

Ученый секретарь и его обязанности

Это должность относится к сфере науки. Ученые секретари востребованы в вузах, исследовательских институтах, академиях, научных организациях.

Как правило, именно они обеспечивают работу научных сотрудников и диссертационных советов.

Профстандарт ученого секретаря предполагает планирование научных мероприятий (заседаний, конференций, круглых столов), их организацию и проведение, подготовку соответствующей документации и контроль за выполнением принятых решений.

Ученый секретарь:

• осуществляет сбор предложений в годовой план научных разработок и исследований;
• контролирует своевременное выполнение установленных тематических планов научной работы и подготовку соответствующих отчетов;
• готовит проекты планов работы научного (научно-технического) совета, следит за выполнением принимаемых им решений;
• рассматривает материалы, требующиеся для присвоения ученого звания и защиты диссертации;
• готовит предложения по плану издания научных трудов;
• разрабатывает критерии оценки деятельности сотрудников для аттестации;
• формулирует предложения по повышению квалификации и стажировке научных работников.

Функционал пресс-секретаря

Довольно «молодая» профессия. В России она стала набирать популярность примерно в середине 90-х годах прошлого века. В профстандарте секретаря наименование этой должности не выделено отдельно. Но для многих организаций наличие такого сотрудника – насущная необходимость.

Именно он формирует общественное мнение о компании.

В круг основных обязанностей входят: организация пресс-конференций; информационное наполнение сайта организации; подготовка пресс-релизов; планирование информационных кампаний (в прессе, сети, на телевидении), направленных на создание положительного имиджа компании.

Профстандарт пресс-секретаря предусматривает, что претендент на должность должен иметь высшее образование в области журналистики, рекламы, филологии или PR. Также желателен опыт работы (от 3 лет) в соответствующей сфере, грамотная устная и письменная речь, знание иностранного языка.

Источник: https://BusinessMan.ru/doljnostnaya-instruktsiya-sekretarya-po-profstandartu.html

Профстандарт секретаря

Профстандарт секретаря был утвержден приказом Минтруда России одним из первых, еще в мае 2016 года.

Этот регламент устанавливает квалификационные требования к специалисту по организационному и документационному обеспечению управления организацией.

То есть, по своей сути это комплексный документ, который может быть взять за основу при определении функционала секретаря любой специализации — администратора, делопроизводителя, референта или помощника руководителя.

Из статьи вы узнаете:

• какие уровни квалификации установлены профстандартом секретаря;
• что входит в должностные обязанности секретарей, имеющих разную специализацию;
• какие умения и навыки установлены в качестве обязательных профстандартами секретаря.

Профстандарты секретаря

Профессиональные стандарты, в том числе утвержденные к настоящему моменту профстандарты секретаря, с 1 июля 2016 года обязательны для применения во всех организациях, независимо от формы их собственности. Изначально предполагалось, что обязательное действие этих регламентов будет ограничено только государственными и муниципальными структурами, а также теми профессиями, условия труда которых признаны опасными и вредными. Но жизнь показала, что действие профстандартов ограничивать не следует — с их внедрением и у работников, и у работодателей появляются четкие представления:

• о том, что входит в функционал конкретной профессии, специальности, должности;
• какие требования по уровню образования и опыта предъявляются к работнику, занимающемуся данным видом трудовой деятельности;
• по каким критериям должна оцениваться его работа.

Должностные обязанности секретаря

Некоторые специалисты с недоверием отнеслись к обязательному внедрению профстандартов секретаря в практику, ведь секретарь — должность, объединяющая в себе обширный функционал.

На крупных предприятиях отдельными штатными единицами являются секретарь-референт, секретарь-администратор; секретарь руководителя, секретарь-делопроизводитель.

Кроме того, круг обязанностей секретаря зависит от многих других факторов, которые невозможно учесть регламентом, в том числе, от специфики производственной деятельности компании, ее организационной и корпоративной культуры, наконец, от личности самого руководителя предприятия.

Но профстандарт секретаря — не догма, следовать которой требуется с неукоснительной точностью. Это основа, используя которую можно:

• четко определить перечень должностных обязанностей для каждого конкретного рабочего места;
• оптимальным образом распределить обязанности между специалистами, занимающимися секретарской работой, исключив, тем самым, выполнение двойного функционала;
• определить и разграничить права и обязанности каждого специалиста;
• установить ясные и понятные критерии оценки эффективности их трудовой деятельности.

Профессиональные стандарты секретаря руководителя и других специалистов, в обязанности которых входит выполнение секретарской работы, составлены с учетом уровня квалификации,  применяемых при разработке профессиональных стандартов, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 12.04.2013 №148н. В профстандартах секретарей упоминаются три таких уровня, третий, пятый и шестой, предполагающие индивидуальную ответственность:

1. Трудовая деятельность, осуществляемая под руководством старшего по должности, но с правом принятия самостоятельных решений при выполнении типовых практических задач, где требуется анализ ситуации и ее изменений. Планирование собственной деятельности с учетом тех задач, которые поставлены руководителем (третий уровень квалификации);  
2. Самостоятельный выбор методов решения практических задач, планирование своей трудовой деятельности, определение функционала и приоритетов выполнения производственных задач, а также участие в управлении решением стоящих перед подразделением задач, планирование деятельности подчиненных с учетом поставленных задач и ответственность за результат деятельности группы (пятый уровень квалификации);  
3. Самостоятельная деятельность, в том числе, определение ее задач и задач подчиненных сотрудников по достижению практических целей. Обеспечение взаимодействия с другими группами и подразделениями. Ответственность за принимаемые решения и эффективность профессиональной деятельности, как собственной, так и на уровне подразделения или предприятия (шестой уровень квалификации).

Те должностные обязанности, которые установлены профтандартом секретаря, могут быть скорректированы и дополнены с учетом целей профессиональной деятельности работников этой специальности.

Функционал секретаря состоит в организационном и документационном обеспечении деятельности руководства компании независимо от ее формы собственности или организационно-правовой формы. То есть, основная задача такого специалиста — обеспечение общего обслуживания управления предприятием.

В соответствии с этим функционалом, в профессиональные обязанности секретаря включены следующие обобщенные трудовые функции по обеспечению следующих видов деятельности руководства и предприятия в целом:

• Организационное;
• Документационное;
• Организационное, документационное и информационное;
• Информационно-аналитическое и организационно-административнное.

• Согласно профстандарту секретаря, для выполнения организационной работы секретарю потребуется третий уровень квалификации, для документационного обеспечения — пятый, два остальных вида профессиональной деятельности может выполнять специалист, имеющий уровень квалификации не ниже шестого.
• В соответствии с тем, какие функции выполняет специалист, определяется и круг обязанностей, которые он должен выполнять. Профстандарт секретаря, занимающегося только организационным обеспечением деятельности компании и руководства, ограничивает его трудовую функцию следующими обязанностями:

• прием телефонных звонков и переключение их на адресатов;
• работа с посетителями компании и руководителя;
• выполнение иных функций по координации и обеспечению деятельности компании.

Профессиональный стандарт делопроизводителя, функция которого ограничивается документационным обеспечением, предполагает следующие обязанности:

• Организация работы с документооборотом компании;
• Организация текущего хранения документации;
• Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой и организация архивного хранения документации.

Секретарь, обеспечивающий организационную, документационную и информационную деятельность предприятия должен выполнять, те обязанности, которые перечислены ниже:

В обязанности специалиста, обеспечивающего информационно-аналитическую и организационно-административную поддержку деятельности руководителя организации, согласно профстандарта секретаря, входит:

• обеспечение информационного взаимодействия руководителя с другими предприятиями и компаниями, государственными и общественными  организациями;
• сбор, обработка и анализ информации, подготовка информационно-аналитических обзоров;
• организация делового взаимодействия и контактов, протокольных мероприятий;
• обеспечение исполнения решений и поручений руководителя.

Профстандарт секретаря делопроизводителя

Как правило, теми функциями, которые установлены профстандартами секретаря, обеспечивающего документационное сопровождение деятельности компании, на практике дело не ограничивается.

Многие секретари-делопроизводители занимаются не только механической работой по приему и обработке входящей и исходящей деловой корреспонденции, но и зачастую осуществляют контроль над соблюдением сроков исполнения, согласования и подписания документов.

Как уже говорилось, профстандарт секретаря может быть взят за основу при составлении описания должностных обязанностей. Однако на каждом предприятии руководство имеет право доработать и изменить описание функций специалиста в соответствии с необходимостью и реалиями производственно-организационной деятельности компании.

Профессиональные стандарты секретаря руководителя

Профстандарт секретаря руководителя устанавливает довольно высокие квалификационные требования к специалисту, являющемуся основным помощником главного лица в компании. Так, например, чтобы эффективно и в срок выполнять поручаемую работу, секретарь руководителя должен обладать следующими умениями и навыками:

• четко планировать свое рабочее время и оказывать помощь в этом руководству компании;
• устанавливать цели и определять их иерархию, устанавливать приоритеты выполнения задач, оптимальным образом распределять свое рабочее время;
• свободно владеть компьютером и ориентироваться в программных продуктах, предназначенных для рационализации и ускорения информационного обмена, планирования рабочего времени и т. п.;
• определять, анализировать и устранять причины, мешающие оптимальному информационно-коммуникационному взаимодействию как между подразделениями, так и между отдельными специалистами;
• контролировать соблюдение сотрудниками требований информационной безопасности, установленными в компании;
• принимать участие в предотвращении и устранении личностных и производственных конфликтов;
• применять на практике и быть образцом соблюдения делового этикета и общения.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210890-qqq-17-m4-profstandart-sekretarya

Профстандарт секретаря руководителя с 2016 года

Профстандарт секретаря руководителя с 2016 года входит в число документов, которые необходимо применять в установленных трудовым законодательством случаях. Разберемся, что собой представляет этот профессиональный стандарт и что он включает. 

• Чем является профессиональный стандарт секретаря руководителя?
• Из каких частей состоит профессиональный стандарт секретаря?
• Общие сведения, включенные в профстандарт
• Функциональная карта секретаря
• Характеристика отдельных функций

Чем является профессиональный стандарт секретаря руководителя?

Процесс подготовки и утверждения профессиональных стандартов длится уже несколько лет.

Первоначально эти документы носили такой же рекомендательный характер, как и квалификационные справочники ЕКС (для специалистов) и ЕТКС (для рабочих профессий).

Однако с июля 2016 года ситуация изменилась: вступили в действие новые статьи ТК РФ, и теперь профессиональные стандарты обрели силу нормативных актов.

К числу прочих документов этого рода относится и профстандарт секретаря. Он представляет собой официальное описание исполняемых этим специалистом трудовых функций, а также указание на то, какие именно знания, образование и опыт работы требуются для каждой из них.

Кроме того, в профстандарте имеется и информация о кодировке работы секретаря по роду занятий (ОКЗ) и видам экономической деятельности (ОКВЭД). Эти сведения могут оказаться весьма полезными для статистического учета.

Описывая требуемую от секретаря квалификацию, профстандарт тем самым служит нескольким целям:

• Унифицирует требования, предъявляемые к секретарям. В результате становится проще определять, чем конкретно должны заниматься работники на этой должности в разных организациях.
• Задает ориентиры для системы профессионального образования. Как следствие, разного рода учебные заведения или курсы, готовящие секретарей, могут сразу ориентировать учащихся именно на то, что от них реально потребуется при трудоустройстве. 

Из каких частей состоит профессиональный стандарт секретаря?

Как и любые другие документы этого рода, профстандарт № 447, утвержденный для секретарей руководителей, имеет следующую структуру:

1. Общие сведения о виде деятельности и ее основной цели.
2. Функциональная карта для деятельности секретаря.
3. Характеристика отдельных профессиональных функций, возложенных на этого специалиста.
4. Перечисление организаций, принимавших участие в подготовке профстандарта.

А теперь рассмотрим содержание основных разделов, за исключением последнего, подробнее. 

Общие сведения, включенные в профстандарт

Первый раздел профстандарта секретаря руководителя включает в себя именно основные сведения о том, какой конкретно деятельностью должен заниматься секретарь. В частности, здесь указаны:

Не знаете свои права?

Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

• регистрационный номер по общему реестру профстандартов и код;
• название вида деятельности («Организационное и документационное обеспечение управления организациями»);
• ее основная цель (обеспечение управления и внедрение новых разработок в этой области);
• классификация по ОКЗ и ОКВЭД. 

Функциональная карта секретаря

Вторым разделом является функциональная карта, то есть описание обобщенных трудовых функций с входящими в них конкретными обязанностями. Для каждой из них профстандарт устанавливает необходимый уровень (или подуровень) квалификации, требуемый от работника. Уровни кодируются по принятой для профессиональных стандартов системе в зависимости от сложности функции — от 3 до 6.

Профстандарт устанавливает для секретаря руководителя следующие обобщенные функции:

1. Организационное обеспечение работы организации в целом.
2. Документационное обеспечение.
3. Обеспечение деятельности конкретно лица, управляющего организацией.
4. Аналитика и административная поддержка этого лица.

Функции перечисляются в порядке возрастания сложности и требуемого квалификационного уровня. 

Характеристика отдельных функций

Каждая из обобщенных функций раскладывается на ряд более конкретных, именно их описанию и посвящен третий раздел профстандарта. Так, к примеру, функция по организационному обеспечению компании в целом включает:

• прием телефонных звонков и их распределение по сотрудникам-адресатам;
• работу с посетителями, пришедшими в организацию;
• координацию и обеспечение работы организации.

Однако это еще не всё. Дело в том, что структура профстандарта предусматривает, что помимо общего перечисления функций для каждой из них указывается, какие конкретно трудовые действия должен совершить секретарь. В частности, упомянутая выше функция по координации и обеспечению раскладывается на следующие виды действий:

• ведение журналов перемещений и разъездов сотрудников;
• координация труда курьеров и водителей;
• составление справок о разъездах и маршрутах.

При этом для каждой конкретной функции дополнительно еще указывается, каким именно объемом знаний и умений должен обладать секретарь. Объемы эти пересекаются для разных функций (к примеру, знание деловой этики требуется практически всегда), но благодаря такой структуре профессионального стандарта легко разобраться, что именно можно требовать от секретаря в различных случаях.

Помимо характеристики функций третий раздел профстандарта имеет еще одну нужную особенность — в нем для каждой из обобщенных функций дополнительно указывается следующая информация:

1. О возможных названиях должностей, которые может занимать секретарь.
2. О требованиях по образованию.
3. О необходимом стаже трудовой деятельности.

Для простых функций от секретаря требуется только среднее образование и программа профессиональной подготовки.

Однако начиная с обобщенной функции по обеспечению деятельности руководителя профстандарт предусматривает уже высшее образование не ниже бакалавриата (хотя допускается и среднее профессиональное).

Что же касается необходимого стажа, то для секретаря, обеспечивающего организацию в целом, он не требуется. Но в том случае, когда он выполняет обязанности помощника руководителя, требования ужесточаются:

• для функции по организационной и документационной поддержке руководителя требуется стаж не менее 2 лет именно в качестве секретаря;
• для аналитической и административной поддержки — уже не меньше 3 лет, однако здесь достаточно любой работы, относящейся к той области, в которой действует организация.

Названия должностей профстандарт устанавливает следующие (в порядке возрастания требований по квалификации):

1. Секретарь-администратор.
2. Делопроизводитель.
3. Секретарь руководителя.
4. Помощник руководителя.

Возможные названия следует учитывать при составлении штатного расписания и оформлении документов по кадрам. Профстандарты для секретаря с 2016 года становятся обязательными, а их соблюдение в тех случаях, когда это предусмотрено ТК РФ, будет контролироваться. Несоответствие названий вполне может рассматриваться как нарушение.

Источник: https://nsovetnik.ru/profstandarty/profstandart_sekretarya_rukovoditelya_s_2016_goda/

ПРОФСТАНДАРТ
Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией (секретарь)

• УТВЕРЖДЕН
• приказом Министерства
• труда и социальной защиты Российской Федерации
• от «06» мая 2015 г. № 276н
• ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ
• Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией

447

Регистрационный номер

Содержание

I. Общие сведения……………………………………………………………………………………………………………………… 1

II. Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности)……………………………………………………………………………………………….. 2

III. Характеристика обобщенных трудовых функций…………………………………………………………………. 4

3.1. Обобщенная трудовая функция «Организационное обеспечение деятельности организации» 4

3.2. Обобщенная трудовая функция «Документационное обеспечение деятельности организации»     7

3.3. Обобщенная трудовая функция «Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации»………………………………………………………….. 11

3.4. Обобщенная трудовая функция «Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации»……………………………….. 24

I. Общие сведения

Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм	07.002
(наименование вида профессиональной деятельности)	Код
Основная цель вида профессиональной деятельности:
Реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией
Группа занятий:
2432	Библиотекари, библиографы, документоведы и специалисты родственных профессий	3431	Административно-управленческий персонал
4222	Служащие, занятые приемом и информированием посетителей	—	—
(код ОКЗ[i])	(наименование)	(код ОКЗ)	(наименование)
Отнесение к видам экономической деятельности:
82.1	Деятельность административно-хозяйственная и вспомогательная деятельность по обеспечению функционирования организации
82.3	Деятельность по организации конференций и выставок
(код ОКВЭД[ii])	(наименование вида экономической деятельности)

[i] Общероссийский классификатор занятий.

[ii] Общероссийский классификатор видов экономической деятельности.

1. УТВЕРЖДЕН
2. приказом Министерства
3. труда и социальной защиты Российской Федерации
4. от «06» мая 2015 г. № 276н
5. ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ
6. Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией

447

Регистрационный номер

Содержание

I. Общие сведения……………………………………………………………………………………………………………………… 1

II. Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности)……………………………………………………………………………………………….. 2

III. Характеристика обобщенных трудовых функций…………………………………………………………………. 4

3.1. Обобщенная трудовая функция «Организационное обеспечение деятельности организации» 4

3.2. Обобщенная трудовая функция «Документационное обеспечение деятельности организации»     7

3.3. Обобщенная трудовая функция «Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации»………………………………………………………….. 11

3.4. Обобщенная трудовая функция «Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации»……………………………….. 24

I. Общие сведения

Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм	07.002
(наименование вида профессиональной деятельности)	Код
Основная цель вида профессиональной деятельности:
Реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией
Группа занятий:
2432	Библиотекари, библиографы, документоведы и специалисты родственных профессий	3431	Административно-управленческий персонал
4222	Служащие, занятые приемом и информированием посетителей	—	—
(код ОКЗ[1])	(наименование)	(код ОКЗ)	(наименование)
Отнесение к видам экономической деятельности:
82.1	Деятельность административно-хозяйственная и вспомогательная деятельность по обеспечению функционирования организации
82.3	Деятельность по организации конференций и выставок
(код ОКВЭД[2])	(наименование вида экономической деятельности)

II. Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности)

Обобщенные трудовые функции	Трудовые функции
код	наименование	уровень квалификации	наименование	код	уровень (подуровень) квалификации
А	Организационное обеспечение деятельности организации	3	Прием и распределение телефонных звонков организации	A/01.3	3
Организация работы с посетителями организации	А/02.3	3
Выполнение координирующих и обеспечивающих функций	А/03.3	3
В	Документационное обеспечение деятельности организации	5	Организация работы с документами	B/01.4	5
Организация текущего хранения документов	B/02.4	5
Организация обработки дел для последующего хранения	B/03.4	5
С	Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации	6	Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени	C/01.6	6
Планирование рабочего дня секретаря	C/02.6	6
Организация телефонных переговоров руководителя	C/03.6	6
Организация командировок руководителя	C/04.6	6
Организация работы с посетителями в приемной руководителя	C/05.6	6
Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий	C/06.6	6
Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя	C/07.6	6
Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя	C/08.6	6
Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря	C/09.6	6
Составление и оформление управленческой документации	C/10.6	6
Организация работы с документами в приемной руководителя	C/11.6	6
Организация хранения документов в приемной руководителя	C/12.6	6
Обеспечение руководителя информацией	C/13.6	6
Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации	C/14.6	6
D	Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации	6	Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями	D/01.6	6
Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов	D/02.6	6
Организация деловых контактов и протокольных мероприятий	D/03.6	6
Организация исполнения решений руководителя	D/04.6	6

III. Характеристика обобщенных трудовых функций

3.1. Обобщенная трудовая функция

Наименование	Организационное обеспечение деятельности организации	Код	А	Уровень квалификации	3
Происхождение обобщенной трудовой функции	Оригинал	Х	Заимствовано из оригинала
Код оригинала	Регистрационный номер профессионального стандарта
Возможные наименования должностей, профессий	Секретарь-администратор
Требования к образованию и обучению	Среднее общее образование Профессиональное обучение – программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих
Требования к опыту практической работы	—
Особые условия допуска к работе	—
Другие характеристики	—
Дополнительные характеристики
Наименование документа	Код	Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
ОКЗ	4222	Служащие, занятые приемом и информированием посетителей
ОКСО[iii]	032001	Документоведение и документационное обеспечение управления

3.1.1. Трудовая функция
Наименование	Прием и распределение телефонных звонков организации	Код	А/01.3	Уровень (подуровень) квалификации	3
Происхождение трудовой функции	Оригинал	Х	Заимствовано из оригинала
Код оригинала	Регистрационный номер профессионального стандарта
Трудовые действия	Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации
Регистрация поступающих телефонных звонков
Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
Необходимые умения

Источник: http://o609.pskovedu.ru/page/481c5bb1-e4b6-4ec2-badf-b27330317968

Трудовые функции секретаря руководителя в соответствии с профессиональным стандартом

Чубова Е. П., Шаповалова Е. В. Трудовые функции секретаря руководителя в соответствии с профессиональным стандартом // Молодой ученый. — 2016. — №28.1. — С. 32-35. — URL https://moluch.ru/archive/132/36796/ (дата обращения: 20.11.2019).



В статье рассматриваются отдельные трудовые функции секретаря, зафиксированные в профессиональном стандарте специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией. Проводится анализ соответствия практических навыков с необходимыми знаниями в данной профессиональной деятельности.

Ключевые слова: трудовые функции секретаря, профессиональный стандарт, информационная составляющая работы секретаря руководителя.

Требования к деятельности современного секретаря меняются достаточно активно. Факторы, влияющие на данный процесс, формируются как во внешней среде, так и в пределах самой организации.

До недавнего времени знания и умения секретаря были зафиксированы в должностной инструкции, разработанной на основе ряда квалификационных справочников.

Регулярная актуализация нормативных документов хотя и производится, но по некоторым группам направлений все еще есть наблюдается расхождение с текущими моделями организации труда.

В 2007–2008 гг. появились первые профессиональные стандарты. Уже через три года Правительством РФ было учреждено Агентство стратегических инициатив, приступившее к разработке дорожной карты «Создание Национальной системы квалификаций и компетенций». Следующим шагом в данном направлении было утверждение Плана разработки профессиональных стандартов на 2012–2015 годы.

Профессиональный стандарт содержит требования к тому, что работник должен уметь и знать в определенной профессиональной области. В стандарте идет четкая привязка практических навыков работника к тем знаниям, которые и позволяют ему сформировать теоретическую основу для наработки профессиональных умений.

С момента введения профессиональных стандартов требования приобрели четкую практическую направленность.

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ в 2015 г. содержит характеристику обобщенных и трудовых функций таких профессий, как секретарь руководителя и помощник руководителя.

На примере должности секретаря руководителя рассмотрим отдельные функциональные обязанности с учетом требований работодателей.

В качестве обобщённой трудовой функции обозначено организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации. По содержанию данная функция содержит три основных направления, которые соответствуют традиционной функциональной классификации секретарской деятельности.

Если в документационном и организационном направлении деятельности секретаря большинство функций понятны изначально и не содержат «белых пятен», то информационная составляющая требовала четкого раскрытия того, чем должен заниматься секретарь.

В профессиональном стандарте данный аспект раскрывается двумя трудовыми функциями, а именно обеспечением руководителя информацией и организацией информационного взаимодействия руководителя с работниками.

Для реализации первой трудовой функции секретарь должен уметь осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации; составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы; производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков. Данная функция соотносится с определенными знаниями таких вопросов, как принципы формирования внешних и внутренних информационных потоков, их состав; особенности создания баз данных в организации, а также современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков.

При обеспечении взаимодействия руководителя с должностными лицами разных уровней подчиненности помимо базовых навыков, а именно, — умение работать с офисным пакетом (текстовым редактором, таблицами), необходимо осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных, проверять их достоверность, полноту и непротиворечивость, предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате, а также обеспечивать оперативность информационных потоков. С этой целью секретарю необходимо знать нормативно-правовые и нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере профессиональной деятельности организации; структуру и направления деятельности организации, а также компетенции структурных подразделений и должностных лиц. Кроме того, секретарь должен владеть вопросами информационного обеспечение организации для интегрирования инструментов управления, а также для соединения системы управления с системой исполнения. Без знания форм предоставления управленческой информации, ее источников и методов отбора источников информации невозможно осуществить качественное информационное взаимодействие всех должностных лиц организации.

В заключении стоит отметить, что профессиональные стандарты нацелены не только на конкретизацию трудовых функций работников, но и на понимание того, какие знания необходимы для наработки практических навыков.

Литература:

Источник: https://moluch.ru/archive/132/36796/