Табель учета рабочего времени: порядок и образец заполнения, бланки форм т-12, т-13 и 0504421

Табель учета рабочего времени – это документ, отображающий состояние выполнения распорядка дня личным составом компании. На основании такого заполняемого бланка бухгалтерия начисляет зарплату своим сотрудникам.

При ведении табеля ручным способом, рекомендуется использовать унифицированный шаблон Ф. Т-12. При контроле выполнения распорядка дня автоматическим способом, с использованием турникетов учет ведется на стандартном бланке Ф. Т-13.

Унифицированные формы

При этом, применение данных шаблонов не обязательно. Руководитель предприятия вправе принять собственный шаблон фиксирования соблюдения распорядка дня.

Бланки Т-12 и Т-13 различаются по способу заполнения. Так, бланк Т-12 заполняется при ручном способе контроля распорядка дня, а бланк Т-13 заполняется при автоматизированном фиксировании посещения работы сотрудниками.

• (Видео: “Табель учета рабочего времени – Елена Пономарева”)
• Современные руководители предприятий предпочитают работать с бланком Т-13, так как он проще в оформлении.
• Ниже предлагается более подробное рассмотрение названых унифицированных бланков.

Форма Т-12

Форма 12-Ф принята к использованию распоряжением Росстата N 247 от 13.07.2010 года. В бланке фиксируются данные по соблюдению распорядка дня в компании.

1. При наличии в структуре компании отдельных подразделений, работающих с самостоятельным балансом, а также осуществляющих учет поступлений средств от реализации продукции, выполненных работ, произведенных услуг и затрат на производственную деятельность отдела, фиксирование прихода на работу ведется по каждому самостоятельному подразделению.
2. Заполненные табеля направляются компанией в территориальные структуры Росстата по месту регистрации предприятия или соответствующего структурного отдела фирмы.
3. Начальник учреждения своим распоряжением назначает ответственного человека по контролю за соблюдением распорядка дня, с представлением статистического отчета в государственные структуры.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-12

При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.

Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:

1. Работающим неофициально.
2. Устроенным по внешнему совместительству.
3. Оформленных по гражданскому соглашению.

Ведение табеля поручается либо кадровику, либо руководителю отдела, либо другому лицу, назначаемому распоряжением работодателя. На основе зафиксированных в табеле кодов, персоналу фирмы начисляется зарплата и прочие выплаты.

В зависимости от принятого на фирме способа контроля распорядка дня, табель может составляться, либо одним общим (для всего предприятия) бланком, либо отдельным бланком по каждому отделу.

Табель относится к регулярному бланку, сдаваемому ежемесячно в установленную на фирме дату. Правила оформления бланка предполагают корректное заполнение титульной страницы и табличного раздела бланка.

Титульный лист

В данном разделе бланка отображаются следующие данные:

1. Наименование фирмы.
2. Коды ОКПО и ОКУД.
3. Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
4. Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
5. Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.

• В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.
• В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.
• Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.

Табличная часть

В этом разделе требуется заполнить все поля:

1. В первом столбике присваивается номер каждому сотруднику.
2. Во втором и третьем столбце отображаются личные данные о работающем (Ф.И.О., вакансия и табельный номер).
3. В столбцах 4-й и 6-й графы, содержащих даты месяца, фиксируются символы, обозначающие прибытие/отсутствие персонала на работе, в которых в числителе записывается код, а в знаменателе – число рабочих часов.
4. В 5-м и 7-м столбце заносятся итоги, отображающие число проработанных смен и часов, за соответствующую часть месяца.
5. С 8-го по 13-й столбец заполняются итоговые показатели трудовой деятельность за месяц, с отображением проработанных смен и часов на фирме.
6. В 14-й колонке фиксируются пропущенные смены, с отображением причин пропусков в 15-й и 16-й колонках.
7. И, наконец, в 17-й колонке отмечается число выходных и праздничных дней.

Образец заполнения формы № Т-12

Форма Т-13

Бланк Т-13 регламентируется решением, принятым Госкомстатом под №1 от 05.01.2004. Для бухгалтерии предлагаемый бланк является основанием для всех начислений. Благодаря такому способу учета кадровики имеют возможность отслеживать явку личного состава на свои рабочие места согласно установленному графику. Такой бланк также может стать основанием для наложения взысканий лицу, нарушившему рабочий распорядок.

При заполнении данного бланка также используются кодовые символы, для фиксирования трудовой деятельности работающего лица.

Примечание. Форма Т-13 не относится к обязательной для исполнения. Руководитель компании вправе утвердить собственный шаблон.

Титульный лист

1. В данной странице заполняется:

• Наименование компании, структурного отдела, фиксирующих соблюдение распорядка дня.
• Номер бланка.
• Дата его подписания.
• Период фиксирования.
• Коды ОКУД и ОКПО.

Табличная часть

2. В этом разделе заполняются следующие данные:

• Первая колонка отображает порядковый номер работающего лица.
• Во 2-м и 3-м столбиках, как и в форме Т-12 записываются Ф.И.О. работника, вакансия и табельный номер.
• В 4-м столбце фиксируется посещения работы работающим лицом.
• В 5-й и 6-й колонке заполняются итоги проработанного периода, соответственно – за первую половину месяца и за весь месяц.
• В следующей странице бланка, в колонках от 7-й до 13-й заполняются итоговые данные, для начисления зарплаты, число пропусков и причины, обозначая данные записи кодовыми значениями.
• В заключение заполненный бланк Т-13 подписывается ответственным работником, начальником отдела, кадровиком и записывается дата оформленного бланка.

Инструкция по заполнению

Руководитель компании отвечает за установленный распорядок дня. Поэтому в его полномочиях – разработка инструкции по ведению первичного учета. Одной из форм первичного контроля является шаблон Т-13 или другой утвержденный шаблон на фирме для контроля трудовой деятельности персонала фирмы.

При разработке инструкции по оформлению бланка Т-13 нужно обратить внимание на такие моменты:

1. Если компания крупная, нужно организовать фиксирование соблюдения распорядка дня по структурным отделам. То есть, каждый отдел ведет собственный контроль.
2. Для этого в каждом филиале назначается ответственный человек за данный участок работы.
3. Ответственные лица обязаны изучить значение кодов, используемые при фиксировании данных.
4. Ответственное лицо обязано изучить порядок занесения данных в учетный бланк, чтобы правильно отмечать прибытие/пропуск, опоздание, причины нарушений и т.д.
5. Ежедневно заносить записи в табель.

Способы заполнения формы Т-13, основные коды для заполнения табеля

При работе с табелем используются разные способы контроля проработанного персоналом времени.

1. Одним из способов является ежедневное отображение присутствия персонала на работе.
2. Другой способ работы с табелем заключается в контроле пропусков и опозданий, с описанием причин таких проступков.

Для упрощения работы с табелем, приняты специализированные коды, благодаря которым осуществляется простое и быстрое занесение данных. На сегодняшний день в табельном учете используют следующие коды:

• Прибытие на работу персонала согласно установленному распорядку отображаться символом «Я», или же цифрой «01»
• Отпуск работающего человека по графику отображается символами «ОТ», или цифрой – 09.
• Декретному отпуску присваивается код «Р», или цифра – 14.
• Если сотрудник уходит в отпуск, связанный с содержанием ребенка, то отображается код «ОЖ» или цифра – 15.
• Отпуск за свой счет отображается символами «ДО» или цифрой – 16.
• При нахождении человека в командировке, отображается символ «К», или цифра 06.
• При пропуске работы по неизвестным обстоятельствам заполняются символы «НН» или цифра 30.
• Предоставление больничного листа отмечается символом «Б» или цифрой -19.

Изучением кодов обязаны заниматься весь персонал фирмы, имеющий отношение к контролю распорядка дня и начисления зарплаты. Незнание обозначения кодов, может привести к неправильному начислению зарплаты работающему лицу или к наложению необоснованного наказания.

В табеле отображаются все данные о работе персонала фирмы в символьном или цифирном обозначении. Так, на бланка Т-12 приведены все условные коды, которыми необходимо пользоваться при работе с табелем. Это обеспечивает недопущение ошибок при работе с бланком, а также при расшифровке занесенной информации работниками бухгалтерии.

Образец заполнения формы № Т-13

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Законодательством не установлено, кто обязан вести табельный учет соблюдение распорядка дня персоналом фирмы. Не взирая на это, правила его заполнения требуют выполнение следующего:

1. Табель должен заполнять уполномоченный работник.
2. При сдаче бланка в бухгалтерию, табель должен требуется подписать начальнику отдела и кадровику, если таковой числится в штате.
3. На основе заполненного табеля ведется начисление зарплаты персоналу фирмы.

Уполномоченное лицо, отвечающее за табель, назначается работодателем соответствующим распоряжением. Ведение табеля может быть поручено кадровому работнику, начальнику отдела, а в малых предприятиях – секретарю учреждения.

Образец приказа о назначении ответственного

Срок хранения табеля учета рабочего времени

1. Статьей 22.1 Закона об архивном производстве предусмотрен следующий срок сохранения табеля:
2. На протяжении 5-ти лет после завершения года.
3. На протяжении 50 лет со дня сдачи табеля, если в нем отображена работа на опасной или вредной трудовой деятельности.

Как фиксировать отработанное время

При любой трудовой длительности, учет прибытия на работу может отображаться в табеле 2-мя способами:

• Сплошным отображением прибытия/пропуска на работу.
• Отображением лишь пропусков и сверхурочной работы.

При стабильной продолжительности рабочей смены можно контролировать лишь отклонения.

Скачать образец и бланк формы Т-12, Т-13

Источник: https://zayavi.com/tabel-ucheta-rabochego-vremeni/

Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12 | Контур.НДС+

Каждый работодатель обязан учитывать, какое количество часов отработали его сотрудники. Для этой цели ведется табель учета рабочего времени. Рассмотрим, как правильно его заполнять.

Содержание

• Общая информация
• Принципы заполнения
• Как заполнить форму Т-12

Общая информация

Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом.

Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.

Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.

Рабочее время в табеле отмечается для таких целей:

1. Чтобы было понятно, сколько часов работник трудился по факту, а сколько не работал, а провел, допустим, на больничном или в отпуске.
2. Чтобы зафиксировать допущенные им нарушения рабочего графика — опоздания, прогулы.

Эти сведения нужны для того, чтобы правильно начислить сотруднику заработную плату и и прочие выплаты, связанные с отработанным временем. Если же в организации действует система взысканий за нарушение дисциплины, то эти меры также применяются на основании табеля учета рабочего времени.

Ведется табель, как правило, сотрудником отдела кадров или руководителем подразделения организации. Однако жестких требований в этой части не установлено, поэтому директор может закрепить эту обязанность за любым сотрудником.

Принципы заполнения

Для обозначения каждого действия, которое отмечается в табеле, предусмотрена кодировка в двух вариантах — буквенном и числовом. Организация может сама выбрать, какой из вариантов применять:

Также есть два способа ведения табеля:

1. Сплошное внесение информации. Подразумевается заполнение документа каждый день в отношении всех работников. В том числе отмечается, что сотрудник явился на работу.
2. Внесение отклонений. В этом случае по умолчанию считается, что все сотрудники на работе, а в табеле указывается только отклонение от нормальной ситуации. То есть опоздание, неявка, простой. Такой вариант подходит, если рабочее время учитывается суммировано.

Табель должен вестись в течение учетного периода, то есть делать пометки в нем нужно каждый день. А при суммированном учете рабочего времени — в тот день, когда есть какой-то отклонение.

Однако специалисты рекомендуют вносить данные о рабочем времени в табель карандашом либо вести его в черновике, и вот почему. Например, сотрудник Иванов сегодня не явился без предупреждения.

Это нужно отметить в графике, поставив код НН (неявка по невыясненной причине). Но позже он, вероятнее всего, объяснит причину своего отсутствия. Соответственно, код нужно будет исправить на какой-то другой.

Если отмечать сразу все начисто, то документ придется переделывать по нескольку раз.

Как заполнить форму Т-12

Прежде всего заполняется первая страница. Здесь нужно указать:

• наименование работодателя, а также название подразделения, если оно есть:
• код ОКПО:
• период, за который ведется табель:
• его порядковый номер и дату составления:

Далее заполняется основная часть документа на базе штатного расписания. Нужно указать:

• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — фамилию, инициалы и должность работника;
• графа 3 — табельный номер из личной карточки или из приказа о назначении на должность:
• графы 4 и 6 — сведения о явке или неявке сотрудника за каждый день месяца. Эта информация отражается в двух ячейках: в верхней код, в нижней — количество часов:
  Сведения о рабочем времени отражаются отдельно за первую (графа 4) и за вторую (графа 6) части месяца;
• графы 5 и 7 — суммарные значения дней и часов отдельно за первую и вторую половины месяца;
• графы 8-13 — итоговые сведения об отработанном за месяц времени, в том числе количестве дней и часов, с выделением отработанных сверхурочно, в ночное время, а также выходных и праздничных дней (если таких данных нет, ячейки остаются пустыми):
• графы 14-16 — сведения о количестве дней и часов, которые сотрудник пропустил, с указанием кода причины:
• графа 17 — количество выходных и праздничных дней в месяце (рекомендуется свериться с производственным календарем).

Подписать табель должен ответственный сотрудник, а также тот, кто его непосредственно заполнял. Если табель ведет само ответственное лицо, то поставить подпись ему нужно в двух местах. Если речь о подразделении компании, то подписывается и его руководитель.

Готовый табель передается в бухгалтерию, где служит основанием для начисления заработной платы.

• Скачать бланк табеля Т-12
• Скачать образец заполнения табеля Т-12

Источник: https://kontursverka.ru/stati/zapolnyaem-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-po-forme-t-12

Образец табеля учета рабочего времени | Форма Т-12 и Т-13

• Скачать бланк формы Т-12 или формы Т-13
• Скачать образец заполнения Т-12 или формы Т-13
• Смотреть инструкцию по заполнению табеля

Все картинки увеличиваются по нажатию (клику) на них.

Титульный лист

Раздел 1 — Учет рабочего времени

Раздел 2 — Расчет с персоналом по оплате труда

Образец заполнения формы Т-13

Подписи после таблицы Т-13

Источник: https://nalog-spravka.ru/obrazec-zapolneniya-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni.html

Заполнение табеля учета рабочего времени 0504421 образец заполнения

Далеко не все знают, как составить табель учета рабочего времени. А значит, будет актуальна информация по этому поводу. Рассмотрим основные правила, которые стои выполнить в 2017 году.

Сотрудник отдела кадров или бухгалтер каждый день должен заполнять табель учета рабочего времени.

Законодательство Российской Федерации содержит все необходимые нормы, которых следует придерживаться при заполнении такого документа.

Основные моменты

Сначала разъясним, что понимают под табелем учета, какие формы должны использоваться.

Что это такое

Закон обязывает каждого работодателя вести учет, кто сколько отработал времени. Учитываются часы работы компании в независимости от того, это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.

Специально в этих целях Госкомстат разработал формы Т-12, Т-13 – табеля учета рабочего времени.

Назначение документа

• Табеля учета времени работы необходимы для сотрудника отдела кадров или бухгалтерии для:
• Табель помогает бухгалтеру подтверждать, правомерно ли начислена зарплата или компенсация каждому сотруднику.
• Специалист отдела кадров с его помощью отслеживает явку, и если возникнет необходимость, обосновывает взыскания, что были наложены на работника.

Такой документ выдается вместе с трудовой книжкой сотруднику, если тот увольняется.

Но для этого лицо должно подать соответствующий запрос (ст. 84.1 Налогового кодекса).

Форма табеля, что утверждена на законодательном уровне, должна в обязательном порядке использоваться:

• в государственной организации;
• на унитарном предприятии;
• подрядчиками, что выполняют государственный заказ;
• некоторыми государственными корпорациями.

Правовая база

Обязательство по ведению учета рабочего времени установлено часть 4 ст. 91 Трудового кодекса России.

Если такое требование не выполнить, компании придется заплатить штраф, а также снять расходы для оплаты труда. Да и компания получит отказ при желании возместить выплаченную сумму по листам нетрудоспособности.

Сама форма документа, которая должна использоваться на предприятиях, утверждена Постановлением Госкомстата 5.01.2004 года № 1.

Образец заполнения табеля учета использования рабочего времени

Компания может использовать унифицированные формы или разработать бланк самостоятельно.

Во втором случае придется все равно использовать реквизиты первичной учетной документации и данные о том, как сотрудники использовали фонд рабочего времени.

Чаще всего унифицированная форма табеля дорабатывается. Добавляют несколько дополнительных граф и кодов.

Какие данные вносятся

В документе каждая позиция отражена двумя строками. Верхняя будет содержать условное обозначение в виде кода, нижняя – сколько часов сотрудник отработал.

Если отражается неявка при отпуске, болезни, командировке, то ставится только код. Нижняя строка пропускается.

Каждый вид времени работы или отдыха имеет свое обозначение (буквенное или цифровое). Коды явки/неявки прописаны на титульной странице Т-12.

Их же используют, если заполняется Т-13. Желательно использование буквенных кодов (их легче запомнить).

Любая отметка о причинах неявки сотрудника и об особом графике работы, должна проставляться, если есть оправдательный документ (лист нетрудоспособности, приказ об отпуске и т. д.)

К примеру, работник не вышел на свое рабочее место, и вам не известна причина. До сдачи табеля графа неявки оставляется пустая.

Если человек принесет оправдательный документ, тогда ставится на его основании код. Если такого документа не поступит, ставится код «НН» (неявка по невыясненной причине).

Табель составляют в единственном экземпляре, который подписывается уполномоченным лицом, руководителем подразделения и сотрудником отдела кадров.

Представим образец заполнения табеля суммированного учета рабочего времени. Разберемся, как заполнить форму Т-13, если использовать сплошной метод.

Сначала указывается название фирмы и структурное подразделение:

Сверху отражают название компании, ФИО предпринимателя и структурную единицу. Это могут быть такие отделы – по продажам, маркетингу, производству.

Далее следует вписать код ОКПО согласно общероссийскому классификатору фирм, что есть в базе Росстата. Такой код представлен 8 цифрами для юридических лиц и 10 – для ИП.

Укажите порядковый номер табеля и дату, когда он составляется (обычно это последний день месяца, что является отчетным):

Далее следует отразить период, что считается отчетным:

Документ составляется в течение месяца (с его начал и до конца). При отражении данных о сотрудниках заполняется на каждого из них отдельная строчка.

Указывают номер по порядку, который присваивают всем работникам и используют его во всех справках учета.

Рекомендуем к прочтению: Приказ о ненормированном рабочем дне образец

Данный номер сохранится за гражданином даже в течение определенного времени после расторжения трудового договора. Пишут ФИО, должность человека.

В таблице указывается явка и сколько часов отработано. В данном случае необходимо использовать условное обозначение.

1. Необходимо указание количества дней и часов за отчетный период.
2. Пятая графа будет содержать количество дней и часов, что отработал сотрудник за половину месяца.
3. 6 столбец отражает дни и часы за месяц. Указывают данные для начисления заработка таким образом:

Коды вида оплаты определяют, какие перечисления будут. Шифр используется цифровой. В нашем примере отражена заработная плата и оплата за отпуск.

Про реструктуризацию займов, читайте здесь.

Расходы будут списаны с бухгалтерского счета на отраженный вид оплаты. Здесь счет один.

9 графа отразит, сколько дней отработано по конкретному виду оплаты.

В форме табеля верхняя ячейка содержи данные о явках и командировках, нижняя – днях, которые лицо было в отпуске.

Заполняют данные о неявке. Ставятся коды, чтобы отразить причину отсутствия человека.

Далее уполномоченные лица ставят подпись.

Кто его ведет в организации

Данный документ должен заполнять уполномоченный работник. Если фирма имеет не одно подразделение, и время работы учитывается по каждому такому отделу, тогда назначают несколько ответственных лиц.

В законодательстве не указывается, какая должность должна быть у ответственного по ведению табеля.

Руководитель может назначать любого специалиста компании, которого пожелает. Ответственными могут назначать даже сторожей.

• Сотрудника, который будет нести ответственность за составление табеля учета, должны назначить приказом.
• Он должен содержать ФИО такого человека и ФИО зама, который будет заполнять форму при отсутствии ответственного работника.
• В противном случае начальство не вправе требовать от работника заполнения документа учета рабочего времени.
• Так как на крупных фирмах назначается несколько ответственных лиц, они должны в течение месяца заполнять документ, затем передать его руководителю подразделения для проставления подписи.

Такой начальник перепроверит сведения и передаст табель в отдел кадров. Кадровики сверят сведения, заполнят свою документацию, основываясь на них, и передадут бланки бухгалтеру.

Если компания не большая, такую цепочку не соблюдают. Табель ведется кадровиком. Затем он передается бухгалтерии.

Виды форм (Т-12, Т-13)

Утвержденный бланк Т-12 содержит такие разделы:

Бланк Т-13 имеет только один раздел, в котором фиксируется явка работников в автоматическом режиме. Время работы отражают 2 способами, такими как:

Компания сама выбирает, какой способ ей более подойдет. Если на фирме длительность рабочего дня постоянная, тогда предпочитают второй вариант.

Если учет рабочего времени суммированный, тогда нужна сплошная регистрация. Форма Т-13 применяется в компаниях, где есть специальные турникеты – автоматизированные системы, что будут контролировать явку персонала.

Бланк Т-12 – универсальный. Табель учета может быть:

• в бумажном виде;
• в электронном формате;
• заполнен в специализированных бухпрограммах, таких как 1С.

Все чаще выбирают электронную форму, так как ее легче корректировать.

Пометки об отпуске и командировке

Код, который ставится, если лицо отравляется в командировку – К или 06. За все время отсутствия на предприятии по данной причине работник получит среднюю зарплату (ст. 167 ТК).

В соответствии с нормативным документом № 749 от 13 октября 2008 года, в день отъезда и приезда явка ставится согласно договоренностям между руководителем и сотрудником.

Обычно такие нюансы прописывают в приказе. А значит, в табеле могут прописать код, что обозначает присутствие человека на работе или код его отсутствия. Отражают и сколько часов человек отработал.

Например, сотрудник вернулся из командировки и отработал 3 часа. В форму прописывают код «К», «Я» и часы – «3».

Командированное лицо не обязано соблюдать график работы предприятия, в которую прибыло, а также график, что был установлен на месте основной работы.

Если человек отсутствует, и не известны причины его неявки, тогда ставится НН. После установления причины пропуска работы указывается ПР.

  Госпошлина за нотариальные действия в 2018 году

К табелям прилагают дополнительные листы, заверенные подписью ответственного сотрудника. При пропуске не всего дня указывается, сколько часов лицо отработало за день.

Рекомендуем к прочтению: 402 фз о бухгалтерском учете последняя редакция 2018

Видео: порядок ведения табеля учета рабочего времени

• какого вида отпуск;
• когда начинается и когда оканчивается отпуск сотрудника;
• какой используется метод – сплошной, регистрация отклонений.

Каждый вид отпуска имеет свое обозначение:

Необходимый код ставится в табеле учета уполномоченным сотрудником за каждый день отсутствия человека.

Если используют сплошной метод, то иные дни будут отражать обозначение Я (явка). Если же используется метод учета отклонений, тогда графы пропускают.

Для чего нужен корректирующий вариант

Корректирующим табелем называют дополнительный документ, в котором прописывают информацию по каждому сотруднику. Обязательно прилагается служебная записка уполномоченного лица.

К примеру, человек не пришел на работу. В табеле поставили прогул. За такой проступок сотрудника могут уволить.

Позднее он принес лист нетрудоспособности. В данном случае нужно заполнить корректирующий табель учета.

Чтобы корректировать сведения:

1. Устанавливают, необходимо ли вносить правки.
2. Ответственное лицо пишет объяснительные записки.
3. Необходимо составление корректирующего отчета. Это такая же форма, как и основной табель. Но графа «Вид» будет иметь надпись «Корректирующий». Все табеля с правками нумеруют. Основной табель в нумерации не учитывают.

Бланк может заполняться 2 способами:

Компании чаще выбирают первый вариант. В законодательных нормах Российской Федерации не содержится требований относительно формы и стандартов подачи корректирующих табелей.

А значит, ответственное лицо вправе самостоятельно выбрать, как подавать сведения. Корректирующий документ должен содержать ссылку на номер, а не на определенного сотрудника. Ведь у подчиненных может быть не одна личная карта и номер.

Нюансы при составлении в бюджетной организации

1. Многие интересуются, допускается ли применение в бюджетных учреждениях формы Т-13, а также есть ли необходимость в отражении времени переработок (если ненормированный день).
2. Как составить образец приказа об отзыве работника из отпуска, читайте здесь.
3. Образец заявления на административный отпуск за свой счет, смотрите здесь.
4. Бюджетные организации должны использовать новый образец заполнения табеля учета рабочего времени формы 0504421.

Такой бланк также используют, чтобы контролировать рабочий режим. Используется при заполнении метод сплошной регистрации и ставится отметка об отклонениях.

Если табель учета рабочего времени заполняется впервые, без образца придется трудно. Ведь нужно понять не только, как использовать коды.

Да и они помогут вам свести к минимуму количество корректирующих табелей при исправлении неточностей.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

самые важные статьи вам на

Из имеющихся форм учета рабочего времени можно воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:

Форма Т-12, если учет ведется вручную

Форма Т-13, если учет ведется автоматизированно

Источник: http://sudsistema.ru/category-19/zapolnenie-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni-0504421-obrazets-zapolneniya.php

Заполнение табеля по форме 0504421 для бюджетных учреждений в 2019 году

Главная > кадровые документы > Заполнение табеля по форме 0504421 для бюджетных учреждений в 2019 году

Табель учета рабочего времени форма по ОКУД 0504421 – это типовой бланк документа, используемого для отражения сведений об отработанном работниками времени. Предназначен бланк для бюджетных учреждений. Форма табеля по ОКУД 0504421, действующая в 2017 году, утверждена приказом Минфина РФ №52н от 30.03.15. Скачать актуальный бланк и образец заполнения в 2017 году можно в excel бесплатно ниже.

• Учет рабочего времени является важным моментом для всех участников трудовых отношений – работодатель хочет оплачивать труд только по факту, а работник не имеет желание получать недоплату за тяжелый рабочий процесс.
• Что собой представляет табель учета рабочего времени?
• Это установленная форма документа, складываемая в виде таблицы и содержащая основные сведения относительно соблюдения рабочего графика.
• Данный документ является основанием для начисления заработной платы и выплат за переработку, а также для взыскания штрафов за необоснованные прогулы или отлучение от рабочего места.
• Ответственным за составление табеля по приказу руководителя обычно становится начальник отдела или бухгалтер, иногда эта обязанность может вменяться менеджеру или начальнику цеха.
• Формы табеля
• Нормативными актами утверждены формы таких документов, согласно которым доступно эффективно вести учет отработанных часов для вычитания зарплаты и ведения статистики.
• На предприятиях используются следующие бланки табеля учета рабочего времени:

• Форма 0504421 – для бюджетных учреждений и организаций. Порядок заполнения этого бланка рассмотрим в статье ниже. Внизу приведен образец заполнения и бланк формы 0504421, актуальные на 2017 год;
• Форма Т-12 имеет универсальное формирование, что делает возможным ее применения для различных юридических лиц, она приемлема для заполнения на компьютере;
• Форма Т-13 – используется на предприятиях с системой контроля входа/выхода, данная форма также больше подходит для заполнения посредством оргтехники.

Важно: табель учета в конце месяца должен подписать руководитель предприятия для дальнейшей его передачи бухгалтеру.

Особенности заполнения табеля форма по ОКУД 0504421

Прямое предназначение данного табеля – учет рабочего времени, но при этом он имеет название «Учет использования рабочего времени», в документе идет полное отражения режима работы бюджетного учреждения.

В нем иногда существуют подобные записи:

• Выходные по учебе;
• Учебный отпуск;
• Замещение в группе продленного дня.

Ведется бланк форма 0504421 согласно общепринятым стандартам:

• Имеется только один экземпляр;
• Открывается за 2 – 3 дня до начала расчетного периода;
• Ведется согласно унифицированной форме без изменений;
• В конце периода подписывается руководителем.

В данном документе доступно использование сплошной для обозначения явки или неявки с обозначением отклонений.

Форма и реквизиты табеля учета рабочего времени

1. Сама форма 0504421 имеет определенные отличия от прочих.
2. В первую очередь, в шапке бланка необходимо указывать кроме обязательных идентификационных данных цифровой код вида документа.

3. К примеру, если документация сдается без изменений от начала ее ведения, то необходимо указать 0 – это значит, что она первичная, если происходят изменения, то указывается цифра согласно количеству изменений.

4. Первые 4-е графы формы табеля рабочего времени заполняются сразу, в них указывается – ФИО работника, табельный номер и должность, остальные заполняются по мере получения информации.

5. Если вдруг происходит отклонения от общего режима необходимо в верхней части документа указать данное происшествие в часах, а в нижней поставить букву, которая будет указывать на причину.
6. Графы 20 и 37 предназначены для обозначения промежуточного и месячного итога.
7. Больше в таблице не стоит выполнять каких-либо расчетов, все остальные мероприятия по подсчету часов и вычитанию заработной платы проводит бухгалтер.

Особенности некоторых обозначений в форме 0504421

Каждое отсутствие имеет свое обозначение согласно причине.

Отпуск имеет много интерпретаций, так как он может происходить за свой счет, по уходу за ребенком или по графику. Обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени:

• Отпуск по уходу за ребенком обозначается ОР, с момента окончания больничного по родам и до 3-летнего возраста малыша;
• По графику проставляется обозначение ОТ или ОД, если отпуск дополнительный;
• За свой счет обозначается в форме 0504421 буквенным набором ОЗ или ДО, все зависит от степени согласования с руководством, так как согласно законодательству, работник имеет право на такие дни без согласования по уважительным причинам – рождение ребенка, смерть родных и прочее;
• Для сдачи сессии, сегодня такое совмещение достаточно распространенное, и законодательство дает право учащемуся получать отпуск по стандартной процедуре на период сессии, в таком случае используется буква У, при этом если работник во время сессии заболел и не успел своевременно выйти из отпуска проставляется Б, которое следует доказать посредством справки;
• Для обозначения больничного по беременности и родам применяется символ Р.

Работа с любой отчетной документацией требует предельного внимания и ответственности, для заполнения любой из подобных форм необходимо заранее изучить инструкции и буквенные обозначения, чтобы весь период отобразить в соответствии с требованиями.

Бланк и образец 2017

Скачать бланк табеля учета рабочего времени форма по ОКУД 0504421 в excel – скачать.

Скачать образец табеля форма 0504421 при заполнении в 2017 году – скачать.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: https://buhland.ru/tabel-po-forme-0504421/

Форма 0504421 Табель учета рабочего времени: условные обозначения и образец заполнения

Для учета отработанных часов бюджетные организации используют форму 0504421 – табель учета рабочего времени. Условные обозначения в этой форме имеют некоторые отличия, от тех, которые приняты в табелях форм Т-12 и Т-13.

Смотрите, как правильно заполнить форму табеля учета рабочего времени и что делать, если в нем обнаружены ошибки. В статье вы можете скачать бланк по форме 0504421 и образец заполнения.

Форма табеля учета использования рабочего времени 0504421

Типовая форма 0504421 табель учета рабочего времени, порядок его заполнения утверждены в Приказе Минфина № 52н от 30.03.15 г. Этот бланк (ОКУД 0504421) требуется использовать в следующих видах учреждений:

• Муниципальные и бюджетные.
• Органы госвласти.
• Органы местного самоуправления.

Не допускается применение другой формы в указанных организациях. При этом можно заполнить табель 0504421 с указанием дополнительной информации по усмотрению работодателя. Точный регламент составления документа нужно утвердить в учетной политике учреждения.

Порядок заполнения формы 0504421 и таблица обозначений

Табель учета использования рабочего времени ф. 0504421 составляется в соответствии с требованиями Приказа № 52н. Актуальные на 2019 г. правила отражения информации:

• Форма по ОКУД 0504421 заполняется отдельно на каждый месяц – открывается документ за несколько (2-3) дней до наступления расчетного периода.
• При внесении информации применяются не цифровые коды (как в Т-12/Т-13), а буквенные.
• Основанием для отражения данных являются приказы руководителя о кадровых перестановках и другие документы.
• Итоговые сведения по отмеченным видам занятости и отдыха рассчитываются ответственным сотрудником после внесения в табель всех данных за месяц.
• Заполненная форма передается в бухгалтерию организации не позднее срока, определенного в учетной политике – обычно за пару дней до расчетов с персоналом по зарплате.

Существует два варианта указания информации в форме (Приложение 5 к Приказу № 52н):

• Путем отражения фактического времени работы и отсутствия специалиста.
• Посредством регистрации ситуаций отклонения фактического рабочего времени от нормального. При этом в бланк вносятся данные о выходных днях, командировках, отпускных периодах, больничных и т.д. Автоматически пустые ячейки признаются днями явки сотрудника на свое рабочее место. Этот вариант более удобный для учреждений на 5-дневке с традиционным 8-часовым днем занятости и двумя выходными.

Какой именно способ заполнения выбрать – решает организация самостоятельно. Метод утверждается в учетной политике субъекта.

Как вести учет рабочего времени

Порядок составления табеля:

• Верхняя строчка – здесь приводится точное количество часов. Как правило, в данной графе обозначается тот вид явки, за который начисляется зарплата. Это, к примеру, командировка, обычная явка, занятость в праздники, выходные, сверхурочные дни и пр. Или указывается период отсутствия, который подлежит вычету, то есть не оплачивается (прогулы и пр.).
• Нижняя строчка – здесь приводится специальный код (в буквенном выражении). Если за один день специалист выработал несколько разных видов занятости, такие данные вносятся в нижнюю графу. При этом под соответствующим буквенным кодом (для основного вида времени) проставляется знак дроби. В числителе указывается буквенный код, в знаменателе – число часов. Пример записи – рабочая смена с ночной занятостью и сверхурочной.

 В медицинских учреждениях есть свои особенности учета рабочего времени

Обратите внимание! Если за один день у одного работника имеется более двух видов рабочего времени, сведения по такому специалисту отражаются в табеле два раза.

Таблица обозначений в табеле учета использования рабочего времени (ф 0504421):

Буквенный код	Расшифровка
А	Отсутствие на рабочем месте с разрешения администрации
Б	Временная нетрудоспособность, в том числе и в связи с беременностью
В	Выходные и нерабочие праздничные дни
Г	Выполнение государственных обязанностей
К	Командировки
Н	Работа в ночное время
О	Очередной оплачиваемый отпуск
ОР	Отпуск по уходу за ребенком
П	Прогул
С	Сверхурочная работа
НН	Отсутствие на рабочем месте по невыясненным обстоятельствам
ВУ	Выходные по учебе
ОУ	Учебный отпуск
ЗН	Замещение в 1-3 классах
ЗП	Замещение в группах продленного дня
ЗС	Замещение в 4-11 классах
РП	Работа в выходные и праздники
Ф	Фактически отработанное время

Образец заполнения табеля учета использования рабочего времени 0504421

Смотрите и скачайте образец заполнения формы 0504421 по Приказу 52н для бюджетных, казенных и автономных учреждений:

Смотрите и скачайте другие примеры заполнения формы 0504421 в Системе Госфинансы:

Можно ли устанавливать свои обозначения в табеле

Положения Приказа № 52н разрешают бюджетным учреждениям вносить в табель собственные условные обозначения. При этом нельзя исключать сведения, признанные обязательными по Приказу. Значения показателей, которые организация разработала самостоятельно, нужно утвердить в учетной политике.

Утверждение собственной кодировки выполняется путем составления перечня используемых показателей. Не включайте в форму цифровые значения. Помните, что нормативные требования допускают отражение в табеле только буквенных кодов.

Что будет при ошибках в табеле 0504421

При внесении информации в ф. 0504421 наличие помарок, исправлений и ошибок запрещается. В случае выявления в документе неточностей, включая полноту отражаемых данных, ответственный работник должен учесть это и принять меры. В частности, необходимо составить корректировки и подать их в бухгалтерию в утвержденные сроки. Распространенными причинами внесения изменений считаются:

• Счетные ошибки при заполнении формы.
• Неточности, вызванные несвоевременным поступлением к должностному лицу кадровых или иных документов – листков нетрудоспособности, командировочных приказов, распоряжений о предоставлении отпусков и т.д.

Если документ первоначально сдавался как исходный (с обозначением типа «первичный» и кода «0»), при указании уточнений выполняется пометка «корректирующий» и ставится номер исправлений.

Нумерация корректировки осуществляется в хронологическом порядке, начиная с цифры «1». Информация из уточняющей формы является основанием для перерасчета начислений в пользу сотрудников.

Правила подачи уточнений нужно закрепить в учетной политике учреждения.

Проверить заполнение табеля

Кто заполняет табель и сроки хранения заполненных форм

Ответственный сотрудник по составлению этой формы назначается приказом руководителя организации. Или подобная обязанность может быть возложена на специалиста должностной инструкцией. Круг лиц определяется с учетом специфики деятельности и численности учреждения. Как правило, это один из следующих специалистов:

• Кадровый работник.
• Начальник участка учреждения.
• Начальник филиала или отдела.

Общий срок хранения ф. ОКУД 0504421 составляет 5 лет. Исключением являются ситуации, при которых в документ вносятся данные о занятости сотрудников в опасных или вредных трудовых условиях. В этом случае период хранения увеличивается до 75 лет.

О сроках хранения бухгалтерских документов в организации читайте в статье.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/102875-qqq-04-17-forma-0504421-tabel-ucheta-rabochego-vremeni