Должностная инструкция делопроизводителя в 2020 году

Новости

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 ноября 2019 ГОДА. Уже 36 статей приняты.

Журнал №14 (Vol. 62) вышел в свет 25 октября 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 октября 2019 ГОДА. Уже 47 статей приняты.

Журнал №13 (Vol. 61) вышел в свет 25 сентября 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 сентября 2019 ГОДА. Уже 24 статьи приняты.

Журнал №12 (Vol. 60) вышел в свет 25 августа 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 августа 2019 ГОДА. Уже 17 статей приняты.

Журнал №11 (Vol. 59) вышел в свет 25 июля 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июля 2019 ГОДА. Уже 22 статьи приняты.

Журнал №10 (Vol. 58) вышел в свет 2 июля 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 2 июля 2019 ГОДА. Уже 36 статей приняты.

Журнал №9 (Vol. 57) вышел в свет 10 июня 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 10 июня 2019 ГОДА. Уже 43 статьи приняты.

Журнал №8 (Vol. 56) вышел в свет 20 мая 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 20 мая 2019 ГОДА. Уже 34 статьи приняты.

Журнал №7 (Vol. 55) вышел в свет 1 мая 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 1 мая 2019 ГОДА. Уже 22 статьи приняты.

Журнал №6 (Vol. 54) вышел в свет 15 апреля 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 15 апреля 2019 ГОДА. Уже 34 статьи приняты.

Журнал №5 (Vol. 53) вышел в свет 1 апреля 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 1 апреля 2019 ГОДА. Статьи принимаются до 31 марта. Уже 85 статей приняты.

Журнал №4 (Vol. 52) вышел в свет 15 марта 2019 года.

Журнал №3 (Vol. 51) вышел в свет 1 марта 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 1 марта 2019 ГОДА. Уже 114 статей приняты.

Журнал №2 (Vol. 50) вышел в свет 10 февраля 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 10 февраля 2019 ГОДА. Уже 99 статей приняты.

Журнал №1 (Vol. 49) вышел в свет 20 января 2019 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 20 января 2019 ГОДА. Уже 98 статей приняты.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 декабря 2018 ГОДА. Уже 102 статьи приняты.

Журнал №12 (Vol. 47) вышел в свет 3 декабря 2018 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 3 декабря 2018 ГОДА. Уже 87 статей приняты.

Журнал №11 (Vol. 46) вышел в свет 10 ноября 2018 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 10 ноября 2018 ГОДА. Уже 84 статьи приняты.

Журнал №10 (Vol. 45) вышел в свет 25 октября 2018 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 октября 2018 ГОДА. Уже 84 статьи приняты.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 августа 2018 ГОДА. Уже 78 статей приняты.

Журнал №7 (Vol. 42) вышел в свет 25 июля 2018 года.

Электронная версия 6 выпуска (2018) журнала загружена на сайт научной электронной библиотеки eLIBRARY.RU
https://elibrary.ru/contents.asp?titleid=48986.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июля 2018 ГОДА. Уже 54 статьи приняты.

Журнал №6 (Vol. 41) вышел в свет 25 июня 2018 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июня 2018 ГОДА. Уже 47 статей приняты.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 мая 2018 ГОДА. Уже 22 статьи приняты.

Журнал №4 (Vol. 39) вышел в свет 25 апреля 2018 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 апреля 2018 ГОДА. Уже19 статей приняты.

В ближайшие дни журнал №3 (Vol. 38) будет размещен на сайте eLIBRARY.RU — крупнейшей в России электронной библиотеки научных публикаций. Библиотека интегрирована с Российским индексом научного цитирования (РИНЦ).

Журнал №3 (Vol. 38) вышел в свет 30 марта 2018 года.

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 30 марта 2018 ГОДА. Уже 14статей приняты.

Журнал №2 (Vol. 37) вышел в свет 25 февраля 2018 года

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 февраля 2018 ГОДА. Уже 3 статьи приняты.

Журнал №1 (Vol. 36) вышел в свет 25 января 2018 года

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 ЯНВАРЯ 2018 ГОДА. Уже 15 статей приняты.

Журнал №6 (Vol. 35) вышел в свет 20 декабря 2017 года

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 20 ДЕКАБРЯ 2017 ГОДА. Уже 26 статей приняты.

Журнал №5 (Vol. 34) вышел в свет 20 ноября 2017 года

СЛЕДУЮЩИЙ ВЫПУСК 20 НОЯБРЯ 2017 ГОДА. Уже 18 статей

Журнал №4 (Vol. 33) вышел в свет 30 сентября 2017 года

Журнал №3 (Vol. 32) вышел в свет 28 июля 2017 года

Журнал №2 (Vol. 31) вышел в свет 25 мая 2017 года

Журнал №1 (Vol. 30) вышел в свет 30 марта 2017 года

Журнал №6 вышел в свет 30 декабря 2016 года

Журнал №5 вышел в свет 28 октября 2016 года

Журнал №4 вышел в свет 17.08.16.
Тираж 1000 экз.

Источник: https://www.gyrnal.ru/library/ru/obshee/7/39/117/

Что должна содержать должностная инструкция делопроизводителя: примеры и образцы документов

• Важнейшим условием официального трудоустройства любого россиянина является изучение и подписание должностной инструкции – важнейшего документа, отражающего функциональные обязанности сотрудника.
• В этой статье вы узнаете, что собой представляет должностная инструкция делопроизводителя, а также найдете готовые варианты данного документа.
• 

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» — первом разделе должностной инструкции делопроизводителя – работодатели указывают:

• к какой категории работников сотрудник относится (категория технических исполнителей);
• каким образованием он должен обладать (начальным профессиональным или средним общим и специальной профильной подготовкой по установленной программе);
• каким опытом он должен обладать (как правило, без предъявления требований к стажу).

Также указывается, знаниями каких документом делопроизводитель должен обладать. Как правило, речь идет о(б):

• нормативных правовых актах, положениях, инструкциях и других материалов по ведению делопроизводства;
• основных положениях Единой госсистемы делопроизводства;
• структуры предприятия и его подразделений;
• стандартов унифицированной системы организационной и распорядительной документации;
• порядка контроля за прохождением служебных материалов и документов;
• основ организации труда;
• правил эксплуатации вычислительной техники;
• основ трудового законодательства;
• норм и правил охраны труда, трудового распорядка компании, противопожарной защиты, техники безопасности и производственной санитарии.

Следующим пунктом прописывается, чем в своей работе делопроизводитель должен руководствоваться:

• действующим законодательством РФ;
• Уставом организации;
• должностной инструкцией;
• приказами и распоряжениями непосредственного руководства;
• Правилами трудового распорядка компании.

Крайне важно указать, кому делопроизводитель подчиняется (директору компании, начальнику отдела, заведующему канцелярией), а также кто выполняет его непосредственные обязанности в момент отсутствия на работе (должностное лицо, назначенное руководителем компании в установленном порядке).

Должностные обязанности: на что имеет право делопроизводитель и его ответственность

Вторым важнейшим разделом инструкции являются «Должностные обязанности», регламентирующие трудовые функции сотрудника.

Как правило, от делопроизводителя требуется:

• прием и регистрация корреспонденции, ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения;
• передача документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформление регистрационных карточек;
• ведение картотеки учета прохождения документации, осуществление контроля за ее исполнением, выдача необходимых справок;
• ведение учета отправляемой и получаемой корреспонденции;
• отправка исполненной документации соответствующим адресатам;
• систематизация и хранение документов текущего архива;
• ведение работы по созданию справочного аппарата, обеспечение удобного и быстрого поиска документации;
• подготовка и сдача в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, составление описи дел, переданных в архив;
• обеспечение сохранности проходящих служебных документов;
• соблюдение принципов внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов предприятия;
• соблюдение внутренних правил и норм охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты и техники безопасности;
• обеспечение порядка на собственном рабочем месте;
• выполнение распоряжений непосредственного руководства (в рамках, определенных трудовым договором).

В разделе «Права» рекомендуется внести следующие пункты:

• внесение на рассмотрение руководства предложений по совершенствованию работы, а также о привлечении к дисциплинарной и материальной ответственности сотрудников, нарушивших установленную дисциплину;
• ознакомление с документами, определяющими права и обязанности сотрудника, а также критерии оценки качества исполнения им трудовых обязанностей;
• другие права, установленный действующим законодательством о труде.

Раздел «Ответственность» в большинстве случаев является стандартным и выглядит следующим образом:

• за неисполнение/ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией (в рамках трудового законодательства РФ);
• за правонарушения, совершенные во время работы (в пределах, установленным действующим гражданским, административным и трудовым законодательством РФ);
• за причинение материального вреда/ущерба организации (в рамках действующего законодательства РФ).

Образцы должностной инструкции делопроизводителя

У делопроизводителей, трудящихся в определенных организациях, специфика работы может несколько отличаться от стандартной. Поэтому для наглядности мы ниже разместили несколько готовых вариантов инструкций.

Типовая инструкция (по профстандарту)

Скачать бланк типовой инструкции делопроизводителя в организации предлагаем здесь: https://yadi.sk/i/P3Q7t8c83TSrwg

В школе

В школе действуют документы следующего образца: https://yadi.sk/i/seMCb3Av3TSrxh

В доу (в соответствии с фгос)

Пример должностной инструкции делопроизводителя в дошкольном образовательном учреждении (детском саду): https://yadi.sk/i/Ng_jMFbR3TSs4W

Бюджетного учреждения

Найти документ, подходящий для сотрудника бюджетного учреждения, можно по следующей ссылке: https://yadi.sk/i/U7gPkYUn3TSsUv

Делопроизводителя-кадровика

Для специалиста по кадровому делопроизводству мы разместили инструкцию по адресу: https://yadi.sk/d/PIH1l3Lm3TSspU

Секретаря-делопроизводителя

Чтобы скачать документ для секретаря-делопроизводителя, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/I1SWqBtZ3TSsxJ

Инспектора-делопроизводителя

Скачать бланк инструкции для инспектора-делопроизводителя предлагаем по ссылке: https://yadi.sk/i/oBEINIrd3TStAy

В заключение хотелось бы посоветовать провести тщательный анализ должностной инструкции перед ее утверждением – и тогда итоговый результат работы специалиста будет полностью соответствовать ожиданиям работодателя. В противном случае любое несоответствие может быть оспорено в судебном порядке.

Источник: https://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/deloproizvoditelya.html

Обязанности делопроизводителя. Чем делопроизводитель отличается от секретаря? :

Что нужно делать любой организации, независимо от специфики и направления деятельности? Конечно же – вести документацию. Документооборот – вот что есть в любом учреждении, поэтому понятно, откуда появилась и почему важна такая профессия, как делопроизводитель.

Важная должность

Многие говорят, что нет смысла нанимать делопроизводителя, если в штате уже есть секретарь или даже несколько секретарей.

Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.

Сложный документальный контроль

Ответственный делопроизводитель должен не только контролировать оборот документов в организации, он также является главным смотрителем архива. В обязанности делопроизводителя включают такие функции:

• ведение деловых переписок управляющего звена;
• формирование структурированной документационной базы;
• контроль выполнения положений, которые указаны в том или ином документе.

Учет корреспонденции (как входящей, так и исходящей) также водит в обязанности делопроизводителя.

Различие обязанностей в небольших и больших компаниях

Как показывает практика, чем больше организация, тем больше в штате будет делопроизводителей.

В малых организациях, где просто нет возможности нанимать делопроизводителя, но без его услуг никак не обойтись, привлекают человека, который будет занимать пост секретаря-делопроизводителя.

Обязанности секретаря-делопроизводителя, как уже понятно, — это смесь обязанностей двух этих должностей. Один человек вполне успевает со всем справиться, ведь документооборот на небольших предприятиях не настолько насыщенный и разнообразный, как у мегакомпаний.

Специфические требования, которые могут быть предъявлены потенциальному сотруднику

Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.

На такую должность чаще берут человека с опытом работы, ведь здесь нужно иметь высокий уровень усидчивости и быть действительно скрупулёзным человеком, за плечами которого несколько лет практики.

Молодым людям, которые только окончили образовательные учреждения по данному профилю и у которых нет опыта, стоит попытаться впечатлить потенциального будущего работодателя своим стремлением работать, тогда, возможно, есть шанс попасть на такую должность даже в большой, перспективной организации.

Нужно понимать специфику деятельности компании, с документацией которой придется работать. Достаточно глубокие знания законодательной базы, которой руководствуется предприятие, – это также большой плюс для потенциального работника.

Нужно быть готовым к тому, что придется изучить не только структуру компании, но и стать настоящим специалистом в области правил и норм охраны труда, а также не забывать об этикете делового общения.

Какие организации не обходятся без делопроизводителей

Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.

Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся.

В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе.

Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.

В любом большом садике также есть свой делопроизводитель. Должностные обязанности здесь похожи на те, что есть у работников данного профиля в школах.

Это объясняется единой направленностью деятельности таких государственных или частных организаций. Такие учреждения тоже желают, чтобы у них работал ответственный и квалифицированный делопроизводитель.

Обязанности в детском саду у этого специалиста остаются теми же: работа с документной базой и архивами.

Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель

1. Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда.
2. Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель. Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.
3. Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека. Держать себя в руках нужно постоянно.
4. Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
5. Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы «на потом», потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-obyazannosti-deloproizvoditelya.html

Основные должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель – очень важная должность на любом предприятии. От его грамотности и оперативности зависит организация документооборота в организации. А это влияет на работу структурных подразделений, своевременное принятие важных решений со стороны руководства.

Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.

Подобный сотрудник нужен в любой организации, где присутствует большой документооборот, за которым должен кто-то следить: регистрировать, сортировать, архивировать и найти в любой момент необходимую бумажку.

Например, в школе работник занимается ведением дел всех учащихся: регистрацией, внесение информации в компьютерную базу и последующим архивированием.

Очень важен такой сотрудник в судебных инстанциях – где поток документации просто огромен. Ни одной солидной компании не обойтись без данной штатной единицы, будь это промышленная компания, справочная служба, институт, культурное учреждение, юридическая консультация и прочие учреждения.

Чем отличается от секретаря

На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.

В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.

Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.

Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:

• прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
• организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
• регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
• обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
• выполнение мелких поручений директора;
• контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
• организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.

Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя. Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой.

Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.

Основные обязанности

Очень часто руководители предприятий предпочитают нанять одного сотрудника, который будет совмещать функции секретаря и делопроизводителя. Это совершенно неверный подход в организации работы, приемлемый только для очень маленьких фирм.

Делопроизводитель должен в первую очередь следить и контролировать все документационные потоки предприятия. Полноценно выполнить такую функцию будет тяжело, если придется бесконечно сидеть на телефоне, бегать по поручениям директора и заваривать кофе ему и сотрудникам офиса.

Квалифицированный сотрудник не только контролирует деловую корреспонденцию на предприятии, но занимается содержанием ее архива.

В зависимости от особенностей деятельности предприятия у делопроизводителя может быть разнообразный круг обязанностей:

1. Регистрация входящей и исходящей деловой переписки;
2. Сортировка корреспонденции по степени важности и подразделениям;
3. Ведение конструктивной переписки;
4. Создание документальной базы предприятия;
5. Ведение бумажного и электронного реестра;
6. Контроль своевременного исполнения предписаний, назначенных в документах;
7. После резолюции директора, доведение информации до структурных подразделений;
8. Выдача справок или копии документов в соответствии с поступающими запросами;
9. Рассылка деловой переписки по адресатам;
10. Обеспечение хранения документов, систематизация их для оптимизации поиска;
11. Составление архива.

Чем крупнее организация, чем больше в ней структурных подразделений, тем нужнее организация делопроизводства. В корпорациях может быть целый отдел сотрудников, занимающихся «бумажной» работой в различных направлениях, следовательно, обязанности у них будут разными.

Например, в компаниях, имеющих иностранных партнеров обязанности делопроизводителя могут включить перевод поступающей корреспонденции.

Прошли те времена, когда профессия делопроизводителя или секретаря относилась к низко квалифицированным должностям, не требующим особых навыков, знаний и умений. Сейчас это ответственная должность, на которую чаще всего подбираются кандидаты, имеющие высшее образование.

От квалифицированной работы сотрудника зависит нормальное функционирование организации, поэтому работник должен обладать следующими личными качествами:

• великолепная память;
• дотошность и терпеливость;
• аккуратность;
• самообладание;
• деловой стиль общения;
• само организованность и самодисциплина;
• педантичность;
• высокая концентрация внимания;
• эмоциональная устойчивость;
• высокий уровень ответственности.

Кроме индивидуальных требований, к сотруднику обязательно предъявляются квалификационные запросы:

• высшее образование. Для солидных учреждений – документоведение, архивоведение;
• умелое владение персональным компьютером, офисной техникой;
• знания правильного ведения документооборота: оформление и регистрация, составление реестров, правильного хранения документов, их архивирования и прочие навыки;
• умение налаживать коммуникационные связи между различными подразделениями и структурами, умелое общение с клиентами и сторонними организациями;
• опыт работы (данное требование не всегда присутствует, но при наличии нескольких претендентов на должность предыдущий опыт является большим плюсом);
• знание языков (подобные запросы предъявляют компании с иностранным вложением капитала либо ведущие внешне экономическую деятельность).

Делопроизводитель обязан знать и применять в работе правила, инструкции, нормативно-правовые законодательные акты, регулирующие организацию документооборота на предприятии. Он должен ориентироваться на положения государственной структуры делопроизводства.

Важные положения должностной инструкции

При поступлении на работу каждый сотрудник должен иметь первоначальное знание о возложенных на него обязанностях. Подобная информация берется из должностной инструкции. Это документ, в котором подробно прописаны все функциональные обязанности работника, его ответственность за их ненадлежащее исполнение и права.

• Конечно, руководитель может не подписывать данный документ с трудящимся, но тогда он не сможет требовать четкого исполнения определенного набора дел, а тем более наказывать или штрафовать за невыполнение определенных задач.
• Поэтому должностная инструкция это важный документ, как для руководителя организации, так и для ее сотрудников.
• Стандартная инструкция включает в себя следующие пункты:

1. Общие положения. Данный параграф определяет что делопроизводитель – это категория технических исполнителей. Затем в нем четко прописываются квалификационные требования к занимаемой должности, особенности назначения и снятия с должности. Непосредственное подчинение сотрудника. Какими знаниями и навыками он должен руководствоваться при осуществлении своей деятельности. Очень важным моментом является пункт о возложении обязанностей делопроизводителя во время его отсутствия на другого сотрудника.
2. Функциональные обязанности работника.
3. Права работника. Сотрудник имеет права участвовать в разработке проектов, касающихся его сферы деятельности, вносить предложения по усовершенствованию своих обязанностей, по согласию руководства задействовать других сотрудников в работе.
4. Ответственность. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей делопроизводитель будет нести ответственность в соответствии с действующим законодательством и нормативами, принятыми на предприятии.
5. Заключительные положения определяю дату подписания документа и составление его в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Делопроизводитель – это престижная профессия. Сейчас многие высшие учебные заведения открывают курсы по специальности «Документоведение и архивоведение». Это говорит о том, что специальность востребована. В зависимости от опыта работы и квалификации заработная плата такого специалиста может быть на уровне менеджера среднего или даже высшего состава.

Видео содержит интересную и подробную информацию о ведении документооборота в делопроизводстве, что является прямо обязанностью этого сотрудника.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: https://ZnayBiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/deloproizvoditel.html

Должностные инструкции секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, который устанавливает права, обязанности и ответственность сотрудника.

Согласно Трудовому Кодексу РФ должностная инструкция не считается обязательным для составления документом, но как кадровый документ с четко прописанными правилами, полезен как работнику, так и самому работодателю.

Должностные инструкции необходимы для:

• распределения труда между персоналом предприятия;
• повышения ответственности работника за вверенный ему участок работы;
• при решении спорных вопросов между работником и администрацией.

Хорошо организованное функционирование предприятия основано на точном выполнении всеми сотрудниками требований должностных инструкций, где грамотно и четко определены и разграничены обязанности исполнителей на каждом отдельном участке.

Виды должностных инструкций

Должностные инструкции подразделяются на:

• типовые и
• индивидуальные.

Поскольку четкая форма инструкции не оговорена нормативными актами, разработчик сам решает, какой формат будет иметь этот документ.

Должностная инструкция может представлять собой одиночный документ, а также может являться приложением к другому документу, например, трудовому договору.

Оформление документа

Должностная инструкция, как официальный кадровый документ, должна подчиняться требованиям ГОСТа и содержать определенные реквизиты, такие как:

1. Наименование организации;
2. Вид документа;
3. Номер, дата;
4. Утверждение, согласование;
5. Основной текст;
6. Подписи составителей, визы ознакомления.

Должностную инструкцию разрабатывает начальник структурного подразделения, затем она визируется юридическим отделом (юристом), кадровой службой и/или начальниками иных служб и отделов, с которыми будет взаимодействовать делопроизводитель при работе.

Утверждается должностная инструкция начальником предприятия или его заместителем, курирующим данное подразделение.

Секретарь-делопроизводитель

Профессия секретаря-делопроизводителя требует от сотрудника профессиональной компетентности, коммуникабельности, отличных деловых и личных качеств. Секретарь делопроизводитель в наши дни – это, скорее, помощник главы предприятия, который своей работой содействует эффективной деятельности руководителя.

Специфика профессии состоит в том, что секретарю приходится иметь дело с колоссальным объемом документов, с новейшей, современной организационной техникой, общаться с большим количеством людей.

Секретарь обязан знать не только руководящие документы своего предприятия, правила эксплуатации технических средств, технику безопасности, правила охраны труда и внутреннего распорядка, но также постановления, приказы и постановления вышестоящих организаций.

Для оперативного решения поставленных вопросов ему необходимо знать административный персонал предприятия, вышестоящее руководство, начальников подразделений.

Деловые качества присущие хорошему секретарю — это:

• Профессионализм – владение специальными навыками, знаниями, умениями
  (свободное владение компьютерными программами, редакторами, знание языков, грамотное письмо и культура речи);
• Ответственность – способность отвечать за выполнение поставленных задач;
• Организованность – умение рационально подготовить рабочее место, распределить время;
• Инициативность – умение проявлять способности в своей компетенции и другие.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

• Должностные обязанности секретаря делопроизводителя могут разниться в зависимости от размеров и деятельности предприятия, количества сотрудников, структуры организации и так далее, но основными функциями делопроизводителя считается работа с внешней входящей-исходящей корреспонденцией и управление оборотом внутренних документов предприятия.
• Порядок оформления инструкции не регламентируется установленными нормами, и составитель индивидуально решает, какие пункты в ней будут содержаться.
• Тем не менее, существует ряд положений, которые требуется отразить в должностной инструкции. В их числе:

1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (Связи по должности)

В разделе Общие положения содержатся:

• общие сведения о штатной единице (секретарь делопроизводитель),
• порядок назначения, замещения и освобождения от занимаемой должности (приказ руководителя),
• квалификационные требования (образование, стаж, навыки – знание ПК, орг.техники),
• основные нормативно-правовые документы, в соответствии с которыми сотрудник осуществляет свою деятельность (Устав, инструкции, положения, правила внутреннего распорядка, данная инструкция),
• подчиненность (руководителю предприятия, начальнику отдела).

Функциями секретаря делопроизводителя считается выполнение вспомогательно-технических задач, облегчающих деятельность руководства предприятия. К ним относится:

• документальное обеспечение руководителя (работа с корреспонденцией и внутренним документооборотом – прием, оформление, регистрация, контроль исполнения документов);
• техническое обеспечение (организация совещаний, приема граждан и сотрудников, телефонные обслуживание и другое).

Раздел Должностные обязанности должен содержать более конкретные виды работ:

1. по обработке входящей и исходящей корреспонденции;
2. по организации регистрации, учету, хранению документации, передаче документов в соответствующие структуры;
3. по контролю сроков исполнения документов, а так же их оформления.

Раздел Права регламентирует полномочия секретаря. В этом разделе оговаривается:

• право работника на принятие самостоятельных решений (определить круг вопросов),
• право согласования и/или подписания определенных видов документов,
• право доступа к конфиденциальной информации,
• право внесения рекомендаций, позволяющих усовершенствовать его деятельность, и так далее.

В разделе Ответственность на усмотрение работодателя может быть прописана общая формулировка о том, что сотрудник несет ответственность за невыполнение должностных обязанностей, законодательства РФ и внутренних нормативных документов. А может содержаться перечень конкретных взысканий по каждому пункту обязанностей.

Раздел Взаимоотношения (Связи по должности) не обязателен для отражения в инструкции, но очень упрощает организацию работы, так как определяет круг должностных лиц, с которыми делопроизводитель взаимодействует в процессе своей деятельности.

Предлагаемый образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя содержит шаблонные положения и основной перечень полномочий секретаря и хорошо подходит в качестве основы для разработки индивидуальной должностной инструкции.

  Close Window

Loading, Please Wait!

This may take a second or two.
Adblockdetector

Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/personal/dolzhnostnye-instrukcii-sekretarya-deloproizvoditelya.html

Делопроизводитель: должностная инструкция

Делопроизводитель – это специалист, отвечающий за организацию документооборота в фирме любого масштаба. Он занимается принятием, обработкой, хранением документации, а также иной бумажной работой и отвечает за ее результаты. Должностная инструкция делопроизводителя подготавливается отделом кадров, ее должен утвердить руководитель организации.

Особенности должности

Как и любой подобный документ инструкция определяет направления работы специалиста и устанавливает перечень его обязанностей. Ее применение упрощает взаимодействие между работником и работодателем, так как данный локальный акт конкретизирует права и обязанности участников трудовых отношений.

Стандартная должностная инструкция делопроизводителя на предприятии разрабатывается на основе Квалификационного справочника, утвержденного постановлением Минтруда.

Согласно справочнику, не предъявляются требования к квалификации этого специалиста, а также к стажу его работы.

Делопроизводитель является материально ответственным лицом – он отвечает за состояние вверенной ему офисной оргтехники, а также телефонных аппаратов.

В отличие от секретаря, этот специалист занимается документооборотом всего предприятия, в небольших компаниях часто функции этих двух работников совмещаются.

Должностные обязанности делопроизводителя фиксируются документально, он должен ознакомиться с ней под роспись в момент трудоустройства.

Что входит в инструкцию

Должностная инструкция – это документ, определяющий права и обязанности сотрудника и работодателя в организации. Его структура не регламентирована, поэтому инструкция может составляться в свободной форме. Однако в большинстве случаев в ней присутствуют следующие разделы:

  Расчет среднесписочной численности за 2018: скачать бланк

Раздел инструкции	Содержание раздела
Общие положения.	Необходимо обозначить название должности и ее место в общей иерархии предприятия. Указываются обязательные требования для получения данной вакансии, прописывается порядок приема на работу и увольнения, указывается подчинённость сотрудника и знания, которыми он должен обладать.
Задачи сотрудника.	Если в штате большого предприятия несколько делопроизводителей, в инструкциях необходимо обозначить сферу деятельности каждого из них, перечень функций необходимо обозначить максимально полно и подробно. Если в небольшой компании только один делопроизводитель, совмещающий функции секретаря, необходимо также прописать все его обязанности.
Права работника.	Указывается право на предоставление информации из отделов, право на информирование о распоряжениях руководства, предоставление доступа к информационным системам предприятия, ознакомление с проектами решений, право на содействие со стороны руководителя в решении деловых вопросов.
Ответственность сотрудника.	Он несет материальную, дисциплинарную, административную и уголовную ответственность за совершение соответствующих нарушений.

Также в инструкции можно отдельным пунктом указать, что делопроизводитель несет ответственность за разглашение коммерческой тайны. В этом документе могут присутствовать и другие пункты в соответствии со спецификой работы фирмы.

В любом случае она должна быть максимально подробной: это позволяет точнее определить обязанности сотрудника и предупредить возникновение трудовых споров. В момент принятия на должность сотрудник должен ознакомиться со своей инструкцией под роспись.

Специально для читателей наши специалисты подготовили образец должностной инструкции делопроизводителя. Составленный на основе профстандарта документ доступен для скачивания на сайте.

  Характеристика при приеме на работу: пример

Источник: https://blogkadrovika.ru/deloproizvoditel-dolzh-instruk/

Должностная инструкция делопроизводителя

• Делопроизводитель
• Как утверждается должностная инструкция делопроизводителя?
• Должностная инструкция делопроизводителя
• Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Делопроизводитель

Делопроизводитель – это работник, который отвечает за документооборот в организации. В его обязанности входит, как правило, принятие, обработка, отправка и хранение документов.

В квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда РФ 21.08.

1998 № 37, указано, что к делопроизводителю при трудоустройстве не должны предъявляться требования о наличии определенного уровня образования и стажа работы по профессии.

Соискателю достаточно иметь начальное профессиональное или среднее полное образование и пройти специальную подготовку.

Отличие делопроизводителя от секретаря заключается в том, что секретарь, как правило, отвечает за документацию определенного руководителя, в то время как делопроизводитель занимается бумагами всей компании.

В последнее время набирает обороты тенденция объединения этих двух профессий в одну – секретарь-делопроизводитель. Как правило, это явление наблюдается в небольших организациях, где документооборот небольшой.

Ниже мы рассмотрим пример составления должностной инструкции секретаря и особенностей работы секретаря-делопроизводителя.

Как утверждается должностная инструкция делопроизводителя?

Должностная инструкция делопроизводителя разрабатывается служащим отдела кадров или работником, отвечающим за охрану труда на предприятии.

Документ обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником сотрудника; при необходимости начальник вправе вносить в текст изменения.

Инструкция утверждается руководителем учреждения и представляется делопроизводителю на ознакомление в момент заключения с ним трудового договора.

При необходимости в текст документа можно внести изменения. Однако сотрудник должен быть уведомлен об этом; без его согласия никакие новшества должностной инструкции не будут иметь юридической силы.

Не знаете свои права?

Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Важно! Если делопроизводитель по каким-либо причинам отказывается подписывать документ, об этом за подписью сотрудника отдела кадров составляется соответствующий акт, в котором отражается нежелание сотрудника знакомиться с должностной инструкцией. Копия акта подшивается в личное дело служащего.

Должностная инструкция делопроизводителя состоит из следующих разделов.

1. Общие положения.В этой части документа указывается наименование должности и структурного подразделения – места работы делопроизводителя в соответствии с утвержденным в организации штатным расписанием. Еще здесь нужно прописать квалификационные требования к соискателю на вакансию и порядок назначения и снятия с должности, а также варианты замещения сотрудника в случае его отсутствия.
2. Функции и задачи.Раздел содержит перечисление основных направлений деятельности делопроизводителя. Как правило, к таковым относится прием и обработка документации. Помимо этого речь может идти об организации хранения и учета бумаг.
3. Должностные обязанности.Должностные обязанности делопроизводителя зависят в большинстве своем от размеров предприятия и наличия/отсутствия автоматизированных систем, технических средств и т. д. Чем организация больше по размерам, тем вероятнее, что в ее штате несколько должностей делопроизводителей, за каждым из которых закреплена своя сфера деятельности. Например, один отвечает только за входящую документацию, второй за архивирование и т. д. Мы обобщим обязанности служащего с учетом того, что такая должность в учреждении одна.

   К основным обязанностям делопроизводителя, на наш взгляд, относятся:

   • прием и регистрация входящей корреспонденции;
   • исполнение резолюции руководителя на документе;
   • оформление регистрационных карточек на бумаги или ведение базы предприятия;
   • ведение картотеки учета документации и выдача справки по вопросу нахождения конкретного документа;
   • рассылка корреспонденции по адресатам;
   • организация хранения и архивирования документов;
   • обеспечение сохранности всей проходящей через него документации.
4. Права.Для реализации возложенных на него обязанностей делопроизводитель наделяется комплексом прав. В частности, сотрудник имеет право на:
   • требование от работников организации исполнения резолюций руководителя в срок;
   • запрос необходимой информации;
   • получение доступа ко всем информационным системам учреждения, необходимым для осуществления его деятельности;
   • ознакомление с проектами решений руководителя, которые тем или иным образом касаются направления работы сотрудника;
   • иное содействие со стороны руководителей и сотрудников предприятия.
5. Ответственность.В этом разделе указываются виды ответственности, к которым может привлекаться работник в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения должностных обязанностей. Речь, в частности, идет о дисциплинарной и материальной ответственности, административной, а в некоторых случаях даже уголовной.

Важно! В связи с тем, что делопроизводитель работает практически со всеми документами компании, при трудоустройстве с ним может быть заключено соглашение о неразглашении коммерческой тайны, которая станет ему известна. Несоблюдение пунктов этого документа может привести к тому, что служащий будет наказан вплоть до применения мер уголовной ответственности.

Для справки: законодательство РФ не содержит обязательных требований к составлению должностных инструкций делопроизводителя относительно количества и названия разделов документа. Именно поэтому уполномоченные лица вправе вносить изменения в текст инструкции, убирая или добавляя различные его части по своему выбору.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Организации, осуществляющие широкий спектр деятельности, как правило, могут себе позволить содержать в штате и секретаря, и делопроизводителя. Однако небольшие предприятия, которые не отличаются большим количеством работников, как правило, объединяют эти две должности в одну – секретарь-делопроизводитель.

Секретарь – это служащий, основной обязанностью которого является обеспечение работы руководителя предприятия с организационной и документационной точки зрения. Здесь прослеживается конкретика в должностных обязанностях. Если к работе секретаря прибавить функции делопроизводителя, то круг деятельности расширится: сотрудник должен будет отвечать за обработку документации всего учреждения.

В должностной инструкции секретаря-делопроизводителя, помимо основных обязанностей в сфере делопроизводства, которые были перечислены нами в предыдущем пункте, указываются также следующие направления деятельности:

• прием и обработка входящих звонков;
• работа с резолюциями руководителя;
• составление рабочего плана начальника;
• решение организационных вопросов и т. д.

Секретарь-делопроизводитель должен знать основы архивного дела, так как в его обязанности будет входить учет и сохранность документации, а также ее последующая передача в архив. Если в организации нет работника, ответственного за эту сферу, то заниматься архивированием придется именно секретарю-делопроизводителю. 

Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя является документом организационно-распорядительного характера, которая после ознакомления с ней становится обязательной для исполнения сотрудником.

Мы рекомендуем прописать должностные обязанности служащего самым подробным образом, охватив все направления его деятельности, для того чтобы в процессе работы не возникало вопросов относительно правильности действий сотрудника.

Источник: https://nsovetnik.ru/dolzhnostnye_instrukcii/dolzhnostnaya_instrukciya_deloproizvoditelya/