Электронная трудовая книжка – что это такое

Электронная трудовая книжка – что это такое

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа.

 Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета.

 Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Электронная трудовая книжка – что это такое

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной  книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

  • Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
  • Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
  • Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
  • Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
  • Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
  • Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
  • Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
  • Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2020 года смогут подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Электронная трудовая книжка – что это такое

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

  • Место работы.
  • Периоды работы.
  • Должность (специальность, профессия).
  • Квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации).
  • Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.
  • Основания прекращения трудового договора.
  • С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.
  • Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.
  • В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.
  • При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.
  • Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен поправками в действующее законодательство. В данный момент проект подготовленных изменений направлен Правительством на рассмотрение Федерального собрания.

Первый законопроект вносит изменения в Трудовой кодекс и устанавливает возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде. Согласно поправкам, такие сведения становятся основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

  1. Второй законопроект вносит изменения в федеральный закон № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и вводит обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему Пенсионного фонда России сведения о трудовой деятельности работников.
  2. Третий законопроект вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях и устанавливает административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений.
  3. Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведении о трудовой деятельности работника
  4. Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников
  5. Порядок заполнения формы СЗИ-ТД
  6. Порядок заполнения формы СЗВ-ТД
  7. Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников»
  8. Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать письменное заявление работодателю до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую продолжат вести одновременно с электронной.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

  • В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?
  • С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
  • С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

  1. Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.
  2. Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?
  3. Аналогично другой отчетности в ПФР.
  4. Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России — pfrf.ru и на сайте Портала государственных услуг — gosuslugi.ru.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).
  • В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?
  • По составу данных обе книжки почти идентичны.
  • Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Источник: http://www.pfrf.ru/etk

Переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года

Электронная трудовая книжка – что это такое

Трудовая книжка сегодня используется, как документ, подтверждающий стаж работы для определения пенсионных прав гражданина. Работники кадровых служб не всегда внимательно вносят в нее записи, часто допускают ошибки, которые приводят к необходимости уточнять или исключать эти сведения. Поэтому логичным становится переход на электронные трудовые книжки, которые будут храниться на защищаемых ресурсах и использоваться при обращении гражданином за установлением пенсии.

Идея перевод в цифровой формат трудовых книжек, одобрена депутатами. Проекты изменений законодательства в этой сфере уже прошли первое чтение.

Планируется, что у работодателей появится необходимость передавать ежемесячно сведения о трудовой деятельности своего работника в орган Пенсионного фонда РФ. И эти данные будут накапливаться по каждому конкретному человеку.

Далее с 2021 года информацию об увольнении и приеме на работу должна будет передаваться в ПФР сразу после издания соответствующего приказа.

Начиная с 2020 года, будет происходить постепенный переход на цифровой формат. Первый этап пока не предполагает отказ от бумажного носителя. Процесс формирования в электронном виде будет запущен при одновременном ведении бумажных книжек.

Следует заметить, что отказ от бумажного документа для тех, кому он оформлен до наступления 2021 года, является добровольным. Если работник желает, чтобы все записи были продублированы в его книжке, то должен в письменной форме изложить свое желание в адрес работодателя. А он уже не вправе отказаться вести и хранить в бумажном варианте такую трудовую книжку.

Как будет выглядеть электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – что это такое

ЭТК (электронная трудовая книжка) будет храниться одновременно у работодателя и в системе персонифицированного учета ПФР. Информацию о своей трудовой деятельности может узнать любой гражданин, имеющий доступ в ЕСИА. В личном кабинете на официальном сайте ПФР такие сведения будут собираться и храниться наравне с накопленными пенсионными правами.

Вся информация, которая в 2019 году содержится в трудовой книжке, будет перенесена в электронный файл. Исключение составят записи об образовании и поощрениях.

ЭТК будет содержать следующие сведения:

  • место работы — сведения о работодателе, у которого гражданин был официально трудоустроен;
  • период работы — даты начала и окончания трудовых отношений;
  • занимаемая должность — специальность, профессия;
  • сведения о квалификации работника;
  • даты приема, перевода на другую работу, увольнения в соответствии с приказами работодателя;
  • основания, по которым трудовой договор прекращен.

Преимущества трудовых книжек в электронном виде

Цифровой формат хранения сведений о трудовом пути гражданина имеет свои явные преимущества:

  • возможность гражданину быстро и удобно получить данные о своей трудовой жизни;
  • максимальное исключение ошибочных, недостоверных или не точных сведений, которые зачастую приводят к проблемам при назначении пенсии;
  • минимизация или полное исключение затрат работодателя на приобретение бумажных книжек, а также их ведение и хранение;
  • возможность со стороны гражданина контролировать полноту и правильность отражения информации о своей работе в ЭТК;
  • исключение бумажного документа при назначении пенсии, все сведения будут храниться на лицевом счете гражданина и это ускорит к ним доступ;
  • все полученные данные о деятельности граждан можно подвергнуть анализу со стороны работодателей и государственных органов;
  • открываются дополнительные возможности для трудоустройства дистанционно;
  • высокая степень защищенности данных и их сохранности.

Что станет с бумажными трудовыми книжками?

С 2020 года бумажный формат трудовых книжек останется в качестве варианта, дублирующего цифровые данные. В этот период на кадровые службы ложится большой объем работы, связанный с переносом сведений в электронный формат и одновременным ведением в старом формате БТК.

Читайте также:  Кто имеет право на налоговый вычет

Трудовые книжки в привычном нам виде потеряют актуальность. Исключение составят лишь те, по которым граждане обратятся с заявлением к работодателю о продолжении ведения и хранения бумажной книжки. Остальным, кто до 2020 года не подадут заявление, выдадут на руки бумажные ТК, а информация будет храниться и накапливаться только в электронном виде.

С наступлением 2021 года трудовые книжки будут переведены на цифровой формат. Тем, кто будет трудоустраиваться впервые после 1 января 2021 года, бумажный вариант открываться больше не будет.

Где можно посмотреть данные, которые содержит электронная трудовая книжка?

Всю информацию, содержащуюся в ЭТК, гражданин сможет просмотреть:

  • в личном кабинете на официальном сайте Пенсионного фонда (pfrf.ru);
  • на портале Госуслуг (gosuslugi.ru).

Для входа потребуется иметь подтвержденную учетную запись ЕСИА.

Также гражданину доступны следующие способы получения информации из его ЭТК:

  • по запросу в территориальном органе ПФР;
  • в ходе обращения в ближайший МФЦ;
  • по письменному заявлению у работодателя по последнему месту работы (в период работы или при увольнении).

Электронная трудовая книжка – что это такое

Планируется, что данные на лицевых счетах будут актуальными, поскольку работодателей обяжут представлять на своих сотрудников сведения по форме СЗИ-ТД ежемесячно. А информацию о приеме и увольнении — не позднее следующего дня за соответствующей датой.

Предполагается ввести меры административной ответственности в отношении должностных лиц, представивших недостоверную или искаженную информацию о трудовой деятельности работников, или не представивших ее в срок.

Источник: https://trudtk.ru/trudovaja-knizhka/perehod-na-jelektronnye-trudovye-knizhki-s-1-janvarja-2020-goda/

Электронные трудовые книжки

В 2020 году привычные трудовые книжки сменит цифровой аналог. Переход на электронные трудовые книжки будет постепенным, а у некоторых работников останется возможность отмечать свой трудовой стаж по старинке – на бумажных листах. В чем преимущества и недостатки нововведения, как подготовиться к этому работодателям – разберемся подробно.

Трудовая книжка в электронном виде будет выполнять те же функции, что и ее бумажный собрат: в нее планируется заносить все данные, связанные с трудоустройством. Ключевое отличие – в способе передачи и хранения информации. Сведения о трудовой деятельности каждого работника будут передаваться по сети Интернет и храниться в информационной базе ПФР. Это предполагает:

  • удобную, интуитивно понятную систему навигации, что позволит быстро находить необходимые сведения о конкретном работнике;
  • возможность одновременного доступа к информации представителей других государственных структур – Центр занятости, Министерство труда и социального развития, ФСС;
  • усиленную защиту сведений от несанкционированного доступа, сведение к минимуму вероятности потери данных.

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года – но работодателям придется еще долго действовать на два фронта – обеспечивать одновременно ведение и бумажных, и цифровых носителей. С 2021 г. на тех, кто впервые устраивается на работу, можно будет заводить только электронный вариант.

Трудящиеся со стажем смогут продолжать пользоваться бумажной версией, для этого нужно написать соответствующее заявление. Но данные о них работодателю все равно придется подавать и в электронном виде тоже. Сотрудники, которые не напишут заявление, получат бумажные трудовые книжки на руки. Полностью отказаться от них планируется к 2027 г.

Трудовая книжка: ненужная рутина или важный документ?

Электронные трудовые книжки: аргументы «за» и «против»

Бумажная версия давно стала объектом многочисленных претензий: книжку легко испортить, потерять, а восстановить бумажный вариант сложно, займет много времени. Компании несут солидные затраты на хранение этой «макулатуры», а мошенники часто подделывают бланки.

Татьяна Козлова, директор по персоналу ООО «Байкал-Сервис ТК»

Использование электронного формата взамен бумажного исключит все эти минусы и для работника, и для организации. В организациях упростится кадровое делопроизводство: исчезнет необходимость в затратах на подготовку и заверение копий. Однако, на мой взгляд, существуют и минусы.

Поскольку все сведения будут храниться в базе данных, то всегда есть опасность утечки информации.

Более того, в небольших компаниях, которые находятся в удаленных регионах, может не оказаться элементарных условий для такого перехода — нет необходимого ПО или вовсе отсутствует доступ в интернет.

По сравнению с бумажным аналогом сторонники «оцифровки» данных говорят о явных плюсах электронных книжек.

Для работодателя Для работника
Возможность удобной систематизации данных о всех сотрудниках в цифровом виде, наличие единой базы по всем работникам. Оперативный доступ к данным электронной трудовой книжки, быстрое получение выписки о трудовой деятельности – даже если организация уже ликвидирована.
Сокращение расходов на ведение документооборота за счет автоматизации процесса. Отсутствие вероятности обмана и манипуляций со стороны работодателя (затягивание с выдачей трудовой книжки, внесение недостоверных сведений). Сведения об отчислениях с заработной плату будут формироваться автоматически и ПФР сможет легко этот процесс отслеживать.
Оперативное подтверждение данных о квалификации и стаже работника, которые он указывает в резюме или, например, озвучивает на собеседовании. Минимальный риск утраты информации из трудовой книжки: в отличие от бумажной цифровая не может сгореть или потеряться. Вероятность доступа к ней постороннего человека также минимальна.
Отсутствие возможности использования работником поддельных бланков, внесения «липовых» записей. Возможность в любой момент проверить достоверность сведений, запросив справку в ПФР или на портале госуслуг.

Из минусов «электронки» называют:

  • потребность в больших расходах на перевод бумажного документооборота в цифровой вид;
  • сложности с реализацией программы в районах, где часто возникают проблемы с доступом в Интернет;
  • вероятность заражения базы вирусами, сбоя в программе.

Основные опасения многих работодателей касаются рисков потери данных – восстановить базу при глобальном сбое системы будет очень сложно.

Надежда Миллер, HR-директор otc.ru

Каким образом люди в этом случае будут подтверждать свой трудовой стаж и вредность? А если сбой случится не через 10 лет, например, когда еще будет возможность бумажных запросов для подтверждения, а когда дублирование бумажной трудовой и электронной прекратится? Поэтому я, сколько это возможно, буду помимо электронной трудовой книжки параллельно вести также учет в бумажном виде, со всеми записями, подписями и печатями.

Читайте по теме: Работа по договору без трудовой книжки: когда это возможно?

Электронная трудовая книжка – что это такое

Как перейти на электронные трудовые книжки

В Минтруде пояснили, какую информацию придется передавать работодателям в ПФР с введением электронных трудовых книжек. По сути, это те же сведения о трудовой деятельности застрахованных граждан, что ранее вносились в бумажную книжку, единственное исключение — решения о вынесении поощрений:

  • место работы – следует указать название компании полностью, ее регистрационный номер, данные о переименовании;
  • периоды трудовой деятельности – информация о приеме на работу и увольнении, переводе на другую работу;
  • наименование должности, профессии с указанием квалификации;
  • информация о распоряжениях, на основании которых были зарегистрированы трудовые взаимоотношения.

Работодателям предстоит заранее подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки:

  • внести соответствующие изменения в локальные нормативные документы, а также в содержание коллективных договоров и соглашений;
  • обеспечить готовность технического оснащения для своевременной передачи электронных сведений в ПФР;
  • каждого работника письменно известить о грядущих нововведениях и его правах по использованию трудовой книжки старого формата.

Сведения нужно будет предоставлять ежемесячно: в 2020 году – не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным периодом; с 2021 года – не позднее рабочего дня, который следует за датой издания соответствующего распоряжения.

При увольнении работодатель обязан будет выдать сотруднику выписку с данными о его трудовом стаже – на бумажном носителе, со всеми необходимыми подписями и печатями. Этот документ с работника потребуют при новом трудоустройстве.

Татьяна Афонина, HR-директор платежного сервиса CloudPayments

Сейчас видится риск оперативного получения информации о работнике. База данных будет храниться в ПФР, где у каждого будет свой личный кабинет.

До конца непонятен формат взаимодействия с ПФР — в каком виде будет осуществляться предоставление информации о сотруднике и с какой скоростью. Понятно, что мы как работодатели должны подавать сведения в госорган.

Но как быстро они будут обновлять эти данные, насколько будут сведены к минимуму ошибки по внесению этих данных, будут ли базы работать корректно — вопросы, которые нас волнуют.

В отношении работодателей, которые будут задерживать передачу сведений, планируется ввести административную ответственность. Точные размеры штрафных санкций пока неизвестны.

Как поставить иностранного работника на миграционный учет по новым правилам

Источник: https://www.business.ru/article/2114-elektronnye-trudovye-knijki

Электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года: как подготовиться к переходу

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

​К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

На дату выхода интервью пакет законопроектов о переходе на электронные трудовые книжки Госдума рассмотрела и одобрила в первом чтении.

Какой переходный период установлен по отказу от бумажных трудовых книжек? 

Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

— Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2019 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Если законопроект примут, работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.

Какие подготовительные мероприятия необходимо осуществить работодателям? 

Какие документы изменить или скорректировать?

— Главное в 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме.

 Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности.

Читайте также:  Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства (мсп) на сайте фнс россии

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

Что полезно знать работодателям о технической стороне вопроса?

Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2020» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.

Как информация будет переноситься с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд. 

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

— Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.

Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2019 году. Дело в том, что к 2020 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику самому что-то предпринимать, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

Кадровое делопроизводство

Повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Посмотреть программу

— Возможно, после рассмотрения законопроекта в Государственной Думе этот вопрос будет решен. Сейчас запланировано, что все данные будут предоставляться через отчетность, поэтому будем ждать нормативные правовые акты, которые утвердят соответствующие формы.

Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?

— На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.

В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий. К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Переход на цифровые носители решит эти проблемы:

  • сократятся издержки на приобретение и хранение трудовых книжек;
  • не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление;
  • работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

Какие сложности переход добавит работодателям?

—  Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.

Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек?

— Планируется, что с 1 января 2020 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. 

С 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

Сейчас подготовлены проекты форм СЗИ-ТД и СЗВ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

Что можно сказать об информационной безопасности проекта? Кто будет защищать персональные данные?

— Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

— Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.

Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

— В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах.

Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях.

Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

Что нужно знать об ответственности за нарушения?

— Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки?

— Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1695

Переход на электронные трудовые книжки: последние новости — Институт Профессионального Кадровика

23 Октября

5679

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

О том, что вместо привычных бумажных трудкнижек у российских трудящихся будут записи в электронных базах данных, заговорили несколько лет назад. В июне 2018 года на заседании кабмина Дмитрий Медведев сообщил, что вскоре учет рабочей деятельности и стажа станет электронным: работодатели будут передавать эти сведения напрямую в ПФР. Это быстрее и удобнее, чем вручную заполнять бланки.

По мнению премьер-министра, этот переход поможет уйти от многих сложностей, с которыми сейчас связано ведение трудовых. Ведь они могут быть:

  • Испорчены или утеряны. Восстановление требует затрат времени и средств.
  • Подделаны. Чтобы этого избежать, государство регулярно вкладывает средства в разработку новых средств защиты.

Разговоры о том, какими будут электронные трудовые книжки, с 2019 года получили документальную базу. На рассмотрение Госдумы уже поступил проект изменений в Трудовой Кодекс. Эта инициатива получила народное название «законопроект об электронных трудовых книжках». В числе планируемых изменений:

  • Введение электронного учета трудовой деятельности с использованием единого портала госуслуг.
  • Ведение бумажного учета только для тех, кто до конца 2020 года напишет соответствующее заявление, остальным книжки выдадут на руки.
  • Прекращение выдачи книжек тем, кто впервые устроится на работу после 1 января 2021 года, сведения об их трудовом пути будут вестись электронно.

Проект закона описывает также ответственность работодателей за неверное внесение данных и задержку сведений в случае увольнения.

Главный вопрос, который интересует всех, кто уже узнал о том, что такое электронная трудовая книжка — когда введут?

Предполагаемая дата вступления законопроекта в силу — 1 января 2020 года. Означает ли это, что уже через несколько месяцев бумажная информация о трудовой деятельности утратит силу, и все сведения срочно надо оцифровывать? Нет, столь резких перемен не будет.

Главный принцип — постепенность. У ПФР, работодателей и работников будет достаточно времени, чтобы адаптироваться к новому формату и отладить учет. Ниже пошаговый алгоритм перехода на электронные трудовые книжки.

  • Шаг 1. Подготовка
  • В 2019 году ведется подготовительная работа: рассматривается законопроект, разрабатываются технические инструменты для формирования, ведения и защиты базы данных ПФР.
  • Шаг 2. Работа в двух форматах

Плавный переход на электронные трудовые книжки с 2020 года предусматривает этап, когда одинаковую силу будут иметь два формата: бумажный и цифровой. До конца 2020 года работодатели должны будут внести данные о своих работниках в базу, а трудкнижки выдать на руки. При этом сохранится возможность ведения бумажных версий для тех, кто выразит такое желание.

Шаг 3. Окончательный переход

С 1 января 2021 года тем, кто устраивается на свою первую работу, трудкнижку заводить не будут. Вместо этого будет формироваться регистрационная запись в базе данных ПФР.

Важно! Процесс перехода на электронные трудовые книжки рассчитан на несколько лет. При этом те, у кого уже есть бумажный документ могут написать заявление, и работодатель продолжит заполнять их книжку «по старинке». Параллельно с цифровым учетом.

Минтруд составил список мероприятий, которые призваны облегчить переход на новый формат учета. Чтобы в 2020 году у каждого сотрудника компании уже была электронная трудовая книжка, в 2019-м целесообразно:

  • Разработать и внести изменения в ЛНА и коллективный договор.
  • Ознакомить работников с информацией о грядущих переменах.
  • Уведомление надо делать письменно. Позаботиться о соответствующем техническом оснащении, необходимом для передачи сведений в цифровом виде.

По состоянию законодательных актов на начало июля 2019 года можно сделать следующие выводы:

  • Переход на цифровые трудкнижки состоится. Старт процесса запланирован на начало 2020 года.
  • Работодатели должны будут ежемесячно поставлять в ПФР данные о работниках.
  • Сведения о трудоустройстве и увольнении надо будет предоставлять на следующий день после соответствующего приказа.
  • Есть план по введению админответственности за систематические опоздания с поставкой данных или передачу данных с ошибками. Для начала это будет предупреждение.

Трудовая книжка в электронном виде будет содержать ту же информацию, что и бумажная. За исключением записей об образовании и поощрениях.

5 преимуществ цифровой версии:

  1. Упростится ведение сведений о трудовой деятельности. Не будет трудоемких правок, если какая-то запись сделана с ошибкой.
  2. Работодатели станут сдавать меньше бумажных отчетов.
  3. Работники получат упрощенный доступ к своей трудовой истории. Эту же информацию будут видеть работодатели, ПФР и налоговая.
  4. Процесс трудоустройства и увольнения станет проще.
  5. Снизится риск утери или порчи документа.

Вместе с тем, у кадровиков «старой школы», да и у самих владельцев трудовых книжек есть ряд сомнений. Основные связаны с тем, что при оцифровке потеряется часть данных, а это поставит под угрозу начисление пенсии. Опасаются также:

  • Хакерских атак с целью изменения данных о стаже.
  • Сбоя систем, из-за которых все данные о трудовой деятельности потеряются.
  • Отсутствия необходимых технических средств на многих российских предприятиях.
  • Необходимости дополнительно обучать специалистов работе с цифровой трудкнижкой.
  • Сложностей и потерь времени при заполнении.
Читайте также:  Отчет о среднесписочной численности в 2020 году: срок сдачи

Госдума осознает все эти моменты и разрабатывает мероприятия для минимизации рисков. Во многом поможет поэтапный переход. Задача руководителей в переходный период — провести разъяснительную работу с бухгалтерами, работниками кадровых служб и рядовыми сотрудниками.

Уже совсем скоро в деловой обиход войдет электронная трудовая книжка, образец заполнения будет доступен в открытом виде и со временем все кадровики научатся делать это быстро и без ошибок.

 

Источник: https://profkadrovik.ru/articles/employment-record/perekhod-na-ehlektronnye-trudovye-knizhki-poslednie-novosti/

Все об электронных трудовых книжках

С 1 января 2021 года наши привычные, дорогие сердцу бумажные трудовые книжки оцифруют, и они будут храниться в электронном виде в системе персонифицированного учета. А начнутся все эти преобразования уже в следующем году.

Где уже есть

На самом деле, «где уже есть электронные трудовые книжки?» – вопрос некорректный. В Европе, скажем, такого понятия, как трудовая книжка, вообще не существует.

Там уже давно все данные о работниках хранятся в цифровом виде. Все необходимые работодателю данные есть на карточках социального страхования.

Одной из последних европейских стран, которые отказались от трудовых книжек, стала Италия: там их упразднили в 2000 году.

В США также отсутствует понятие трудовой книжки. Работодатели смотрят на резюме и характеристики, а затем проверяют предоставленную информацию о предыдущих местах работы. Главным документом для работодателей и сотрудников за рубежом служит трудовой контракт (который в России, кстати, многие сотрудники даже не хранят).

Трудовые книжки, более или менее привычные нам, сегодня используют лишь в некоторых странах СНГ.

Что в России

Краткий экскурс в историю. В России первые трудовые книжки появились в 1918 году. А в СССР трудовая книжка служила гарантией талонов на продукты и различных льгот, так что пренебрегать ими было никак нельзя.

Если вам все-таки дорога ваша бумажная трудовая, никто не заставляет избавлять от нее окончательно.

Любой сотрудник может написать заявление с просьбой о том, чтобы и бумажную трудовую продолжали вести наряду с электронной.

Однако данные все равно будут оцифрованы, так что в этом случае кадровику придется делать двойную работу. Поэтому обращаемся к работникам: не мучайте своих кадровиков! 🙂

Переход на электронные трудовые книжки в России начали обсуждать с 2012 года, но только в 2018 году, 28 июня, их поэтапное введение было одобрено Кабинетом министров на заседании Правительства.

«Мне не кажется, что бумажные трудовые книжки изжили себя полностью, – говорит Наталья Чередниченко, эксперт-практик в области трудового законодательства и управления персоналом, преподаватель профильных дисциплин для специалистов кадровых служб и секретарей в БПОУ УР «ИТЭТ».

– Внимательно изучив последнюю версию законопроекта о внесении изменений в Трудовой кодекс, мы понимаем, что трудовая книжка в бумажном виде продолжит существовать у тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут работодателю соответствующее письменное заявление.

Молодое поколение – те, кто будет поступать на работу впервые после 1 января 2021 года – автоматически остается с электронной трудовой книжкой.

При этом неясно, что будет с теми, кто на эту же дату совсем не будет иметь работы – домохозяйки, безработные и другие нетрудоустроенные граждане. Есть вероятность, что их трудовая книжка также станет электронной.

Отмечу, что условие, изначально предполагавшее полный отказ от ведения трудовой книжки на бумаге, было из законопроекта исключено. Поэтому сейчас неизвестно, будут ли когда-либо сведения о трудовой деятельности всех работников без исключения переведены в электронный вид.

Получается, что в настоящий момент речь идет больше об оцифровке существующих трудовых книжек, путем подачи работодателем отчетов в Пенсионный фонд, а не о полном отказе от бумажной трудовой книжки».

Итак, с 1 января 2020 года работодатели начнут предоставлять данные о сотрудниках в Пенсионный фонд РФ, где сформируют электронные трудовые, а с 1 января 2021 года всем новоиспеченным сотрудникам трудовые книжки будут заводить исключительно в цифровом виде. Законопроект можно почитать здесь.

Как подготовиться к переходу

Эйчарам необходимо следить за тем, чтобы в 2020 году сведения о работниках предоставлялись ПФР не позднее 15 числа каждого месяца, следующего за отчетным. А в 2021 году информация о таких важных событиях, как прием или увольнение работника, нужно передавать в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

С 2020 года будет введена административная ответственность за непредставление в установленный срок или представление недостоверных сведений о трудовой деятельности. Привлекать работодателей к ответственности будет Роструд. Соответствующие дополнения будут внесены в статью 5.27 КоАП.

Николай Пацков, генеральный директор компании-конструктора документов FreshDoc.ru, рассказывает, как компаниям подготовиться к переходу на электронные трудовые: «Законопроект Минфина (№ 748684-7) содержит перечень мер, которые должен предпринять работодатель для перехода на электронные трудовые книжки. В течение 2020 года компании должны:

  • подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты с учетом мнения профсоюза (при его наличии);
  • внести изменения в соглашения и коллективные договоры (при необходимости);
  • обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;
  • в письменной форме уведомить работников об изменениях трудового законодательства и об их праве представить до 1 января 2021 года заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе.

Работодатели должны быть готовы к первичному увеличению затрат на приобретение специального программного обеспечения и дополнительному обучению сотрудников кадровой службы, которые плохо владеют компьютером».

Кроме того, необходимо определить ответственное лицо, которое будет передавать информацию в ПФР в электронном виде.

Плюсы

Директор по персоналу ООО «Байкал-Сервис ТК» Татьяна Козлова считает, что у бумажной версии трудовых книжек есть ряд недостатков:

  • она быстро изнашивается и приходит в негодность, и если сотрудник часто меняет работу, то ему приходиться вшивать вкладыш, что делает книжку более объемной;
  • ее можно потерять, и тогда восстанавливать трудовой стаж достаточно сложно;
  • ее можно подделать, так как до сих пор в метро или на улицах продаются поддельные бланки.

«Введение электронной трудовой книжки исключит все эти минусы и для работника, и для компании, – говорит Татьяна. – Кроме того, в организациях упростится кадровое делопроизводство: не нужно будет тратить ресурсы на подготовку и заверение копий».

«Бумажные трудовые книжки – это атавизм, который противоречит принципам национальной программы «Цифровая экономика РФ», – считает Николай Пацков. – От перехода на электронные трудовые книжки выиграют все.

Например, не будет проблем с выдачей документа при увольнении (это, в первую очередь, плюс для сотрудника). Работодатели больше не смогут манипулировать угрозами не выдать трудовую.

Работник сможет в любой момент запросить из ПФР данные о своей трудовой деятельности и проверить их корректность.

Также работник может не сомневаться в том, что из его зарплаты производятся отчисления в ПФР. Данные о платежах от работодателя будут формироваться автоматически, и работник в любой момент сможет их проверить. Кроме того, электронная трудовая книжка позволит выявить недобросовестных работодателей, которые платят «серую» зарплату и не делают отчислений в Пенсионный фонд.

Ошибок в трудовой станет меньше. Цифровой документ позволит избежать опечаток, помарок, исправлений и снизит штрафы при проверке. В системе будет доступно автоматизированное применение стандартных формулировок (например, «уволен по собственному желанию»).

Еще один бесспорный плюс электронных трудовых – в экономии времени. При приеме на работу кадровики смогут моментально получать сведения о трудовой деятельности соискателя. Также ускорится оформление перехода с одной работы на другую, в том числе удаленную».

Добавим несколько плюсов и мы. Хранение бумажных трудовых книжек, особенно в компаниях с большим штатом, – отдельная тема: сразу вспоминаются ряды стеллажей из какой-нибудь библиотеки Хогвартса.

С электронными трудовыми книжками вся информация будет храниться в одном месте, что удобно и работодателям, и работникам.

Взять хотя бы такую простую ситуацию, когда сотруднику нужна копия трудовой книжки: нужно идти в отдел кадров, объяснять, что, как и зачем, тратить время… Тут же все будет гораздо проще: все оцифрованные данные можно просто взять и переслать (хотя, очевидно, на это потребуется согласие работника).

Возможные трудности

Но, конечно, есть трудности, с которыми придется столкнуться при переходе на обновленную систему. Например, актуальная нынче проблема сохранности цифровых данных.

Как быть с хакерами и цифровыми мошенниками? Другой вопрос в том, что не у всех граждан России есть доступ к бесперебойному интернету, да и по уровню компьютеризации наша страна далеко не впереди планеты всей.

Смогут ли наши родители предпенсионного возраста разобраться с электронными цифровыми подписями?

Кроме того, эйчары опасаются, что приобретение специального программного обеспечения для оцифровки трудовых может влететь компаниям в копеечку. Чиновники пока ничего об этом не говорят, но обещают, что с экономической точки зрения переход на электронные трудовые будет выгодным для работодателей, так как уменьшаются затраты на кадровое делопроизводство.

Технологический прогресс не остановить. Несмотря на определенные трудности, мы должны подстраиваться под него. «Работодателям нужно отслеживать судьбу законопроекта, чтобы знать, к чему готовиться уже в январе 2020 года, – говорит Наталья Чередниченко, эксперт-практик в области трудового законодательства и управления персоналом.

– Далее, уже в 2020 году следует составить список локальных актов для пересмотра, после чего изменить их. И, конечно, не забыть проинформировать работников об изменении трудового законодательства, чтобы они смогли выбрать, в какой форме продолжит существовать их трудовая книжка – по старинке в бумажном виде или же в электронном.

Кто из работников окажется в выигрыше, покажет время».

Источник: https://worki.ru/blog/vsie-ob-eliektronnykh-trudovykh-knizhkakh/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector