Использование служебного автомобиля в личных целях — как оформить, ответственность

Использование служебного автомобиля в личных целях - как оформить, ответственность

  • не меняет его трудовую функцию (новая трудовая функция не возникает);
  • может рассматриваться как вид социальной гарантии для определенных работников.

А раз нет совмещения, значит, и доплата работнику за управление автомобилем не положена.

Тот факт, что сотруднику предоставили служебное авто, еще не означает, что ему автоматически положена доплата за совмещение его должности и должности водителя Однако даже если работник возит какие-то грузы (торговый представитель — образцы), но в трудовом договоре предусмотрено, что он исполняет свои обязанности с использованием автомобиля, тогда совмещение должностей отсутствует, а значит, требование о доплате неправомерно. В этом случае управление автомобилем выполняется в рамках заключенного трудового договора и предусмотренной им трудовой функции, что не подразумевает каких-либо доплат.

Работнику предоставлено служебное авто

Разбираемся с доплатой за совмещение Необходимость доплаты работнику за управление служебным автомобилем зависит от того, действительно ли он выполняет работу водителя, то есть перевозит грузы или людей.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ Если работник на служебном автомобиле возит грузы или людей, при этом ни в трудовом договоре, ни в должностной инструкции про управление автомобилем ничего не сказано, то ему положена доплата за совмещение.

Это можно выяснить из содержания трудового договора работника и должностной инструкции, если она является частью этого договораст. 57, ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

Если работник выполняет, помимо своих основных обязанностей, предусмотренных трудовым договором или должностной инструкцией, дополнительные обязанности водителя, которые в трудовом договоре не указаны, то имеет место совмещение профессий (должностей), за которое работнику положена доплатач. 1, 2 ст. 60.2, ст.

Как оформить использование сотрудником служебного транспорта

Страхование личных автомобилей сотрудников, в соответствии с Федеральным законом «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств», не подлежит компенсации со стороны Организации.

Как оформить использование служебного авто? Автомобиль предоставляется сотрудникам Организации, принятым на работу в Организацию и занимающим должность, предполагающую предоставление служебного автомобиля, или выполняющим работу, связанную с частыми служебными поездками. Сотрудники Организации, которым автомобиль не предоставляется, вправе в служебных целях по согласованию с руководителем своего подразделения и Транспортной службой Организации использовать автомобиль под управлением водителя Организации.2.

Каков порядок использования работником служебного транспорта

На основании личного заявления работника, копии технического паспорта автомобиля и приказа директора об установлении размера и порядка выплаты компенсации бухгалтерия начисляет компенсацию и списывает ее в расходы.

При этом работник должен предоставить работодателю как подтверждение: путевой лист, чеки. Подробнее об этом см. в доп. материалах.

Далее отметим, что если работник управляет транспортом в рабочее время, то его использование осуществляется в общем порядке, в том числе необходим предрейсовый осмотр.

В организации должен быть приказ о совмещении работником профессии (должности) водителя, а в трудовом договоре пункт о том, что он сам управляет автомобилем и доплата за это.

  • О предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотрах: Законодательством установлены особенности регулирования труда работников транспорта.
  • Как оформить деловые поездки работников организации Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ЛНА) организации, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ.
  • Трудности: • требуется оформление командировки на каждый выезд работника, даже если он случается каждый день (однодневные командировки); • нельзя оформить командировку на неполный день; • нельзя оформить командировку при необходимости выезда в различные организации в городе, где находится офис работодателя.

Например, однодневная служебная поездка работника с посещением 20 контрагентов в одном городе; • не всех работников можно отправить в командировки.

  1. Сотрудник, управлявший автомобилем Организации и виновный в причинении ущерба Организации, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.
  2. Положения, на основании документов, подтверждающих произведенные расходы, в соответствии с порядком, установленным в Организации.
  3. Документы, подтверждающие расходы сотрудника Организации на эксплуатацию автомобиля, принимаются от сотрудника Организации Транспортной службой Организации ежедневно в рабочие часы, а отчет о приобретении горючего (бензина) по системе » » и произведенных мойках автомобиля — вместе с заполненным Путевым листом в течение первых рабочих дней месяца, следующего за отчетным.
  4. Источник: http://territoria-prava.ru/kak-propisat-ispolzovanie-sluzhebnogo-transporta-v-dolzhnostnoj-instruktsii/

Использование служебного автомобиля в личных целях — как оформить, ответственность

  • — Организация бизнеса — Кадры — Использование служебного автомобиля в личных целях
  • Довольно распространенной на территории Российской Федерации является практика, в соответствии с которой работодатели предоставляют возможность использования служебного автомобиля в личных целях своими сотрудниками.
  • При этом правовое регулирование данного вопроса является достаточно сложным аспектом с точки зрения оформления пользования транспортом организации.
  • Так, неправильное оформление использования служебного автомобиля в личных целях, в том числе и в выходные дни или нерабочее время, может повлечь за собой привлечение работника или работодателя к ответственности.

Законы и нормативные акты, регулирующие использование служебного автомобиля в личных целях

  1. С точки зрения российского законодательства, вопрос предоставления работникам права на использование находящихся на балансе предприятия транспортных средств практически никак не рассматривается.

  2. Однако во многих случаях, особенно при длительной работе, большом стаже и определенном уровне доверия со стороны работодателя, предполагается возможность использования служебного автомобиля сотрудником в личных целях, но в данной ситуации у многих работодателей возникает логичный вопрос, связанный с тем, как оформить данную процедуру.

  3. Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием.

    Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:

  • Устные договоренности. Использование служебного транспорта в целях расчета расходов предприятия в вопросах налогообложения требует регулярного оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления фактического пробега во время работы. В то же самое время, работникам разрешается ездить на автомобиле во внерабочее время при условии, что они будут заправлять транспорт и фактически никак не повышать расходы предприятия, отдавая автомобиль в том же состоянии. Также может практиковаться и перемотка одометра, если таковая может быть реализована, однако означенные действия имеют под собой еще меньше правовых оснований. Однако данные расхождения впоследствии могут вылиться в привлечение как работника, так и работодателя к ответственности по ряду различных причин, а если с автомобилем пройдет ДТП, то серьезные проблемы также могут возникнуть и у сотрудника, и у работодателя.
  • Оформление приказа о предоставлении права использовать автомобиль в личных целях. В данном случае порядок использования транспорта предприятия его водителями должен предусматривать наличие определенной внутренней нормативной базы в виде локальных актов и правил внутреннего распорядка, непосредственно регулирующих рассматриваемые вопросы. При этом необходимо, чтобы работодатель обратил внимание на ряд дополнительных условий и аспектов подобного предоставления транспорта работнику, без учета которых также может состояться привлечение к ответственности одной из сторон взаимоотношений.
  • Оформление договора аренды с сотрудником. Данный способ является наиболее простым с точки зрения оформления правоотношений, кроме того, он в некоторых случаях позволяет также реализовать и иные схемы использования автомобиля между предприятием и самим работником, что позволит снизить бюрократические затраты. Однако и в этом вопросе есть множество нюансов, которые должны быть учтены, а само оформление договора аренды должно в обязательном порядке учитываться в доходах предприятия, что также может быть негативным аспектом с точки зрения налогообложения.
  • Оформление доверенности на работника. Данный способ является одним из наиболее простых с точки зрения обеспечения права управления транспортом предприятия и применения его в личных целях. Однако в этом случае работодатель должен быть уверен в своем работнике, так как привлечь его к ответственности в случае дорожного происшествия, порчи или повреждения имущества или просто перерасхода горюче-смазочных материалов предприятия будет практически невозможно.

Оформление аренды служебного автомобиля на работника

Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов.

Источник: http://comfortsymphony.ru/ispolzovanie-sluzhebnogo-transporta-v-lichnyh-tselyah-otvetstvennost/

Использование служебного автомобиля в личных целях

Использование служебного автомобиля в личных целях - как оформить, ответственность

Использовать служебный транспорт в личных целях можно только по договоренности с работодателем. При передаче сотруднику права на управление машиной, руководитель должен правильно оформить необходимые документы, чтобы пройти проверку контрольных органов.

В российском законодательстве нет закрепленных положений, которые четко регулируют поездки на служебных машинах по личным нуждам.

Использование служебного автомобиля требует оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления пробега во время работы. Это необходимо для расчета расходов предприятия, которые контролируются налоговыми органами.

Путевой лист – документ, с помощью которого компания контролирует работу водителя, осуществляет учет расходов на горюче-смазочные материалы. Показания используются в качестве основания для начисления зарплаты водителю и для подтверждения расходов перед Налоговой службой. 

Корпоративный транспорт может использоваться:

  • для рабочих и при необходимости личных целей;
  • только для задач организации.

Использовать авто для персональных нужд самовольно нельзя. Бухгалтерия не имеет права принимать путевой лист к рассмотрению, даже в том случае, если сотрудник за свой счет заправил автомобиль и приложил чек. Этот чек не относится к расходам компании, бухгалтер не вправе соотнести его со строкой расходов.

На предприятиях используется смешанный вариант, когда пользоваться авто можно, получив соответствующее разрешение.

Как сделать легальным использование служебной машины

Существуют следующие варианты, как сделать использование легальным:

  1. Устная договоренность. При условии, что сотрудник заправляет машину и пользуется в личных целях внерабочее время.
  2. Оформление распоряжения. Заключается договор безвозмездного пользования, в котором прописываются обязательства сотрудника по эксплуатации служебного транспорта.
  3. Составление договора аренды. Работник несет ответственность за имущество и необходимое техобслуживание. Руководитель в этот период не может пользоваться сданным авто.
  4. Оформление доверенности. Этот вариант позволяет конкретному сотруднику в любое время использовать авто в персональных целях.

После каждого использования у работника принимают авто по акту приема-передачи. Он включает в себя фиксацию состояния автомобиля, сведения о количестве бензина в баке и показания на спидометре. Заполняет акт сотрудник, который отвечает за техническое состояние имущества (например, начальник гаража).

Правила использования служебного автомобиля для личных нужд

Принимая во временное пользование служебный автомобиль, работник должен соблюдать следующие правила:

  1. Отвечать за сохранность транспортного средства. При порче служебного имущества сотрудник обязан компенсировать ремонт.
  2. Соблюдать правила безопасности на дороге.
  3. Не выходить за рамки, установленные формой трудовых отношений.

При возврате служебного транспорта работник отчитывается перед бухгалтерией и ответственным за транспорт лицом о состоянии машины.

Пример возмещения организации расходов за использование служебного транспорта

Если сотрудник использует рабочий транспорт в личных целях без разрешения, наносится финансовый ущерб предприятию. Такое нарушение выявляется во время внутренних контрольных мероприятий. Работник обязан возместить ущерб фирме.

Для расчета затраченного горючего применяется формула:

РАСХОД = Т (нач.) + Т (доп.) − Т (ост.), где:

Т (нач.) – объем бензина в баке на начало поездки (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);

Т (доп.) – количество бензина, дополнительно залитого в бак в течение поездки;

Т (ост.) – объем оставшегося в баке бензина по возвращении машины.

Пример расчета суммы компенсации:

В организации есть служебный автомобиль. В компании используется метод списания материалов по средней себестоимости бензина, которая составляет 40 рублей.

В путевом листе указаны следующие отметки:

  1. Остаток бензина в баке – 5 л.
  2. Заправлено работником – 20 л.
  3. Остаток по возвращении – 10 л.

В итоге расход равен 15 литрам (5 л + 20 л − 10 л).

Работник выплачивает предприятию компенсацию за использование авто в размере 600 р. (40 р. × 15 л).

Ответственность за езду на служебном авто в личных целях 

В путевом листе ставится отметка о медосмотре водителя. При использовании машины в личных целях работник не проходит освидетельствование. В случае если гражданина остановят сотрудники ГАИ, он будет за это оштрафован.

ВНИМАНИЕ! Штраф за езду без медосмотра достигает 100 тыс. р. для физических лиц и 500 тыс. р. – для юридических.

  • Если сотрудник взял транспорт без договоренности, начальник вправе применить к нему дисциплинарные меры (от выговора до увольнения).
  • Рекомендуем: Порядок расчета и выплаты компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях.
  • (: 2, средняя оценка: 5,00

Источник: https://juristaslovo.ru/kak-oformit-ispolzovanie-sluzhebnogo-avtomobilja-v-lichnyh-celjah.html

Использование служебного автомобиля в личных целях | o-kadrah.ru

Использовать служебный транспорт в личных целях можно только по договоренности с работодателем. При передаче сотруднику права на управление машиной, руководитель должен правильно оформить необходимые документы, чтобы пройти проверку контрольных органов.

Использование служебного автомобиля в личных целях - как оформить, ответственность

В российском законодательстве нет закрепленных положений, которые четко регулируют поездки на служебных машинах по личным нуждам.

Использование служебного автомобиля требует оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления пробега во время работы. Это необходимо для расчета расходов предприятия, которые контролируются налоговыми органами.

Путевой лист – документ, с помощью которого компания контролирует работу водителя, осуществляет учет расходов на горюче-смазочные материалы. Показания используются в качестве основания для начисления зарплаты водителю и для подтверждения расходов перед Налоговой службой. 

Корпоративный транспорт может использоваться:

  • для рабочих и при необходимости личных целей;
  • только для задач организации.

Использовать авто для персональных нужд самовольно нельзя. Бухгалтерия не имеет права принимать путевой лист к рассмотрению, даже в том случае, если сотрудник за свой счет заправил автомобиль и приложил чек. Этот чек не относится к расходам компании, бухгалтер не вправе соотнести его со строкой расходов.

На предприятиях используется смешанный вариант, когда пользоваться авто можно, получив соответствующее разрешение.

Как сделать легальным использование служебной машины

Существуют следующие варианты, как сделать использование легальным:

  1. Устная договоренность. При условии, что сотрудник заправляет машину и пользуется в личных целях внерабочее время.
  2. Оформление распоряжения. Заключается договор безвозмездного пользования, в котором прописываются обязательства сотрудника по эксплуатации служебного транспорта.
  3. Составление договора аренды. Работник несет ответственность за имущество и необходимое техобслуживание. Руководитель в этот период не может пользоваться сданным авто.
  4. Оформление доверенности. Этот вариант позволяет конкретному сотруднику в любое время использовать авто в персональных целях.

После каждого использования у работника принимают авто по акту приема-передачи. Он включает в себя фиксацию состояния автомобиля, сведения о количестве бензина в баке и показания на спидометре. Заполняет акт сотрудник, который отвечает за техническое состояние имущества (например, начальник гаража).

Правила использования служебного автомобиля для личных нужд

Принимая во временное пользование служебный автомобиль, работник должен соблюдать следующие правила:

  1. Отвечать за сохранность транспортного средства. При порче служебного имущества сотрудник обязан компенсировать ремонт.
  2. Соблюдать правила безопасности на дороге.
  3. Не выходить за рамки, установленные формой трудовых отношений.

При возврате служебного транспорта работник отчитывается перед бухгалтерией и ответственным за транспорт лицом о состоянии машины.

Пример возмещения организации расходов за использование служебного транспорта

Если сотрудник использует рабочий транспорт в личных целях без разрешения, наносится финансовый ущерб предприятию. Такое нарушение выявляется во время внутренних контрольных мероприятий. Работник обязан возместить ущерб фирме.

Для расчета затраченного горючего применяется формула:

РАСХОД = Т (нач.) + Т (доп.) − Т (ост.), где:

Т (нач.) – объем бензина в баке на начало поездки (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);

Т (доп.) – количество бензина, дополнительно залитого в бак в течение поездки;

Т (ост.) – объем оставшегося в баке бензина по возвращении машины.

Пример расчета суммы компенсации:

В организации есть служебный автомобиль. В компании используется метод списания материалов по средней себестоимости бензина, которая составляет 40 рублей.

В путевом листе указаны следующие отметки:

  1. Остаток бензина в баке – 5 л.
  2. Заправлено работником – 20 л.
  3. Остаток по возвращении – 10 л.

В итоге расход равен 15 литрам (5 л + 20 л − 10 л).

Работник выплачивает предприятию компенсацию за использование авто в размере 600 р. (40 р. × 15 л).

Ответственность за езду на служебном авто в личных целях 

В путевом листе ставится отметка о медосмотре водителя. При использовании машины в личных целях работник не проходит освидетельствование. В случае если гражданина остановят сотрудники ГАИ, он будет за это оштрафован.

ВНИМАНИЕ! Штраф за езду без медосмотра достигает 100 тыс. р. для физических лиц и 500 тыс. р. – для юридических.

Если сотрудник взял транспорт без договоренности, начальник вправе применить к нему дисциплинарные меры (от выговора до увольнения).

Рекомендуем: Порядок расчета и выплаты компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях.

Источник: https://o-kadrah.ru/otvetstvennost/ispolzovaniya-sluzhebnogo-transporta-v-lichnyh-tselyah

Использование служебного автомобиля в личных целях — как оформить, можно ли

В отечественной практике довольно распространенной является ситуация, в которой сотрудникам разрешается пользоваться служебным автотранспортом не только по прямому назначению, но и в личных целях.

Несмотря на распространение, порядок оформления законного использования авто является достаточно сложным вопросом. При этом неправильное оформление или полное его отсутствие влекут за собой ответственность как самого сотрудника, так и его руководителя.

Нормативные документы, регламентирующие использования служебных авто в личных целях

В законодательном порядке проблема использования сотрудниками для личных нужд автотранспортных средств, принадлежащих предприятию, нигде не рассмотрен. при этом во многих случаях, особенно когда сотрудник уже долгое время работает в компании и заслужил определенный лимит доверия, руководство допускает такую возможность.

Следовательно, возникает вопрос законного оформления такого разрешения, чтобы не создавались проблемы ни у самого работника, ни у его нанимателя.

Так как точной инструкции для оформления этих взаимоотношений закон не предусматривает, на практике применяются несколько видов договорного оформления. К ним относятся:

  • Устное соглашение между руководством и сотрудником. Пользование автомобильным транспортом для нужд предприятия требует фиксации расходов на его обслуживание и соответствующего их оформления для обложения налогами. Поэтому каждая поездка сопровождается путевыми листами, а также фиксируются показания счетчика пробега. При этом, когда сотрудник пользуется машиной после работы в личных целях, заправка осуществляется за его собственный счет, следовательно, расходы несет сам работник, а не компания. Также может быть принято решение о перемотке счетчика для обнуления фактического пробега, накрученного во внерабочее время, но оно не является правовым. Кроме того, оформленное лишь устным соглашением использование машины во внерабочее время может стать причиной больших проблем для обеих сторон при попадании в ДТП и в ряде других ситуаций.
  • Оформление пользования служебным авто в нерабочее время для личных нужд через приказ по предприятию. Издавая приказ о возможности сотрудника пользоваться служебной машиной после работы в собственных целях, нанимателю следует сопроводить это решение рядом внутренних нормативных документов, регламентирующих данное право. Также стоит учитывать множество дополнительных условий, без выполнения которых обе стороны будут привлечены к ответственности.
  • Составление арендного соглашения между сотрудником компании и компанией. Этот метод оформления можно назвать оптимальным благодаря его простоте реализации, а также снижению бумажной нагрузки на легализацию каждого эпизода пользования автомобилем. При этом аренда авто должна учитываться как доход компании, что может повлечь дополнительные налоговые расходы со стороны нанимателя. Также арендное соглашение должно учитывать малейшие детали, относящиеся непосредственно к эксплуатации машины, в том числе время и условия, заправку топливом и т. д.
  • Оформление пользования автомобилем с помощью доверенности. Второй достаточно простой метод оформления, требующий от руководителя трезвой и объективной оценки ситуации. Дело в том, что привлечение к ответственности сотрудника в случае ДТП, а также повреждений автомобиля, станет почти невозможным, поэтому при оформлении доверенности должен присутствовать определенный уровень уверенности в честности и ответственности работника.

Порядок оформления аренды служебного автотранспорта на сотрудника

Использование служебного автомобиля в личных целях - как оформить, ответственностьАрендное соглашение и правила его составления регламентированы нормативными актами Гражданского кодекса. Согласно его условиям, арендовать автомобиль сотрудник может в определенное время (после окончания рабочего дня, в период выходных или отпуска). При этом в остальное время автомобиль находится в полном распоряжении основного владельца — предприятия.

Арендатор не может воспользоваться машиной вне установленных периодов. Арендодатель, то есть компания или предприниматель, обязан учитывать доход от сдачи машины в аренду при предоставлении деклараций и бухгалтерской отчетности.

Для того, чтобы беспрепятственно передавать автотранспортное средство в аренду своему сотруднику, владелец должен иметь юридическое право на это действие. В противном случае такое соглашение может стать причиной проверок, контролирующих мероприятий, и даже привлечения руководителя к ответственности.

К основным особенностям передачи автомобиля в аренду как способа оформления пользования им в личных целях, относятся:

  • Необходимость полной ответственности сотрудника за состояние автотранспортного средства, его обслуживание и сохранность.
  • Обязательность уплаты налоговых сборов с доходов, полученных нанимателем от передачи машины в аренду сотруднику.
  • Оптимальная по сравнению с другими методами юридическая база, позволяющая пользоваться служебным транспортом для собственных нужд.

Пользование автомобилем предприятия для личных нужд согласно приказам и внутренним распоряжениям

Руководитель издает приказ или иной нормативный документ, разрешающий сотрудникам пользоваться служебными автомобилями для собственных целей. Такой способ легализации взаимоотношений требует учитывать множество деталей. Во-первых, в данном случае пользование машиной считается безвозмездным. Это означает, что сотрудник получает фактический доход в натуральной форме.

Соответственно, чтобы с налоговой точки зрения все было правильно, кроме приказа с каждым сотрудником, получающим право на пользование транспортом, должно заключаться полноценное соглашение о передаче транспортного средства в безвозмездное использование, учитывающее налагаемые на работника обязанности и ответственность. Эти положения должны быть параллельно отражены в нормативной документации компании.

Например, если на сотрудника возлагаются сопутствующие эксплуатации расходы, как оплата топлива, амортизационные и ремонтные затраты, использование авто уже нельзя будет отнести к получению натурального дохода.

К плюсам и минусам такого метода оформления относятся:

  • Снижение расходов для обеих сторон соглашения.
  • Отсутствие жестких законодательных требований.
  • Присутствие определенной доли риска за счет несовершенства юридической базы, связанной с распределением ответственности.

Использование машины для собственных нужд по доверенности

Доверенность как таковая не является обязательным документом для подтверждения права управлять конкретным автомобилем.

Для того, чтобы подтвердить это право, достаточно предоставить страховой полис ОСАГО.

При этом, если владельцем автомобиля является компания, ее руководство может предоставлять доверенности для своих сотрудников, позволяющие им управлять автомашинами, числящимися на балансе.

Однако такой метод передачи автомобиля в пользование работнику создает возможность для возникновения неоднозначных ситуаций с точки зрения законодательства. Например, каждая служебная поездка должна быть сопровождена путевым листом и иной документацией. При ее отсутствии каждый водитель может сослаться на личный характер поездки, а доказать обратное будет очень сложно.

Учитывая все вышеперечисленные факторы, доверенность может стать самым комфортным и легким способом разрешить сотруднику пользоваться корпоративным транспортным средством во внерабочее время.

Это возможно при условии высокой степени доверия руководства к данному работнику, а также достаточном уровне ответственности его самого, так как законодательно владелец авто не сможет требовать от доверенного лица обеспечивать ремонт, амортизацию и заправку топливом.

Идеальная ситуация, если служебное авто управляется по доверенности учредителем или руководителем предприятия. К примеру, собственное транспортное средство было зачислено на баланс компании, а впоследствии от её имени была выдана доверенность на имя первоначального собственника.

К особенностям оформления пользования автотранспортом предприятия через доверенность относятся:

  • Высокая доля риска для компании, связанная с отсутствием юридически обоснованной ответственности доверенного сотрудника за сохранность и обеспечение транспортного средства.
  • Упрощенный правовой регламент передачи авто в пользование без дополнительных документов и условий.
  • Отсутствие строго регламентированного периода использования автотранспорта.

Использование служебного автомобиля в личных целях без оформления

С позиции законодательного урегулирования транспортное средство, выполняющее поездку по служебной необходимости, должно сопровождаться оформленным по всем правилам путевым листом, свидетельством о прохождении водителем медосмотра, а также всеми сопутствующими отметками.

Передвижение служебного автотранспорта вне рабочего дня в иных целях, кроме выполнения рабочих обязанностей, законодательством не предусматривается. Если сотрудник будет остановлен инспектором без вышеуказанных документов, предусмотрена ответственность и штрафы, которые составляют до 500 рублей для самого работника и до 1000000 рублей для организации.

Обратите внимание

Путевые листы оформляются на различные периоды — как на 1 рабочий день или одну поездку, так и на более продолжительные сроки. Например, путевой лист можно выписать на месяц, и в этом не будет никакого нарушения. Если работник будет передвигаться с таким путевым листом даже по внерабочее время, формально претензий к нему не возникнет.

К особенностям предоставления в личное пользование служебных автотранспортных средств можно причислить:

  • Отсутствие бумажной волокиты и препятствий.
  • Отсутствие надежной защиты прав и ответственности сторон устных договоренностей.
  • Высокий риск штрафных санкций при передвижении без путевых листов или других сопроводительных документов.

Источник: https://finach.ru/porjadok-ispolzovanija-sluzhebnogo-avtotransporta-dlja-lichnyh-nuzhd/

Использование служебного имущества в личных целях

В некоторых областях распространена проблема – использование трудящимся служебного имущества в личных целях. Наиболее часто такая ситуация встречается в сферах, предполагающих использование работником служебного авто. Эксплуатация собственности компании в разумных объемах допустима, но что делать, если проблема вышла за разумные пределы? Рассмотрим в этой статье.

Что делать работодателю, если служебное имущество используется в личных целях

Нужно понимать, что эксплуатацию служебного имущества в личных целях не всегда возможно выявить. Наиболее умные сотрудники пытаются представлять, к примеру, личные поездки как служебные. То есть в документах значится служебная поездка, однако по факту это личные поездки.

Этот небольшой обман упростился с отменой путевых листов для легковых авто. В этом случае возникающие расходы списываются в траты, сопутствующие хозяйственной деятельности. Разумеется, это не самый выгодный вариант для компании.

Работодателю для обнаружения лукавства придется контролировать сотрудников, устанавливать разумность трат.

Если никакие выговоры не помогают предупредить использование служебного имущества в личных целях, имеет смысл узаконить это. Целью узаконивания является контроль над возрастанием лишних трат, уменьшение расходов компании.

Легализовать эксплуатацию служебного имущества можно в контексте трудовых взаимоотношений. Возможность использования служебного имущества в личных целях фиксируется в трудовом, а также коллективном соглашении.

Там же можно оговорить, что все сопутствующие затраты должны быть оплачены сотрудником.

Рассмотрим на примере с той же машиной. Работнику разрешается использовать авто для своих потребностей. Однако его обязывают возмещать траты за заправку, техобслуживание. Объем бензина на начало рабочего дня должен быть таким же, как и при завершении прошлого дня. Авто на начало смены должно быть полностью исправно.

Этот вариант довольно выгоден для компании. Требование о возмещении трат оговорено трудовым договором, а потому в случае необходимости можно взыскать средства с сотрудника и применить к нему дисциплинарные меры, если он нарушает пункты соглашения.

К СВЕДЕНИЮ! Отсутствие легализации вряд ли поможет решить проблему. Служебное имущество все равно будет использоваться в личных целях, однако получить компенсацию за это не получится. В законах нет жесткой нормы, ограничивающей эксплуатацию служебного оборудования.

Можно ли удерживать возмещение из зарплаты?

Некоторые работодатели решают удерживать возмещение за эксплуатацию служебного имущества из зарплаты сотрудника. Издается соответствующий приказ. Положение о возмещении вписывается в коллективный договор. Подобный вариант практикуется, но он не вполне законен.

Согласно закону, удержания из зарплаты работника можно делать только в случаях, оговоренных в различных кодексах, ФЗ, нормативных актах.

Рассмотрим ситуации, в которых можно требовать возмещение, наиболее приближенные к проблеме эксплуатации служебного имущества:

  • Удержания из зарплаты для возмещения ущерба. Если в процессе использования служебного имущества в личных целях произошла поломка собственности, сотрудника можно привлечь к материальной ответственности. Однако придется созывать комиссию, доказывать факт наличия противоправных действий со стороны сотрудника. Этот вариант не подходит совершенно, если работник просто использует служебное имущества, в процессе чего возникают траты, однако ущерб собственности не причинен.
  • Удержания по заявлению сотрудника. Из зарплаты могут выполняться любые удержания, если они производятся по инициативе работника. Это законный вариант получить компенсацию, но и он неоднозначен. Придется договариваться с сотрудником, так как заявление на удержание он подает добровольно. Не каждый человек согласится с уменьшением своей зарплаты.

Удержания в связи с эксплуатацией служебного имущества законом не урегулированы. Делать их – это рискованное мероприятие, так как сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию в связи с нарушением своих прав. Однако если принимается именно такое решение, работодателю нужно сделать удержания максимально законными. Для этого издается приказ, вносятся изменения в коллективный договор.

Особенности учета

Эксплуатация работником служебного имущества может считаться случаем безвозмездного использования.

Поэтому работодателю нужно сформировать и утвердить порядок раздельного учета эксплуатации авто в служебных и личных целях. Начисляемая амортизация не будет учитываться в составе трат при определении налога на прибыль.

Однако это касается только той части, которая соответствует времени эксплуатации служебного имущества трудящимся в личных целях.

Стоимость бензина, которая учитывается в расходах фирмы, рассчитывается на основании сведений из путевого листа. Затраты, сопутствующие личному использованию служебного имущества, в документе отражаться не будут.

Стоимость бензина или других сопутствующих трат, появившихся при эксплуатации имущества в личных целях, может быть удержана из зарплаты. Способ удержания – заявление сотрудника.

Если траты не будут удержаны, работодателю придется исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ с дохода работника в натуральной форме. Также потребуется исчислить НДФЛ с дохода, который образуется в ходе безвозмездного использования собственности компании.

Этот доход в натуральной форме определяется на основании рыночной стоимости аренды объекта за сроки его эксплуатации.

К примеру, сотрудник сутки использовал служебную машину в личных целях. В этом случае налогооблагаемой базой будет являться стоимость суточной аренды этого авто.

Особенности легализации эксплуатации авто в личных целях

Рассмотрим ряд особенностей, актуальных при использовании сотрудником служебного авто (актуально и для других форм служебной собственности):

  • В путевых листах рекомендуется фиксировать только поездки со служебными целями. Это наиболее безопасный вариант. На основании листов происходит списание бензина, потраченного на производственные цели. Документ позволяет определить точный объем бензина, который нужен для реализации служебных нужд. Затем работодателю требуется определить, сколько бензина израсходовано всего. Образованная разница возмещается за счет сотрудника. Разница также является базой, с которой исчисляются НДФЛ и страховые взносы.
  • Все траты, сопутствующие личному использованию, нельзя учитывать при определении налога на прибыль. Вопрос об объеме возмещения сотрудником решается работодателем. Существующие нормы касаются только бензина, однако в ходе эксплуатации может появиться еще множество трат. Наиболее безопасный вариант – возмещение трудящимся всех возникающих расходов. В данной ситуации не возникнет претензий со стороны налоговых органов.
  • При безвозмездной передаче собственности начисляется НДС. Соответствующее правило содержится в письме Минфина от 29 июня 2016 года. Как рассчитывать НДС? Передача имущества на безвозмездной основе признается услугой. Налоги исчисляться будут в стандартном порядке. Однако существует точка зрения, которую поддерживают некоторые суды, о ненужности удержания НДС. Если работодатель выбирает именно такую точку зрения, он должен быть готов отстаивать ее перед налоговой. Если отстоять свою позицию получится, нужно восстанавливать налог по переданной собственности.

Почему рассматривается вариант с использованием служебного авто? Это наиболее простой случай. Работодателю относительно легко определить сопутствующие затраты: бензин, техобслуживание и прочее. Сделать это, к примеру, со служебным ноутбуком значительно сложнее.

Источник: https://assistentus.ru/sotrudniki/ispolzovaniye-sluzhebnogo-imushchestva-v-lichnyh-celyah/

За личное пользование служебным автомобилем надо заплатить НДФЛ

Ответ:

Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен, но вы можете предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи транспортного средства.

Если сразу при приеме на работу вы желаете разрешить генеральному директору использовать служебную машину в личных целях, то в трудовом договоре рекомендуем прописать следующие условия:

  • возможность использовать служебный автомобиль в личных целях и условия его использования (например, запрет выезда за пределы города и другие);
  • характеристики автомобиля (в частности, марку, государственный номер);
  • порядок приема-передачи служебного автомобиля для использования в личных целях, а также возврата и прекращения использования служебной машины в личных целях (например, в одностороннем порядке с вашей стороны);
  • срок, в течение которого генеральный директор может использовать свой служебный автомобиль в личных целях;
  • порядок оплаты штрафов, ремонта, топлива, иных расходов (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Если генеральный директор уже работает у вас и вы решили предоставить ему служебную машину для использования в личных целях, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и отразите в нем все указанные выше условия (ст. 72 ТК РФ).

При наличии в Организации локального нормативного акта (коллективного договора), в котором подробно регламентирован порядок использования служебного автомобиля в личных целях, в трудовом договоре его условия вы можете не дублировать.

Достаточно указать условие о возможности использовать служебный автомобиль в личных целях, характеристику автомобиля, срок, на который он передается, и сделать ссылку на локальный нормативный акт.

Главное, чтобы работник (генеральный директор) был ознакомлен с локальным нормативным актом под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

В отношении исчисления и уплаты НДФЛ отметим следующее.

Безвозмездное пользование служебным автомобилем в личных целях является экономической выгодой для пользователя — директора.

При этом доходом налогоплательщика признается экономическая выгода, полученная в том числе в натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая по правилам главы 23 НК РФ (п.1 ст.41 НК РФ).

Тем не менее в Вашей ситуации для возникновения у физического лица на­ло­го­об­ла­гае­мо­го дохода необходимо, чтобы у работодателя была возможность опре­де­лить размер полученной им экономической выгоды согласно главы 23 НК РФ.

В самой главе 23 НК РФ порядка определения размера получаемой физическим лицом экономической выгоды нет. Хотя из ее содержания можно сделать вывод, что в целях выполнения налоговым агентом своих обязанностей организация должна принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой физическими лицами.

При определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (п.1 ст. 210 НК РФ).

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 НК РФ.

Так как положений, предусматривающих освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц безвозмездного пользования служебным автомобилем в личных целях, статья 217 НК РФ не содержит, указанный доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

При получении налогоплательщиком дохода от организаций и индивидуальных предпринимателей в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 НК РФ (п.1 ст.

 211 НК РФ, письмо Минфина России от 09.03.2017 № 03-04-05/13125).

Возникающий доход в натуральной форме, можно рассчитывать, например, исходя из стоимости проката или аренды транспортного средства, аналогичного тому, которым воспользовался работник (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Так же необходимо вести отдельно учет расходов, связанных с использованием служебного автомобиля по служебным поездкам и личным (ГСМ и другие расходы).

Источник: https://pravovest-audit.ru/nashi-statii-nalogi-i-buhuchet/za-lichnoe-polzovanie-sluzhebnym-avtomobilem-nado-zaplatit-ndfl/

Ответственность за использование служебного авто в личных целях или передачу третьим лицам

Использование служебных автомобилей сотрудниками организаций в личных целях запрещается. Это обусловлено тем, что компания в таком случае несет имущественные и материальные потери. В отдельных случаях допускается эксплуатация транспортирных средств в нерабочее время, если на предприятии имеется соответствующая инструкция, которая регламентирует подобные действия.

Ответственность за использование служебного автомобиля в личных целях

Использование служебного автомобиля сотрудником предприятия без соответствующего разрешения может привести к двум видами ответственности:

  • имущественной
  • материальной.

Имущественная ответственность на водителя возлагается вследствие того, что его действия приводят к чрезмерным тратам горюче-смазочных веществ (ГСМ), которые не учитываются в отчетности предприятия. Кроме этого, эксплуатация транспортного средства приводит к изнашиванию основных агрегатов и узлов, что в свою очередь влияет на увеличение амортизационных трат компании.

Материальная ответственность возникает только в тех случаях, когда сотрудник компании причиняет какой-либо ущерб машине, требующий проведения дальнейшего ремонта: замены лакокрасочного покрытия или же определенных деталей.

Получение разрешения на использование автомобиля компании в нерабочее время

Предоставление сотрудникам компании возможности использовать служебный автомобиль в нерабочее время должно регламентироваться соответствующим внутренним документом: политикой, порядком, инструкцией или протоколом. В нем должны быть учтены такие важные особенности:

  1. осуществление компенсации расходов на ГСМ;
  2. методика контроля пробега;
  3. нюансы использования автомобиля;
  4. способ ведения отчетности.

Стоит обратить внимание на то, что использование транспортных средств компании сотрудниками в нерабочее время не требует от них необходимости иметь с собой путевые листы. Несмотря на это, инспекторы ГИБДД могут их требовать. В подобных ситуациях защищать свои права водителю придется в судебном порядке.

Для минимизации потерь предприятию необходимо осуществлять технический контроль за своим автомобильным парком, который может использоваться сотрудниками в личных целях.

Компания «ПредРейс МСК», осуществляющая свою деятельность в Москве и Московской области, может в значительной степени упростить данный процесс, сделав его менее длительным и затратным.

Для получения более детальной информации, обращайтесь за помощью к нашим сотрудникам прямо сейчас!

Источник: https://predreysmsk.ru/about/promo/otvetstvennost-za-ispolzovanie-sluzhebnogo-avto-v-lichnykh-tselyakh-ili-peredachu-tretim-litsam/

Использование служебного автомобиля в личных целях как оформить

  • Инструкции все государственные, кооперативные и общественные предприятия, организации и учреждения, имеющие как собственные, так и арендованные грузовые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы.
  • Выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается.
  • Кроме этого, статьей 6 Федерального закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» установлен запрет на осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Однако насколько я понял из Вашего сообщения указанный автомобиль не используется для перевозок пассажиров, груза и багажа. Рассматриваемое транспортное средство используется для внутрихозяйственных нужд организации, а не для оказания вышепоименованных услуг.

  1. Именно поэтому для управления таким автомобилем работником компании ему достаточно иметь при себе доверенность от Компании на право управления транспортным средством.
  2. Я не согласен с мнением коллеги относительно учета ГСМ, страховок, ремонта и др.
  3. В целом, особенности подобного механизма пользования служебным транспортом в индивидуальных целях могут быть следующими:
  • Высокие риски организации, так как фактически управляющее автомобилем лицо не несет ответственности за его сохранность.
  • Достаточно простое правовое регулирование без каких-либо дополнительных нюансов и тонкостей.
  • Возможность использовать автомобиль в любое время в личных целях.

Езда на служебном автомобиле в личных целях без оформления и ответственность за нее

С точки зрения законодательства, на транспорт, осуществляющий движение по инициативе какого-либо субъекта хозяйствования в обязательном порядке должен оформляться путевой лист, в котором должна также стоять отметка о медицинском осмотре водителя. При этом ситуации, когда работниками используется данный транспорт в нерабочее время не рассматриваются российскими законами в принципе.

Ответственность же за езду без медосмотра или путевого листа является достаточно серьезной и может предусматривать до 100 тыс. рублей штрафа, налагаемого на юридическое лицо и до 500 рублей штрафа – на водителя.

Важный факт – путевой лист может оформляться не только на один день, так что достаточно распространенным механизмом использования служебного автомобиля в личных целях является регулярное оформление путевого листа на длительный срок – например на неделю или месяц.

Как оформить использование служебного авто в личных целях

Внимание

Поэтому рассмотрим варианты с «узакониванием» поездок «налево» на служебном транспорте.

Соцпакет

При этом варианте все оформляется в русле трудовых отношений. Возможность использования в нерабочее время служебного автомобиля в личных целях работника фиксируется в трудовом (коллективном) договоре.

А чтобы дополнительно не усложнять ситуацию, лучше оговорить, что все расходы, связанные с таким использованием (заправка авто ГСМ, его техобслуживание), производятся работником за счет его собственных средств.

Сделать это можно, например, оговорив в договоре: «во время использования автомобиля для личных поездок заправка его ГСМ, проведение необходимого техобслуживания производятся работником за счет его собственных средств. При этом к началу рабочего дня автомобиль должен быть в исправном состоянии и иметь количество ГСМ не меньшее, чем на конец предыдущего рабочего дня.

И здесь можно выделить два варианта: один для осторожных, второй — для тех, кто в силах отстаивать свою позицию.

1. Вариант для осмотрительных

Налог на прибыль.

В Российской Федерации есть довольно распространенная практика, когда работодатель предоставляет возможность использования служебного автомобиля в личных целях своему подчиненному. Однако законодательное регулирование этого процесса – сложная задача в тех частях, которые касаются документального оформления такого рода правовых отношений.

А нарушения установленного законом порядка, езда на служебном автомобиле в нерабочее время или на выходных, дает основание привлечь нарушителя к серьезной ответственности.

На государственном уровне порядок использования служебных ресурсов в личных целях и нюансы процедуры практически никак не описаны. При длительном сроке работы многие работодатели охотно соглашаются предоставлять машину в личное пользование хорошо зарекомендовавшим себя сотрудникам.

В связи со строгим наказанием за такого рода нарушение, возникает закономерный вопрос о юридическом процессе оформления временной передачи служебного автомобиля.

К сожалению, в законодательстве не прописаны точные рекомендации. Однако существует несколько легальных механизмов, прозрачных с юридической точки зрения, которые позволяют реализовать процедуру предоставления автомобиля.

Использование служебного автомобиля в личных целях как оформить возврат

В этом случае у налоговиков не будет оснований для признания их его доходом, полученным в натуральной форме.

4) Если в договоре лизинга не прописаны конкретные условия использования передаваемого автомобиля (например, использовать только в производственных целях) и не содержится прямых запретов, то достаточно приказа для внутреннего учёта расходов.

Источник: https://my-i-zakon.ru/ispolzovanie-sluzhebnogo-avtomobilya-v-lichnyh-tselyah-kak-oformit

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector