Компенсация за разъездной характер работы

На многих предприятиях работа отдельных категорий сотрудников носит разъездной характер. В первую очередь речь о водителях, перевозящих персонал, транспортирующих продукцию, материалы и прочие грузы. В статье расскажем о доплате за разъездной характер работы, налогообложении и бухгалтерском учете надбавки.

Общие сведения

Всегда ли надбавка за разъездной характер работы обязательна? Давайте разбираться.

Если трудовая деятельность сотрудника связана с разъездами, наниматель должен компенсировать понесенные расходы на основании данных авансового отчета, а также при предъявлении билетов и чеков. Между тем в законодательстве предусмотрен и другой способ возмещения затрат.

Наниматель может выплачивать фиксированную надбавку за разъездной характер работы. Водителей, как правило, такая компенсация вполне устраивает. Величина доплаты определяется руководителем предприятия и утверждается локальным документом.

Здесь следует сказать, что инспекторы далеко не всегда признают надбавку за разъездной характер работы компенсацией по смыслу положений ст. 168.1 ТК. Если документы, подтверждающие затраты работника, отсутствуют, то на нанимателя могут возложить обязанность доначислить взносы.

Возмещение затрат по документам

Если работник предоставляет бумаги, подтверждающие его расходы в поездке, работодатель компенсирует их по факту. Это означает, что сотрудник получит ровно столько, сколько потратил.

Такой вариант используется обычно тогда, когда работников направляют в продолжительные командировки в другие регионы или за границу. Наниматель возмещает таким сотрудникам затраты на билеты и стоимость проживания.

При этом работодателю приходится решить, удерживать ли НДФЛ и взносы в фонды с этой компенсации. Сразу же ответим на этот вопрос.

Затраты на компенсацию наниматель включает в расходы, учитываемые при расчете налога с прибыли. В соответствии с абзацем 11 п. 1 ст. 217 НК, удерживать с возмещения НДФЛ нет необходимости.

Это правило действует в отношении всей суммы, прописанной в коллективном или трудовом договоре либо в ином локальном акте предприятия. Что касается страховых взносов, то их тоже начислять не нужно (п. 2 ч. 1 ст.

9 212-ФЗ от 24.07.2009).

Сложности на практике

Надо, однако, сказать, что ФСС и ПФР иногда считают, что наниматель обязан рассчитывать взносы с сумм компенсаций. Аргументируют они свою позицию тем, что при разъездном характере работы надбавки и выплаты — это элементы зарплаты.

Подтверждают свои доводы проверяющие фондов положениями ст. 129 ТК, в которой дано определение заработка. В результате после проверок нанимателю вменяют штрафы и пени, обязуют его доначислить взносы. Такие решения, безусловно, необходимо оспаривать.

Судебные инстанции в большинстве случаев встают на сторону нанимателя, приводя следующие аргументы:

1. Возмещение за работу выплачивается с разрешения работодателя.
2. Компенсация необходима для покрытия дополнительных расходов сотрудника, которые возникают у него при выполнении трудовой функции.
3. Суммы возмещения никак не могут включаться в состав заработка, соответственно, начислять взносы не нужно.

Перечень оправдательных документов

Доплата за разъездной характер работы начисляется при предоставлении подтверждающих бумаг. Конкретный перечень документов определяется и утверждается руководителем предприятия. Целесообразно сформировать два списка – на ближние и дальние поездки. В этом случае требования работодателя станут более ясными.

Транспортные расходы работника можно подтвердить:

1. Проездными билетами на метро, автобус, троллейбус и пр.
2. Маршрутным, путевым листом, квитанциями, чеками (при использовании личного транспорта).

Затраты на проживание подтверждаются документами, полученными при заселении. Это может быть квитанция, выданная администратором гостиницы, договор краткосрочной аренды.

Ответы на дополнительные вопросы проверяющих о доплатах за разъездной характер работы можно дать, сославшись на бумаги, удостоверяющие перемещения сотрудников. Речь, в частности, о перечне должностей, закрепленном локальным актом, условиях, предусмотренных в трудовом договоре, служебных записках, журналах и т. д. Инспекторам следует предоставить любые бумаги, подтверждающие разъезды.

Особенности документации

Для обеспечения контроля ежедневных перемещений сотрудников целесообразно сформировать журнал учета служебных поездок. Этот документ может находиться на хранении у руководителя соответствующего подразделения или иного ответственного работника.

Планирование и контроль единичных поездок можно осуществлять с помощью служебных записок. Сотрудник составляет ее на имя руководителя. В служебной записке работник указывает основания поездки, цели и задачи. Документ обязательно передается нанимателю для согласования.

Действующими сегодня нормативными актами не установлена единая форма служебных записок и учетных журналов. Соответственно, руководство предприятия может утвердить свои бланки. Для введения документации в оборот директор издает соответствующий приказ.

Нюансы

Надбавка за разъездной характер работы устанавливается в зависимости от:

• частоты поездок;
• длительности командировки;
• сложности задания и пр.

Во внимание можно принять также квалификацию, опыт работы конкретного сотрудника. Соответственно, совсем не обязательно устанавливать единую сумму для всех.

Упрощенный документооборот

Как показывает практика, далеко не всегда командированный сотрудник может сохранить оправдательные бумаги. Бывает так, что к отчетной дате часть билетов утеряна, нет чеков с заправок, квитанций и пр. Но ведь без них сотруднику не будут возмещены расходы. Для таких случаев и предусмотрен упрощенный документооборот.

Руководитель предприятия определяет и утверждает размер надбавки за разъездной характер работы. Эта сумма должна учитывать:

1. Среднюю стоимость проезда на общественном транспорте.
2. Оплату аренды жилья.
3. Внеплановый или незначительный ремонт транспортного средства.
4. Услуги связи (мобильный телефон, факс).

• Целесообразно устанавливать фиксированную доплату за разъездной характер работы водителям, экспедиторам, мерчендайзерам и другим сотрудникам, выполняющим трудовую функцию за пределами предприятия, но в границах одной местности.
• 
• Надбавку также предусматривают, если работник:

• расходует обычно одинаковую сумму в поездках;
• не тратит деньги на проживание и проезд в другом регионе или за границей.

Если сотруднику установлена доплата за разъездной характер работы, ему нет необходимости собирать билеты, чеки и другие оправдательные документы. А компенсацию ему выдадут в конце месяца.

Общий порядок начисления

В соответствии с ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, доплата за разъездной характер работы утверждается руководителем предприятия и закрепляется в локальном акте предприятия.

Величина надбавки определяется нанимателем самостоятельно. Формулировка в локальном акте предприятия может быть следующей: «Установить доплату за разъездной характер работы. Величина надбавки 10 % от основного оклада». Руководитель по своему усмотрению может установить и фиксированную сумму.

При определении доплаты за разъездной характер работы нанимателю необходимо руководствоваться:

1. Нормативными актами, принятыми в советский период. В настоящее время, несмотря на то что СССР прекратил свое существование, многие правовые документы, утвержденные в годы его существования, имеют силу. Так, Постановлением Совмина РСФСР от 1978 г. № 579 установлена доплата за разъездной характер работы – 20 % от оклада. Ее можно начислять сотрудникам, которые работают на автомобильном и речном транспорте. При этом доплату за разъездной характер работы получают только те, кто находится в поездках 12 и больше дней.
2. Отраслевыми и региональными соглашениями. К примеру, работники дорожного хозяйства могут получить до 20 % надбавки в зависимости от количества дней, проведенного в поездках. Соответствующий пункт присутствует в п. 3.6 Федерального отраслевого соглашения по дорожному хозяйству.

Если же размер надбавки не прописан ни в актах, принятых в советский период, ни отраслевыми (региональными) соглашениями, руководитель вправе определить его по своему усмотрению.

Некоторые руководители ошибочно полагают, что орган, ответственный за установление величины доплаты за разъездной характер работы, — Счетная палата. Необходимо сразу сказать, что данная структура никакого отношения к определению размера выплат не имеет.

Надбавка за разъездной характер работы: налогообложение

Когда работодатель, стремясь упростить документооборот, компенсирует расходы в поездках начислением дополнительных выплат, у ИФНС могут возникнуть претензии. Между тем в настоящее время сложилась достаточно устойчивая практика.

К сожалению, она не в пользу нанимателя. Судебные инстанции и контролирующие органы не оспаривают право работодателя устанавливать доплату. Однако при этом они полагают, что фиксированная выплата должна облагаться НДФЛ и взносами в фонды.

Аргументы приводятся следующие.

Законом предусмотрено два вида выплат. К первому относятся компенсации, выступающие в качестве элементов заработка. Они устанавливаются в связи с тем, что гражданин трудится в особых условиях.

С этих сумм удержание взносов и налога не производится.

По мнению многих экспертов, ежемесячную фиксированную доплату нельзя рассматривать в качестве компенсации, предусмотренной ст. 168.1 ТК. Дело в том, что наниматель не возмещает сотруднику фактически понесенные затраты. Другими словами, величина компенсации от размера расходов не зависит.

Надбавку к заработку, предусмотренную трудовым или коллективным соглашением, нельзя рассматривать в качестве компенсации, предусмотренной ст. 164 ТК. Связано это с тем, что при ее начислении размер зарплаты сотрудника, выполняющего свои трудовые функции в поездках, повышается.

Пояснения ВС

В конце 2015 г. Верховный суд занял позицию работодателя. В своем Обзоре практики за 2015 г. ВС указал, что для целей налогообложения будет иметь значение характер выплаты, по которому сумма относится к числу компенсаций, предусмотренных ст. 164 ТК.

Согласно данной норме, компенсация представляет собой денежную выплату, установленную для возмещения сотрудникам расходов, понесенных ими в связи с исполнением возложенных на них трудовых функций. При этом ВС указал, что определяющего значения наименование выплаты не имеет.

Это вполне может быть надбавка, доплата, льгота, увеличение зарплаты и пр.

Государственные органы, однако, позицию Суда поддерживать не очень хотят. К примеру, для Минтруда обязательным условием выплаты компенсации работнику выступает предоставление им документов, подтверждающих расходы в поездке. Поэтому предприятиям, не планирующим начислять налог и выплачивать взносы в фонды с надбавок, придется отстаивать свою позицию в судебных инстанциях.

Бухгалтерский учет

Как отражать выплаты, предназначенные для компенсации затрат, возникших у сотрудников во время нахождения в командировке?

В соответствии с инструкцией к плану счетов бухучета, утвержденной приказом Минфина № 94н от 2000 г., для обобщения сведений обо всех расчетах с сотрудниками предприятия, за исключением операций по оплате труда и расчетов с подотчетными работниками, используется сч. 73.

Информация о расчетах с персоналом по суммам, полученным на операционные и административно-хозяйственные расходы, отражается на сч. 71. Вместе с тем многие эксперты считают, что использование этого счета будет некорректным, если компания не выдает средства под отчет, а возмещает затраты, понесенные работником.

Принимая это во внимание, бухгалтеру следует составлять такие записи:

• Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 73 – принятие к учету затрат в виде возмещения стоимости расходов после их подтверждения.
• Дт сч. 73 Кт сч. 50 – выплата компенсации работнику.

Если руководствоваться положениями ст. 129 ТК, то доплаты, надбавки, в т. ч. за работу в особых условиях, признаются элементом заработка. Соответственно, бухгалтер составляет такие записи:

• Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 70 – начисление сотруднику зарплаты с надбавкой.
• Дт сч. 70 Кт сч. 68 – удержание суммы НДФЛ с заработка.
• Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 69 – начисление страховых взносов.
• Дт сч. 70 Кт сч. 50 – выплата зарплаты с надбавкой.

По мнению экспертов, такое отграничение в бухгалтерском учете облегчит работодателю задачу по разделению сумм, облагаемых НДФЛ и взносами по страхованию, и средств, освобожденных от обложения.

Заключение

Упрощенный документооборот не всегда на руку работодателю. Если наниматель планирует считать, что надбавки за разъездную работу не являются элементами зарплаты, то существует риск возникновения претензий со стороны контролирующих органов. В таких случаях целесообразно подробнее изучить судебную практику по этому вопросу.

Источник

Источник: https://zakon.temaretik.com/1537060513442433920/doplata-za-razezdnoj-harakter-raboty-poryadok-rascheta-pravila-oformleniya-nachisleniya-i-vyplaty/

Компенсация разъездного характера работы

Понятие «разъездной характер работы» встречается в ТК РФ неоднократно. Тем не менее Трудовой кодекс значение его не раскрывает. Также нет определения в иных законодательных актах. В связи с этим 12.12.2013 Роструд выпустил Письмо № 4209-ТЗ, в котором поясняет, что разъездной считается работа, при которой сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.

В отличие от командировки, которая ограничена конкретным временным промежутком и является разовым явлением, разъездной характер работы предусматривает постоянную основу такого режима труда.

Компенсация за разъездной характер работы 2019

Работник, работа которого имеет разъездной характер, имеет право на компенсационные выплаты. Во-первых, работодатель обязан компенсировать ему понесенные расходы. Эта обязанность установлена ст. 168.1 ТК РФ.

Кроме того, дополнительно к этому организация может установить порядок выплаты таким сотрудником надбавки к окладу. Эти два понятия необходимо разделять и при их оформлении и выплате учитывать специфику каждого. От этого зависит порядок их учета и налогообложения.

Надбавка к окладу и возмещение понесенных расходов не являются взаимоисключаемыми и могут применяться компанией одновременно.

Надбавка к окладу

Ее сумма устанавливается организацией самостоятельно. Порядок ее начисления прописывается в локальном нормативном акте.

В некоторых случаях процент выплаты надбавки определен на законодательном уровне. На сегодняшний день продолжают действовать некоторые законодательные акты времен СССР, регулирующие этот вопрос. Например, Постановление Совета министров РСФСР № 579 от 12.12.1978.

Если профессия работника входит в перечень, утвержденный Постановлением, то размер надбавки утверждается законодательно. Например, компенсации за разъездной характер работы водителям междугородних линий составляют 1,5% от месячной ставки в сутки.

В Постановлении есть оговорка о том, что их трудовая деятельность постоянно протекает в пути. Вторая часть документа рассматривает работников, систематически совершающих поездки в пределах закрепленного участка (например инженеров, контролеров, кассиров).

Им полагается 20% от месячного должностного оклада.

Если законодательно размер надбавки к окладу за разъездной характер работы не установлен, то работодатель вправе установить процентную надбавку по своему усмотрению. Такое решение необходимо закрепить в ЛНА.

Возмещение понесенных расходов

Статья 168.1 ТК РФ обязывает возмещать лицам, которым установлен разъездной характер работы, затраты на:

• проезд;
• найм жилья;
• допрасходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные и иные);
• иные обоснованные расходы, произведенные с разрешения работодателя.

Для выплаты компенсации необходимо наличие документов, подтверждающих произведенные расходы. Чтобы не было злоупотреблений со стороны, можно в ЛНА установить предельные размеры возмещения расходов.

Кроме того, если такой категории сотрудников планируется выплачивать суточные, их размер также нужно утвердить в локальном нормативном акте.

Установить сумму суточных можно в любом размере на усмотрение руководства организации.

Как оформляется разъездной характер работы

Поскольку в разъездах трудятся гораздо больше людей, чем это закреплено законодательно, работодателям приходится закреплять их надбавки самостоятельно. Чтобы установить размер компенсации за разъездной характер работы, документы необходимо оформить следующие:

• отдельный пункт в трудовом договоре. В соответствии со статьей 57 ТК РФ, разъезды — это существенное условие труда. Работодатель должен предупредить о них заранее, а работник — согласиться или отказаться;

• раздел в коллективном договоре. В нем следует указать перечень профессий и должностей, предполагающих разъезды, суть соответствующей деятельности, документы для учета поездок (времени, выданных суточных и т. п.). Взамен можно издать целое положение, где этот вопрос будет освещен максимально подробно;

• должностная инструкция. При наличии в ней пункта о постоянном труде в пути надбавки будут обоснованными.

Компенсация разъездного характера работы осуществляется на основе подтверждающих документов. Это могут быть билеты на транспорт, счета из гостиниц, чеки с заправочных станций. Сюда же относятся счета из заведений общепита или чеки из магазинов, доказывающие наличие расходов на питание.

Компенсация за разъездной характер работы: НДФЛ

Обложение налогом на доходы физических лиц выплат работникам, которым установлен разъездной характер работы, зависит от вида выплаты:

Источник: https://clubtk.ru/kompensatsiya-razezdnogo-kharaktera-raboty

Компенсация за разъездной характер работы водителю (дальнобойщику)

Каждый человек в определенный период времени достигает того возраста, когда необходимо задуматься об официальном трудоустройстве. Оформление необходимо для того, чтобы в последующем получать достойную пенсию, да и просто заработную плату в установленный срок.

Однако 30% наших мужчин предпочитают разъездной характер работы, возможно ввиду любви к автомобилям и дороге или же просто потому что других подходящих вакансий нет. Но мало кто из официально трудоустроенных граждан знает, что кроме официальной заработной платы работник имеет право на компенсацию за разъездной характер работы.

О сумме компенсации, о методах оформления и кому она положена мы поговорим в рамках данной статьи.

Кому полагается компенсация?

Трудовой кодекс в свих разделах имеет такой термин как разъездная работа, однако точного понятия что это такое нет. Судебные заседания, которые состоялись по инициативе путешествующего работника практически всегда занимало сторону работника, который выполнял свою трудовую деятельность вне офиса.

Доплатой за разъездной характер работы называют материальную помощь от работодателя, которая компенсирует постоянное место работы, а именно разъезды.  Кроме этого эти выплаты не должны облагаться налогом, которые ежемесячно уплачивает организация, а работников, которые трудиться.

Министерство финансов выдвинуло ряд тех профессий, которые имеют право на получение компенсации, в том случае если официально трудоустроены. К ним относят:

1. Водителей, в том числе и дальнобойщиков, которые перевозят груз на дальние расстояния;
2. Экспедиторы – те работники, которые сопровождают водителей грузов;
3. Работники логистики, которые связаны с постоянными переездами.

Несмотря на то, что профессии выше зачастую бывают внебюджетными организациями, например, руководитель относиться к обществу с ограниченной ответственности или же индивидуальному предпринимателю в бюджетной сфере тоже есть примеры таких профессий:

1. Фельдшеры и их сопровождающие (водитель, медицинская сестра);
2. Сотрудники поста поджарой службы, которые выполняют свою работу там, где локализован пожар;
3. Служащие полиции, сюда относят и ДПС, и ППС и других, которые, иногда не зная дня и ночи охраняют наш покой.

Однако в отличии от ООО и ИП в государственных структурах имеется собственное положение, который регламентирует начисление компенсации.

Из чего состоит компенсация?

Денежные средства, именуемые компенсацией, состоят из затрат, связанных с качественным исполнением трудовых обязанностей:

1. Расходы на транспортировку (бензин, ремонт, мойка автомобиля);
2. Расходы на проживание, иногда случаются такие обстоятельства, при которых гражданин не может осуществить разгрузку в данный момент, в таком случае он может поставить машину на стоянку, а сам переночевать в гостинице или отеле. Однако зачастую дальнобойщики ночуют исключительно в автомобиле, так как за груз, который находиться в ней отвечают сами.
3. Питание, дальнобойщик должен хорошо питаться, соответственно не только быть на перекусах;
4. Оплата телефона. Практически в каждой большой компании имеется корпоративная связь, которой можно пользоваться всем работникам, в том числе и дальнобойщику.

Все вышесказанные компенсации имеют место быть в том случае если гражданин официально трудоустроен и имеет подтверждение вышесказанных трат (чеки).

Надбавка

В соответствии с трудовым законодательством имеется такой вид надбавки, который начисляется в том случае если гражданин осуществляет трудовую деятельность в иных условиях (в данном случае это разъезды) как:

1. Сверхурочно – в том случае если гражданин работает сверх той нормы, которая ему наделена в месяц или же день;
2. В особые климатические условия, если связать это с дальнобойщиком, то это может быть такой пример: работник проживает и работает в жарких условиях, вдруг его работа необходима там, где постоянно холодно;
3. В выходные дни – в случае если определенный день выпадает на выходной, а необходимо работать в это время;
4. Ночные смены.

Так как разъездной характер работы — это постоянные поездки, не считая дня или же ночи, то здесь безусловно положена компенсация. К сожалению, в законодательстве отсутствует точная или же примерная сумма денежных средств, которая может считаться компенсацией за разъезды, поэтому иногда сложно доказать, что гражданин действительно имеет право на компенсацию.

Однако работодателями применяется обще сказанная формула, сколько времени лишнего провел дальнобойщик за рулем умножают на сумму оплаты в день, конечная сумма и является компенсацией, расскажем на примере:

Петров П.П. работает дальнобойщиком в ООО «Мальта» 5 лет. Его работа заключается в том, чтобы перевозить грузы от одного места до другого, график его работы 15/15.

Кроме заработной платы двойном размере (94 000 рублей) он имеет право на компенсацию, которая будет равна 23 500 рублей.

После официального оформления данная сумма должна поступить на счет гражданина Петрова.

Особенности разъездной работы

Зачастую люди путают некоторые профессии, которые предполагают разъезды и требуют компенсации от руководителя, который толком об этом ничего не знает.

Одним из самым выдающихся примеров является командировка и работники, которые бывают командировках думают, что им положена компенсация, однако нет:

1. Командировка подлежит дополнительной уплате денежных средств кроме самой заработной платы, поэтому именно командировочные уже можно считать компенсацией за вынужденную смену обстановки;
2. Командировка выдается на определенный срок, которые строго прописан в путевом листе.

Одной из понятного отличия от разъездной работы является отсутствием постоянного рабочего места, а именно, например, дальнобойщик приехал забрал груз и уехал, затем привез груз и поехал за другим. У него нет своего рабочего места, куда бы он мог прийти и осуществлять трудовую деятельность после того как доставил или же забрал груз.

Типичные ошибки

Ошибка №1: Гражданин работает не официально и претендует на выплату компенсации

Комментарий: К сожалению законодательством не запрещено трудоустройство, которое подразумевает неофициальное оформление. Это одна из распространенных нарушений, так как важным условием является трудоустройство официально. Профессия дальнобойщик не может быть подработкой, поэтому должна оплачиваться не только заработная плата, но и компенсация если таковая должна быть.

Ошибка №2: Руководителю выгодно не оплачивать компенсацию, правда ли это утверждение?

Комментарий: Достаточно спорное мнение о том, что руководителю выгодно не производить компенсацию за разъездной характер работы.

Распространенные вопросы

• Вопрос №1: Регулируется ли выплата компенсации на законодательном уровне, если дальнобойщик работает свыше той нормы (в часовом периоде), которая была ему озвучена и прописана при трудоустройстве?
• Ответ: Да, за данную компенсацию отвечает полностью Трудовой кодекс Российской Федерации, соответственно если график работы не соответствует действительности, то гражданин имеет право на получение компенсации, которая частично или полностью покроет ненормированный ми разъездной график работы.
• Вопрос №2: Можно ли самостоятельно определить норму компенсации?

Ответ: В законодательстве отсутствуют к сожалению нормы, которые должны быть в любом случае оплачены сотруднику, который выполняет свои трудовые обязанности честным трудом. Соответственно нет определенной цифры, которая бы была нормой для оплаты компенсации дальнобойщику. В среднем применяет такая формула как: стоимость одного рабочего дня умноженная на количество дней компенсации. Однако стоит отметить, что не всегда заработная плату является официальной, поэтому прежде чем устраиваться на работу следует уточнить график работы, оплату и дату официального трудоустройства.

Мнение эксперта

К сожалению, несмотря на присутствие понятия разъездной характер работы оно полностью размыто.

Отсутствие нормы, которую можно было бы сосчитать как компенсацию приводит к обращениям в трудовую инспекцию и судебные заседания, где безусловно при наличии доказательств будет принята сторона инициатора суда.

В настоящее время имеется законопроект на рассмотрении, который бы обозначит минимальную норму компенсации за один день 1500 рублей, однако следует отметить, что он только на рассмотрении и будет ли он принят неизвестно.

Руководитель Государственной инспекции труда в городе Москва Губин Сергей Юрьевич

Заключение

Если льгота или же компенсация положена гражданину, то совсем не стоит от этого отказываться. На вид может показать небольшой сумма, а если умножить на несколько месяцев, то может стать достаточно весомой цифрой.

Стоит отметить, что все компенсации и льготы носят заявительный характер, соответственно если гражданин официально не передал свое желание в письменном виде прикрепив к нему необходимые документы, то право на получение отсутствует.

В случае если документы переданы и проверены специалистом, то в следующем месяце или по приезду компенсация должна быть начислена в соответствии с законодательством.

Источник: https://poluchi-lgoty.ru/doplata-za-razezdnoj-xarakter-raboty-voditelyam-obyazatelna-oplata-sutochnyx/

Какая полагается компенсация за разъездную работу в 2019 году

На предприятиях зачастую трудоустроены сотрудники, работа которых имеет разъездной характер, или должностные обязанности которых должны выполняться во время передвижения на транспортном средстве.

При этом трудовое законодательство не разъясняет понятия “разъездной”, из-за чего постоянно возникают недопонимания.

Давайте выясним, в чем заключаются особенности взаимоотношений между работодателем и “разъездным” сотрудником, и какая работнику полагается компенсация за разъездную работу в 2019 году.

Какая работа относится к разъездной

Трудовое законодательство хоть и не содержит понятия “разъездной характер работ”, в Трудовом кодексе упоминается о подобных должностных обязанностях:

• в статье 166 написано, что поездка сотрудника, непосредственно связанная с его прямыми трудовыми обязанностями, не считается командировкой;
• в статье 57 говорится о том, что работодатель обязан прописывать условия, которые определяют работу разъездного характера, в трудовом договоре;
• в статье 168.1 сообщается об обязанности нанимателя брать на себя все затраты работников, связанные с переездами, участием в экспедициях и трудом в экстремальных условиях (оплата проезда, аренда квартиры или дома, провоз багажа, оплата ГСМ и так далее).

статью ⇒ “Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2019 году”.

Компенсация затрат на поездки по подтверждающим документам

Если наниматель и работник договорились о том, что расходы, возникшие в поездке по работе, будут возмещены после предъявления подтверждающих документов, значит затраты будут компенсироваться по факту.

Служащий по возвращении из поездки получит ровно столько денег, сколько ему пришлось потратить. Обычно такая схема работает на предприятиях, в которых сотрудники вынуждены ездить в продолжительные служебные поездки за рубеж или в другие регионы страны.

Как правило, возмещается стоимость проездных билетов и проживания в отеле или съемной квартире.

Работник должен знать о том, что сумма компенсации должна быть выплачена ему в полном объеме, НДФЛ удерживаться не будет, также как и страховые взносы.

Вся сумма, о которой написано в локальном документе, коллективном договоре или в контракте, будет выдана на руки.

Даже если наниматель ссылается на то, что компенсация является значимой суммой и составляет приличную часть зарплаты, и что проверяющие органы могут его оштрафовать, нужно требовать всю сумму, поскольку:

• возмещение расходов не является частью зарплаты, а значит не должно облагаться взносами;
• компенсация выдается для покрытия дополнительный затрат сотрудника, которые были необходимы для исполнения трудовых обязанностей;
• возмещение расходов происходит с позволения нанимателя.

Что касается выплаты суточных, закон не обязывает работодателя следовать какой-то определенной схеме выплат – суточные могут быть выплачены в фиксированной сумме, в процентах от зарплаты пропорционально дальности поездки и т.д. Перечень документов, которые подтвердили бы понесенные расходы, также определяет наниматель и закрепляет список в локальном акте. Это могут быть:

• путевой лист, маршрутный лист, чек, квитанция (при поездке на личном автомобиле или служебной машине);
• проездной билет на общественном транспорте (при совершении поездки на метро, маршрутном такси, автобусе, электричке, троллейбусе и т.д.);
• кассовый чек, бланк строгой отчетности (при проживании в отеле);
• журналы, служебные записки и иные формы, которые служат для документального контроля за передвижением сотрудника.

Если речь идет о торговых представителях, курьерах, экспедиторах, которые каждый день находятся в разъездах, заводится журнал учета поездок по работе. Если же поездки случаются редко, можно сохранять служебные записки. Форма обоих документов законом не установлена, поэтому начальство может разработать их самостоятельно.

Компенсация за разъездную работу: размер суточных

Величина суточных устанавливается нанимателем и закрепляется во внутренних актах компании. У сотрудников размер суточных может отличаться, на усмотрение начальства.

Из-за того, что к дате отчета перед нанимателем сотрудники часто теряют оправдательные документы, наниматель теряет возможность оправдать затраты на выплату компенсаций, что привлечет внимание проверяющих органов. И тогда руководитель фирмы устанавливает сотрудникам надбавку к окладу за то, что их работа связана с разъездами – ее величина будет зависеть от наличия отраслевого соглашения. Возмещению будут подлежать:

• стоимость проездных билетов на любой вид транспорта;
• плата за аренду квартиры или номер в отеле;
• внеплановый или незначительный ремонт транспорта;
• услуги мобильного оператора.

Компенсация за разъездную работу: фиксированная надбавка к зарплате

Руководство предприятия устанавливает фиксированную надбавку за разъездной характер работ, когда:

• сотрудник расходует непредсказуемое количество денежных средств во время поездки;
• работник не имеет затрат на оплату проезда, на аренду жилья за рубежом или в других регионах страны;
• передвижение осуществляется в рамках определенной местности;
• служащие весь рабочий день или значительную его часть проводят в разъездах.

Когда сотрудник получает фиксированную надбавку, он может не представлять документов, подтверждающих затраты – доплата от этого не изменится в большую или меньшую сторону. При этом наниматель должен учитывать следующие требования закона:

• надбавка должна составлять 20%, если сотрудник находится в разъездах от 12 дней в месяц;
• необходимо соблюдать региональные и отраслевые соглашения по поводу надбавок за разъездную работу.

Если ни одно из двух указанных требований не распространяется на нанимателя, он может утвердить любой размер надбавки. Поскольку размер надбавки не зависит от того, сколько конкретно потратил денег сотрудник, вся сумма подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

статью ⇒ “Компенсации за использование личного авто в служебных целях”.

Пример того, как выплачивается компенсация за разъездную работу

Зарплата сотрудника составляет 30 000 рублей. Работодатель установил фиксированную надбавку за разъездной характер работ в размере 10% от зарплаты. Согласно производственному календарю, в феврале месяце 2016 г. 20 трудовых дней. Сотрудник 15 дней работал, 5 дней провел в больнице. Оклад будет рассчитан следующим образом:

• 30 000 рублей : 20 дн. х 15 дн. = 22 500 рублей – оклад сотрудника без вычета НДФЛ.
• 22 500 рублей х 0,13 = 2 925 рублей – НДФЛ с оклада.
• 22 500 – 2 925 = 19 575 рублей – оклад с удержанием НДФЛ.
• 30 000 х 0,1 = 3 000 рублей – надбавка за разъезды.
• 19 575 + 3 000 = 22 575 рублей – итоговая зарплата.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Работник не ознакомился с локальными нормативными актами компании и устроился на работу. Работодатель установил ему надбавку к зарплате за разъездной характер работ, которая оказалась меньше, чем фактически понесенные расходы.

• Комментарий: Сотрудник в момент трудоустройства должен проверить, в каких документах (включая трудовой договор) закреплен порядок выплаты компенсации за разъездную работу.
• Ошибка: Сотрудник не сохранил документы, подтверждающие расходы в период поездки и требует возмещения затрат от работодателя.
• Комментарий: Если наниматель оплачивается фактически понесенные расходы сотрудника, ему нужны подтверждающие документы, чтобы оправдать расходы на выплату компенсации перед налоговой службой.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация за разъездную работу

Вопрос №1: У меня разъездной характер работ, я использую личный автомобиль, могу ли я претендовать на возмещение расходов?

Ответ: Да, это может быть фиксированная надбавка к окладу или возмещение фактически понесенных расходов. Во втором случае Вы должны сохранять все квитанции и чеки об оплате ГСМ, техосмотра и ремонта транспорта.

? Видео-советы. Какая компенсация полагается за разъездную работу?

В видео раскрывается информация о том, кто и в каком размере должен компенсировать расходы на разъездную работу⇓

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: https://kompensacii.ru/kompensaciya-za-razezdnuyu-rabotu/

Надбавка за разъездной характер работы

В отличие от комфортного пребывания в офисе, разъездная работа предполагает дополнительную нагрузку, налагаемую на сотрудника. Поскольку не каждый соискатель или подчиненный на нее согласится, компании обычно более высоко оплачивают такой труд.

Но не все знают, что надбавка и компенсация за разъездной характер работы – понятия разные.

И если компенсировать расходы сотрудника работодатель обязан по закону, то платить или не платить надбавку за регулярные разъезды организация решает по собственному усмотрению.

Надбавка за разъездную работу

Под надбавкой за разъезды по работе подразумевают доплату к заработной плате, которую сотрудник получает именно за связанные с ней неудобства. Она выплачивается с целью мотивировать работников, согласных ради повышенной зарплаты исполнять более сложные трудовые обязанности, проводя большую часть рабочего дня в дороге.

Трудовой кодекс не обязывает работодателей платить надбавку разъездным подчиненным, позволяя ему самому определять необходимость такой выплаты и ее размер (149-я статья ТК РФ).

Однако, беря сотрудников на работу, изначально предполагающую активное перемещение в пространстве, компания должна отметить это в трудовом договоре.

Закон предписывает указывать в контракте режим работы, если он отличается от обычных правил работы.

Здесь же, в договоре, по инициативе организации или ИП, прописывается, что гражданину полагается надбавка за разъездной характер работы, и устанавливается ее размер. В иных внутренних документах компании определяется, работа на каких должностях является разъездной, и каков порядок ее оплаты.

Сотруднику следует учесть, что подписав контракт, в котором о доплате ничего не говорится, он не вправе затем требовать себе повышенную оплату. Настаивать на ней можно до подписания договора с работодателем, аргументируя особыми, более тяжелыми условиями труда. Но если на документе уже стоит подпись подчиненного, значит, он согласился с тем, что ему предложили – работать без надбавки.

Компенсация расходов сотрудника

Другой вопрос – компенсация за разъездной характер работы. Обязанность выплачивать ее сотрудникам установлена статьей 168.1 Трудового кодекса. Цель данной выплаты – компенсировать расходы подчиненных, необходимость в которых возникла в связи с разъездными условиями труда. В частности, компенсации подлежат следующие денежные траты работника:

• на транспорт;
• на мобильную связь;
• на проживание в гостинице или съемном жилье;
• на платные услуги, если их оказание потребовалось в ходе работы, и т.д.

Все возможные расходы, подлежащие компенсации, согласовываются с руководством. Также сторонами может оговариваться их максимальный размер. Чтобы получить законную компенсацию, расходы нужно обязательно подтверждать документально.

Налогообложение доплат

Облагаются ли выплаты за разъездной труд налогами, зависит от того, чем они являются – компенсацией или надбавкой.

Если работнику выплачивается компенсация за разъездной характер работы, страховые взносы и НДФЛ с нее не взимаются. Это правило установлено Налоговым кодексом. Так, в 217-й статье НК РФ (п.

3) говорится, что с компенсаций по расходам, связанным с исполнением гражданином трудовых обязанностей, налог на доходы не берется. Аналогичная льгота установлена 422-й статьей НК по уплате страховых взносов.

Однако в отношении надбавки к зарплате подобных преференций не предусмотрено. По смыслу ст. 164 ТК РФ, компенсацией она не является и включается в фонд оплаты труда, следовательно, с нее будет взиматься и НДФЛ, и страховые взносы.

Пример расчета

Например, сотрудник, имеющий российское гражданство, дополнительно к зарплате получил от работодателя еще 2 выплаты:

• 10 тысяч рублей – компенсацию за аренду жилья в другом городе;
• 10 тысяч рублей – надбавку к заработку за разъездную работу.

Первую сумму (компенсацию) он получит в полном объеме, без каких-либо отчислений. А с надбавки будет удержано 1300 рублей – 13% НДФЛ. Кроме того, расходы во втором случае понесет и работодатель.

Ему придется заплатить с данной суммы страховые взносы ПФР, ФСС и ФОМС – всего 3000 рублей. (30% от 10 000 рублей).

Кроме того, необходимо будет заплатить взносы на травматизм, в зависимости от применяемого тарифа по классу профриска.

Источник: https://spmag.ru/articles/nadbavka-za-razezdnoy-harakter-raboty

Компенсация за разъездной характер работы

Работнику за работу связанную с работодатели должны компенсировать расходы на поездки на основании авансового отчета, чеков и билетов. Однако анализ судебной практики показывает, что это не единственный способ возместить работнику его расходы.

Работодатели не желающие упрощать документооборот, выплачивают работнику фиксированную надбавку за разъездной характер работы. Размер такой надбавки устанавливают в локальном нормативном акте. Впрочем, контролеры не стремятся признавать надбавки компенсацией в смысле ст. 168.

1 ТК РФ. Без документов, которые подтверждают расходы работника, работодателя могут обязать доначислить взносы. Помощь в этом окажет позиция Верховного суда РФ, которая обозначена в Обзоре судебной практики от 21.10.2015.

В этом Обзоре разъяснено, что для налогообложения важно не название выплаты, а ее назначение.

Возмещение расходов на поезди по документам

В данном случае работодатель возмещает работнику расходы по факту. То есть работнику выплачивается ровно столько, сколько он потратил в поездках.

Данный вариант чаще всего используют организации, где работники ездят в длительные служебные поездки по регионам и за границу. Работодатель компенсирует им стоимость билетов и аренду жилья.

Основная проблема работодателя в таких случаях в вопросе : нужно ли удерживать с суммы компенсации НДФЛ и страховые взносы.

На сумму компенсации страховые взносы не начисляют. Подобный вывод следует из подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 ФЗт 24.07.2009 № 212-ФЗ .

Но иногда ПФР и ФСС России занимают противоположную позицию. Они считают, что работодатель обязан начислять страховые взносы, поскольку компенсация за разъездной характер — составная часть заработной платы.

При этом контролеры из этих ведомств ссылаются на определение заработной платы из ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы. Такие решения можно и нужно оспорить в суде.

Суды в таких случаях становятся на сторону работодателя и приводят следующие аргументы:

• — компенсацию за разъездной характер выплатили с разрешения работодателя;
• — она нужна, чтобы возместить работнику дополнительные расходы и затраты, связанные с исполнением трудовой функции;
• — такая компенсация не входит в систему оплаты труда и не облагается страховыми взносами.

Таким образом, с компенсации расходов ни страховые взносы, ни НДФЛ удерживать не нужно.
Работодатель сам определяет размер суточных при разъездном характере работы. Никаких нормативов законе не устанавливаеь. Суточные можно установить в твердой сумме, в процентах от оклада в зависимости от дальности поездки и т. п.

Работник получит компенсацию за траты в поездке, если представит оправдательные документы. Какие именно — работодатель определяет в локальном акте. Работодателю целесообразней составить отдельный перечень документов для ближних и дальних поездок. Так работнику будут ясны требования работодателя.

1. В частности расходы работника на транспорт подтвердят:
2. — проездные билеты на автобус, троллейбус, метро, маршрутку — если работник передвигается на городском или муниципальном транспорте;
3. — путевой, маршрутный листы, чеки, квитанции — если работник использует личный или служебный автотранспорт.

Проживание в гостинице удостоверит кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности. Их нужно получить при оплате гостиницы .

Дополнительные вопросы контролеров об особом характере работы снимут документы, которые подтвердят разъезды работников. Для этих целей кроме перечня должностей в локальном акте и условия в трудовом договоре пригодятся журналы, служебные записки и т. п. То есть любые формы документального контроля за передвижениями работников.

Многие работники ездят не далеко и ежедневно возвращаются домой. Например, курьеры, экспедиторы, торговые представители могут обслуживать небольшие территории . Для таких работников работодатель должен определить, какие документы подтвердят служебную поездку и нужно ли согласовывать ее с руководством.

Для планирования и контроля редких, единичных поездок подойдут служебные записки. Работник составляет служебную записку на имя руководителя о необходимости служебной поездки. Работодатель подтверждает свое решение визой: «Согласен», «Не согласен».

Формы журнала и служебной записки в законе не предусмотрены. Работодатель вправе разработать их самостоятельно. Чтобы утвердить и ввести бланки в действие руководитель должен издать приказ.

Размер суточных

Размер суточных работодатель определяет в локальном акте . При этом не обязательно всем работникам платить одинаковые суммы. В качестве критерия можно взять регулярность поездок, сложность заданий и другие обстоятельства.

Не всем работникам в постоянных поездках удается сохранить оправдательные документы. К отчетной дате выясняется, что они потеряли часть билетов, чеков с заправок, квитанций и т. п.

Но без них работодатель не сможет оправдать расходы на компенсации. Чтобы упростить документооборот, работодатель назначает работникам надбавку за разъездной характер работы.

Размер надбавки определяется с учетом наличия отраслевого соглашения.

Работнику компенсируется:
— стоимость билетов на транспорт
— арендная плата за жилье
— мелкий или внеплановый ремонт автомобиля

— услуги мобильной связи.

Фиксированная надбавка за разъездной характер работы

• Фиксированную надбавку применяют, если работник:
• — большую часть рабочего дня или весь день находится в разъездах;
• — передвигается по работе преимущественно в пределах одной местности;
• — не несет расходов на проезд и проживание в других регионах или за границей;
• — тратит деньги на проезд в предсказуемом размере.

В этом случае работник не собирает чеки и билеты. Компенсацию за расходы он получит в конце месяца в виде надбавки.

Способ компенсации затрат, связанных со служебными поездками, необходимо указать в локальном нормативном акте. Это требование ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ. Формулировка может быть такой: «Работникам с разъездным характером работы устанавливается ежемесячная надбавка за расходы в поездках. Размер надбавки — 10% от оклада».

Размер компенсационной надбавки работодатель определяет сам. Это может быть конкретная сумма или проценты от оклада, ставки работника. При этом нужно учесть:

— советские нормативные акты. Например, надбавка в 20% предусмотрена постановлением Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579. Оно распространяется, в частности, на работников, которые трудятся на речном и автомобильном транспорте. Надбавка выплачивается тем, кто находится в разъездах 12 и более дней;

— отраслевые и региональные соглашения. Так, работники дорожного хозяйства за разъездную работу будут получать до 20% ставки или оклада в зависимости от дней, проведенных в поездках. Такое условие содержит п. 3.6 Федерального отраслевого соглашения по дорожному хозяйству на 2014–2016 годы.

Например, работнику с разъездным характером работы установлен оклад в размере ₽ 20 тыс. Надбавка в качестве компенсации за расходы в служебных поездках составляет 10%.

В феврале 2016 года по производственному календарю 20 рабочих дней. Из них 18 дней работник отработал, а 2 дня проболел.

Работодатель определил заработную плату по такой формуле. Окладная часть: ₽ 20 тыс. / 20 дней × 18 дней. ₽ 18 000 – ₽ 2340 (НДФЛ) = ₽ 15 660. Надбавка: ₽ 18 000 × 10% = ₽ 1800. Итого зарплата: ₽ 15 660 + ₽ 1800 = ₽ 17 460.
Когда работодатель компенсирует расходы работника надбавкой, возникают вопросы по налогообложению и взносам в фонды.

Работодатель вправе самостоятельно определить, какие должности будут иметь разъездной характер работы. Их перечень устанавливается в локальном акте

Надбавка, которую работник получает как компенсацию за траты в поездках, относится к расходам на оплату труда. Для этого нужно закрепить надбавку в коллективном, трудовом договоре.

В отношении налогообложения надбавки за разъездной характер работы сложилась устойчивая практика. Она не в пользу работодателя. Госорганы и суды не оспаривали право работодателя устанавливать надбавку. Но они считали, что фиксированная надбавка облагается НДФЛ и страховыми взносами по обязательному страхованию. Аргументация в этом случае следующая.

Есть два вида компенсаций. Первый — компенсации как элементы оплаты труда (ст. 129 ТК РФ). Они связаны с особыми условиями труда. С таких компенсаций удерживают НДФЛ и платят взносы. Второй — компенсации, которые возмещают работнику его затраты при выполнении работы. С этих сумм взносы и НДФЛ не удерживают.

Надбавку к зарплате, которая установлена коллективным или трудовым договором, нельзя рассматривать как компенсацию в смысле ст. 164 ТК РФ. Она повышает размер заработка работников, чья работа носит разъездной характер работы.

Однако в конце 2015 года Верховный суд РФ вдруг занял сторону работодателя (Обзор, утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015). В этом обзоре указано, что , для целей налогообложения имеет значение характер выплаты, который позволяет отнести ее к числу компенсации из ст.

164 ТК РФ. По этой норме компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых или иных обязанностей.

Суд указал, что не может иметь решающего значения наименование выплаты: надбавка, льгота или увеличение оклада.

Таким образом, в ближайшее время практика может измениться в пользу работодателей. Но пока госорганы не поддержали позицию Верховного суда РФ.

Так, для Минтруда оправдательные документы по-прежнему — обязательный элемент компенсации.

Поэтому компаниям, которые не планируют уплачивать налог и социальные взносы с надбавок-компенсаций, нужно готовиться доказывать свою позицию в суде. В этом поможет вышеизложенная позиция ВС РФ.

Разграничить виды компенсации нужно в локальном акте. В нем нужно определить, какой категории работников устанавливается надбавка, а какой будете возмещать расходы по документам. В локальном акте необходимо прописать категории работников, а не конкретные персоналии (ФИО). Так вы избежите обвинений в дискриминации.

В некоторых случаях работодатели устанавливают такую надбавку только для компенсации суточных (так как необходимость их выплаты сложно доказать документально), а остальные расходы возмещают на основании представленных документов. Такой вариант применяется в случаях, когда расходы в связи со служебными поездками значительны. Например, выезды за границу, проживание в наемных помещениях.

Архивы Выберите месяц Ноябрь 2019 Октябрь 2019 Сентябрь 2019 Август 2019 Июль 2019 Июнь 2019 Май 2019 Апрель 2019 Март 2019 Февраль 2019 Январь 2019 Декабрь 2018 Ноябрь 2018 Октябрь 2018 Сентябрь 2018 Август 2018 Июль 2018 Июнь 2018 Май 2018 Апрель 2018 Март 2018 Февраль 2018 Январь 2018 Декабрь 2017 Ноябрь 2017 Октябрь 2017 Сентябрь 2017 Август 2017 Июль 2017 Июнь 2017 Май 2017 Апрель 2017 Март 2017 Февраль 2017 Январь 2017 Декабрь 2016 Ноябрь 2016 Октябрь 2016 Сентябрь 2016 Август 2016 Июль 2016 Июнь 2016 Май 2016 Апрель 2016 Март 2016 Февраль 2016 Январь 2016 Декабрь 2015 Ноябрь 2015 Октябрь 2015 Сентябрь 2015 Август 2015 Июль 2015 Июнь 2015 Май 2015 Апрель 2015 Март 2015 Февраль 2015 Январь 2015 Декабрь 2014 Ноябрь 2014 Октябрь 2014 Сентябрь 2014 Август 2014 Июль 2014 Июнь 2014 Май 2014 Апрель 2014 Март 2014 Февраль 2014 Январь 2014 Декабрь 2013 Ноябрь 2013 Октябрь 2013 Сентябрь 2013 Август 2013 Июль 2013 Июнь 2013 Май 2013 Апрель 2013 Март 2013 Февраль 2013 Январь 2013 Декабрь 2012 Ноябрь 2012 Октябрь 2012 Сентябрь 2012 Август 2012 Июль 2012

Источник: https://pershickow.ru/kompensaciya-za-razezdnoj-xarakter-raboty.