Отчёт о командировке – как составить, пример написания

Внимание! Эти документы помогут вам правильно оформить деловую поездку работника:

Работодатель направляет своего сотрудника в командировку для выполнения определенной заранее поставленной цели.

При этом работнику ставят задачу и выдают денежные средства для покрытия возникших в поездке расходов.

После возвращения сотрудник должен отчитаться о выполнении поставленной задачи и о том, как он потратил выданные ему суммы. Ведь у работодателя нет возможности контролировать его в поездке.

Заполнить отчет о командировке онлайн ⟶

Правильно оформленные документы помогут:

• получить точную информацию о результатах достижения поставленных целей;
• подтвердить расходы при расчете базы по налогу на прибыль, единого налога при УСН, а также снимут вопросы в части обложения НДФЛ выплат работнику.

Документальное оформление командировки предусматривает выполнение трех шагов:Шаг 1. Планирование командировки и оформление по его результатам служебного задания.Шаг 2. Издание и утверждение директором фирмы или ИП приказа о направлении работника в командировку.

Шаг 3. По возвращении сотрудник описывает достигнутые результаты в отчете о командировке и отчитывается о понесенных расходах в авансовом отчете по командировке. Также он прикладывает подтверждающие документы

Формы отчета по командировке

Унифицированная форма отчета по командировке была обязательной для заполнения до конца 2014 года. Напомним, что форма № Т-10а «Служебное задание» имела специальный раздел для написания отчета о выполнении задания. Командированные работники были обязаны его заполнять.

С 08.01.2015 года данная бланк отчета по командировке перестал быть обязательным для заполнения. Но на практике работодатели продолжают его использовать. Причины мы перечислили выше.

• Более того, работодатели применяют самостоятельно разработанные формы отчетов о командировке, установленные в локальных нормативных актах (ЛНА), либо разрешают работникам писать отчеты в свободной форме.
• Обязанность для работников заполнять отчеты по командировке следует также закрепить в ЛНА.
• Далее мы рассмотрим примеры отчетов о командировке.

Использование отчета о командировке позволяет:

• работодателю — проконтролировать выполнение порученного командированному сотруднику задания;
• работнику — разъяснить, насколько он добился поставленной цели и выполнил порученное ему задание.

Как заполнить унифицированную форму отчета о командировке

Унифицированный бланк отчета по командировке по форме № Т-10а «Служебное задание» содержит:

• наименование фирмы-работодатели или ИП;
• номер и дату оформления;
• табельный номер работника;
• подразделение, в котором числится работник;
• его должность и ФИО;
• место, в которое направляют сотрудника;
• сроки поездки;
• кто оплачивает командировку;
• ее основания и цель.  

Вид поручаемого задания и поставленные перед сотрудником цели указывают в графе 11.

Место для отчета о командировке предусмотрено в графе 12. На момент отъезда ее не заполняют. Работник вписывает данные по мере выполнения поставленных перед ним задач.

Поле «Заключение» заполняет непосредственный руководитель сотрудника по прибытии из командировки. Он пишет итоговую резолюцию о выполнении задания и заверяет ее личной подписью.

Образец заполнения унифицированной формы отчета о командировке

Заполненная унифицированная форма № Т-10а выглядит так:

Как составить отчет о командировке в свободной форме

Работодатель вправе составить отчет по командировке в свободной форме. Например, это может быть письменный отчет, служебная записка или доклад. При этом цель поездки нужно указать в приказе о направлении в командировку, который не содержит поля для отчета о выполнении задания.

При составлении отчета следует руководствоваться следующими правилами.

1. Документ должен содержать указание на основание поездки. Например, на служебное задание самого работодателя на приглашение от стороннего юридического лица или ИП.
2. Необходимо указать цель и результаты командировки. При успешной поездке они должны соответствовать друг другу.
3. Следует приложить к отчету подтверждающие результат поездки документы. Это может быть, копия подписанного сторонами договора, протокол проведенных переговоров и т. п.
4. Отчет утверждает директор компании или ИП.

Пример написания отчета о командировке в свободной форме

Приведем пример отчета по командировке, в которую работника направили для проведения переговоров с поставщиком.

Кто ставит подписи на отчете?

Реквизиты унифицированной формы отчета по командировке предусматривают три подписи:

1. Подпись руководителя подразделения, направившего сотрудника в поездку.
2. Подпись работника. Она служит:

• подтверждением согласия на отправку командировку;
• подтверждает ознакомление с условиями поездки.

Работодатель не вправе посылать в командировку беременных сотрудниц и работающих у него подростков до 18 лет. Также от поездки вправе отказаться:

• одинокие родители детей в возрасте до 5 лет;
• родители детей в возрасте до 3 лет;
• родители детей-инвалидов;
• сотрудники, которые ухаживают за больными родственниками при наличии у них медицинского заключения.

Работодатели — субъекты малого бизнеса, где все решения принимает руководитель фирмы или ИП, могут ставить на отчете только две подписи: директора (ИП) и работника.

На свободной форме отчета о командировке можно использовать аналогичные реквизиты.

Авансовый отчет о командировке

Авансовый отчет о командировке подтверждает понесенные в поездке расходы. Коммерческие компании, как правило, используют унифицированный бланк по форме № АО-1 (утв. пост. Госкомстата от 01.08.2001 № 55).

Но работодатель вправе применять и самостоятельно разработанную форму при условии, что она содержит все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Форму утверждает директор фирмы или ИП

Бюджетные учреждения применяют бланк ОКУД 0504505.

Как заполнить авансовый отчет по командировке

На лицевой стороне документа работник, которого направляют в командировку, вписывает:

• свои ФИО;
• должность;
• табельный номер;
• сумму полученного аванса;
• другие важные данные.

В таблице на оборотной стороне отчета следует перечислить:

• понесенные затраты, в том числе суточные,
• реквизиты подтверждающих документов.  

К заполненному отчету следует приложить оригиналы документов, в которых указаны суммы затрат и обстоятельства, подтверждающие их производственный характер. Например, проездные билеты, счета из гостиниц, товарные чеки и квитанции.

Также работник указывает, остались ли у него непотраченные деньги либо он потратил больше выданных сумм.

Оформить авансовый отчет нужно в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Остальные сведения в авансовый отчет вносит бухгалтерия. Она принимает документ на проверку. Работнику выдают отрывной корешок-расписку, который подтверждает, что сотрудник отчитался. Расписка должна иметь текущую дату и подпись бухгалтера, принявшего отчет.

Пример авансового отчета по командировке

Рассмотрим пример заполнения для случая, когда работника направили в командировку на один день.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/2138-kak-sostavit-otchet-o-komandirovke-obrazets

Отчет о командировке: пример написания и образец

Служебное задание является официальным документом. Гриф «Обязательно» с него снят ещё в 2013 году. С этого момента все акты, которые утвердил Роскомстат РФ Положением №1 от 05.01.

2004, стали только рекомендованными к применению.

Теперь наниматель самостоятельно может разрабатывать более удобные формы отчёта о командировке, но при этом следует соблюдать все необходимые требования нормативных документов.

Во избежание спорных вопросов после возвращения сотрудника из командировки работодатель должен чётко прорабатывать все пункты служебного задания. Допустимо составление индивидуального графика с указанием конкретных дат исполнения поручений, которого должен придерживаться командированный сотрудник.

И, как следствие из приведённой выше законодательной нормы, командировочное удостоверение и служебное задание перешли в разряд желательных, но не обязательных документов.

Готовится служебное задание в 2 экземплярах. Один — для архива, другой непосредственно для сотрудника. В бухгалтерию копия задания не представляется, так как все данные для начисления командировочных указаны в приказе о командировании сотрудника.

Вначале подписи на документах ставят руководитель организации и начальник отдела, затем с ними знакомится отправляемый в командировку сотрудник. И если он согласен со всеми условиями, указанными в задании, то ставит ниже свою подпись.

Кадровые службы иногда задаются вопросом: ставить ли печать организации на бланке служебного задания?

Однозначного ответа тут нет. Исходите из важности сведений в документе. Возможно, вашему сотруднику придётся предъявить бланк служебного задания для полного выполнения поставленных задач. А печать в этом случае добавит аргументированности документу.

Отметим, что на бланке «М.П.» не отмечено. Более того, печать уже не обязательный реквизит организации в целом. Потому, если у Вашей организации печати нет вовсе, то беспокоится о заполнении подобного оттиска вообще не стоит.

Если в командировку отправляется несколько сотрудников сразу, не поленитесь заполнить служебное задание на каждого. Приказ на командирование может быть один на всех командированных.

Все графы в служебном задании подлежат обязательному заполнению. То же самое касается и графы «Отчёт о командировке». Написать отчёт о проделанной работе можно в свободной форме.

Работнику придётся отчитаться обо всех потраченных суммах в трёхдневный срок.

К учёту принимаются все финансовые документы; чеки, билеты, квитанции, оплаченные счета (оригиналы с печатью). Никакие рукописные записки бухгалтер в расчёт не примет.

• Все документы, которые бухгалтер счёл оправдательными, вносятся в специальные графы на оборотной стороне авансового отчёта.
• В случае выдачи командировочному сотруднику иностранной валюты записи делают на лицевой стороне отчёта (графа 1а) и на оборотной стороне (графа 6 и 8).
• После сделанной сверки с бухгалтерией авансовый отчёт утверждается руководителем предприятия.

По итоговым подсчётам происходит взаиморасчёт прибывшего сотрудника с организацией. Если остались неиспользованные денежные средства, то они вносятся в кассу предприятия. В тех случаях, когда сотрудник потратил свои личные средства, из кассы предприятия или на банковский счёт ему выплачивается согласованная сумма.

Приведённый выше алгоритм оформления служебного задания и командировочного отчёта поможет работнику отчитаться о служебной поездке. Не являясь обязательными к заполнению, эти бланки пользуются широкой популярностью у кадровых сотрудников. Несложные в заполнении, они несут в себе массу информации, необходимой для слаженной работы кадровой и бухгалтерской служб предприятия.

Образец отчета по проделанной работе в командировке может составлять работник или работодатель.

Сегодня ни одно подразделение трудового законодательства не требует, чтобы командированное лицо самостоятельно обязывалось выполнять оформление отчетности о выполнении работы.

В связи с этим предприниматель как руководитель может сам заполнять служебный бланк, либо изложить потребность представлять результат выездной деятельности через приказ и другие нормативы.

Образец о выполнении выездного задания необходимо дополнить через сопроводительные документы.Как правило, их перечень определяет специфика деятельности, конкретная должность и потребности предприятия.

Чтобы оформить отчетность о выполнении командировочного задания, предоставляются такие документы:

• Бланк заявления на командировочную деятельность;
• Приказ, по которому назначается выполнение задания;
• Сведения, о выполнении какого задания сообщается;
• Авансовые сведения.

Ни одна статья сегодня не требует производить оформление документации о проделанной работе в обязательном порядке.Безусловно, каждый работодатель или структурный руководитель имеет право потребовать написать подотчетный документ.

Если работа на выезде также предусматривала авансовый платеж, может составляться бланк, в котором регламентируется расход. Каждый чек или билет может подтвердить цель расходования денег, поэтому его можно приложить как удостоверение финансовых решений.

Руководитель может потребовать направление данной документации по форме локального акта. После того как задание поставлено, поездка должна быть отображена в течение трех дней.

Правильный пример о проделанной работе содержит краткий перечень целей, которые получилось достигать в ходе поездки.

Также образец описывает служебный характер мероприятия, срок его проведения и итоги о проделанной работе и о выполнении задания под завершение выезда.

Образец по стандартной форме обязательно должен описывать решение поставленных задач.Если за срок поездки какая-то из задач не исполнена, стоит вписать в образец краткий пример служебного пояснения.

При необходимости можно перекраивать пример документа, чтобы возвращение из отъезда можно было полностью охватить по форме отчетности.

После возвращения предоставляется краткий срок для отчетности, что достигает трех суток.Специфика и психология поставленной задачи по составлению отчетности достаточно проста, что позволит легко выполнить задание в течение установленного срока.

В случае не предоставления доклада в назначенный срок, работодатель имеет право внести выговор в личное дело сотрудника.

Приведем основные правила для написания примера отчета о командировке.

1.    В командировочном отчете указывают основание поездки. Это может быть, например, служебное задание работодателя или приглашение от сторонней организации на семинар.

2.    В отчет по командировочным включите цель и результаты поездки, которые при успешной командировке должны друг другу соответствовать.

3.    К отчеты приложите документы, которые подтверждают результат поездки. Например, копию заключенного договора поставки, протокол переговоров с контрагентом, сертификат по результатам семинара.

4.    Отчет должен утвердить руководитель.

www.glavbukh.ru

Процедура оформления может существенно отличаться в зависимости от того, какую разновидность документа необходимо заполнить.

Чтобы заранее выяснить все нюансы процедуры, стоит ознакомиться с решением типичных вопросов, возникающих в процессе заполнения документации.

Сегодня для составления отчёта обычно используется типовая форма т-10а.

Этот бланк считается стандартным. Он состоит из одного листа. В нём содержатся графы и колонки, обязательные к заполнению:

1. В начальной части формы необходимо указать место отбытия.
2. Затем фиксируются реквизиты уполномоченного лица, которое будет принимать документы ознакомлению.
3. Далее работник обязан указать наименование работ, выполненных в период отсутствия. Список совершенных действий расписывается по дням. Это делается для того, чтобы работодатель мог проследить и сопоставить выполненные работы с расходами, которые были понесены на командировку.

1. Документ может быть составлен и по собственной форме организации.
2. Если компания решила самостоятельно разработать банк документа или просит сотрудников заполнять его в свободной форме, должен быть предусмотрен порядок оформления бумаги.
3. Рекомендуется зафиксировать в локальных актах:

• период, в течение которого специалист обязан представить готовый отчет;
• лицо, которому необходимо сдавать готовые документы;
• сведения, которые в обязательном порядке должны быть отображены в бланке.

Сотрудников необходимо ознакомить с требованиями, закрепленными в нормативных документах организации. Работники предприятия должны оставить подписи, подтверждающие факт изучения требований.

В этот перечень ходят беременные женщины и лица, не достигшие 18 лет. Кроме того, некоторые сотрудники имеют право отказаться от командировки.

• Шапка документа – здесь приводится точное наименование компании, код ОКПО. Также вносится № задания (по порядку), дата заполнения и указывается ФИО (полностью) командированного лица и его табельный номер.

Источник: https://imdbmedia.info/otchet-komandirovke-obrazets-primer-napisaniya-forma/

Отчет о командировке: пример написания и образец

По возвращении из служебной поездки работник должен отчитаться перед руководителем о результатах, достигнутых в ходе выполнения задания, а также о суммах потраченных и оставшихся авансовых денежных средств.

Как следует отчитаться о командировке

Обязанность составления письменного отчета о командировке регулируется внутренними нормативными актами предприятия. Единственный документ, предоставление которого установлено законодательством для всех без исключения – расписка об авансе.

Период, отведенный на подачу отчетности, также устанавливается на уровне предприятия и обычно составляет три рабочих дня.

В 2018 году была законодательно отменена обязанность составления итогового документа по служебным поездкам. Однако многие предприятия продолжают использовать его в оформлении командировок.

Стандартный бланк документа о результатах выполнения задач командировки – форма Т-10 (если ездил один сотрудник) или Т-10А (для коллективных поездок). Документ можно написать от руки или напечатать, но все подписи должны проставляться собственноручно.

Помимо установленных бланков, разрешается заполнение в свободной форме или на бланках организации.

Приложить авансовый отчет о расходах

Авансовые выплаты – это денежные средства организации, выдающиеся сотруднику на расходы в ходе исполнения рабочих заданий. В их число входят:

• суточные начисления;
• расходы на стоимость билетов до пункта назначения;
• затраты на аренду жилья или гостиничного номера на время поездки;
• представительские расходы;
• траты на оформление заграничных отправлений (заграничный паспорт, визы, таможенные сборы и т.д.).

Расписка об авансе обязательна к составлению на любом предприятии. Она заполняется по универсальному образцу под номером АО-1 и состоит из двух разделов. В первом прописывается:

• полное наименование организации (с формой собственности);
• дата заполнения и порядковый номер во внутреннем реестре документации;
• Ф. И. О. и должность лица, заполнившего справку;
• данные о работнике;
• реквизиты приказа о командировке;
• реквизиты служебного задания на командировку;
• размер выданных авансовых средств;
• сумма расходов;
• размер денежных средств, возвращаемых сотрудником;
• подписи руководителя и бухгалтера;
• пометка о необходимости доплаты (если требуется).

Второй раздел включает в себя таблицу, отражающую все понесенные расходы с указанием реквизитов чеков, квитанций и справок для подтверждения затрат.

Скачать пример авансового отчета по командировке можно здесь.

ВАЖНО! К заполненной справке АО-1 необходимо приложить все чеки, квитанции, справки и другие документы, подтверждающие целевое расходование денежных средств предприятия.

Что содержит в себе отчет

При составлении отчета указывается:

• полное наименование организации, адрес;
• Ф. И. О. и должность сотрудника;
• реквизиты распоряжения об оформлении служебной поездки;
• краткое описание цели;
• краткое описание достигнутых результатов и итогов в виде списка;
• дата составления;
• подпись составителя;
• подпись директора (при принятии от сотрудника).

Форма Т-10 включает в себя одновременно и служебное задание, и итог его выполнения. В ней содержится:

• порядковый номер;
• дата составления;
• Ф. И. О. работника и его табельный номер;
• информация о сотруднике и отправлении;
• краткое описание задач;
• краткий вывод о выполнении поставленных целей;
• подписи ответственных лиц (директор подразделения, в котором трудится гражданин, глава предприятия и сам гражданин).

Сведения о сотруднике и поездке указываются в таблице:

• наименование структурного подразделения;
• наименование должности;
• реквизиты принимающей стороны (название компании, форма, адрес расположения);
• даты начала и завершения поездки;
• период пребывания на задании в сутках (суммарный и исключая дни в пути);
• название организации, оплачивающей расходы и труд гражданина (работодатель или принимающая сторона);
• основание направления в служебную поездку.

Срок сдачи при использовании свободной формы или локального бланка определяется локальными актами. Если же предприятие практикует применение бланков Т-10 и Т-10А, то период сдачи составляет три рабочих дня с даты возвращения.

Пример написания отчета

• Образец отчета о командировке:
• 
• Пример заполненной формы Т-10:
• 

Источник: https://o-kadrah.ru/dokumenty/otchet-o-komandirovke

Инструкция: составляем отчет о командировке

Любая отчетность подразумевает некий доклад о проделанной работе. В данном случае о том, что сделано за период исполнения трудовых обязанностей за пределами офиса или производства. Отчитаться можно кратко или развернуто — конкретные требования устанавливает работодатель.

Несколько слов о служебном задании. Оно содержит краткий перечень того, что необходимо сделать. Пример составления служебного задания на командировку поможет правильно составить документ и не упустить важные моменты.

Требования и структура

Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер. Но работодатели хотят знать, чем же сотрудник был занят, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.

Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции.

Можно использовать краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример такого есть в служебном задании. Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит, насколько итог поездки соответствует выданному заданию.

Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого лучше использовать полноценный отчет о командировке, пример написания в свободной форме мы составили для бюджетной организации.

Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров, а также заключить несколько долгосрочных контрактов.

По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.

Скачать бланк служебного задания на командировку

Скачать

Кто готовит и в какие сроки

Готовит отчет работник. Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Так, работник должен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы.

Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения.

Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.

Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях. Человек, оказывающий услуги или выполняющий работы по договору гражданско-правового характера, не может быть отправлен в служебную поездку.

Срок законодательно не установлен, он определяется в локальных актах. Обычно он совпадает со сроком сдачи авансового отчета, если выдавались подотчетные денежные средства. Также сотрудник должен сдать проездные документы и командировочное удостоверение (при наличии).

Важные условия для руководства

Любому руководителю следует учитывать, что не всех сотрудников можно направить в командировку. Так, чиновники определили, что беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников нельзя командировать ни при каких обстоятельствах. Даже если эти работники не против поездки и выразили свое согласие в письменной форме.

Некоторых специалистов можно направить в служебную поездку только после получения от них письменного согласия. К таковым относят:

1. Родитель-одиночка, который воспитывает ребеночка до 5 лет.
2. Родители деток до наступления трехлетнего возраста.
3. Родители детей-инвалидов.
4. Работники, ухаживающие за больными родственниками по мед. заключениям.

Если от такого специалиста письменного согласия не получено, то представители трудовой инспекции могут наказать организацию.

Шаблон отчетной формы

Еще раз повторимся, что унифицированной формы (образец отчета по командировке в 2019 году) не предусмотрено на законодательном уровне. И если руководитель желает получить соответствующий отчет по результатам служебной поездки, то придется разработать и утвердить соответствующий шаблон.

Вот так выглядит примерный образец отчета о командировке в свободной форме.

Скачать

Общие правила заполнения

Сразу оговоримся, что алгоритм создания отчета по командировке во многом зависит от бланка, по которому требуется отчитаться. Унифицированный образец отчета о командировке (письменный) чиновниками не утвержден. Следовательно, руководство компании обязано утвердить не только форму, но и отдельные требования по ведению такого бланка.

Данные требования по составлению отчета по командировке придется закрепить в отдельном локальном распоряжении по организации, а также ознакомить всех специалистов под подпись. Отметим, что всех работников знакомить с приказом не обязательно. Достаточно осведомить только тех сотрудников, которых планируется направлять в служебные поездки.

Учитывайте общепринятые рекомендации. Допустимо подготовить отчет о командировке в 2019 году (бланк, образец заполнения) от руки. Для этого используйте чернила черного или синего цвета.

Печатный вариант отчетности все же предпочтительней. Соблюдайте общепринятые правила деловой переписки. Избегайте сокращений в текстовой части отчетной формы. Личные обращения тоже стоит опустить.

Допустимо использовать фирменный бланк организации.

Пошаговая инструкция

Пошаговый алгоритм составления отчета по командировке в произвольной форме.

Шаг № 1. Указываем получателя.

В верхнем правом углу отчетной формы укажите должность руководителя предприятия, а также полное или сокращенное наименование организации. Если создание проводится не на фирменном бланке учреждения, то допустимо указать регистрационные данные предприятия (ИНН, КПП), адрес места нахождения, регистрации, контакты для связи.

Шаг № 2. Регистрируем данные составителя.

Как и в обычном заявлении, необходимо указать сведения о лице, составившем отчетную форму. Пропишите занимаемую должность и Ф.И.О. Допустимо прописать табельный номер, адрес проживания и телефон для контактов. Дополнительная информация будет актуальна в крупной организации со сложной организационной структурой.

Шаг № 3. Название документа.

В центре новой строки пропишите «Отчет о командировке».

Шаг № 4. Указываем период и цель командировки.

В первую очередь укажите, когда проходила служебная поездка — конкретные даты. Затем впишите цель, с которой работник был командирован в другую местность. Например, «прохождение курсов повышения квалификации» или «участие в тренинге».

Шаг № 5. Выражаем суть, результаты.

Результатом может быть подписание договора либо отказ от подписания. Если намеченной цели добиться не удалось, то укажите, по каким причинам.

Например, контракт на поставку товаров не был заключен с поставщиком из-за несоответствия товара предъявленным качественным характеристикам.

Скачать образцовый отчет

Скачать

Обязательный авансовый отчет

Помимо отчетности о результатах командировки, работнику придется отчитаться и о понесенных расходах. Напомним, что при командировании специалистов работодатель обязан выплатить аванс по командировочным расходам.

Данный аванс выплачивается на:

1. Оплату проезда к месту выполнения служебного задания.
2. Наем жилого помещения для проживания в командировке. Например оплата гостиничного номера или аренда комнаты, квартиры в частном секторе.
3. Курортный сбор, если работник направляется на территории Российской Федерации, за пребывание на которых придется заплатить курортный сбор.
4. Суточные расходы, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника за пределами основного места жительства.
5. Иные расходы по согласованию с руководителем. Например, приобретение методических пособий, оплата сертификатов, прочих услуг.

Отметим, что при сдаче авансового отчета в бухгалтерию придется подать и подтверждающие документы: чеки, квитанции, билет, накладные и иные документы.

Особенности составления данной формы отчетности мы рассмотрели в материале «Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица». В данной статье представлен актуальный шаблон, пошаговая инструкция к составлению отчетной формы, а также пример заполнения документа. Все формы можно скачать бесплатно.

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-sostavlyaem-otchet-o-komandirovke

Как написать отчет о командировке пример

Руководитель предприятия в связи со служебной необходимостью отправляет сотрудника в командировку.

Для этого должен быть оформлен соответствующий приказ. В нем указывается должность и фамилия сотрудника, место назначения и цель поездки.

После приезда работник составляет отчет о командировке. В документе он подробно описывает, что было проделано во время поездки и была ли достигнута ее цель.

Рассмотрим более подробно, что представляет отчет о командировке, приведем пример написания, обозначим, какие к нему применяются требования, как правильно нужно отчитаться и в какие сроки это необходимо сделать.

Что это за документ?

Каждый документ на предприятии относиться к определенной группе документооборота.

Отчет о командировке входит в список командировочных документов. Также в него входит приказ о командировке, авансовый отчет, командировочное удостоверение и служебное задание.

Проверка командировочных документов относится к компетенции налоговых органов — в частности, при проверке НДФЛ и налога на прибыль. Поэтому при составлении отчета о командировке бухгалтерии следует обратить особое внимание на правильность их заполнения.

Отчет о командировке должен составлять сотрудник, отправленный в поездку по служебной необходимости.

Краткий отчет о служебной командировке составляется для пояснения выполнения цели командировки.

Обязателен ли?

До 2019г включительно, при направлении сотрудника в командировку, составление командировочного удостоверения и служебного задания было обязательно и закреплено в нормативных документах.

С 08.01.15  пункт был упразднен.

Оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, в том числе и отчет о командировке, стало необязательно — на усмотрение руководителя и бухгалтерии.

• При большом потоке сотруднике, направляемых в командировку, чтобы избежать путаницы в начислении зарплаты и налогов, рекомендуется составлять отчетные документы, как и раньше.
• Это следует отметить в локальном акте.
• Преимущества составления отчета о командировке:

• при начислении зарплаты, бухгалтер документально имеет подтверждение нахождение работника в командировке;
• при большом количестве структурных подразделении и сотрудников, начальник отдела в служебном задании прописывает: цель командировки, количество дней, место назначения, сотрудников (фамилия, должность).

Для небольшой организации рекомендуется не добавлять лишних бумаг. Информацию о командировке сотрудника можно получить вместо отчета из приказа.

Как составить отчет о командировке?

1. Согласно законодательству, создана унифицированная форма отчета о командировке.
2. При составлении документа сотрудник должен ими руководствоваться.
3. Рассмотрим, какие требования предъявляются к документу, из каких граф он состоит и как правильно его заполнить.

Требования к документу

Отчет о проделанной работе по служебной необходимости должен быть составлен не позднее 3 дней после возвращения.

Форма и разделы

С 2013 г. законодательством была разрешено применять форму, разработанную организацией самостоятельно.

• Она должна быть утверждена в учетной политике (в приложении к ней). Стандартный бланк отчета составляется по форме №Т10-А (образец приведен далее):
• Форма Т10а
• Служебное задание выполняет следующие функции:

• четко прописывается цель командировки и сопутствующие задания;
• работник составляет отчет о проделанной работе.

Разделы служебного задания

Заполняются начальником подразделения:

• наименование организации (полное или сокращенное);
• номер документа и дата составления (должна совпадать с командировочным удостоверением);
• фамилия, имя, отчество сотрудника направляемого в командировку и его табельный номер из личного дела;
• отдел, к которому прикреплен сотрудник (в небольшой организации указывается ее название, если нет разделения на отделы);
• должность;
• место назначения: город и организация;
• срок командировки: дата начала, окончания общий срок;
• кто финансирует расходы на командировку: отправляющая или принимающая сторона;
• основание для командировки: план командировки, служебная необходимость и т.д.;
• цель командировки и сопутствующие задачи;
• подписи руководителя подразделения и директора.

Заполняются сотрудником, направленным в командировку:

• отчет о проделанной работе;
• подпись сотрудника.

При оформлении командировки служебное задание передается сотруднику с командировочным удостоверением или хранится в бухгалтерии до возвращения работника.

Правила заполнения

Правила заполнения отчета о командировке просты.

Перед отправкой в командировку, руководитель отдела прописывает цели поездки. Соответственно по этим целям сотрудник должен составить отчет о проделанной работе.

Не стоит ограничиваться словом «выполнил». В его задачу входит написать развернутое пояснение о том, что было сделано.

Надо составить отчет таким образом, чтобы при последующей налоговой проверке у специалистов не возникло вопросов в необходимости командировки и в частности направления данного сотрудника.

При невыполнении задачи следует указать причину. Если она будет уважительная, организация может принять решение не взыскивать с сотрудника понесенных расходов на командировку.

При нехватке поля для заполнения отчета можно продолжить его на листе А4. При этом это не будет зачтено, как нарушение законодательства.

Как написать правильно?

1. Отчет о командировке (образец) представлен ниже:
2. Кроме того, в организации возможно применение собственной формы отчета о командировке.
3. Пример такой формы:
4. отчет в произвольной форме

Кто подписывает и согласовывает?

Должно быть проставлено минимум 3 подписи:

• сотрудника, оформлявшего командировку;
• начальник подразделения – проверяет правильность заполнения;
• руководителя предприятия – утверждает и ставит резолюцию.

Сроки предоставления

Вернувшись из командировки, согласно Постановлению №749, сотрудник обязан заполнить отчет о проделанной работе в течение 3 рабочих дней.

Он заполняет отчет о том, что было сделано, предоставляет документы, подтверждающие произведенные расходы.

Сопроводительные документы

При направлении сотрудника в командировку должен быть оформлен следующий комплект сопроводительных документов:

• заявление на командировку (для определенных групп граждан);
• приказ о направлении в командировку: указывается фамилия, инициалы сотрудника, должность, место назначения поездки, цель и сроки;
• служебное задание: указывается информация аналогичная приказу, дополнительно появляется графа с отчетом о выполнении задания для сотрудника.

Авансовый отчет составляется одновременно с написанием отчета о командировке.

Оформляется для подтверждения выданного аванса или получение денег, потраченных на командировочные расходы. Сопровождается документальным подтверждением: квитанции, чеки, билеты.

С 8 января составление отчета о командировке стала необязательным.

На сегодня большинство организаций продолжаются использовать командировочные удостоверения и служебные задания.

Решение о составлении или не составлении принимает руководитель.

В первом случае необходимо закрепить решение в локальном акте. При решении продолжать их заполнение сотрудник обязан предоставить отчет в трехдневный срок.

kadriruem.ru

Для чего нужен отчет о командировке: пример разных видов отчетности

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель ставит перед ним определенные задачи и авансом выплачивает командировочные для покрытия всех издержек, связанных с поездкой.

По возвращении работник обязан отчитаться о достигнутых результатах и подтвердить расходы. Сведения должны быть точными и достоверными, поэтому используют письменную форму отчета о командировке.

Причем речь идет о двух совершенно разных видах отчетности: финансовой и служебной. 

Как составить отчет о выполнении служебного задания по командировке

Для отчета о выполнении поручений обычно используется бланк служебного задания. До 8 января 2015 года это документ, как и командировочное удостоверение, считали обязательным, без него не обходилась ни одна деловая поездка.

В настоящее время можно не оформлять служебное задание каждый раз, отправляя сотрудника в деловую поездку.

Тем не менее, работодатели не спешат отказываться от удобного бланка, на котором есть специальная графа для краткого отчета о проделанной работе.

Оформляя командировку, работодатель указывает в служебном задании:

• наименование организации;
• номер и дату составления документа;
• табельный номер, подразделение, должность и ФИО командированного работника;
• место, сроки и источник финансирования командировки;
• основания и цель поездки. 

• Задания, которые поручают работнику, отражают в графе 11. Расположенная рядом графа 12 на момент отъезда остается незаполненной, поскольку именно здесь будет краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример: 
• 
• Скачать образец в начале статьи >> 

Записи в графу 12 сотрудник вносит по мере выполнения поставленных перед ним задач, кратко перечисляя достигнутые результаты. А поле «Заключение» заполняется только по прибытии из командировки: здесь непосредственный руководитель командированного, например, начальник отдела или рабочей группы, ставит итоговую резолюцию о выполнении задания и заверяет ее личной подписью. 

Организации, которые не используют бланки служебных заданий, указывают цель поездки в приказе о направлении в командировку. Поскольку типовая форма приказа не содержит поля для отчета о выполнении задания, работнику придется отчитываться другим способом, например, составить отдельный отчет о командировке в свободной форме, служебную записку или доклад. 

www.kdelo.ru

Бланк задания в командировку

После внесения корректировок в законодательные нормы предприятия вправе продолжать применять командировочное задание.

Какой бланк использовать? Типовая форма Т-10а утверждена Госкомстатом в Постановлении № 1 от 05.01.04 г. Это небольшой документ на одном листе.

Организация может разработать собственный бланк, включив в него все необходимые реквизиты. Бланк отчета о командировке, образец в конце статьи, включен в ф. Т-10а.

Как заполнить служебное задание

Когда организация решила использовать унифицированный бланк ф. Т-10а, какие данные следует отразить в этом документе и каким способом? Заполнить форму разрешается как «на бумаге», так и электронно. Предварительно кадровик (или иное ответственное лицо работодателя) должен составить приказ об отправлении специалиста в поездку по делам предприятия. Затем заполняется сама форма Т-10а.

Какие данные внести в разделы задания на командировку:

• Шапка документа – здесь приводится точное наименование компании, код ОКПО. Также вносится № задания (по порядку), дата заполнения и указывается ФИО (полностью) командированного лица и его табельный номер.

Источник: https://uridicheskoelico.guru/ip/otchetnost/kak-napisat-otchet-o-komandirovke-primer.html

Отчет о командировке: как правильно оформить

Отчет о командировке служит документальным доказательством результатов служебной поездки, осуществленной физическим лицом. Большинство сотрудников по возвращению из командировочных поездок забывают оформить и сдать отчет подобного рода. Я тому не исключение. Однако бездействие подобного рода в моем случае привело к негативным последствиям.

У нас поменялся и начальник. Новый руководитель начислял командировочные выплаты, исходя из объема выполненной в путешествии поездки. Поскольку я вообще не сдал отчет, то денежный платеж мне не предоставили.

После этого я всегда начал сдавать данный документ работодателю.

В статье расскажу о том, как правильно оформить отчет о проделанной в командировке работе, а также, что указывать в этом документе, если поездка прошла безуспешно.

Пример написания отчета по командировке

Действующим российским законодательством установлено, что вся информация о командировках, в том числе и та, которая имеет отчетный характер, заноситься в специальный бланк по форме Т-10а.

Большинство руководителей предпочитают пользоваться именно этим образцом.

Однако в зависимости от специфики командировочной поездки, данный бланк может не подходить, поскольку требуется сбор сведений, указание которых в нем не предусмотрено.

В связи с этим в законодательстве было прописано, что при необходимости можно пользоваться произвольными формами отчета.

Ошибка многих подчиненных состоит в том, что они сильно подробно начинают расписывать все детали поездки.

Так делать не нужно, поскольку такой тип документа, как отчет, подразумевает некую выжимку самой главной информации. Отчет должен занимать не более, чем одну страницу листа формата А4.

В отчете обязательно должны содержаться сведения о работнике, который ездил в командировку, а также о том, какая цель была перед ним поставлена. Кроме того, необходимо подвести итоги, касающиеся того, как прошла поездка, а также проставить реквизиты (даты и подписи).

Образец произвольного отчета о командировке

Чаще всего физические лица в свободной форме пишут отчеты о том, какие поручения ними были выполнены на протяжении командировочной поездки.

Однако если форма документа является неофициальной, то это вовсе не значит, что его можно оформлять как угодно. Существует ряд требований, согласно которым должен быть составлен отчет подобного характера.

В документе обязательно должна быть представлена следующая информация:

• О работнике и начальнике. Как и при составлении большинства других документов, в “шапке” отчета указываются сведения о сотруднике, который ездил в командировку, а также о руководителе. Размещается данный блок вверху листа (с правой стороны). В первую очередь пишется название должности работодателя, затем наименование организации, которой он руководит, а строкой ниже – его фамилия и инициалы. Затем указывается должность подчиненного, которого отправляли в командировочную поездку. Далее отображается его фамилия, а также первые буквы имени и отчества;
• О месте назначения и приказе. После этого по центру строки пишется такое слово, как отчет, а с абзаца вносится определенная информация. Еще раз отображается то, кто ездил в командировку. Потом указывается страна и город, в который была совершена поездка. Поскольку ни один работодатель не имеет право по устному поручению отправить подчиненного в командировку, то предварительно он обязан издать соответствующий приказ. В отчете же обязательно должна быть сделана ссылка на данный документ. Прописывается номер приказа, а также день, месяц и год, когда он вступил в действие;
• О цели командировки. Далее физическому лицу нужно лаконично сформулировать цель поездки, которая в то же время должна нести максимальное количество полезной информации. Для начала отображается место, в которое ездил работник, а затем то, что он там должен был сделать. Если поручений было несколько, то все они должны быть упомянуты. Не упускайте ни одного задания. Например, я ездил на выставку, посвященную различным непродовольственным товарам, для того чтобы осуществить сбыт некоторой продукции, а также оформить договора с определенными заказчиками и найти новых покупателей. Именно это и было отображено в документе, в качестве цели;
• О результатах командировки. Также в отчете необходимо подвести итоги того, как прошла деловая поездка. Обычно это делается в виде списка. Каждый факт размещается в отдельном пункте. Излагается информация о развитии событий в командировке, о подписанных документах, а также о новых контактах и договоренностях. Например, я в разделе о результатах, писал, со сколькими людьми после проведения переговоров были подписаны соглашения, подразумевающие систематическую поставку товаров фирмой, сотрудником которой я являюсь. Во втором пункте я отобразил факт касательно того, на какую сумму мной была получена выручка после осуществления сбыта товара. Размер суммы нужно указывать именно в той валюте, которой расплатился покупатель.

В 2019 году ужесточились требования к отчету по командировке. Вышеприведенные блоки документа нельзя смешивать и каждый из них должен быть озаглавлен. Кроме того, необходимо, чтобы в документе была проставлена дата его оформления, а также подпись физического лица, побывавшего в командировке и его начальника.

Образец отчета для случая непродуктивной поездки

Иногда бывает и так, что руководитель отправляет подчиненного в командировочное путешествие, надеясь на успешный результат, но все идет не по плану.

В таких ситуациях работнику все равно необходимо составлять и сдавать отчет о командировке.

Это связано с тем, что командировки оплачиваемые, и если поездка увенчалась крахом не по вине сотрудника, то он в любом случае должен получить материальную компенсацию от начальника.

Начинать составление документа, информирующего о том, что командировка была безуспешной, также необходимо с внесения должностей, фамилий, имен и отчеств руководителя и подчиненного соответственно. Далее, как и в вышеприведенном примере краткого отчета о выполнении задания командировки, отображается место, в которое было направлено физическое лицо, а также реквизиты соответствующего приказа.

Потом излагается цель поездки. Если задач было несколько, то не стоит их смешивать. Каждую цель необходимо указывать по отдельности, для того чтобы в результате было ясно, успехом ли она увенчалась.

Также обращаю внимание на то, что не нужно забывать озаглавливать каждый блок.

Например, следует написать такую фразу, как цели поездки, подчеркнуть ее, поставить двоеточие, а потом уже с новой строки переходить к их перечислению.

Затем также по пунктам указываются результаты безуспешной командировки. В первую очередь пишется следствие определенной цели (например, договор не был заключен), а затем краткое объяснение того, почему так произошло и повлиявшие на это обстоятельства.

К примеру,  в моем случае не получилось составить документ, поскольку потенциальные партнеры посчитали предложение бесперспективным и соответственно не были заинтересованы в сотрудничестве.

Также может возникнуть и ряд других непредвиденных обстоятельств, вплоть до того, что иностранные коллеги могут попросту не явиться на встречу.

Задача сотрудника, посланного в командировку, состоит в том, чтобы донести до работодателя то, что поездка оказалась непродуктивной далеко не по его вине.

Источник: https://grazhdaninu.com/trud/komandirovki/otchet.html