Штатная расстановка: образец

В статье дается ссылка для скачивания умной таблицы штатной расстановки и подробно рассказывается, как с ней работать.

По закону каждый год утверждать новое штатное расписание не нужно. Но обычно в декабре пересматривают фонд оплаты труда, вводят новые ставки или упраздняют ненужные. Поэтому большинство работодателей примет на 2018 год штатное расписание в новой редакции.

Основное неудобство этого документа в том, что он не персонализирован и нельзя увидеть реальную картину по работникам, которые занимают ту или иную должность. Для этого вам нужна штатная расстановка. Мы подготовили для вас таблицу Excel, которая подойдет большинству компаний. Она поможет разобраться, кто на какой должности, сколько в компании вакансий и какую зарплату вы по факту платите. 

Как работать со штатной расстановкой

Для начала скачайте умную штатную расстановку. Для корректной работы таблицы вам нужно включить макросы. После этого таблица позволит вам не только видеть реальных сотрудников на должностях, но и посчитает их зарплату с учетом вашей системы оплаты труда (образец 1 с ми см. ниже). Вот как с ней работать. 

Образец 1. Как работать с умной штатной расстановкой

Штатная расстановка: образец

Внесите сотрудников в расстановку. Чтобы добавить нужное количество ставок в расстановку, впишите в специальную строчку название подразделения и нажмите кнопку «добавить строку».

Если такое подразделение уже существует, то таблица добавит строку для новой ставки. Если же такого подразделения еще нет, то таблица его автоматически создаст.Штатная расстановка: образец

Укажите ставку, которую занимает сотрудник. В штатном расписании можно прописать не только полную ставку, но и ее часть. В расстановке также указывайте, сколько в действительности работник занимает от ставки. Это важно для того, чтобы таблица посчитала его зарплату пропорционально, а не целиком.

Отметьте, кто из сотрудниц в декрете. Напротив каждой позиции сделайте отметку, если кто-то находится в отпуске по уходу за ребенком. Таблица вам выведет итог и покажет, сколько сотрудников в целом по организации находится в декрете.

Укажите вакантные ставки. В расстановке удобно следить, сколько у вас есть вакансий. Если должность никто не занимает, то укажите в графе вакансии, сколько у вас свободных ставок. Таблица суммирует количество вакансий по компании.

Пропишите вид договора, который заключен с сотрудником. В специальной графе отразите, кто из сотрудников работает бессрочно, а кто временно. Это позволит вам не забыть о сроке прекращения трудового договора.

Укажите реальную заработную плату сотрудника. Расстановка устроена таким образом, что оклад сотрудников должен быть одинаковым. Регулировать оплату труда с помощью вилок в окладах – небезопасный путь, который мы не советуем (подробнее читайте в конце статьи).

Вместо этого вы можете развести зарплату сотрудников с помощью системы надбавок. Укажите минимальную и максимальную величину, которая принята у вас в компании, и тот размер, который утвердили для данного сотрудника. Таблица посчитает итоговую сумму, которая положена работнику.

Если у вас сложная система надбавок, то вы можете прописать дополнительные выплаты, для этого есть специальные графы. Если вы их не заполните, таблица будет считать зарплату без их учета. Еще расстановка может учесть районные коэффициенты и процентные надбавки.

Добавьте значения в соответствующие графы, и она все суммирует.

Включите премии сотрудников. В штатной расстановке вы можете указать четыре вида премий: месячную, квартальную, полугодовую и годовую. Таблица покажет итоговую сумму, чтобы оценить бюджет на одного сотрудника. Если вам это не нужно, есть графа, которая покажет только ежемесячную сумму, которую получает сотрудник.

Проверьте, не превышен ли ФОТ. По каждой должности укажите максимальную сумму, которую сотрудник может получать в месяц.

Если с учетом всех доплат и надбавок реальная сумма превысит запланированную, таблица подкрасит это красным цветом. Еще одна удобная функция: в последней ячейке таблица покажет сумму на руки за вычетом НДФЛ.

Это позволит вам не искать калькулятор, если придет работник, чтобы разобраться, какую же конкретно сумму после уплаты налогов он должен получить.

Как сформировать штатное расписание на основе штатной расстановки

Таблица избавит вас от двойной работы и сама перенесет все, что требуется по закону, в унифицированную форму. На вкладке «сформировать ШР» есть кнопка, нажав которую вы получите заполненный вариант штатного расписания.

Останется только распечатать и подписать у директора. Штатное расписание почти все кадровики составляют по унифицированной форме № Т-3.

Мы не стали отходить от этого правила, но с учетом того, что форма не является по закону обязательной, внесли в нее корректировки, чтобы сделать более удобной.

Мы убрали коды ОКУД и ОКПО. Раньше они имели значение, когда документы сдавали в архив, сейчас компанию, в основном, идентифицируют по ИНН. Если работодатель не заполнит или удалит эту графу, проблем у него не будет.

Кроме того, мы изменили гриф утверждения, который требовал утверждать штатное расписание приказом. Пусть директор прямо на ней ставит свою подпись. Это избавит от необходимости каждый раз составлять новый приказ об изменениях.

Чтобы не было вопросов, утвердите форму отдельным приказом (образец здесь).

Что важно проверить в штатном расписании

Теперь, что касается формальных требований к штатному расписанию. В образце 2 ниже мы указали контрольные точки, которые вам нужно проверить в своем документе на случай проверки инспектора. Но прежде разберем две самые распространенные ошибки.

Образец 2. Как правильно заполнить штатное расписание

Штатная расстановка: образец

Убедитесь, что зарплаты сотрудников не ниже МРОТ. Часто в штатном расписании можно встретить цифры, которые ниже минимальной планки, установленной государством (ст. 133 ТК РФ). Это ошибка, за которую вас оштрафуют.

Вы можете установить оклад меньше МРОТ, но тогда нужно прописать надбавки и доплаты, чтобы общая сумма была больше или равна МРОТ. Исключение – северные надбавки, их начисляют уже на МРОТ (разд. 1 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ за третий квартал 2013 г., утвержденный Президиумом Верховного Суда РФ 5 февраля 2014 г.).

В 2017 году МРОТ по стране повысят не с 1 января, а с 1 июля. Тем не менее проверьте, какой МРОТ в вашем регионе на сайте kdelo.ru/mrot.

Если зарплата низкооплачиваемых сотрудников не соответствует МРОТ, сообщите директору, что им надо увеличить оклад. Достаточно издать приказ об этом (ч. третья, четвертая ст. 133 ТК РФ). Если это невозможно – переведите таких сотрудников с их согласия на часть ставки.

Справка

Не оставляйте в штатном расписании вилки окладов

Вместо конкретной цифры оклада в штатном расписании нередко прописывают минимальную и максимальную суммы, например, 20 000–40 000. Разница в окладах оправданна, если у сотрудников разный стаж, квалификация, трудовые обязанности и т. д. (ч. первая ст. 132 ТК РФ)1.

При этом локальный акт должен отражать, в связи с чем компания платит тот или иной оклад. Иначе суд признает вилки дискриминацией и обяжет возместить разницу в зарплате (ст. 3, 236 ТК РФ). Оставлять вилки в окладах допустимо, но это небезопасный путь. Инспектор обязательно обратит на это внимание.

Лучше используйте надбавки или приставки к должностям (младший, старший и т. д.).

Нормативная база

Документ Поможет вам
Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ Проверить обязательные реквизиты в форме штатного расписания
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Найти унифицированную форму штатного расписания и заполнить ее
Пункт 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Заверить выписку из штатного расписания

Важные выводы

Используйте умную штатную расстановку, чтобы отслеживать количество вакансий, декретниц и занятых ставок, а также видеть реальную зарплату сотрудников. Формируйте штатное расписание прямо из расстановки с помощью одной кнопки. Скачайте ее здесь.

Cоставляйте штатное расписание по унифицированной форме или используйте свою. Удалите из бланка все, что вам не нужно, оставьте только обязательные по закону реквизиты.

Не оставляйте вилки в окладах, чтобы не привлекать внимание инспекторов. Проверяйте, чтобы ваша минимальная зарплата по расписанию была равна или превышала региональный МРОТ.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211164-shtatnaya-rasstanovka-umnaya-tablitsa-17-m11

Образец заполнения штатной расстановки — BankirKi

Штатная расстановка: образец

  • Перечень структурных подразделений.
  • Перечень штатных единиц с пофамильным списком сотрудников.
  • Размер тарифной ставки (оклада) каждого.

Дополнительные сведения или примечания.

Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.

Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.

Несмотря на то, что Приказ Минкультуры №558 в своем перечне типовой документации содержит такое наименование документа, как штатная расстановка, ведение указанного документа не является обязательным, и кадровые работники могут его и не создавать.

Однако если требования по ведению штатного списка содержатся в отраслевых приказах, что актуально для Ростехнадзора РФ, список необходимо будет ввести в перечень обязательной кадровой документации.

Легитимен ли трудовой договор в электронной форме? Узнайте тут.

Штатная расстановка: образец

Законодательство не обязывает работодателей вести штатную расстановку. Это делать они могут исключительно на свое усмотрение. При этом данный документ может быть вестись как в электронном виде (например в Excel или Word), так и в бумажном виде.

Вести штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии довольно просто (даже если такая работа не автоматизирована). Кадровику достаточно внести все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.) в форму штатной расстановки. Чем подробнее будет штатная расстановка, тем больше будет от нее пользы.

Например, на основании штатной расстановки можно формировать отчеты для руководства по различным вопросам. Например, директор может периодически уточнять, кто и из работников находится в данный момент в отпуске. С применением штатной расстановки подготовить отчет с данной информацией не составит труда.

Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы.

Однако компания может изменять эту форму, исходя из своих потребностей. В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:

  • структурные подразделения;
  • должности;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • должностные оклады;
  • месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица.

Читайте также:  Как правильно спорить с начальником

Как и любой другой кадровый документ, расстановку должен подписывать сотрудник, ответственный за ее составление. Чаще всего, это – работник отдела кадров либо его начальник, располагающий требуемыми сведениями о приеме и передвижении трудовых ресурсов хозсубъекта. Но соответствующим приказом руководителя обязанности по ее ведению могут вменяться и другим подчиненным.

Помимо этого, документ должен содержать подпись главного бухгалтера. Обретает юридическую силу он после утверждения приказом управленца по предприятию.

Что касается срока хранения документа, он составляет 75 лет, поскольку бумага содержит персональные сведения работников. Штатное расписание же хранится не больше 36 месяцев (п.71 Приказа Минкультуры № 558).

Завести штатную расстановку на предприятии вы можете, но не обязаны — закон этого не требует. Упоминание об этом документе есть только в п. 98 – 99 Приказа Ростехнадзора от 30.05.2008 № 372 “Об утверждении и введении в действие инструкции по кадровому делопроизводству в федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору”.

Источник: https://rfposuda.ru/skachat-obrazets-blank-shtatnoy-rasstanovki/

Штатная расстановка образец заполнения

Штатная расстановка: образец

Штатное расписание содержит информацию о структуре организации, ее штатном составе и численности, а также заработной плате по каждой должности. Однако кадровые работники используют в своей деятельности также такой документ, как штатная расстановка. Рассмотрим ее особенности и отличия от штатного расписания в данной статье.

Что такое штатная расстановка

Рассматриваемый документ также еще называют штатным замещением и штатным списком. Он не является обязательным для ведения кадровой службой, а скорее представляет собой удобный инструмент для ведения кадрового учета. За его отсутствие работодателя нельзя привлечь к ответственности.

Законодатель не утвердил форму этого документа, поэтому разработка и изготовление бланка штатной расстановки ложатся на саму организацию. За основу, как правило, берется форма Т-3 , используемая для оформления штатного расписания, к которой добавляется еще один столбец (или несколько).

В него заносятся сведения о работниках, которые занимают соответствующую должность (фамилия, имя, отчество, а также категория работника, от которой может зависеть оплата труда или режим работы сотрудника, например, пенсионер, учащийся, инвалид и др.). Данные сведения позволяют создавать отчеты для руководства или вести статистику по определенным вопросам.

Такие сведения могут быть необходимы для представления сведений в Пенсионный фонд, военкомат, страховые компании и т.д.

Однако главное назначение штатной расстановки – возможность отслеживать вакантные должности, определять нуждаемость организации в дополнительных работниках, рассчитать заполнение штатных единиц имеющимися кадрами, в том числе совместителями.

Составление данного документа будет очень полезно в организациях с постоянной «текучкой» персонала. Штатный список – отличный инструмент для построения кадровой политики организации.

В случае освобождения должности лицо, занимающееся кадровыми вопросами, может, используя данный документ, определить, кто из действующих сотрудников способен эту должность занять.

Заполнение штатной расстановки

Форма штатного расписания ( Т-3 ) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В таблице, которая используется для штатного списка, по каждой должности заполняются следующие графы:

  • структурное подразделение, к которому относится должность;
  • наименование должности (специальность или профессия) с указанием сведений о квалификации (разряд, класс, категория);
  • количество штатных единиц;
  • сведения о тарифной ставке (т. е. оклад);
  • доплаты и надбавки, помимо тарифной ставки;
  • общая сумма заработной платы, которая получается путем сложения значений из граф, касающихся оплаты труда.

Дополнительно к утвержденной форме таблицы при составлении штатного списка добавляются столбцы:

  • ФИО работника, занимающего должность;
  • дополнительные сведения (например, «отпуск по беременности и родам до 19.11.2018»).

Штатное замещение может заполняться как в бумажном виде, так и в электронном. Последний вариант более удобен для составления отчетов и подсчета вакантных должностей, а также упрощает заполнение данного документа, особенно в случае постоянной «текучки» кадров.

Штатное замещение: образец заполнения и важные нюансы процедуры

Рабочая деятельность в организации наполнена разного рода бюрократическими нюансами.

Ведение некоторых документов обязательно и определено на законодательном уровне, в то время как другие бумаги представители компаний могут ввести исключительно по своему желанию.

Одной из последних считается штатное замещение, используемое для формирования списка сотрудников организации и удобного слежения за ее кадровым составом.

Подробней именно об этом документе, принципах его оформления и особенностях данной процедуры пойдет речь сегодня. Также ниже можно найти образец для заполнения штатного замещения, который без проблем используется для ведения списка работников любого российского предприятия.

Для чего используется штатное замещение

Штатное замещение или штатная расстановка – один из многочисленных документов, используемых в системе кадрового учета предприятия.

На законодательном уровне необходимость его ведения не утверждена, однако многие организации все-таки предпочитают иметь этот документ в своем наличии и систематически используют таковой в процессе деятельности. Связано подобное положение дел с рядом преимуществ, получаемых любым предприятием при ведении штатного замещения.

В общем случае этот документ содержит:

  • штатное расписание труда
  • перечень сотрудников и занятых ими должностей
  • точную зарплату каждого работника

Использование таких списков позволяет кадровикам организации всегда иметь понимание относительно кадровой ситуации. Однажды составив и своевременно корректируя документ, представители отдела кадров без проблем могут отслеживать текучку сотрудников и грамотно реагировать на нее.

Помимо этого, отраженные в расстановке сведения нередко требуются госструктурам, поэтому при наличии соответствующей необходимости и самого документа руководителю предприятия не потребуется внепланово заниматься сбором сведений о кадровом составе. В общем, юридической подоплеки в ведении штатного замещения нет, но вот с точки зрения общего предназначения для организации эта бумага будет более чем полезна.

[1]

Порядок ведения документа

Из рассмотренной ранее информации, можно сделать следующие выводы:

  1. Штатное замещение – это удобный инструмент кадрового учета.
  2. Законодательство РФ не обязывает вести данный документ, поэтому руководители организации или представители отдела кадров сами должны определить соответствующую необходимость.

Порядок ведения расстановки ничем не отличается от принципов использования хозяйственной документации в компаниях России.

Так как законодатель не предъявляет существенных требований ни к содержанию, ни к общему виду замещения, организации вправе собственнолично определять формат документа.

Единственное, что следует учитывать при ведении штатной расстановки – это нормы и правила делопроизводства, принятые в РФ.

При оформлении замещений и их использовании российские кадровики часто используют форму Т-3.

В обычном варианте она применяется для ведения штатного расписания труда на предприятии, но при необходимости составления замещения слегка модернизируется. В частности, в табличную структуру документа включают несколько столбцов для отражения сведений о сотрудниках, их категориях, зарплаты и другой информации.

Следует отметить, что рекомендации по оформлению штатного замещения законодательством РФ все же предусмотрены. В частности, подобные сведения можно найти в Приказах:

  • Ростехнадзора под номером 372 от 30.05.2008 года

Источник: https://nerestne.ru/shtatnaya-rasstanovka-obrazets-zapolneniya/

Штатная расстановка: образец и бланк

В данном материале вы можете скачать образец и бланк штатной расстановки, а также узнать о некоторых особенностях заполнения этого документа.

Для чего нужна штатная расстановка

Штатная расстановка может пригодиться в работе человеку, который занимается кадровой работой. Форма такого документа как «штатная расстановка» не утверждена. Однако, на практике, форма штатной расстановки, чаще всего, формируется на основании формы № Т-3.

В эту форму просто добавляют столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности.

Имея в отделе кадров такой документ довольно просто можно посмотреть наличие вакантных должностей, а также закрытие штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками.

Ведение штатной расстановки

Законодательство не обязывает работодателей вести штатную расстановку. Это делать они могут исключительно на свое усмотрение. При этом данный документ может быть вестись как в электронном виде (например в Excel или Word), так и в бумажном виде.

Вести штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии довольно просто (даже если такая работа не автоматизирована). Кадровику достаточно внести все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.) в форму штатной расстановки.

Чем подробнее будет штатная расстановка, тем больше будет от нее пользы. Например, на основании штатной расстановки можно формировать отчеты для руководства по различным вопросам. Например, директор может периодически уточнять, кто и из работников находится в данный момент в отпуске.

С применением штатной расстановки подготовить отчет с данной информацией не составит труда.

Образец и бланк штатной расстановки

Далее мы приводим образец штатной расстановки. На наш взгляд, подобный образец вполне пригоден для обычной работы.

Если же вы хотите сделать иной вариант, то можете просто добавить в него нужные вам графы (или исключить лишние).

На основе нашего образца вы можете отразить, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда.

  • Заполненный образец штатной расстановки может выглядеть так:
    Штатная расстановка: образец
  • Скачать заполненный образец штатной расстановки.
  • Также вы можете бесплатно скачать бланк штатной расстановки (можете заполнить его самостоятельно).

Срок хранения штатной расстановки

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) для штатных расстановок установлен срок хранения, который составляет 75 лет.

Источник: https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/shtatnaya-rasstanovka-obrazec.html

Штатная расстановка в 2020: образец заполнения, отличие от расписания и скачать бесплатно бланк

Специалист кадровой службы должен обрабатывать большие объемы информации. Для облегчения этого нелегкого труда было разработано множество форм документов, облегчающих анализ и применение различных данных. И штатная расстановка – один из них. Попробуем разобраться в целесообразности ее ведения в нашем новом материале.

Читайте также:  Удерживаются ли алименты с материальной помощи

Что это такое?

Среди менеджеров по работе с персоналом документ более известен как кадровое замещение. Это свод существующих в компании должностей с указанием лиц, их замещающих.

Такой локальный нормативный акт передает общую кадровую картину предприятия и используется для удобства работодателя и HR.

Пример кадрового замещения

В чем удобство:

  • наглядно отражены существующие вакансии;
  • видно распределение сотрудников по подразделениям, что упрощает возможную оптимизацию численности;
  • позволяет обработать большой объем данных в организациях с высокой численностью работников.

Самое главное, что отсутствие обязательной формы позволяет отражать в документе необходимые данные, предусматривая дополнительные графы.

Нормативная база

Современное законодательство не требует от работодателя обязательного ведения кадровой расстановки. Документ может быть создан по инициативе руководителя предприятия и заполняться в свободной форме.

Однако заполнение расстановки потребует использования ряда источников:

  • профстандарты, утвержденные министерством труда и социальной защиты. Эти нормативные акты предназначены для регламентации наименований должностей, а также для определения рамочных должностных инструкций;
  • Трудовой Кодекс РФ, устанавливающий требования к окладу, надбавкам и так далее;
  • Инструкции по делопроизводству и кадровой работе отдельных государственных органов могут устанавливать требования к расстановке. Примеры можно найти в нормативной базе Ростехнадзора и Минкульта РФ.

Цели составления

Единственная цель – облегчение деятельности кадровика/менеджера по персоналу.
Документ позволяет быстро и качественно обработать большой объем информации.

В компанию «РусСинтез» обратился Салемский П.И. с заявлением о приеме на работу на должность старшего мастера отдела погрузки. HR-специалист уточнил в расстановке факт отсутствия вакансий в указанном отделе и смог мотивированно отказать рекруту.

Замещение нужно для:

  • оценки и отслеживания существующих вакансий;
  • отслеживания статуса отсутствующих сотрудников;
  • анализа текучести кадров;
  • быстрого обнаружения неравномерного распределения трудовых ресурсов между подразделениями.

Семенов Л.П. был уволен из компании «Рубин» по сокращению. Семенов обратился в суд, чтобы оспорить законность увольнения, так как ему не предложили других должностей при сокращении. Позиция истца была разрушена во время судебного заседания, когда в заверенной кадровой расстановке не нашлось ни одной вакансии.

Различие расстановки от расписания

Эти акта относятся друг ко другу как общее и частное, но имеют ряд серьезных отличий.

Критерии
Расстановка
Расписание
Обязательность Не является обязательным документом. Законодательство устанавливает обязанность работодателя об утверждении расписания.
Назначение Предназначена для более качественной и удобной кадровой работы, в частности для обработки и учета вакантных должностей. Кадровое расписание – это данные о работниках и замещаемых должностях. Необходимо для формирования фонда оплаты работы, а также для максимально гармоничной оптимизации отдельных подразделений.
Этот документ – это данные о денежных средствах и возможном штате предприятия.
Срок архивного хранения Существует требование об условно постоянном хранении (75 лет). Является документом временного хранения. Архив предприятия примет акт на 3 года.
Наличие персональных данных При заполнении вносятся ФИО работников. Работа с данным НПА является обработкой персональных данных. Штатное расписание обезличено. В нем нет сведений о конкретных работниках подразделений.
Требование к форме Не имеет бланка. Разрабатывается, исходя из потребностей работодателя. Существует строгая форма Т-3.

В соответствии с вышеизложенным, можно утверждать, что эти своды похожи в силу специфики отражаемых данных, но имеют разные задачи и функционал.

В связи с нестабильной ситуацией на рынке, руководством ООО «Зареченское» было принято решение о сокращении фонда оплаты труда на 10%. В компании было 10 отделов по 10 человек. Экономистами было изучено кадровое расписание, в котором были упразднено по 1 должности в каждом отделе.

Менеджер по работе с персоналом обратился к расстановке и выяснил, что в каждом структурном подразделении существует 2-3 вакансии. Таким образом, никого не пришлось увольнять, а фонд вознаграждения труда был сокращен.

Сведения в кадровой расстановке

Данный свод является одним из самых объемных и подробных кадровых документов. Обязательного перечня данных не существует, но годы практики делопроизводства сформировали идеальный перечень необходимых сведений:

  • наименование подразделения предприятия (название отдела, цеха, филиала, представительства);
  • код подразделения (в случае, если предприятие имеет большое количество отделов, может вестись их кодификация, но данный пункт не является обязательным);
  • должности и их количество, предусмотренное в отдельных структурных подразделениях;
    Образец кадровой расстановки в организации
  • заработная плата в разбивке по трем составляющим – оклад, надбавки, общая сумма;
  • фамилия, имя, отчество работников;
  • реквизиты приказов о кадровых передвижениях;
  • дополнительные сведения по желанию работодателя (отпуск, декрет, временная нетрудоспособность, отстранение от работы и так далее).

Эти сведения во многом дублируют кадровое расписание, что является закономерным, так как последнее является основой для штатной расстановки.

Как правильно заполнить кадровое замещение?

Столь объемные правовые акты зачастую вызывают страх перед их заполнением. Но все проще, чем может показаться на первый взгляд.

Заполнения штатного замещения можно условно разделить на 2 этапа: дублирование сведений из штатного расписания и введение недостающей информации.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению расписания:

  • Первый этап:

    • Создание необходимого НПА на основе формы Т-3;
    • Формирование перечня подразделений. Очень важно, чтобы эта часть нормативного акта формировалась в соответствии с иерархией отделов предприятия;
    • Указание наименований и количества должностей в подразделениях;
    • Заполнение финансовой составляющей (оклад, надбавки, размер заработной платы);
      Первый этап заполнения расписания
  • Второй этап:

    • Указание фамилии, имени и отчества лиц, замещающих отдельные должности. Если какие-то из них вакантны, то ставится пометка «вакансия»;
    • Формирование примечания, если оно необходимо. В данной графе можно ставить пометку о временной нетрудоспособности, потенциальном сокращении или отпуске по беременности и родам.
      Второй этап заполнения расписания

В результате не должно остаться пустых клеточек. Свободные поля необходимо заполнить прочерками.

Отметим, что данный свод не является единственным верным. Каждый сотрудник кадровой службы может создать удобную форму под свои профессиональные нужды.

Для удобства работы предлагаем скачать форму штатного замещения по ссылке.

В случае, если обязательность замещения предусмотрена локальными актами предприятия, то документ должен быть утвержден руководителем компании.

Штатное замещение является не обязательным, но необходимым документом. Этот документ будет полезен не только профильным специалистам, но и руководителям любых уровней.

Расстановку можно не вести, но качественное управление персоналом и анализ фонда оплаты труда оперативно провести не удастся.

Штатная расстановка: образец

Статья проверена экспертом: Нефедовой Анной.

Источник: https://OPrave.com/drugoe/buxgalteriya/shtatnaya-rasstanovka.html

Штатная расстановка сотрудников: образец заполнения

Штатная расстановка: образец

Каждая компания должна составлять большое количество официальных локальных документов, на основании которых обеспечивается эффективное применение трудовых ресурсов. Эти документы нередко проверяются государственными учреждениями.

К таким документам относится и штатная расстановка, обладающая определенными отличиями от штатного расписания.

Что такое штатная расстановка

Штатная расстановка представлена специальной таблицей, при заполнении которой используются сведения из штатного расписания. Дополнительно в нее вносятся другие сведения, на основании которых значительно упрощается процесс изучения передвижения кадров в компании.

В этом документе непременно имеется следующая информация:

  • число имеющихся в компании штатных единиц;
  • список сотрудников предприятия;
  • другие сведения, например, сотрудники по совместительству или принадлежность тех или иных работников к льготным категориям;
  • информация о приеме на работу граждан, об их переводе, сокращении или увольнении.

Законодательное регулирование

Отсутствуют в законе точная форма штатной расстановки, а также нет точных правил ее ведения, но при этом во время формирования документа следует ориентироваться на положения п. 98-99 Приказа Ростехнадзора №372.

Что такое штатная расстановка и ее особенности? Смотрите видео:

В этом Приказе дополнительно указывается, кто именно в компании может заниматься составлением и ведением документации. Некоторые сведения содержатся в Приказе Минкультуры РФ №558.

Является ли документ обязательным

Наиболее часто в разных компаниях формируется только штатное расписание. В него включаются наименования всех имеющихся должностной с указанием числа работников, занимающих данные должности.

Расстановка же с самого начала составляется на основании ФИО сотрудников. Поэтому с ее помощью решается большее количество разных задач.

За счет этого документа выполняются следующие действия:

  • рассчитывается, сколько вакантных мест имеется в компании;
  • определяется текучка кадров на предприятии;
  • выявляются должности, занимаемые совместителями;
  • устанавливается количество пенсионеров, несовершеннолетних или инвалидов в штате фирмы.

Особенно значимой считается вилка окладов, что позволяет отслеживать правильность начисления разных надбавок.

Чем отличается от штатного расписания

Эти бумаги являются кадровыми документами, поэтому обладают многими схожими особенностями.

Но при этом имеются и некоторые значимые отличия:

  • расписание является обязательным документом в любой организации, а вот расстановка может не применяться в компаниях;
  • в расписании лишь указывается количество должностей в фирме, а вот в расстановке имеется расшифровка с фамилиями сотрудников;
  • составляется расписание по форме Т-3, а для расстановки применяется каждой компанией произвольная форма.

Источник: http://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/shtatnaya-rasstanovka.html

Составляем штатную расстановку: образец

Кадровику нужна штатная расстановка. Образец, актуальный на этот год. Все знают, что штатное расписание – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы.

В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. А что такое штатная расстановка в 1с 8.

3 ЗУП? Где найти электронную форму этого документа в форматах ворд и эксель? На эти и другие вопросы ответим в материале.

Отличие от «штатки»

Под штатным расписание понимается документ, содержащий в себе структурированную информацию о персонале организации. В «штатке» перечислены все, предусмотренные компанией должности и количество запланированных единиц по каждой из них.

Подробнее об этом см. «Бланки штатного расписания: excel и ворд»

В свою очередь, штатная расстановка это документ, в котором указано, какие единицы и кем заняты. То есть в штатной расстановке прописывают Ф.И.О.

сотрудников, занимающих те или иные должности, а также их табельные номера и другие необходимые сведения. Например, указание на инвалидность, совместительство, пенсионный возраст и т.п. Обязательный ли документ штатная расстановка? Конечно, нет.

Однако «штаткой» и штатной расстановкой лучше не пренебрегать.

Ведь имея в своем распоряжении эти документы, можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала.

Эта информация может понадобиться менеджерам компании для принятия управленческих решений. Поэтому штатная расстановка в 1с 8.3 ЗУП или в виде электронного документа лишней в компании не будет.

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Таким образом, штатная расстановка (скачать бесплатно образец) хотя и не относится к обязательным для составления кадровым документам, чрезвычайно популярна у специалистов и ее широко применяют в своей работе кадровики.

Единой формы нет

В отличии от штатного расписания для штатной расстановки действующим законодательством унифицированной формы не предусмотрено. Поэтому можно скачать штатную расстановку на бланке excel или в формате ворд в том виде, который устраивает кадрового работника.

Обычно в качестве основы для расстановки используют форму штатного расписания № Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в которую добавляют необходимые графы. Именно так в большинстве случаев оформляют по всем правилам штатную расстановку на 2018 год.

Коррективы в документ вносятся по мере изменений в самой организации:

  • увольнений;
  • переводов;
  • открытия новых вакансий;
  • аннулирования должностей.

Специально для читателей наши специалисты подготовили образец штатной расстановки, актуальный на 2018 год. Его можно бесплатно скачать на сайте.

Источник: https://blogkadrovika.ru/sostavlyaem-shtatnuyu-rasstanovku-obrazec/

Штатная расстановка образец | Юридический блог

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Штатная расстановка образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Оно также содержит количество штата, другими словами всех сотрудников предприятия, их заработные платы и общий заработный фонд организации на один месяц.

В чем различия штатного и штатно должностного списка

Документ датируется дважды: датой составления и утверждения (они могут совпадать). Также указывается период действия штатного расписания, например, с 1 января 2015 г. по 31 декабря 2015 г., хотя срок окончания устанавливать не обязательно.

На вкладке «сформировать ШР» есть кнопка, нажав которую вы получите заполненный вариант штатного расписания. Останется только распечатать и подписать у директора.
Если в организация примет решение всети документ по оформлению штатных расстановок в обязательном порядке, стоит учитывать, что срок хранения таких документов составляет 75 лет (основанием является п.

Срок хранения штатной расстановки

Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

В случае необходимости в документ штатной расстановки включают и другие данные, к примеру, сведения о стаже работы, иные характеристики работающих сотрудников:

  • инвалид;
  • несовершеннолетний;
  • пенсионер;
  • совместитель и так далее.

Обязательными для заполнения являются все строки и графы документа. При отсутствии данных пустая строчка подлежит прочеркиванию.

Штатное расписание отличается от штатной расстановки тем, что расписание – это документ обезличенный. В нем не указывают конкретных сотрудников, а лишь вписывают количество должностей на предприятии и указывают оклады по ним.

Отличие штатного расписания от штатной расстановки

То есть прямого указания на ведение оговоренного документа закон не содержит, но компания вправе утвердить порядок оформления расстановки самостоятельно, исходя из потребности в упорядочении кадровых сведений либо же на основании отраслевых нормативных актов, если таковые были созданы.

Однако при массовом сокращении работников, конечно, лучше составить новое расписание. Форма Т-3 заполняется кадровиками или сотрудниками бухгалтерии.
Имеет обобщенный и обезличенный характер, т.к. не отражает фактическое размещение сотрудников на рабочих местах предприятия.

В компаниях с большим количеством работников и постоянной текучкой составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

  • При освобождении от должности можно определить, кто из сотрудников подходит на вакантное место, если в организации ведут документ по штатной расстановке.
  • В графе Должность перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.
  • Должностные инструкции, содержащие полный перечень производственных обязанностей сотрудника, служат основанием для составления штатного расписания.

В графе Ф.И.О. перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.

Регламент использования справочников профессий определен в Постановлении Министерства Труда РФ, содержащем подробные разъяснения.

В свою очередь, штатная расстановка это документ, в котором указано, какие единицы и кем заняты. То есть в штатной расстановке прописывают Ф.И.О. сотрудников, занимающих те или иные должности, а также их табельные номера и другие необходимые сведения. Например, указание на инвалидность, совместительство, пенсионный возраст и т.п. Обязательный ли документ штатная расстановка? Конечно, нет.

На основании этого документа работодатель подтверждает невозможность предоставить увольняемому сотруднику другую должность.

Обычно штатное расписание составляется на год вперёд, а с момента утверждения директорским приказом оно становится локальным нормативным актом, на основе которого выстраивается кадровое делопроизводства на предприятии.

Оформление новых сотрудников, внутренние переводы должны осуществляться в соответствии с имеющимися в «штатке» единицами.

И конечно, в таблицу можно ввести данные об отпусках, учитывая, что у некоторых категорий сотрудников может быть их несколько, к примеру, за ненормированный труд и опасные условия труда.

Однако кадровые работники используют в своей деятельности также такой документ, как штатная расстановка. Рассмотрим ее особенности и отличия от штатного расписания в данной статье.

Штатная расстановка помогает оперативно посчитать количество открытых вакансий, текущую списочную численность работников, проанализировать установленные оклады.

Обязательно внесите в нее не только названия подразделений, должности и имена сотрудников, которые эти должности занимают, но и свободные вакансии. Не помешает и раздел “примечания”: здесь вы можете указать, основная ли у человека работа или по совместительству, занят он постоянно или временно, положены ли ему дополнительные дни к отпуску, какие у него особенности режима работы.

Оно представляет собой распорядок рабочего дня, включая перерывы, а также полный план работы на год. План составляется на один календарный год в соответствии с текущим календарем, тогда как расстановка практически не изменяется со временем. Изменения вносятся только в случае смены кадровой политики.

Штатная расстановка — документ, который позволяет быстро отследить число занятых и свободных мест в организации, размеры и виды надбавок, установленных работникам. Этот документ не обязательный, но удобный для работы кадровиков и бухгалтеров.

Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.

Штатная расстановка и штатное расписание: в чем отличие?

На законодательном уровне необходимость его ведения не утверждена, однако многие организации все-таки предпочитают иметь этот документ в своем наличии и систематически используют таковой в процессе деятельности. Связано подобное положение дел с рядом преимуществ, получаемых любым предприятием при ведении штатного замещения.

За основу рационально взять штатное расписание унифицированной формы № Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Форму можно дополнить соответствующими графами и/или столбцами.

Единственное, что следует учитывать при ведении штатной расстановки – это нормы и правила делопроизводства, принятые в РФ.

Любая организация, предприятие или фирма имеют ряд внутренних документов, обязательных для заполнения. Их наличие регламентируется трудовым законодательством России и в обязательном порядке утверждаются руководством.

Подробней именно об этом документе, принципах его оформления и особенностях данной процедуры пойдет речь сегодня. Также ниже можно найти образец для заполнения штатного замещения, который без проблем используется для ведения списка работников любого российского предприятия.

Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет. При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу.

Обычно в качестве основы для расстановки используют форму штатного расписания № Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в которую добавляют необходимые графы.

Штатное расписание (форма Т-3)

Из рассмотренной ранее информации, можно сделать следующие выводы:

  1. Штатное замещение – это удобный инструмент кадрового учета.
  2. Законодательство РФ не обязывает вести данный документ, поэтому руководители организации или представители отдела кадров сами должны определить соответствующую необходимость.

В силу закона каждая компания ведет ряд обязательных и вспомогательных документов на локальном уровне, которые позволяют не только эффективно использовать трудовые ресурсы, но и анализировать их приток либо отток.

Ведением штатной расстановки занимаются те, для чьего удобства она существует – кадровики предприятия..

Внесение изменений в штатное расписание

Чтобы добавить нужное количество ставок в расстановку, впишите в специальную строчку название подразделения и нажмите кнопку «добавить строку».

Таким образом, штатная расстановка, хотя и не относится к обязательным для составления кадровым документам, чрезвычайно популярна у специалистов и ее широко применяют в своей работе кадровики.

Не редко многие сотрудники не совсем точно понимают: что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания. Это приводит к путанице.

Источник: https://puffpoint.ru/chastnoe-pravo/1686-shtatnaya-rasstanovka-obrazec.html

Ссылка на основную публикацию