Служебная записка на командировку: образец 2020

Служебная записка на командировку потребуется, чтобы учесть и обосновать расходы. Оформить ее следует независимо от того, куда сотрудник едет и каким транспортом. Оформить все правильно помогут рекомендации и образцы служебных записок на командировку в 2019 – 2020 году для разных случаев.

Налоговики изобретают новые претензии к первичке: как защитить свои расходы

Для чего нужна служебная записка на командировку

Служебная записка — это документ, который подтверждает время нахождения работника в командировке, а также дату отъезда и прибытия из нее. Поэтому в первую очередь служебка нужна для того, чтобы начислить суточные. Ведь именно для их расчета важно знать время, которое сотрудник находился в служебной поездке.

Кроме того, наряду с другими первичными документами (путевыми листами, чеками, квитанциями), служебная записка подтверждает сами командировочные расходы. В частности, затраты на проезд и нахождение в пути, на бензин, парковку и пр. Какие расходы на командировки примет налоговая инспекция

Раньше срок командировки сотрудники подтверждали командировочным удостоверением. Период определяли по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда. Теперь срок подтверждают проездными документами.

А вот оформлять служебную записку о направлении в командировку не обязательно. Действующее законодательство не требует составлять такой документ.

Но если руководитель компании решит, что составлять служебки целесообразно, это правило можно закрепить внутренним документом (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Например, приказом директора или Положением о командировках. Составлять такие документы власти не запрещают.

Перед тем как отправить сотрудника в командировку, проверьте отели, в которых компания забронировала номера. Иначе есть вероятность, что налоговики не примут командировочные расходы.

Как составить служебную записку на командировку

Оформляется служебная записка по возвращении сотрудника из командировки. К ней сотрудник прикладывает оправдательные бумаги и весь пакет документов передает работодателю (п.7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Чтобы потом не было проблем со списанием расходов, бухгалтеру важно знать, как должна быть оформлена служебная записка.

Единой формы служебки нет. Компании и предприниматели должны разработать собственный бланк. Работники по возвращении из поездки будут просто заполнять необходимые поля. За основу можно взять служебную записку на командировку нашего образца.

Роструд рекомендует не перегружать служебку лишними сведениями. Когда разрабатываете бланк, помните, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования. Как оформить изменение срока командировки

Среди них: наименование и дата документа, наименование компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника.

Также советуем отразить сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

Образец служебной записки о командировке на 2019 год

Ниже мы привели актуальные примеры служебок для различных ситуаций. В частности, как сотрудник едет по работе на личном транспорте, надо подтвердить срок командировки, если нет других документов. 

Образец служебки, когда работника направили в командировку на личном авто

Образец служебки о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов

Образец служебной записки о направлении сотрудника в командировку

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/52454-slujebnaya-zapiska-komandirovka-obrazets

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица. Служебная записка выступает основанием для всего процесса.

Ее составление требуется, если:

1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Подтверждение даты

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.

Законодательная база

• Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.
• Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.
• Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.
• Введено в действие новое Положение относительно процесса командирования лиц, утвержденное Постановление Правительства РФ №749 от 2008 года.

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

Читайте так же:   Бланк и образец командировочного удостоверения на 2019 год

1. В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
2. По центру листа вписывается название.
3. В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
4. Перечень прилагаемых документов.
5. Дата и подпись сотрудника.

Образец и правила заполнения в зависимости от варианта

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

1. Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
2. Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.

О направлении

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об организации командировки

от 02.02.2018 №208/07

1. Уважаемый Олег Олегович!
2. В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.
3. Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:

• 6000 рублей для проживания в гостинице;
• 6000 рублей в качестве суточных;
• 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

На командировочные расходы

Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

В документе также излагаются основные факты:

• цель поездки;
• дата отбытия и прибытия;
• данные об авто.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

о командировочных расходах

02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

Источник: https://ZnayBiz.ru/kadry/rezhim/komandirovki/poryadok-oformleniya-sluzhebnoj-zapiski.html

Служебная записка на командировку 2019: образец скачать, как заполнить, пример

Служебная записка о командировке подтверждает факт проезда и проживания работника. Документ также потребуется в случае поездки на личном, служебном и арендованном авто либо когда человек задержался в командировке. Рассмотрим образцы служебок на 2019 год.

Внимание! Чтобы оформить командировку в соответствии со всеми требованиями законодательства вам обязательно потребуются:

Работать с документами удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку. Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.

Сравнить тарифы и цены ⟶

Функции служебной записки о командировке

Она позволяет удостоверить факт пребывания работника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Ее составляют:

1. Когда работник едет в командировку или возвращается из нее на личном, служебном или арендованном авто. В данном случае в документе указывают фактический срок пребывания в месте командирования. По возвращении он представляет служебку работодателю вместе с документами, которые подтверждают использование авто:

• путевой лист;
• счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.

1. Когда работник не может представить документы, подтверждающие проезд и проживание. В этой ситуации оформляют служебку, которая содержит подтверждение принимающей стороны о моменте прибытия и выбытия к ней работника. В качестве приложения составляют документ о том, что принимающая сторона подтверждает время нахождения по месту командирования. Работник оформляет его самостоятельно по прибытии.
2. При направлении в командировку. Служебную записку о направлении в командировку оформлять не обязательно. Но ее разработка и применение не запрещены. Если компания решит, что составление документа целесообразно, данное правило закрепляют в локальных нормативных актах.
3. Когда работник задержался в командировке по уважительной причине. Такой причиной может быть производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). Служебка на имя директора позволяет продлить срок командировки.

Важная функция служебной записки о командировке — подтверждение затрат работника за время командировки.

Также она потребуется для начисления суточных. Ведь для определения их суммы требуется знать количество времени, проведенного в поездке.

Содержание служебной записки о командировке: образцы заполнения разделов

Содержание служебки зависит от целей ее составления. При этом форма может быть единой (типовой шаблон). Законодательство это никак не регулирует. Компания вправе закрепить положения о составлении служебок в локальных нормативных актах, в приказе руководителя либо в положении о командировках.

Важно включить в служебку следующие реквизиты:

• ФИО директора фирмы в дательном падеже (в правом верхнем углу);
• ФИО руководителя подразделения и ФИО специалиста, составившего записку (ниже);
• Наименование документа (в центре бланка);
• Ниже — содержание документа (указывают дату отъезда и приезда, цель поездки, марку, модель машины, регистрационный номер и т. п.
• Перечень прилагаемых документов (внизу бланка)
• Дату составления и подпись работника с расшифровкой.

При составлении служебной записки об отмене командировки важно указать основания. Следует включить в документ причины ненаправления человека в поездку. Приведем примеры формулировок:

• «В связи с выполнением ремонтных работ арендатором своими силами, прошу отменить командировку инженера Васильева С.С. в г. Воронеж»;
• «По причине болезни директора компании прошу отменить командировку Петрову П.М.».

• Кроме того, нужно дополнительно издать приказ.
• При оформлении служебки о продлении командировки указывают причины задержки.
• В случае болезни командированного работника к документу прикладывают копию больничного листа.

Законодательство не содержит положений о месте хранения служебных записок на командировки. Их копии следует подшить к личному делу работника. Оригиналы хранят в отдельной папке.

Образцы служебных записок о командировке на 2019 год

Приведем актуальные примеры служебок для различных ситуаций.

Образец служебной записки о направлении сотрудника в командировку

Потребуется, если руководство фирмы приняло решение о ее оформлении и закрепило такую необходимость в локальных документах.

Образец служебки о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов

Потребуется, чтобы подтвердить фактический срок пребывания работника в командировке, которые не имеет документов о проезде и проживании.

Образец служебной записки при поездке в командировку на личном транспорте

Когда служебка составлена

После составления и согласования служебки в бухгалтерии, ее представляют на подпись директору компании и работнику, который едет в командировку.

Если служебку оформляет работник по факту возвращения из командировки, он должен отдать ее директору в первый день выхода на работу. Вместе со служебкой работник предоставляет документы о понесенных затратах: чеки, счета, договоры и т. п. Если документов нет — затраты и причины отсутствия документов детально прописывают в служебке.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1869-slujebnaya-zapiska-na-komandirovku-obrazets-2019

Служебная записка на командировку 2019: образец

Служебная записка на командировку 2019 – это важный документ, который в отдельных случаях сможет послужить основанием или доказательством нахождения работника в другом городе по заданию фирмы. Образцы записки и правильность ее оформления мы готовы предложить вам в этой статье.

Служебная записка на командировку 2019 – это один из документов, используемый внутри организации. Он не относится к разряду обязательных. Тем не менее,  играет несколько ролей сразу, что говорит о его целесообразности:

• Во-первых, может служить первоисточником для назначения человека в командировку;
• Во-вторых, при определенных условиях является доказательством, что работник там был, если отсутствуют проездные билеты. Например, служащий воспользовался личной машиной;
• В-третьих, с его помощью можно увеличить время поездки. В данной ситуации записка обоснует задержку.

Далее мы подробно поговорим о назначении служебной записки на командировку и покажем ее образцы.

Служебка на командировку – предназначение

Роль служебки на командировку в 2019 году, как и раньше, оправдательная и подтверждающая. Посмотрим, в каких случаях, она может быть полезной компании.

1. Если поездка внеплановая, начальник подразделения может составить такую справку, где обоснует необходимость срочной командировки. На этом основании руководитель предприятия издаст приказ о командировании служащего. При этом для плановых поездок она необязательна. Лучше, если форма документа будет прописана в локальных актах организации;

1. Служебную записку оформляет командированный работник, когда он добирается до места назначения и обратно на машине. При этом не имеет значения: собственная это машина, принадлежащая фирме или взятая в аренду.

Важно! Для подтверждения поездки к служебке прикладывается путевой лист и прочие БСО (квитанции, чеки и т.д.);

1. Бывает, что командированному сотруднику нечем подтвердить понесенные затраты на жилье, проезд и т.д. Тогда в служебной записке должна быть отметка фирмы или ИП, к которым этот работник направлялся. Они ставят даты, когда командированный приехал и уехал.

К справке в данной ситуации прилагается подтверждение принимающего лица, что действительно данный служащий находился у них.

1. При внезапной задержке в другом городе по существенным причинам (природная стихия, рабочая необходимость, невозможность вовремя покинуть город и т.д.), также пишется служебка. В этом случае руководитель предприятия составит приказ о продлении командировки.

Отметки в документе о прибытии и выбытии командированного принимаются в качестве основания для расчета суточных.

Читайте по теме: Больничные листы в 2019 году изменения

Что включает в себя образец служебной записки на командировку

Так как у данного документа нет официальной формы, мы предлагаем вам скачать наши образцы служебной записки о командировке. Они включают в себе все необходимые поля и реквизиты. Что туда входит, смотрите в таблице.

РеквизитЧто должно быть вписано

Данные на директора фирмы	ФИО гендиректора компании в шапочке правого верхнего края
Данные на руководителя подразделения	Указываются, если речь идет о служебке на командировку. ФИО начальника подразделения, составившего документ.
Данные на специалиста	Указываются, если речь идет о служебке на командировку. ФИО специалиста, давшего обоснование внеплановой ездки.
Основная часть	Главные составляющие командировки: кто, куда, зачем, насколько, когда уехал и приехал, марка и регистрационный номер машины.
Прилагаемые документы	Список прилагаемых бумаг: путевой лист, чеки, квитанции и пр.
Завершающая часть	Дата составления и подпись командированного лица с расшифровкой

Обратите внимание! Если речь идет о служебке на командировку вне плана или ее отмене, важно грамотно описать обоснованность такого действия. Опишите все причины, послужившие предлогом для оформления документа.

Пример 1. Причина внезапной поездки может быть сформулирована так.

 По причине выхода оборудования из строя, возникла острая необходимость командировать инженера Кулика А.Г. в г. Тверь для ремонта. Простой оборудования повлечет за собой большие убытки для филиала компании.

Пример 2. Причина отмена командировки.

В связи с принятием в штат в филиал компании г. Твери ведущего инженера, необходимость присылать туда специалиста из головного предприятия отпала. В этой связи отменить поездку инженера Кулика А.Г. в Тверь.

Заметьте, какая бы причина не стояла за изменениями обстоятельств. Одной служебки недостаточно. По каждому случаю директором подписывается приказ.

Служебная записка на командировку 2019: образцы

В этой части статьи мы приводим образцы служебки на командировку 2019 года.

Образец служебки, когда работник пользовался в качестве транспорта личной машиной

Служебная записка образец о командировке, которую работник не может подтвердить документально

Образец служебной записки на командировку

Источник: https://www.RNK.ru/article/216707-obrazets-slujebnoy-zapiski-na-komandirovku-2019

Служебная записка на командировку: как правильно оформить

Служебка на командировку хотя и является внутренним документом компании, все же должна быть составлена по определенным правилам. От того, насколько доходчиво будет изложена в ней информация, зависит и принятие решения руководителя о направлении в поездку. О том, как не упустить главного, расскажем в нашей статье.

В каких случаях необходима служебка на командировку

Иногда требуется присутствие сотрудника компании вне места его постоянной работы. Например, представительство компании на выставке в другом городе или выполнение каких-либо работ в другой местности. В таких случаях работодатель может отправить его в служебную поездку. Такая возможность предоставлена работодателю ст. 166 Трудового кодекса РФ.

Командировкой признается поездка за пределы населенного пункта, где расположена компания, по заданию руководителя на определенный срок. На это время за работником сохраняется средний заработок.

Несмотря на то, что оформление командировок было значительно упрощено, в ряде случаев сохраняется необходимость в служебной записке.

Чаще всего инициаторами таких поездок выступают непосредственные руководители специалистов. И, чтобы донести информацию до руководства, составляется служебная записка на командировку.

Такая практика распространена в компаниях с разветвленной структурой и большой численностью персонала, где не допускаются устные распоряжения. В компаниях же поменьше зачастую пропускают данный этап.

Благо, он не является обязательным.

Это первый случай, когда может понадобиться подобный документ. Второй вариант – это предоставление служебной записки командированным уже по факту возвращения.

Она необходима в случае, если у работника нет бумаг, подтверждающих понесенные расходы, или же если поездка осуществлялась на личном транспорте (п.

Таким образом, этот документ служит не только оправданием расходов, но также и определяет конкретные даты нахождения в поездке.

Образец служебной записки о командировке в данных случаях будет иметь различное содержание. О том, что включить в каждый из них, расскажем далее.

Как составить служебную записку о направлении в командировку

Хотя в некоторых случаях служебная записка на командировку (образец будет приведен ниже) является обязательной, законодатели не определили для нее унифицированной формы. Такой документ все еще является внутренним для компании и может составляться по форме, утвержденной работодателем. В зависимости от цели, которую преследует автор, будет и ее содержание.

Рассмотрим первый вариант, когда специалиста только планируют направить в поездку. В данном случае такой документ носит информативный характер для директора. В ней описывается потребность, фронт предстоящих работ, сроки и местность, в которую направляется специалист.

Поскольку на основании данной записки кадровик будет готовить приказ на командировку, она должна содержать все необходимые реквизиты. Удобнее всего заготовить пустой бланк для таких случаев и вносить в него исходные данные. Это позволит не упустить из виду важную информацию и избежать повторных, уточняющих документов.

Если мы говорим об образце служебной записки о командировке, которую заполняет сам работник по возвращении, то она является обязательной при отсутствии билетов, квитанций и иных платежных документов. Её следует составить на дату возвращения из поездки и передать для согласования сначала непосредственному руководителю, а потом в бухгалтерию и отдел кадров.

Кадровик в соответствии с данными заполняет табель учета рабочего времени, а бухгалтер проводит затраты. В зависимости от ситуации в такой документ могут включаться различные сведения, которые требуют подтверждения.

В форме служебной записки работник также может подготовить отчет о проделанной работе. Однако не стоит “сваливать все в одну кучу”. Отчет в одном документе, финансовые вопросы – в другом.

Сотрудник участвует в семинаре: как направить, учесть и оплатить>>>

Правила оформления служебной записки о командировке

Служебная записка о направлении в командировку не имеет унифицированной формы, поэтому составлять ее можно в зависимости от ситуации и исходных данных по-разному. Но стоит придерживаться общепринятых правил:

1. Используйте утвержденный работодателем бланк или чистый лист А4.
2. Указывайте адресата. В левом верхнем углу напишите ФИО и должность руководителя, на имя которого составлен документ. Например, на имя директора.
3. Указывайте автора. Ниже адресата укажите должность и ФИО командировочного или того, кто составляет документ.
4. Указывайте название документа – во второй трети листа посередине строки.
5. В тексте подробно перечислите причины составления, а также данные о командировке.
6. Поставьте подпись и дату в конце.
7. Приложите к записке подтверждающие документы, если таковые имеются. Например, заявку на ремонт.

В зависимости от принятых на предприятии норм обращения внутренней документации, заполненный бланк может быть передан адресату или лично, или посредством электронной связи. Например, скан записки отправляется руководителю по электронной почте.

Для снижения вероятности ошибок или неточностей воспользуйтесь бланком, разработанным компанией. Если такового нет, то вы можете скачать образец в нашей статье.

Образец служебной записки о командировке

В зависимости от цели, которую преследует автор служебной записки, ее текст может кардинально отличаться.

Так, если она составляется как отчет о проделанной работе, то к тексту необходимо добавить следующую информацию:

• Уточнить факт использования личного транспорта с указанием государственных номеров, марки автомобиля и данных водителя;
• Место проживания в период поездки.
• Приложения. Конкретный список бумаг, подтверждающих расходы в командировке, не регламентирован. Поэтому, чем больше чеков, квитанций, путевых листов и прочих бумаг предоставить, тем проще будет бухгалтеру списать расходы.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098756-19-m11-slujebnaya-zapiska-na-komandirovku-obrazets-2019-2020

Служебная записка для командировки

Большинство руководителей предприятий отправляют своих сотрудников в служебные командировки по различным целям. В данной статье мы разберем основное понятие о служебной командировке, как она составляется и основные требования к составлению данной записки.

Общее понятие о служебной записке Служебная записка — это официальный документ, который выдается командированному лицу, отделом кадров предприятия с подписью руководителя для подтверждения официального места нахождения в командировке.

Данная записка составляется отделом кадров, подписывается руководителем учреждения.

Отправление сотрудника в командировку должно инициироваться приказом по предприятию. Основанием для издания этого локального нормативного акта является служебная записка.

Как оформить служебную записку на командировку

Нужно ли составлять служебную записку при направлении в командировку директора? В соответствии с п. Подтверждающие документы Несмотря на произошедшие изменения, в результате которых была отменена обязанность заполнять командировочные удостоверения и служебные задания, необходимость оформления служебной записки сохранилась.

В зависимости от комплектности предоставленных подтверждающих документов можно будет рассчитывать на списание в расходы соответствующих сумм согласно п. Подтверждение от принимающей стороны Однако в абз.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что служебная записка является важным первичным документом, используемым для начисления суточных командированному сотруднику, если он совершил поездку на автомобиле.

Служебная записка на командировку образца годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку.

Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки. К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие путь следования и сроки нахождения сотрудника в месте командирования. Если такие документы были утеряны или отсутствовали изначально, принимающая сторона может сделать необходимые отметки непосредственно в служебной записке.

Эту запись необходимо заверить подписью должностного лица с расшифровкой должности и Ф. Скачать форму служебной записки Какие сведения отражаются в служебной записке? Для того чтобы удобно было заполнять служебные записки, компанией разрабатывается универсальный шаблон, в который командированному просто потребуется внести фактические данные.

Скачать такой образец готового бланка служебной записки можно на нашем сайте.

В числе таких реквизитов: Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю. Подписаться С условиями обработки персональных данных согласен название документа; Ф.

Служебная записка на командировку: образец

Скачать образец Если составляется служебная записка об отмене командировки, образец должен включать основания. Поэтому включайте в него причины, почему сотрудника решили не отправлять на другой объект или в иную местность. Выбирайте подходящие формулировки, опираясь на обстоятельства.

Служебная записка на командировку

Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник. Перед подписанием документ должен пройти согласование в бухгалтерии организации.

Все расходы, понесенные сотрудником во время поездки, должны быть задокументированы в бухгалтерии для последующей налоговой отчетности и компенсации понесенных расходов работнику. Каких-либо нормативных сроков не предусмотрено.

Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше.

Сопроводительные документы Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы: путевой лист; подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию; прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках. Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда. Нюансы составления При составлении служебной записки необходимо учитывать некоторые нюансы, которые возникают при различных обстоятельствах.

Служебная записка — это документ, подтверждающий факт пребывания и время пребывания командированного лица в месте назначения. Ее составление требуется, если: Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.

Составляем служебную записку на командировку — образец 2019-2020 годов

Шаблоны и формы Как оформить служебную записку на командировку Служебная записка на командировку — не обязательный документ. Но в ряде случаев без нее не обойтись. Разберемся, как составить этот документ.

Случаи, при которых потребуется оформление командировочной записки: поездка планируется как на служебном, так и на личном, в том числе арендованном, транспортном средстве; отсутствие у работника подтверждающих фактическое отправление и пребывание документов.

Основная задача служебки — помочь бухгалтеру при начислении и расчете суточных, которые невозможно вывести без данных о фактических днях пребывания сотрудника в командировке.

Форма и содержание должны быть разработаны и утверждены бюджетной организацией в соответствии с учетной политикой. Согласно п. Из обязательных параметров должны указываться номер и дата приказа о командировке, основная цель или рабочее задание, даты приезда и отъезда, данные автомобиля модель, госномер при необходимости.

Служебная записка на командировку

Нужно ли составлять служебную записку при направлении в командировку директора? В соответствии с п. Подтверждающие документы Несмотря на произошедшие изменения, в результате которых была отменена обязанность заполнять командировочные удостоверения и служебные задания, необходимость оформления служебной записки сохранилась. В зависимости от комплектности предоставленных подтверждающих документов можно будет рассчитывать на списание в расходы соответствующих сумм согласно п. Подтверждение от принимающей стороны Однако в абз. Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что служебная записка является важным первичным документом, используемым для начисления суточных командированному сотруднику, если он совершил поездку на автомобиле.

Служебная записка на командировку образца годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку.

Служебная записка о направлении в командировку: образец

Нюансы оформления служебных записок о командировании Понятие и нормативное регулирование служебной записки на командировку Под служебной запиской на командировку понимается внутренний документ компании, основной целью которого является подтверждение факта командировки субъекта, а также даты его отъезда и прибытия обратно с РФ. Начиная с года, основной бумагой, которую принимают во внимание при формировании документации о командировках, является служебная записка. Однако, несмотря на наличие ряда нормативов, регламентирующих условия командировок, законодательство РФ не предусматривает правила составления служебных записок. Зачастую компании самостоятельно разрабатывают образец рассматриваемого документа и вносят туда информацию локального значения, ссылаясь на местные нормативы. Служебная записка требуется в таких обстоятельствах: субъект отправляется в деловую поездку на личном, арендованном для этой цели, либо служебном транспорте; субъект не имеет доказательных бумаг о проезде и проживании. Также записка требуется с целью дальнейшего предоставления работнику суточных , которые исчисляются на базе общего времени, проведенного в командировке. Также рассматриваемый документ является доказательством затрат, которые лицо понесло на протяжении поездки. Образец оформления служебной записки на командировку в году Как отмечалось ранее, образец служебной записки уместно заранее продумать и передать его в кадровое подразделение.

Образец служебной записки о командировке

Справка Служебная записка — это внутренний документ, который подтверждает отправку работника в командировку.

Может использоваться в двух случаях: 1 когда нужно сообщить начальству о необходимости командировать сотрудников; 2 когда отсутствуют проездные билеты, документы на проживание, которые могут доказать работу в другом населенном пункте. Рассмотрим, как правильно составить записку в обоих ситуациях.

Служебная записка о направлении в командировку

Для многих возникает вопрос, как правильно составить служебную записку о направлении в командировку. Дело в том, что унифицированной строго определенной формы данного уведомления не имеется.

Трудовой кодекс РФ практически никак не регулирует те аспекты, которые связаны с его использованием. Соответственно правила составления и функционирования обычно регламентируются внутри компании. В этом случае необходимо придерживаться установленного порядка.

Если же такового не имеется, можно обратиться к общим положениям в оформлении.

Можно выделить два основных типа служебных записок о направлении в командировку: те, что используются как основание для издания приказа и последующего назначения работника в командировочную поездку; уведомления, которые составляются уже самими сотрудниками для указания сроков.

Образец служебной записки на командировку 2019

Чем обычно подтверждают даты командировки В результате произошедших в году изменений в правилах документального оформления командировок постановления Правительства РФ от Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность количество дней нахождения в ней , от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.

В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами постановление Правительства РФ от При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее; при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной. Как оформить служебную записку на командировку Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки: На служебном автомобиле. Личном транспорте.

Служебная записка на командировку: образец 2019

Командировочные удостоверения отменены. И теперь если работник едет в командировку на личном автомобиле, то он должен написать так называемую «служебную записку на командировку».

Для чего нужна служебная записка Скачать бланк служебной записки на командировку Служебная записка — это документ, который подтверждает время нахождения работника в командировке, а также дату отъезда и прибытия из нее.

Поэтому в первую очередь служебка нужна для того, чтобы начислить суточные. Ведь именно для их расчета важно знать время, которое сотрудник находился в служебной поездке.

Кроме того, наряду с другими первичными документами путевыми листами, чеками, квитанциями , служебная записка подтверждает сами командировочные расходы. В частности, затраты на проезд и нахождение в пути, на бензин, парковку и пр.

Источник: https://interiorjournal.ru/sluzhebnie-zapiski/sluzhebnaya-zapiska-dlya-komandirovki.php

Служебная записка на командировку в 2020 году: образец

Служебная записка на командировку предназначена, прежде всего, для определения цели командировки, которая в дальнейшем поможет подтвердить правильный выбор статьи затрат и решить возможные споры с налоговиками. Также в записке может утверждаться период нахождения работника в командировке, что облегчает работу бухгалтера при расчете суточных.

У этой служебки нет определенной формы, установленной законом. Вы можете составить ее в произвольном виде и утвердить локальным нормативным документом.

Однако помните, что согласно Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 необходимо описать правила составления служебной записки и ознакомить с ними сотрудников, чья деятельность связана с командировками.

Основной смысл документа заключается в разъяснении цели командировки, определение места поездки, указания должности и ФИО командируемого сотрудника. Также можно указать даты командировки.

Если инициатива идет от рядового сотрудника, то он, как правило, сначала визирует у своего руководителя, а затем документ отправляется к ответственному лицу всей организации (зачастую это генеральный директор).

Служебную записку, утвержденную всеми инстанциями лучше хранить в бухгалтерии. В таком случае будет удобнее воспользоваться документом при возможных вопросах налоговой.

Образец служебной записки на командировку 

• Скачать образец служебной записки на командировку можно на нашем сайте.
• Заполнить служебную записку на командировку вы можете онлайн в программе БухСофт.
• Заполнить записку онлайн
• Рассмотрим нередко возникающий вопрос учета расходов, связанных с личным автомобилем сотрудника, отправленного в рабочую командировку.

В таком случае согласно п.

7 Положения о командировках выписывается путевой лист, а в приказе о направлении отмечается, что сотрудник будет использовать свой транспорт.

Далее с командировочным заключается соглашение об использовании личного авто и требуется копия регистрационного свидетельства (письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).

После возвращения работник обязан предоставить путевой лист, чеки на ГСМ и служебную записку о командировке с датами служебной поездки.

За использования собственного средства передвижения организация рассчитывает и выплачивает коллеге компенсацию. Остальные расходы учитываются в стандартном порядке.

Напоминаем, что командируется только наемный персонал. Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, направить себя же в командировку вы не можете (письмо Минфина России от 05.07.2013 № 03-11-11/166).

При использовании автомобиля компании по возвращении из командировки работник также составляет служебку, не забывая указать следующую информацию о транспортном средстве:

• наименование,
• марка,
• тип транспортного средства,
• государственный регистрационный знак,

1. Обязательно пропишите место поездки, даты и время начала и окончания командировки, общую продолжительность (в днях).
2. В документе необходимо отметить совокупный пробег автомобиля в служебных целях и общий расход топлива на указанный пробег.
3. Помните, что помимо записки необходимо предоставить путевой лист, авансовый отчет и иные документы, подтверждающие служебные расходы.

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту служебной поездки на предоставляемой служебной записке обязательно наличие отметки с подтверждением принимающей работника стороны (организации либо должностного лица). Этот факт прописан в абз. 4 п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749.

Чёрная пятница! Подписка на «Упрощенку» по привлекательной цене

Сегодня самая низкая цена на подписку на журнал «Упрощенка» — 5990 руб. Подпишитесь по акции «чёрная пятница». Подарок за подписку — книга «Упрощенка. Годовой отчет 2019».

Источник: https://www.26-2.ru/art/355160-slujebnaya-zapiska-na-komandirovku

Служебная записка о направлении в командировку — образец 2019 года

Работаю недавно, место работы в отделе кадров довольно крупной компании. И в первый же месяц получила устное замечание, за то, что чуть не сорвала командировку сотрудников. По своему незнанию я не приготовила служебную командировку. Вот ребята чуть и не опоздали.

Скачать образец служебной записки о направлении в командировку

После этого я прочитала и ознакомилась со всеми своими должностными обязанностями. И теперь, без скромности заявляю, что являюсь одним из лучших специалистов. Вот решила выложить свои знания здесь, может, кому из моих молодых коллег мои советы помогут, и они не совершат моих «детских» ошибок.

Необходимость

В служебную поездку без подготовленных документов не уедешь. И все они готовятся на основе рассматриваемой записки. Ведь именно она является подтверждающим фактором того, что указанное лицо в означенный срок пребывало по месту направления, а не в другом. Пишется в следующих случаях:

• На исполнение сотрудник фирмы отправляется на авто
• У него не имеется других способов документального доказательства того, что им было выполнено служебное задание.

Также указанная записка является основанием, по которому командированному будут начислять суточные. Так же он сможет подтвердить свои траты на поездку.

Многие указывают на последние обновления в законодательстве, гласящие, что период поездки и то, что командированный действительно ездил по техзаданию, подтверждаются проездными документами. Утеряны — дубликатами. Вопрос – зачем нужна описываемая записка.

Вышесказанное правда. Но как быть, когда для поездки используется авто? То подобную поездку подтверждает только означенная записка. Поэтому сотруднику после поездки обязательно нужно ее написать и затем представить руководству вместе с оправдательной документацией на использование ТС. И нужно сразу же после возвращения.

Как писать

Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении. Для этого берем подойдет лист формата А4.

Стандартная структура выглядит следующе:

• Шапка. Помещается в правый верхний уголок. В пункте указываются ФИО следующих лиц: руководителя фирмы, своего непосредственного и самого сотрудника;
• После шапки прямо по центру вписываем наименование;
• Далее следует тело. Здесь пишем свое обращение к начальству с описанием целей поездки. Указываются сроки приезда/отъезда и фактов (только основных). В ходе поездки использовали транспортное средство, нужно указать данные по нему для его идентификации;
• Список прилагаемых бумаг;
• Дата, подпись.

Как заполнять

Они рознятся от вариантов, коих существуют два:

• Приказ руководства — основание для поездки;
• Бланк, заполняемый самим командированным после задания.

Разберем каждый из них более подробно.

Означенный способ (1) считается причиной, основываясь на который руководство издает приказ. Составить его может даже непосредственный руководитель.

Наиболее главной задачей при ее составлении — это аргументировать необходимость поездки.

На командировочные траты

Этот документ составляется собственноручно командированным, после как съездит на задание и прибудет обратно на свое предприятие. Составленная им бумага будет основанием, по которому ему будут возмещены его расходы на дорогу.

Нужно указать следующие факты:

• Цели;
• Сроки отбытия/прибытии;
• Информация о ТС.

В конце кратко в виде перечня указываем реквизиты всех оправдательных бумаг по тратам: путевой, чеки с заправочных и гостиниц.

Об отмене поездки

Описываемая бумага имеет цель возврат затраченных финансов на подготовку, в ней указываем причины отмены.

Для отчетности

Последовательность оформления полностью идентична составлению описи командировочных расходов. Составляется работником собственноручно и в ней перечисляются основные данные по поездке, отсчет по проделанной работе. Также он обязан указать понесенные расходы и в качестве доказательств приложить чеки, квитанции, оправдательные бумаги.

Тонкости

Кроме вышеперечисленных фактов нужно учесть обстоятельства составления записки.

Поездка ИП

ИП относятся к самозанятой части населения. Поэтому отправить самого себя в поездку по службе не могут.

Но вполне могут рассчитывать на скидки при уплате налоговых выплат. Для этого вполне подойдут следующие факты:

• Расходы на отели или аренду жилья;
• Расходы на заправку.

Важно. Все расходы должны быть подтверждены документально, а сама поездка должна иметь твердое обоснование, например переговоры с поставщиками.

Командировка начальства

В нее ездят не только нижестоящие работники компании. Но и его директор, ведь согласно правилам указанный является таким же наемным сотрудником. Поэтому ему также нужно оформлять поездку документально.

Правда, Роструд другого мнения. По нему директор является начальником, и все бумаги будут идти за его подписью. А значит, свою записку он просто продублирует.

Заграничная

Составление записки обязательно.

При поездке в дальнее зарубежье расходы будут возмещены в валюте. А доказательством послужат отметки таможенных служб о пересечение рубежов страны.

В выходные

Начальственное поручение выполняется в любой день недели. Главное сколько не него потратилось часов.

Источник: https://grazhdaninu.com/trud/trud-dok/zapiska-na-komandirovku.html