Срок хранения приказов на отпуск

Срок хранения приказов на отпуск определяется законодательно. Читайте о тонкостях ведения архивов таких документов, а также о правилах их уничтожения

Срок хранения приказов на отпуск отличается в зависимости от вида отдыха и  регулируется Федеральным законом от 02.03.2016 No 43-ФЗ.

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>

Приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска хранятся пять лет, как и приказы на учебный отпуск: Срок хранения приказов о переносе очередного оплачиваемого отпуска и отзыве из него — также не более пяти лет.

Сколько хранятся приказы на отпуск особых видов

Значительно дольше работодателям РФ по нормам, действующим в 2018 году, нельзя избавляться от приказов, касающихся отпусков с особыми условиями.

  • Регулирование архивной деятельности в Российской Федерации
  • Законом установлен срок хранения в 75 лет для приказов на следующие виды отпусков:
  • Причина в том, что продолжительность и оплата этих видов отдыха напрямую влияют на срок трудового стажа и размер пенсионных начислений сотрудников.
  • Срок хранения приказов на отпуск

Порядок хранения приказов на отпуск

Помимо общих правил безопасности работы с документами, содержащими персональные данные, условия хранения приказов на отпуск не регламентируются законом. Здесь действуют только практические рекомендации. Поэтому система организуется максимально удобно для самих кадровиков и руководителя.

  • Образец описи дел структурного подразделения

Необходимо учесть, что бумаги могут в любой момент понадобиться проверяющей структуре или работникам для справочных сведений. Для документов разного срока хранения, приказов на отпуска в том числе, стоит выделить отдельные папки или ячейки. Подразделять ли приказы на более специализированные группы, кадровые работники решают, в зависимости от объема делопроизводства организации.

При регистрации приказы на отпуска нумеруются в хронологическом порядке, согласно тому способу, который выработан в конкретной организации и удобен для отдела кадров.

Например, для приказов по личному составу часто применяется комбинированная цифровая и буквенная нумерация. Разработанную систему регистрации компания может закрепить для исполнения внутренним актом.

  • Новые сроки хранения документов и другие проблемы архива кадровой службы

Оригиналы приказов по личному составу длительного хранения, в том числе приказов на отпуск с особыми условиями, аккуратно подшиваются в дела. Фактически после этого они готовы к дальнейшей передаче в архив. Каждое дело нужно внести при этом в номенклатуру дел организации.

Приказы по личному составу, в том числе на предоставление отпусков, и основания к ним лучше хранить отдельно. Перед помещением в архив организации основания к приказам – заявления работников, докладные и служебные записки, представления, акты, копии документов и пр., — подшиваются к личному делу работника.

Когда временный срок хранения приказов по отпускам в организации подходит к концу, экспертная комиссия, утвержденная руководством, производит экспертизу ценности бумаг. После чего приказы с истекшим сроком хранения могут быть уничтожены согласно акту ЭК либо приказу руководителя.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1097778-18-m1-srok-hraneniya-prikazov-na-otpusk

Какой срок хранения приказов на отпуск?

Для того чтобы сотрудник мог уйти в отпуск, необходимо подготовить соответствующий приказ. При этом не нужно полагать, что после его подготовки и перечисления выплат сотруднику о приказе можно забыть: такая документация в обязательном порядке должна храниться не менее установленного срока.

Если вам необходима консультация по вопросам подготовки и хранения приказов на отпуск, всегда можно обратиться за помощью к специалисту. Своевременная правовая поддержка поможет избежать ошибок и претензий со стороны контролирующих структур.

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно: оформи заявку и система подберет подходящие компании!

По этой услуге подключено 202 компаний

Начать подбор в несколько кликов >

Сколько нужно хранить приказы на отпуск?

Право на отдых является одним из важнейших для каждого работника, поэтому в задачи руководителя входит не только обеспечение возможности предоставления своим сотрудникам очередных отпусков, но и правильное оформление всей документации. Процесс отправки сотрудника в отпуск состоит из следующих этапов:

  • работник пишет заявление;
  • заявление согласовывается руководителем;
  • кадровая служба готовит соответствующий приказ;
  • приказ передается в бухгалтерию;
  • работник получает все полагающиеся выплаты.

Значительная часть вопросов у сотрудников кадровых служб возникает по поводу хранения «отпускной» документации (в частности, приказов). Обязательной для любой компании является организация хранения кадровой документации в соответствии с действующими правилами (в личном деле сотрудника или в специальной папке) и в течение определенного срока. Для хранения документация отправляется в архив.

Что касается сроков хранения, то, прежде всего, нужно отметить, что единый срок, на протяжении которого хранятся «отпускные» приказы, отсутствует. Продолжительность хранения может составлять:

От чего это зависит? Меньший срок хранения — 5 лет — устанавливается для документов о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках, а также о переносе отпусков. Гораздо большая продолжительность — 75 лет — предусмотрена для документации об отдыхе сотрудников, работающих в опасных условиях.

Также длительного хранения (срок — 75 лет) требуют приказы об отпусках по уходу за ребенком и предоставлении «отпускных» дней без сохранения заработной платы.

Необходимость в том, чтобы хранить некоторые виды отпускной документации в течение 75 лет, объясняется влиянием опасных условий труда и декретов на трудовой стаж. Поэтому при выходе на пенсию сотруднику могут потребоваться эти приказы.

Как организуется хранение приказов на отпуск?

Для соблюдения правил делопроизводства значение имеет не только продолжительность периодов, в течение которых должна сохраняться документация. Также необходимо правильно организовать хранение на протяжении всего срока.

Строгих правил здесь нет, однако оптимальным считается выделение различных категорий документов в отдельные ячейки или папки.

Важно! При издании каждый документ должен быть пронумерован в хронологическом порядке. При этом каждая компания может разработать свою систему регистрации.

После издания документы следует сразу подшивать в дела (это удобно и исключает путаницу).

Необходимо обратить внимание, что сами распорядительные акты и основания к ним (например, заявления сотрудников) лучше хранить отдельно. Заявления подшивают к личным делам сотрудников.

Некоторые компании принимают правила, согласно которым и распорядительные акты, и основания должны находиться в личном деле. В этом случае «отпускная» документация сохраняется на протяжении 75 лет независимо от своей категории.

Таким образом, срок, на протяжении которого должно быть организовано хранение приказов об отпуске, зависит от разновидности последнего и от условий труда сотрудников (но, как правило, срок сохранности «отпускной» документации или 5, или 75 лет).

  • Если у вас возникли сложности с оформлением кадровой документации или у вас есть другие вопросы в сфере делопроизводства и трудового права, рекомендуем обратиться за профессиональной помощью к юристу.
  • Источники:
  • Комплектование архивов архивными документами

Приказ Минкультуры России от 25.08.

2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов…»

Источник: https://rtiger.com/ru/journal/kakoi-srok-hraneniya-prikazov-na-otpusk/

Сроки хранения приказов на отпуск

Срок хранения приказов на отпуск

Однако с этой целью нанимателям обязательно нужно создавать специальные нормативы местного характера. Правила, прописываемые в подобных нормативах, не должны противоречить установленным в федеральном законодательстве правилам. В соответствии с положениями Приказа Министерства культуры № 558 от 25.08.2010г., бумаги, касающиеся различных типов отдыха трудоустроенных субъектов, принято причислять к документам личного состава предприятия. В частности, в приведенную классификацию включаются следующие документы: приказ об обеспечении работнику регулярного (и дополнительного) , оплачиваемого нанимателем; или кадра из регулярного отпуска; распоряжение об обеспечении отпуска с целью ; приказ о назначении добавочного ; приказ об отпуске для лиц, трудоустроенных в компании, которая предполагает для конкретных должностей пагубные и сложные условия трудовой деятельности.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

Сколько составляет срок хранения приказов на ежегодный отпуск в 2019 году

д., что должно быть отражено в документации.

На данном этапе кадровый документооборот в данной области ведется на бумажном носителе.

Приказ по личному составу создается на основании другого документа.

В отношении ежегодного оплачиваемого отпуска, основанием становится личное письменное заявление сотрудника. Основной нормативный документ в данной области – Типовой перечень. В нем указаны основные рекомендованные моменты.

Норматив разработан в 2019 году. Согласно пункту 665 – приказы, которые не формируются в личное дело сотрудника, хранятся 5 лет.

Каждое ведомство для регламентации работы создает собственный перечень.

Срок хранения приказов на отпуск

Подробнее о последних изменениях в продолжительности хранения документов по личному составу читайте в статье «Сроки хранения документов по личному составу» на с.

48 журнала N 5, 2016. Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности).

Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания. Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме.

Приказы по личному составу следует группировать

Каковы особенности хранения и сроки хранения приказов на отпуск?

89 №208-ФЗ. Работодатель вправе устанавливать свои правила хранения, которые не будут противоречить действующему законодательству и будут зафиксированы в уставе предприятия.

Согласно Приказу под номером 558, выпущенному Министерством культуры 25.08.2010, документы, связанные с сотрудника, относятся к категории «личный состав», и срок их нахождения в архиве составляет 5 лет. К ним относятся деловые бумаги:

    о предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого и (дополнительного) отпуска; о переносе или сотрудника из ежегодного отпуска.

Однако если в уставе компании имеются правила, согласно которым данные заявления и приказы включаются в личное дело работника, то срок хранения данных бумаг составляет 75 лет (ст. 656 Приказа №558) Также к ним относятся документы:

    о предоставлении отпусков по уходу за ребенком; о предоставлении отпусков без сохранения зарплаты;

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве. Перечень, установленный приказом Минкультуры № 558, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст.

19). Однако есть ряд нюансов:

  1. «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).
  2. Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми)

Сколько нужно хранить приказы на отпуск?

По личному составу:

  1. приказы об отпусках (кроме отпусков за вредность, которые хранятся 75 лет)
  2. соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
  3. отпуска в связи с обучением,
  4. о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
  5. о дежурствах,
  6. о привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
  7. о привлечении работника к дисциплинарной ответственности
  8. о командировках внутри страны,

Приказам по административно-хозяйственной деятельности Читайте подробнее о по этой ссылке.

Читайте также:  Прелиминаринг — что это такое, плюсы и минусы метода

Остальные приказы относятся к приказам по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия:

Срок хранения приказов на отпуск

Для документов разного срока хранения, приказов на отпуска в том числе, стоит выделить отдельные папки или ячейки.

Подразделять ли приказы на более специализированные группы, кадровые работники решают, в зависимости от объема делопроизводства организации.

Главная новость Тема номера Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру. При регистрации приказы на отпуска нумеруются в хронологическом порядке, согласно тому способу, который выработан в конкретной организации и удобен для отдела кадров.

Например, для приказов по личному составу часто применяется комбинированная цифровая и буквенная нумерация.

Сколько хранятся приказы на отпуск?

Хранение кадровых документов

К таковым относятся, в частности:

  1. приказы о приеме сотрудников на работу;
  2. распоряжения об увольнении работников.

Есть источники, которые можно хранить в течение значительно меньшего срока — в течение 5 лет. К таким кадровым документам относятся:

  1. приказы об отпусках;
  2. распоряжения о командировках.

Таким образом, срок хранения всех приказов на отпуск как разновидности распоряжений по личному составу составляет 5 лет.Таковы особенности регулирующего законодательства.

Источник: http://econsalting.ru/sroki-hranenija-prikazov-na-otpusk-62471/

Хранение приказов на отпуск сроки

Срок хранения приказов на отпуск

Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения. Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации . При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение. В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них.

В качестве основания к приказам могут выступать: Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения.

Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника . Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком:

«Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)»

.

Сколько нужно хранить приказы на отпуск?

Остальные приказы относятся к приказам по основной деятельности.

Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия: эксплуатация зданий, помещений; транспортное обслуживание, внутренняя связь; охрана.

1) утверждение структуры организации, ее дальнейшее изменение; 2) утверждение (изменение) штатного расписания; 3) утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов); 4) планирование деятельности; 5 контроль за деятельностью (отчетность); 6) установление режима работы и внесение изменений в него; 7) финансирование деятельности;

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.

ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг.

Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества.

Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться.

Каковы особенности хранения и сроки хранения приказов на отпуск?

Поэтому организация данной системы хранения реализуется максимально удобно для отдела кадров и руководства компании.

Общие рекомендации: Важно знать, что тот или иной документ может потребоваться в любой момент для руководства или проверяющей структуры, поэтому лучше их разделить на отдельные папки в зависимости от сроков нахождения в архиве.

Сортировать бумаги в каждой папке лучше по определенным критериям: по году создания или по фамилиям сотрудников, которые были отправлены в отпуска.

Документы больших объемов разделяются на несколько томов и сортируются по алфавиту, после чего распределяются в разные папки. Во время регистрации распоряжения на отпуска нумеруются в хронологическом порядке способом, установленным в конкретной компании и наиболее удобным для кадровиков.

Сколько хранятся заявления на отпуск

Поэтому работодатель вправе самостоятельно решить, создаст он отдельные папки, куда будут включены соответствующие заявления, или включит их в состав личного дела сотрудника.

К таким категориям относятся сотрудники, работающие во вредных, опасных условиях.

Личные дела руководителей, в которые помещены заявления о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, хранят постоянно. Документы по личному составу, образовавшиеся в период государственной службы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет, не учитывая дату их создания (ст. 22.1Закона № 125-ФЗ)

Срок хранения приказов на отпуск

Впрочем, существуют следующие нюансы:

  1. срок хранения приказов на учебные отпуска насчитывает 5 лет, если они не подшиваются в личные дела персонала. В условиях, когда на предприятии фиксируются такие положения документооборота, в соответствии с которыми, распоряжения и заявки на отпуск должны подшиваться в личные дела, то подобные бумаги должны находиться в сохранности на протяжении 50 или 75 лет. Конкретный срок сохранения документов зависит от того, когда приказ был опубликован – ранее 2003 года или позднее (на основании ст. 656 Приказа № 558);
  2. срок хранения приказов о предоставлении отпуска для субъекта, трудящегося в пагубных условиях работы, для лица, который собирается осуществлять уход за детьми, а также приказа на предоставление бесплатного отпуска составляет 50 или 75 лет. Конкретный срок также зависит от периода публикации (до или после 2003 года).

Срок хранения приказов на отпуск

Порядок установлен статьей 22.1 Закона от 22 октября 2004 года под №125-ФЗ.

  • Если распоряжения о предоставлении отпусков хранят отдельно от личных дел, период хранения краткосрочный, он ограничен до пяти лет.
  • Распоряжения на учебный отпуск, которые не помещены в личные дела сотрудников, хранят в течение 5 лет.
  • Если приказы находятся в составе личных дел, период хранения увеличивается до 75 лет для документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если личные дела были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.
  • Приказ об учебном отпуске с сохранением среднего заработка особого вида, включая периоды по уходу за маленькими детьми, дополнительные дни, предоставляемые для сотрудников, работающих в опасных, вредных условиях, регламентируется в специальном порядке перечнем № 558. В течение последних лет в нормативную базу внесены определенные изменения:

Срок хранения приказов на отпуск

Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются.

Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) по личному составу . Номера и даты приказов вносятся в 4-ую графу трудовой книжки. Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными правилами не регламентирован.

Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности и, как правило, в пределах каждого календарного года.

В приказах по личному составу для их дифференциации в системе делопроизводства рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «лс», «л/с», «N К», «N К», «N К/2», «N -П» или другие, в зависимости от установленного в организации порядка. Единые правила нумерации приказов должны применяться во всех структурных подразделениях организации в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя.

В организациях с большим числом приказов по личному составу по различным вопросам управления персоналом возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, командировании работника, предоставлении отпуска и т.п. Приказы по личному составу, отражаемые в трудовой книжке (прием, перевод, увольнение), имеют нормативный срок хранения 75 лет и должны быть разграничены с приказами об отпуске, командировке, дежурстве со сроком хранения 5 лет.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Отметим, что согласно результатам инспекционных проверок Минкультуры (именно этот орган проверяет соблюдение архивного законодательства) одной из самых распространенных ошибок является некорректная подшивка документов в дела. Так, ошибкой считается подшивка приказов по личному составу вместе с приказами по основной деятельности (например, приказы по отпуску по беременности и родам и приказы по отпуску по уходу за ребенком).

Или же общая подшивка приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет и сроком хранения 5 лет, например, приказов о предоставлении ежегодного отпуска и приказов о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Приказы по основной деятельности и кадровые приказы Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

В дело подшиваются:

  1. только оформленные и исполненные документы
  2. один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  3. изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Периоды сохранения документации приведены в таблице. Период хранения Наименование 1 год данные лиц, не принятых на работу графики отпусков 3 года учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника записи о трудовой дисциплине 5 лет акты, предписания, отчеты по технике безопасности выписки по

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

— все о налогах

Тем не менее, во всех случаях такой документ должен быть снабжен подписью руководителя компании и самого работника, который простановкой своей подписи подтверждает факт ознакомления с его содержанием.

Ключевым нормативным документом, регламентирующим срок хранения приказов на отпуск, является Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В частности, вопросу о том, сколько хранятся приказы на отпуск, посвящены статьи 19 и 665 этого документа.

Кроме того, сроки хранения приказов на отпуск затрагиваются также в статье 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Согласно этим нормативно-правовым актам, приказы по отпускам относятся к категории документов по личному составу. Рекомендуем прочитать наш материал, чтобы узнать, какие еще бывают виды приказов, и как отличить их друг от друга.

В свою очередь,

Сколько составляет срок хранения приказов на ежегодный отпуск в 2019 году

Опись дел по личному составу включает источники со сроком от 75 лет. Приказы на ежегодный отпуск и прочие кадровые документы с оперативным сроком хранения не более 5 лет, находятся в структурном подразделении.

Читайте также:  Положение о коммерческой тайне: образец

Организация осуществляется таким образом, чтобы доступ к делам был свободный, а поиск нужного источника упрощен. Кроме того, только уполномоченные сотрудники, имеющие производственную необходимость, получают прямой доступ.

Распределение по папкам производится по различным признакам, на первом месте находится срок хранения по видам. Внутри папки организовать источники удобно по фамилиям сотрудников, году издания.

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Кадровые документы и образцы Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц.

сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > 21 мая 2019 Срок хранения заявлений на отпуск и соответствующих им приказов строго регламентирован, а за его несоблюдение могут применяться санкции. В статье мы расскажем, какими нормативно-правовыми актами (НПА) устанавливаются порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

  • законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;

Источник: http://konsalt74.ru/hranenie-prikazov-na-otpusk-sroki-67731/

Как правильно архивировать заявления на отпуск и приказ

Главная › Алименты

23.09.2019

Как и где нужно хранить приказы на отпуск? После того, как в кадровую службу и непосредственному руководителю поступает заявление сотрудника о желании уйти в отпуск, ответственным лицом составляется приказ, который в дальнейшем визируется работодателем и отправляется на хранение.

Такие документы располагаются в архиве в течение нескольких лет, при этом, допускается составлять определенные папки, в которые вносятся приказы о предоставлении отпуска, рассортированные по определенному структурному подразделению, году или по фамилиям работников.

После истечение определенного периода хранения на приказы недлительного хранения допускается составить специальный акт, после чего документы уничтожаются.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении. — Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.

Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр.

Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»).

В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив. — В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Коллеги, с которыми мы встречаемся в процессе консультационной деятельности, высказывают мнение, что, наоборот, удобнее вести личные дела абсолютно всех работников организации, поскольку все документы о трудовых отношениях с конкретным работником у работодателя хранятся вместе, как комплекс. И сотрудники, назначенные ответственными за ведение, учет и хранение личных дел, сталкиваются сейчас с такими проблемами:

  • во-первых, с проблемой архивно-технической обработки личных дел, поскольку в процессе их подготовки к сдаче в архив «вспомогательные» заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и командировках, как правило, должны быть изъяты из личного дела.
  • во-вторых, копии персональных документов работников (страниц паспорта, СНИЛС, свидетельства ИНН, свидетельств о браке и рождении детей), которые по привычке формируются в личные дела, не должны в них храниться, т.к.

Сколько хранятся приказы на отпуск

10 лет) и временных сроков Например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет. При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела.

Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения. Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации.

Где хранить заявление на отпуска?

Как оформить ежегодный отпуск Если дело, в котором хранятся приказы, занимает более 250 страниц формата А4, то такая папка разбивается на несколько томов и сортируется по алфавиту в нескольких отдельных папках. На обложке папок обозначаются порядковые буквы алфавита, даты первого и последнего приказа, начальный и конечный регистрационный номер документа.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Помимо прочего, не допускается внесение каких-либо изменений в уже составленные документы и зарегистрированные в журнале. В случае необходимости, требуется составлять отдельное распоряжение с указанием актуальной информации.

Только не забудьте, что если обучение осуществляется за счет самой организации или отпуск без сохранения заработной платы длительный, например, по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, то соответствующие приказы и документы-основания будут иметь 75-летний (или 50-летний, если документы были созданы в период, начиная с 2003 г.) срок хранения, и могут быть сформированы в личное дело работника (см. дела № 03-10 и 03-11 в Примере). Срок «Пост.*» в ПТУД и в нашем Примере означает, что в небольшой коммерческой организации личные дела руководителей имеют срок хранения «до ликвидации организации».

Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др.

, в которых изложен порядок составления номенклатур дел, формирования дел, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению.

Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г.

и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

Читать еще:  Сколько делают по времени инвалидность на машину

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи.

Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.

И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу. — Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома.

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться).

Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

  • тарификационные ведомости;
  • табели и наряды работников вредных профессий;
  • трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
  • протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
  • протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
  • документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
  • списки работников, уходящих на льготную пенсию;
  • штатные расстановки;
  • книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем — 75 лет.

Сколько хранятся приказы на отпуск

Где хранить заявление на отпуска?

Ежегодный оплачиваемый отпуск

Приказы на отпуск относятся к особо важным локальным документам предприятия, которые подтверждают законное право сотрудников уходить в ежегодный оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск.

Соответственно, такие бланки должны храниться в числе прочих документов в особых условиях, и в данной статье будут рассмотрены данные условия и сроки хранения приказных бланков.

Из ниже представленной статьи вы узнаете:

  • сколько хранятся приказы на отпуск;
  • как и где нужно хранить приказы на отпуск;
  • каковы особенности архивирования приказов на отпуск;
  • каков процесс регистрации приказов перед непосредственной процедурой архивирования;
  • допускается хранить вместо оригинала приказа (в случае его утери) ксерокопию.

Приказные документы разделяются на две категории: длительного и кратковременного хранения.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

  • акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
  • тарификационные ведомости — 25 лет;
  • протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;
  • протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
  • списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах. Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций. Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

Читайте также:  Материальная ответственность кассира - документальное оформление, договор

Если организация комплексно решает вопрос о регламентации формирования дел, то в ситуации, которая описана в вопросе, она может вместе с номинальным и предметно-вопросным признаками формировать дела с учетом взаимосвязи документов и их одинаковых сроков хранения.

В номенклатуру дел могут быть включены следующие заголовки: Пример Заголовки дел с подшитыми в них заявлениями-основаниями к приказам в номенклатуре дел СвернутьПоказать Тогда все заявления, справки-вызовы и справки, которые являются основаниями для издания приказов о предоставлении всех видов отпусков, могут формироваться в одно дело вместе с приказами, тем более в небольшой организации с небольшим объемом документооборота (см. дело № 03-05 в Примере).

Читать еще:  Как отозвать разрешение на пользование персональными данными

Подскажите пожалуйста, как правильно архивировать приказы по личному составу. Я делаю так: подшиваю все приказы (отпуска, прием, увольнение, перемещение) в одну папку и нумерую страницы. Надо ли к приказам по отпускам подшивать заявления на отпуск? Если нет, то тогда где хранить заявления работников на отпуска? Форум:

Скорпикора 2008-03-26 15:53 Приказы по личному составу архивируются по годам хранения:- прием, увольнение, перемещения, отпуска за свой счет, отпуска по БИР хранятся в течение 75 лет;- приказы по очередным отпускам — хранятся 5 лет.

Заявления удобно хранить в отдельной папке «Основания к приказам по личному составу», срок хранения в архиве — 1 год Solnce 2008-03-26 16:47 а если их подкалывать вместе с приказами по очередным отпускам? Archangel 2008-03-27 13:26 А зачем? Срок хранения заявлений — 1 год, а приказов — 5 лет.

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п.

Где и сколько хранится заявление на отпуск

Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск

По общему правилу, установленному в ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — закон № 125), документы по личному составу хранятся в зависимости от времени их создания:

Источник: https://45jurist.ru/alimenty/kak-pravilno-arhivirovat-zayavleniya-na-otpusk-i-prikaz.html

Срок хранения приказов на отпуск

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Срок хранения приказов на отпуск». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Важнейшее структурное подразделение предприятия — кадровая служба. Специалисты, которые в ней работают, часто составляют различные приказы, а также организуют их хранение и оборот.

К самым востребованным в системе документооборота организации можно отнести приказы на отпуск.

Каковы нюансы их формирования? Какие сроки хранения соответствующих приказов определены регулирующим законодательством?

И уничтожается она только после закрытия компании. Долгие сроки Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Уже было сказано, что многое зависит от того, о каких конкретно бумагах идет речь. Есть документация долговременного хранения. Она должна быть систематизирована и учтена по установленным правилам.

Документы по отдельным вопросам и видам деятельности

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Такой отпуск называется учебным. Подробности — в заметке «Какие гарантии предусмотрены для сотрудника, который совмещает работу с обучением».

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье. Итоги Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет.

Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Следует отметить, что по основной деятельности эти бумаги будут считаться только в отношении отдельных лиц.

Прежде всего, стоит отметить, что законодательных регламентов, устанавливающих порядок организации оборота рассматриваемых документов, пока что не принято. Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками.

Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Одна из ключевых задач компетентного специалиста здесь — формирование дел. При ее решении важно разработать, прежде всего, перечень сроков хранения документов, относящихся к тем или иным группам. Каждый источник должен иметь необходимые реквизиты.

Если тот или иной документ не соответствует установленным требованиям, то его нежелательно включать в дело. Таковы особенности регулирующего законодательства. Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия.

Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников.

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Приказы об отпуске: учет и хранение

  • В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.
  • Поскольку фактически речь идёт о двух массивах кадровых документов, соответствующая служба предприятия должна вести регистрацию отдельно и распределять их в разные дела.
  • Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся.
  • Поскольку фактически речь идёт о двух массивах кадровых документов, соответствующая служба предприятия должна вести регистрацию отдельно и распределять их в разные дела.
  • Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся.
  • Это документы, которые описывают трудовые отношения между работодателем и подчиненными, а также указывают на существенные рабочие факторы.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации. ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг.

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

В статье «Как подготовить кадровые документы к передаче в архив» эксперт разъясняет порядок проведения экспертизы и рассказывает, как передать на хранение электронные документы. Советуем также прочесть статью «Как выявлять и уничтожать устаревшие документы», чтобы знать алгоритмы и способы уничтожения бумажных и электронных носителей с истекшими сроками хранения.

Подробнее о последних изменениях в продолжительности хранения документов по личному составу читайте в статье «Сроки хранения документов по личному составу» на с. 48 журнала N 5, 2016.

Работа с документами по отпуску: нюансы

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации . Временно и постоянно Временные документы — это любые приказы и распоряжения, которые не играют существенной роли для трудовой деятельности. Обычно они важны на определенный момент. И после того как в них отпадает надобность, уничтожаются.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

Сюда включаются, например, те из них, которые могут относиться к подтверждению трудового стажа или к начислению пенсии.

Всего выделяют две разновидности приказов: по основной деятельности и по личному составу. Но в случае c крупной организацией, где есть серьезная структура и широкий кадровый состав, разновидность документов расширяется.

А вот учет у всех типов бумаг одинаковый. Поэтому вопрос обычно не вызывает затруднений. Сроки хранения кадровых документов напрямую зависят от типа бумаг.

Сроки хранения производственных приказов по основной деятельности считаются постоянными. Но это ни в коем случае не означает, что они хранятся навсегда. Документы по основной деятельности хранятся на момент существования организации, следовательно, их нельзя ликвидировать, пока существует и функционирует компания.

Приказы, которые связаны с данной сферой должны храниться постоянно. Обычно точно определено, какие документы являются приказами по личному составу или по административно-хозяйственной деятельности.

Поэтому при выявлении неточности необходимо составить новый приказ. Возможно также издать дополнение к уже существующему документу с указанием всех необходимых корректировок.

Приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска хранятся пять лет, как и приказы на учебный отпуск: Срок хранения приказов о переносе очередного оплачиваемого отпуска и отзыве из него — также не более пяти лет. Законодательно не оговорены точные сроки составления приказа. Но на практике он составляется как минимум за 14 рабочих дней до отправления сотрудника в отпуск.

Срок хранения приказов об учебных отпусках

Для правильного хранения документов необходимо знать сроки действия всех видов, в данном случае сроки действия приказов. Сроки хранения в основном могут быть долгосрочные и краткосрочные. Все зависит от типа документа.

В процессе вопроса об актуальности каждого имеющегося приказа рекомендуется организовать и заинтересовать в этом бухгалтерию компании и другие подразделения, отвечающие за издание определенных документов и выполняющие поручения по этим документам. При общей работе над документами, сотрудники и руководство фирмы должны определиться с дальнейшей жизнедеятельностью приказов.

Перечень, установленный приказом Минкультуры № 558, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 19).

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

Чтобы избежать ошибок в оформлении процедуры, нужно четко знать, какого мнения во всех вышеперечисленных случаях придерживается закон.

Что к ним можно отнести? Это: О чем речь? Далеко не все приказы о трудоустройстве вместе с трудовым договором являются приказами по личному составу.

Основным нормативным документом в рассматриваемой сфере является «Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности организаций, с указанием соответствующих сроков хранения».

Этот нормативный акт был утверждён Росархивом в 2000 году.

Источник: https://shadowgunlegends.ru/pravovye-stati/11019-srok-khraneniya-prikazov-na-otpusk.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector