Должностная инструкция кадрового работника

Работой с документацией всего штата компании занимается специально предназначенный сотрудник — старший инспектор отдела кадров. Должностная инструкция предполагает деятельность, связанную с оформлением справок, приемом на работу, переводом между подразделениями и другое. Данная профессия требует внимательности и усидчивости.

Инспектор по кадрам может занимать должность на всех средних и крупных предприятиях, а также в небольших компаниях, которые оказывают услуги по аудиту и аутсорсингу кадровых услуг. Специалисты периодически направляются на курсы повышения квалификации или переподготовки.

Эта профессия известна из истории Древней Руси: после получения грамоты детей распределяли на должности секретарей, писарей, дьяков. Все представители занимались делопроизводством князей и феодалов. В нынешнее время подобными вопросами занимаются инспекторы по кадрам.

Занимать первичную должность в данной профессии могут совершеннолетние граждане, у которых есть полное высшее образование в сфере экономики или юриспруденции. Основные навыки также можно получить на курсах и семинарах по делопроизводству.

Функции и обязанности кадрового инспектора:

• составление отчетной документации (табелей рабочего времени, больничных, воинского учета, графика отпусков и другое);
• оформление справок;
• оформление документации по приему на работу, переводу или увольнению;
• разработка должностных инструкций;
• проведение собеседований с кандидатами на должности;
• архивирование документов;
• организация корпоративов.

Права и обязанности кадрового инспектора

Должностная инструкция инспектора отдела кадров 2017 года составлена на основе профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом».

Согласно с внесенными изменениями, название должности инспектора дополняется такими фразами:

• по персоналу;
• по документационному обеспечению;
• по кадровому делопроизводству;
• по документационному обеспечению персонала.

Если в стандарте не указана необходимая должность, то его можно дополнить соответствующим документом предприятия.

Основные требования к кандидату на должность инспектора следующие:

• умение работать с офисной техникой и специальными программами (также в перечне следует указать виды документов, с которыми кадровику предстоит работать);
• готовность к выполнению дополнительных функций (работа с секретной документацией, выезды в командировки, взаимодействие с различными организациями).

Требования к работникам высшей категории

Начальником инспекции является старший инспектор отдела кадров. Должностная инструкция для такого специалиста включает в себя права, ответственность и ряд обязанностей. Основными положениями разъясняется следующее:

1. Начальник отдела кадров приравнивается к категории руководителей.
2. Кандидат на должность инспектора по кадрам должен иметь полное высшее образование по специальности и опыт работы в данной сфере.
3. Операции по принятию на работу, повышению, переводу и увольнению инспектора осуществляется директором предприятия.
4. Руководящими документами для выполнения работ являются Устав предприятия, приказы, нормативы, методические указания, распоряжения и другие.
5. Старший сотрудник ОК подчиняется только директору.

Кроме приведенных пунктов, старший инспектор несет ответственность за:

• причинение материального ущерба предприятию в соответствии с законодательством;
• совершение правонарушения любого вида (уголовного, административного, гражданского);
• невыполнение или неполное выполнение должностных обязанностей.

Должностные обязанности кадровика

Права и порядок работы с кандидатами и сотрудниками выложены в должностной инструкции инспектора отдела кадров. Обязанности, которые выполняет уполномоченное лицо, следующие:

• активное участие в разработке кадровой документации и стратегии предприятия;
• комплектование предприятия недостающими кадрами в соответствии с целями и стратегией;
• направление на специальную подготовку (а также на повышение квалификации) сотрудников;
• разработка и анализ потребности в кадрах на определенный период;
• организация взаимодействия со службами занятости и специальными учебными заведениями (центрами);
• оформление, а также переоформление документации на работника с учетом действующего законодательства и Устава предприятия;
• организация табельного учета;
• организация и соблюдение графика отпусков;
• проведение анализа текучести кадров;
• проведение работ по отбору и распределению персонала.

Права инспектора на предприятии

Должностная инструкция инспектора отдела кадров РФ включает в себя раздел о правах главного специалиста по кадрам.

Начальник инспекции имеет право:

• обращаться к руководителям компании по вопросам совершенствования работы;
• беспрепятственно получать необходимую информацию от руководителей всех служб предприятия (если информация не засекречена);
• подписывать и заверять доверенную документацию;
• ознакамливаться с разработками и решениями руководителей относительно деятельности отдела кадров.

Инструкция для работников государственных учреждений

Должностная инструкция инспектора отдела кадров государственного учреждения (например, общеобразовательной школы), имеет некоторые особенности. Помимо выполнения основных обязанностей, следует учитывать специфику работы в том или ином заведении, вовремя внести поправки или дополнения к инструкции.

• Инспектор по кадрам в общеобразовательном заведении должен учитывать специфику работы для педагогических сотрудников (включая отпуск, надбавки, подсчет выслуги лет).
• Помимо разработки специальной документации, кадровик обязан проконсультировать работников школы и кандидатов на должности по вопросам оформления, трудовой деятельности.

Кадровик или менеджер по персоналу. Есть ли отличия?

Эти две должности тесно связаны. И кадровик, и менеджер по персоналу выполняют работу по подбору сотрудников. Но помимо выполнения должностной инструкции инспектора отдела кадров, менеджер занимается обучением персонала, разработкой специальных программ по мотивации сотрудников к труду.

На крупных предприятиях кадровая служба может состоять из:

• инженера по организации труда;
• табельщика;
• инженера по нормированию труда;
• экономиста трудовой деятельности.

На малых и средних предприятиях кадровая служба состоит из 2-3 инспекторов.

Достоинства и недостатки профессии кадровика

К положительным особенностям работы с персоналом относятся:

• постоянная востребованность профессии на рынке труда;
• разнообразие в работе;
• общение с широким кругом людей.

Отрицательными моментами в работе являются:

• ответственность за невыполнение должностной инструкции инспектора отдела кадров;
• ненормированный рабочий день;
• сложность принятия решений в экстренных ситуациях.

Основной документ кадрового работника

Образец должностной инструкции инспектора отдела кадров является документом строгой отчетности и состоит из:

• реквизитов с наименованием предприятия, номером распоряжения, ФИО и подписей ответственных лиц;
• печати предприятия;
• разделов, в которых описываются: общие положения, функции, обязанности, права и ответственность кадровика.

1. В конце инструкции указываются нормативные документы, согласно с которыми разработано положение, а также подписи руководителя и ответственных лиц.
2. Каждая республика Российской Федерации может вносить дополнительные требования к работникам кадровой службы, учитывая политические, религиозные и другие важные факторы.

Должностная инструкция инспектора отдела кадров в РК составляется на основе единых принятых приказов Министерства труда и социальной защиты населения в конкретной республике. Нормативная документация должностей руководителей, специалистов и другие справочники применяются в качестве дополнения (приложения) к трудовому договору.

Источник: https://www.syl.ru/article/356893/doljnostnaya-instruktsiya-inspektora-otdela-kadrov-funktsionalnyie-obyazannosti-i-prava

Должностная инструкция специалиста по кадрам

Кадровая служба является одним из главных структурных подразделений каждой организации. Задачей работников, трудящихся в этом отделе, является управление трудовыми ресурсами.

Среди функциональных обязанностей кадровых работников следует отметить такие задачи как оформление документов о приеме и увольнении сотрудников, подготовка распоряжений о кадровых перемещениях между отделами, а также составление графиков трудовой деятельности.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, чем занимается специалист отдела кадров и тщательно изучить должностную инструкцию данного сотрудника.

Кадровик — это специалист службы персонала компании

Специалист по кадрам: суть профессии

Должность специалиста кадрового отдела подразумевает работу с документами, связанными с персоналом компании.

Сфера деятельности этих работников включает в себя как учет трудовой деятельности каждого работника, так и элементы делопроизводства.

Важно обратить внимание на то, что в современном бизнесе существует несколько должностных позиций, которые имеют высокую схожесть с рассматриваемой профессией. К таким позициям можно отнести:

• администратор кадрового отдела;
• управляющий персоналом;
• HR-менеджер.

Первые кадровые работники появились во времена СССР. Их основной задачей являлось заполнение личных дел трудящихся, осуществление контроля над соблюдением правил безопасности трудового процесса.

Помимо этого, в обязанность специалистов входило составление должностных инструкций для остальных работников предприятия. На сегодняшний день, должностные обязанности специалиста по кадрам включают в себя гораздо больше различных функций.

Главной причиной нововведений является повсеместное внедрение современных технологий в производственный процесс.

Плюсы работы

Каждая компания, имеющая в своем штате более пятидесяти работников, нуждается в организации кадрового отдела.

Работники, представляющие это подразделение, берут на себя часть документооборота компании, занимаясь ведением личных дел персонала.

Помимо этого, задачей «кадровиков» является разработка кадровой политики, направленной на повышение профессиональных навыков сотрудников.

Главным плюсом этой профессии является её востребованность. Как показывает практика, менеджеры по управлению персоналом требуются каждой компании, вне зависимости от её структуры или выбранной сферы деятельности.

Еще одним достоинством этого направления является отсутствие необходимости получения специального образования.

С повседневными задачами кадровика может справиться человек, как с техническим, так и гуманитарным образованием.

Данная работа подразумевает стандартную пятидневную рабочую неделю. Главной задачей кадрового работника является формирование различных документов, начиная от служебных уведомлений и заканчивая приказами от имени руководства.

Существуют разные названия этой профессии — менеджер или директор по управлению персоналом, администратор отдела кадров, HR-менеджер

Минусы деятельности

Несмотря на все вышеперечисленные достоинства, работа с кадрами имеет ряд значимых недостатков. Для того, чтобы получить рассматриваемую должность, претенденту на вакансию необходимо тщательно изучить действующий Трудовой Кодекс.

Незнание нормативов, установленных органами контроля, может привести к ошибке, нарушающей правила, установленные законодательством.

Такая ошибка может обернуться судебными разбирательствами, что негативно отразится на имидже компании.

Кадровый сотрудник выступает в качестве связывающего звена между рядовыми работниками и администрацией компании. Именно этот фактор становится причиной того, что менеджеры по управлению персоналом часто сталкиваются с конфликтными ситуациями.

Назначение дисциплинарных взысканий, оформление выговоров и увольнение работников приводит к неизбежным конфликтам, что иногда перерастают в судебные тяжбы. Важно обратить внимание на то, что руководители данного отдела являются материально ответственными лицами.

В случае нарушения правил, установленных законодательством, руководителя кадровой службы ждут штрафные санкции.

Работники данной службы должны соответствовать высоким профессиональным стандартам. Профессиональный стандарт — определенный уровень квалификации, необходимый для ведения трудовой деятельности.

Должностные обязанности кадровика

Должностная инструкция специалиста по кадрам различается в зависимости от занимаемой им должности. Это означает, что обязанности труженика, занимающего рядовую должность, будут отличаться от обязательств руководителя отдела.

Специалист отдела кадров

Для начала предлагаем рассмотреть должностную инструкцию рядового специалиста. Первостепенной задачей менеджера по управлению персоналом является учет личного состава.

Читайте также:  Лицевые счета сотрудников по заработной плате

Это означает, что кадровые работники отвечают за формирование личных документов, выдачу различных справок и актов.

Одной из задач «кадровиков» является оформления отпусков и фиксация перемещения работников между разными отделами.

Как уже говорилось выше, в задачу HR-отдела входит оформление трудовых книг и распоряжений руководства. После издания приказа, ведущий специалист рассматриваемого отдела обязан ознакомить всех тружеников с содержанием документа. Нередко, работникам поручается составление штатного расписания и разработка графиков трудовой деятельности.

Инспектор по кадрам

Согласно установленным правилам, данную должностную позицию может занять претендент, не имеющий профессионального стажа. Внутренняя инструкция является своеобразным регламентом, регулирующим круг обязанностей должностного лица.

Название профессии — «кадровик» — идёт из советских времён

Специалист по кадрам – профстандарт, установленный для кадровых инспекторов:

1. Учет кадровых операций.
2. Формирование личных дел работников.
3. Внесение изменений и корректив в документы личного состава.
4. Обработка поступающих документов.
5. Обработка документации, связанная с назначением выходных пособий, компенсационных выплат и пенсий.
6. Формирование электронной базы данных и архивирование документации.

Все вышеперечисленные функциональные обязанности относятся к делопроизводству. Помимо этого, кадровый инспектор проводит собеседования с претендентами на свободные должностные позиции, проверяя их уровень профессиональных знаний.

При ведении учета кадровых операций используется специальный расчетчик. Расчетчик для специалиста по кадрам – специальное ПО, позволяющее в максимально короткий срок рассчитать величину компенсационных выплат, продолжительность отпуска, количество рабочих дней в отчетном периоде и величину страхового стажа работника.

Начальник отдела кадров

Занять пост руководителя отдела может работник, имеющий высшее образование. Помимо этого, для вступления в должность необходимо иметь определенный практический опыт.

Как правило, назначением работника на пост руководителя занимается лично гендиректор компании.

Также высшему руководству организации предоставляются функции контроля деятельности начальника кадровой службы.

В задачу данного работника входит управление личным составом и разработка внутренней политики компании в отношении наемных сотрудников.

Нередко данному должностному лицу поручается проведение анализа потребности компании в реструктуризации или перемещении персонала.

Помимо вышеперечисленных функций, начальник ОК занимается проведением аттестации работников с целью выявления уровня профессионального соответствия занимаемой должности.

Все документы, предназначенные руководителю компании, тесно взаимосвязанные с кадровыми вопросами, должны быть в обязательном порядке утверждены руководителем кадрового отдела.

Также уровень компетенции руководства структурного подразделения распространяется на решение различных вопросов, связанных с деятельностью личного состава. Работник, занимающий данный пост, должен отлично знать все нормы Гражданского и Трудового Кодекса.

Данные нормативы должны в обязательном порядке учитываться при формировании документов и регулировании различных конфликтов между работниками и топ-менеджментом.

Профессия специалиста по кадрам стала очень актуальной в связи с появлением в России множества западных фирм, вместе с которыми пришло понятия корпоративной этики

Выводы (+ видео)

Кадровый отдел имеет строгую иерархию. Рядовые работники данного отдела находятся в непосредственном подчинении своего руководства.

В случае отсутствия руководителя структурного подразделения, функции контроля возлагаются на генерального директора компании.

Согласно установленным правилам, отдел кадров должен регулярно формировать отчеты для контролирующих органов о деятельности компании.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/kadry/dolzhnostnaya-instruktsiya/dolzhnostnye-obyazannosti-spetsialista-po-kadram.html

Должностная инструкция кадровика: образец 2019 г, обязанности

Последние изменения: Июнь 2019

Кадровый документооборот и роль соответствующих специалистов стремительно поднимаются в цене благодаря частым изменениям трудового законодательства и росту штрафных санкций за несоблюдение.

Организация структуры кадровых служб с грамотными решениями обеспечивает соблюдение интересов работодателя и наёмного персонала, снижает риск финансовых санкций при проверках, служит «буфером» при возникновении судебных процессов.

Должностная инструкция кадровика включает требования для обеспечения стабильной работы юридического и физического лица, систематическое изучение законодательства и своевременное введение в действие обновлённых нормативных актов.

Роль кадровой службы

С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:

• отсутствие заключённого трудового договора, чем занимается кадровик;
• оформления договорных обязательств с нарушением действующих законодательных норм;
• заключения гражданско-правового договора вместо трудового с целью сокрытия платежей в бюджет и социальные фонды.

Функции специалиста по кадрам с введением штрафных санкций и внедрений в учёте кадровых нововведений требуют систематизации знаний и постоянного повышения уровня квалификации. Срок хранения документов по личному составу увеличился с 50 до 75 лет с 13.03.2016 года.

Начиная с 2018 года, краткий перечень кадровых нововведений, находящихся в компетенции кадровика, представлен в таблице:

Нормативный акт	Существо дополнений и изменений	Дата вступления
Постановление Правительства РФ №1080	Утверждение проверочных листов, используемых при проверках инспекцией труда, представляющих перечень вопросов по соблюдению трудового законодательства, что должен знать работник отдела кадров. На основании листов выводы о наличии или отсутствии нарушений инспектор будет делать самостоятельно	01.01.2018
Статья 40 ТК РФ	Заключение коллективного договора не только предприятиями в случае инициативы любой из сторон, но и индивидуальными предпринимателями (ИП)

Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadryi/dolzhnostnaya-instruktsiya-kadrovika/

Должностная инструкция (обязанности) специалиста по кадрам

Инспектор кадрового отдела – важный специалист в любой компании, имеющей довольно большой штат сотрудников. Все его права, обязанности и ответственность прописаны в должностной инструкции специалиста по кадрам. Подробнее об этом документе, и об основных должностных обязанностях такого специалиста вы можете узнать из следующей статьи.

Значение кадрового отдела

Большинство управляющих компаний до сих пор считают, что назначение кадрового отдела является узконаправленным, и связано оно лишь с делопроизводством. Однако это не правильно. Кадровая служба занимается управлением трудовыми ресурсами, поэтому кадровик является важным связующим звеном между нанимателем и сотрудником.

Структура должностной инструкции кадрового инспектора

Законодательство не установило обязательных требований, которым должна соответствовать должностная инструкция инспектора по кадрам. В связи с этим, достаточно, чтобы она соответствовала общим правилам, действующим по отношению к подобным документам.

В общем виде инструкция должна выглядеть следующим образом:

1. В правом верхнем углу прописывается дата, когда инструкция была утверждена, а также должность работника, утвердившего ее.
2. В первом разделе должностной инструкции кадровика прописывается общая информация: сведения о требованиях, которые предъявляются к кандидату на данную должность; список документов, которых должен знать специалист. Также, здесь определены принципы приема и увольнения сотрудника, и его замещения на период отсутствия.
3. Следующий раздел содержит сведения о должностных обязанностях и правах работника. Он может содержать как стандартные положения, предусматриваемые для всех работников данной должности, так и положения, связанные с особенностями работы конкретной организации.
4. Завершающим разделом должностной инструкции инспектора отдела кадров является раздел об ответственности сотрудника за невыполнение своих трудовых обязательств. Иногда, этот раздел отсутствует, поскольку вопросы об ответственности могут регулироваться соответствующими внутренними актами организации.

Основные должностные обязанности кадровика

К основным должностным обязанностям инспектора по кадрам относится следующее:

1. Контроль за своевременностью исполнения приказов начальника кадровой службы.
2. Учет персонала компании в соответствии с утвержденными первичными документами учета.
3. Учет и выдача служебных удостоверений.
4. Подготовка документов для квалификационных и аттестационных комиссий.
5. Контроль за соблюдением графика отпусков.
6. Ведение архивов личных дел.
7. Подготовка документации для получения пенсий.
8. Информирование сотрудников при приеме на работу о времени работы и дисциплинарных взысканиях.
9. Ведение записей в трудовых книжках о приеме на работу, увольнении, взысканиях и поощрениях.
10. Учет и составление очереди отпусков сотрудников.
11. Ведение информационных баз, в которых содержатся сведения о работниках компании.
12. Изучение причин увольнения сотрудников.
13. Контроль трудовой дисциплины и соблюдения принципов внутреннего трудового порядка в компании.
14. Учет нарушений трудовой дисциплины.
15. Выдача справок о рабочей деятельности сотрудников по запросам иных компаний.
16. Формирование и ведение личных дел персонала, внесение в них дополнений и изменений.

Источник: https://okbuh.ru/dolzhnostnye-instrukcii/spetsialista-po-kadram

Должностная инструкция специалиста по кадрам: обязанности и ответственность кадровика

Отдел кадров (ОК) — это структура в организации, отвечающая за управление персоналом. Обязанности менеджеров по персоналу закреплены должностной инструкцией специалиста по кадрам и включают в себя не только подбор сотрудников, но и правильное ведение документации.

Структура отдела и количество его сотрудников зависит от общей численности работников на предприятии и особенностей его деятельности. Как правило, в компаниях с численностью до 100 человек достаточно 1-2 работников, а от 100 до 500 человек — 3-4 менеджеров.

Если предприятие крупное (свыше 500 человек), то есть смысл создать целую службу, в которой будет задействовано 7—10 работников. В малых фирмах отдела кадров может и вовсе не быть — обязанности выполняют бухгалтера или директор компании.

Менеджер работает строго по должностной инструкции инспектора по кадрам , которая содержит его права и обязанности, а также предъявляемые требования. На должность кадровика принимается лицо с высшим образованием, но к стажу работы требования не предъявляются.

Кадровик должен знать:

• законодательство и методические материалы по управлению персоналом;
• нормы техники безопасности, охраны труда и противопожарной защиты;
• технику анализа персонала и как определять в нем потребность;
• правила проведения аттестации;
• правила делопроизводства и оформления трудоустройства;
• порядок ведения и хранения документации;
• правила использования справочника ЕТКС (единого тарифно-квалификационного справочника) .

В своей деятельности инспектор по кадрам руководствуется уставом организации, приказами и правилами внутреннего трудового распорядка.

Должностные обязанности

Должностные обязанности специалиста по кадрам закреплены рабочей инструкцией.

Так, кадровик обязан:

• комплектовать предприятие работниками нужных профессий;
• подбирать персонал и расставлять его по отделам;
• информировать руководителя и работников организации о свободных вакансиях;
• принимать участие в конкурсных и аттестационных комиссиях;
• анализировать выполнение работниками правил трудового распорядка;
• вести документацию, заполнять и хранить трудовые книжки;
• оформлять выходы на пенсии и в отпуска.

Повседневные обязанности кадровика регламентируются Положением Министерства труда от 21.08.1998.

Подбор персонала

Основной функцией инспектора является подбор персонала, прием и рассмотрение резюме. Как правило, поиск ведется путем размещения информации о свободных вакансиях в службе занятости населения и СМИ (средствах массовой информации). Менеджер по персоналу, применяя методики отбора, проводит тестирования и определяет пригодность претендента на должность.

Дополнительные функциональные обязанности

Кроме поиска работников, инспектор по кадрам занимается и другой работой.

Дополнительные обязанности кадровика могут включать:

• прогнозирование потребности в персонале, формирование трудового резерва;
• анализирование состава персонала по разным признакам (профессия, возраст, образование и другие);
• организация рационального учета работников и их движения;
• разработка мероприятий по переподготовке сотрудников и повышению квалификации;
• оценка комфортности условий труда для персонала.

Кроме того, кадровик может выполнять дополнительные поручения руководителя, например, составлять отчетность.

Воинский учет

Инспектор ведет учет военнообязанных лиц, трудоустроенных в его организации. При необходимости, он оформляет документы для постановки на учет или прохождения службы в армии и самостоятельно предоставляет их в военкомат.

Функциональные особенности должностей

Как правило, структура отдела кадров состоит из сотрудников, выполняющих определенную работу.

Инспектор

На должность инспектора принимаются лица со средним образованием, без предъявления требований к стажу.

Инспектор выполняет следующие задачи:

• документальное оформление операций (принятие, увольнение, перевод);
• подготовка и ведение личных дел работников;
• заполнение и хранение трудовых книжек;
• отслеживание и оформление очередных отпусков;
• обработка больничных листов;
• подготовка документов для выхода работника на пенсию или в декретный отпуск.

Обычно инспекторам поручают отслеживание «текучки» кадров и выявление ее причин.

Ведущий специалист

К ведущим специалистам относятся лица с достаточной профессиональной подготовкой, высшим образованием и опытом работы не менее одного года. Обязанности, возлагаемые на такого сотрудника, аналогичны обязанностям инспектора. Однако ведущий специалист по кадрам отличается тем, что может работать сверхурочно согласно трудовому законодательству.

Начальник отдела

Эту должность может занимать только лицо с высшим образованием, отработавшее в данной сфере не менее трех лет.

Начальник отдела по работе с персоналом занимается:

• разработкой положения о кадровой политике;
• оценкой потребности в работниках;
• управлением штатом согласно полномочий;
• организацией аттестации и анализом ее итогов;
• организацией процессов приема персонала, его увольнения и переводов;
• контролем за выполнением обязанностей;
• поощрением своих подчиненных.

Его кандидатура назначается руководителем компании, которому будущий начальник и будет подчиняться.

Делопроизводитель

Делопроизводитель занимается оформлением документации, поэтому должен знать:

• нормативные акты и положения по ведению делопроизводства на предприятии;
• основные положения и стандарты Единой государственной системы делопроизводства;
• структуру предприятия и его подразделений;
• правила использования вычислительного оборудования;
• правила внутреннего распорядка;
• нормы охраны труда;
• трудовое законодательство.

На должность делопроизводителя принимаются лица без высшего образования и стажа, но с подготовкой по установленной программе.

В обязанности делопроизводителя входит:

• прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции, а также ее учет;
• передача документов на исполнение от руководителя;
• отправка документации по адресатам;
• подготовка документов к отправке в архив.

Делопроизводитель обязан обеспечивать сохранность всех документов, с которыми ему приходиться работать.

Права

Инспектор имеет право запросить у работника информацию и документацию, необходимую для выполнения своих обязанностей.

Начальник отдела может требовать от руководителя обеспечения технических условий, необходимых для исполнения обязанностей отдела.

Начальник может предлагать руководству решения:

• по совершенствованию работы с персоналом;
• по привлечению лиц, нарушивших трудовой распорядок, к дисциплинарной и материальной ответственности.

Также он может дополнительно просить руководителя о поощрении своих отличившихся работников.

Ответственность

Кадровик, как и любой другой работник, несет разного рода ответственность.

Инспектор несет ответственность:

• за причинение материального ущерба организации;
• за правонарушение в пределах своей деятельности;
• за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

Любая ответственность закрепляется определенными документами, с которыми работника знакомят при трудоустройстве.

Образец должностной инструкции

В каждой организации должностные инструкции могут отличаться по содержанию. Однако процесс оформления у всех одинаков. Внешне типовая инструкция выглядит следующим образом.

Правила ознакомления с документом

При вступлении в должность новому работнику необходимо ознакомиться с должностной инструкцией. Согласно ч. 3 ст. 68 Трудового Кодекса РФ специалист должен прочитать ее и поставить свою подпись.

Кроме того, инспектору дают на ознакомление и другие документы:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• нормативные акты, связанные с его трудовой деятельностью;
• положение по охране труда;
• положение о защите персональных данных и коммерческой тайне;
• правила делопроизводства;
• иные документы по кадровому учету.

Ознакомиться с ними новый работник должен в момент оформления трудового договора.

Требования к кадровику

При приеме на работу претенденту необходимо уметь ориентироваться в нормах трудового законодательства, правилах кадровой системы и во внутренней документации предприятия. Кроме того, он должен уметь подготавливать документы и вести книги по трудоустройству.

Какими компетенциями должен обладать

Кроме вышеназванных основ, инспектор должен уметь выполнять и другую работу, специфика которой определяется на предприятии.

При поступлении на работу работник ОК должен знать:

• методические рекомендации по управлению персоналом;
• основные принципы психологии и социологии;
• правила использования вычислительной техники;
• методы анализа и оценки персонала;
• правила проведения квалификационных испытаний;
• источники привлечения работников.

На каждом предприятии могут быть свои обязанности кадровика, зависящие от специализации организации, численности работников и многих других факторов.

Профстандарт

Кадровые служащие попадают под нормативы, утвержденные документом № 691-н от 06.10.2015. Профстандарт специалиста по кадрам содержит необходимые требования к умениям менеджера по работе с персоналом и его обязанности на рабочем месте.

Особенности профессии

В первую очередь, следует сказать, что работа в отделе кадров является монотонной. Кроме того, могут случаться конфликтные ситуации с работниками на фоне оформления документов или требований предоставить необходимые данные.

Тут полезным будет знание основ психологии и умение общаться с людьми, чтобы подробно им объяснить тонкости трудового законодательства, правила ухода на пенсию или в декрет. Кроме того, кадровику приходится взаимодействовать с другими отделами.

Например, с бухгалтерией по решению оплаты труда работников или с юридическим отделом для получения правовой поддержки. В целом, работа требует усидчивости и внимательности, поскольку даже малейшие ошибки могут создать проблемы трудовых споров на предприятии.

В видео известный карьерный консультант Алена Владимирская рассказывает, каким должен быть специалист по персоналу.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону:

+7 (499) 653-60-72 доб 583 (Москва) +7 (812) 426-14-07 доб 406 (Санкт-Петербург)

8 (800) 500-27-29 доб 255 (По России)

Источник: https://potrebiteli.guru/trudovoe-pravo/instruktsiya-spetsialista.html

Должностные инструкции сотрудников отдела кадров

Должностная инструкция работника отдела кадров, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда РФ от 9.02.2004 № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» состоит из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

• Должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:
• · руководство работой отдела;
• · обеспечение выполнения работ;
• · разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;
• · обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;
• · проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;
• · обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;
• · создание условий для повышения квалификации персонала;
• · контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;
• · внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;
• · обеспечение составления уставной отчетности.
• Начальник отдела кадров должен знать:
• · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;
• · основы экономики, организации труда и управления;
• · нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;
• · правила внутреннего трудового распорядка;
• · правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

В бюджетных организациях существуют требования к квалификации для установления заработной платы. Например, наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.

Как правило в штатном расписание отдела кадров есть следующие должности: начальник отдела кадров; инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам и другие.

Структура и формы кадровой службы

1. Организационные формы кадровой службы могут быть следующими:
2. · управление кадров;
3. · управление персоналом;
4. · отдел кадров;
5. · отдел персонала;
6. · кадровый центр.

7. Делопроизводство в кадровой службе может вести один человек — инспектор (менеджер) по кадрам или секретарь руководителя.
8. При выборе организационной формы кадровой службы руководитель должен понимать, что его решение определяется штатной численностью организации.

9. В зависимости от числа сотрудников организации можно условно разделить на три категории:
10. 1) Крупные, когда в организации работает несколько сотен (тысяч) сотрудников;
11. 2) Средние, когда состав работающих не превышает трехсот человек;
12. 3) Небольшие, состоящие из нескольких сотрудников.

В крупных организациях, особенно в тех, которые имеют дочерние организации в регионах России, рекомендуется создавать управление кадров, управление персоналом, а средних — отделы кадров.

В небольших организациях работа с документацией по личному составу может быть возложена на инспекторов (менеджеров) по кадрам или на секретарей руководителя. В этом случае выполнение этой функции должно быть отражено в должностной инструкции инспектора или секретаря.

• Структура кадровой службы и ее штатная численность зависят от ряда факторов, основными из которых являются:
• * отраслевая принадлежность предприятия;
• * место предприятия в экономике (мировой уровень, государственный, региональный, местный);
• * уровень централизации управления;
• * тип предприятия (локальная компания, холдинг);
• * определяющие экономические показатели;
• * количество работников предприятия;
• * концепция управления персоналом;
• * кадровая политика (приоритеты, стратегия, тактика);
• * состояние регионального рынка труда;
• * наличие региональной образовательной инфраструктуры;
• * пол и возраст работников;
• * технологические особенности производства;
• * уровень профессиональной подготовки специалистов службы персонала.
• В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
• · самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
• · выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
• · выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.
• В небольших компаниях (до 100 человек) достаточно двух сотрудников службы персонала, в организациях средних размеров (до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов, в более крупных компаниях (свыше 1500 человек) от семи до десяти сотрудников службы персонала.

Рисунок 1- Структура кадровой службы предприятия

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

1. Из кадровой службы в подразделения направляются:
2. 1) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
3. 2) копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
4. 3) копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
5. 4) сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

• Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:
• · требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
• · принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
• · взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
• · требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
• Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Нормирование труда работников кадровой службы

1. Работникам кадровых служб, как и работникам других структурных подразделений организации, ТК РФ гарантирует:
2. · государственное содействие системной организации нормирования труда;
3. · применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учётом мнения выборного профсоюзного органа или устанавливаемых в коллективном договоре.

Нормирование труда (нормы труда) — это нормы выработки, времени, обслуживания. Они устанавливаются для работников в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологий, организации производства и труда. Работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки. В ТК РФ (ст.

159, 160, 163) определено, что относится к таким условиям:

• · исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;
• · своевременное обеспечение технической и и иной необходимой для работы документацией;
• · надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;
• · условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства.
• Нормы выработки для каждого сотрудника кадровой службы, в соответствии с его должностными обязанностями, а также численный состав сотрудников кадровой службы можно рассчитать, используя «Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров».

В этой главе мы выяснили, что основы деятельности кадровой службы заключается в организованной работе сотрудников предприятия и в том числе сотрудников кадровой службы. Обозначили функции, за которые отвечает служба персонала и взаимоотношения с другими подразделениями в организации. Так же мы ознакомились с иерархией в кадровой службе.

Источник: https://studbooks.net/1477573/menedzhment/dolzhnostnye_instruktsii_sotrudnikov_otdela_kadrov

Должностная инструкция инспектора по кадрам

• Должностная инструкция инспектора по кадрам: общие положения
• Порядок оформления должностной инструкции инспектора отдела кадров
• Функции инспектора по кадрам
• Должностные обязанности
• Права инспектора по кадрам
• Ответственность инспектора по кадрам
• Образец должностной инструкции инспектора по кадрам

Должностная инструкция инспектора по кадрам: общие положения 

Инспектор отдела кадров (инспектор по кадрам) является специалистом, который организует ведение и учет кадровой документации в организации.

В штатном расписании может и не быть должности инспектора по кадрам, однако такие работники, как специалист по персоналу, специалист по документационному обеспечению персонала и др.

, могут осуществлять его функции и фактически являться инспекторами.

Предусмотреть все должностные обязанности инспектора отдела кадров в трудовом договоре довольно затруднительно. Для этого работодателями оформляется отдельный локальный документ — должностная инструкция (далее — ДИ) инспектора по кадрам.

Вместе с тем наличие в организации ДИ инспектора по кадрам способствует:

• пропорциональному разделению функций работников;
• фиксированию пределов служебных полномочий;
• повышению личной ответственности работника за итоги его служебной деятельности;
• упрощению привлечения к ответственности в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения работником своих обязанностей;
• возможности работодателя отказать в приеме на работу при отсутствии у кандидата необходимых квалификационных требований. 

Порядок оформления должностной инструкции инспектора отдела кадров 

ДИ подготавливается для каждой штатной единицы и утверждается руководителем организации. Она имеет обезличенный характер и в отношении конкретного сотрудника подписывается при приеме его на работу и передается ему на руки.

При подготовке проекта инструкции следует учитывать положения следующих документов:

• Трудового кодекса РФ;
• Единого классификационного справочника;
• Единого тарифно-классификационного справочника;
• профстандартов, особенно «Специалист по управлению персоналом», утв. приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
• локальных документов организации;
• коллективного договора и др. 

Подробнее о том, как использовать профстандарты в области кадрового делопроизводства, рассказывается в статье «Порядок применения профстандартов для кадровиков с 2017 года».

Как заполнить должностную инструкцию на основании профстандарта, читайте в статье «Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту». 

Функции инспектора по кадрам

Инспектор по кадрам осуществляет следующие основные функции:

• оформляет прием сотрудников на работу;
• занимается переводами и увольнениями;
• оформляет отпуск;
• занимается больничными листами;
• осуществляет учет и хранение документов по кадровому составу;
• готовит отчетность;
• разрабатывает и ведет штатное расписание и т. д.

Важно! Если инспектор по кадрам в организации один, то на него дополнительно возлагаются функции начальника отдела кадров.

Например:

• контроль за трудовой дисциплиной;
• ходатайство перед генеральным директором о поощрении или наказании сотрудников;
• разработка локальных актов;
• представление своих предложений об улучшении кадровой работы;
• подбор кадров и их переподготовка и пр.

Должностные обязанности

Должностные обязанности инспектора по кадрам вытекают из его трудовых функций. Поэтому если инспектор работает в составе отдела, он обязан:

• вести учет личного состава предприятия;
• оформлять кадровые документы в соответствии с трудовым законодательством и локальными актами организации;
• формировать и вести личные дела сотрудников, своевременно вносить в них изменения;
• готовить документы для представления сотрудников к награждениям и поощрениям;
• готовить документы о привлечении сотрудников к ответственности;
• заполнять и хранить трудовые книжки сотрудников;
• вести учет предоставления отпусков сотрудникам, составлять график отпусков и контролировать его соблюдение;
• готовить документы, срок текущего хранения которых истек к передаче в архив;
• осуществлять подбор кадров;
• заключать договоры на оказание услуг по переподготовке сотрудников, повышение их квалификации.

Обратите внимание! Эти обязанности могут быть разделены между несколькими инспекторами по кадрам, тогда каждый из них будет выполнять только часть перечисленных обязанностей.    

Права инспектора по кадрам

К основным правам инспектора по кадрам, как правило, относят право:

• знакомиться с решениями начальства, касающимися его деятельности;
• требовать представления сведений и документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей;
• выступать с инициативой по улучшению кадровой деятельности;
• участвовать в обсуждении и принятии решения по работе отдела кадров.

Обратите внимание! Если инспектор кадров на предприятии один, то его права расширяются за счет тех. которыми обладает начальник отдела кадров.

Инспектор по кадрам в единственном числе имеет право:

• выносить на рассмотрение директора предложения о наказании и поощрении сотрудников;
• выдвигать предложения по улучшению кадровой работы;
• предлагать выдвигать проекты обучения персонала и пр.   

Ответственность инспектора по кадрам

За невыполнение своих должностных обязанностей либо их некачественно выполнение инспектор по кадрам может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

О процедуре читайте в нашей статье «Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности».

Важно! Должность инспектора по кадрам не включена в перечень, утв. положением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85, поэтому с ним не может быть оформлен договор о полной материальной ответственности.

К полной материальной ответственности он может быть привлечен в случае:

• умышленного причинения ущерба;
• причинения ущерба в состоянии алкогольного, токсического и другого опьянения;
• причинения ущерба в результате совершения преступления или административного правонарушения и в других случаях, указанных в ст. 243 ТК РФ.

За совершение правонарушения инспектор по кадрам может быть привлечен к уголовной или административной ответственности.

Образец должностной инструкции инспектора по кадрам

ДИ инспектора отдела кадров состоит из следующих разделов:

1. Общие сведения, такие как:
   • название должности с указанием структурного подразделения;
   • указание, кому сотрудник подчиняется.
2. Квалификационные требования, включая уровень образования, навыков и опыта, соответствующий профстандарту «Специалист по управлению персоналом», а также перечень документов, знание которых требуется для корректного осуществления сотрудником его должностных прав и обязанностей.
3. Ссылка на наименование и реквизиты профстандарта, в соответствии с которым составляется ДИ.
4. Функции, выполняемые инспектором по кадрам.
5. Трудовые обязанности.
6. Права инспектора, которые позволяют ему эффективно реализовывать предоставленные полномочия.
7. Ответственность, к которой могут привлечь в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения сотрудником его функций. 

1. Образец ДИ инспектора отдела кадров можно скачать по ссылке: Должностная инструкция инспектора по кадрам (образец). 
2. ***
3. Итак, должностная инструкция инспектора по кадрам состоит, как правило, из нескольких разделов, включающих общие сведения о должности и требованиях к кандидату на должность инспектора, блоки о должностных обязанностях, правах и ответственности работника.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/dolzhnostnye_instrukcii/dolzhnostnaya_instrukciya_inspektora_po_kadram/