Исполнительская дисциплина в организации – определение, контроль

Февраль – время подводить итоги по выполнению задач за прошлый год. Вопросы контроля исполнения заданий и исполнительской дисциплины выходят на первый план. Для чего нужен контроль и как его вести на протяжении года, расскажем в статье.

Почему исполнительская дисциплина анализируется в феврале

Проанализировать исполнение заданий в организации за прошедший год получится не раньше февраля. Годовая справка об исполнительской дисциплине в организации готовится в первые дни февраля по двум причинам:

1. Большинство заданий по документам имеют типовой срок исполнения – 30 календарных дней. Если задание дано 30 декабря, то исполнено оно должно быть до 30 января включительно. В 2018 году последним рабочим днем было 29 декабря (29 января 2019 года – крайний типовой срок исполнения заданий по документам). В 2019 году 30 и 31 декабря уже будут рабочими, следовательно, сроки выполнения заданий сдвинутся на последние дни января.
2. Нельзя не учитывать человеческий фактор и очень распространенную привычку откладывать дела до последнего. Вряд ли среди исполнителей не найдется того, кто отправит свои отчеты 29 января, хотя для этого у него был целый месяц.

Таким образом, если срок исполнения задания – 29 января, то мы должны ждать до этого дня. Если отчета о выполнении нет и 30 января, только тогда можно учитывать задание как неисполненное.

Что такое контроль исполнения заданий и исполнительская дисциплина

Ежедневно руководитель ставит перед своими подчиненными задачи. Разумеется, они должны быть исполнены. Но так получается не всегда. Поэтому существует контроль исполнения заданий.

Извлечение из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

88. контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Работник, ответственный за контроль исполнения документов, всегда знает о состоянии исполнительской дисциплины в организации – соотношение количества поставленных задач количеству выполненных. В идеале баланс должен быть 1:1.

Если никакой системы мотивации «со знаком плюс» нет, то контроль исполнительской дисциплины служит менее приятной цели – распределить наказания за невыполнение задач (дисциплинарные взыскания, выплаты премий не в полном объеме). Если и наказаний не предусмотрено, то контроль теряет смысл.

Например, директор в курсе – из 10 его поручений выполнена только половина, но что с того, если не приняты никакие меры?

Кто контролирует

Ответственный за контроль исполнения документов обычно назначается из работников службы делопроизводства. Например, руководитель службы или один из ее работников, в небольших организациях – помощник руководителя.

Ответственный назначается приказом по основной деятельности (Пример 1), а в должностную инструкцию вносятся соответствующие дополнения (Пример 2).

Что ставится на контроль

Если организация использует систему электронного документооборота (СЭД), то на контроль автоматически попадают все задания, поставленные в ней. Ежедневные и годовые справки формируются тоже автоматически (подробные). Ответственному за контроль остается сформировать отчет и «выгрузить» его из программы.

В отсутствие СЭД есть варианты:

• организация может ставить на контроль все задачи. С одной стороны, это упрощает процесс: не нужно принимать решение относительно каждого задания, контролировать его исполнение или нет. С другой стороны, объем работы значительно увеличивается. То, что СЭД делает автоматически, ответственный вынужден делать вручную;
• организация определяет задания, которые ставятся на контроль. Составляется перечень респондентов, исполнение писем от которых контролируется; тем внутренней и внешней переписки; видов документов. Перечень закрепляется в инструкции по делопроизводству (Пример 3). Обратите внимание на п. 5.8.27 в Примере 3: он дает право организации ставить на контроль любое поручение, если директор считает это необходимым.

Типы заданий, исполнение которых контролируется

Письменные

Таких поручений большинство. Они делятся на типы по видам документов:

• задания по входящим письмам;
• задания по внутренней переписке (служебные, докладные записки);
• задания по приказам по основной деятельности;
• задания по протоколам совещаний;
• задания по согласованию проектов документов.

Задания по входящим письмам и внутренней переписке излагаются в резолюции. Это реквизит документа, который должен содержать фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции[1].

Руководители могут не указывать содержание задачи, срок и даже фамилию исполнителя (в зависимости от ситуации). Секретарь, который ставит задачу на исполнение, должен понимать, что:

• если директор не указал срок исполнения, то используется типовой срок, установленный в инструкции по делопроизводству;
• если директор не указал содержание задачи, то письмо (записка) типовое (ая), и исполнитель сам должен понять, что ему делать;
• если директор не указал исполнителя, то письмо (записка) типовое (ая), и секретарь сам должен понять, кому направлять задание, а исполнитель – что этот вопрос в рамках его обязанностей.

Последний вариант выходит за рамки нормы, но встречается часто.

В приказах и протоколах поручение, срок и исполнитель указываются в тексте документа (Примеры 4, 5 соответственно).

Задания по согласованию проектов документов отличаются сроками исполнения. Для них не требуется резолюций и проговаривания в приказах или протоколах.

Состав согласующих лиц для каждого вида документов зафиксирован в инструкции по делопроизводству, положении о договорной работе и т.д.

Если должностному лицу поступает проект документа с пометкой «К согласованию», то он, выполняя требования ЛНА, должен выполнить эту задачу без дополнительных указаний.

Устные

Многие руководители с помощью секретаря ставят на контроль и свои устные поручения. Это сложнее, чем контроль письменных заданий:

• устное поручение нужно «поймать» и корректно изложить в задании;
• устное поручение не имеет типовых сроков исполнения;
• отчет о выполнении устного поручения исполнитель тоже может дать устно, на личном приеме у директора или по телефону, а секретарю об этом не скажет.

Чтобы при контроле исполнения устных поручений не возникало проблем, секретарь может:

• договориться с директором, что если устное поручение ставится на контроль, то директор уведомляет об этом секретаря, проговаривая и исполнителя, и срок;
• предложить директору превратить устное поручение в письменное: создать приказ по основной деятельности или краткий протокол совещания. Тогда устное поручение станет обычным заданием по документу, контролировать которое намного легче;
• если поручение все-таки осталось устным, секретарь напоминает исполнителю о необходимости представления отчета об исполнении не только директору, но и контролеру – секретарю.

Секретарь уведомляет исполнителя о постановке задания или по СЭД, или по электронной почте, то есть в любом случае задание излагается письменно и фиксируется дата его направления исполнителю.

Сроки исполнения заданий

Сроки исполнения каждого из типов заданий должны быть установлены в инструкции по делопроизводству организации. Источником сроков могут служить Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[2] (пп. 4.6, 6.6), а также отраслевые нормативные правовые акты.

Особое внимание следует уделить срокам исполнения обращений граждан.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2019/kontrol_ispolneniya/

Исполнительская дисциплина как ключевой показатель эффективности

Исполнительская дисциплина — один из важнейших показателей, обеспечивающих эффективность деятельности предприятия. Она может являться одним из ключевых показателей эффективности. В этом случае в повышении исполнительской дисциплины будут напрямую заинтересованы не только руководители, но и сами работники предприятия.

Этот термин связан исключительно с трудовыми взаимоотношениями наемного работника и работодателя.

Исполнительская дисциплина — это то, насколько работник четко и своевременно исполняет документы, выполняет приказы, распоряжения, письменные и устные указания, принимаемые теми руководителями, в подчинении которых он находится. Иерархия подчиненности сотрудника устанавливается его должностной инструкцией или условиями трудового договора.

Исполнительская дисциплина или исполнительная дисциплина

На практике часто возникает вопрос: исполнительная или исполнительская дисциплина, как правильно писать, какую формулировку использовать. В этом случае следует обратиться к толковому словарю русского языка. В нем термин «исполнительский» отнесен к области творческой — исполнению художественных произведений. Этот термин применяется, когда речь идет об исполнительском стиле, культуре, составе, мастерстве.

В то же время, «исполнительный» имеет отношение:

1. к человеку или органу, исполняющему решения, осуществляющему на практике управленческие функции: исполнительная власть, исполнительный секретарь;
2. к человеку, хорошо выполняющему свои обязанности, говорят: исполнительный работник, сотрудник, лаборант.

«Исполнительский» является прилагательным, которое используется, как правило, с неодушевленными существительными. Поэтому ответ на вопрос «дисциплина исполнительская или исполнительная» однозначен — конечно, исполнительская дисциплина.

И это понятно, если рассматривать отношение к работе, исполнению своих должностных обязанностей. В этом плане внутренняя дисциплина работника проявляется также, как творческое отношение и является неосознанной внутренней необходимостью, личностной характеристикой.

Но в то же время, эту потребность можно развивать и управлять ею.

При этом исполнительская дисциплина в организации может характеризовать как отдельных сотрудников, так и целые рабочие группы и коллективы.

Влияние, которое оказывает исполнительская дисциплина в организации на эффективность работы всего предприятия

Любое предприятие, независимо от сферы его деятельности, формы собственности и величины штата, состоит из подразделений, каждое из которых выполняет определенную функцию. Подразделения, в свою очередь, состоят из сотрудников, функционал которых определяется должностными инструкциями или трудовым договором.

От того, насколько добросовестно сотрудники исполняют документы, выполняют свои трудовые обязанности, зависит работа всего подразделения и, соответственно, эффективная работа предприятия в целом.

Исполнительской дисциплиной в организации определяется то, насколько эффективно и своевременно каждый работник и отдельные рабочие коллективы выполняют свои обязанности, а также оперативные управленческие распоряжения.

Именно исполнительская дисциплина обеспечивает своевременное и качественное выполнение элементарных задач, из которых, в свою очередь, формируются более крупные программы и проекты. Срыв исполнения какой-то из задач может остаться незамеченным в текущем периоде, но впоследствии может привести к значительным финансовым потерям и срыву выполнения всего проекта.

Низкая исполнительская дисциплина может проявиться в виде финансовых санкций за срыв договорных обязательства, а также в виде потерь из-за упущенных финансовых возможностей.

Поэтому на предприятии должно осуществляться управление и контроль исполнительской дисциплины, что позволит обеспечить выполнение всех намеченных планов, тактических и стратегических задач, поставленных руководством предприятия.

Как организовать контроль и управление исполнительской дисциплиной

Как осуществляется управление исполнительской дисциплиной

Исполнительская дисциплина — критерий, который вполне поддается управлению и может быть повышен. С этой целью, например, можно:

Уже на этапе подбора кандидатов учитывать и опыт работы, личную эффективность и личностные качества соискателей, определять, насколько ответственно они относятся к работе;

Установить в организации единые требования и единый дисциплинарный порядок, действующий в отношении всех сотрудников. Его нарушение должно наказываться.

Повышать уровень профессионального мастерства и квалификации сотрудников, поскольку исполнительская дисциплина находится от этих показателей в прямой зависимости;

Внедрить в организации эффективную систему поощрения сотрудников, мотивируя их на повышение индивидуальной и коллективной исполнительской дисциплины.

Как организовать контроль исполнительской дисциплины

Хоть исполнительская дисциплина в большей степени характеризует целеустремленность и отношение работника к выполнению поставленной перед ним задачи, она вполне поддается оценке по таким критериям, как:

• качество выполняемой работы;
• оперативность выполнения поручений;
• своевременность;
• результативность.

Получить количественную оценку этого показателя можно, применяя коэффициент исполнительской дисциплины. В простейшем виде он рассчитывается как соотношение количества задач, выполненных работником, к тому числу задач, которые были поставлены перед ним в расчетном периоде. При этом очень важно, чтобы поставленные задачи четко были поняты работником и правильно учтены работодателем.

При постановке задачи исполнителю удобнее всего использовать, так называемый, формат SMART.

Справка

При его применении каждая задача, даваемая работнику, как минимум, будет:

1. иметь корректное название, начинающееся с глагола совершенного вида (подготовить, разработать, составить и пр.

   );

2. конкретной и в максимальной степени понятной;
3. поддающейся количественной оценке;
4. достижимой;
5. иметь конкретный срок исполнения.

Контроль исполнительской дисциплины должен быть систематическим.

Организовать его вполне возможно, установив требования, некоторые из которых являются обязательными, а некоторые — только желательными. Перечень таких требований приведен в таблице.

Обязательные требования	Желательные требования
Стоящие перед сотрудником задачи должны документироваться с помощью электронных таблиц	Все задачи, получаемые сотрудником в зависимости от подчиненности, должны быть согласованы с непосредственным руководителем
Постановка каждой задачи должна осуществляться в формате  SMART	О том, что поставлена новая задача, сотрудник должен быть оперативно извещен
Использование системы напоминаний о сроках выполнения задач и оповещений об их переносе	Нужна удобная форма визуализации стоящих перед работником задач с учетом срока, важности и пр.
Применение системы проверки выполнения поставленных задач, их приемки руководителями	Реализация интерактивной работы с заданиями, возможность запросов дополнительной информации, оповещения о переносе сроков выполнения и пр.
Разработка алгоритма, позволяющего определить степень выполнения каждой задачи, поставленной сотрудником

Если эти требования будут выполнены, проверка трудовой и исполнительской дисциплины будет осуществляться на любом этапе выполнения каждой задачи. У руководства предприятия появится возможность своевременного принятия управленческих решений, позволяющих полностью исключить ошибки, обусловленные несоблюдением трудовой и исполнительской дисциплины.

Кроме того, такой контроль исполнительской дисциплины с получением показателей степени выполнения заданий, его своевременности и качества может быть установлен как один из показателей  KPI.

Таким образом работодатель сможет получить объективную оценку работы каждого  сотрудника, его трудовой и исполнительской дисциплины.

В зависимость от этой оценки может быть поставлена переменная доля оплаты труда, то есть к этой величине могут быть привязаны премии и надбавки.

Основная причина низкой исполнительской дисциплины в организации

С целью повышения трудовая и исполнительская дисциплина руководство может принимать любые меры и управленческие решения. Так, например, на предприятии даже может быть издан специальный распорядительный документ. 

Но при этом само по себе издание такого приказа не является гарантией повышения исполнительской дисциплины и изменения отношения работников к выполнению своих трудовых обязанностей.

Одной из основных причин снижения ответственности сотрудников является низкая исполнительская дисциплина топ менеджеров. Руководители всех уровней также должны сознавать свою ответственность и являться примером добросовестного отношения к порученному делу. Только в этом случае управление исполнительской дисциплиной будет действительно эффективным и даст желаемый результат.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211183-ispolnitelskaya-distsiplina-pokazatel-effektivnosti-17-m12

Управление исполнительской дисциплиной

Когда в организации работают всего несколько человек, то вопросов об исполнительской дисциплине сотрудников не возникает. Начальник сказал — подчиненный сделал и сразу же отчитался.

Однако с развитием бизнеса, организации начинаются укрупняться, появляются отделы и департаменты, новые направления, открываются офисы в других городах.

В этом случае руководитель начинает сталкиваться с проблемой исполнительской дисциплины сотрудников.

Исполнительская дисциплина — это прежде всего выполнение сотрудниками приказов, распоряжений, решений, указаний, принятых на вышестоящем уровне управления. По уровню исполнения можно судить о зрелости организации.

Руководитель формирует поручение сотруднику с четкой постановкой цели и критерия, по которым будет выполнено и оценено задание. Затем определяются сроки, необходимые исполнителю для реализации поручения и уровень важности, срочности по сравнению с текущей работой.

• Чтобы поручение был исполнено в срок и с должным уровнем качества, оно должно быть понятным для непосредственного исполнителя. Рекомендуется использование SMART принципов (конкретное, измеримое, достижимое, уместное, согласованное по времени) постановки задачи.
• Однако, недостаточно дать поручение сотруднику, потому что руководителю необходимо знать, как продвигается решение вопроса, а исполнителю нужно не забыть о промежуточных отчетах о проделанной работе.

Можно выделить ряд проблем возникающих перед руководителем:

• несоблюдение сроков выполнения поставленных задач;
• низкое качество исполнения;
• невыполнение в связи с «забывчивостью» сотрудников.

• Для организации, низкая исполнительская дисциплина сотрудников, будет выражаться в размерах штрафов, уплаты неустоек из-за срывов поставок по договорам, просроченных обязательствах, а также упущенных возможностях и затраченных человеческих ресурсах руководителей.
• В этом случае, выходом может стать внедрение эффективной системы контроля исполнения поручений.
• Применение автоматизированной системы контроля позволит:

• учитывать поручения и задачи;
• контролировать сроки исполнения договоров, приказов, протоколов совещаний и пр.;
• улучшить качество выполнения задач;
• оперативно отслеживать ход исполнения поручений;
• обеспечить коллективную скоординированную работу коллектива;
• получать автоматически сформированные отчеты об исполнительской дисциплине сотрудников.

Чтобы система начала работать сразу же после внедрения, надо убедить сотрудников в ее необходимости. Когда в организации появляется что-то новое, то, несмотря на необходимость, встречается с сопротивлением. Руководитель должен проявить настойчивость в применении системы, на первых этапах поощрять сотрудников в ее использовании.

Источник: ИА Клерк.ру

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/upravlenie-ispolnitelskoy-disciplinoy

Нарушения дисциплины и системы контроля

Сегодня каждая крупная, с многомиллионным оборотом средств, компания заинтересована в максимально продуктивной и полноценной работе своего персонала. В таких компаниях существует приличный штат сотрудников, вклад которых довольно проблематично отследить и регулировать без четко организованной системы контроля за рабочей дисциплиной.

Именно в таких ситуациях руководитель часто сталкивается с пренебрежением сотрудниками своими прямыми обязанностями и фактом отвлечения на свои личные интересы во время рабочего дня.

А ведь это уменьшает продуктивность рабочего процесса, снижает производительность труда, что не может не волновать здравомыслящего руководителя организации.

Именно это и происходит в организациях, когда работники не подвержены контролю за своей деятельностью на рабочем месте со стороны отдела кадров или непосредственного начальника.

Что уж говорить о тех сотрудниках, которые имеют еще и доступ во всемирную сеть Интернет — их коэффициент полезного действия на работе становится все ближе к нулю, а заработную плату работодатель должен платить все в том же размере. А это несет ущерб, день за днем, деятельности фирмы, корпорации.

Меры по поддержанию дисциплины труда персонала

Для поддержания порядка на предприятии необходимо вводить определенные правила внутреннего распорядка, действенную систему контроля и учета рабочего времени, нормы поведения и корпоративной этики, что в свою очередь поможет дисциплинировать работников и повысить эффективность труда на предприятии. Можно даже составить дисциплинарный кодекс вашей организации (положение о дисциплине или устав компании). Благодаря такому документу ваши сотрудники будут ознакомлены с правилами поведения на рабочем месте, техникой безопасности, со своими нормами труда и правилами работы вашего предприятия в целом. Такой документ иметь не обязательно, как и закрепленную на бумаге кадровую политику компании, а вот должностные инструкции для каждой штатной единицы — это обязательная документация.

Руководитель, ознакомив своих сотрудников с основными положениями о рабочей дисциплине, должен четко дать понять, что он будет принимать решительные меры для поддержания дисциплины. За проступки работники будут нести дисциплинарную ответственность, а уровень ответственности и степень наказания будет напрямую зависеть от совершенного деяния.

Поэтому руководитель должен поручить кадровому отделу объяснить подчиненным, какие могут быть взыскания, в каких случаях и каким образом они будут применяться. Следует отметить, что вы можете не только наказывать своих сотрудников за проступки, но и поощрять их за продуктивную работу.

Виды поощрения — это благодарность, премия, грамота, подарок или звание лучшего в своей профессии в данной организации.

Но несмотря на все меры контроля, работодателям приходится все время сталкиваться с нарушениями трудовой дисциплины. Условно нарушения трудовой дисциплины можно разделить на две группы – незначительные и серьезные нарушения. Степень наказания будет зависеть от вида проступка соответственно.

Что мы понимаем под понятием «незначительные проступки»? Это единичный прогул, опоздание на работу, некачественно выполненное задание.

Серьезные нарушения – это уже нанесение умышленного ущерба для предприятия или организации, отказ выполнять возложенные обязанности без уважительной причины, кража личных вещей или же имущества предприятия, обман, нарушение сохранности конфиденциальной информации и т.д.

Дисциплинарные проступки и наказания работников

Свой список дисциплинарных проступков руководитель может составить самостоятельно, исходя из особенностей работы предприятия и критериев, важных для поддержания рабочей дисциплины в конкретном коллективе. До применения взыскания кадровик должен затребовать у сотрудника объяснение в письменном виде.

Здесь желательно, чтобы отдел кадров сумел провести свое собственное расследование, выслушать сотрудника, учесть доказательства совершения правонарушения. Если же подчиненный не желает писать письменное объяснение, то необходимо составить акт об этом.

Российское трудовое право не предусматривает дополнительного дисциплинарного наказания за отказ писать объяснительную, даже если руководитель официально распорядился об этом.

Если же нарушение дисциплины труда был незначительным и руководитель сделал устный выговор, то нужно предупредить работника, что в следующий раз наказание будет более серьезным.

Если же сотруднику недостаточно проведенной беседы, или беседа не дала никаких положительных результатов, то можно применить такие взыскания, как выговор, замечание или даже дисциплинарное увольнение по статье трудового кодекса.

В течение трех дней со дня издания приказа работник должен быть с ним ознакомлен. Если он отказывается подписать приказ, то руководитель составляет акт. Обжаловать же приказ можно только в законодательном порядке.

Нормирование времени работы и отдыха сотрудников

В деле контроля персонала обязательно встает вопрос об эффективном использовании рабочего времени и производительности труда. Время на отдых предоставляется работнику для поддержания его трудоспособности, и его контроль тоже важен, иначе сотрудники могут уставать, только придя на свое рабочее место.

На отдых обычно отводят 4-5 процентов от рабочего времени, не включая обеденный перерыв. Этот процент касается нормальных условий труда, когда работник сидит и ему удобно (офисные работники, дегустаторы, к примеру).

В некоторых случаях (например, для несовершеннолетнего персонала и беременных женщин, матерей с детьми) рабочий день укорачивается в обязательном порядке.

Для нормальных условий труда, но в положении стоя, с поднятыми руками (у станков, покраска автомобилей, крепление деталей), время на отдых будет составлять уже 10 процентов от рабочего времени, исчисляемому в соответствии с нормами труда на этом участке.

Ну, а в особо тяжелых и вредных профессиях и на сложных участках работы время на отдых составляет 12-13% от рабочего времени. Грузчикам при работе с грузом отводят даже 21%, а без груза — 13%.

Нормируя рабочее время, кадровику важно понимать, что трудовая дисциплина неизменно будет нарушаться, если контролирующая система отсутствует как класс.

Резюме: учитывая рациональное использование системы наказаний и поощрений, верного расчета времени труда отдыха, контроля работы персонала, соблюдения норм и правил внутреннего распорядка можно значительно повысить эффективность труда на своем предприятии. Ведь производительность труда – это не что иное, как мера его полезности.

Источник: http://www.personalkadry.management/rabochaya-disciplina-kontroljob-trudovoy-disciplinoy-narusheniya-controldiscipline.html

Контроль исполнительской дисциплины

Исполнительская дисциплина – это точное выполнение каждым работником или коллективом постановлений, решений, распоряжений, поручений, принятых на более высоком уровне управления.

Контроль — это проверка качества управленческой деятельности посредством сопоставления фактически достигнутого уровня промежуточных или конечных результатов и уровня, установленного решениями, постановлениями, нормами и другими нормативными документами.

Руководство формирует поручения подчинённым с четкой постановкой цели и критерия, по которым будет выполнено и оценено задание.

Затем определяются сроки, необходимые исполнителю для реализации поручения и уровень важности, срочности по сравнению с текущей работой.

Поручение должно быть понятным для непосредственного исполнителя, а именно: конкретное, измеримое, достижимое, уместное, согласованное по времени.

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.

Поручения – это прямые указания руководства для подчинённых. Поручения могут выдаваться по исполнению конкретного документа, либо носить общий характер указаний.

При отработке документов следует различать понятия:

• «исполнение документа»;
• «поручение по документу».

Отработка документа включает в себя задания по исполнению документа, (либо по ознакомлению с документом) по результатам его рассмотрения или утверждения (подписания). Эти задания имеют жесткую привязку к этапу жизненного цикла документа. После завершения задания (или нескольких заданий) по «исполнению документа» – документ будет являться исполненным и должен быть помещён в дело.

Поручения по документу — могут быть выданы на любом этапе жизненного цикла документа. Завершение «поручений по документу» — не изменяет состояние жизненного цикла документа. Поручения выдаются руководителями:

• на этапе работы с проектом документа (как указания о подготовке или корректировке документа);
• до выдачи указаний по исполнению документа, находящегося на рассмотрении или утверждении (например, для запроса дополнительной информации у автора или планируемого исполнителя документа);
• одновременно с любыми выданными заданиями, но не в связи с исполнением содержания документа (например, о создании дела по документам данного вопроса; о включении сведений из документа в другие отчётные документы и т.п.).

• Документально поручения оформляются:

• в распорядительных документах;
• резолюциями на входящих и внутренних документах.

В распорядительных документах и резолюциях, пункты, содержащие конкретные указания конкретному исполнителю — будут являться «поручениями» по документу.

Документ (резолюция или пункты содержания) может содержать одно или несколько поручений одному или группе исполнителей.

Учёт и контроль поручений, выданных распорядительным документом — должен производиться организацией в установленном порядке, уполномоченными на это сотрудниками. Каждое самостоятельное поручение должно контролироваться в такой системе учёта отдельно.

Допускается оформление резолюций (указаний по исполнению документа) отдельным документом-приложением.

Лист с резолюцией является неотъемлемой частью рассматриваемого документа и на нём в обязательном порядке должны указываться регистрационный номер и дата рассматриваемого документа, а сам он должен прикрепляться к документу. После исполнения лист с резолюцией должен подшиваться в дело вместе с документом.

Поручения могут выдаваться руководством на бездокументной основе, в виде самостоятельных заданий (без оформления распорядительных документов и резолюций), но только:

• в рамках исполнения других документов – с целью детализации или разъяснения заданий подчинённым;
• в рамках установленного функционального взаимодействия, закреплённого в Положениях о подразделениях или Положениях о функциях, Регламентах и т.п.

1. Ответственность за исполнение поручений-заданий возможна для сотрудника организации, только если данное поручение оформлено установленным порядком.
2. Оформление поручений-заданий в организации должно производиться в специальных формах учёта и контроля исполнения поручений (журналах) уполномоченными сотрудниками организации:

• по прямому указанию руководителей, выдавших поручения;
• по докладу исполнителей, о выдаче им таких поручений.

• При использовании СЭД фиксация бездокументных поручений производится в виде заданий (задач) СЭД:

• руководством в отношении подчинённых — самостоятельно;
• уполномоченными сотрудниками, от имени руководителей, выдавших поручение.

Документы на исполнении (документы с активными заданиями по их исполнению), а также поручения по документам и поручения общего характера возможны к постановке на контроль, при котором будет осуществляться необходимый комплекс контрольных действий назначенным на контроль сотрудником. Постановка на контроль осуществляется руководителем – инициатором поручений, с назначением сотрудника-контролёра.

Для отдельных видов документов – постановка на контроль является обязательной, не требует дополнительных указаний от инициаторов поручений и должна производиться контролёрами этих видов документов автоматически. Контроль таких документов осуществляется централизованно, специально назначенными сотрудниками (секретариатом). К таким документам относятся:

• все виды распорядительных документов по основной деятельности;
• все документы с поручениями руководителя организации, по которым требуется ответный доклад руководителю;
• все документы с поручениями руководителя организации, по которым требуется подготовка документа (внутреннего или исходящего).

1. Основными задачами комплекса действий по контролю исполнения являются:

• учет всех поставленных на контроль документов, поручений до срока окончания исполнения;
• корректировка массива хранимой контролируемой информации при изменении сроков исполнения, состава специалистов, работающих с документом, и движении документов в процессе работы с ним;
• информирование руководителей и отдельных категорий сотрудников о состоянии и ходе исполнения документов, осуществление оперативного поиска сведений о документах по запросам;
• напоминание руководителям, специалистам о наличии неисполненных документов и поручений;
• фиксирование фактов исполнения или неисполнения контролируемых документов и поручений;
• анализ уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

• Организация контроля исполнения включает четыре основных, последовательно выполняемых этапа: постановка документов на контроль, ведение контроля, снятие документов с контроля, анализ исполнительской дисциплины.
• В контроле исполнительской дисциплины выделяют:

• контроль по существу решения вопроса;
• контроль сроков решения вопроса.

Контроль сроков решения вопроса включает в себя как контроль сроков собственно исполнения поручения, так и контроль сроков проверки результата (контролёром по существу).

Таким образом, контроль по срокам включает в себя весь комплекс действий по отработке поручения – контроль сроков принятия исполнителем поручения в работу, его исполнение, проверка исполнения, а также необходимые повторные корректировки и проверки.

Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное/назначенное лицо. Такой контролёр назначается по отдельным поручениям

Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу также может осуществляться на соответствие требованиям оформления подготовленных в ходе исполнения документов.

Ответственность за конечный результат Контролёр по существу вопроса разделяет совместно с Ответственным исполнителем документа (если он назначен).

Контролёр по существу — имеет право по итогам своей проверки обоснованно отклонить результат, предъявленный для контроля Исполнителем.

Контроль сроков исполнения документов — это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов и поручений. Контроль исполнения отдельных документов осуществляется централизованно, секретариатом. В остальных случаях – индивидуально назначаемыми сотрудниками.

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям или должностным лицам.

1. Документ снимается с контроля, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
2. Передача документов на исполнение другим сотрудникам (делегирование) не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения для первоначально назначенного на исполнение сотрудника.
3. Если контролёр по существу устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию — он возвращает документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля исполнительской дисциплины должны учитываться и периодически обобщаться — анализироваться. Сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде отчётов, по утверждённой форме.

• На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
• Основные задачи контроля за сроками исполнения документов:

• отслеживание хода и фиксация фактического исполнения документов «на контроле»;
• обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Источник: https://www.doc-lvv.ru/2015/11/procedura-kontrolya-ispolnitelskoy-discipliny.html

Контроль исполнительской дисциплины и поручений

Выдача и контроль исполнения поручений руководителя, организация взаимодействия сотрудников, управление совещаниями.

На 45-75% сокращается число невыполненных поручений

Выдача поручений в системе

• Механизм поручений позволяет выдавать задания сотрудникам, контролировать ход их исполнения и проверять выполненные работы.
• Информация о сроках, стадиях и результатах исполнения поручений всегда под рукой. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая актуальную ситуацию по связанным поручениям.
• Для промежуточного контроля формируются отчеты по исполнению поручения в разрезе документов, исполнителей, контролеров. Для итогового — отчет по срокам.
• На контрольной панели руководители в наглядном виде получают актуальные данные по основным показателям эффективности.

• Прозрачный контроль хода исполнения поручений
• Автоматическое формирование отчетов по исполнению поручений в разных разрезах
• Контрольная панель руководителя по KPI компании

На 20% повышается исполнительская дисциплина

Прозрачное взаимодействие сотрудников

• Сотрудники организуют совместную работу через отправку задач и выполнение заданий, как в рамках процессов, так и вне их.
• Задание отправляется в работу одному или нескольким исполнителям, указываются сроки и суть работ.
• Сотрудники не забудут про работы, т.к. задача отображается в их списке входящих. В случае нарушения сроков выполнения входящих задач, система сигнализирует об этом ответственному.
• Инициатор полностью контролирует ход процесса: видит переписку и историю изменений вложенных документов.
• По завершении работ инициатор получает задание-контроль с результатами и ответом от исполнителя. При необходимости задание можно отправить на доработку.

• Постановка задач и выполнение заданий в системе
• Оповещение о приближающихся сроках исполнения заданий
• Контроль процесса инициатором
• Возможность отправки задания на доработку

На 40-50% уменьшается риск невыполнения поручений по итогам совещания

Эффективное проведение совещаний

• Секретарь фиксирует принятые решения сразу в протоколе в системе и отправляет на согласование в рамках регламента компании.
• Из согласованного протокола автоматически формируются поручения сотрудникам.
• Ход исполнения поручений легко проконтролировать — информация доступна из отчетов, карточек протоколов или совещаний.

• Согласование протоколов совещаний по регламенту компании
• Автоматическое формирование поручений ответственным из согласованного протокола
• Прозрачный мониторинг исполнения поручений

Источник: https://www.directum.ru/discipline-control

Большая Энциклопедия Нефти и Газа

Cтраница 1

Контроль исполнительской дисциплины: ручной Рё автоматизированный варианты.  [1]

Например, используемая РІ организации система контроля исполнительской дисциплины, морально-психологический климат РІ коллективе, система повышения профессионального мастерства, производственная дисциплина являются характеристиками, РІРѕ РјРЅРѕРіРѕРј определяющими экономические показатели объекта управления. Однако влияние перечисленных характеристик РЅР° эти показатели далеко РЅРµ однозначно Рё РЅРµ всегда поддается количественной оценке. Тем РЅРµ менее РїСЂРё принятии решения Рѕ направлениях автоматизации необходимо иметь РІ РІРёРґСѓ ее влияние РЅР° подобные характеристики системы Рё объекта управления, отыскивать Рё использовать пути РёС… улучшения.  [2]

• Рћ управление документооборотом — система управления документами Рё организации документооборота Р�РЎ, контроль исполнительской дисциплины, управление деловыми процессами, групповая работа СЃ электронными документами Рё РґСЂСѓРіРёРµ.  [3]
• РЎ помощью пакета реализуются четыре основные функции: движение кадров; анализ состава работающих; использование рабочего времени; контроль исполнительской дисциплины.  [4]
• Р’ конкретном случае определяется структура капитальных ( единовременных) Рё текущих затрат, например РґРѕ Рё после внедрения автоматизированной системы контроля исполнительской дисциплины, Рё РїРѕ формулам эффективности определяется РіРѕРґРѕРІРѕР№ экономический эффект Рё частные показатели экономической эффективности мероприятий.  [5]

Если регулирующие документы, положения, инструкции, регламенты отражают процесс-операции детально, РіРґРµ каждый шаг участников воспроизводственного процесса расписан РґРѕ мелочей, то разработанные руководством предприятия система контроля исполнительской дисциплины, мониторинг Рё РїСЂ. Разработана система информирования результативности работы исполнителей РЅР° СЃРІРѕРёС… рабочих местах, РІ Р·РѕРЅРµ ответственности, РІ пределах производственного комплекса, РЅР° отдельных направлениях деятельности.  [6]

Предназначен для создания программного обеспечения подсистемы Управление кадрами Рё решения комплекса задач Контроль исполнительской дисциплины РІ РђРЎРЈ промышленных предприятий СЃ численностью работающих РґРѕ 4 тыс. чел.  [7]

Анализ причин отказов в деятельности аппарата управления показывает, что на долю надежности структуры приходится примерно 4 из 10 случаев отказов.

На контроль, как правило, ставятся входящие документы, имеющие резолюцию руководителя организации, и внутренние распорядительные документы.

Качество исполнения контролирует сам руководитель.

Поэтому для обеспечения контроля исполнительской дисциплины необходим четко указанный руководителем срок исполнения документа.

Контроль включает этап напоминания Рѕ приближающемся СЃСЂРѕРєРµ исполнения документа, предполагает возможность корректировки СЃСЂРѕРєР° руководителем, если исполнитель представляет убедительные аргументы для переноса СЃСЂРѕРєРѕРІ. РџСЂРё этом Рѕ корректировке исполнитель должен позаботиться заблаговременно, Р° РЅРµ после окончания СЃСЂРѕРєР° исполнения.  [9]

РљСЂРѕРјРµ режимов чтения Рё записи данных РІ базу данных система предоставляет пользователю абонентского пункта возможность написания, отладки Рё запуска прикладных программ РЅР° Рњ-7000. Программы пишутся РЅР° языке Р‘Р�РќРђР , ориентированном РЅР° структуры данных табличного РІРёРґР°. Р‘Р�РќРђР  — это язык программирования высокого СѓСЂРѕРІРЅСЏ, разработанный РІ РљР�Р’Р¦ Р’РџРћ Тюменгазпром. Р’ настоящее время РЅР° языке Р‘Р�РќРђР  запрограммировано большинство задач РїРѕ обработке документов диспетчерской службы РїРѕ капитальному строительству. Разрабатываются комплекс программ для диспетчерской службы РЅРѕ добыче, транспорту Рё реализации газа Рё комплекс программ РїРѕ контролю исполнительской дисциплины.  [10]

Страницы:      1

Источник: https://www.ngpedia.ru/id106467p1.html