Как не запутаться в видах стажей — что нужно знать сотруднику и кадровику

Кадровым делопроизводством компании занимается инспектор отдела кадров, иначе говоря, инспектор по кадрам или кадровик. Постановлением Министерства труда от 21 августа 1998 года детально обозначены его повседневные обязанности.

При этом, специализированный единый справочник по квалификации указывает около 15 профессий, ориентирующихся на должностную инструкцию кадровика.

В ней четко определены границы взаимодействия с кадрами, основные обязанности, требования и функции, а так же правила и порядок ведения документации.

Не смотря на то, что это является его главной и основополагающей задачей, он может так же участвовать в решение других задач в управлении сотрудниками. Все зависит от тех требований, которые выдвигает специалисту та или иная организация, в которой он осуществляет свою рабочую деятельность.

Кадровиком можно назвать специалиста отдела кадров, инспектора по кадрам, начальника отдела кадров, а так же, в той или иной мере, связать еще десяток профессий с этим названием. Но не смотря на общую направленность в работе с документами персонала, есть существенные различия. Давайте рассмотрим их.

Требования к специалисту отела кадров

Должностная инструкция специалиста отдела кадров разрабатывается начальником кадровой службы. А утверждается уже высшим руководством организации.

В ней четко прописываются должностные обязанности, полномочия, функции специалиста, указывается внутренний распорядок организации.

Специалистом может стать лицо, имеющее достаточную профессиональную подготовку, годовой опыт работы и наличие необходимого образования.

Так, как данная специальность предусматривает доступ к конфиденциальной информации, сотрудник несет ответственность за свои действия. И в том случае, если его действия принесли ущерб компании, он будет отвечать в соответствии с действующим законодательством.

Специалист отдела кадров решает следующие задачи:

  • Оформление документации при приеме или увольнение кадров, переводе их на другие штатные единицы в соответствие с трудовым кодексом и приказом руководителей.
  • Учет работы и изменение каких-либо данных сотрудников всех уровней согласно документальным стандартам, и внесение этих изменений в базы данных персонала.
  • Сбор данных для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации.
  • Управление механизмом поощрения и наказания.
  • Ведение личных дел сотрудников, сбор персональной информации.
  • Оформление трудовых книжек и договоров.
  • Разработка графика и мониторинг его исполнения.
  • Определение отпускных периодов и мониторинг за их исполнением.
  • Ведение документации для архива.

Требования к инспектору по кадрам

В должностные обязанности входит:

  • Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей.
  • Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных.
  • Оформление трудовых книжек и их хранение.
  • Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Мониторинг за их соблюдением.
  • Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций.
  • Внесение изменений по данных о персонале в базу данных.
  • Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров.
  • Работа с архивом.

С первого взгляда, отличий специальности «инспектор по кадрам» от профессии «специалист по кадрам» мало. Но они есть: на данную должность может быть принято лицо, имеющее среднее образование. Трудовой стаж не является одним из основных требований и может не учитываться вовсе.

К обязанностям инспектора входит подбор кадров на открытые вакансии согласно выдвинутым профессиональным требованиям.

Требования к начальнику отдела кадров

Занимать руководящую должность возможно только при наличие высшего образования и опыта работы на подобной должности не менее трех лет. На должность начальника назначается человек по приказу высшего руководителя.

После чего он остается подотчетным непосредственно только руководителю компании.

Его деятельность проходит строго в рамках внутреннего устава организации, трудового кодекса, гражданского права и прочих нормативно-правовых документов, опираясь на должностную инструкцию.

Должностные обязанности:

  • Разработка и мониторинг соблюдения кадровой политики организации.
  • Осуществление мониторинга за необходимостью обновления рабочего персонала.
  • Управление штатными единицам согласно имеющихся полномочий.
  • Проведение аттестации и анализа ее итогов.
  • Совершенствование уже существующих механизмов увольнения, приема на работу или передвижения кадров на другие должности.
  • Усовершенствование системы взаимодействия между кадрами.
  • Контроль за выполнением сотрудниками отдела кадров своих обязанностей.
  • Мониторинг за исполнением наград и поощрений.
  • Осуществление мер для установки трудовой дисциплины, повышению уровня мотивации сотрудников к их непосредственной рабочей деятельности.

Руководитель отдела кадров подготавливает и занимается проверкой служебной информации, которая предназначена высшему руководству. Так же, в его компетенции проведение консультаций в соответствие с направлением своей должности.

О Высоком уровне подготовки начальника отдела кадров говорит его знание нормативно-правовых документов РФ, различных методик для оценки работы персонала, понимание структуры организации, знание требований по заполнению и оформлению документации, существующих трудовых нормативов.

Инструкция, в которой прописаны все должностные обязанности начальника отдела кадров, инспектора и специалиста в работе с кадрами, составляется по образцу для каждой категории. И подписывается в процессе оформления на работу.

Для того, чтобы устроиться на должность кадровика необходимо:

  • Предоставить все необходимые документы, в зависимости от выбранной должности, включая: диплом о наличие необходимого образования, документы, подтверждающие трудовой стаж и прочее.
  • Заполненное заявление по образцу.

Как не запутаться в видах стажей — что нужно знать сотруднику и кадровику

Должностная инструкция кадровика

Согласно общему образцу должностной инструкции, кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основание приказа генирального директора организации по представлению непосредственного начальника.

Ранее в статье нами были рассмотрены требования, предъявляемые соискателям для каждой возможной должности. В зависимости от категории (инспектор, специалист или начальник), при приеме на работу непосредственный начальник следит за их соответствием.

В том случае, если кадровик временно не может исполнять свои обязанности, то они будут исполняться замещающим его лицом.

Как не запутаться в видах стажей — что нужно знать сотруднику и кадровику

Кадровик должен знать следующее:

  • Правовые и законодательные документы, как-либо касающиеся трудового процесса, процесса ведения и управления личными делами сотрудников, оформления пенсий, ведения трудовых книжек и заключения трудовых договоров.
  • Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее.
  • Действующее трудовое законодательство.
  • Правила работы с кадрами и подготовки отчетности.
  • Правила ведения персональных данных работников.
  • Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций и пр.

В соответствие с законодательством, Положением об отделе кадров непосредственной самой организации, ее уставами, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции, осуществляется деятельность кадровика.

В соответствие с существующими и установленными основными обязанностями и правами, прописанными в Постановление Министерства труда от 21 августа 1998 года, в организации составляется должностная инструкция для занимаемых должностей. В ней могут быть внесены дополнительные пункты о переработке или условиях отпуска, график, дополнительные требования и другие важные условия.

Разработкой инструкции занимается высшее руководство организации, его заместители или непосредственные начальники кадровиков. В процессе она согласовывается с юристами, подписывается и вступает в силу.

Вот пример образца должностной инструкции, на основе которого в организации может быть составлен свой вариант:

Как не запутаться в видах стажей — что нужно знать сотруднику и кадровику

Как видно по инструкции, кадровый специалист должен не только заниматься подбором и расстановкой работников, но и другими видами деятельности.

Как не запутаться в видах стажей — что нужно знать сотруднику и кадровику

Не менее важным пунктом, который необходимо указывать в инструкции, это права сотрудника.

Источник: https://www.finanbi.ru/obyazannostikadrovika-doljnostnaya-instrukciya-obyazannosti-funkcii-i-trebovaniya-296

Что нужно сделать кадровику на новом месте работы

Как не запутаться в видах стажей — что нужно знать сотруднику и кадровику

Действия кадровика на новом рабочем месте определяют, насколько эффективно он будет выполнять свои задачи в дальнейшем, насколько быстро освоится в новой системе документооборота.

Делайте опись существующих кадровых документов

В идеале нужно провести полноценную процедуру приема-передачи дел от бывшего работника, но это происходит очень редко. Даже в крупных организациях кадровые документы не всегда передаются по акту. Еще хуже, если новый работник вообще не имеет возможности пообщаться с прежним кадровиком и вынужден буквально разыскивать кадровую документацию компании.

Поэтому в первый день нужно собрать все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год, составить их опись на дату вашего первого рабочего дня. Опись можно оформить в виде таблицы (см. пример).

Как не запутаться в видах стажей — что нужно знать сотруднику и кадровику

Последняя колонка этой таблицы особенно важна, если документы оформлены с недочетами: отсутствуют подписи работников, пропущены номера приказов, неправильно заполнены унифицированные формы и т. п.

Подобная опись не помешает при вступлении в любую должность (бухгалтера, например), которая связана с ведением определенного массива документов.

Обойтись без описи, конечно, можно. Но тогда все ошибки в работе предыдущего кадровика не будут зафиксированы, вы не отделите их от своего периода работы. И постепенно прежние недочеты будут ассоциироваться с вами, а ваши оправдания, что «это не я», не будут восприниматься.

Составление описи не займет много времени, но зато даст ясную картину состояния документации на момент начала вашей деятельности в организации и станет отправной точкой вашей работы.

ОПРЕДЕЛИТЕ, КАКИХ ДОКУМЕНТОВ НЕ ХВАТАЕТ

В таблице приведен основной массив кадровых документов.

Как не запутаться в видах стажей — что нужно знать сотруднику и кадровику Как не запутаться в видах стажей — что нужно знать сотруднику и кадровику

Этот перечень не исчерпывающий. Есть еще обязательные приказы по основной деятельности (например, о назначении лица, ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек), другие обязательные документы.

Окончательный перечень документов, в том числе кадровых, составляется для каждой компании индивидуально. Например, если микропредприятие перешло на упрощенный документооборот, то локальные акты могут отсутствовать (позиции 2–5 в таблице), как и штатное расписание и график отпусков (позиции 1 и 10 в таблице).

Итак, определите по таблице, какие документы (дела) должны быть в вашей новой организации, и сравните с тем набором документов, которые вы нашли, составляя опись. Если не повезло и вы обнаружили, что каких-то документов нет (локального акта, журнала регистрации, графиков и т. д.), то придется их оформлять и вводить в действие.

Исправьте ошибки предшественника

Недочеты, допущенные прежним работником кадровой службы, конечно, нужно исправлять, ведь они могут стать причиной административного взыскания. Но исправлять можно по-разному.

Нельзя задним числом оформлять документы, которые должен был сделать, но не сделал ваш предшественник — это фальсификация. В большинстве случаев можно оформить нужные бумаги с обратной силой действия во времени.

Источник: https://www.profiz.ru/kr/7_2018/novaya_rabota/

Требования к современному кадровику. Что должен знать и уметь специалист по кадровому делопроизводству | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Узнайте, какие требования предъявляются к работникам кадровых служб по всей России, какое нужно иметь образование, какой функционал устанавливается для кадровиков и многое другое.

C 19 октября 2015 года на основании приказа Минтруда России № 691 вступил в силу профессиональный стандарт «Специалист в области управления персоналом».

В данном стандарте четко описан функционал и закреплены требования к образованию, уровню знаний, навыкам специалиста по документационному обеспечению работы с персоналом.

Проверить знания и навыки специалиста по оценке и аттестации персонала поможет специальный бланк оценки и материал из новой статьи.

Требования к образованию и опыту

Согласно профстандарту специалист по документационному обеспечению работы с персоналом должен иметь:

  • среднее профессиональное образование – программа подготовки специалистов среднего звена;
  • дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации.
Читайте также:  Сколько зарабатывает повар в россии

Требования к опыту практической работы стандарт не устанавливает. Работодатель определяет данные требования самостоятельно.

Требования к знаниям

Специалист по документационному обеспечению работы с персоналом должен знать:

  • порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
  • технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
  • основы документооборота и документационного обеспечения;
  • порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
  • порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
  • структуру организации;
  • нормативные правовые акты РФ, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
  • трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
  • основы архивного законодательства и нормативные правовые акты РФ в части ведения документации по персоналу;
  • законодательство РФ о персональных данных;
  • локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
  • нормы этики и делового общения;
  • базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними.

Узнал сам, расскажи коллеге

Требования к навыкам

Согласно профстандарту специалист по документационному обеспечению работы с персоналом должен уметь:

  • оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ и локальными нормативными актами организации;
  • оформлять учетные документы, предоставляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;
  • разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;
  • вести учет и регистрацию кадровых документов в информационных системах и на материальных носителях;
  • работать с информационными системами и базами данных по ведению учета и движению персонала;
  • организовывать хранение кадровых документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства РФ и локальными нормативными актами организации;
  • работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;
  • анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
  • анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;
  • вести деловую переписку;
  • выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;
  • разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;
  • соблюдать нормы этики делового общения;
  • контролировать присутствие работников на рабочем месте.

Узнал сам, расскажи коллеге

Популярные вопросы

Обязанности специалиста

Обязанности специалиста (трудовые функции) Трудовые действия Полезные рекомендации для эффективного выполнения должностных обязанностей
Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу Обработка и анализ поступающей документации по персоналу Как обрабатывать входящие информационно-справочные документы, поступающие в кадровую службу
Разработка и оформление документации по персоналу (первичной, учетной, плановой, по социальному обеспечению, организационной, распорядительной)
  • Как подготовить организационные и распорядительные документы по кадрам
  • Какие документы по кадрам должны быть в организации
  • Также см. раздел Оформление кадровых документов
Регистрация, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу
  1. Как организовать порядок работы с документами в кадровой службе
  2. Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу
  3. Как хранить документы в кадровой службе
Ведение документации по учету и движению кадров Подготовка проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала
  • Как организовать документооборот в кадровой службе
  • Как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству
  • Как разработать регламент подбора персонала
  • Как разработать Положение об адаптации
  • Как разработать Положение об обучении персонала
  • Как составить Положение об оплате труда сотрудников
  • Положение о нематериальном стимулировании
  • Как разработать Положение об оценке персонала
  • Как разработать Положение о кадровом резерве организации
  • Как разработать корпоративный кодекс
  • Как разработать стандарт бюджетирования
Организация системы движения документов по персоналу
  1. Как систематизировать документы кадровой службы и оформлять дела
  2. Как составить номенклатуру дел в кадровой службе
  3. Также см. раздел Оформление других кадровых документов
Сбор и проверка личных документов работников
  • Какие документы нужно истребовать у сотрудника при приеме на работу
  • Как оформить прием сотрудника на работу
  • Также см. раздел Особенности оформления приема на работу по категориям сотрудников
Подготовка и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках Как оформить копию, справку или выписку по запросу сотрудника Как организовать обработку персональных данных сотрудников
Выдача работнику кадровых документов о его трудовой деятельности В какой срок работодатель должен оформить документы по запросу сотрудника: справки, копии, выписки из приказов
Доведение до сведения персонала организационных, распорядительных и кадровых документов организации Как ознакомить сотрудника с локальным актом
Ведение учета рабочего времени работников Как вести учет рабочего времени Также см. раздел Режим и условия работы
Регистрация, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовка к сдаче их в архив
  1. Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу
  2. Как хранить документы в кадровой службе
  3. Как подготовить документы для сдачи в архив
Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы Организация документооборота по учету и движению кадров Как организовать документооборот в кадровой службе Перечень кадровых документов
Организация документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы
  • Как уведомить контролирующее ведомство о начале обработки персональных данных сотрудников
  • Как организовать воинский учет в новой организации
  • Как оформить допуск сотрудника к государственной тайне
  • Какие документы нужно сдавать в Пенсионный фонд РФ в составе персонифицированного учета
  • Какие документы нужно оформить организации, если сотрудник достиг пенсионного возраста
  • Как оформить сотруднику страховое пенсионное свидетельство
  • Как оформить статистическую отчетность по результатам мероприятий, связанных с охраной труда
  • Как оформить результаты расследования несчастного случая на производстве
  • Как уведомить миграционную службу о заключении и прекращении трудового договора с сотрудником-иностранцем
  • Как принять на работу бывшего государственного или муниципального служащего
  • Как соблюдать квоты, установленные для приема на работу инвалидов
  • И многое другое в соответствующих разделах Системы Кадры
Постановка на учет организации в государственных органах Как организовать документооборот в кадровой службе Как оформить кадровые документы при смене реквизитов, сведений об организации
Подготовка по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов
  1. Как учесть мнение профсоюза
  2. Какие документы для проверки может запросить трудовая инспекция
  3. Как оформить копию, справку или выписку по запросу сотрудника
  4. Как организовать обработку персональных данных сотрудников
Подготовка уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу
  • Как организовать документооборот в кадровой службе
  • Какие документы нужно сдавать в Пенсионный фонд РФ в составе персонифицированного учета
  • Как организовать воинский учет в организации
  • Как уведомить миграционную службу о заключении и прекращении трудового договора с сотрудником-иностранцем
  • Как уведомить службу занятости о сокращении численности или штата сотрудников
  • Согласование увольнения несовершеннолетнего сотрудника с трудовой инспекцией и комиссией
Подготовка информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации Как принять на работу бывшего государственного или муниципального служащего

Успешно справиться с данным функционалом также помогут материалы Системы Кадры из разделов Кадровый документооборот и Трудовые отношения. Узнайте, как:

Журналы и книги

Кроме рекомендаций от ведущих экспертов-практиков, повысить уровень знаний помогут книги:

Обучающее видео

Повысить уровень знаний в области документационного обеспечения работы с персоналом помогут семинары из раздела Видео:

Кроме этого, принимайте участие в регулярных онлайн-вебинарах Системы Кадры на сайте мероприятий.

Как не запутаться в видах стажей — что нужно знать сотруднику и кадровику

Попробуйте бесплатно на vip.1kadry.ru

Как не запутаться в видах стажей — что нужно знать сотруднику и кадровику

Источник: https://www.kdelo.ru/art/382233-qqq-16-m6-06-06-2016-trebovaniya-k-sovremennomu-kadroviku

Что должен знать кадровик в первую очередь или 20 нормативных актов, которые обязан знать специалист по кадрам

Как не запутаться в видах стажей — что нужно знать сотруднику и кадровику Любой кадровик, устраиваясь на работу в новую организацию, неизбежно столкнется с необходимостью оперативно наладить кадровый учет. Хорошо, если предыдущий специалист оставит по-сле себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда кадровую работу приходится начинать практически с нуля. Какие документы регулируют основные вопросы кадровой работы? Как проверить, достаточно ли локальных актов в компании? Почему образцы для оформления кадровых решений лучше брать из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1? Какие нормативные акты должен знать кадровик  В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.). Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, на кадровика нередко возлагается обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных органов (государственной инспекции труда, прокуратуры, военкомата, Ро-скомнадзора, ПФР и др.). В связи с этим он должен знать не только Трудовой кодекс, но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы.  Все эти акты можно условно поделить на определенные группы (таблица на стр. 60). Большинство из них обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.  Какие локальные акты должны быть в организации Помимо актов федерального уровня, деятельность кадровой служ бы любой компании регулируется локальными нормативными документами (ст. 8 ТК РФ). Закон не содержит перечня локальных актов по кадровому учету, которые обязательно должны быть в той или иной организации. Однако некоторые из них упоминаются в Трудовом кодексе, что придает им статус обязательных.  – правила внутреннего трудового распорядка (абз. 3 ч. второй ст. 21, абз. 5 ч. первой ст. 22 ТК РФ);   – штатное расписание (ст. 15, абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ, п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1, абз. 11 письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6);  – график отпусков (ст. 123 ТК РФ).   Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ), обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ) и утверждения инструкций по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ). При необходимости в компании должны быть акты, закрепляющие перечень работников с ненормированным днем (ст. 101 ТК РФ), порядок разделения сотрудниками дополнительного профессионального образования (ч. вторая ст. 196 ТК РФ).  Конкретный перечень локальных нормативных документов каждая компания определяет самостоятельно (схема на стр. 63). Приведенный в схеме список актов не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие иных локальных документов. Как правило, перечень актов утверждается приказом (образец на стр. 62).

Читайте также:  Инструктаж по технике безопасности на рабочем месте, правила ведения журнала
Документ Поможет вам
ТК РФ Принимать на работу, заполнять трудовые книжки, переводить на другую работу, увольнять, составлять все обязательные кадровые документы. А также оформлять отпуск, командировку, переводить совместителя на основное место работы и обратно, отправлять в декрет, отстранять от работы 
КоАП РФ Избегать штрафов за нарушения трудового законодательства 

Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа 

Сфера регулирования Наименование нормативного акта
Общие вопросы трудового права
Основные правила и принципы отношений между работни-ком и работодателем, поря-док оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудник Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря пы регулирования трудовых 2001 г. № 197-ФЗ (далее – ТК РФ)
Кадровое делопроизводство
Порядок оформления кадровых документов (приказов № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» по личному составу, штатного расписания, графика отпусков и др.)   Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. 
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (если работодатель продолжает их применять в соответствии с локальным актом)
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 г. № 65-ст 
Правила ведения, хранения и учета трудовых книжек Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 
Создание в организации архива в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов  Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом России от 25 августа 2010 г. № 558 
Больничные листы 
Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности, оформления отпуска Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности»
Персональные данные 
Работа с персональными данными работников организации Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»
Воинский учет 
Ведение воинского учета в организации, права и обязанности руководителей и ответственных лиц в области воинского учета  Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» 
Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 
Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г.
Взаимодействие с ПФР 
Порядок и размеры начисления страховых взносов в Пенсионный фонд на обязательное пенсионное страхование работников Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»
Взаимодействие с ФМС России
Процедура оформления разрешения на работу, регулирования труда с сотрудниками- иностранцами Федеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» 
Федеральный закон от 18 июля 2006 г. № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» 
Приказ ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147 Порядок и сроки проведения Административный регламент, утвержденный приказом проверки Федеральной миграционной службой МВД России № 338, ФМС России № 97 от 30 апреля 2009 г. 
Проверки
Порядок проведения проверок со стороны государственных и муниципальных органов Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Называться локальные акты могут по-разному: положение, инструкция, правила, регламент и т. д. Главное, чтобы нормы этих актов не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников. Кроме того, важно соблюдать порядок их принятия (ч. вторая, третья ст. 8 ТК РФ). В противном случае такие документы не подлежат применению (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ). Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он утверждался.  Разработку локальных актов лучше поручать не одному сотруднику, а рабочей группе. Состав группы и ее полномочия следует закрепить в приказе (образец на стр. 64). С документом работники должны быть ознакомлены под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ).  С чего начать аудит локальных актов компании Во-первых, нужно проверить, все ли обязательные документы имеются в наличии, и составить их список. Если в компании нет даже обязательных локальных актов, то их нужно разработать в первую очередь.  Во-вторых, важно обратить внимание на правильность составле-ния документов с точки зрения делопроизводства и соответствия действующему законодательству.  В-третьих, необходимо проверить, соблюден ли порядок при-нятия локального акта. Так, если в компании есть профсоюзная организация, то на документе должна быть отметка о согласовании (учете мнения) с профсоюзом (ст. 372 ТК РФ).  В-четвертых, нужно выяснить, каких документов не хватает. Определить такие акты очень просто, если предварительно составить и утвердить приказом перечень документов, обязательных для конкретной организации. Проверке подлежат не только положения, инструкции и приказы, но также все документы по учету кадров и управлению персоналом. Оценивается наличие и соответствие законодательству трудовых договоров, правильность ведения личных дел сотрудников, заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, журналов регистрации приказов по кадрам и т. д.   Не стоит пытаться охватить весь объем работ сразу. Следует расставить приоритеты и действовать поступательно. Для удобства рекомендуется группировать типовые документы в электронные и бумажные папки.  Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:  Александр ТИМОШЕНКО, начальник отдела кадров, юрисконсульт ЗАО «Арал Плюс» (г. Одинцово Московской обл.):   – Основополагающим документом в работе любой кадровой службы является Трудовой кодекс РФ. С учетом специфики деятельности организации от кадровика может потребоваться знание иных законных и подзаконных нормативных актов, умение отслеживать и учитывать судебную практику и актуальные изменения трудового законодательства.  Мария МАСЮТИНА, старший юрист практики трудового права кадрового холдинга «АНКОР» (Москва):   – Кадровику необходимо ознакомиться с постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В нем содержатся шаблоны форм большинства первичных кадровых документов, которые пригодятся для оформления приказов, штатного расписания и др.  Наталья РЫЖКОВА, менеджер по работе с персоналом и кадровой документацией BDO Unicon Outsourcing (Москва):  – Таким локальным актам, как Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков, Положение о персональных данных, Положение о премировании (в тех случаях, если в организации существует система мотивации), присущи все признаки нормативных правовых актов. Их наличие в организации и знание обязательно.  Алена ШЕВЧЕНКО, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»: – При аудите локальных актов обратите внимание на соответствие их положений действующему трудовому законодательству. Локальные нормы организации не применяются, если ущемляют права сотрудников по сравнению с Трудовым кодексом. Значит, трудовая инспекция вправе потребовать в предписании, чтобы компания исключила такие нормы из до-кумента работодателя.  Источник: Журнал «Кадровое дело».

Источник: https://bdorus.ru/press/publications/kak-bistro-naladit-kadrovii-uchet/

Дистанционные работники: что нужно знать бухгалтеру и кадровику

Федеральным законом от 05.04.2013 № 60-ФЗ в Трудовой кодекс РФ введена глава 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

Нормы трудового законодательства в данном случае более актуальны для кадровых служб. Однако у бухгалтера тоже порой возникают сложности с сотрудниками, работающими удаленно, в том числе имеющие налоговые последствия.

Рассказываем о важных нюансах взаимоотношений с дистанционным работником.

  • Не секрет, что сотрудник, работающий не по месту нахождения организации, — это реальный шанс формирования обособленного подразделения, подлежащего постановке на учет в налоговом органе по месту его работы с уплатой части налогов.
  • Кроме того, если такого сотрудника направить в командировку, придется обосновывать, почему билеты, купленные за счет фирмы и списываемые в расходы, содержат пункт отправления и возвращения, отличный от местонахождения работодателя.
  • Правовые основы дистанционной работы

Обратимся к ст. 312.1 Трудового кодекса РФ.

Согласно ей дистанционная работа — это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под конт­ролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Таким образом, сразу становится ясно, что наем дистанционного работника не приводит к формированию обособленного подразделения. Ведь статья 11 НК РФ предписывает считать обособ­ленным подразделением любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места.

Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение.

При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.

В случае с дистанционными работниками работодатель не предоставляет им оборудованных стационарных рабочих мест.

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.

Однако до недавнего времени не был урегулирован именно вопрос документооборота работодателя с таким работником. С ним нужно подписать трудовой договор; знакомить его с приказами, распоряжениями, заданиями; сам работник может обращаться к работодателю с заявлениями, сдавать завершенные работы и т.д.

Все это обычно требует оформления бумажных документов, что в случае с дистанционной работой затруднительно.

Эти вопросы и разрешает глава 49.1 ТК РФ.

В частности, ею преду­смотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами и определено, что в таких документах должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Если в соответствии с ТК РФ работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником.

Читайте также:  Профессия энергетика — что это, зарплаты

Если в соответствии с ТК РФ работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник может сделать это в форме электронного документа.

Для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных федеральными законами, НПА по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).

При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Трудовой договор с дистанционным работником

Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами (ст. 312.2 ТК РФ).

В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

При заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, обычно предъявляемые претендентом при трудоустройстве, преду­смотренные ст.

65 ТК РФ, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа.

По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство об обязательном пенсионном страховании самостоятельно.

Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами организации, коллективным договором может осуществляться путем обмена электронными документами.

По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе.

При отсутствии соглашения дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.

В трудовом договоре о дистанционной работе помимо дополнительных условий, не ухудшающих положения работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, может предусматриваться дополнительное условие об обязанности дистанционного работника использовать при исполнении им своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем.

Источник: https://www.eg-online.ru/article/228136/

Самые распространённые ошибки кадровика в своей работе

Любое предприятие может навестить сотрудник инспекции по охране труда. Даже если к работодателю не имеется претензий со стороны работников, существуют плановые проверки. Для того чтобы на работодателя не был наложен штраф, кадровому инспектору необходимо избегать самых распространённых ошибок, встречающихся при оформлении персонала. Разберём их подробнее.

1. Наличие локальных актов и ознакомление с ними сотрудников

На каждом предприятии обязательно наличие актов:

  • об оплате вознаграждения за труд;
  • командировках;
  • личных данных сотрудников;
  • внутреннего распорядка организации.

Работники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с этими документами. Сделать это можно несколькими методами:

  • к каждому акту подкрепить специальный листок, в котором сотрудники поставят свои подписи;
  • ведётся специальный журнал, в котором работники расписываются;
  • сотрудник ставит подпись в конце трудового соглашения, подтверждая своё ознакомление с локальными актами предприятия.

Эти мероприятия являются обязательными для кадровика. В случае отсутствия локальных актов в организации или неознакомления с ними сотрудников на руководителя компании налагается административный штраф. Это необходимо знать кадровику.

2. В правилах внутреннего трудового распорядка отсутствует ответственность работодателя

Отсутствие этого пункта является грубейшим нарушением. В соответствии со статьёй 195 ТК РФ непременно указывается порядок привлечения руководителя предприятия или структурного подразделения к дисциплинарной или материальной ответственности. В соответствии со ст. 37 и 38 ТК РФ указывается и порядок привлечения сотрудника к материальным или дисциплинарным видам ответственности.

3. Не указана дата получения вознаграждения за труд

Ст.136 ТК РФ обязывает кадровика указывать дату выдачи работникам вознаграждения за труд в правилах внутреннего распорядка, индивидуальных и коллективных трудовых соглашениях. Отсутствие даты выдачи заработной платы становится грубейшим нарушением, влекущим штрафы для работодателя.

Важно! Интервал между датами выплат не может быть меньше двух недель. Если же будет указана иная частота, то работодателю будут выписаны штраф и предписание скорректировать этот период.

4. Отсутствует размер заработной платы

Чаще всего, работодатель совершает ещё одну ошибку — не указывает размер заработной платы. Это является грубейшим нарушением. Обязательно указывается размер оклада и прописываются надбавки. Например, северная или региональный коэффициент.

5. Отсутствует порядок индексации заработной платы

Законодательство обязывает работодателя своевременно индексировать заработную плату. Если человек трудится на бюджетном предприятии, то порядок изменения вознаграждения за труд индексируется государством.

Коммерческие организации самостоятельно корректируют размер зарплаты сотрудников. Этот порядок прописывается в коллективном или индивидуальном трудовом соглашении.

Заработная плата должна индексироваться ежегодно с учётом изменения размера прожиточного минимума и коэффициента инфляции.

Локальные акты и трудовые соглашения изучаются сотрудником Инспекции по охране труда в обязательном порядке. Если в документах не хватает некоторых пунктов, то оформите их в виде дополнительного соглашения.

Важно! Для упрощения проверки заранее распределите все документы по группам. Например: в одну стопку поместите локальные акты, а в другую — трудовые договора.

6. Отсутствует или неправильно указано место трудоустройства

В трудовом соглашении указывается не только название организации, но и её фактическое местонахождение. Если же сотрудник принимается в филиал компании, то этот факт отражается в трудовом соглашении. Обязательно указывается и адрес структурного подразделения, в которое направляется человек.

Важно! Ошибкой считается указание в трудовом договоре сведений о рабочем месте человека. Оно не имеет никакого отношения к реквизитам организации-работодателя.

7. Отсутствие информации о социальном страховании человека

В соответствии с действующим законодательством, работник подлежит обязательному социальному страхованию. Этот пункт обязательно прописывается в трудовом соглашении и локальных актах.

8. Неправильно распределены дни отдыха

В соответствии с ТК РФ работнику ежегодно предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Его длительность составляет 28 календарных дней (для несовершеннолетних — 31 день).

По соглашению сторон он может быть поделён на части. Каждая из частей не может быть менее 14 дней.

Если же в правилах внутреннего распорядка прописаны другие значения, то исправьте их, ведь они ухудшают положение трудящегося человека.

9. Отсутствует информация об условиях труда

С 2014 года кадровый инспектор обязан включать в трудовое соглашение информацию об условиях труда работника. Они делятся на:

  • оптимальные;
  • допустимые;
  • вредные;
  • опасные.

Вредные условия определяются специальной экспертной комиссией. Они бывают четырёх степеней. Вид рабочих условий отражается в договоре и локальных актах.

Если же организация только проходит проверку рабочих мест, то обязательно внесите изменения после вынесения заключения специальной экспертной комиссией.

10. Отсутствует пломба на книге учёта трудовых книжек

Законодательство не предъявляет строгих требований к материалу, из которого изготавливается пломба. Однако книга учёта трудовых книжек должна быть опломбирована. Обязательно запрашивается и приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение этих документов. Он должен обязательно присутствовать на предприятии. Если бумага отсутствует, её необходимо издать.

11. Неправильно ведётся табель учёта труда работников

Грубейшей ошибкой является нарушение учёта рабочего времени. Если работник трудился на предприятии в режиме 2/2, то не нужно записывать это как 8-часовой день и пятидневную неделю. Обязательно отражаются в табеле сверхурочная работа или прогулы сотрудников.

12. Работник не расписался в трудовом договоре

Трудовой договор составляется в двух экземплярах и подписывается работником и работодателем. Без подписи одной из сторон этот документ считается недействительным. Необходимо устранить эти нарушения до начала проверки.

13. Отсутствует информация в приказах

Этот документ требуется в следующих случаях:

  • приём (увольнение) сотрудника;
  • перевод на другую должность;
  • назначение взыскания;
  • иные случаи, предусмотренные законодательством.

Если в приказах нет необходимой информации, то это считается грубейшей ошибкой в кадровом делопроизводстве. Этот факт обязательно необходимо устранить.

14. Не утверждена форма расчётных листков

Перед выдачей заработный платы сотруднику обязательно выдаётся расчётный листок. Работник должен расписаться за его получение.

15. Отсутствует подпись в личной карточке работника

В этот документ вносится вся необходимая информация о сотруднике. На обратной стороне документа он должен поставить свою подпись. Обязательно проверяется наличие подписей в личных карточках перед проверкой. К уволенным сотрудникам направляется курьер, для того чтобы они могли расписаться в документе.

Обязательно внесите в личную карточку информацию о предоставленном работнику отпуске и его продолжительности.

16. Неправильно утверждён график отпусков

Действующее законодательство требует составление графика отпусков не позднее чем за 14 дней до начала следующего года. Составляйте график отпусков в утверждённые сроки.

Если работник выразил просьбу о переносе отпуска на другой период, то отразите это соответствующим приказом. Не забудьте внести коррективы в уже составленный график отпусков.

17. Неправильно составлен трудовой договор

Если с работником заключён гражданский договор, то инспектор выявит правомерность его составления. Если же в документе оговорены условия, присущие трудовым договорам, то необходимо переоформить их на таковые. В противном случае на работодателя и кадровика будут наложены штрафы.

Это типичные ошибки, совершаемые кадровиками во время своей работы. Своевременно устраняйте их, для того чтобы у работодателя и у вас не было проблем.

Источник: https://assistentus.ru/trudovoe-pravo/samye-rasprostranyonnye-oshibki-kadrovika-v-svoej-rabote/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector