Оформление командировки в 2020 году — за границу и по россии, документы и пошаговая инструкция

Некоторые виды работ могут быть связаны с необходимостью для сотрудников совершать дальние или близкие поездки, имеющие непосредственную связь с выполнением основных трудовых обязанностей. По ст.

166 ТК РФ, служебная командировка — это любой выезд работника в рабочее время за пределы предприятия, связанный с выполнением трудовых задач. Минимальный срок служебной командировки может составлять один рабочий день, а вот максимум не ограничен.

Длительность командировки определяется необходимостью выполнить поставленную задачу с учетом ее сложности и объема. Оформлять отъезд сотрудников в командировки работодатель должен официально, заранее определяя их цели и задачи.

В долговременных командировках, связанных с выездом за пределы родного населенного пункта, сотрудникам полагаются суточные — дополнительные средства на проживание. Также они могут рассчитывать на компенсацию транспортных расходов и оплату найма жилья.

Важно понять отличия командировки от работы, выполнение которой связано с постоянными разъездами. Представим сходства и различия в виде таблицы:

Признаки Командировка Работа разъездного характера
Количество поездок Разовые, до нескольких раз в год. Постоянные.
Регулирующие нормы ТК РФ Статьи 166 — 168 ТК РФ. Часть 2 ст. 57 (в сфере заключения трудового договора); статья 168.1 ТК РФ.
Регион поездок Любой. Любой, прописывается в трудовом договоре.
Характер работы Выполнение конкретных отдельных задач или поручений работодателя. Осуществление основных трудовых обязанностей.
Оплата Из расчета среднедневного заработка. Оклад, ставка (условия содержит трудовой договор).
Оформление Специальный приказ (распоряжение) руководителя. Порядок регулируется работодателем в локальных нормативных актах.
Возмещение расходов при поездке
  • возмещение проезда;
  • найм жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
  • возмещение проезда;
  • найм жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
Варианты возмещения расходов В соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету. По локальным нормативным актам:

  • в соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету;
  • постоянная фиксированная надбавка.
Оправдательные документы
  • отчет о командировке и выполнении поставленной задачи;
  • авансовый отчет.
В соответствии с локальными нормативными актами либо авансовый отчет.

Командировка: оформление документов 2019 год

По результатам изменений, внесенных Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для официального оформления командировки в настоящее время используются всего два документа:

  1. Приказ по форме Т-9 или Т-9а — основной бланк, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.
  2. Авансовый отчет по форме АО-1 — документ, которым работник доказывает произведенные им расходы с прикреплением подтверждающих документов.

В соответствии со вступившими в силу изменениями, заполнять служебное задание и командировочное удостоверение, равно как и регистрировать выезд в специальном журнале, теперь не обязательно.

При этом организации, которые привыкли к такому способу оформления, могут не отказываться от составления вышеперечисленных бумаг, тем более что законодательно это не запрещено.

В этом случае порядок документального оформления командировки должен быть прописан во внутренних локальных нормативных актах организации.

Оформление приказа

Составляет приказ о направлении в командировку кадровик организации. Существуют два вида бланков: форма Т-9 — на одного сотрудника и форма Т-9а — сразу на группу работников. Приказ может быть составлен в свободной форме, без использования утвержденного бланка, но в нем обязательно должны быть указаны:

  • реквизиты организации-работодателя;
  • Ф.И.О. и должность работника;
  • место отправления;
  • место назначения;
  • срок пребывания в поездке;
  • цель командировки;
  • размер суточных.

Оформление командировки в 2020 году - за границу и по России, документы и пошаговая инструкция

Скачать

Оформление командировки в 2020 году - за границу и по России, документы и пошаговая инструкция

Скачать

Руководитель компании подписывает документ и возвращает его в отдел кадров. Командируемый знакомится с приказом под подпись.

Если поездка планируется дальняя и продолжительная, работник самостоятельно или при помощи уполномоченных организацией лиц заказывает проездные билеты и бронирует для проживания номер в гостинице.

На основании приказа и предварительной сметы предстоящих расходов бухгалтерия компании рассчитывает сумму аванса, который должен включать в себя суточные, средства на оплату проезда и проживания (если они не были оплачены заранее). Аванс можно выдавать сотруднику двумя способами:

  • наличными из кассы организации;
  • безналичным способом, путем перевода средств на карту сотруднику.

Срок выплаты аванса определяется локальными нормативными актами организации. В поездке следует собирать все чеки и квитанции, так как при написании авансового отчета они привлекаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Как гласит положение в п. 3 ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суточные: 700 рублей — при поездке по территории РФ, и 2500 рублей — при заграничной командировке. Работодатель вправе устанавливать любой размер суточных, но в этом случае из суммы, превышающей указанные порядки, надлежит вычесть НДФЛ (п. 3 ст.

217 НК РФ). Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке, включая день отъезда и возвращения. Стоимость проезда и проживания должна быть подтверждена билетами, чеками и квитанциями. Другие расходы, связанные с командировкой, могут быть компенсированы по отдельному решению работодателя.

Табельный учет

Во время рабочей поездки за работником сохраняется его рабочее место и начисляется заработная плата. Тариф за этот период равен среднедневному заработку, если поездка выпала на рабочие дни, либо удвоенному среднедневному заработку при выходе на работу в выходные или праздники.

В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, направленных в командировки. На основании приказа дни поездки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Продолжительность отработанного времени в эти дни не указывается, поскольку они оплачиваются по среднему заработку и фактически отработанные часы в эти дни в расчет не принимаются.

Оформление командировки в 2020 году - за границу и по России, документы и пошаговая инструкция

Скачать

Если на выполнение работы, поручения выделены сжатые сроки, а сделать предстоит много, и трудится приходится больше, чем в обычные дни, то в табеле это тоже надо будет отразить кодом, который для этого принят в организации. Работа будет оплачиваться по сверхурочному тарифу.

Однодневная командировка: оформление документов, 2019 год

Минимальная длительность поездки может составлять один день. Она предполагает выезд работника в пункт, из которого представляется возможность вернуться в место проживания в тот же день. Порядок оформления коротких рабочих поездок практически не отличается от многодневных. Различия заключаются в порядке оплаты.

Расходы на транспорт обязан возместить работодатель при наличии у работника проездных документов. Что касается суточных, то они при таких коротких рабочих поездках не выплачиваются, в соответствии с пунктом 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Исключение составляют однодневные заграничные командировки. Размер суточных в этом случае составляет половину от установленной нормы.

Эти цифры должны быть оговорены в локальных нормативных актах организации.

Местная командировка: оформление документов, 2019 год

Местной принято называть служебную поездку, не требующую от сотрудника выезда за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель.

Командировка сотрудника в близкую поездку оформляется при помощи служебной записки, чтобы его отсутствие на рабочем месте не считалось прогулом.

Расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Командировка в выходной день: оформление документов, 2019 год

Бывает так, что работнику приходится начинать рабочую командировку в выходные дни или праздники. Например, выехать заранее, чтобы провести в месте назначения полную рабочую неделю, необходимую для решения поставленной задачи.

В таких ситуациях за отработку в выходные полагается повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляется отпуск в любой другой день года, по ст. 153 ТК РФ. Это актуально и в случае, если на выходной день приходится возвращение.

Проезд и другие командировочные расходы компенсируются по обычным правилам.

Командировка во время отпуска, особенности 2019 года

Изредка возникает необходимость для решения срочной задачи отправить в командировочную поездку специалиста, который находится в отпуске. Сделать это, по ст. 125 ТК РФ, можно исключительно с согласия работника. На время командировки сотрудник должен быть официально из отпуска отозван специальным приказом работодателя, выполненным в произвольной форме.

В приказе прописываются причины отзыва, указывается дата выхода на работу и количество неиспользованных дней отпуска. Сотруднику необходимо обозначить свое согласие в письменном виде. Далее все оформляется по стандартным правилам. Оставшиеся дни отпуска должны быть предоставлены сотруднику для отдыха в любое, выбранное им время.

Либо они могут быть добавлены к отпуску в будущем году.

В такой исключительной ситуации бухгалтеру нужно помнить, что при изменении срока отпуска сотрудника должна измениться и сумма получаемых отпускных.

Поскольку отпускные выплачиваются до выхода в отпуск, у отозванного работника может возникнуть перед работодателем кредиторская задолженность, соответствующая сумме переплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска.

Бухгалтер организации должен решить, как поступить с этой суммой: перезачесть или вернуть на счет организации.

Командировка за рубеж: правила 2019 год

Если сотрудник отправляется за рубеж и для заграничной командировки ему необходимо сделать заграничный паспорт и оплатить визовый сбор, то организация-отправитель должна компенсировать эти расходы. Аванс в данном случае может быть выдан в рублях или в валюте.

Если сотрудник получил аванс в рублях и самостоятельно обменивал валюту, важно сохранить и приложить к авансовому отчету справку из обменного пункта. Изменение курса валют на дату обмена и дату утверждения отчета может отразиться на компенсации командировочных расходов.

Без справки, в которой отмечен курс покупки-продажи, перерасчет в рубли будет проводиться по курсу, актуальному на день утверждения авансового отчета, и, в зависимости от экономической обстановки, сумма, положенная к возмещению, может уменьшиться.

Источник: https://clubtk.ru/oformleniye-komandirovki

Расчет командировки в 2020 году с примерами

За время командировки работнику положены три вида выплат. Читайте, какие это выплаты. Смотрите пошаговую инструкцию, как сделать расчет командировки в 2020 году с примерами.

За время командировки за работником сохраняется средний заработок, ему положены суточные и компенсация понесенных расходов. Причем компенсация возможна в двух вариантах. А еще есть ряд условий и особенностей, которые должен учесть бухгалтер. Но обо всем по порядку.

Что включает расчет командировки в 2020 году

Командировка может быть однодневной, длиться несколько дней или недель. В этот период работник отсутствует на рабочем месте, но занят делами компании. Не являются командировкой:

  • Разъездная работа,
  • Вахтовая работа.

Поскольку во время поездки сотрудник отсутствует на рабочем месте, то зарплату ему не начисляют. Но он выполняет задание руководителя, поэтому бухгалтерия вместо зарплаты начисляет средний заработок. Расходы по командировке включают три вида выплат:

  1. Средний заработок,
  2. Суточные,
  3. Подотчетные средства.

Расскажем и покажем примеры, как рассчитывать выплаты по командировке в 2020 году.

Читайте также:  Прием на работу граждан украины в 2020 году - пошаговая инструкция

Средний заработок на время командировки в 2020 году

Итак, первая выплата, которая полагается откомандированному работнику, это средний заработок.

Формула расчета

Среднедневной заработок определяется по простой формуле: доход, начисленный за расчетный период, делится на количество дней в этом же периоде.

Среднедневной заработок = Доход, начисленный за расчетный период : Количество дней в расчетном периоде

Разберем подробнее элементы этой формулы.

Расчетный период

По общему правилу в расчетный период входят 12 предыдущих календарных месяцев.

Пример

Сотрудник еде в командировку с 10 февраля 2020 года. Расчетный период – с 1 февраля 2019 года по 31 января 2020 года.

Если сотрудник еще не проработал в компании полного года, то в расчет берутся все отработанные месяцы. А если по делам фирмы едет только что оформленный сотрудник, вместо среднего заработка ему начисляют оклад.

Что входит и не входит в расчет среднего заработка

В сумму дохода за расчетный период включаются не все начисления в пользу работника. А только те, которые связаны с его трудовой деятельностью:

 Включаются в расчет среднего заработкаНе включаются в расчет среднего заработка
  • Зарплата,
  • Надбавки за особые условия труда,
  • Районные коэффициенты и северные надбавки,
  • Премии по итогам работы,
  • Доплаты за сверхурочную, ночную работу, выходы в праздники и выходные
  • Пособия по нетрудоспособности, в том числе по беременности и родам,
  • Средний заработок, например, за период  предыдущей командировки,
  • Выплаты за время простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от воли сторон,
  • Выплаты за период, когда работник не мог работать из-за забастовки других сотрудников, но сам в ней участия не принимал,
  • Выплаты за дополнительные дни для ухода за детьми-инвалидами,
  • Выплаты за дни, когда работник освобождался от работы с сохранением среднего заработка

Количество дней в расчетном периоде

Для среднего заработка на период командировки в расчет берутся рабочие дни за 12 предшествующих месяцев. Из общего количества отнимаются дни, когда работник получал выплаты, которые не учитываются в среднем заработке. Например, дни болезни или ухода за ребенком.

Пошаговая инструкция

Зная исходные данные, расчет среднего заработка сводится к простым шагам:

ШагЧто рассчитатьКак рассчитать
1 Расчетный период 12 предыдущих месяцев
2 Суммарный заработок Зарплата, надбавки, доплаты, трудовые премии
3 Расчетная сумма Проверить, чтобы в суммарный заработок не попали исключаемые суммы
4 Количество дней расчетного периода Рассчитать количество рабочих дней, отнять дни, за которые начислялись исключаемые суммы
5 Среднедневной заработок Сумму, полученную на шаге 2, разделить на количество дней, полученное на шаге 4
6 Начисление за период командировки Сумму, полученную на шаге 5, умножить на количество дней поездки

Доплата до оклада

Рассчитанный среднедневной заработок может получиться существенно ниже, чем обычная дневная зарплата работника. В трудовом договоре или локальном акте компании можно предусмотреть условие о доплате до оклада. Такая доплата полностью включается в расходы по налогу на прибыль (п. 25 ст. 255 НК РФ, письма Минфина от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756 и от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164).

Работник едет в командировку с 17 по 20 февраля 2020 года, всего 4 дня. Расчетный период – с 1 февраля 2019 года по 31 января 2020 года. Есть исключаемые дни:

  • 11 дней бюллетеня,
  • 28 дней ежегодного отпуска.

В расчетном периоде работнику начислялись выплаты:

  • Зарплата – 718 000 руб.,
  • Отпускные – 48 000 руб.,
  • Больничные – 22 000 руб.

Рассчитываем средний заработок за период поездки:

  • Расчетный период – с 1 февраля 2019 года по 31 января 2020 года, всего 247 рабочих дней,
  • Суммарный заработок – 718 000 руб.,
  • Количество дней расчетного периода – из 247 дней отнимаем 11 дней больничного и 28 дней отпуска, получаем 208 дней,
  • Среднедневной заработок – 718 000 / 208 = 3 451,92 руб.,
  • Начисление за время поездки – 3 451,92 руб. * 4 дня = 13 807,68 руб.

Суточные за время командировки в 2020 году

Служебная поездка доставляет работнику определенный дискомфорт. Ему приходится жить вне дома, где-то питаться, как-то обустраивать бытовые условия. Для компенсации этих неудобств работодатель выплачивает суточные.

Суточные не платят, если работник имеет возможность возвращаться домой. Например, из однодневной командировки работник вернется в тот же день. Или в поездке в не очень отдаленную местность, если есть возможность возвращаться домой ежедневно. Отдаленность и транспортную доступность оценивает руководитель. Он же принимает решение о целесообразности ежедневных возвратов и выплате суточных.

Размер суточных полностью отдан на усмотрение работодателя, в законодательстве ограничений нет. Но есть ограничение сумм, не облагаемых НДФЛ и страховыми взносами:

  • 700 руб. – в поездке по России,
  • 2 500 руб. – в поездке за границу.

Работодатель может выплачивать суммы и в большем размере, достаточно зафиксировать их в локальном акте. Но с превышения придется платить НДФЛ и страховые взносы.

Работнику выплачены суточные за три дня командировки по России по 1 000 руб. за каждый день, всего 3 000 руб. Рассчитаем налоги:

  • Необлагаемая сумма – 700 * 3 = 2 100 руб.,
  • Превышение – 3 000 – 2 100 = 900 руб.,
  • НДФЛ (налоговые вычеты в расчет не принимаем) – 900 * 13% = 117 руб.,
  • Взносы в ПФР – 900 * 22% = 198 руб.,
  • Взносы в ФОМС – 900 * 5,1% = 45,9 руб.,
  • Взносы в ФСС – 900 * 2,9% = 26,1 руб.

Оформление командировки в 2020 году - за границу и по России, документы и пошаговая инструкция

Суточные по загранпоездке

На период заграничной поездки суточные выдаются в повышенном размере. Необлагаемая сумма – 2 500 рублей, работодатель может выдавать и больше. Но здесь нужно учитывать одно правило. В день пересечения границы размер суточных определяется местом прибытия:

  • В день выезда за границу РФ суточные выдаются в «иностранном» размере,
  • В день приезда в Россию суточные выдаются по «российским» нормам.

Даты определяются по отметкам в загранпаспорте.

В положении о командировках организации определены размеры суточных:

  • В поездках по России – 800 руб.,
  • В поездках по странам ЕАЭС – 3 000 руб.,
  • В поездках в «дальнее» зарубежье – 3 500 руб.

Сотрудник едет в командировку:

  • С 13 по 15 января в город Санкт-Петербург,
  • 15 января он выезжает и прибывает в Казахстан,
  • 17 января вылетает из Казахстана и прибывает в Чехию,
  • 21 января вылетает из Чехии и прибывает в Россию.

За время поездки ему выдадут суточные:

  • За 13 и 14 января – по 800 руб. за каждый день,
  • За 15 и 16 января – по 3 000 руб. за каждый день,
  • За 17, 18 , 19 и 20 января – по 3 500 руб. за каждый день,
  • За 21 января – 800 руб.

Компенсация расходов за время командировки в 2020 году

Работодатель компенсирует расходы, понесенные работником в поездке. Прежде всего, это расходы на проезд и найм жилья, например, оплата гостиницы. Возможны другие расходы. Например, работник арендовал конференц-зал для проведения мероприятия с покупателями. Возможны два варианта оплаты этих расходов.

ВариантВ чем заключается
Подотчетные средства Деньги на оплату расходов бухгалтерия моет выдать еще до поездки. Тогда после возвращения работник составляет авансовый отчет. К отчету прилагает билеты, чеки, БСО и другие документы, подтверждающие расходы.
Компенсация расходов Если до поездки денег работник не получил, он может рассчитаться своими собственными средствами. После возвращения он должен составить служебную записку на имя руководителя. Перечислить понесенные расходы, приложить билеты, чеки и попросить возместить эти расходы. Обратите внимание: составлять авансовый отчет в этом случае не нужно. Авансовый отчет – это доклад о расходовании подотчетных средств. Но подотчетных в данном случае работник не получал.

Оформление командировки в 2020 году - за границу и по России, документы и пошаговая инструкция

Особенности выплат за время командировки в 2020 году

Расскажем особенности оплаты командировки в некоторых случаях.

Больничный во время командировки

Выплаты зависят от тяжести болезни. Если заболевание легкое, то командировка продолжается по плану. Если заболевший не может выполнять служебное задание, ему необходимо обратиться в медучреждение и получить бюллетень.

Как поступать бухгалтеру? Время командировки продлевается на период бюллетеня. За дни болезни начисляются следующие выплаты:

  • Средний заработок не начисляется, вместо него работник получит пособие по нетрудоспособности,
  • Суточные начисляются за все дни, в том числе дни болезни,
  • Оплата гостиницы выдается за все дни, в том числе и дни болезни, если работник не попал в стационар.

Командировка в выходной

Для оплаты командировки во время выходного дня действует следующее правило. Если по обычному графику у работника этот день является выходным, а в командировке сотрудник в этот день:

  • Не работал – день не оплачивается,
  • Работал – вместо среднедневного заработка начисляется двойная оплата как за работу в выходные.

Если по обычному графику этот день является рабочим, то начисляется среднедневной заработок по общему правилу.

Источник: https://www.RNK.ru/article/216851-raschet-komandirovki-v-2020-godu-s-primerami

Оформление командировки

Оформление командировки – процедура важная и ответственная как с точки зрения кадрового дела, так и в отношении бухгалтерского учета. Какие документы готовит сотрудник и предприятие, сколько требуется выплатить командировочных, и какие нюансы с этим связаны, рассмотрим в статье.

Под командировкой понимается поездка сотрудника предприятия для выполнения трудовой задачи вне места своей работы. При этом если работа сама по себе связана с разъездами (водитель, торговый агент), то такие поездки командировками не считаются.

Началом командировки считается день отъезда, а датой окончания – день прибытия. Причем если транспорт прибывает в ночное время после 00:00, начавшийся новый день и будет днем окончания поездки.

Правила оформления командировки изменились в 2015 году: документов стало меньше. Теперь не нужно оформлять письменное служебное задание и командировочное удостоверение. Журнал учета выбывающих и прибывающих сотрудников также можно не вести.

Все эти действия, разумеется, не запрещены: компания может и сегодня сопровождать служебные поездки такими бумагами. Но обязательным и достаточным документом стал приказ о направлении в командировку.

Порядок и нюансы подготовки командировок для работников прописывают в Положении о командировках – внутреннем документе, который и будет регламентировать необходимую документацию и действия всех вовлеченных членов коллектива.

Это не обязательный документ, и разрабатывать его стоит лишь в том случае, если командировки составляют значительную часть деятельности.

Если Положение не составлено, можно прописать правила организации поездок в других внутренних постановлениях.

Что учесть в положении

В документе нужно указать размер суточных. Закон не ограничивает работодателя ни в минимальной, ни в максимальной сумме. Можно предусмотреть разный размер суточных для рядового персонала и, например, для руководства. Однако предусмотрен максимальный размер суточных, которые не облагаются НДФЛ: 700 рублей для внутренних командировок, 2500 рублей при поездках за границу.

Читайте также:  Сбалансированная система показателей – что такое ссп

Если фирма выделяет больше денежных средств, то все, что превышает указанную сумму, облагается налогом. В положении можно установить предпочтительные виды транспорта и уровень комфорта поездок, целесообразность использования такси и т.д. Например, бронировать купе поезда или эконом-класс самолета для специалистов, СВ и бизнес-класс — для менеджеров высшего звена.

Таким же образом можно разработать предписания по найму жилья – например, съемная квартира или 3-х звездочная гостиница для персонала; пятизвездочный отель – для руководства.

Оформление командировки в 2020 году - за границу и по России, документы и пошаговая инструкция

Приказ о направлении работника в командировку

Приказ может быть оформлен на одного или нескольких сотрудников. В приказе указывают название организации и ФИО сотрудника, его табельный номер, должность и название структурного подразделения (отдел, департамент и т.п.). Указывается место поездки, срок и цель: например, участие в конгрессе или выставке.

Обязательно заполняется графа «Основание для командировки» — им может быть план, служебная записка о необходимости поездки, служебное задание работнику и другие документы. В приказе указываются реквизиты этих бумаг, сами документы также прикладываются.

Приказ подписывает руководитель и командировочный в строке «С приказом ознакомлен».

Командировочные расходы в приказе не указываются, поэтому его отправляют в бухгалтерию, чтобы оформить суточные.

Возмещение расходов

Право на получение аванса дает приказ, то есть документальное оформление командировки. Деньги могут быть перечислены на карточку или счет уезжающего, а также выданы наличными. Точные сроки выдачи аванса законодательно не установлены, но это должно обязательно произойти до отъезда (согласно Постановлению Правительства № 749 от 13 октября 2008 г).

Размер аванса определяется исходя из размера суточных, стоимости проезда до места назначения и стоимости проживания.

Сидоров направляется из Москвы в Ростов, летит туда и обратно самолетом. Вылет 01 октября, прибытие назад 10 октября. Таким образом, длительность командировки составляет 10 суток.

Авиабилеты туда и обратно обошлись в 60 000 руб, отель – 20 000, суточные составят 1000*10=10 000. Таким образом, Сидорову следует выдать 60+20+10=90 тысяч рублей аванса.

Документальное оформление расходов в служебной командировке

Статья 168 Трудового кодекса предписывает компенсировать стоимость проезда до места назначения и обратно, стоимость проживания, ежедневные дополнительные (суточные) и другие расходы.

Командированный сотрудник обязан документально подтвердить все эти траты:

  • Проезд: наличием билетов, в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона.
  • Проживание: чеком из гостиницы или другого объекта, где человек проживает во время командировки;
  • Прочие расходы: чеками за товары или услуги, квитанции, счета.
  • Расходы на питание подтверждать не нужно – их оплачивают за счет суточных.

По возвращении на рабочее место прибывший заполняет авансовый отчет, в котором описывает затраты и подтверждающие их документы.

В авансовом отчете указывается:

  1. Название предприятия и его подразделения.
  2. ФИО и должность работника, его табельный номер.
  3. Сумма выданного аванса и его назначение.
  4. Наличие остатка или перерасхода средств.
  5. Реквизиты всех документов, которые подтверждают расходы.

Документальное подтверждение трат имеет значение не только для руководства компании. Если агент по продажам съездил в другой город, где заключил контракт, но потерял проездные билеты, компания может компенсировать ему расходы на основании отчета о командировке (оформляется в свободной форме).

Однако налоговая служба такое подтверждение расходов не примет, а это имеет значение при подсчете налога на прибыль. То есть не доказанные командировочные траты провести как расходы не удастся.

Правильно учесть все бумаги и оформить расходы помогут специалисты сервиса Главбух.Ассистент. Им удобно поручить все задачи, связанные с кадровым документооборотом, учетом и отчетностью. Помощь профессионалов поможет вам освободить время для развития бизнеса и не отвлекаться на рутинные дела.

Командировка за границу

Документальное оформление поездки в другую страну производится так же, как и оформление местной командировки. Однако есть различия в финансовом обеспечении:

Во-первых, обязательной компенсации кроме проезда и проживания подлежат:

  • загранпаспорт и визовое оформление,
  • консульский сбор,
  • обязательная медицинская страховка.

Обычно проживание в другой стране обходится дороже, поэтому предусмотрен больший размер суточных и они выплачиваются в валюте страны прибытия.

Схема расчета суточных выплат предложена в Постановлении Правительства №749.

День пересечения границы РФ считается первым днем, за который оплачиваются суточные в размере, предусмотренном для заграничных командировок и в валюте. День пересечения границы России при возвращении оплачивается по внутреннему тарифу и в рублях. Дату пересечения границы следует подтверждать документально – это может быть отметка в загранпаспорте, билеты или другие документы.

По прибытии заполняется авансовый отчет, но все подтверждающие счета, квитанции, чеки и прочее необходимо построчно перевести на русский язык.

Некоторые требования регулирующих органов относительно подтверждающих чеков и билетов противоречивы (возможность предоставления дубликатов и др.), поэтому лучше прилагать оригинальные квитанции. Гарантию правильного оформления отчетов дадут опытные аутсорс-специалисты.

Сравнительная таблица оформления внутренней и заграничной командировки

Внутренняя поездка Зарубежная командировка
Основание для отправки в командировку Приказ или распоряжение Приказ или распоряжение
Дата начала День отъезда Дата пересечения границы РФ
День окончания День приезда Последний день перед датой пересечения границы РФ
Суточные выплаты, которые не облагаются НДФЛ, руб. 700 2500
Валюта Рубли Валюта страны прибытия
Основание для указания командировочных расходов Авансовый отчет + документы, подтверждающие расходы Авансовый отчет + документы, подтверждающие расходы, переведенные на русский язык

Дополнительные нюансы

В командировку может поехать любой сотрудник на любом транспорте, в том числе на своем личном, и в любой день недели. Рассмотрим эти случаи подробнее.

Как оформить командировку директора

Первое лицо компании отправляется в поездку по тем же правилам: оформляется приказ о направлении в командировку, который руководитель выписывает сам для себя.

Важный момент: в приказе обязательно следует указать лицо, которое будет исполнять обязанности руководителя на время его отсутствия. Если командировки составляют значительную часть работы начальника, порядок его замещения стоит прописать отдельным положением или распоряжением.

Командировка на машине

В случае поездки на собственном транспорте для подтверждения дат начала и окончания командировки понадобятся автозаправочные чеки.

Командировка на служебном автомобиле должна сопровождаться путевыми листами, где указываются даты начала и окончания поездки, расход топлива и другие расходы.

Командировка в выходной

Если сотрудник будет уезжать в выходной или праздничный день, нужно получить его письменное согласие до издания приказа о направлении в командировку. Работа в выходные оплачивается по двойному тарифу или в размере двойного дневного оклада.

Источник: https://www.business.ru/article/2266-oformlenie-komandirovki

Положение о командировках: образец заполнения в 2020 году

Внутренний локальный документ о служебных поездках актуален для всех работодателей, отправляющих своих сотрудников для выполнения рабочих дел за пределы своего города. В статье найдете образец документа на 2020 год с подробными ми по всем основным пунктам.

Да, если служебные поездки вы практикуете, то без подобного документа не обойтись.

Во-первых, нужно “на берегу” обговорить все нюансы служебных поездок с сотрудниками. Поэтому этот акт прежде всего для них.

Во-вторых, если вы учитываете расходы в налоговом учете — не важно, на ОСН или УСН с объектом Д-Р, Положение поможет вам обосновать соответствующие траты.

В любом случае документ поможет всем работодателям, независимо от применяемой системы налогообложения, обосновать правильность (не)начисления несчастных взносов с командировочных сумм. Дело в том, что для целей расчета агентского НДФЛ и основных взносов, уплачиваемых в ФНС, установлены лимиты. Это:

  • 700 руб. за день нахождения в командировке в России;
  • 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.

Суточные в рамках утвержденных лимитов обязательными платежами не облагаются.

Но вот по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (травматизма) никакие предельные суммы закон не предусмотрел.

И на практике взносами не облагают сумму суточных, которая установлена в локальном акте работодателя. Так, например, если в Положении о командировках предусмотрены суточные в размере 2000 руб.

, то взносами «на травматизм» облагаются только суточные сверх 2000 руб. Это следует из пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Другой момент в том, что необязательно формировать Положение как отдельный документ. Это вполне может быть раздел Положения об оплате труда. Или другого локального “кадрового” акта. Важна суть, что именно вы прописываете. Разобраться с наполнением поможет наш образец и следующие ниже комментарии.

Положение о командировках: структура документа

Какой-то обязательной или типовой структуры данного акта нет. Вы можете рубрицировать документ под свои нужды как вам удобно. При желании ничто не мешает весь документ или его часть оформить в табличной форме, что всегда более наглядно для пользователей.

Наш образец 2020 предлагает следующие основные блоки:

  1. Общие положения.
  2. Срок и режим командировки.
  3. Документальное оформление служебной командировки.
  4. Командировочные расходы.
  5. Плата за работу в выходные дни в командировке.
  6. Гарантии при направлении работников в служебные командировки.
  7. Порядок представления отчетности, связанной с направлением работников в служебные командировки.

Положение о командировках: “шапка” акта

Документ должна предварять минимальная “реквизитка” вашей компании. Это наименование и организационно-правовая форма.

Тут же можно сразу разместить гриф утверждения, который традиционно состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Пропишите дату и место составления документа.

Положение о командировках: общие пункты

В “общем” разделе опишите основные термины, которые чаще всего будете использовать в тексте. Особенно это актуально, если какие-то понятия могут вызывать вопросы, неясности у сотрудников предприятия. Приведите перечень сотрудников, на которых распространяется Положение.

Обозначьте ситуации, которые не подпадают под разрабатываемый акт. Например, возможна такая формулировка (смотрите также наш образец 2020).

“К служебным командировкам не относятся:

  • служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы, если иное не предусмотрено локальными или нормативно-правовыми актами;
  • выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);
  • поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования”.

Положение о командировках: содержательная часть

Начните с таких категорий, как срок и режим командировки. Включите сюда, в частности, методику, по которой вы определяете фактическую продолжительность командировки (день выезда, приезда).

Помните, что данные положения прописаны и на законодательном уровне, поэтому ориентируйтесь в работе на них (постановление Правительства от 13.10.2008 № 749). Ухудшать положение персонала вы ни в коем случае не вправе.

Если действуете прямо по закону, без каких-либо бонусов работникам, то не обязательно переписывать все нормы из НПА в свое Положение.

Решите, по какому графику командировочный работает в самой поездке.

Далее нужен большой блок, посвященный командировочным расходам. Укажите порядок и размер возмещения командировочных сумм.

Установите размер суточных. Помните: они могут быть любыми. Лимиты установлены законом только для целей налогообложения. И никак не ограничивают работодателя в установлении конкретных сумм на практике. Конечно, целесообразно укладываться в существующие “пределы”, чтобы официально сэкономить на налогах.

Имейте в виду: закон не говорит, в какой срок до командировки сотруднику необходимо выдать аванс. Дедлайн для такой выплаты установите как раз в Положении.

Также организация устанавливает самостоятельно сумму возмещения и требования к подтверждению расходов по найму жилья во время командировки.

Положение о командировках: документальная часть

Это один из самых важных разделов в Положении, обязательных для прочтения и изучения ответственными менеджерами — теми лицами, кто отправляется в поездку. Примерное название блока — «Документальное оформление служебной командировки».

Укажите здесь порядок оформления документов при направлении в служебный вояж. В частности, надо ли будущему командировочному писать заявление о выдаче средств в подотчет. Или деньги будут выдаваться сугубо на основании приказа руководителя организации. Закон позволяет выбрать один из двух вариантов.

Целесообразно подробно описать требования к бумагам, которыми командировочный должен отчитаться по итогам поездки. С учетом того, что сейчас повсеместно ввели онлайн-кассы и к ККТ-чекам предъявляется масса новых современных требований.

Можно оформить отдельный раздел «Порядок предоставления отчетности, связанной с направлением сотрудников в служебные командировки» — как это сделано в нашем образце.

Укажите там порядок, сроки оформления и сдачи авансового отчета и отчета о командировке. Если используете свои бланки, самостоятельно разработанные, прикрепите их к Положению в качестве приложения.

Лайфхак: приложите не только чистые, пустые бланки, но и образцы — для наглядности. Так сотрудники будут делать меньше ошибок в документации.

Источник: https://www.Zarplata-online.ru/art/161637-polojenie-o-komandirovkah—obrazets-2020

Суточные в командировке 2020

Перед командировкой работодатель обязан выдать сотруднику суточные. Их размер работодатель устанавливает самостоятельно. Но в целях уплаты налогов и взносов нужно ориентироваться на утвержденные нормы. В статье – все про суточные в 2020 году, в том числе нормы при командировках по России и за границей.

Какие расходы на командировки примет налоговая: новые разъяснения ФНС

Какие установлены нормы суточных в 2020 году

В каком размере выдавать суточные в командировке в 2020 году, работодатель устанавливает самостоятельно. Утвержденные суммы он закрепляет приказом руководителя или указывает в коллективном либо трудовом договоре (ч. 4 ст. 168 ТК). Например, приказывают установить размер суточных по России в 2020 год в сумме 1400 руб. Образец приказа руководителя – здесь.

Однако есть нормы суточных для НДФЛ и взносов. Суммы в пределах норм налогом и взносами не облагаются, выше норм – облагаются НДФЛ и взносами (см. таблицу). 

Суточные при загранкомандировках и по России в 2020 году: нормы

Вид налога Нормы
Командировки по России Заграничные поездки
НДФЛ 700 руб. С выплат за каждый день выше 700 руб. платите налог (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК) 2500 руб. С выплат за каждый день выше 2500 руб. платите налог (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК)
Страховые взносы 700 руб. С выплат за каждый день выше 700 руб. платите взносы (п. 2 ст. 422 НК) 2500 руб. С выплат за каждый день выше 2500 руб. платите взносы (п. 2 ст. 422 НК)

За какие дни считать суточные в командировке в 2020 году

Суточные работнику платите за каждый день, который сотрудник находился в командировке, включая выходные и праздники. Также учтите дни в пути, включая день отъезда и день, когда вернулся работник (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Как правильно оплатить командированному работу в выходной или праздник, разъяснил Минтруд.

Днем отъезда считайте дату, когда отправился поезд, самолет из места, где трудится сотрудник. Днем возвращения считайте дату, когда прибыл транспорт в населенный пункт, где работает сотрудник. Когда до места отправления или приезда сотруднику нужно еще добираться, учтите это время тоже.

Если транспорт прибыл до 24 часов, то учитывайте текущие сутки. Если в 0 часов – следующие сутки (п. 4 Положения № 749).

За дни, когда работник уехал в командировку и вернулся из нее, выплатите суточные в полном размере. 

Суточные при однодневных командировках в 2020 году

Обязанность организации оплачивать суточные предусмотрена статьей 168 ТК РФ. Но при командировках по России в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Однако запрет на суточные не мешает вам возместить сотруднику расходы, связанные с выполнением трудовой функции. Конечно, при условии, что работник подтвердил расходы документами. При этом порядок возмещения вы должны установить коллективным договором или локальным актом (п. 1 письма Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242). 

Главбухи опасаются учитывать расходы на деловые поездки, не зная, как отреагируют на проверке переменчивые инспекторы. Но компаниям удается отстоять даже необычные траты на командировки. Узнать аргументы

Когда выдавать суточные

Суточные платите в составе аванса на командировку с учетом срока поездки. Конкретных сроков закон не устанавливает. Главное, выдать деньги до поездки.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/52452-sutochnye-v-komandirovke-v-2020-godu-normy

Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

  1. Служебная командировка должна нести производственный характер.
  2. Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
  3. Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
  4. Длительность служебной командировки должна быть целесообразна. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».

В Письме Минтруда от 09.06.

2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается его домашний адрес.

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв.

 Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

 В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Размер суточных в 2019 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

  • 700 руб. в день — для поездок по России;
  • 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

Узнать больше

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки.

К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля.

Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п.

 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Чтобы правильно рассчитать командировочные, воспользуйтесь специальной шпаргалкой.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

Алгоритм действий

1. Издание приказа о направлении работника в командировку

Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать форму Т-9), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.  

Сотрудник знакомится с приказом под роспись.

2. Выдача аванса на командировочные расходы

Выдача подотчетных средств производится на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения.

Это также может быть письменное заявление командированного сотрудника, в котором стоит надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, его подпись и дата.

Подробнее об этой процедуре читайте в статье «Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами».

Помимо выдачи аванса на командировочные расходы в табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки (код «К» или «06»).

Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

Если командировка длилась со вторника по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

3. Заполнение авансового отчета

По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.

Источник: https://kontur.ru/articles/5061

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector