Опись передаваемых документов: образец

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление фирменного бланка  остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
2. Наименование организации, которая передает документы.
3. Дата составления.
4. Таблица с самой описью, в которой указываются:

• номер по порядку;
• полное название документа;
• количество экземпляров;
• количество листов.

1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

1. Опись по аттестационному делу.
2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Сдаточная опись

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Опись дел постоянного хранения

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

•  Образец описи предоставляемых документов (word) — для передачи в другую организацию
• Бланк сдаточной описи (word) — для сдачи в архив
•  Опись документов постоянного хранения (Образец word) — для бумаг с постоянным сроком хранения
•  Внутренняя опись (word) — для передачи в пределах одной фирмы

Поделиться ссылкой:

(3

Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-sostavit-opis-predostavlyaemyx-dokumentov/

Опись передаваемых документов: скачать образец — FINFEX.ru

Каждая организация обязана вести внутренний документооборот, состоящий из входящей корреспонденции, заключенных договоров, документов кадрового учета и отчетностей для проверяющих органов.

Каждый из вышеперечисленных актов должен тщательно проверяться. Рассматриваемый процесс систематизируется при помощи различных видов описей документов.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец описи документов для передачи другой организации и контролирующим органам.

Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно

Предназначение описи внутренней документации

Опись внутренней документации компании позволяет систематизировать и классифицировать различные сведения, с целью обеспечения оперативного поиска нужных актов, бланков и бумаг. Существует несколько типовых видов описи документации, которые различаются назначением бумаг. Давайте рассмотрим самые распространенные примеры:

1. Опись документов с целью постоянного хранения – в этом случае, в бланке указываются основные сведения о содержании документа.
2. Опись документации с целью временного хранения – отличием этого варианта хранения, является четко установленные сроки, которые составляют не более десяти лет.
3. Список документов, передаваемых контролирующим органам – данный вид описи содержит в себе сведения о бумагах, передаваемых судебным и правоохранительным органам, налоговой службе и другим государственным инстанциям.
4. Опись дел наемных сотрудников.

Следует отметить, что документация, заполняемая представителями бухгалтерского и кадрового отдела, в обязательном порядке подлежит учету.

Объяснить данное требование можно тем, что после использования, подобные бумаги передаются в государственный архив и другие учреждения. В некоторых ситуациях, рассматриваемые документы обязаны храниться в течение установленного государством срока.

Для видеоматериалов и фотографий этот срок составляет пять лет, а для личных дел наемных работников – семьдесят пять лет.

Создание описи документов, один из важных аспектов в делопроизводстве.

Важно обратить внимание на то, что некоторые бумаги описываются в обязательном порядке. Согласно текущему законодательству, все кадровые документы, передаваемые трудовой инспекции должны быть систематизированы.

В том случае, когда организация не представляет данные документы контролирующим органам, могут быть назначены штрафные санкции.

Внутренний документооборот

Опись внутренних актов компании является неотъемлемой составляющей делопроизводства. В постоянной систематизации нуждается деловая переписка, первичная документация, различные реестры и личные дела наемного персонала. Существует несколько способов систематизации бумаг. Первый подразумевает категоризацию по дате составления документов, а второй по виду дел.

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов

Эксперты рекомендуют каждому предприятию использовать отдельные формы регистрации документов. К категории исходящей и входящей корреспонденции относятся различные письма, бандероли, претензии и просьбы сторонних организаций.

В категорию кадровой документации следует собрать все внутренние приказы и распоряжения руководителя компании.

В отдельную группу собираются различные протоколы, которые ведутся во время производственных совещаний, собраний членов учредительского состава или работников.

Отдельно следует хранить лицензии и сертификаты, а также распоряжения и приказы, связанные с основным направлением деятельности компании. Согласно установленному законом регламенту отдельным видом описи являются личные дела наемных рабочих и уволенного персонала.

В состав личных дел сотрудников должны входить копии персональных документов (паспорт, диплом, ИНН, пенсионное удостоверение), справка о наличии или отсутствии судимости и копия трудовой книги.

Среди дополнительных бланков, входящих в данный перечень, следует выделить приказ о принятии на работу, трудовое соглашение и должностные инструкции.

Это интересно:  Что такое фондоемкость: как рассчитать

В некоторых сферах предпринимательской деятельности в состав личных дел сотрудников входит копия медицинской книжки.

В случае с уволенными работниками, вышеперечисленный список следует дополнить ксерокопией приказа руководства компании о прекращении трудового соглашения.

Важно обратить внимание на то, что для каждого работника следует подготовить отдельный пакет документов, который подшивается и передается на хранение в архив.

Подготовка к передаче в архив

Многие внутренние документы организации, по истечении определенного срока передаются на хранение в архив. Согласно правилам установленным законом, передавать дела следует по истечении трех лет после завершения делопроизводственного процесса. Срок хранения бумаг на территории архива предприятия составляет не более десяти лет.

Перед передачей внутренних бумаг на временное хранение в архив следует пронумеровать все страницы дела. Порядковый номер страницы фиксируется в правой верхней части документа. Отметка ставится простым карандашом.

При прикреплении к делу иллюстраций и фотографий, порядковый номер фиксируется на их обратной стороне.

Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством

Существует определенный регламент, регулирующий объем одного дела. Согласно установленным правилам, подшивать к одному делу следует не более двухсот пятидесяти страниц.

В том случае, когда количество документов превышает вышеуказанные объемы, следует разделить дело на несколько частей или томов.

Для того чтобы надежно закрепить все бумаги, следует использовать методику прошивки в четыре прокола.

Одним из важных моментов создания описи внутренних документов компании является указание сведений о предприятии, порядковом номере скрепленного тома, названии дела и длительности хранения в архиве. После того как последний документ будет подкреплен к делу, следует оформить лист заверителя. После того, составляется опись и делается переплет.

Специалисты рекомендуют использовать обложки из твердого картона. На первую страницу следует сделать накладку из десяти сантиметрового кусочка плотной бумаги, которая защитит нитки от истирания. В некоторых случаях, может потребоваться составление внутренней описи томов дела, которая прикладывается к первой странице. В сдаточной описи указываются следующие сведения:

• порядковый номер дела, части и тома;
• список заголовков;
• количество листов в одном деле (части или томе);
• длительность срока хранения в архиве.

При ликвидации компании, все личные дела наемного персонала, включая невостребованные трудовые книги, передаются на хранение в Государственный архив.

Опись документов для передачи в контролирующие органы

Многие контролирующие органы и муниципальные учреждения могут затребовать у юридического лица предоставление различных документов. При подготовке пакета документации потребуется составить опись бумаг, которая заверяется фирменной печатью и подписью руководителя.

Это интересно:  Что такое франшиза и как она работает

Согласно установленным правилам, опись должна включать в себя название компании и её реквизиты, порядковый номер и заголовки, список пронумерованных бумаг и общий объем документов, а также сведения о суммарном количестве листов.

Подробный список передаваемой документации составляется при передаче бумаг в налоговую службу, различные фонды и статистические организации. Кроме того, необходимо принять во внимание то, что подготовка описи бумаг может потребоваться при решении спорных вопросов через суд.

На сегодняшний день нет строгих требований к списку документов.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел

Давайте рассмотрим, как составить опись документов для налоговой по требованию. Для начала потребуется указать дату составления бумаг.

В случае передачи товарной накладной или счет-фактуры следует указать регистрационный номер, который должен соответствовать номеру, указанному в журнале внутреннего учета.

При передаче налоговой службе договоров и других документов, следует указывать дату их заполнения, присвоенный внутренний номер и сведения о второй стороне.

В случае подачи заявления в правоохранительные организации, также потребуется привести опись передаваемых документов. Данное требование является обязательным в случае наличия различных вложений в виде оправдательных или доказательных документов.

Подготовка передачи документов сторонним организациям

Крупные фирмы, имеющие дело с различными подрядчиками и независимыми партнерами, часто сталкиваются с необходимостью передачи различной документации перед заключением сделки.

Чаще всего подобные документы передаются через курьерскую службу или посредству почтовой связи. В этой ситуации имеется риск порчи или частичной утери различных бланков, или актов.

Для того чтобы избежать подобной ситуации и возможных негативных последствий для каждой из сторон, потребуется составить опись.

Давайте рассмотрим пример описи документов для передачи сторонним организациям. В первую очередь, следует указать название и реквизиты компании выступающей в качестве отправителя.

Далее потребуется пронумеровать вложенные бумаги и указать общий объем листов. После этого, фиксируется дата составления бланка.

Подготовка подобных бумаг позволяет избежать различных конфликтов, связанных с непредставлением важных сведений потенциальным партнерам фирмы.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы

Заключение

Рассматриваемый бланк довольно часто используется в различных сферах делопроизводства. Использование описи позволяет систематизировать входящую и исходящую корреспонденцию, личные дела наемных сотрудников и другие внутренние документы предприятия.

Следует обратить внимание, что по истечении трехгодичного срока, все вышеперечисленные документы должны быть переданы на хранение в архив, расположенный на территории компании.

В случае ликвидации предприятия, Государственному архиву передаются лишь сведения обо всех сотрудниках компании.

При передаче документов в органы государственной статистики, налоговую службу, суд и различные фонды наличие описи является обязательным требованием. В случае её отсутствии может последовать дальнейшее разбирательство. В этом случае, предприятию грозит крупный штраф.

Источник: https://finfex.ru/opis-peredavaemyh-dokumentov-skachat-obrazec/

Инструкция: составляем опись дел

В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.

Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.

Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.

Применяемые формы

В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Их предусмотрено несколько. Так, Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены следующие формы перечней дел (ОД):

• постоянного хранения (Приложение 14);
• по личному составу (Приложение 15);
• временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
• электронных документов постоянного хранения (Приложение 17);
• электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
• структурного подразделения (Приложение 23);
• электронных документов структурного подразделения (Приложение 24).

Ключевые требования к заполнению данных видов закреплены в разделе 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру:

1. Титульный лист.
2. Содержание.
3. Предисловие.
4. Список сокращений.
5. Указатели.

Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга. Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации.

Опись дел постоянного хранения

Такой перечень может быть составлен в отношении бумаг, которые имеют статус хранения «Постоянно». Опись дел постоянного хранения, образец заполнения отличается от остальных форм своей структурой. В табличной части формы отсутствует графа «Срок хранения», так как этот срок указывать не имеет смысла.

Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка.

Дополнительно в предусловии дается краткая характеристика документации фонда, включенного в данный раздел. При наличии дел, выходящих за границы периода, их также следует расписать в отдельном порядке.

Также в предисловии можно указать, имеет ли данная архивная опись дополнительные сведения.

Предисловие должно быть подписано ответственным составителем. Причем следует поставить не только подпись, но и указать должность составителя, Ф.И.О., дату оформления. Помимо составителя, предисловие к описи дел постоянного хранения (пример ниже) подписывает заведующий архивным отделом или иное ответственное лицо (например, начальник архива).

Описи по личным делам

Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении. Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:

• название учреждения либо его структурных подразделений;
• номера фондов и индексов дела;
• заголовки документации;
• даты их составления;
• число страниц в деле;
• дополнительные примечания.

Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке. Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа.

В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел. Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, Ф.И.О. и дата.

Бланк описи дел постоянного хранения

Скачать

Пример заполнения описи дел постоянного хранения

Скачать

Бланк описи по личному составу

Скачать

Опись дел по личному составу, образец заполнения

Скачать

Примеры заполнения предисловия

Скачать

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-sostavlyaem-opis-del

Как сделать опись документов: образец

Опись документов – это специальный реестр, в котором перечисляются наименования и количество переданных документов. Типового бланка и строгих правил составления нет. Мы расскажем, как сделать опись документов и предложим свой образец.

У каждой организации изготавливается большое количество документов. Возникает задача организовать хранение этих документов так, чтобы обеспечить их сохранность и быстрый доступ.

Чтобы документы не терялись, и всегда можно было отследить их местонахождение, составляют описи.

Правила составления описи документов

Опись документов выполняет сразу несколько функций:

• Подтверждает факт передачи документов, перечисляет их наименование, количество листов и экземпляров,
• Позволяет быстро отследить местонахождение и движение нужного документа,
• Помогает организовать документооборот компании.

Типового бланка описи не существует, как нет и правил ее составления. Для государственных органов правила документооборота регламентированы нормативными актами. Но на коммерческие компании эти правила не распространяются. Каждая организация формирует свой собственный бланк. Но все-таки можно назвать некоторые обязательные реквизиты:

• Наименование компании, от имени которой составляется опись,
• Наименование получателя документов, передаваемых по описи,
• Дата составления,
• Список передаваемых документов. Обычно оформляется в виде таблицы, которая включает такие графы:
  • Порядковый номер,
  • Полное название,
  • Количество листов,
  • Количество экземпляров,
  • Итоговое количество передаваемых документов,
• Подписи представителей передающей и принимающей стороны.

Внутренняя опись документов дела

Даже если документы никуда не передаются, а постоянно хранятся в организации, требуется внутренняя опись дела.

Например, если вы собираете досье на контрагента, как это рекомендуют делать налоговики, вам потребуется опись собранных сведений.

В текущей деятельности накапливается много папок: дела с документами контрагентов, личные дела сотрудников, входящая и исходящая корреспонденция и т.д. В каждой отдельной папке должна быть внутренняя опись.

Образец описи документов для передачи в другую организацию

Часто требуется передавать комплекты документов в другую организацию. Например, для заключения договора, участия в тендере, получения займа и т.д. Зафиксировать факт и количество передаваемых документов можно двумя способами:

• В виде списка приложений, который приводится в конце сопроводительного письма,
• В виде описи передаваемых документов.

Это бланк можно использовать и для передачи документов по требованиям налоговиков, ПФР или ФСС. Опись составляется в двух экземплярах: по одному передающей и принимающей стороне.

Опись документов: бланк для передачи в архив

Законченные дела передаются на хранение в архив. Передача в архив производится по описи, даже если передается всего одна папка. В табличной части помимо наименования и количества листов указывают дополнительные реквизиты:

• Индекс или номер дела,
• Дата дела – здесь указывается не дата окончания, а дата открытия дела,
• Срок хранения.

Сроки хранения определяются на основании нормативных актов. Например, многие бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет, некоторые кадровые – до 75 лет.

Источник: https://www.RNK.ru/article/216641-opis-dokumentov-obrazets

Бланк описи документов

Предприниматели и организации вынуждены обмениваться огромным количеством документов, часть из которых являются крайне важными оригиналами и требуют особенного обращения.

Сторонам важно гарантировать их сохранность: в этом поможет образец описи передаваемых документов. Оформление такого акта не является обязательным, но на практике выполняет много полезных функций.

Рассказываем, как составить опись документов и предлагаем скачать бланк для дальнейшего использования.

Для чего составляется опись документов

Опись документов или акт приема-передачи бумаг не является обязательным при оформлении сделок. Если стороны откажутся от его подписания и обменяются документами без какого-либо особенного сопровождения, их никто не накажет, не привлечёт к ответственности. Однако опытные делопроизводители уверены, что акт выполняет несколько очень важных функций и обходиться без него просто не разумно.

Нередко контрагенты, участники сделок, коллеги из разных отделов передают друг другу важные бумаги. Нередко — оригиналы свидетельств, договоров, актов. Их ценность приводит к необходимости гарантировать повышенную безопасность, подтвердить, что одна сторона передала их, а другая — получила и гарантирует сохранность. В этом и помогает акт передачи.

Чем полезна опись документов отправителю:

• подтверждает, что передача состоялась (важно, например, при подаче заявок на государственные субсидии — гарантирует заявителю, что государственный орган получил всё необходимое);
• конкретизирует количество, ценность и наименование отправленных бумаг;
• позволяет контролировать внутренний документооборот и не «терять» важные бумаги (всегда знать их местонахождение).

Чем полезен акт приема-передачи получателю:

• подтверждает, что документы получены и приняты;
• упрощает возвращение бумаг, так как представляет собой готовый список необходимого к возврату;
• помогает быстро находить владельцев «чужих» бумаг, определять сроки их возврата (если предполагается);
• становится основой для принятия архивных дел (если речь идёт о внутреннем документообороте).

Таким образом, акт прилагаемых документов решает несколько важных для документооборота задач. Он имеет юридическую и доказательную силу, поэтому может использоваться для защиты или обвинения в суде.

Внутренняя документация также подлежит учёту и передаётся по описи. Например, несколько отделов планируют отправку нескольких десятков дел в архив.

В таком случае очень легко потерять один или даже несколько важных файлов. Поэтому настоятельно рекомендуется сопроводить отправку описью.

Её подготовка займёт не более часа (даже при масштабных объёмах работы), но обезопасит стороны от потерь, недопонимания и ошибок.

Отправку большого объёма документов стоит сопроводить описью: так ни одна бумага не потеряется

Как правильно составить опись передачи документов

Как составлять опись? Предприниматели и организации вправе самостоятельно определять форму и внешний вид бланка, единого образца нет. Если передавать или принимать бумаги приходится очень часто, рекомендуется утвердить собственный бланк описи документов.

Акт приема-передачи будет удобен в использовании и получает достаточную юридическую силу, если содержит следующую информацию:

• наименование — «опись» или «акт приема-передачи»;
• стороны — отправитель и получатель;
• дата составления;
• список передаваемых документов, с указанием их главных реквизитов и количества страниц (если бумаг много, данные представляют в виде таблицы);
• подписи ответственных лиц.

После подписания акта получатель берёт на себя ответственность за сохранность бумаг и не может отрицать их получение. Возвращать бумаги владельцу также рекомендуется с сопровождающим актом.

Какие реквизиты документов стоит указывать:

1. Полное наименование.
2. Дата и регистрационный номер.
3. Форма (оригинал или копия).
4. Количество листов.

Образец заполнения представлен на изображениях к материалу. Для удобства читаемости и повышения скорости подготовки описи рекомендуется полностью набирать её на компьютере, а от руки ставить только подписи. Если передаваемые бумаги не слишком важны, а акт необходим только упорядочивания их количества, допускается обойтись без подписи получателя.

Заверять опись печатью необязательно.

Чаще всего опись представляет собой таблицу, где перечисляются все передаваемые документы

Скачать образец акта приема-передачи документов сторонней организации

Документ не относится к числу обязательных, поэтому и единой унифицированной формы для него нет. Каждая организация вправе подписывать его в произвольном виде или утвердить собственный бланк.

Скачать бланк: Опись документов (пустой бланк)

Скачать образец описи передаваемых документов: Опись документов (образец заполнения)

Заключение

Опись документов не относится к числу обязательных для заполнения бумаг, но на практике помогает сторонам упорядочить документооборот, не терять важные копии и оригиналы, возвращать все переданные ранее акты в целости и сохранности. Оформляется в произвольном виде. Рекомендуется представлять данные в виде таблицы, указывать точное наименование, форму и количество страниц.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/blank-opisi-dokumentov.html

Опись передаваемых документов образец бланк

Что представляет собой опись передаваемых документов бланк и для чего нужен этот документ, разберемся в этой статье.

Деятельность любого юридического лица связана с образованием огромного количества документов в бумажном виде. Несмотря на активное развитие документооборота в электронном виде, бумажных документов меньше не становится. Хотя положительные тенденции уже наметились.

Среди них можно выделить

• договора с контрагентами;
• платежные документы;
• формы бухгалтерского учета;
• кадровые и учредительные, а также огромное множество иных документов.

Часть из этих документов хранится небольшой промежуток времени, а затем уничтожается. Другая часть документов должна храниться достаточно долго.

В результате возникает необходимость их передачи в архив. Кроме того существуют и другие причины передачи документов.

Основное правило, которого следует придерживаться в этом случае заключается в том, что любое передвижение нужно правильно отразить.

• В каких случаях производится передача документов
• Вообще бумаги передаются из рук в руки по разным причинам и достаточно часто.
• Причины могут быть следующие

• отмеченная выше передача на хранение в архив;
• передача бумаг в проверяющие органы по запросам;
• предоставление клиентам или контрагентам.

Любой из перечисленных выше, а также любой другой случай передачи документов должен сопровождаться описью. Такое ведение дел обеспечит сохранность бумаг, четкую фиксацию их передвижений.

Какие сведения указываются в описи

Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно. Существует только утвержденная форма описи для передачи сведений в Пенсионный фонд в период сдачи отчетности. Этот документ остается в Фонде пенсионного страхования. 

Дополнительно к документу на предприятиях ведутся журналы, в которых отражается передвижение документов и данные описи. Это своего рода реестры, по которым любой выход документа за пределы предприятия можно отследить. 

В описи следует отразить

• дату подготовки документа;
• наименование бумаги и место, где она была составлена;
• перечень документов, которые подлежат передаче;
• тип документов, бумаги могут быть как оригинальные, так и копии, это необходимо отразить;
• направление передачи бумаг, наименование юридического лица, ФИО физических лиц-участников, наименование госоргана
• причину передачи бумаг
• документ должен быть подписан ответственными лицами, а также заверен их подписями.

Сама опись не является подтверждением факта передачи. Для этого необходимо еще и составить акт приема-передачи, в котором также будут подписи и данные ответственных лиц.

Ниже расположен типовой образец и бланк описи передаваемых документов, вариант которого можно скачать бесплатно.

Источник: https://uristhome.ru/document/83/opis-peredavaemykh-dokumentov-obrazets-blank

Опись документов: образец и бланк описи скачать в word

Опись документов – это список бумаг, подтверждающий их виды и количество. В статье – бланк и образец списка бумаг для различных ситуаций, в том числе по типовой форме, а также бесплатные справочники и полезные ссылки.

Без проблем отчитываться по налогам и взносам помогут следующие справочники (их можно скачать):

Опись документов это их список, составленный на бумаге или в виде файла, который нужен, чтобы подтвердить виды и количество документов, например, при их передаче другому лицу или при отправлении почтой.

Такой список позволяет быстро сориентироваться в большом объеме документов, а также подтвердить существование бумаг, когда их уже нет у владельца по тем или иным причинам.

Далее в статье смотрите образец описи документов для различных ситуаций, его можно скачать в word бесплатно.

Другие справочники по документообороту

Ознакомившись с образцом описи документов, не забудьте посмотреть следующие ссылки, они помогут в работе:

Когда нужна опись документов

В бухгалтерской работе опись передаваемых документов чаще всего составляют:

• при сдаче отчетности в налоговую, фонды, иные контролирующие органы;
• при систематизации бумаг в рамках передачи дел новому сотруднику;
• при архивировании и уничтожении офисных бумаг.

В зависимости от конкретной ситуации применяется один из вариантов.

1. Типовой, законодательно утвержденный бланк описи документов.
2. Произвольный бланк, разработанный фирмой или ИП самостоятельно.

На практике бланк описи документов бухгалтер заполняет в различных, иногда неожиданных ситуациях. Вот некоторые из них.

1. Подача отчетности в контролирующие структуры:

• в налоговую инспекцию (например, декларация по форме 3-НДФЛ);
• в Росстат (бухгалтерские отчеты);
• в Пенсионный фонд при подаче различных заявлений по сотрудникам;
• в фонд соцстраха для оформления сотрудникам пособий в рамках пилотного проекта.

1. Предоставление документов при проверках по запросам контролирующих органов.
2. Архивирование бумаг, подлежащих хранению:

• деловых;
• кадровых;
• отчетности и т.д.

1. Смена главбуха. В данной ситуации опись документов это один из основных моментов при передаче дел.
2. Передача бумаг и копий контрагентам по их запросам.

Типовой бланк описи документов

Типовой бланк описи документов, как правило, используется в следующих случаях.

1. При сдаче бухгалтерской отчетности.
2. При подаче заявлений в ПФР.
3. При оформлении социальных пособий сотрудникам в фонде соцстраха.
4. При приеме государственными архивами на хранение от фирм и предпринимателей деловых и кадровых бумаг.

В указанных случаях используется бланк описи документов, законодательно утвержденный для каждого контролирующего ведомства. А в остальных ситуациях чаще всего опись передаваемых документов бухгалтер разрабатывает сам или пользуется формой, которую утвердил работодатель. Это касается, в том числе:

• передачи дел при смене главбуха,
• направления бумаг по запросам налоговой, фондов или контрагентов.

Далее в статье смотрите образец описи документов для различных ситуаций, его можно скачать в word бесплатно.

Опись передаваемых документов при сдаче отчетности

Самая стандартизированная опись передаваемых документов применяется при направлении по почте в налоговую инспекцию декларации по форме 3-НДФЛ. Ее основная задача – подтвердить:

1. Количество переданных бумаг.
2. Их состав.
3. Дату сдачи отчета. Это важно, так как при просрочке с декларацией по НДФЛ возможны финансовые санкции.

Список почтовых вложений при сдаче декларации 3-НДФЛ составляют в двух экземплярах:

• первый – передают в инспекцию вместе в декларацией и подтверждающими бумагами;
• второй – оставляют себе, проставив на нем в канцелярии налоговой штамп о приеме.

Опись передаваемых документов при сдаче декларации 3-НДФЛ должна содержать следующие обязательные реквизиты.

1. Категория почтового отправления.
2. Идентификатор почтового отправления.
3. Список вложений с указанием:

• порядкового номера;
• наименования бланка;
• количества бумаг по каждому наименованию;
• объявленной ценности по каждому наименованию.

1. Общее количество бумаг и их итоговая ценность.

Применяемую при сдаче формы 3-НДФЛ опись передаваемых документов образец скачать можно ниже:

Однако чаще для направления отчетности по почте в налоговую применяют нестандартизированный бланк описи документов. Налоговый кодекс устанавливает обязательность такого списка, но не определяет его типовую форму. Основное требование – заверить составленный список подписями главбуха и руководителя.

Применяемую при сдаче в налоговую отчетов по почте опись передаваемых документов образец скачать можно ниже:

Аналогично оформляется список бумаг при оправлении почтой бухгалтерских отчетов. Применяемую в таких случаях опись передаваемых документов образец скачать можно ниже:

Образец описи документов для ПФР

В обязательном порядке составить список передаваемых бумаг требуется при обращении работодателя в ПФР с заявлением.

1. На замену страхового свидетельства СНИЛС.
2. На оформление дубликата СНИЛС.
3. На получение сведений о страховом стаже сотрудника.

Список для ПФР оформляют по типовой форме АДВ-6-1 из постановления Правления ПФР от  11.01.17 г. № 2п. Она представлена в окне ниже и доступна для скачивания:

Опись передаваемых документов: образец скачать для ФСС

Оформлять список передаваемых бумаг для ФСС по типовой форме должны работодатели в регионах, участвующих в пилотном проекте. На этих территориях больничные, декретные и иные социальные пособия физлица получают напрямую от ФСС. В связи с этим действует особый порядок для оформления пособий.

1. Сотрудник подает работодателю заявление на выплату пособия и больничный лист или иное обоснование пособия.
2. Работодатель в течение пяти календарных дней передает бумаги на выплату пособия в ФСС, сопроводив их описью по типовой форме из приказа ФСС от 24.11.17 г. № 578.

Образец заполнения списка для ФСС представлен в окне ниже и доступен для скачивания:

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/2035-opis-dokumentov-obrazets

Опись документов: бланк

15 Ноября 2019 13:09 9

Выпуск монеты номиналом в 50 рублей допустил ЦБ

09 Ноября 2019 01:05 19

Сбой в приложении и банкоматах устранил Сбербанк

05 Ноября 2019 14:28 13

Push-уведомления для своих клиентов запустит МКБ

23 Октября 2019 23:49 27

В электричках Санкт-Петербург — Москва установили терминалы безналичной…

05 Октября 2019 01:15 58

В согласованном выводе активов заподозрил пять страховых компаний ЦБ

24 Сентября 2019 23:26 36

Почти на 4% подешевели полисы ОСАГО с начала года…

14 Сентября 2019 04:08 45

Через СМС будут информировать налогоплательщиков о долгах

08 Сентября 2019 01:19 38

Стало доступно оформление карт в мобильном приложении Новикомбанка…

05 Сентября 2019 10:22 27

В «зеленой зоне» открылись фондовые торги в РФ…

27 Августа 2019 23:52 41

До 74 руб. доходил биржевой курс евро Все новости

Ещё

15 Ноября 2019 12:28 9

Наушники Xiaomi Mi Headphone Comfort,Redmi Note 7,Конструктор LEGO Classic 11005

08 Ноября 2019 21:34 8

-5$ от 20$ на все на Ebay.,ZTE Blade V9 4+64 Гб,Xiaomi QIN 2 1+32 Гб

01 Ноября 2019 10:06 6

До 30% в DNS,Месяц подписки на Origin Access Basic,-30% на все в Tom Tailor

24 Октября 2019 00:18 14

55'' 4K ТВ Samsung UE55NU7090U, Увлажнитель воздуха Xiaomi Deerma DEM-F450 4L

07 Октября 2019 12:17 53

Авиабилеты Nordwind Airlines,Футболки ТВОЕ в Wildberries,Саундбар SamsungHW-N550

05 Октября 2019 13:02 22

Смартфон Nubia Red Magic 3,Наушники Sennheiser HD 4.20s,Apple iPad (2018)

05 Октября 2019 01:28 22

Карта памяти Samsung Evo,Ноутбук Apple MacBook Pro 13'' (Mid 2017)

30 Сентября 2019 02:57 20

Xiaomi Redmi 7A 2+32 Гб за 4.802р / 73.9$.

30 Сентября 2019 02:54 13

Беспроводные наушники Xiaomi Redmi Airdots за 989р.

15 Сентября 2019 09:40 27

Vivo Y17 4+64 Гб за 11.990р.,-256р.на покупки от 2300р. на Aliexpress. Все акции

Ещё

19 Ноября 2019 01:05 4

В Москве открылась крупнейшая в мире вертикальная теплица

19 Ноября 2019 00:51 5

Аспирант ИТМО Г. Короткевич победил на чемпионате по программированию в США

19 Ноября 2019 00:40 4

МКБ «Вымпел» открыли в Москве после реконструкции

15 Ноября 2019 11:58 7

Открыто движение по западному объезду Сергиева Посада в Московской области

14 Ноября 2019 00:46 5

«АвтоВАЗ» начал продавать в Египте машины нового семейства Lada Granta

14 Ноября 2019 00:38 6

Производство автобусов на метане, началось на ульяновском предприятии «Симаз»

12 Ноября 2019 10:22 7

Сборная России выиграла командный зачет всемирной олимпиады по робототехнике

08 Ноября 2019 20:39 8

«Яндекс» начал тестировать робота-курьера

01 Ноября 2019 10:23 17

АВТОТОР запустил новую линию сварки кузовов и начал производство четвертой KIA

29 Октября 2019 12:18 11

В Московской обл. запустили очередную линию по производству экологичной упаковки

Источник: https://blanki.mwmoskva.ru/buhgalterskie-dokumenty/opis-dokumentov-skachat-obrazec-skachat-besplatno.html