Штатная расстановка: как оформить по всем правилам в 2020

Кто и зачем обязан составить

Штатное расписание (ШР) по форме № Т-3 является одним из документов кадрового учета. По трудовому законодательству, составление — дело добровольное, но, в силу требований ст. 15, 57 ТК РФ, должность и зарплата работника должны соответствовать штатному расписанию. Из чего делаем вывод, что составить его все-таки необходимо.

Документ формируется в виде таблицы, в которую включены сведения об имеющихся в организации профессиях (должностях), их количестве, суммах заработной платы этих специалистов за месяц. Эти показатели помогают определить расходы организации, составлять различные планы, принимать важные решения по управлению учреждением.

Штатное расписание сотрудников помогает при планировании, так как по нему сразу видно:

  • количество отделов;
  • среднюю численности работников;
  • размер ежемесячного фонда заработной платы;
  • направление деятельности учреждения.

С этим документом удобно формировать фонд заработной платы, подтверждать обоснованность расходов для налоговой и составлять статотчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства.

При наличии вакансий необходимо поставить в известность службу занятости (Закон РФ от 19.04.1991 № 1032-1) — штатная единица должна быть занята.

Поскольку ШР — документ первичного учета, он необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам — его часто требуют при налоговых проверках.

Документ необходим индивидуальным предпринимателям и организациям всех форм собственности, в которых имеются принятые работники. Он не составляется только в случаях, если в организации числится один руководитель, люди работают по гражданско-правовым договорам или ИП самостоятельно осуществляет свою деятельность, без привлечения работников.

Кто разрабатывает и утверждает

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждена унифицированная форма Т-3. Постановление утратило силу, и все документы, утвержденные им, перешли из обязательных в разряд рекомендаций, штатное расписание составляется по этой форме. Но работодатель вправе изменять формат с учетом потребностей организации. Неизменным остается содержание:

  • структурные подразделения;
  • должности;
  • число единиц в штате;
  • размеры должностных окладов;
  • размер месячного фонда заработной платы.

Разработать ШР вправе любое должностное лицо, обладающее такими полномочиями (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). Но, как правило, этим занимаются специалисты кадровой службы.

В некоторых случаях до ШР составляется структура организации — схема подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Необходимо определить трудозатраты по каждой имеющейся должности, чтобы понять, какой штат нужен для нормального функционирования организации.

Эти действия желательно произвести при создании юридического лица. Хотя ничто не мешает сделать это в любой момент.

При составлении необходимо обратиться к следующим нормам трудового законодательства и локальным актам работодателя:

  • устав;
  • структура предприятия (если есть);
  • учетная политика;
  • профстандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • иные нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Разработанная форма штатного расписания утверждается приказом за подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица. Гербовая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. В верхнем грифе указывают реквизиты соответствующего приказа, заверяется все подписью руководителя.

Как заполнять: пошаговая инструкция

Форма Т-3 состоит из 10 разделов, заполняемых в соответствии с организационной структурой предприятия, оформляем по всем правилам образец штатного расписания на 2020 год по инструкции:

Шаг 1. Указываем название организации в соответствии с уставными документами, код ОКПО, порядковый номер документа по Журналу регистрации документов, дату и номер. Переходим к заполнению разделов.

Шаг 2. В 1 разделе («Наименование структурного подразделения») указываем подразделения, представительства, филиалы. Сначала указываем руководящий состав, затем по отделам всех остальных: финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, экономический отдел, за ними производство (цехи, участки и т. д.).

Шаг 3. Заполняем раздел 2 («Код структурного подразделения»), пользуясь отраслевыми классификаторами. Каждому подразделению присваиваем определенный код для облегчения ведения документооборота.

Шаг 4. Раздел 3 («Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника») заполняем на основе классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Шаг 5. Следующий раздел — «Количество штатных единиц» — содержит сведения о числе работников штата в соответствии с потребностями, целесообразностью и особенностями конкретного предприятия.

Шаг 6. В 5 разделе («Тарифная ставка (оклад) и пр.») указывается установленный оклад или тариф работника в рублях в соответствии с условиями трудового договора.

Шаг 7. В разделе «Надбавки и доплаты» содержатся данные о стимулирующих выплатах и компенсациях.

Шаг 8. 9 раздел ( «Итого») — сумма граф 5-8. Сведения о фонде оплаты труда по всем работникам.

Шаг 9. В 10 разделе («Примечание») указываются имеющиеся изменения или уточнения.

Вот так выглядит образец, как правильно составить штатное расписание на 2020 год.

Штатная расстановка: как оформить по всем правилам в 2020

Важные нюансы: внештатники, вид работы вместо должности

Внештатные сотрудники — лица, привлекаемые в организацию для выполнения разовых работ на основании гражданско-правового договора. На них не распространяется действие трудового законодательства, поэтому в штатное расписание они не вносятся (ст. 11 ТК РФ).

Но иногда к ним относят работников по трудовому договору, которые выполняют конкретный вид работы. Если приказ на включение этой работы в ШР отсутствует, возникает ситуация, что должности нет, а работник есть. А это неправильно.

Кроме того, название указанных в ШР должностей должно соответствовать названиям, указанным в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах.

Как вносить изменения

Срока действия документ не имеет. Когда он уже утвержден, по мере необходимости в него вносят изменения. Делать это разрешается хоть каждый месяц. Некоторые организации ежегодно переутверждают штатное расписание — это удобнее и проще, чем искать в куче изменений более ранних годов.

Бывает, что руководство организаций меняет подход к формированию кадровой политики, что приводит к текучке кадров. При такой ситуации становится очевидной необходимость утверждения нового штатного расписания.

Кроме изменения названий должностей, размера оклада и пр., в трудовом законодательстве есть процедуры, которые приводят к изменению штатного расписания: сокращение штатов (ст. 180 ТК), изменениям в организационной или технологической сферах (ст. 74 ТК) и пр. Такие процедуры тоже влияют на изменение или утверждение нового документа

Как вносятся изменения? Все изменения производятся на основании приказа. Вносятся поправки в случаях:

  • исключения вакансий в связи с оргизменениями в работе фирмы;
  • появления новых единиц при расширении штата;
  • сокращения численности или штата работников;
  • увеличения или уменьшения окладов;
  • изменения названий подразделений, структурных единиц и т. д.

Можно изменить существующую форму либо утвердить новое ШР по старому образцу. Оба случая требуется документально оформить с соблюдением требований законодательства. Обязательно необходимо соблюсти срок уведомления работников об изменении штатного расписания при сокращении численности.

Тогда ШР нельзя изменять ранее чем через 2 месяца после издания приказа и уведомления работников. А вот при изменениях вакантных мест срок разрешено не соблюдать. При изменении размера окладов обязательно соблюсти требования ст.

74 ТК РФ, то есть условия трудового договора меняют по инициативе работодателя только вследствие изменения организационных или технологических условий труда. Обязательно соблюдайте двухмесячный срок.

Вот так выглядит приказ на утверждение расписания.

Штатная расстановка: как оформить по всем правилам в 2020

Образец приказа на изменение расписания:

Штатная расстановка: как оформить по всем правилам в 2020

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-zapolnyaem-shtatnoe-raspisanie

Штатное расписание на 2020 год оформляем по всем правилам

Первое, что у компании запросят при проверке зарплаты и страховых взносов, это штатное расписание. Не важно, какое ведомство проводит проверку, штатку смотрят все проверяющие. Поэтому важно составить штатное расписание на 2020 год и оформить его по всем правилам.

В законодательстве нет прямого требования составлять штатное расписание. Нет и указаний, как часто его пересматривать и утверждать новое. Тем не менее, штатное расписание должно быть у каждого работодателя.

Во-первых, в трудовом законодательстве содержится немало ссылок на штатку. Во-вторых, ее обязательно запросят проверяющие при любой проверке, связанной с зарплатой и страховыми взносами.

Оформляем по всем правилам штатное расписание на 2020 год.

Зачем нужно штатное расписание

В первую очередь штатное расписание нужно, чтобы не нарушить требования законодательства и пройти проверку. Выше мы уже сказали, что штатка – это первый документ, которые запрашивают контроллеры. Из этого документа они получают немало информации об организации:

  • Численность персонала,
  • Фонд оплаты труда,
  • Плановые суммы страховых взносов, которые рассчитываются в процентах от фонда оплаты труда,
  • Организационная структура компании,
  • Подчиненность отделов.

Руководству организации штатное расписание тоже несет немало пользы. И не только руководству, но и другим специалистам, например, кадровикам, бухгалтерам, экономистам и т.д. Они видят в штатном расписании ту же информацию, что и проверяющие, но могут использовать ее в целях планирования, оптимизации и развития компании.

Трудовой кодекс не содержит требования составлять штатное расписание, только содержит ссылки на этот документ (ст. 15, 57 ТК РФ). Но в одном случае без штатки обойтись нельзя. Это увольнение по сокращению штата.

Основанием для прекращения трудовых отношений с работником являются изменения, вносимые в штатное расписание. Например, ликвидация должности или целого отдела.

В приказе об увольнении дается ссылка на измененное штатное расписание.

Когда составлять и утверждать первое штатное расписание?

Самый лучший вариант – еще до приема первого работника. Если на стадии планирования штатку не составили, то это нужно сделать сразу после заключения первого трудового договора. Это опять же связано с возможными требованиями проверяющих, когда работодатель начнет сдавать отчетность по зарплате и страховым взносам.

Пересматривать штатное расписание можно по мере необходимости. Например, когда нужно добавить, изменить или ликвидировать должности или отделы. Утвердить новую штатку придется еще и при изменении фонда оплаты труда. Например, при изменении окладов или надбавок.

Напомним, что ежегодно повышается минимальный размер оплаты труда (МРОТ). А проверяющие требуют от компаний еще и обязательной ежегодной индексации зарплат на основании ст.134 ТК РФ.

Чтобы обезопасить себя от претензий контроллеров, штатку придется пересматривать ежегодно.

Кто разрабатывает и утверждает штатное расписание

Обычно штатное расписание разрабатывает кадровый работник: начальник отдела кадров, инспектор по кадрам, менеджер по персоналу и т.д. Если в компании нет кадровика, руководитель может разработать штатку сам. Или поручить эту задачу одному из работников, например, бухгалтеру, экономисту, секретарю и т.д.

Разработанное штатное расписание подписывает начальник отдела кадров или лицо, выполняющее функции кадровика. Или сам директор, если в компании кадровика нет.

Читайте также:  Досрочное сокращение работника до истечения срока предупреждения

Утверждает штатное расписание руководитель компании. Для этого составляют отдельный приказ, а его реквизиты вписывают в бланк штатки.

Например, в унифицированной форме Т-3 для реквизитов приказа отведено поле в верхней правой части над таблицей.

Штатная расстановка: как оформить по всем правилам в 2020

Форма штатного расписания

У работодателя есть два варианта, чтобы выбрать форму штатного расписания. Во-первых, можно использовать унифицированный бланк Т-3, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004г. № 1.

Этот бланк содержит все необходимые реквизиты и поля. Если стандартный бланк заполнен правильно, то к форме штатки у проверяющих претензий не будет. Но имейте ввиду, если вы выбрали стандартный бланк, то заполнять нужно все поля.

Если сведения для заполнения отсутствуют, нужно ставить прочерки или символ «х».

Во-вторых, можно разработать свою собственную форму и утвердить ее в учетной политике. Здесь у работодателя тоже есть два варианта:

  1. Можно разработать свой бланк «с чистого листа». Главное, чтобы он содержал обязательные реквизиты первичного документа. Они перечислены в ст.9 закона от 06.12.2011г. № 402-ФЗ,
  2. Более простой вариант – скорректировать унифицированную форму Т-3 с учетом специфики своей компании. Например, добавить нужные реквизиты. Или, наоборот, убрать лишние сведения и поля. Главное проверьте, чтобы в числе лишних не оказались обязательные реквизиты.

Скачать унифицированную форму Т-3 вы можете по ссылке в начале нашей статьи.

Штатное расписание на 2020 год: оформляем правильно

Унифицированный бланк Т-3 состоит из двух частей:

  1. Шапка документа,
  2. Табличная часть.

В верхней части бланка располагается информация:

  • Наименование организации,
  • Код по ОКПО,
  • Номер и дата составления штатки,
  • Период действия штатного расписания,
  • Реквизиты приказа об утверждении.

В табличной части приводится информация о подразделениях, работниках и фонде оплаты труда:

ГрафаНазваниеКак заполнить
1 Наименование подразделения Впишите названия отделов, департаментов и других подразделений на русском языке. Если компания небольшая и подразделений нет, поставьте прочерк
2 Код подразделения Укажите код подразделения в соответствии с кодировкой, принятой в организации. Код может состоять из цифр, букв, сочетания цифр и букв с другими символами
3 Должность (специальность, профессия) Впишите наименования должностей на русском языке. Если работа по должности предполагает получение льгот, то название вписывайте в соответствии с квалификационными справочниками. Если льгот не предусмотрено, можно придумать любые названия должностей
4 Количество штатных единиц Укажите количество штатных единиц. Обратите внимание на два момента:

  1. Здесь указывается штатное количество единиц, а не фактическое наличие работников.

Пример: в организации работает один кладовщик, еще одного планируется принять в течение месяца. В штатном расписании для позиции «кладовщик» будет указано 2 единицы.

  1. Количеством может быть не целое число.

Пример: в компании работают два менеджера продаж. Одни из них принят на полную ставку, другой – внешний совместитель на 0,5 ставки. В штатном расписании в графе 4 будет указано «1,5»

5 Тарифная ставка, оклад Укажите тариф, оклад, расценку и т.д. в рублях. Сумму указывайте в расчете на полную ставку
6 – 8 Надбавки Укажите действующие надбавки, например, районный коэффициент, коэффициент трудового участия и т.д.
9 Всего в месяц Рассчитайте фонд оплаты труда по каждой строке. Формула приведена в самой таблице
10 Примечание Внесите дополнительную информацию. Например, приказ об установлении надбавок

Штатная расстановка: как оформить по всем правилам в 2020

Источник: https://www.RNK.ru/article/216803-shtatnoe-raspisanie-na-2020-god-oformlyaem-po-vsem-pravilam

Штатное расписание на 2020 год оформляем по всем правилам

Новое штатное расписание на 2020 год оформляйте по все правилам. Иначе возможны проблемы с налоговиками и фондами. Например, ФСС штатка нужна, чтобы убедиться, что компания не завысила средний заработок для расчета пособий. Скачать актуальный бланк и образец заполнения штатного расписания в 2020 году можно в статье.

Как добиться, чтобы коллеги вовремя отдавали документы

Чудачества сотрудников, с которыми сталкиваются компании

Обязательно ли составлять штатное расписание в 2020 году

Штатное расписание — это локальный нормативный акт, который отражает организационную структуру компании, ее штатный состав и численность. В штатном расписании содержится перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий, размеры окладов (тарифных ставок), доплат и надбавок.

В Трудовом кодексе РФ нет нормы, которая напрямую обязывала бы работодателя разрабатывать и утверждать штатное расписание. Однако в статье 15 ТК сказано о том, что трудовые отношения предполагают выполнение трудовой функции.

А она, в свою очередь, заключается в том, что человек работает на должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК).

Поэтому получается, что штатное расписание должно быть у каждого работодателя, в том числе и у индивидуального предпринимателя.

На каком бланке составлять штатное расписание в 2020 году

Для штатного расписания существует унифицированная форма № Т-3 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Но она не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.

Работодатель вправе адаптировать форму № Т-3 под нужды организации: дополнить или, наоборот, исключить определенные графы. Изменения должны быть оформлены соответствующим приказом или распоряжением.

Кто и когда составляет штатное расписание на 2020 год

Оформлять штатное расписание на 2020 год в идеале должен экономист по труду. Ведь именно в его функционал Квалификационный справочник должностей (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37) включил такую обязанность. Если такой должности в компании нет, документ может составить и кадровик, и бухгалтер. 

На какой период нужно составлять штатное расписание и с какой периодичностью его обновлять, законодательно не установлено. Этот вопрос отдан на откуп работодателю. Главное условие: штатное расписание должно быть актуальным.

Данное требование обусловлено тем, что наем, увольнение в связи с сокращением штата, переводы, изменения окладов — все эти кадровые действия производятся в соответствии со штатным расписанием.

В Трудовую книжку наименования должности и структурного подразделения также вносятся в соответствии со штатным расписанием.

По каким правилам составлять штатное расписание на 2020 год

Когда используете унифицированную форму, то ее надо заполнять полностью. В частности, заполните графы «Разряд» и «Надбавка», если в отношении той или иной должности предусмотрен разряд, а также выплата премий или надбавок.

Если же компания решила переделать типовую форму штатного расписания на 2020 год, то из нее можно смело исключить все реквизиты, которые не обязательны ни по Трудовому кодексу РФ, ни по Закону о бухучете. И прежде всего это денежные измерители: «Тарифная ставка (оклад)», «Надбавки», «Всего в месяц».

Прописывать конкретные размеры зарплат в штатном расписании трудовое законодательство не требует. Их можно закрепить в коллективном договоре, скажем, в приложении к нему. А в трудовых контрактах это и вовсе обязательно сделать (ст. 41, 57 ТК).

Если решили прописать в штатном расписании на 2020 год оклады, указывайте их фиксированном размере (ч. 4 ст. 129 ТК). Вписывать вместо этого вилку для оклада неправильно. Трудинспекторы могут посчитать это дискриминацией (ч. 2 ст. 132 ТК).

Компания должна одинаково оплачивать труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК). Поэтому устанавливать в штатке оклад, например 50 000—60 000 руб., неверно. В таком случае возможны не только претензии проверяюших, но и споры с работниками.

Штатное расписание – документ обезличенный. Поэтому не нужно указывать там ФИО конкретных работников. Пишите наименование должностей и их количество.

Название для должности работодатель может придумать сам. Но есть исключения. Наименование должности нужно брать из квалификационных справочников или профстандартов, если закон обязывает предоставлять таким сотрудникам компенсации или льготы (абз. 3 ч. 2 ст.

57 ТК). Кроме того, нельзя менять наименование должности, если работа связана с ограничениями. Например, проходит во вредных условиях труда. Если проигнорировать это требование, трудиспекторы могут оштрафовать компанию на 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Штатное расписание на 2020 год: образец заполнения

Штатная расстановка: как оформить по всем правилам в 2020

Надо ли знакомить работников со штатным расписанием

По общему правилу при приеме на работу работодатель обязан ознакомить будущего сотрудника под роспись с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка. А также с иными локальными актами, которые непосредственно связаны с деятельностью работников (абз. 3 ст. 68 ТК РФ).

Штатное расписание предназначено для оформления штатного состава и структуры организации. То есть локальным актом, который связан непосредственно с трудовой деятельностью сотрудников, штатное расписание не является. Поэтому знакомить с ним работников при трудоустройстве не обязательно.

Исключение — случаи, когда такая обязанность предусмотрена соглашением, коллективным договором или локальным актом. Тогда со «штаткой» надо ознакомить сотрудников под роспись. К такому выводу пришли представители Роструда в своем письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/52534-shtatnoe-raspisanie-na-2020-god-oformlyaem-po-vsem-pravilam

Приказ об утверждении штатного расписания: образец на 2020 год

Штатное расписание и корректировки в него утверждаются руководителем компании. Мы расскажем, как составить приказ об утверждении штатного расписания на 2020 год. Образец вы сможете скачать по ссылке в статье.

Штатное расписание должно иметься у каждого работодателя. Интересно, что в законодательстве обязанность составлять этот документ не зафиксирована. Не указаны ни периодичность пересмотра, ни порядок утверждения штатки. Но в Трудовом кодексе есть немало ссылок на штатное расписание. Запросят его и контролирующие органы, причем не только при проверке зарплаты.

Зачем нужно утверждать штатное расписание на 2020 год

Несмотря на отсутствие обязанности составлять штатку, Трудовой кодекс содержит ссылки на этот документ. Например, статья 57 ТК РФ.

Согласно ей в трудовом договоре должность нужно указывать в соответствии со штатным расписанием. Отсюда вывод: штатка должна быть у компании «по умолчанию».

Поэтому, в первую очередь, работодателю штатное расписание нужно, чтобы выполнить требования законодательства.

Во-вторых, оно понадобится в случае проверки:

  • Начислений зарплаты,
  • Расчета налогов с фонда оплаты труда,
  • Начисления социальных выплат,
  • Соблюдения норм охраны труда.

Потребуется штатка и в суде для разрешения трудовых споров.

В-третьих, штатное расписание – весьма полезный документ и для самой организации. В нем наглядно представлена информация, необходимая для выработки управленческих решений:

  • Организационная структура,
  • Количество и подчиненность подразделений,
  • Численность персонала,
  • Фонд оплаты труда.

В-четвертых, без штатного расписания невозможно обойтись при увольнении по сокращению штата. Штатные изменения и служат основанием для расторжения трудового договора. А сама штатка в новой редакции прилагается к приказу об увольнении.

Когда нужен приказ об утверждении штатного расписания

Когда компания должна разрабатывать свое первое штатное расписание? Лучший вариант – еще на стадии создания. Ведь на этом этапе уже есть представление о численности персонала и фонде оплаты труда. Если на этой стадии штатку не разработали, нужно это сделать сразу после оформления на работу первого сотрудника.

В дальнейшем штатное расписание можно корректировать. И первая штатка новой компании, и новая редакция утверждаются приказом руководителя компании. Ежегодно переутверждать штатное расписание не требуется. Приказ об утверждении потребуется, только если штатку изменили, и необходимо утвердить новую редакцию. Например:

  • В результате оргштатных изменений:
    • Увеличение или сокращение подразделений,
    • Переименование должностей или подразделений,
    • Перемещение должностей из одного подразделения в другое,
    • Создание новых отделов или ввод новых должностей и т.д.,
  • При изменении размера оплаты труда как отдельным работникам, так и всему коллективу, например, при индексации.

Сроки издания приказа об утверждении изменений в законодательстве не оговорены. Поскольку с приказом должны ознакомиться ряд ответственных лиц, нужно подготовить его заранее. Если изменение в штатной расстановке вступает в силу с начала 2020 года, позаботиться о приказе нужно еще в декабре 2019 года.

Кто разрабатывает приказ об утверждении штатного расписания

Если в компании есть кадровый работник, то на нем лежит обязанность по разработке штатки и приказа об ее утверждении. Если кадровика в организации нет, то руководитель может оставить эту задачу за собой. Или назначить ответственного работника. Обычно в отсутствие кадровика штаткой занимается один из работников:

  • Секретарь,
  • Бухгалтер,
  • Экономит,
  • Другой работник, выполняющий функции кадровика.

Процедура разработки и вступления в силу приказа стандартная:

  • Руководитель поручает ответственному сотруднику разработать приказ,
  • Ответственный работник передает директору проект приказа,
  • При необходимости в документ вносят правки и готовят окончательный вариант,
  • Руководитель подписывает окончательную форму приказа,
  • С приказом знакомятся ответственные работники.

Как составить приказ об утверждении штатного расписания на 2020 год

Итак, вы составили штатное расписание в новой редакции. Например, увеличили оклады работникам с 1 января 2020 года. Теперь необходимо составить приказ об утверждении. Без него новое штатное расписание не вступит в силу.

Унифицированной формы приказа об утверждении штатного расписания нет. Вы можете разработать свой собственный бланк или скачать нашу форму по ссылке в начале статьи.

Приказ составляется в свободной форме в соответствии с правилами делопроизводства, принятыми в организации. Его можно оформить на фирменном бланке компании или простом листе. В приказе укажите следующие сведения:

  • Наименование документа,
  • Его номер, дату и место составления,
  • Дату вступления в силу новой редакции штатного расписания,
  • Численность персонала по новой штатке,
  • Новый фонд оплаты труда.

Штатная расстановка: как оформить по всем правилам в 2020

Как правильно сократить штат 

Сокращение численности или штата

Как безошибочно провести сокращение численности или штата. Эксперты журнала «Зарплата» ответили на самые актуальные вопросы по теме.

Как правильно изменять численность штата в 2020 году

Источник: https://www.Zarplata-online.ru/art/161671-prikaz-ob-utverjdenii-shtatnogo-raspisaniya-na-2020-god-obrazets

Штатная расстановка: образец заполнения

Скачайте документ по теме:

Как заполнять штатную расстановку: образец

Штатная расстановка помогает отследить вакантные должности, определить потребность компании в дополнительных специалистах, обеспечивает возможность заполнить штатные единицы имеющимися в организации кадрами, принять новых сотрудников, в том числе и совместителей. Это важно для организаций, в которых высокая текучесть кадров.

Штатная расстановка (по-другому штатное замещение или штатный список) содержит следующие виды информации:

  1. Какие конкретно единицы заняты в штатном расписании.
  2. Ф. И. О. работающих сотрудников.
  3. Их табельные номера.
  4. Условия оплаты труда.
  5. Перечень других данных.

К перечню других данных относятся сведения о стаже работы, а также иных характеристик работающих сотрудников, например, инвалид, несовершеннолетний, работающий пенсионер, совместитель и так далее.

Штатная расстановка не относится к документам, которые нужно в обязательном порядке вести в кадровой службе.

Однако на практике такой документ применяют достаточно часто, так как в случае необходимости он позволяет быстро сориентироваться, восстановить конкретные условия труда всех сотрудников, работающих в компании.

Читайте в журнале «Кадровое дело»:

Заполнение документа поручают кадровику, или назначают ответственного сотрудника, который будет этим заниматься. Штатная расстановка: образец не имеет унифицированной формы. Список чаще всего оформляют на унифицированном бланке штатного расписания по форме № Т-3, утвержденного Постановлением Госкомстата.

В таблицу, предназначенную для заполнения штатного списка, по каждой должности заполняют соответствующие графы.

Штатная расстановка сотрудников может содержать:

  • наименования отделов или структурных подразделений, к которым относится соответствующая должность;
  • название штатной должности (или специальности, профессии) с внесением сведений об уровне квалификации (или о разряде, о классе, о категории);
  • данные работника, который занимает соответствующую должность;
  • общее количество утвержденных штатных единиц по должности;
  • сведения о тарифной ставке (или окладе);
  • размер доплат или надбавок, если они начисляются к тарифной ставке;
  • общую сумму заработной платы, которую рассчитывают методами сложения соответствующих значений из граф, непосредственно касающихся оплаты труда.

Таким образом, штатная расстановка: образец заполнения по унифицированной форме штатки может содержать дополнительные графы или столбцы с указанием Ф.И.О. сотрудника для внесения дополнительной информации.

Необходимо учитывать, что работодатель вправе самостоятельно устанавливать, оформлять ему или нет штатную расстановку. Для заполнения можно применять бумажные, электронные носители информации.

  • Образец штатной расстановки
  • Штатная расстановка: как оформить по всем правилам в 2020
  • Скачать образец вы сможете в начале статьи.

? Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как составить штатную расстановку. Из статьи вы узнаете о порядке и способах заполнения документа, о том, какую форму использовать, каким способом внести изменения в случае необходимости.

Штатная расстановка: сроки хранения

Если в организации принято решение вести штатную расстановку, необходимо учитывать пункт 74 Перечня типовых управленческих архивных документов, в котором указан срок хранения документа (приказ Минкультуры России от 25.08.2010№558). Закон обязывает хранить штатную расстановку 75 лет.

Штатная расстановка: бланк excel (скачать) чаще всего на практике применяется в организациях. Список обычно ведут в электронном виде без утверждения, распечатки и подписания руководителем. Срок хранения таких электронных кадровых документов не регламентирован законодательством.

Как составить штатную расстановку сотрудников

Унифицированной формы штатной расстановки на законодательном уровне нет. Это значит, что составляют документ работодатель вправе в произвольной форме. За основу можно взять бланк штатного расписания унифицированной формы №Т-3, который утвержден постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года под №1. Форму рационально дополнить соответствующими графами и/или столбцами.

Если в организации изменилась фактическая ситуация, например, определенные вакансии закрыты, открыты, появились новые специалисты, произошли какие-то кадровые передвижения — увольнения, сокращения, переводы, в список вносят необходимые изменения.

Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки

Рассмотрим, чем отличается штатная расстановка от штатного расписания. Штатное расписание является документом обезличенным.

В нем не указывают конкретных сотрудников, не вносят сведения по каждому работнику, а только вписывают определенное количество должностей в компании.

В штатное расписание включают все должности и единицы сотрудников, которые работают по трудовым договорам, вакансии, которые предстоит закрыть в самое ближайшее время.

Штатная расстановка отражает данные сотрудника, занимающего конкретную должность, а также содержит специальную информацию по конкретному работнику.

Вывод

Штатная расстановка помогает отследить вакантные должности, определить потребность компании в дополнительных специалистах, обеспечивает возможность заполнить штатные единицы имеющимися в организации кадрами, принять новых сотрудников, в том числе и совместителей.

Штатная расстановка отражает данные сотрудника, занимающего конкретную должность, а также содержит специальную информацию по конкретному работнику.

Альтернативы для пяти вредных привычек кадровика, как обрести счастье на работе, кадровые нарушения за которые накажут по уголовной статье и многое другое. Читайте об этом в свежем номере журнала.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/385430-shtatnaya-rasstanovka-obrazets-zapolneniya-19-m3

Штатная расстановка образец заполнения

Штатная расстановка: как оформить по всем правилам в 2020

Штатное расписание содержит информацию о структуре организации, ее штатном составе и численности, а также заработной плате по каждой должности. Однако кадровые работники используют в своей деятельности также такой документ, как штатная расстановка. Рассмотрим ее особенности и отличия от штатного расписания в данной статье.

Что такое штатная расстановка

Рассматриваемый документ также еще называют штатным замещением и штатным списком. Он не является обязательным для ведения кадровой службой, а скорее представляет собой удобный инструмент для ведения кадрового учета. За его отсутствие работодателя нельзя привлечь к ответственности.

Законодатель не утвердил форму этого документа, поэтому разработка и изготовление бланка штатной расстановки ложатся на саму организацию. За основу, как правило, берется форма Т-3 , используемая для оформления штатного расписания, к которой добавляется еще один столбец (или несколько).

В него заносятся сведения о работниках, которые занимают соответствующую должность (фамилия, имя, отчество, а также категория работника, от которой может зависеть оплата труда или режим работы сотрудника, например, пенсионер, учащийся, инвалид и др.). Данные сведения позволяют создавать отчеты для руководства или вести статистику по определенным вопросам.

Такие сведения могут быть необходимы для представления сведений в Пенсионный фонд, военкомат, страховые компании и т.д.

Однако главное назначение штатной расстановки – возможность отслеживать вакантные должности, определять нуждаемость организации в дополнительных работниках, рассчитать заполнение штатных единиц имеющимися кадрами, в том числе совместителями.

Составление данного документа будет очень полезно в организациях с постоянной «текучкой» персонала. Штатный список – отличный инструмент для построения кадровой политики организации.

В случае освобождения должности лицо, занимающееся кадровыми вопросами, может, используя данный документ, определить, кто из действующих сотрудников способен эту должность занять.

Заполнение штатной расстановки

Форма штатного расписания ( Т-3 ) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В таблице, которая используется для штатного списка, по каждой должности заполняются следующие графы:

  • структурное подразделение, к которому относится должность;
  • наименование должности (специальность или профессия) с указанием сведений о квалификации (разряд, класс, категория);
  • количество штатных единиц;
  • сведения о тарифной ставке (т. е. оклад);
  • доплаты и надбавки, помимо тарифной ставки;
  • общая сумма заработной платы, которая получается путем сложения значений из граф, касающихся оплаты труда.

Дополнительно к утвержденной форме таблицы при составлении штатного списка добавляются столбцы:

  • ФИО работника, занимающего должность;
  • дополнительные сведения (например, «отпуск по беременности и родам до 19.11.2018»).

Штатное замещение может заполняться как в бумажном виде, так и в электронном. Последний вариант более удобен для составления отчетов и подсчета вакантных должностей, а также упрощает заполнение данного документа, особенно в случае постоянной «текучки» кадров.

Штатное замещение: образец заполнения и важные нюансы процедуры

Рабочая деятельность в организации наполнена разного рода бюрократическими нюансами.

Ведение некоторых документов обязательно и определено на законодательном уровне, в то время как другие бумаги представители компаний могут ввести исключительно по своему желанию.

Одной из последних считается штатное замещение, используемое для формирования списка сотрудников организации и удобного слежения за ее кадровым составом.

Подробней именно об этом документе, принципах его оформления и особенностях данной процедуры пойдет речь сегодня. Также ниже можно найти образец для заполнения штатного замещения, который без проблем используется для ведения списка работников любого российского предприятия.

Для чего используется штатное замещение

Штатное замещение или штатная расстановка – один из многочисленных документов, используемых в системе кадрового учета предприятия.

На законодательном уровне необходимость его ведения не утверждена, однако многие организации все-таки предпочитают иметь этот документ в своем наличии и систематически используют таковой в процессе деятельности. Связано подобное положение дел с рядом преимуществ, получаемых любым предприятием при ведении штатного замещения.

В общем случае этот документ содержит:

  • штатное расписание труда
  • перечень сотрудников и занятых ими должностей
  • точную зарплату каждого работника

Использование таких списков позволяет кадровикам организации всегда иметь понимание относительно кадровой ситуации. Однажды составив и своевременно корректируя документ, представители отдела кадров без проблем могут отслеживать текучку сотрудников и грамотно реагировать на нее.

Помимо этого, отраженные в расстановке сведения нередко требуются госструктурам, поэтому при наличии соответствующей необходимости и самого документа руководителю предприятия не потребуется внепланово заниматься сбором сведений о кадровом составе. В общем, юридической подоплеки в ведении штатного замещения нет, но вот с точки зрения общего предназначения для организации эта бумага будет более чем полезна.

[1]

Порядок ведения документа

Из рассмотренной ранее информации, можно сделать следующие выводы:

  1. Штатное замещение – это удобный инструмент кадрового учета.
  2. Законодательство РФ не обязывает вести данный документ, поэтому руководители организации или представители отдела кадров сами должны определить соответствующую необходимость.

Порядок ведения расстановки ничем не отличается от принципов использования хозяйственной документации в компаниях России.

Так как законодатель не предъявляет существенных требований ни к содержанию, ни к общему виду замещения, организации вправе собственнолично определять формат документа.

Единственное, что следует учитывать при ведении штатной расстановки – это нормы и правила делопроизводства, принятые в РФ.

При оформлении замещений и их использовании российские кадровики часто используют форму Т-3.

В обычном варианте она применяется для ведения штатного расписания труда на предприятии, но при необходимости составления замещения слегка модернизируется. В частности, в табличную структуру документа включают несколько столбцов для отражения сведений о сотрудниках, их категориях, зарплаты и другой информации.

Следует отметить, что рекомендации по оформлению штатного замещения законодательством РФ все же предусмотрены. В частности, подобные сведения можно найти в Приказах:

  • Ростехнадзора под номером 372 от 30.05.2008 года

Источник: https://nerestne.ru/shtatnaya-rasstanovka-obrazets-zapolneniya/

Штатная расстановка: образец заполнения

Штатная расстановка не является обязательным документом для организаций, за ее отсутствие работодатели ответственность не несут. Но многие кадровые сотрудники, оценив всю пользу от применения данного документа, продолжают его оформлять. Что собой представляет штатная расстановка? Для каких целей составляется этот документ? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Штатная расстановка

Штатная расстановка, образец заполнения которой можно найти ниже, представляет собой кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. В ней указано, какие из утвержденных в штатном расписании должностей уже заняты. Возле каждой занятой должности прописано Ф.И.О. сотрудника и его оклад. Также из документа можно узнать, какие должности пока еще остаются свободными.

Унифицированной формы штатной расстановки и официальных требований по ее заполнению не существует. Каждая организация может самостоятельно разработать ее и утвердить внутренним приказом.

За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.

2004 № 1) и дополняют ее необходимыми сведениями, позволяющими значительно упростить отслеживание кадровых передвижений.

Какие сведения содержит документ:

  • Перечень структурных подразделений.
  • Перечень штатных единиц с пофамильным списком сотрудников.
  • Размер тарифной ставки (оклада) каждого.
  • Дополнительные сведения или примечания.

Какие задачи помогает решить штатная расстановка

Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:

  • отследить «текучесть» кадров;
  • определить наличие вакантных мест;
  • установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;
  • проанализировать «вилку» окладов и т.д.

В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

Штатная расстановка и штатное расписание: в чем отличие?

Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.

Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности.

Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них.

Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.

Ведение документа

Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.

Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.

Штатную расстановку, как правило, заполняют сотрудники отдела кадров. Именно они располагают сведениями о приеме и перемещении трудовых ресурсов внутри организации. Скачать образец штатной расстановки можно в конце этой статьи.

Как заполнить штатную расстановку

Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:

  • В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.
  • В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.
  • Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.
  • В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.
  • Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.
  • Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.

Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.

Образец штатной расстановки:

Источник: https://spmag.ru/articles/shtatnaya-rasstanovka-obrazec-zapolneniya

Штатная расстановка

Обновление: 5 октября 2018 г.

Штатное расписание содержит информацию о структуре организации, ее штатном составе и численности, а также заработной плате по каждой должности. Однако кадровые работники используют в своей деятельности также такой документ, как штатная расстановка. Рассмотрим ее особенности и отличия от штатного расписания в данной статье.

Что такое штатная расстановка

Рассматриваемый документ также еще называют штатным замещением и штатным списком. Он не является обязательным для ведения кадровой службой, а скорее представляет собой удобный инструмент для ведения кадрового учета. За его отсутствие работодателя нельзя привлечь к ответственности.

Законодатель не утвердил форму этого документа, поэтому разработка и изготовление бланка штатной расстановки ложатся на саму организацию. За основу, как правило, берется форма Т-3, используемая для оформления штатного расписания, к которой добавляется еще один столбец (или несколько).

В него заносятся сведения о работниках, которые занимают соответствующую должность (фамилия, имя, отчество, а также категория работника, от которой может зависеть оплата труда или режим работы сотрудника, например, пенсионер, учащийся, инвалид и др.). Данные сведения позволяют создавать отчеты для руководства или вести статистику по определенным вопросам.

Такие сведения могут быть необходимы для представления сведений в Пенсионный фонд, военкомат, страховые компании и т.д.

Однако главное назначение штатной расстановки – возможность отслеживать вакантные должности, определять нуждаемость организации в дополнительных работниках, рассчитать заполнение штатных единиц имеющимися кадрами, в том числе совместителями.

Составление данного документа будет очень полезно в организациях с постоянной «текучкой» персонала. Штатный список – отличный инструмент для построения кадровой политики организации.

В случае освобождения должности лицо, занимающееся кадровыми вопросами, может, используя данный документ, определить, кто из действующих сотрудников способен эту должность занять.

Заполнение штатной расстановки

Так как рассматриваемый документ разрабатывается на основании формы штатного расписания, приведем порядок составления штатного списка наряду с общими положениями об оформлении штатного расписания.

Форма штатного расписания (Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В таблице, которая используется для штатного списка, по каждой должности заполняются следующие графы:

  • структурное подразделение, к которому относится должность;
  • наименование должности (специальность или профессия) с указанием сведений о квалификации (разряд, класс, категория);
  • количество штатных единиц;
  • сведения о тарифной ставке (т. е. оклад);
  • доплаты и надбавки, помимо тарифной ставки;
  • общая сумма заработной платы, которая получается путем сложения значений из граф, касающихся оплаты труда.

Дополнительно к утвержденной форме таблицы при составлении штатного списка добавляются столбцы:

  • ФИО работника, занимающего должность;
  • дополнительные сведения (например, «отпуск по беременности и родам до 19.11.2018»).

Штатное замещение может заполняться как в бумажном виде, так и в электронном. Последний вариант более удобен для составления отчетов и подсчета вакантных должностей, а также упрощает заполнение данного документа, особенно в случае постоянной «текучки» кадров.

Источник: https://glavkniga.ru/situations/s504219

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector