Срок хранения служебных записок в организации

Срок хранения служебных записок в организации Любая компания, в которой следят за стабильностью документооборота, рано или поздно сталкивается с необходимостью фиксации переписок между членами коллектива, касающихся вопросов трудового характера. С этой целью уместно использовать служебные записки. Однако, это влечет ряд дополнительных обязательств, например, корректное оформление документов и соблюдение сроков хранения служебных записок в организации. Для этого кадровое подразделение должно иметь образец рассматриваемых бумаг, а также регламентацию их движения, закрепленную в локальном нормативе.

Назначение и преимущества служебных записок, нюансы использования журнала по их учету

Под служебной запиской понимается внутренний документ, посредством которого можно максимально оперативно и эффективно передавать информацию между членами трудового коллектива, в том числе между нанимателем и подчиненными.

К основным преимуществам использования служебных записок относится следующее:

  • именно посредством рассматриваемой записки возможно лаконично описать проблему или имеющиеся предложения по ее решению адресату. При необходимости, составитель также вправе приложить к ней определенные документы, которые позволят подтвердить или объяснить основную мысль бумаги;
  • передача и регистрация служебных записок обеспечивает прозрачность процесса деловой переписки. Подразумевается, что в каждом последующем документе должна делаться ссылка на предыдущий, что в будущем может помочь выявить недостающие элементы или предотвратить фальсификацию бумаг;
  • записка позволяет дополнительно подчеркнуть личную ответственность составителя за написанную информацию;
  • служебные записки существенно сокращают объем ошибок, допускаемых при получении распоряжения от вышестоящих подразделений или должностных лиц в устной форме;
  • бумага дойдет до адресата быстро, особенно если имеет срочный характер и фиксируется в соответствующем журнале.

Многие управленцы считают, что заполнять специальный регистр служебных записок не стоит, если их количество небольшое. Однако, ведение журнала, даже если количество записок за год не превышает 650 штук, все равно рационально. Отсутствие регистрации рассматриваемых документов может привести к путанице, а также искажению доносимой таким образом информации.

Нормативное регулирование сохранности документации на предприятии

Законодательство регламентирует хранение документации на предприятии. Подразумевается необходимость сохранности бумаг в кадровом подразделении или в архиве предприятия.

Служебные записки как один из способов коммуникаций внутри компании также подчиняются законодательной регламентации. В частности, нормативной базой для оформления данных документов выступают следующие правовые акты:

  • Положения ТК РФ, касающиеся требований к составлению того или иного документа. Например, ст. 230 и 230.1 ТК РФ регламентируют порядок хранения бумаг, касающихся несчастных случаев на производстве;
  • ФЗ № 125 от 22.10.2004г. «Об архивном деле РФ». Данный норматив фиксирует порядок хранения определенной документации на протяжении конкретных сроков, характерных для отдельных видов бумаг;

Источник: https://xn--d1agd3b.xn--p1ai/srok-hraneniya-sluzhebnyh-zapisok/

➤ Срок хранения служебных записок в организации

Расскажем в статье, как срок хранения служебных записок зависит от важности их содержания.

Скачайте полезные документы:

Для чего устанавливают определенный срок хранения служебных записок

К служебным запискам относят следующие документы:

  1. Докладные записки. Они посвящены кадровым вопросам и содержат информацию о поведении работников, нарушении дисциплины. На основании докладной записки, которую составил начальник подразделения, руководство компании принимает решение, привлекать ли сотрудника к дисциплинарной ответственности.
  2. Объяснительные записки. Их составляют сотрудники, которые нарушили дисциплину или правила внутреннего трудового распорядка. При этом в случае дисциплинарного проступка, должен и рядовой работник, и линейный руководитель вплоть до заместителя директора компании.
  3. Пояснительные записки. Это приложение к пакету документов, чертежу или схеме. Ее составляет исполнитель, чтобы дать пояснения по содержанию бумаг и действиям, которые нужно предпринять адресату.
  4. Непосредственно служебные записки. Они касаются вопросов производственного характера. Как правило, это сообщение о невозможности своевременно и качественно выполнить поставленную задачу из-за конкретной проблемы. В записке автор описывает проблемы и предлагает как ее решить. 

Все эти записки предназначены для оперативного взаимодействия внутри организации. Их может написать как рядовой сотрудник, так и руководитель отдела или службы. Но получатель всегда управленец — или подразделения, или компании. 

Любая служебная записка, независимо от вида, это юридическое основание для адресата предпринять какое-то действие или принять определенное управленческое решение. Докладные, объяснительные или служебные записки — обязательный пункт в перечне документов, которые подтверждают, что руководство компании принимает правильные решения

Записки подтверждают и личную ответственность составителей. Это касается как кадровых решений о переводе, взыскании или увольнении, так и производственных решений о реорганизации или изменении условий труда. 

Специалисты компании должны обязательно хранить служебные записки как первичные документы, которые подтверждают обоснованность управленческих решений. Срок хранения служебных записок зависит от того, насколько важно их содержание. 

Каковы сроки хранения служебных записок в организации

Сроки хранения документов, которые циркулируют внутри организации, определяют государственными и отраслевыми нормативными актами, а так же локальным регламентом работодателя.

То, сколько хранятся служебные записки, зависит от степени их важности, то есть то того, с какой целью и по какому поводу их составили.

Например, записки, которые сопровождают документы первичного финансового, кадрового или бухгалтерского учета, нужно хранить как минимум 5 лет, вместе с отчетами, актами, докладами, протоколами

Таблица от эксперта: какими регламентами руководствоваться при определении сроков хранения служебных записок в организации

Содержание служебных записок Документ, регламентирующий срок хранения
Касаются несчастных случаев на производстве, вопросов охраны труда и техники безопасности Статьи 230 и 230.1 ТК РФ
Первичные документы кадрового и бухгалтерского учета Приказ Минкульта РФ № 558 от 25.08.2010г. «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
Отдельные виды документов, участвующие во внутреннем документообороте предприятия

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211309-srok-hraneniya-slujebnyh-zapisok-19-m6

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 6

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством.

Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы.

Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем.

В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов. Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.

Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле). Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п. 1 ст. 17 данного Закона.

Архивным документом согласно п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства.

В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень).

Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел. Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности.

Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация, после Перечня приводятся Указания по его применению.

Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному. Временные сроки хранения являются общими для всех организаций.

Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть с источниками комплектования архивов.

Организации, не являющиеся таковыми, хранят документы постоянного срока следующим образом:

— государственные, муниципальные организации — 10 лет;

— негосударственные организации — не менее 10 лет, после чего дальнейший срок хранения документов организация определяет в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Помимо этого определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. В приведенном в таблице 1 перечне документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, к таким документам относятся перечисленные в следующих статьях Перечня: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 24, 26, 35а, 36, 47, 48, 50, 74а, 84, 85, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, 489.

В отдельных случаях при указании сроков хранения в Перечне используются примечания, комментирующие и уточняющие сроки, место хранения документов, выделяющие те разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от первоначально названных, или указывающие, что исчисление названного срока осуществляется с определенного момента (например, после истечения срока действия договора). Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

В соответствии с п. 3.

1 Указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций — источников комплектования) по согласованию с ним.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой предприятия порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Под экспертизой ценности документов согласно п. 16 ст. 3 Закона об архивном деле понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.

Пункт 2.11 Указаний по применению Перечня предписывает, что снижение установленных Перечнем сроков хранения запрещается.

Увеличение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 Указаний по применению Перечня).

Согласно ст. 27 Закона об архивном деле юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Статья 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает, что нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Исключение составляют случаи, предусмотренные ст. 13.

25 КоАП РФ, согласно которой неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах , о рынке ценных бумаг , об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 тыс. до 300 тыс. руб.

Читайте также:  Оплата труда несовершеннолетних граждан в возрасте от 14 до 18 лет: примеры

———————————

Статья 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Источник: https://hr-portal.ru/article/shpargalka-dlya-kadrovika-sroki-hraneniya-kadrovyh-dokumentov

Срок хранения объяснительных и докладных записок

Email Google Plus Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов.

Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению. Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить докладные, объяснительные записки, протоколы по премированию и заявления сотрудников.

При этом важно точно указывать время.

Сроки хранения служебных записок в организации

Служебные записки в каких случаях можно отказаться от. Срок хранения служебных записок в организации Срок хранения докладных и объяснительных записок различается в зависимости от их тематической направленности и содержания.

Некоторые сроки хранения докладных и служебных записок в соответствии с Перечнем При условии проведения следующей проверки мониторинга. Срок хранения служебных записок в организации Статьи.

Помимо того, что документы имеют разную степень важности, у каждого из них есть свой срок хранения.

Если организация будет соблюдать все соответствующие правила и сроки, то сможет избежать многих проблем.

Первыми документами, которые получает любая организация, являются ее учредительные документы.

Как свидетельство рождения для человека, так и устав и свидетельство о регистрации для организации — очень важны и необходимы в самых различных ситуациях. При утере такие документы легко восстанавливаются, после уплаты государственной пошлины.

Хотя лучше ничего, конечно же, не терять — а для этого нужно четко знать, как, при каких условиях и сколько нужно хранить ту или иную документацию.

Срок хранения служебных записок в организации, сколько. В соответствии с требованиями статьи 52 Гражданского кодекса РФ, любое юридическое лицо создается на основании учредительных документов. Переписка по основной деятельности срок хранения — СИЗ. Состав и количество этих документов прямо зависит от организационно-правовой формы предприятия.

Также у всех организаций есть свидетельство о регистрации. У хозяйственных обществ обязательно есть в наличии учредительный договор, а у акционерных обществ существует еще реестр ценных бумаг и их владельцев. Правоустанавливающими документами организации всегда считались документы, которые имеют юридическое значение для деятельности организации в целом, и написаны на бумаге.

Но с появлением полноценного электронного документооборота в России электронные документы получили равное действие с бумажными. Более того, они даже начали вытеснять бумажные документы из оборота.

Правила оформления служебных записок и схемы их Например, для получения различных госуслуг и совершения юридически значимых действий организации получили право не предоставлять чиновникам бумажные правоустанавливающие документы.

Такое изменение основано на том обстоятельстве, что все необходимые сведения об этих документах уже содержатся в едином реестре государственной регистрации юридических лиц.

Любой чиновник или нотариус, имеющий доступ к ЕГРЮЛ, может получить из него всю нужную информацию в любой момент.

Перечни документов со сроками хранения порядок их. А, скажем, общества с ограниченной ответственностью теперь могут обходиться вообще без бумажного Устава и использовать типовой электронный Устав.

Хранение таких документов должно происходить в отдельном месте. Как правило, это отдельная папка, помещенная в сейф. Хранить этот сейф с документацией обязан директор или главный бухгалтер организации, в качестве ее первых лиц.

Если в компании есть юридический отдел, то доверить хранение могут и юристам, однако нести ответственность по закону, в случае порчи или утраты документов, будет все равно руководитель организации.

Это связано с тем, что акционерные общества имеют дело с ценными бумагами, к обороту и хранению которых традиционно предъявляются особые требования.

Так как организация ведет хозяйственную деятельность и взаимодействует с другими организациями, то правоустанавливающие документы регулярно приходится кому-нибудь предъявлять. Поэтому должен вестись специальный реестр их выдачи и возврата.

Таким образом мы видим, что не существует единого срока хранения докладных и объяснительных записок, он зависит от ряда факторов и требует неформального подхода.

На основании этого реестра всегда можно будет найти того, кто не вернул или потерял тот или иной документ.

Сроки хранения служебных писем В соответствии с его разделом 1. Но есть документы, для которых установлены определенные сроки хранения — это различные письма, извещения и уведомления об изменениях в статусе организации и других переменах.

Такие документы должны будут храниться в архиве 5 лет с момента их передачи.

Коммерческие организации не нуждаются в экспертизе ценности архивных документов и могут самостоятельно уничтожать документы, по истечении временных сроков хранения, определенных для них в перечнях и других нормативных актах.

А вот за уничтожение документов, имеющих постоянные сроки хранения, предусмотрена административная ответственность, регламентированная статьей Кроме правоустанавливающих документов, любой хозяйствующий субъект ведет бухгалтерский и налоговый учет.

Служебная записка передача оригиналов документов для. Даже те организации, которые избавлены от такой необходимости соблюдения требований , все равно ведут учетные документы своей финансовой деятельности.

Все эти документы, конечно же, имеют свои особенности и сроки хранения. Всю бухгалтерию можно условно разделить на две большие группы: Первичные документы имеют существенно большую ценность.

Ведь в основной своей массе — это те документы, которые поступают в организацию извне, от ее контрагентов.

На основании первичных документов, имеющих определенные форму и вид, происходят все бухгалтерские операции и формирование базы налогообложения.

К первичным документам относятся все договоры, акты, счета-фактуры и накладные, а также ряд других документов.

Поскольку именно эти бумаги удостоверяют какие-либо юридически значимые действия, они имеют особые требования — как к содержанию, так и к условиям и срокам хранения.

Правда, сейчас и первичные документы могут быть в электронном виде. Справочная информация «Сроки хранения документов. Для этого они должны иметь установленную форму и вид, а также удостоверены квалифицированной электронной подписью.

Сроки же хранения электронных и бумажных документов ничем не отличаются. Каждая организация и индивидуальный предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы.

Традиционно обеспечением сохранности документов в организации занимается ее руководитель.

А вот индивидуальные предприниматели самостоятельно несут ответственность за соблюдение этих норм. Кроме первичных документов, особое внимание уделяется бухгалтерской отчетности. Балансы организации, отчеты о финансовых результатах и все налоговые декларации подлежат бессрочному хранению в архиве наряду с правоустанавливающими документами.

Надо отметить, что сроки и условия хранения бухгалтерских документов необходимо обязательно прописать в уставе организации. Сделать это нужно затем, чтобы избежать потом лишних вопросов от проверяющих органов. Кроме того, можно издать внутренний нормативный документ за подписью руководителя организации, регламентирующий как порядок хранения документов, так и ответственных за это лиц.

Первичные бухгалтерские документы необходимо хранить в соответствии с требованиями действующего законодательства, но не менее пяти лет. Минимальный срок хранения этих документов составляет 4 года. В статье 23 Налогового кодекса РФ сказано, что те документы, которые используются при расчете налогов организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить в течение четырех лет.

Такое требование распространяется на все документы бухгалтерского и налогового учета, включая электронные документы, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Первичными электронными документами, в частности, являются документы электронных систем документооборота между организациями и банком по системе «Клиент-Банк».

Позиция Министерства финансов по этому поводу состоит в том, что все участники налоговых отношений обязаны соблюдать такой срок хранения документов, если только в отношении этих документов законодательными актами не установлены другие сроки хранения РФ. Если же срок давности по взысканию задолженности прерывался и начинал исчисляться заново, срок хранения документов также продлевается.

Надо отметить, что изменение сроков хранения всегда происходит только в большую сторону. В частности, это документы, которые подтверждают факт приобретения организацией основных средств, то есть амортизируемого имущества.

Например, договоры купли-продажи и акты приема-передачи. Такие документы следует хранить в течение 4 лет после того отчетного периода, в котором данное имущество будет полностью самортизировано и списано с баланса организации.

То есть, если закон определяет, что накладные, к примеру, надо хранить 4 года, а какой-то нормативный акт требует хранить их 5 лет, то следует выбирать больший срок хранения. Именно такая ситуация возникает с первичными бухгалтерскими документами, которые влияют на начисление налогов и, вместе с тем, попадают под действие статьи 29 ФЗ «О бухгалтерском учете».

В этой статье указано, что все первичные учетные документы и регистры бухучета следует хранить в соответствии с правилами архивного дела, но не меньше 5 лет.

Таким образом, все налоговые документы также нужно хранить не менее 5 лет с момента их создания, дабы избежать ответственности за нарушение сроков хранения бухгалтерской документации.

Но есть бухгалтерские документы, для которых законодательство предусматривает и более долгий срок хранения.

Также особый срок хранения определен для документов, которые подтверждают проведенную с дебиторами работу по взысканию задолженности. Все договоры, платежные документы, письма и претензии необходимо сохранять еще 4 года после того отчетного периода, в котором задолженность была признана безнадежной и списана с баланса.

Если действовать совсем по требованиям буквы закона, то, вместо изъятого из папки документа, в нее необходимо положить лист, который будет его заменять.

Источник: https://aninatalie.ru/sroki-hraneniya/srok-hraneniya-obyasnitelnih-i-dokladnih-zapisok.php

Журнал «Секретарское дело»

«СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО» № 08/2014

••• Сроки хранения докладных и объяснительных записок

Ольга МОИСЕЕНКО, научный редактор журнала Сроки хранения документов определяют на основании Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций, и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень), а также ведомственных перечней, разработанных в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Срок хранения докладных и объяснительных записок различается в зависимости от их тематической направленности и содержания. Так, например, в соответствии с п. 644 Перечня докладные записки, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел, хранятся во всех организациях 3 года. А если мы обратимся, например, к п. 77 Перечня, то увидим, что докладные записки, затрагивающим вопросы состояния работы по рассмотрению обращений граждан, хранятся: — по месту составления — в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей — постоянно; в государственных организациях, не являющихся источником комплектования, — 10 лет; — в других организациях — 5 лет. При детальном изучении Перечня мы сможем увидеть, что докладные и объяснительные записки зачастую входят в состав документов, перечисляемых для уточнения понятия «Документы о…». Например, п. 52 Перечня: «Документы о подготовке дел об административных правонарушениях и ведению административного процесса (протоколы, объяснительные записки, постановления, переписка и др.), срок хранения во всех организациях — 3 года после административного взыскания». Кроме того, существует ряд докладных и объяснительных записок, которые входят в дела с пометкой «ЭПК». Например, п. 522 Перечня предписывает хранить документы о предоставлении компенсаций за работу с вредными и (или) опасными условиями труда (акты, справки, докладные записки и др.) во всех организациях 5 лет, при этом в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, в негосударственных организациях и у индивидуальных предпринимателей по прошествии данного срока перед выделением к уничтожению эти документы должна изучить экспертно-проверочная комиссия (ЭПК), которая вынесет решение о выделении документов к уничтожению или продлении срока хранения (что в обязательном порядке отражается в протоколе заседания ЭПК). Таким образом мы видим, что не существует единого срока хранения докладных и объяснительных записок, он зависит от ряда факторов и требует неформального подхода. Некоторые сроки хранения докладных и служебных записок в соответствии с Перечнем

Номер пункта Виды и названия документов Срок хранения документов Пояснение
В государственных органах, иных организациях, являющихся источником комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей В государственных организациях, не являющихся источником комплектования государственных архивов
1 2 3 4 5
35 Документы по основной деятельности, представляемые в государственные органы, вышестоящие организации (доклады, докладные записки, отчеты, справки, сведения и др.) Постоянно 10 лет
46 Документы о проведении проверок мониторингов (требования (предписания) об устранении нарушений, акты (справки), жалобы, объяснительные записки, переписка и др.) 5 лет ЭПК 5 лет При условии проведения следующей проверки мониторинга. Проверок, по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственной операций, — после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
71 Копии документов, предоставляемых в правоохранительные органы по уголовным и гражданским делам (акты, справки, докладные записки, характеристики и др.) 3 года 3 года После вынесения решения
86 Документы о рассмотрении обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе «прямых телефонных линий» и «горячих линий» (докладные записки, справки, переписка и др.) 5 лет 5 лет
89 Документы о результатах проведения проверок, проводимых в рамках ведомственного контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (акты (справки), сведения, объяснительные записки, переписка и др.) 5 лет ЭПК 5 лет При условии проведения следующей проверки
91 Документы о результатах проведения проверок соблюдения организациями и индивидуальными предпринимателями порядка ведения и хранения книги замечаний и предложений (акты (справки) предписания, сведения, объяснительные записки, переписка и др.) 5 лет ЭПК 5 лет При условии проведения следующей проверки
100 Документы об анализе и контроле исполнения документов (справки, докладные записки,графики, сводки, контрольные листы и т.д.) 3 года 3 года
188 Документы о премировании работников (докладные записки, расчеты и т.д.) 3 года 3 года После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля
459 Документы о совершенствовании трудовых процессов (докладные записки, планы, справки, расчеты, схемы, карты и др.) Постоянно 10 лет
483 Документы о разработке и пересмотре тарифных сеток, тарифных ставок (окладов) (докладные записки, справки, расчеты, переписка и др.) 5 лет ЭПК 5 лет После утверждения
512 Документы о расследовании причин аварий, несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний (акты, планы, схемы, эскизы, технические расчеты, протоколы опросов, объяснения потерпевшего, медицинские заключения и др.) 10 лет 10 лет Аварий, несчастных случаев на производстве (с крупным материальным ущербом, групповых, со смертельным или тяжелым исходом) — постоянно
1060 Документы о выдаче, утрате (хищении) повреждении служебных удостоверений, пропусков (докладные записки, объяснительные записки, акты, переписка и др.) 1 год 1 год
1135 Документы о состоянии и обслуживании различных видов транспортных средств (справки, докладные записки, сведения, переписка и др.) 5 лет 5 лет
Читайте также:  Отзыв из отпуска по производственной необходимости, без перерасчета отпускных, как оформить

Источник: https://profmedia.by/pub/sec/art/90781/

Сроки хранения служебных писем

Носарева Н.А.,эксперт по управ. документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией13 апреля 2012 г.

Статья завершает цикл публикаций, посвященный оформлению и обработке служебных писем. На этот раз автор объясняет, на какую нормативную базу и на какие принципы стоит опираться при определении сроков хранения данных документов. Приводятся примеры со ссылками на статьи Перечня документов со сроками хранения 2010 года.

Сегодня «переписка» является одним из наиболее распространенных видов служебной документации. Это огромный массив бумажных документов, образующийся в любой организации как результат ее трудовых будней. И понятно желание регулярно очищать шкафы от «лишних» документов.

Однако если в вашем шкафу хранятся дела с заголовками: «Входящая переписка», «Исходящая переписка», то процесс уничтожения документов с истекшими сроками хранения может существенно затянуться, так как, рассматривая каждую бумажку, придется решать извечный вопрос: «Хранить или в шредер?»

Поэтому в первую очередь необходимо грамотно определить сроки хранения документов для соблюдения основного правила формирования документов в дела: «В одно дело формируются документы одного срока хранения!» Тогда по его истечении уничтожать можно будет папками (без полистного просмотра, ну почти без него).

Придется несколько охладить ваше горячее желание сократить до минимума сроки хранения служебных писем.

Ведь служебное письмо – это элемент (иногда и самый ценный) единого информационного комплекса по какому-то вопросу или контрагенту, и рассматривать входящие в состав этого комплекса документы нужно в едином ключе, не забывая о том, что важнейшим назначением документа является изложенная в нем информация, ее практическое, научное и историческое значение.

Фрагмент документа

Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (согласованы ЦЭПК при Росархиве 17.05.2011)

При определении сроков хранения особого внимания требуют «переписка» и «документы».

В настоящее время переписка несет большую информационную нагрузку, чем это было ранее, когда справки, докладные записки, сведения и другие документы могли заменить ее по ряду вопросов.

Переписка может оказаться единственной, заслуживающей постоянного срока хранения или отметки «ЭПК» в соответствующем разделе перечня.

Нормативная база

Начиная работу по определению сроков хранения документов, в первую очередь ознакомьтесь с действующим законодательством: федеральными и региональными законами и иными нормативными правовыми актами, в которых указаны сроки хранения документов, регулирующих сферу вашей деятельности.

Что касается «правил для всех», то сроки хранения переписки зафиксированы в типовых перечнях. В изданных в 2011 г.

«Методических рекомендациях по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения» (согласованы ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 г.) рекомендуется при определении сроков хранения документов обращаться к действующим типовым перечням документов, список которых приводится там же:

  • Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2003;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности ОАО «Российские железные дороги», с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности органов федеральной фельдъегерской связи со сроками их хранения. – М., 1999;
  • Перечень документов органов Прокуратуры Российской Федерации и их учреждений, с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального Банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
  • Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов. – М., 2005;
  • Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения. – М., 1999;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2010 (далее – Перечень 2010 года);
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2000 (далее – Перечень 2000 года).

На сегодняшний день Перечень 2000 года не является действующим. Часто спрашивают, каким перечнем пользоваться при установлении сроков хранения документов: перечнем, действующим сегодня, или перечнем, действовавшим на период создания документа?

Заведующая отделом документоведения ВНИИДАД Вера Иритикова в своем интервью, опубликованном сразу после выхода Перечня 2010 года, советовала: «По итогам 2010 года (когда составляются итоговая запись номенклатуры дел, а в последующем – описи и акты о выделении не подлежащих хранению документов к уничтожению), а также в процессе проведения экспертизы ценности организации должны устанавливать/уточнять сроки хранения документов, созданных в течение 2010 делопроизводственного года, по новому Перечню типовых архивных документов 2010 года».

При составлении номенклатуры дел, естественно, пользуются тем перечнем, который действовал именно в тот период. Но теперь, когда приходится обрабатывать документы давно прошедших лет, я всегда беру в руки и новый Перечень 2010 года.

Если сроки хранения сегодняшнего перечня отличаются от сроков хранения старого, то нужно оценивать значимость документов. В нашей стране это сложно: сегодня один подход, а завтра он вполне может измениться. Ты только что уничтожил документы.

Хлоп! А по какому-нибудь новому нормативному документу им устанавливается постоянный срок хранения.

На всякий случай напоминаю, что установленные сроки хранения организация может превысить, но не может безнаказанно сократить. А значит, из нескольких предписанных сроков обычно выбирают наиболее длинный.

Есть и такие документы, для которых срок хранения нигде не установлен, в этом случае его оптимальную продолжительность специалистам организации нужно будет вычислить самостоятельно.

Обычно такие решения документируются протоколом экспертной комиссии.

Какие сроки хранения переписки бывают и от чего они зависят?

Основным критерием, оказывающим существенное влияние на сроки хранения документов, является содержательная часть письма – его информационная составляющая. То есть в первую очередь следует ответить на вопрос: о чем документ, какие бизнес-процессы он затрагивает? Как правило, по какому-либо вопросу выявляются:

  • наиболее ценные документы и
  • документы, содержащие первичную и второстепенную информацию.

При этом сроки хранения основной, первичной информации значительно отличаются от сроков хранения второстепенной, дополнительной информации.

Так, если вы внимательно просмотрите отдельные разделы любого типового перечня, то увидите, что для основополагающих документов (решений, протоколов, планов, отчетов, докладов, регламентов и пр.

) устанавливаются наибольшие сроки хранения, а для переписки по этой тематике сроки хранения чаще всего ограничиваются периодом в 5 лет (за редким исключением).

  • При этом если вы сомневаетесь в установленном сроке хранения документа, то отметка «ЭПК», добавляемая к сроку хранения, позволит по истечении указанного срока хранения комплекта документов внимательно изучить каждый отдельный документ, а при необходимости наиболее ценные документы выделить к более длительному хранению.
  • Нельзя не обратить ваше внимание и на «корреспондентский» признак формирования дел, ведь срок хранения документа может зависеть и от того, с кем, с организацией какого уровня вы ведете переписку.
  • Пример 1
  • Внешнеэкономическая и внутренняя переписка

В качестве примера рассмотрим переписку по вопросам внешнеэкономической деятельности. Если вы переписываетесь с российскими организациями, то срок хранения документов – 5 лет (ст. 502 Перечня 2010 года), а срок хранения переписки с зарубежными организациями значительно выше – 15 лет (ст. 503 Перечня 2010 года).

Пример 2

Парламентские запросы

То же самое происходит и с перепиской, казалось бы, по одному и тому же вопросу, но с адресатами различного уровня. Так, парламентские запросы депутатов федерального уровня и переписка по их рассмотрению будет храниться постоянно, а для переписки с депутатами муниципального уровня Перечнем 2010 года рекомендуется установить пятилетний срок хранения.

Однако не всегда «корреспондентский» признак формирования дел является основополагающим при установлении сроков хранения документов.

В качестве иллюстрации можно рассматривать переписку кредитной организации с Центральным Банком РФ.

Несмотря на то, что переписка ведется с организацией федерального уровня, сроки хранения документов будут устанавливаться в зависимости от изложенных в них вопросов, то есть от информационной составляющей документа.

Пример 3

Переписка с Центробанком по различным вопросам

Переписка с Центральным Банком РФ по вопросам создания/ликвидации кредитных организаций включает в себя документы, на основании которых кредитная организация осуществляет свою деятельность (кстати, при ликвидации кредитной организации данные документы запрашиваются комиссией ЦБ в первую очередь). Поэтому для переписки с этим корреспондентом по данному вопросу устанавливается максимальный срок хранения – постоянно.

А вот для переписки по вопросам ревизий установлен пятилетний срок хранения!

Интересна также переписка по вопросам предоставления отчетности. Понятно, что к длительному хранению будут выделены служебные письма, в которых обсуждались проблемы, связанные с годовой отчетностью.

А письма по вопросам, связанным с квартальной, ежемесячной и ежедневной отчетностью, будут храниться минимально установленные сроки, но не менее сроков хранения «основных» документов по этому вопросу (ежедневные, ежемесячные и ежеквартальные отчеты).

Эти сроки взяты из ст. 351, 352, 359 Перечня 2010 года.

  1. В последнем из трех случаев, описанных в Примере 3, начинает действовать следующее правило: при определении сроков хранения служебных писем необходимо ориентироваться и на сроки хранения, установленные для других документов по данной тематике.
  2. Пример 4
  3. Переписка по административно-хозяйственным вопросам и по операциям с недвижимостью

Наименьший срок хранения – 1 год – устанавливается, как правило, для переписки по административно-хозяйственным вопросам, для писем по вопросам приобретения мебели, канцелярских товаров и пр.

Однако переписка по вопросам любых действий с недвижимостью подлежит длительному хранению (смотрите ст. 118, 121, 127, 129, 137, 138, 139 Перечня 2010 года).

Пример 5

Переписка по вопросам лицензирования и символики

Длительному хранению подлежит переписка по вопросам лицензирования, государственной регистрации товарных знаков, о разработке символики организации и т.д. (ст. 63 Перечня 2010 года).

Пример 6

Гарантийные письма

Что касается гарантийных писем, то срок хранения (5 лет) для них будет исчисляться от даты окончания срока гарантии (ст. 377 Перечня 2010 года).

Пример 7

Сопроводительные письма

Довольно краток жизненный путь у сопроводительных писем. Не стоит устанавливать для них срок хранения, идентичный сроку хранения сопровождаемых документов. Достаточно, с моей точки зрения, и одного года.

Пример 8

Обращения граждан

Кажется, что может быть прозаичнее жалоб и обращений граждан? Однако для некоторых из них установлен предельный срок хранения – постоянно.

Но он устанавливается только для тех обращений и предложений, которые носят творческий характер.

К этой же категории отнесены жалобы и заявления граждан, касающиеся не «личных проблем», а жизни общества и государства: по вопросам хищений, коррупции и прочих «черных пятен» на теле нашего государства (ст. 183 Перечня 2010 года).

При установлении сроков хранения документов на первое место ставятся интересы собственника документов, но не будем забывать и об истории.

Особое внимание необходимо уделить служебным письмам, относящимся к какому-либо периоду жизни общества или выдающегося государственного деятеля.

Читайте также:  Увольнение по сокращению штатов: компенсация, выплаты, пошаговая инструкция

Например, особо ценной является переписка по хозяйственным вопросам, относящаяся к периоду Второй мировой войны. Естественно, что срок хранения документов этого периода максимален – постоянно.

Определение сроков хранения служебных документов – творческий процесс и подходить к нему необходимо с полной ответственностью. Поговорка «рукописи не горят» в этом случае не работает. А утрата (несвоевременное уничтожение) каких-либо документов часто бывает безвозвратной.

Носарева Н.А.,эксперт по управ. документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих ДокументациейОбъединённая редакция деловых журналов

Источник: http://www.kadrotvet.ru/article/delo/5021/

Срок хранения объяснительных записок

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО — +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область — +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, так как эти документы схожи по своему назначению — все они носят информационный характер.

Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе?

С таким видом документа, как объяснительная записка знакомы абсолютно все. Некоторым довелось столкнуться с написанием записки объяснительного типа ещё в школьные годы, кому-то в студенческие времена, а кто-то узнал о ней только при выходе на работу.

Активировать демодоступ. Расскажем в статье, как срок хранения служебных записок зависит от важности их содержания. Все эти записки предназначены для оперативного взаимодействия внутри организации.

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

Активировать демодоступ. Расскажем в статье, как срок хранения служебных записок зависит от важности их содержания. Все эти записки предназначены для оперативного взаимодействия внутри организации. Их может написать как рядовой сотрудник, так и руководитель отдела или службы. Но получатель всегда управленец — или подразделения, или компании.

Любая служебная записка, независимо от вида, это юридическое основание для адресата предпринять какое-то действие или принять определенное управленческое решение. Докладные, объяснительные или служебные записки — обязательный пункт в перечне документов, которые подтверждают, что руководство компании принимает правильные решения.

Записки подтверждают и личную ответственность составителей. Это касается как кадровых решений о переводе, взыскании или увольнении, так и производственных решений о реорганизации или изменении условий труда. Специалисты компании должны обязательно хранить служебные записки как первичные документы, которые подтверждают обоснованность управленческих решений.

Срок хранения служебных записок зависит от того, насколько важно их содержание. Сроки хранения документов , которые циркулируют внутри организации, определяют государственными и отраслевыми нормативными актами, а так же локальным регламентом работодателя.

То, сколько хранятся служебные записки, зависит от степени их важности, то есть то того, с какой целью и по какому поводу их составили. Например, записки, которые сопровождают документы первичного финансового, кадрового или бухгалтерского учета, нужно хранить как минимум 5 лет, вместе с отчетами, актами, докладами, протоколами.

Таблица от эксперта: какими регламентами руководствоваться при определении сроков хранения служебных записок в организации. Скачать таблицу.

Руководитель компании приказом или локальным нормативным актом, инструкцией или положением о делопроизводстве, может установить более длительные сроки хранения служебных записок.

Но уменьшать срок, оговоренный государством или ведомственными нормативами, нельзя. Служебные записки, в которых содержится информация о решении хозяйственных вопросов, можно хранить один год.

Исключение: случай, когда вы покупали мебель, специализированную технику или оборудование для рабочих мест. Распоряжения администрации, включая выписки, докладные записки, заключения, иные документы об административно-организационной деятельности и пр.

Записки, докладные, заявления о выдаче или утрате удостоверений, о пропусках и идентификационных картах. Объяснительные и докладные о случаях нарушений дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка. Скачать памятку.

Независимо от сроков хранения служебных записок в организации, их нужно регистрировать и учитывать.

Для этого используют специальные книги или журналы , в которых каждую служебную записку регистрируют под уникальным номером.

Отдельно стоит сказать о служебных записках, в которых есть сведения о партнерстве с зарубежными контрагентами или переписка с депутатами или государственными органами.

Срок хранения служебных записок этих категорий неограничен. При проверке инспекторы могут затребовать такие первичные документы в любой момент.

Текущее хранение служебных записок до того, как их уничтожат или подошьют в дело по истечении календарного года, осуществляют ответственные исполнители в структурных подразделениях.

В дела подшивают только те подлинники внутренних документов, срок хранения которых превышает три года. Определяйте сроки хранения служебных записок в соответствии с содержанием и установленными регламентами.

Ведите учет внутренних служебных записок, присваивайте им регистрационные номера, используя специальный журнал.

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Пожалуйста,зарегистрируйтесь, и вам будут доступны любые файлы.

Как правильно оформить копии и выписки из документов: образцы и лайфхаки. Ввести код доступа О журнале. А еще Статьи Сроки хранения документов. Срок хранения служебных записок в организации.

Темы: Сроки хранения документов.

Статьи по теме Документы временного хранения Сроки хранения документов Хранение документов Сроки хранения бухгалтерских документов Закон об архивах: основной регламент в делопроизводстве.

Служебная записка о премировании сотрудника Образец от эксперта. Служебная записка об использовании личного транспорта Используйте в работе. Служебная записка о пребывании в командировке, если нет подтверждающих документов Скачайте полезный образец.

Докладная записка об отсутствии на работе Пригодится в работе. Объяснительная записка сотрудника об отсутствии на рабочем месте Используйте документ от эксперта.

Важное в сентябре Руководитель — секретарь: как определить ваши психотипы и сработаться со сложным шефом Как правильно написать заявление? Как правильно изъять документ из дела? Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс.

Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма? Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты.

Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных.

Вопрос — ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности? Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут?

Читайте ответ на вопрос. Новости по теме. Срок хранения документов сократят. Свердловский избирком: Документы по выборам хранят до 10 лет. Новые правила Минфина.

Сколько хранятся личные дела уволившихся работников. Статьи по теме. Документы временного хранения. Сроки хранения документов. Хранение документов. Сроки хранения бухгалтерских документов.

Закон об архивах: основной регламент в делопроизводстве. Вопросы по теме.

В каком документе искать сроки хранения уведомлений о пребытии иностранных граждан в место пребывания? Как правильно подготовить и уничтожить договорные документы по истечении срока хранения?

Какие требования к срокам хранения деловой переписки? Каковы сроки хранения документов? Надо ли хранить заявления об отпусках работников учреждения? Рекламодателям Обратная связь Контакты Наши партнеры. Политика обработки персональных данных. Мы в соцсетях.

Это бесплатно и займет всего пару минут. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте.

Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет — установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

Содержание служебных записок. Документ, регламентирующий срок хранения. Касаются несчастных случаев на производстве, вопросов охраны труда и техники безопасности.

Необходимость в составлении подобного официального письма возникает в нескольких случаях: когда необходимо оперативно уведомить определенное должностное лицо о возникшей проблеме; чтобы внести предложения об устранении этой проблемы; чтобы согласовать планируемые действия; Кроме того, среди целей такого письма может быть запрос информации, выдача инструкций или извещение. Она необходима, когда у сотрудника возникает потребность объяснить или согласовать с коллегами или руководством аспекты деловых вопросов. В ситуации, когда устного общения недостаточно, а сообщение необходимо задокументировать, составляют официальный письменный документ. Отметим, что данный вид документации не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД. Информация, включенная в него, не может содержать распоряжений или приказов. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно абз.

Сколько лет хранятся докладные, объяснительные, протокола по премированию и заявления сотрудников?

Почему в некоторых организациях избавляются от докладных и объяснительных записок, заменяя их служебными где возможна такая унификация и что она дает? Каковы сроки хранения служебных записок и как они влияют на выбор носителя оригинала? Как организовать согласование, подписание электронного и бумажного документов — что получится автоматизировать и как это визуализировать? Показаны 2 шаблона служебной записки: с жестко настроенным текстом и маршрутом движения, а также такой, что оставляет пользователю большую свободу действий. Делопроизводство и архивное дело. Таблица 1.

Объяснительная записка: что это за документ и зачем он нужен?

Срок хранения докладных и объяснительных записок различается в зависимости от их тематической направленности и содержания. Некоторые сроки хранения докладных и служебных записок в соответствии с Перечнем При условии проведения следующей проверки мониторинга.

Хотя лучше ничего, конечно же, не терять — а для этого нужно четко знать, как, при каких условиях и сколько нужно хранить ту или иную документацию. В соответствии с требованиями статьи 52 Гражданского кодекса РФ, любое юридическое лицо создается на основании учредительных документов.

Состав и количество этих документов прямо зависит от организационно-правовой формы предприятия. Также у всех организаций есть свидетельство о регистрации. Но с появлением полноценного электронного документооборота в России электронные документы получили равное действие с бумажными.

Например, для получения различных госуслуг и совершения юридически значимых действий организации получили право не предоставлять чиновникам бумажные правоустанавливающие документы.

Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги

Объяснительную записку в России часто воспринимают как малозначительную формальность и относятся к ее составлению несерьезно. Это неправильный подход.

Грамотно написав такой документ, можно защитить себя от дисциплинарных взысканий, от карьерных проблем, а иногда и существенно сэкономить.

О том, что такое объяснительная записка и как ее писать в различных жизненных ситуациях, читайте в нашей статье.

Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль.

Акция месяца 8 88 Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности.

Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа г.

Сроки хранения служебных записок в организации

Сроки хранения документов определяют на основании Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций, и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от Срок хранения докладных и объяснительных записок различается в зависимости от их тематической направленности и содержания. Так, например, в соответствии с п. А если мы обратимся, например, к п. Например, п. Таким образом мы видим, что не существует единого срока хранения докладных и объяснительных записок, он зависит от ряда факторов и требует неформального подхода. В государственных органах, иных организациях, являющихся источником комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей. Документы по основной деятельности, представляемые в государственные органы, вышестоящие организации доклады, докладные записки, отчеты, справки, сведения и др.

Срок хранения служебных записок в организации

  • .
  • .
  • .
  • .

Источник: https://pravoru-omsk.ru/konstitutsionnoe-pravo/srok-hraneniya-obyasnitelnih-zapisok.php

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector