Возврат товара поставщику: какие документы оформлять, образец акта

Торговые отношения между участниками сделки регулируются положениями нормативно-правовых актов, регламентирующих защиту прав потребителей. Покупатель вправе инициировать процедуру возврата продукции по ряду причин.

Для ее реализации необязательно отражение прав приобретателя в договорных отношениях. В проблемной ситуации он может рассчитывать на законодательную защиту.

Итак, рассмотрим, если необходимо произвести возврат товара поставщику, какие документы оформлять?

При возникшей необходимости возврата товара следует оформить соответствующий акт. В некоторых ситуациях составляется претензионное письмо. Что это за документы, в каких случаях актуально их оформление и какие нюансы процедуры?

Вероятные причины возврата покупки

Приобретатель вправе предъявить претензию к поставщику в ситуациях, прямо предусмотренных в законодательных актах. Основными причинами инициации события могут стать:

• несоответствие товара заявленным характеристикам;
• недоброкачественная продукция;
• нарушение сроков;
• поставка продукта в ином количестве, чем предусмотрено в договоре.

Торговая операция между сторонами всегда оформляется документально. Покупатель совершает покупку товара с определенными характеристиками, поскольку именно они подходят ему для решения личных или предпринимательских целей. Несоответствие ассортиментного ряда или параметров приобретения может сделать покупку бесполезной, поэтому в праве покупателя оформить возврат или замену товара.

Схема взаимоотношений участников сделки

Если после приемки груза был выявлено, что в комплекте несоответствующее количество предметов, то действия покупателя зависят от обстоятельств.

Превышение количества продукции оговоренного параметра в договоре, является поводом для возврата излишков. При поставке товара в недостаточном количестве, приобретатель вправе выбрать способ решения проблемы.

Он может оформить возврат всей партии или вести переговоры о допоставке недостающего количества.

При выяснении факта некомплектности товара, покупатель вправе оформить возврат, если его требование о доукомплектовании или об уменьшении цены, было проигнорировано.

При нарушении сроков доставки продукции, на момент поставки она может быть уже не актуальна, поэтому покупатель вправе ее вернуть. При допущении оплошности приобретателя, выраженной в приемке товара и неоформлении своевременного отказа, возврат не может быть оформлен.

Причиной возврата продукции могут быть не только законные основания. Определенные обстоятельства, при которых возможно оформление процедуры, инициация которой не связана с правонарушениями, должны быть отражены в договоре.

Обычно они связаны с возникшими проблемами у приобретателя, связанными с реализационными трудностями. В соглашении могут быть предусмотрены и другие причины возврата товара, в том числе ничем не обоснованные.

Оформление возврата

Возврат после остановки на баланс

При обнаружении фактов нарушения договоренности, покупатель должен направить поставщику уведомление и получить его согласие на приемку возвращаемого товара. При наличии в нормативных актах или в разделах договора определенных положений, отсутствует необходимость оформления дополнительного соглашения к сделке. Во всех остальных ситуациях документ необходимо оформлять, особенно если обратная передача товара осуществляется на основании устной договоренности.

Возврат товара может быть оформлен несколькими способами:

• составлением акта сдачи-приемки товара поставщику;
• оформлением товарной накладной возвратного типа;
• заключением самостоятельной сделки, по которой покупатель поставляет товар поставщику, что оформляется товарной накладной.

Проблемы операции по обратной отгрузке

Поставка несоответствующей продукции может быть не единственной проблемой приобретателя. Поставщик может отказаться от получения возвращаемого товара в письменном виде.

В такой ситуации покупатель по документам принимает его на ответственное хранение, а по истечении указанного в уведомлении срока, вправе реализовать его по собственному усмотрению или вернуть поставщику.

Все расходы покупателя на хранение, реализацию или возврат взыскиваются с поставщика или удерживаются из вырученной суммы.

  Нужен ли устав для ИП

Обратная сделка может быть признана неактуальной ввиду подписи документа неуполномоченными лицами.

Полномочия подписантов должны быть подтверждены приказом по предприятию или оформленной доверенностью.

Во избежание документальных проблем, рекомендуется к договорам, дополнительным соглашениям, уведомлениям и актам подкладывать копии доверенностей.

Правовые последствия

Процедура обратной отправки продукции возможна только на основании причин, предусмотренных законом или договором. Вместо акта может быть оформлен другой документ, подтверждающий обратную отправку.

Практика показывает, что товар несоответствующего качества возвращается поставщику с целью его замены на качественную продукцию или для проведения ремонтных работ при условии применения скидки на его стоимость.

Если выявленные недостатки незначительны, то в компетенции покупателя принять решение о безвозвратной передаче товара поставщику или требовать от него возмещения уплаченных денег на проведение работ по восстановлению регламентируемых параметров.

В большинстве случаев, поставщик не отказывается принять возвращаемый товар.

Если между сторонами не достигнута договоренность о правовых последствиях решения, то при составлении акта можно не указывать требования сторон в отношении товара, поскольку его дальнейшая судьба может быть определена позже, в зависимости от обстоятельств. В законодательных нормах определена возможность разрыва партнерского договора о поставке в случае возврата товара по акту.

Возврат товара по договоренности часто сопровождается возмещением уплаченных за него денег и понесенных расходов.

Однако невозможно зачесть сумму, подлежащую возврату поставщиком покупателю за возвращенный по акту товар в ситуации, когда стороны связаны факторинговыми обязательствами.

Они связаны с оказанием авансовых услуг, оплата за которые на момент получения продукта не была произведена, что свидетельствует о сформированной задолженности и со сложностью возврата средств, которые не были перечислены.

Акт о возврате товара и его функциональность

Документы по возврату товара составляются по официально утвержденной нормативной документацией форме.

Положениями закона допускается самостоятельная разработка бланков, внешний вид и содержание которых должны быть утверждены руководителем субъекта хозяйствования.

Акт составляется группой людей, которые на предприятии объединяются в комиссию. Все их подписи должны быть на документе, поскольку, таким образом они подтверждают факт возврата товара поставщику.

Правильно оформленная документация является гарантией сохранения денежных средств, потраченных на приобретение продукта.

В ситуации, когда товар был принят по товарной накладной, и к нему отсутствуют претензии, но по истечении определенного временного периода приобретатель не смог его реализовать, то по предварительной договоренности с поставщиком комиссией покупателя, в которую включается независимый специалист, составляется акт по стандартной форме, принятой для оформления на конкретном предприятии. В документе необходимо отразить все подлежащие возврату позиции. Такая производственная ситуация актуальна в случае, если приобретатель специализируется на продажах специфической сезонной продукции.

  Техническое заключение о неисправности оборудования: образец

Образец акта возврата товара поставщику

Для возврата продукции поставщику недостаточно оформления акта. К нему необходимо приложить обосновывающие правоту покупателя документы. Обязательной бумагой является накладная, в которой отображен перечень возвращаемого товара и претензионное письмо. К его оформлению отсутствуют специальные требования, поэтому его можно составить на фирменном бланке в свободной форме. В текстовой части письма важно отобразить суть претензии и способы ее решения. Готовый образец письма на возврат товара поставщику позволит оперативно оформить процедуру.

При выявлении дефектов при предварительном осмотре объекта приобретения, следует их зафиксировать и оформить ТОРГ-2, в котором отображается количество поставленной продукции без учета бракованных экземпляров. При такой схеме оформления бумаг акт составлять не нужно.

Если поставщик является субъектом, осуществляющим предпринимательскую деятельность за пределами Российского государства, то составляется накладная по форме ТОРГ-3.

При выявлении дефектов после оприходования партии, составляется накладная ТОРГ-12, в которой нужно сделать отметку о том, что партия товара относится к категории возврата.

Как составить акт

Перед составлением акта руководитель субъекта хозяйствования, получивший товар и планирующий его вернуть ввиду ненадлежащего качества, должен создать комиссию, уполномоченную подписывать документацию при оформлении процедуры.

Для составления акта понадобится заранее подготовленный бланк, на котором необходимо отразить все реквизиты предприятия, его названия и данные руководителя.

В акте указывается дата и место составления документа. Если поставщиков несколько, то для каждого оформляется отдельная бумага.

В акте должны подписаться члены комиссии, независимый эксперт, руководитель компании, а также представители поставщика и перевозчика.

Нормативно-правовыми источниками регламентированы сроки, в который можно оформить акт на возврат некачественного товара поставщику. Акт хранится в архиве на протяжении трех лет.

Если на нем не указан срок годности, то поставщик обязан принять продукцию в любое время на протяжении двух лет с даты поставки.

Если на продукцию распространяется гарантийный срок, то она может быть возвращены не позднее крайней даты регламентированного производителем времени.

Счет-фактура на возврат

Счет-фактура выставляется покупателем в случае, если уже принятая на учет продукция возвращается поставщику. Если она еще не была оприходована, то продавец выставляет корректировочную форму счет-фактуры.

Поставщик может уплатить налог в бюджет сразу же после оформления счет-фактуры еще до отгрузки товара. В такой ситуации ему придется корректировать уплаченное НДС. Налог подлежит восстановлению, однако процедура требует сложного документального оформления.

Все выставленные счета-фактуры подлежат регистрации в книге продаж. Расчет суммы налога производится только на основании зарегистрированных документов.

После принятия товара на учет, покупатель должен выставить продавцу возвратную счет-фактуру, оформленную по принципу обратной реализации.

При неполном возврате или изменения в цене или в количестве, продавец должен выставить корректировочный счет-фактуру.

Документооборот осуществляется на основании заключенных соглашений, накладных и документального подтверждения согласия продавца принять возвращаемый товар или оформить скидку.

Корректировочный документ также должен быть зарегистрирован в периоде, когда произошел возврат.

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/blanki-i-dokumenty/obrazets-akta-vozvrata-tovara-postavshhiku.html

Возврат товара поставщику: как оформить, порядок, основания, учёт

28 Июня
6 минут на прочтение
3500

Когда требуется отправить возврат товара от покупателя поставщику, часто непросто выяснить, какие документы оформлять, чтобы не ошибиться. Следует знать, в каких случаях это легко сделать, а в каких документально невозможно.

А главное – помнить о правилах и нюансах проведения процесса, компенсации расходов. Гражданским Кодексом предусмотрено, что покупающая сторона может не принять и отправить обратно груз в нескольких случаях. Это возможно, при отсутствии соответствующего пункта в контракте.

Давайте рассмотрим, как это выглядит и что делать.

Как возвращать, когда товар некачественный

Есть две статьи в ГК, дающие возможность купившему человеку или организации отправить владельцу покупку назад – 518 и 475. У продукции, которая не соответствует договору, должны быть серьезные недостатки по:

• видам моделям, цветам;

• комплектации;

• качеству;

• внешним признакам.

Если нарушения небольшие и легкоустранимые, то отослать заказ продавцу допускается только для устранения неполадок. Если сломалась часть комплекта – то именно эту деталь заменят.

Но при наличии крупных и заметных дефектов, а также тех, которые устранить невозможно, покупатель возвращает товар. Затем он может выбрать один из двух вариантов:

• получить деньги назад;

• обменять на такой же новый и целый груз.

Подобная операция доступна до тех пор, пока продукт годен, и на него распространяется гарантия производителя. Также это возможно в течение 2 лет с момента покупки в случае, когда:

• владелец товара сможет привести доказательства, что недостаток был выявлен до окончания гарантийного времени;

• на продукцию не определялся срок гарантии.

Важно помнить о том, что статьи не применимы к тем вещам, которые были приобретены для дальнейшей перепродажи. Поэтому если был заключен договор поставки, то не стоит рассчитывать на отправку ненадлежащего приобретения обратно.

Законы

Вернуть продукцию поставщику реально без конфликтных ситуаций, если правильно оформлена документация. А также если помнить о законодательстве, которым регулируются правила возврата.

Ст. 475 ГК РФ. При обнаружении дефектов покупатель-предприниматель может требовать:

• снизить сумму, которую заплатил или потребовать устранить все нарушения в разумные сроки;

• заявить о возмещении денег, которые были потрачены на самостоятельное устранение проблем;

• при выявлении существенных или неустранимых недостатков покупатель может полностью отказаться от договора и получить финансы обратно;

• способен заявить право на замену некачественного изделия на то, что полностью соответствует обозначенному в контракте.

Ст. 476 ГК РФ. Поставщик обязан твечать за дефекты, появившиеся до начала реализации. Существует 4 причины, по которым ему придется нести ответственность, если он не сможет доказать появление нарушений после передачи груза заказчику.

Среди них:

• нарушение условий хранения;

• порча третьими лицами;

• неправильное использование;

• непреодолимая сила.

Качество проверяется специальным договором поставки, который заключают стороны. Если его нет, то все изучается по ст. 474 ГК РФ.

Ст. 477 ГК РФ. Во время применения купленной вещи появились недостатки или заметные дефекты. Это тоже разрешает отправить ее обратно в обозначенное время:

• пока не кончилась гарантия или срок, на который рассчитан продукт;

• если это не установлено, то в течение 2 лет с момента приобретения.

Основания

Возврат брака поставщику допускается, если дефекты не обозначались заранее письменно. Распространяется это как на изделие целиком, так и на отдельные части. Реально возвращать можно в разных ситуациях:

• продукция, несоответствующая нормам качества, с видимыми изъянами внутри, на таре или коробке;

• различия по сумме штук, виду, другим особенностям;

• не работают или отсутствуют характеристики, вписанные в договор.

Чтобы определить несоответствие по штрихкодам, объему и другим параметрам еще в момент принятия, стоит установить специальное оборудование. Использование терминала сбора данных гарантирует быстрое выявление возможных отличий – достаточно отсканировать упаковку, чтобы засчитать ее. После подтверждения данные уйдут в базу и встанут на учет.

Наличие лишних коробок, недостаток требуемых пачек, другой литраж, цвет или похожий вид сразу будет определен техникой. Чтобы установить и настроить правильное ПО и закупить подходящие аппараты, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания порекомендует качественное оборудование, чтобы помочь минимизировать расходы и издержки из-за недобросовестных подрядчиков.

Как правильно оформить документы на возврат любого товара поставщику

Рекомендуем верно составить документацию. Чтобы понять, какие бумаги готовить и отправлять подрядчику, следует выяснить, передались ли права собственности на объект к приобретающей стороне. Если еще не перешли, то все будет максимально просто.

Существует всего 3 возможных сценария:

• выявили одновременно с принятием – не нужно принимать такую продукцию;

• определили несоответствие не сразу;

• по договоренности подрядчик регулярно забирает сомнительный груз и тот, что не успели распродать в сроках реализации.

Оформление корректного возврата любого некачественного товара поставщику, важные документы

Покупатель должен сообщить подрядчику об обнаружении ненадлежащих деталей партии сразу. Если не следовать этому правилу, установленному 483 ст. ГК, продавец вправе не принимать возвращенное имущество.

Например, если организация приняла поставку без проверки, не сообщила о недостатках, то требования не удовлетворят даже суд.

Согласно ст. 514, если потом все отправится обратно, получатель обязан разместить на ответственное хранение все целиком. В его задачу будет входить обеспечение сохранности коробок до момента, когда грузоотправитель заберет их. Если производитель согласен с имеющимися дефектами и вывозит партию, то стороны заключают:

• акт выявления несоответствий (допускается оформлять по форме ТОРГ-2);

• возвратную накладную (в качестве основы подойдет ТОРГ-12).

Если цель отправки продукции продавцу заключается в замене некритичных элементов комплектации или устранении других мелких недочетов, то все должно проводиться письменно. Следует согласовать и указать в документации дни или недели, в которые отправитель груза обязуется заменить дефектные детали, доукомплектовать или поменять части.

Когда продавец отрицает вероятность появления нарушений, не вывозит и не соглашается менять брак, оформляются доказательства:

• претензия;

• протокол, в соответствии с которым отбирались пробы для экспертизы;

• письменное или отправленное заказным письмом предложение участвовать в проверке;

• заключение экспертов.

Нельзя забывать, что акт об изъянах, написанный только предприятием получателя, лишь в ограниченном количестве случаев служит доказательной базой. Это функционирует, если при заключении контракта обе стороны подписали согласие на применение подобной инструкции. Если это не составлялось, то доказательством это не будет.

Основания для возврата качественного товара поставщику

Не всегда возвращается сломанный или некомплектный груз. Иногда отправить приходится полностью рабочую технику или мебель, потому что:

• на эту продукцию претендуют другие люди (согласно ст. 460);

• не сходится объем – его больше или меньше необходимого (ст. 466);

• неверная ассортиментная матрица – незаказанный цвет, вкус, функционал (ст. 468);

• неполный комплект или отказывают в доукомплектации (ст. 480).

Перечень нельзя назвать полным. Можно договориться об изменении условий, дополнении их. В договор вписывается возможность обратной погрузки нереализованного в срок. Для этого обычно прописывают дополнительное формальное основание:

• нет спроса на модель;

• продукт просрочился;

• завершился сезон, в который продается деталь;

• иные согласованные обоснования.

Это лишь часть причин, как можно вернуть качественный товар поставщику: порядок возврата здесь не различается с основной последовательностью. Но бывают и ситуации, когда претензий вообще нет, но поставку отправляют назад.

Чтобы своевременно проверить количество и ассортимент поставляемого груза, можно пойти двумя путями. Сотрудник может ппосмотреть каждую коробку, сравнить комплектность и сверить штрихкоды вручную. А есть более быстрый способ – просто установить специальное программное обеспечение.

Для этого достаточно обратиться в «Клеверенс». Компания подберет правильное оборудование для бизнеса, которое упростит не только приемку, но и автоматизирует многие другие процессы. Это минимизирует издержки и проблемы с пересортом и несоответствием по количеству, сделает учет более быстрым.

Как документально вернуть нереализованное

Важно помнить, что возвращать качественную продукцию допускается, только если это согласовано заранее в договоре. Иначе не получится отправить диван назад только потому, что он не продается.

Есть иной путь. Если такая процедура не закреплена документально, но компании договорились о возможности подобных исходов, то допускается просто оформить обратную продажу. Например, если не все велосипеды реализовались до конца лета и производитель согласен их забрать.

Фактически это будет продажа бывшему хозяину его же упаковок. Создается:

В строку «продавец» вписывается наименование собственной фирмы, в ячейку покупатель – подрядчик, который вывозит свой бывший груз. Заполнять ТОРГ-2 по образцу не нужно. Документально такая рокировка не отличается от обычной продажи.

Как оформляется в разных случаях

Что делать, если привезли уже просроченное молоко или торт под реализацию – отправлять назад. Но следует корректно составить бумаги. Документальное оформление возврата товара поставщику не понадобится, если это проверенный партнер, который гарантирует все заменить в кратчайшие сроки.

Если грузоотправитель не против забрать брак, который отправил его невнимательный сотрудник, то можно даже не писать дополнительных документов. Достаточно вычеркнуть позиции из счет-фактуры, которые не будут приняты на баланс предприятия. Водитель загрузит их обратно в машину и отвезет на склад, с которого они приехали.

В учете они отражаться не будут. Но представитель второй стороны также должен поставить свою подпись, так он подтвердит, что процедура прошла с его участием. В течение 5 рабочих дней грузоотправитель присылает новый документ с скорректированными цифрами.

Если отношения с подрядчиком доверительные и сотрудничество идет уже много лет, допускается и более простой вариант. Получающая сторона подписывает счет-фактуру без изменений, звонит отправителю и рассказывает о некачественной поставке. Он обещает допоставить качественную продукцию в короткие сроки.

Последний способ хорош отсутствием волокиты, возможных неувязок и быстрым проведением операций через базу. Но пользоваться им рекомендуется только в работе с проверенным контрагентом.

Порядок оформления

Есть два вида документов, которые необходимо правильно подготовить, чтобы осуществить возврат:

Первая бумага оформляется на фирменном бланке организации. Обязательно требуется подпись бухгалтера или другого человека, уполномоченного подписывать документацию.

Всегда указывается:

• юридический и фактический адрес;

• полное название;

• данные о покупателе – реквизиты, наименование, другие сведения;

• сведения о договоре поставки, который стал причиной претензии, дата, номер;

• полностью и подробно расписываются основания создания бумаги – расхождения по количеству, качеству, комплекту;

• рекомендуется сослаться на закон;

• обоснование требования – вернуть, обменять, доукомплектовать;

• устанавливаются сроки, в которые поставляющая сторона должна рассмотреть и дать письменный ответ;

• перепись всего вложенного.

Дополнительно составляется акт возврата. Это документ, который оформляется несколькими уполномоченными лицами принимающей компании. Он подтверждается итогами экспертизы и считается официальной бумагой, отправляемой от покупателя к продавцу.

Здесь нужно указать информацию:

• дата и место;

• реквизиты обеих организаций;

• название услуги или вещи, которая является основанием;

• заключение эксперта;

• расписывается, как будет возвращаться на склад купленная продукция;

• указываются данные счета для обратного перевода за некачественные товары;

• если будет компенсация – сроки и размеры;

• подписи;

• печати.

Подписывать будут обе стороны, но с каждой – только руководитель или другое уполномоченное лицо. Его право должно подтверждаться специальной доверенностью, иначе документ не имеет юридической силы.

О чем стоит знать – налоговые моменты

Есть несколько нюансов, знание которых упростит проведение процедуры:

• Если продукция не принималась, то не создается отдельная операция. В этом случае НДС не платится, покупатель не  делает счет-фактуру. Скорректированные бумаги ему пришлет грузоотправитель.

• Если сначала все было принято, но потом выявились нарушения – оформляется отдельная документация. Это бумага и процедура. Сначала грузополучатель отправляет счет-фактуру поставщику, который примет НДС к вычету. При необходимости владелец торговой точки восстанавливает сумму налога, делается это в одном периоде с фактическим возвратом.

Иногда стороны договариваются, что бракованные вещи нужно утилизировать. В этом случае грузоотправитель относит затраты на расходы от брака.

Учет в бухгалтерии и на остатках

Есть всего три пути, по которым можно пройти, чтобы отразить в программе изменения:

• Самый простой, для тех, кто давно сотрудничает. Не делать никаких отметок, принять все по списку, затем позвонить поставщику и сообщить о расхождениях. Он привозит качественную замену.

• Более сложный, если товар еще не принят. Отметить в счет-фактуре различия, вычеркнуть то, что не принимается. Подписаться, получить подпись водителя. Дождаться от него новых документов, в которых скорректирована информация.

• Если продукция была принята, но потом выявили несоответствие. Составляется товарная накладная ТОРГ-12 и акт ТОРГ-2. Продавец должен быть согласен с нарушениями.

• Если он не соглашается, то оформляется претензия, протокол о заборе проб, приглашается грузоотправитель на экспертизу.

Заключение

Чтобы правильно произвести возврат бракованного товара поставщику, достаточно внимательно осуществить оформление и учет. Вернуть допускается не только брак, но также пересорт, несоответствие по количеству и ассортименту, излишки.

Стороны могут договориться и проводить подобную операцию чаще, например, если покупатель не успел реализовать продукцию до окончания сезона или срока годности.

Оформляться это будет по-разному в зависимости от того, когда было выявлено несоответствие.

Количество показов: 3500

Источник: https://www.cleverence.ru/articles/biznes/vozvrat-tovara-postavshchiku-kak-oformit-poryadok-osnovaniya-uchyet/

Возврат товара поставщику

Не знаете, как оформить возврат товара поставщику? Наша статья посвящена описанию этого процесса и содержит конкретные рекомендации с учетом всех нюансов.

При закупке лучше не пренебрегать заключением договора, в котором вы пропишете все условия, в том числе и по возможному возврату товара поставщику. В этом случае вам не придется тратить время на обоснование претензий и получение денег обратно.

В Гражданском законодательстве РФ закреплено несколько оснований, по которым можно вернуть товар. Это случаи несоответствия по:

• качеству;
• ассортименту;
• комплекту;
• таре и упаковке.

В некоторых из этих случаев надо понимать, что возвращать товар, возможно, и не потребуется, если поставщик что-то может заменить, доукомплектовать, переупаковать. Тут не нужна никакая бумажная волокита. Но при других обстоятельствах надо знать, какими документами оформляется возврат товара поставщику.

Знайте, что отказ покупателя принять товар по перечисленным в списке основаниям означает, что договор купли-продажи расторгнут.

Даже если в контракте не были прописаны причины расторжения или вообще он не был составлен в бумажной форме, покупатель все равно может воспользоваться данным правом, потому что это предусмотрено Гражданским законодательством.

Без договора вы просто потратите больше времени на споры и защиту своих прав, если поставщик не считает себя виноватым и не хочет принимать товар.

Возврат товара поставщику. Документальное оформление

Какими документами оформляется возврат товара поставщику? Все решает конкретная ситуация. Документальное оформление возврата товара поставщику главным образом зависит от того, перешло ли право собственности на поставляемые товарно-материальные ценности от продавца к покупателю или еще нет. Если не перешло, то это самый простой сценарий.

Вообще, все ситуации с возвратами можно свести к трем случаям:

1. брак или несоответствие обнаружилось непосредственно при приемке, вы просто не принимаете у поставщика некачественный товар,
2. основания для возврата выявлены сразу, но вы все равно вынуждены принять продукцию ненадлежащего качества, чтобы позднее вернуть ее поставщику,
3. плановые обратные поставки, например, по условиям договора поставщик может регулярно забирать у вас обратно товары, которые вы не успели реализовать до истечения срока их годности.

Ниже рассмотрим подробно эти случаи и документы на возврат товара поставщику, которые необходимо оформить в каждом из них.

Возврат некачественного товара поставщику

Представьте, что вы владелец небольшого продуктового магазина и вам привезли просроченный кефир на реализацию. Как оформить возврат поставщику товара с истекающими сроками годности? В этом случае вы можете просто не принимать испорченные позиции.

Достаточно подкорректировать приходную накладную — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику.

То есть если он готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, которую он привез, вы можете вычеркнуть необходимые позиции — те, что с браком.

Если вы платите НДС, то поставщику надо не только принять брак обратно, но и скорректировать для вас счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам в течение 5 рабочих дней. Ведь вы купили меньше товара.

В 2019 году действуют новые правила возврата. Теперь, если покупатель возвращает товар поставщику, то именно поставщик составляет корректировочный счет-фактуру на возврат. В счете-фактуре в корректировочных строках поставщик указывает те товары, которые он должен принимать от покупателя.

Это же правило работает, если покупатель собирается вернуть товар, купленный в 2018 году. Но в этом случае в корректировочном счете-фактуре нужно указать ставку НДС не 20%, а 18%.

До 2019 года счета-фактуры при возврате товаров составлял покупатель. А продавец принимал обратно собственный товар по документам от покупателя.

Есть и другой вариант: допоставка качественного товара в другое время, но без бумажной волокиты. Вы принимаете всю поставку, подписывая накладную без корректировок. А поставщик обещает привезти недостающий качественный товар несколько позже. Это распространенный случай тогда, когда у вас уже отлаженные и доверительные взаимоотношения с поставщиком.

Возврат бракованного товара поставщику после приемки

Существуют ситуации, когда вы не можете сделать возврат бракованного товара поставщику сразу, хотя брак и был обнаружен в момент приемки. Например, поставка была из другого региона, и транспортная компания — подрядчик продавца по доставке — ничего не принимает обратно.

Здесь все сложнее, в том числе и документальное оформление возврата бракованного товара поставщику. Вам, несмотря на брак, придется принять продукцию по накладной ТОРГ-12, оформить акт о расхождении по количеству и качеству и поместить товарно-материальные ценности у себя на складе.

И только после этого написать претензию и ждать ее рассмотрения поставщиком. Рассмотрим процесс подробнее.

Форма ТОРГ-2 очень сложная. Если вы не хотите тратить время на заполнение ее многочисленных полей, то можете составить акт в произвольной форме, указав реквизиты тех документов, по которым пришел товар (договор поставки и накладная ТОРГ-12).

Далее, после рассмотрения и удовлетворения претензии поставщиком на возвращаемую продукцию вам нужно составить накладную ТОРГ-12. Она уже будет возвратная для вас и приходная для поставщика, ведь уже он будет покупать у вас товар, который вы возвращаете. Именно покупать, так как вы ранее получили на него право собственности. Это называется «обратная реализация».

Оформляется возвратная ТОРГ-12 также в двух экземплярах, в графе «Основание» надо написать: «Возврат некачественного товара». Все реквизиты указываются из договора и приходной накладной, по которой изначально приехал брак.

Возврат нереализованного товара поставщику. Обратная реализация

У вас как у покупателя нет претензий к товару, но вы договорились с поставщиком вернуть ему непроданное через какой-то момент времени.

Здесь так же, как и в предыдущем случае, имеет место обратная реализация. Обычно в договоре поставки фиксируется возможность возврата нереализованного товара поставщику.

Например, обратную реализацию можно провести, если продукция не была продана до определенной даты.

По сути, выполняя этот процесс, вы продаете товар его бывшему владельцу. Значит, делаете ему накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру, где указываете в графе «Продавец» уже название своей фирмы.

Акт ТОРГ-2 при этом не заполняется, так как вы делаете возврат качественного товара поставщику.

Таким образом, в этом случае, с точки зрения документального оформления, обратная реализация ничем не отличается от прямой.

Чтобы оформить возврат, вам понадобятся перечисленные в статье бланки. Скачать любые формы документов и образцы их заполнения, в том числе ТОРГ-12 и ТОРГ-2, вы можете на нашем сайте.

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/vozvrat-tovara-postavschiku/

Возврат товара поставщику – какие документы оформлять

Существует ряд причин, по которым появляется необходимость осуществить возврат товара поставщику. Сделать это можно в конкретных случаях:

• При проверке поставки был найден брак и товар не может быть запущен в эксплуатацию;
• Не полная комплектация товара, недовложение.

При возврате товара ненадлежащего качества необходимо оформить некоторые бумаги и грамотно составить заявление с предоставлением документов:

1. Заявление с указанием повода для возврата полученного товара с описанием дефекта;
2. Акт о возврате товара;
3. Акт о найденных недочетах и возвратная накладная по форме ТОРГ-12.

Если товар в поставке надлежащего качества и причиной возврата является недокомплект и прочее, тогда акт о найденных недочетах не формируется.

Процедура оформления возврата

• ДО подписания акта приема-передачи
• Когда получатель отказывается от товара до того, как подписал акт приема-передачи товара, то никаких дополнительных заявлений и документов оформлять не нужно, это инициируется как обычный отказ от товара без последствий для обеих сторон.
• Если при получении были обнаружены дефекты только на некоторых товарах, а в основном вся поставка является качественной, то достаточно лишь внести коррективы в товарной накладной, вычеркнув из списка полученных товаров те, что с дефектом.

При определенной договоренности с поставщиком, есть возможность произвести замену некачественных вещей со следующей поставкой, при этом не внося изменений в самих документах. Документы на возврат товара поставщику в таких случаях составлять не требуется.

Когда товар доставляется сторонней организацией дополнительного найма, не имеющей отношения к поставщику, и при получении были также обнаружены дефекты на некоторых товарах из поставки, в этом случае необходимо принять товар у фактического поставщика по стандартной схеме, при этом дополнительно составить акт по форме ТОРГ-2, выделив все обнаруженные несостыковки и недочеты.

ПОСЛЕ подписания акта приема-передачи

В случае проверки товара после регистрации соответствующего акта были обнаружены дефекты на товаре, тогда необходимо произвести процедуру под названием: “обратная реализация“.

По факту рассмотрения такого заявления поставщик дополнительно проинформирует заказчика и будут составлены все необходимые на возврат документы.

Если заказчик собирается вернуть нереализованный товар надлежащего качества, то все будет происходить по такой же процедуре, но написание претензии и составления дополнительных актов не требуется.

Претензию на возврат некачественного товара можно написать в свободной форме, дополнительных заявлений и бумаг предоставлять не требуется.

При составлении накладной на возврат товара можно опираться на стандартные требования по формированию стандартной товарной накладной, которая составляется при приеме заказчиком позиций от поставщика. Существует стандартная форма ТОРГ-12. В такой документе требуется указывать:

• Причину формирования документа
• Реквизиты как получателя товара, так и отправителя
• Описание товаров к возврату и общие характеристики
• Стоимость позиций по накладной
• Дата отправки позиций от получателя
• Дата составления документа и его номер
• Подпись обеих сторон

Акт, подтверждающий недокомплект, недовложение, неверное количество позиций в поставке (форма ТОРГ-2) должен включать в себя:

• Название организации получателя с юридическими данными;
• Причина формирования акта;
• Данные сотрудника, согласовавшего акт (ФИО и подпись);
• Точный адрес, где был принят товар;
• Название всех документов, прилагающихся к товару;
• Информация об условиях хранения товара;
• Дата формирования документа и его номер;
• Название бумаги, по которой сотрудника от поставщика направили в место приема товара;
• Данные о всех сторонах (получателе, отправителе, поставщике);
• Реквизиты бумаг, по которым произвели доставку товара;
• Дата получения товара и способ получения заказчиком;
• Информация о виде транспорта от отправителя товара;
• Дата распаковки товара получателем;
• Фактическое наличие (в шт) всех видов товаров;
• Информация о пересорте;
• Каким способом проверили наличие товара;
• Подписи всех сторон, формировавших акт;
• Подпись главного бухгалтера и окончательно принятое решение по акту.

Для возврата товара поставщику необходимо соблюдать все вышеперечисленные требования и обязательно руководствоваться всеми нормами по составлению документов, грамотно проводить переговоры с поставщиком и обязательно проверять товар при получении на отсутствие каких-либо дефектов, брака или недовложений. Это значительно облегчит работу обеим сторонам и будет гарантировать длительное сотрудничество сторон.

Все необходимые документы также составляются по фиксированным нормам, их важно и нужно соблюдать и знать, чтобы не допускать ошибок при формировании актов, накладных. Также важно обучить всех сотрудников предприятия в составлении подобного рода документов, с которыми им может предстоять работать.

Источник: https://jurysti.ru/vozvrat-tovara-postavshhiku-kakie-dokumenty-oformlyat/

Какие документы оформлять при возврате товара поставщику?

• Как правильно оформить возврат товара поставщику — документы и основания
• Документальное оформление возврата товара поставщику при обнаружении недостатков до подписания акта приема-передачи
• Оформление возврата товара поставщику при обнаружении недостатков после подписания акта приема-передачи
• Претензия о возврате товара (форма, образец)
• Заполнение возвратной накладной (процедура, образец)
• Акт об установленном расхождении по количеству и качеству (содержание, образец)
• Образец заполнения акта на возврат товара

Как правильно оформить возврат товара поставщику — документы и основания

Последовательность действий, которые необходимо совершить, чтобы вернуть товар поставщику, зависит от того, по каким основаниям возвращается товар.

Так, товар может быть возвращен, если он:

• является некачественным (п. 2 ст. 475 ГК РФ);
• обладает надлежащим качеством, но по каким-либо причинам (например, на его использование могут претендовать сторонние лица, комплект поставки является неполным или ассортимент продукции не соответствует заявленному) покупатель не может его использовать.

В случае когда качество товара является ненадлежащим, составляются необходимые для оформления возврата товара поставщику документы:

• письмо/претензия о возврате товара;
• акт о возврате товара поставщику;
• возвратная товарная накладная по форме ТОРГ-12;
• акт о выявленных недостатках по форме ТОРГ-2.

Если качество товара является надлежащим, акт о выявленных недостатках не составляется, но остальные документы также необходимы.

Далее расскажем о том, как оформить возврат товара поставщику — образцы документов, необходимых для этого, также приведем.

Документальное оформление возврата товара поставщику при обнаружении недостатков до подписания акта приема-передачи

Если покупатель понял, что товар не отвечает его требованиям, до подписания акта приема-передачи, ему достаточно отказаться от получения товара.

Если некачественной является не весь объем поставки, а только ее часть, можно скорректировать товарную накладную ТОРГ-12, убрав из перечня те позиции, которые не соответствуют требованиям покупателя.

Если поставщик может осуществить допоставку товаров и заменить некачественную продукцию, правки в документы можно не вносить вообще, т. к. в этом случае фактическое количество переданных товаров будет соответствовать числу, указанному в накладной.

Возвратные документы также оформлять не нужно — на это указывает ст. 518 ГК РФ.

Несмотря на то что товар был признан некачественным до оформления документов, его придется принять по приложенной накладной ТОРГ-12.

При этом в присутствии представителя транспортной компании, доставившего груз, необходимо составить также акт по форме ТОРГ-2, указав в нем имеющиеся расхождения по качеству и количеству предполагаемой поставки и фактически привезенного товара.

Оформление возврата товара поставщику при обнаружении недостатков после подписания акта приема-передачи

Если недостатки в полученной продукции были обнаружены после того, как стороны подписали акт приема-передачи, покупателю придется выполнить следующие действия (процедура называется обратной реализацией):

1. Составить претензию к поставщику, изложив в ней свои требования и указав основания для возврата товара (п. 1 ст. 483 ГК РФ). В случае несоблюдения этого правила поставщик вправе отказаться от приема товаров и удовлетворения требований покупателя (п. 2 ст. 483 ГК РФ). После того как документ будет рассмотрен и получено согласие на удовлетворение просьбы, покупатель может заняться дальнейшим оформлением возвратных документов.
2. Составить возвратную накладную по форме ТОРГ-12 и отправить ее поставщику. В графе «Основание» при этом необходимо сделать пометку «Возврат товара ненадлежащего качества».
3. Составить акт по форме ТОРГ-2 и также передать его поставщику.

Если между поставщиком и покупателем заключена договоренность о возврате нереализованного товара, последний может провести обратную реализацию, механизм которой описан выше. Однако претензия в этом случае не составляется и акт по форме ТОРГ-2 не заполняется, т. к. качество передаваемого на возврат товара является надлежащим.

Претензия о возврате товара (форма, образец)

Претензия о возврате товара может быть составлена в произвольной форме, без использования специальных бланков. В качестве основы для составления документа можно использовать приведенный ниже образец.

Генеральному директору

ООО «МеталлПром»

Васютину С. П.

Юр. адрес: Екатеринбург, ул. Трынова, д. 12

ИНН 2010489630, ОГРН 3265981047814

от ПАО «Рейл-СМ»

Юр. адрес: Екатеринбург, ул. 1-я Промышленная, стр. 5

ИНН 2598741031, ОГРН 8741204897410

Претензия

ПАО «Рейл-СМ» сообщает, что в соответствии с положениями договора поставки № 541 от 12.02.2018 ваша компания должна была поставить 40 заготовок из нержавеющего листа (сталь 12Х18Н10Т, диаметр — 280 мм, толщина — 20 мм).

Вес каждой заготовки, согласно спецификации № 11а, составляет 10 кг.

В ходе проведения входного контроля была определена толщина поставленных заготовок, которая составляет 18 мм, что не соответствует условиям заключенного договора № 541 и приложений к нему.

Не знаете свои права?

Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Просим произвести замену несоответствующего товара согласно ст. 468 ГК РФ до 30.03.2018.

Источник: https://nsovetnik.ru/dogovor/kakie-dokumenty-oformlyat-pri-vozvrate-tovara-postavshiku/