Отдел кадров на предприятии — что это такое, функции и обязанности

> Блог > Деятельность отдела кадров в организации: виды, нормы, необходимая документация

Из этой статьи вы узнаете:

• В чем заключается деятельность отдела кадров
• Какие документы обязательны для деятельности отдела кадров
• В чем особенности планирования как вида деятельности отдела кадров

Отделы кадров в организациях обычно входят в службы управления персоналом и выполняют свои функции.

Но их обязанности не сводятся исключительно к оформительской работе, касающейся отношений работодателя и персонала: ведению отчетности, делопроизводства и т. п.

Возможно, в советские времена все обстояло именно так, но сейчас деятельность отдела кадров представляет собой разнообразную и многоплановую работу. Рассмотрим ее подробнее.

Функции и деятельность отдела кадров

Отдел кадров играет далеко не последнюю роль в компании, и его положение в организационной структуре предприятия отражает значимость его деятельности. Некоторые даже считают, что отдел кадров – визитная карточка организации, ее лицо, поскольку именно с этим подразделением сталкивается каждый новый сотрудник, принимаемый на работу.

Главной функцией отделов кадров является поиск, наем персонала и текущее взаимодействие с трудовым коллективом. Ограничивать деятельность отдела кадров только подбором новых сотрудников и их оформлением на работу – неудачное решение для бизнеса.

Без плотного взаимодействия со сложившейся командой и знания специфики функционирования фирмы невозможно правильно набирать новый штат.

В наше время работа с кадрами является совокупностью организационных и других мер и действий, которые необходимы для наиболее полного использования деловых способностей, умений и навыков персонала. Компетентный, мотивированный и заинтересованный в плодотворной работе штат сотрудников – цель деятельности любого отдела кадров. Без этого подразделения, осуществляющего подбор, учет и сопровождение работников, сложно представить функционирование успешной современной организации.

• Деятельность отдела кадров на предприятии направлена на выполнение следующих функций:

• выявлять потребность в новых сотрудниках, вести поиск и наем работников вместе с руководителями подразделений;
• анализировать текучку кадров и искать способы ее снизить;
• составлять для специалистов штатные расписания;
• оформлять личные дела работников, по их просьбе выдавать необходимые справки, ксерокопии документов;
• осуществлять все операции с трудовыми книжками: принимать, хранить и выдавать их, заполнять в соответствии с актуальными стандартами и нормами оформления по ТК РФ;
• формировать график отпусков, заниматься их учетом (тоже согласно трудовому законодательству);
• организовывать для персонала аттестации, подготавливать планы карьерного развития;
• создавать планы повышения квалификации кадров.

Этапы аттестации персонала: грамотная оценка профессионализма сотрудников

Необходимая документация для деятельности отдела кадров

1. Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ).

До того, как начинать набирать персонал, отдел кадров обязан сформировать и утвердить у руководства компании штатное расписание. На его основе уже определяется количество актуальных вакансий.

На этот документ можно опираться, аргументируя в суде правомерность увольнения сотрудника по сокращению личного состава.

Штатное расписание будет потребовано судом при рассмотрении любого дела, касающегося трудовых отношений, и если проигнорировать этот запрос или подать неправильно составленное расписание, то работодатель лишается шанса выиграть спор.

Подготовка пакета кадровых документов начинается с трудового договора, заключаемого с сотрудником в письменном виде, с подписями обеих сторон.

В нем должны быть отражены условия трудовой деятельности и вознаграждения, соответствующие трудовому законодательству и удовлетворяющие как работодателя, так и работника.

Оформление данных бумаг – одна из важнейших задач, которую решает отдел кадров в своей текущей деятельности.

1. Правила трудового распорядка.

Этот внутренний нормативный акт является обязательным для любой компании. Он устанавливает порядок приема и увольнения кадров, списки прав и обязанностей, ответственность нанимателя и работника, режим работы и отдыха, способы мотивации сотрудников, виды дисциплинарных взысканий и многие другие аспекты трудовых отношений.

1. Приказ (распоряжение) о приеме на работу.

На основании данного документа новому сотруднику выделяют рабочее место, закрепляют за ним необходимое имущество. Отдел кадров готовит его вместе с трудовым договором на имя работника. Кадровики и непосредственный руководитель нового сотрудника знакомят его с деловой перепиской, необходимыми актами и т. д.

1. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них.

В этой книге трудящийся расписывается при увольнении и получении трудовой. Она должна быть прошнурована и пронумерована, содержать печати и подпись. За этим следит отдел кадров.

1. Договор о полной материальной ответственности.

Деятельность отдела кадров включает в себя подписание с работниками договоров о полной материальной ответственности. Это делается в случаях, когда служащий получает какие-либо материальные ценности на хранение, обработку, продажу (отпуск), транспортировку, использование в ходе производства. Материально ответственным может быть только совершеннолетний гражданин.

Работодатели обязаны вести график отпусков сотрудников согласно форме № Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата № 1 от 5.01.2004 г.). Помимо формальных требований, к этому документу применяются законодательные нормы.

Это соблюдение права некоторых категорий трудящихся на отпуск в определенное или выбранное ими время; предоставление отпуска лицам, работающим по совместительству, одновременно с их отпуском на основном месте работы, и т. д.

1. Положение об оплате труда.

1. Положение о премировании.

Это еще один внутренний документ компании, регламентирующий вопросы оплаты труда. Его готовит отдел кадров, а утверждает руководитель организации специальным приказом.

Премии – дополнительные, свыше стандартного оклада, денежные выплаты работникам – необходимы для того, чтобы поощрить их за качественный результативный труд и мотивировать к дальнейшему профессиональному развитию.
Они начисляются тем сотрудникам, которые соответствуют заранее утвержденным условиям премирования.

Этот круг лиц, а также условия выдачи премий и их размер соответственно каждой должности или специальности (либо предельное значение) описываются Положением о премировании.

Эффективное премирование работников: как оно осуществляется

1. Табели учета рабочего времени.

Они активно применяются в деятельности отдела кадров относительно работников с гибким графиком, для которых нужно постоянно вычислять суммарное рабочее время. В документах этого типа учитывается фактически отработанное за месяц время каждого такого сотрудника (по каждому числу месяца), указывается его Ф. И.

О. и табельный номер.
Ведением этих табелей занимается табельщик или другой работник, обязанный заниматься этой деятельностью по приказу руководства компании. Учет отработанного времени необходим для полноценной деятельности бухгалтерии, начисляющей зарплаты, и отдела кадров, контролирующего работу персонала.

1. Положение о защите персональных данных работников.

Этот документ содержит информацию о том, каковы цели и задачи компании в области защиты персональных данных, в каких отделах и на каких носителях эти сведения хранятся, какими способами собираются и обрабатываются, кто из сотрудников имеет доступ к ним, какая деятельность осуществляется для защиты данных от несанкционированного доступа персонала компании и третьих лиц. Подготовленное отделом кадров Положение о защите персональных данных работников должно быть подписано главой компании.

Планирование как вид деятельности отдела кадров

Планирование имеет два аспекта. В общем смысле так называют деятельность, направленную на разработку стратегии и политики компании, а также отбор методов их реализации. По сути, эта работа сводится к написанию планов – официальных документов определенного типа.

Немаловажным компонентом данной деятельности фирмы является кадровое планирование. Его задачи – обеспечивать компанию человеческими ресурсами в нужном количестве и качестве, оптимально использовать имеющуюся рабочую силу, улучшать социальные отношения на предприятии.

В кадровом планировании сложилось два подхода:

1. Самостоятельный (у компаний, которые готовят, подбирают персонал).
2. Подчиненный основным планам – финансовым, коммерческим, производственным (у всех остальных организаций).

Поэтому планирование кадров, как правило, вторично и определяется общей системой составления корпоративного плана, а выполнение мероприятий, касающихся персонала, входят в другие программы, являясь их дополнением и конкретизацией.

Такая деятельность, как планирование кадров, дает возможность определить:

• потребность фирмы в пополнении штата: сколько сотрудников понадобится, где и когда, какой подготовкой они должны обладать;
• профессионально-квалификационные схемы по любой должности в каждом отделе (требования к разным категориям служащих);
• способы сокращения ненужных работников и привлечения необходимых;
• оптимальное использование кадров соответственно их потенциалу;
• стратегии развития персонала, повышения их квалификации;
• модели справедливой оплаты труда, методы мотивации работников, предоставление им социальных бонусов;
• расходы на предпринимаемый комплекс мер.

Как и любое другое планирование, кадровое подчиняется ряду принципов.

Ключевым правилом сегодня является привлечение к процессу планирования как можно большего количества кадров компании и как можно раньше, с самого начала составления плана. Для социальных проектов, формируемых отделами кадров, этот принцип первостепенен, для всех остальных – желателен.

Персонал в наши дни – главный фактор, влияющий на эффективность деятельности предприятия. Об успешности планирования можно судить по тому, достигнуты ли стратегические цели фирмы.

Обучение сотрудников компании: примеры и типичные ошибки

Искренне надеемся, что вы нашли в статье полезные идеи для своего бизнеса. Попробуйте применить их на практике и напишите нам о результатах. Также будем рады вашим вопросам, м и пожеланиям.

1. С нами можно связаться:
2. Подписывайтесь на YouTube-канал Евгения Котова о бизнесе, лидерстве и продажах, где вас ждет очень много полезного контента.

Источник: https://practicum-group.com/blogs/deyatelnost-otdela-kadrov/

Отдел кадров на предприятии и особенности работы на РЖД

Отдел кадров на предприятии нередко называют лицом любой компании. И это неудивительно, ведь это первое структурно подразделение, с которым сталкивается новый сотрудник.

Роль отдела кадров на предприятии

В современных условиях рыночной конкуренции на отдел управления персоналом ложится целый набор функциональных обязанностей, которые не ограничиваются одним подбором персонала. Кадровый отдел обеспечивает взаимодействие сотрудников всего предприятия.

Основные задачи отдела кадров:

• непосредственный подбор персонала;
• определение потребности в расширении штата;
• анализ причин текучести кадров на предприятии;
• работа со специальными программными продуктами, к примеру «Отдел кадров плюс»;
• разработка мотивационных методов труда;
• подготовка материалов и составление плана повышения профессиональной квалификации сотрудников;
• внесение предложений повышения эффективности труда;
• составление и ведение кадровой документации.

На предприятиях небольшой численности работников (до 100 человек) функции отдела кадров выполняет один человек. При расширении трудового коллектива фирме может понадобиться помощник в отдел кадров или внедрение специальной программы, что будет облегчать работу кадровика. Например, специальная программа «Отдел кадров плюс».

Программа «Отдел кадров плюс»

Техническое обеспечение системы управления персоналом предполагает использование технических средств и специальных разработок, что позволяют увеличить производительность труда персонала в разы. Узко-специализированной программой для кадровиков стал «Отдел кадров плюс».

Работа отдела кадров огромных предприятий, которые в прямом смысле слова разворачивают масштабную деятельность, требует автоматизации, чтобы не только уменьшить количество ошибок в расчетах, документации, но и ускорить работу сотрудников отдела. Для этой цели создаются различные программные продукты. Одним из способов облегчить работу кадровиков является программа «Отдел кадров плюс».

«Отдел кадров плюс» – специальная программа, что выполняет такие функции:

1. Формирование кадровой документации, в которую входит заполнение бланков и их печать;
2. Поиск данных о сотрудниках и оформленных документах;
3. Ведение календаря-органайзера рабочего процесса;
4. Возможность вести архив кадровой документации;
5. Оптимизация подготовки отчетности;
6. Возможность одновременной работы в системе нескольких кадровиков.

Как правило, различной работы в службе управления персоналом предостаточно, поэтому многим компаниям требуется помощник в отдел кадров. «Отдел кадров плюс» позволит оптимизировать выполнение обязанностей этого структурного подразделения и потребности в дополнительном сотруднике просто не возникнет.

Производитель указывает, что «Отдел кадров плюс» имеет дополнительные преимущества автоматизации отдела кадров:

• наличие персонального менеджера;
• простота эксплуатации, что не требует временных затрат на обучение;
• для работы нет надобности в ином программного обеспечения;
• бесплатные систематические обновления интерфейса;
• бесплатная техническая поддержка в случая появления вопросов.

Если вы индивидуальный предприниматель или руководитель фирмы и ищете пути к улучшению работы службы управления персоналом, в интернете можно найти контакты компании, что занимается производством и реализацией программного продукта «Отдел кадров плюс».

Работа в транспортной организации

Транспортные предприятия, как правило, специализируются на оказании услуг своим клиентам. Поэтому сотрудники транспортных предприятий – это не только профильные специалисты, что освоили определенную профессию, а и люди, умеющие приносить прибыль своей фирме на основе оказания услуг.

Вы активно ищете работу, чтобы построить карьеру в области транспорта? Свой выбор можно остановить на таких вариантах:

• работа в метрополитене;
• сотрудничество в ОАО «РЖД»;
• карьера в аэропортах, например, Шереметьево в городе Химки;
• автотранспортные пассажирские или грузовые перевозки.

Хотите стать сотрудником метрополитена в г. Москва?

Метро – важный вид общественного транспорта современного мегаполиса. Юрисдикция московского метрополитена распространяется на город Москву и часть Московской области. Для ежедневной эксплуатации такого мощного механизма требуется большое количество сотрудников.

«Московский метрополитен» — унитарное государственное предприятие с многолетней историей. В команде метро Москвы трудятся работники различных профессиональных направлений, каждое из которых важно по-своему. Московский метрополитен предлагает своим сотрудникам:

• подписание Коллективного договора;
• выдача форменной и специальной одежды;
• компенсацию расходов на проезд до места работы в пределах Московской области;
• бесплатное питание для работников локомотивов;
• оказание материальной помощи в определенных жизненных ситуациях;
• другие услуги.

Для участия в конкурсе на занятие должности в команде метро необходимо предоставить:

• документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку;
• свидетельство участника программы социального страхования;
• для военнообязанных лиц – документ воинского учета;
• документ об образовании, присуждении профессиональной квалификации.

Контакты для получения детальной информации можно посмотреть на официальном сайте Московского метрополитена. Там же можно сказать список вакантных должностей: как рабочих, так и руководителей и специалистов. Центр подбора персонала метрополитена находится на станции «Выставочная».

Где узнать о вакансиях в РЖД?

Ознакомиться со структурой Департамента управления персоналом РЖД можно на официальном сайте компании. Там же находятся необходимые контакты для обратной связи, необходимые нормативно-правовые акты, документы и другую необходимую информацию. Департамент управления персоналом РЖД находится в Москве и занимается такими основными видами деятельности:

• реализует кадровые задачи, что ставятся перед холдингом «РЖД»;
• подбирает персонал, разрабатывает программы по повышению квалификации сотрудников;
• проводит единую корпоративную политику в ОАО «РЖД»;
• тестирует профессиональные, личностные и деловые качества сотрудников, что занимают руководящие должности;
• разрабатывает и внедряет программы по повышению эффективности трудового коллектива;
• занимается награждением работников холдинга «РЖД» корпоративными и государственными наградами.

Работа в аэропорту Шереметьево

Шереметьево – это крупнейший российский аэропорт, что заботится не только о своем престиже, но и о своих сотрудниках. В штате компании насчитывается более 5 000 сотрудников.

Руководство организации считает, что внедрение и соблюдение корпоративных традиций помогает развивать командный дух сотрудников.

Такая забота о своих сотрудниках не только благотворно влияет на атмосферу в трудовом коллективе, но и помогает компании обслуживать пассажиров Шереметьево на высочайшем уровне.

Кроме того, аэропорт Шереметьево уделяет особенное внимание компетенции своих работников. Для этого проводятся такие мероприятия:

• постоянное профессиональное развитие;
• функционирует система дистанционного обучения;
• есть курсы английского языка;
• проводятся мастерские тренинги и мастер-классы;
• разработана программа адаптации новых сотрудников компании.

Дополнительные привилегии для сотрудников аэропорта Шереметьево:

• наличие корпоративного транспорта;
• на территории Шереметьево работает дежурная медико-санитарная часть;
• база отдыха «Озеро Долгое»;
• ДМС;
• бесплатные путевки для сотрудников и членов их семей;
• путевки в оздоровительные лагеря для детей сотрудников.

Аэропорт Шереметьево открывает для желающих построить профессиональную или управленческую карьеру все возможности. Контакты для связи с отделом кадров Шереметьево размещены на официальном сайте организации.

Стать сотрудником метро, ржд и аэропорта – исключительно выбор каждого. Работа в данных организациях – гарантия официального трудоустройства, возможности карьерного роста, стабильной заработной платы и дополнительных социальных гарантий.

Отделы работы по персоналу таким огромных предприятий выполняют значительный объем должностных обязанностей. В таких условиях для оптимизации рабочего процесса рекомендуется использование различных программ, таких как «Отдел кадров плюс».

Поделиться0

Источник: https://letip.ru/kadry/kadrovyy-uchet/otdel-na-predpriyatii/

Должностная инструкция кадровика: основные обязанности, функции и требования к сотруднику + образец правильно составленного заявления и важные нюансы профессии

Кадровым делопроизводством компании занимается инспектор отдела кадров, иначе говоря, инспектор по кадрам или кадровик. Постановлением Министерства труда от 21 августа 1998 года детально обозначены его повседневные обязанности.

При этом, специализированный единый справочник по квалификации указывает около 15 профессий, ориентирующихся на должностную инструкцию кадровика.

В ней четко определены границы взаимодействия с кадрами, основные обязанности, требования и функции, а так же правила и порядок ведения документации.

Кадровиком можно назвать специалиста отдела кадров, инспектора по кадрам, начальника отдела кадров, а так же, в той или иной мере, связать еще десяток профессий с этим названием. Но не смотря на общую направленность в работе с документами персонала, есть существенные различия. Давайте рассмотрим их.

Требования к специалисту отела кадров

Должностная инструкция специалиста отдела кадров разрабатывается начальником кадровой службы. А утверждается уже высшим руководством организации.

В ней четко прописываются должностные обязанности, полномочия, функции специалиста, указывается внутренний распорядок организации.

Специалистом может стать лицо, имеющее достаточную профессиональную подготовку, годовой опыт работы и наличие необходимого образования.

Так, как данная специальность предусматривает доступ к конфиденциальной информации, сотрудник несет ответственность за свои действия. И в том случае, если его действия принесли ущерб компании, он будет отвечать в соответствии с действующим законодательством.

Специалист отдела кадров решает следующие задачи:

• Оформление документации при приеме или увольнение кадров, переводе их на другие штатные единицы в соответствие с трудовым кодексом и приказом руководителей.
• Учет работы и изменение каких-либо данных сотрудников всех уровней согласно документальным стандартам, и внесение этих изменений в базы данных персонала.
• Сбор данных для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации.
• Управление механизмом поощрения и наказания.
• Ведение личных дел сотрудников, сбор персональной информации.
• Оформление трудовых книжек и договоров.
• Разработка графика и мониторинг его исполнения.
• Определение отпускных периодов и мониторинг за их исполнением.
• Ведение документации для архива.

Требования к инспектору по кадрам

В должностные обязанности входит:

• Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей.
• Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных.
• Оформление трудовых книжек и их хранение.
• Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Мониторинг за их соблюдением.
• Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций.
• Внесение изменений по данных о персонале в базу данных.
• Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров.
• Работа с архивом.

С первого взгляда, отличий специальности «инспектор по кадрам» от профессии «специалист по кадрам» мало. Но они есть: на данную должность может быть принято лицо, имеющее среднее образование. Трудовой стаж не является одним из основных требований и может не учитываться вовсе.

К обязанностям инспектора входит подбор кадров на открытые вакансии согласно выдвинутым профессиональным требованиям.

Требования к начальнику отдела кадров

Занимать руководящую должность возможно только при наличие высшего образования и опыта работы на подобной должности не менее трех лет. На должность начальника назначается человек по приказу высшего руководителя.

После чего он остается подотчетным непосредственно только руководителю компании.

Его деятельность проходит строго в рамках внутреннего устава организации, трудового кодекса, гражданского права и прочих нормативно-правовых документов, опираясь на должностную инструкцию.

Должностные обязанности:

• Разработка и мониторинг соблюдения кадровой политики организации.
• Осуществление мониторинга за необходимостью обновления рабочего персонала.
• Управление штатными единицам согласно имеющихся полномочий.
• Проведение аттестации и анализа ее итогов.
• Совершенствование уже существующих механизмов увольнения, приема на работу или передвижения кадров на другие должности.
• Усовершенствование системы взаимодействия между кадрами.
• Контроль за выполнением сотрудниками отдела кадров своих обязанностей.
• Мониторинг за исполнением наград и поощрений.
• Осуществление мер для установки трудовой дисциплины, повышению уровня мотивации сотрудников к их непосредственной рабочей деятельности.

Руководитель отдела кадров подготавливает и занимается проверкой служебной информации, которая предназначена высшему руководству. Так же, в его компетенции проведение консультаций в соответствие с направлением своей должности.

О Высоком уровне подготовки начальника отдела кадров говорит его знание нормативно-правовых документов РФ, различных методик для оценки работы персонала, понимание структуры организации, знание требований по заполнению и оформлению документации, существующих трудовых нормативов.

Инструкция, в которой прописаны все должностные обязанности начальника отдела кадров, инспектора и специалиста в работе с кадрами, составляется по образцу для каждой категории. И подписывается в процессе оформления на работу.

Для того, чтобы устроиться на должность кадровика необходимо:

• Предоставить все необходимые документы, в зависимости от выбранной должности, включая: диплом о наличие необходимого образования, документы, подтверждающие трудовой стаж и прочее.
• Заполненное заявление по образцу.

Должностная инструкция кадровика

Согласно общему образцу должностной инструкции, кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основание приказа генирального директора организации по представлению непосредственного начальника.

Ранее в статье нами были рассмотрены требования, предъявляемые соискателям для каждой возможной должности. В зависимости от категории (инспектор, специалист или начальник), при приеме на работу непосредственный начальник следит за их соответствием.

В том случае, если кадровик временно не может исполнять свои обязанности, то они будут исполняться замещающим его лицом.

Кадровик должен знать следующее:

• Правовые и законодательные документы, как-либо касающиеся трудового процесса, процесса ведения и управления личными делами сотрудников, оформления пенсий, ведения трудовых книжек и заключения трудовых договоров.
• Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее.
• Действующее трудовое законодательство.
• Правила работы с кадрами и подготовки отчетности.
• Правила ведения персональных данных работников.
• Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций и пр.

В соответствие с законодательством, Положением об отделе кадров непосредственной самой организации, ее уставами, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции, осуществляется деятельность кадровика.

В соответствие с существующими и установленными основными обязанностями и правами, прописанными в Постановление Министерства труда от 21 августа 1998 года, в организации составляется должностная инструкция для занимаемых должностей. В ней могут быть внесены дополнительные пункты о переработке или условиях отпуска, график, дополнительные требования и другие важные условия.

Вот пример образца должностной инструкции, на основе которого в организации может быть составлен свой вариант:

Как видно по инструкции, кадровый специалист должен не только заниматься подбором и расстановкой работников, но и другими видами деятельности.

Не менее важным пунктом, который необходимо указывать в инструкции, это права сотрудника.

Источник: https://www.finanbi.ru/obyazannostikadrovika-doljnostnaya-instrukciya-obyazannosti-funkcii-i-trebovaniya-296

Должностные обязанности специалиста отдела кадров — на современном предприятии

Если провести анализ вопроса, в чем заключаются должностные обязанности специалиста отдела кадров, то полученный результат станет для многих читателей настоящим открытием. Много десятилетий назад, еще в стране, которой нет на карте мира с 1991 года, сформировался стереотип, что «кадровик» — это довольно престижная должность, которую занимали близкие родственники или хорошие друзья начальства предприятий, заводов и фабрик. Стабильное трудовое законодательство и отлаженный механизм приема и увольнения советских граждан на работу гарантировали «кадровикам» спокойную жизнь и минимальное количество выполняемых обязанностей. Одним словом, отдел кадров на крупном советском предприятии всегда считался небольшим «райским» уголком для его работников, а многие представители старшего поколения сохранили подобное отношение к сотрудникам кадровых отделов и в современных экономических условиях.

Но, насколько данный стереотип соответствует реальному положению вещей, что изменилось в перечне обязанностей специалистов-кадровиков в течение последних десятилетий, а также является ли данная профессия престижной и востребованной на современном рынке труда, – именно эти вопросы можно считать главной темой представленной статьи. Читатели узнают много новой и полезной информации, которая не только повысит их общий уровень эрудиции, но и принесет практическую пользу безработным, студентам и будущим абитуриентам.

Должностные обязанности специалиста отдела кадров — на современном предприятии

Прежде чем перейти к детальному изучению вопроса, в чем заключаются должностные обязанности специалиста по кадрам, рассмотрим, что такое отдел кадров на современном предприятии.

Представленный структурный элемент любой фирмы, организации или учреждения выполняет целый ряд функций, необходимых для обеспечения нормальной работы субъекта предпринимательской деятельности или некоммерческой структуры, независимо от принадлежности к определенной отрасли экономики.

Если речь идет о небольшой фирме, где нет соответствующего отдела, тогда его функции выполняет или специалист (менеджер) по кадрам, или они распределяются между несколькими сотрудниками из административного персонала.

Но данный вариант возможен только в том случае, если возложение функций специалистов по кадрам предусмотрено в трудовом договоре.

Например, никто не может заставить главного бухгалтера выполнять работу кадровиков, так как это запрещено Трудовым Кодексом РФ.

Отдел кадров, независимо от размеров, направления деятельности и формы собственности предприятия, работает в двух главных направлениях:

• обеспечивает фирму нужными кадрами: занимается анализом потребностей в новых сотрудниках, разрабатывает штатное расписание, подбирает квалифицированный персонал, имеющий опыт определенных работ;
• формирует кадровую политику фирмы (требования к сотрудникам, повышение квалификации персонала и т.д.).

Если отбросить специальную терминологию и другие малозначительные нюансы, тогда можно сказать, что главная цель существования отдела кадров заключается в том, чтобы обеспечить фирму необходимыми кадрами с достаточным уровнем квалификации, которая необходима для выполнения основных функций компании.

К обязанностям кадровых служб на современных предприятиях относятся:

• На основании специфики деятельности фирмы создание планов укомплектованности трудовыми кадрами всех ее подразделений.
• Прием на работу, перевод на другую должность, а также увольнение сотрудников, включая оформление всех необходимых документов.
• Учет личного состава.
• Организация хранения трудовых книжек, их заполнение, а также ведение другой сопутствующей документации.
• Создание комфортных условий для работы персонала, в соответствии с действующим трудовым законодательством.
• Разработка предложений по улучшению условий работы.
• Подготовка документации и отчетов для комиссий, проверяющих выполнение трудового законодательства.
• Инструктаж сотрудников и контроль выполнения полученных инструкций.
• Предупреждение фактов нарушения дисциплины.
• Максимальная помощь по трудоустройству уволенных сотрудников.

На каждом предприятии (где функционирует соответствующий отдел) специалист по кадрам выполняет определенные должностные обязанности из представленного списка, обеспечивая эффективную работу не только данного отдела, но и всего предприятия/учреждения.

Основные обязанности специалистов отдела кадров

Представленный в предыдущем разделе список обязанностей кадровых служб включает их общие задачи, которые состоят из отдельных ежедневных функций разных специалистов по персоналу. Например, кадровый менеджер (современный вариант названия должности специалиста отдела) выполняет следующие функции:

• разрабатывает штатное расписание и должностные инструкции;
• занимается кадровой документацией и обеспечивает ее сохранность;
• подготавливает документы по охране труда на рабочем месте (отдельно для каждой должности);
• подготавливает локальную документацию, инструкции, положения, нормативные акты;
• занимается вопросами статистической отчетности, включая документы о численности и движении персонала и ежемесячные отчеты по ФП-4;
• ведет журналы по кадрам, подготавливает приказы о назначениях, переводах, увольнениях;
• ведет личные дела сотрудников;
• составляет графики отпусков, вносит изменения в перечисленные документы и т.п.

На некоторых предприятиях (зависит от численности персонала) должностные обязанности ведущего специалиста по кадрам включают также следующие функции:

• Обеспечивает актуальность информации в банке данных о персонале фирмы, своевременно внося все происходящие изменения.
• Занимается карточками пенсионного страхования сотрудников и другими документами, имеющими отношение к пенсионному обеспечению в соответствии с действующим законодательством РФ.
• Собирает информацию о текучести кадров, анализирует ее, разрабатывает программы по устранению данной негативной тенденции.
• Следит за временем хранения всей документации, подготавливает бумаги для сдачи в архив, если это требует действующее законодательство и внутренний распорядок предприятия.
• Поддерживает соблюдение работниками организации трудовой дисциплины и внутренних правил предприятия.

Если перейти к вопросу о непосредственной работе с персоналом, то сотрудники отдела кадров выполняют следующие функции:

• занимаются вопросами воинского учета;
• подготавливают больничные листы для передачи в бухгалтерию;
• занимаются вопросами профессиональной подготовки кадров: организовывают проведение тренингов, курсов повышения квалификации, семинаров и т.д.;
• организовывают составление для сотрудников фирмы справок, делают копии и выписки из оригиналов документов, которые хранятся в отделе кадров;
• проводят консультации по вопросам трудового законодательства;
• занимаются учетом рабочего времени и следят за трудовой дисциплиной (в зависимости от специфики деятельности предприятия, данные функции могут принадлежать руководителям структурных подразделений);
• оформляют и контролируют процесс подготовки документов, которые необходимы для командировок;
• разрабатывают системы поощрений и наказаний сотрудников, учитывая занимаемую должность, уровень ответственности и другие факторы.

Обратите внимание на тот факт, что, несмотря на достаточно большой список обязанностей, которые возложены на сотрудников отдела кадров, довольно часто всю перечисленную работу выполняет один человек, например, когда персонал фирмы состоит из десяти-двадцати сотрудников.

Но если речь идет о большом предприятии, где работают тысячи специалистов самых разных специальностей, тогда отдел кадров – это своего рода «фирма внутри фирмы» со своими правилами, законами и четко распределенными обязанностями.

И деятельность данного отдела, в отличие от работы спокойных советских кадровиков, о которых упоминали в начале статьи, сильно влияет на общую производительность, рентабельность и другие важные экономические показатели работы крупной компании.

Рассмотрим, как это происходит на практике, если взять частное производственное предприятие, на котором работают до трехсот человек.

Отдел кадров по результатам работы за прошедший месяц, получает общий фонд заработной платы – 4000 долларов, который распределяет начальник структурного подразделения.

Справедливый руководитель, который смотрит на несколько месяцев вперед, знает, кто из его подчиненных заслуживает на премию, кто старался, но пока не смог показать необходимый результат, а кого можно наказать.

По этому принципу он распределяет зарплату, а через месяц смотрит, какие выводы сделали его подчиненные.

Такому начальнику достаточно полгода, чтобы создать эффективный отдел кадров, который будет полностью удовлетворять общие потребности предприятия в квалифицированном персонале, чтобы фирма работала на все 100%.

Личные и профессиональные качества сотрудника отдела кадров

• Каждый специалист по кадрам, чтобы выполнять возложенные на него функции и обязанности, должен обладать определенными профессиональными навыками и личными качествами.
• Законодательство РФ устанавливает следующие рамки по отношению к инспектору отдела кадров:
• — Среднее профессиональное образование или начальное профессиональное образование, но в комплексе с прохождением соответствующих курсов и практики по специальности 3 года, а также с опытом работы на данном предприятии, как минимум, 1 год.
• Но, как правило, на данные моменты закрывают глаза, если Вы:

• отлично знаете трудовое законодательство и умеете применять эти знания на практике;
• докажете владельцу/руководителю предприятия, что умеете правильно вести карточки сотрудников и их трудовые книжки;
• хорошо знаете основы делопроизводства и можете предложить для предприятия компьютерную программу, существенно упрощающую работу отдела кадров;
• отлично знаете все, что касается охраны труда;
• умеете составлять график отпусков, разбираетесь и следите за пенсионным законодательством;
• можете безошибочно отличить человека, который способен принести пользу общему делу от бездельника или мошенника.

Кроме перечисленных моментов, которые относятся к категории профессиональных качеств, для успешной работы на должности специалиста по кадрам, Вы должны быть хорошим психологом, уметь располагать к себе незнакомых людей, а также моментально улавливать обман, неуверенность, повышенный интерес и другие нестандартные проявления эмоций претендентов на должность в Вашей компании. Очень часто, данные врожденные качества и приобретенный жизненный опыт ценятся намного больше, чем самое лучшее образование в данном направлении деятельности.

Если Вы решили, работать в отделе по персоналу, не забывайте, что результаты Вашей деятельности должны соответствовать не только устным договоренностям с работодателем (это может быть владелец фирмы, ее генеральный директор или начальник отдела), но и подписанным внутренним документам организации, а также действующему законодательству в данном вопросе. Естественно, любое нарушение тянет за собой соответствующее наказание.

Изучив все должностные обязанности представленного направления деятельности, Вы должны, в первую очередь, самостоятельно решить, насколько профессия специалиста отдела кадров соответствует Вашим интересам, жизненным целям и дальнейшим планам, возможно, она принесет Вам только положительные впечатления, но не исключена вероятность и негативного опыта.

Источник: http://business-ideal.ru/dolzhnostnye-obyazannosti-specialista-otdela-kadrov-na-sovremennom-predpriyatii

Задачи и функции отдела кадров на предприятии

В этом материале рассмотрим все нюансы работы и список обязательных документов кадрового отдела.

• Зачем нужен кадровый отдел компании.
• Какие функции выполняет отдел кадров предприятия.
• Какие документы обязательны для деятельности отдела кадров.
• В чем заключаются основные отличия отдела кадров от HR-отдела.
• Какова структура кадрового отдела.

Отдел кадров – это структура, занимающаяся в рамках одного предприятия ведением кадрового делопроизводства: оформлением трудовых взаимоотношений в рамках рабочей деятельности. Сотрудники этого отдела являются посредниками между работодателем и сотрудниками, они обеспечивают должное процессуальное оформление большинства аспектов трудовых взаимоотношений.

Отдел кадров является ключевым звеном в общей системе любой компании, так как именно кадровики влияют на то, кто и на каких основаниях работает в фирме.

Отделы кадров в организациях обычно входят в службы управления персоналом. Но обязанности отдела кадров не сводятся исключительно к оформительской работе, касающейся отношений работодателя и персонала: ведению отчетности, делопроизводства и т.п.

Обязанности персонала отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор новых сотрудников, составление резервной базы и постоянная работа с коллективом.

Сегодня кадровая работа состоит в целом комплексе организационных мер и грамотных шагов, направленных на максимальное использование профессиональных способностей персонала. Если сотрудники компании будут правильно мотивированы и заинтересованы в эффективном выполнении своих обязанностей, предприятие сможет вести продуктивную борьбу с конкурентами.

Цель отдела кадров – это способствование достижению целей организации путем обеспечения необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

В зоне обязанностей отдела кадров в рамках управляющей компании находятся функции:

• Организационная. Выражается в организации трудового процесса, осуществлении найма и вовлечении в работу нового персонала. Специалисты также занимаются ведением внутренней документации, которая связана с трудовыми отношениями.
• Процессуальная. Подразумевает под собой практическое ведение делопроизводства, согласно правилам законодательства, и реализацию установленных нормативов в целях предотвращения привлечения организации к ответственности.
• Связующая. Обеспечивает взаимосвязь остальных структурных участков между собой, а также обеспечивает поиск и отбор сотрудников в фирму.

Данные функции являются основными и относятся к большей части кадровых отделов. Помимо них кадровые отделы могут выполнять также и дополнительные функции:

• Инновационная. Внедрение в принципы работы отдела кадров новых методик и инструментов, которые качественно улучшат политику кадров и документооборот компании.
• Социальная. В современных условиях работа кадровых работников заключается не только в реализации нормативов для проформы. Необходимо действовать во всех сферах и зонах ответственности, а именно: управление персоналом, реализация и поддержание благоприятного психологического микроклимата, подъем мотивации сотрудников для продуктивной работы.

Рассмотрим частные примеры должностных обязанностей отдела кадров и его сотрудников:

• Выявление потребностей организации в новых сотрудниках. Основываясь на запросах других структурных подразделений, отдел кадров принимает решение о необходимости и финансовой возможности найма рабочей силы в компанию.
• Поиск необходимых кадров и прием их в штат. Кадровики проводят поиск сотрудников на определенные должности, осуществляют первичную проверку знаний потенциальных работников. На этой ступени важную роль играет взаимодействие с другими отделами, которые нуждаются в новых сотрудниках.
• Ведение штатного расписания. Кадровый отдел поддерживает непрерывную работу предприятия посредством составления штатного расписания. Кадровик должен учитывать ситуации отсутствия работника на его рабочем месте (отпуск, больничный, увольнение и т.д.) и в соответствии с этим регулировать расписание.
• Работа с трудовыми книжками. Одной из основных функций отдела является ведение, хранение, внесение записей, а также выдача трудовых книжек.
• Оформление локальных правовых актов. Кадровая служба работает с внутренней документацией компании, предварительно получив одобрение вышестоящего руководства.
• Повышение квалификации сотрудников. Выявление знаний сотрудников, а также обеспечение роста их профессиональной квалификации посредством прохождения специальных обучающих курсов.
• Ведение воинского учета в организации. Согласно законодательству, на предприятии нужно организовывать обособленный стол воинского учета. Часто в организациях данные функции также возлагаются на кадровый отдел.
• Ведение документооборота в кадровой сфере. При отсутствии отдела канцелярии, их непосредственные функции также могут выполняться кадровым отделом: предоставление сотрудникам справок и документов об их трудоустройстве, учет и архивирование приказов вышестоящего руководства.
• Исследование кадровой политики и нынешней кадровой системы компании. Отдел кадров должен осуществлять выявление и сбор информации об эффективности работы наемных сотрудников, а также внесение предложений по оптимизации и повышению производительности.
• Контроль дисциплины в компании. По согласованию с кадровым отделом сотрудникам выносятся взыскания и поощрения.
• Исследование текучести персонала. Отбор инструментов для снижения ее уровня.
• Ведение регистрации отпусков, создание графиков, утверждение и оформление отпусков согласно нормативно-правовым нормам.
• Включение программ мотивации сотрудников.
• Составление расписания штатов компании.
• Ведение личных дел работников, предоставление сотрудникам справок и документов оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов
• Осуществление аттестации сотрудников штата.
• Осуществление профессиональной оценки работников, создание и подготовка программы карьерного роста.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров – правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также к задачам отдела относятся:

• Осуществление выбора, приема и найма сотрудников нужной специализации и в необходимом количестве.
• Формирование качественной структуры штата.
• Создание и осуществление карьерных программ сотрудников.
• Создание кадровых технологий.

Также отделу кадров необходимо осуществлять подачу данных работников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, налоговую и миграционную службы.

• Как сотруднику отдела кадров по внешнему виду определить психотип кандидата на должность? 
• В этом поможет метод оценки, основанный на физиогномике, о котором подробно рассказывает электронный журнал «Коммерческий директор» в статье по ссылке.
• Узнать о методе оценки кадров

Структура отдела кадров

Особое внимание следует обратить работодателям на численность сотрудников отдела кадров. Практика показывает, что в большинстве случаев для реализации основных кадровых функций достаточно одного сотрудника на 100 работников приблизительно.

Если предприятие реализует и HR-методы эффективного и постоянного управления персоналом, занимается инновационными и внутренними социальными вопросами в организации, то целесообразным может оказаться привлечение одного специалиста на 20-50 работников организации.

На небольших предприятиях наличие полноценного кадрового отдела не является обязательным. Распространена практика, когда все функции кадровиков выполняет сам индивидуальный предприниматель или директор.

Либо же они передаются юристам или бухгалтерам, имеющим должные навыки, образование или опыт работы.

Еще одним способом организации работы предприятия без кадрового отдела может быть привлечение сторонних специалистов или кадровых агентств, в том числе на условиях аутсорсинга.

1. Структура отдела кадров организации и количество кадровых специалистов определяется руководителем фирмы, который в своем решении опирается на количество сотрудников и специфику деятельности компании.
2. В фирмах, где количество человек составляет от 100 до 500, оптимальным вариантом будет 3-4 работника кадрового отдела.
3. В больших организациях, где объем кадровой наполненности начинается от 500 человек, отдел будет насчитывать от 7 до 10 специалистов.

Отличия отдела кадров от HR-отдела

Часто термин «кадровый отдел» и «HR» в сфере предпринимательства воспринимаются как равнозначные, но это мнение ошибочно. Главная цель кадрового отдела – это соблюдение нормативно-правовых норм законодательства.

Тогда как отдел HRM (human resource management) осуществляет руководство сотрудниками, организует и контролирует трудовую деятельность штата. В жизни часто деятельность двух разных структур осуществляется одной системой.

А HR- работников нельзя обязать к знанию правой базы законодательства в области кадров. Их основной функцией является руководство сотрудниками, повышение качества их деятельности, а не документооборот.

Другие нюансы деятельности кадрового отдела

Один из нюансов мы уже выяснили в процессе изучения основных функций деятельности кадровых работников. Это взаимодействие с другими системами. Причем взаимодействие идет как с управленческо-административной частью штата, так и сотрудниками непосредственного производства. В процессе взаимодействия с другими подразделениями чаще всего отдел кадров контактирует с:

• Руководителями других подразделений компании. На базе нормативных документов других руководителей осуществляется поиск и подбор штата сотрудников, а также прекращение действия трудовых отношений, посредством разрыва трудового договора. Также на основании документальных указаний проводятся дисциплинарные взыскания и поощрения.
• Бухгалтерией. Подача бухгалтерии информации о составе и количестве работников, с указанием их должностных окладов и фиксированных премий. Помимо этого, кадровики опираются на бухгалтерские сведения в сфере подбора сотрудников, назначении заработной платы и премий.
• Юридическим отделом. Различные правовые столкновения при увольнении или приеме в штат персонала, осуществляются кадровым отделом при правовой поддержке юристов, что обеспечивает качественное разрешение спорных ситуаций.

Руководитель отдела кадров отвечает за совершенствование и реализацию системы кадрового учета и кадровой документации. Управление отделом кадров должно осуществляться таким образом, чтобы всячески содействовать реализации задач, стоящих перед компанией, путем ее наполнения профессиональными кадрами и качественного использования данных сотрудников.

Руководителя отдела кадров можно назвать универсальным специалистом. Он должен не только безупречно знать трудовое законодательство и правила оформления кадровых документов, но и владеть вопросами управления персоналом, помогать руководителю организации принимать стратегические решения, касающиеся работы с кадрами.

Должностная инструкция отдела кадров включает следующие разделы:

• Общее положение.
• Должностные обязанности начальника отдела кадров.
• Права начальника отдела кадров.
• Ответственность начальника отдела кадров.

Контроль отдела кадров осуществляется в соответствии с уровнем сложности и объемом поставленных перед отделом задач. Каждый работник должен обладать специализированными знаниями и навыками.

Если работа по учету кадров на предприятии ведется плохо или некачественно, это приводит к серьезным последствиям – нарушается взаимодействие между отдельными подразделениями, ухудшается работа отделов.

В целом это ведет к снижению эффективности работы всей компании.

Документы для отдела кадров

Список основных документов для отдела кадров:

• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Положение об оплате труда.
• Трудовой договор.
• Приказы по личному составу.
• Штатное расписание.
• График отпусков.
• Личная карточка работника.
• Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда.
• Трудовая книжка.
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
• Журнал учета мероприятий по контролю.
• Заявления работников об увольнении по собственному желанию, на предоставление отпуска.

Отчеты отдела кадров

В круг функциональных обязанностей специалистов кадровых служб, как правило, включается обязанность заполнять и сдавать обязательную отчетность по кадрам организации. Отчетность по кадрам можно разделить на:

• Внешнюю (обязательную) отчетность, установленную законодательством.
• Внутреннюю отчетность, установленную приказом в рамках конкретного нанимателя.

В какие контролирующие организации и как часто нужно сдавать отчеты? Стандартный перечень таких отчетов следующий:

• Если организация принимала на работу или увольняла иностранного работника – отчет в МВД (по мере необходимости).
• Если трудоустроены военнообязанные граждане – в Военкомат (по мере необходимости).
• Если планируется ликвидация организации или массовые сокращения – в Службу занятости.

Раз в месяц специалист отдела кадров предоставляет следующие отчеты:

• В Службу занятости – о наличии свободных мест.
• В ПФР – о застрахованных лицах.
• В Росстат – данные и статистика по сотрудникам.

Вывод

Многие руководители небольших предприятий в стремлении сэкономить поручают функции кадрового специалиста обычным менеджерам по работе с персоналом.

Такое решение является в корне неправильным, потому что ведение кадрового делопроизводства должно быть вверено грамотному специалисту именно в этой сфере.

Взвешенные решения специалистов по кадрам обеспечивают эффективную организацию труда на предприятии и адекватный карьерный рост каждого его работника.

Источник: https://www.kom-dir.ru/article/2535-otdel-kadrov