Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

  1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
  2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
  3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

  • Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
  • Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

  • для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
  • для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/kompensatsiya-gsm-komu-chto-i-kak-kompensirovat

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Нужно ли выплачивать компенсацию сотрудникам, которые используют личный транспорт для служебных поездок? Как рассчитать размер компенсации и провести ее по бухгалтерии? В статье рассказываем, кому и в каких размерах выплачивается компенсация и как она отражается в финансовом учете.

В Московском городском суде (определение № 33-37107) бывшая сотрудница — региональный торговый представитель — требовала возместить компенсацию за использование личного транспортного средства в служебных целях. Работодатель с иском не согласился, так как между ним и сотрудницей соглашение на использование личного автомобиля не заключалось.

Однако по должностной инструкции, работнику необходимы навыки вождения, чтобы лично посещать каждого заказчика и искать новых клиентов. Поэтому суд обязал работодателя выплатить бывшей сотруднице расходы за использование автомобиля в размере 1200 рублей за каждый месяц работы.

Организация компенсирует расходы сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Это могут быть курьеры, менеджеры, снабженцы, прорабы, руководители компании и другие сотрудники, если разъездной характер работы закреплен в трудовом договоре и должностной инструкции.

Компенсация — это возмещение расходов, связанных с использованием и амортизацией личного транспорта. Кроме компенсации, работодатель покрывает расходы на бензин, ремонт и парковку машины в рабочее время.

Когда, кому и сколько выплачивать, фиксируется в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Компенсации могут носить регулярный или разовый характер, например, компенсация за поездку главного бухгалтера в налоговую инспекции.

Дополнительное соглашение к трудовому договору: когда и как составлять

Как рассчитать размер компенсации

Никаких требований к размеру и расчету компенсации сотруднику за использование автомобиля в служебных целях в трудовом законодательстве не предусмотрено. Поэтому работодатель может разработать методику расчета самостоятельно.

Есть два варианта начисления компенсации:

  1. Установить компенсацию в твердой сумме, независимо от количества календарных дней в месяце. Размер компенсации за использование личного автомобиля работодатель устанавливает, например, исходя из расценок на такси, каршеринг или аренду машины.
  2. Рассчитывать размер компенсации ежемесячно, в зависимости от интенсивности поездок. Работодатель самостоятельно определяет параметры интенсивности с учетом специфики работы. Например, можно разделить поездки по городу и за городом. Или учитывать тип поездок — доставка или получение груза, встреча с клиентом, поездка в налоговую инспекцию и прочее.

Для расчета компенсации учитывают износ, срок и интенсивность полезного использования машины, затраты на текущий ремонт, техобслуживание и ГСМ. В дни, когда сотрудник не пользовался автомобилем, например, был на больничном, в отпуске или в командировке, компенсация не начисляется.

Пример. В августе 2019 года менеджеру Волкову назначили компенсацию за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок в размере 1200 руб. из учета 21 рабочего дня в месяц. В сентябре Волков был на больничном, поэтому отработал только 16 дней. Сумма компенсации составляет:

1200 руб. : 21 дн. × 16 дн. = 917 рублей

Главное — установить компенсацию в разумных суммах, чтобы у налоговиков не возникло сомнений в правдивости и целесообразности списания расходов. В последние годы наметилась тенденция в малом бизнесе – передать бухгалтерию на аутсорсинг.

Эксперты проведут предварительный аудит и подхватят ваш учет на любой стадии. Финансовая ответственность удаленных специалистов застрахована — в случае ошибки штрафы платите не вы, а аутсорсер.

Здесь можно посмотреть стоимость обслуживания именно для вашей компании.

Как учитывать компенсацию при налогообложении

В Постановлении Правительства № 92 от 8.02.2002 определены нормы компенсации для налогового учета.

Рабочий объем двигателя Месячная норма списания расходов на выплату компенсации, руб.
до 2000 куб. см включительно 1200-00
свыше 2000 куб. см 1500-00
по мотоциклам 600-00

Компенсация за использование личного автомобиля для служебных поездок снижает налог на прибыль только в пределах этих норм. Все суммы, превышающие нормативы нельзя включать в расходы организации.

Елена Воробьева, руководитель департамента бухгалтерского и юридического консалтинга MCOB

«Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника не облагается НДФЛ, если она выплачена в пределах суммы. Страховые взносы также не начисляются, поскольку компенсация связана с выполнением сотрудником трудовых обязанностей.

Однако если компенсация превышает законодательные нормы выплат — 1200—1500 рублей, тогда ее нельзя включить в расходы компании и учесть в налоговом учете. Кроме того, организация должна документально подтвердить, что компенсацию назначили обоснованно.

Если компенсация за износ машины превысит законодательные нормы, с нее удерживают НДФЛ, кроме выплат за возмещение расходов на топливо, ремонт и прочее.

Для подтверждения расходов компания должна хранить путевые листы, журнал учета поездок, отчет сотрудника с описанием целей поездок — все документы, которые могут подтвердить использование машины в рабочих целях.

Если вы рассчитали размер компенсации без документальных подтверждений, есть риск доначисления НДФЛ.

Если в какие-то дни автомобиль не использовался в служебных целях, тогда выплата перестает быть компенсационной, и проверяющие органы могут доначислить НДФЛ.

Потому лучше иметь общий среднемесячный расчет стоимости расходов, учитывающий оба вида компенсации: за износ и возмещение затрат на использование машины в рабочих целях.

Если сможете доказать, что компенсация уже учитывает износ машины — вам не доначислят НДФЛ».

Пример расчета выплаты

Для налогового учета организация может списать выплату компенсации за использование личного транспорта в служебных целях только после того, как выдаст деньги сотруднику из кассы или перечислит их на карту сотрудника.

Пример. В августе 2019 года менеджер Волков получил компенсацию в размере 3500 рублей. В эту сумму входят затраты на содержание машины, покупку бензина АИ-95, техобслуживание и прочее. Объем двигателя автомобиля – 2500 куб. см.

Норма компенсации за автомобили с объемом двигателя больше 2000 куб. см равна 1500 рублей в месяц. Эту сумму организация может списать на затраты и снизить налог на прибыль. Сумма сверх норматива — 2000 рублей не повлияет на размер налога.

Сумма компенсации, согласно приказу руководителя не облагается НДФЛ и страховыми взносами на пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В августе бухгалтер компании отразила в бухучете проводки:

Дебет Кредит Сумма, руб. Смысл операции
26 73 3500 Начислена компенсация за использование автомобиля для служебных поездок
73 50 3500 Выдана из кассы компенсация менеджеру Волкову

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Какие документы оформить

Приводим перечень документов, которые необходимо подготовить для ИФНС и ФСС, чтобы подтвердить размер компенсации за использование личного автомобиля.

Собственнику автомобиля Работодателю, который платит компенсацию
  • Копия свидетельства о регистрации транспортного средства
  • Копия паспорта транспортного средства (ПТС)
  • Кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции на покупку ГСМ
  • Соглашение между работодателем и работником об использовании личного автомобиля с суммой и расчетом компенсации
  • Приказ руководства о назначении компенсации
  • Путевые листы, журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и прочее

Размер компенсации на использование автомобиля в служебных целях оговаривается в дополнительном соглашении к трудовому договору, а выплата устанавливается приказом директора.

В приказе нужно указать:

  • технические характеристики и номер техпаспорта на машину;
  • размер ежемесячной компенсации;
  • основание — ссылка на доп. соглашение или пункт трудового договора;
  • обоснование расчета суммы компенсации: возраст автомобиля, предполагаемый пробег, расходы на ГСМ и текущий ремонт.

В приказе устанавливаются сроки выплаты компенсации — обычно до конца текущего года. Если организация досрочно прекратила платить компенсацию, руководитель издает новый приказ с указанием причины.

Сотрудник подписывает доп. соглашение, знакомится с приказом и расписывается в нем. Подпись сотрудника — свидетельство того, что он согласен с суммой компенсации.

Источник: https://www.business.ru/article/2320-kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-v-slujebnyh-tselyah

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

1.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.

А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Читайте также:  Приказ об увольнении в запас военнослужащего

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

  • В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:
  • — компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;
  • — возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.

Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться.

Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1.

Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы.

Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору.

Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

  • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
  • Размер компенсации;
  • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
  • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов.

А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Законодательные  нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

Все Кодексы РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

Источник: http://buh-aktiv.ru/kak-oformit-kompensatsiyu-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-rabotniku/

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

  • амортизацию автотранспорта;
  • оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
  • техобслуживание.

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

  • о марке транспорта работника, годе выпуска;
  • о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

  1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
  2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

  1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
  2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
  3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
  4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.
  5. Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

  6. Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
  7. Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.

Компенсация за использование собственного авто

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

  • Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
  • Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.
Читайте также:  Pos-терминал: что это такое, как он работает и что дает для малого бизнеса

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Аренда авто в служебных целях

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды.

За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

В обеих ситуациях необходимо:

  1. Заключить договор аренды.
  2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
  3. Передать транспорт по акту.

Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

Бухгалтерский учет компенсации

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления.

Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

Пример. Компенсация сотруднику предприятия

Источник: https://assistentus.ru/oplata-truda/kompensaciya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya/

Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях

Использование автотранспорта сотрудника предприятия в работе осуществляется в целях производственной необходимости при разъездном характере труда. Работодатель компенсирует затраты, произведенные сотрудником при эксплуатации техники.

Условия предоставления компенсации по договоренности между работодателем и работником определяются в соответствии со ст. 188 ТК РФ.

В статье расскажем, как рассчитывается компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2019, дадим образцы документов.

Основания для выплаты компенсации расходов

Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем.

Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения.

При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.

Тип договора Дополнительные условия
Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником
Договор аренды Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов
Договор на оказание транспортных услуг Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты

Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.

Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях

Виды затрат, компенсируемых работнику

ТК РФ определяет возможность выплаты компенсации износа транспортного средства и оплаты текущих расходов по эксплуатации личного автомобиля взамен:

  • Проведения текущего ремонта.
  • Расходов на приобретение топлива и ГСМ.
  • Платы за парковку в течение рабочей смены, мойку автомобиля.
  • Произведенных при эксплуатации иных затрат.

По мнению налоговых органов, сумма компенсации включает износ транспорта, расходы на ГСМ, ТО и техническое обслуживание.

Работодатель может производить компенсацию ГСМ по чекам, предоставленным работником. Расходы на ГСМ покрываются работодателем по сумме фактических затрат, подтвержденных документально.

В налоговом учете суммы затрат ГСМ не учитываются.

Для выплат требуется определить километраж пробега, использовать нормы расходования согласно постановлениям Минтранса или технической документации транспорта.

Работодатель покрывает только траты, связанные с износом и текущими расходами на использование личного транспорта сотрудника, за управление техникой плата не производится.

Работник эксплуатирует технику в рамках трудовых обязанностей, оплата за исполнение которых производится заработной платой.

  статью: → «Бухгалтерский учет аренды автомобиля у физических, юридических лиц и в иных случаях».

Размер выплаты, предоставляемой сотруднику

Законодательством предусмотрены нормативы выплачиваемой компенсации. Нормы учитываются при расчете налога на прибыль или единого налога. Фактическая выплата работнику может быть выше сумм, установленных законодательными актами.

Максимальная величина выплачиваемой компенсации утверждена постановлением Правительства от 02.07.2013 № 563. Сумма для легкового транспорта составляет:

  • 2 400 рублей при объеме двигателя до 2 тысяч куб. см.
  • 3 000 рублей для двигателей объемом свыше 2 тысяч куб. см.

В отношении личного грузового транспорта, привлекаемого для решения производственных задач, законодательством норм не установлено.

Компенсируемые лицу суммы определяются по договоренности о привлечении транспортного средства.

Начисление оговоренной суммы должно подкрепляться первичными документами о расходах, понесенных при эксплуатации техники.  статью: → «Амортизация автомобиля / машины в 2019».

Ответы на вопросы

Вопрос №1. Обязательно ли указывать сумму компенсацию за использование личного транспорта в договоре?

Точную суммы компенсации не требуется указывать в договоре. Обязательным условием является перечисление расходов, компенсируемых работодателем. Сумма выплат зависит от наличия подтверждающих документов и количества дней использования транспорта.

Вопрос №2. За счет какого источника покрываются расходы, превышающие нормы компенсации?

Суммы, превышающие установленные нормы, покрываются за счет прибыли, находящейся в распоряжении предприятия.

Расчет сумм производимых выплат

Суммы компенсации, выплачиваемые в фиксированном виде, рассчитываются по дням фактической эксплуатации транспорта.

При расчете определяется ежедневная величина как частное от договорной ежемесячной суммы и числа рабочих дней в месяце (согласно производственного календаря).

Сумма, причитающаяся к выплате, находится как произведение дней эксплуатации транспорта и ежедневной компенсации.

При отсутствии договоренности о выплате фиксированной суммы размер компенсации устанавливается по документам. Для подтверждения того, что выплачиваемые суммы являются компенсацией, требуется тщательная подборка документов с требуемым составом реквизитов и в соответствии с требованием об экономической целесообразности.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.

Порядок действия Описание условий
Подача работником заявления Если договоренность об привлечении личного ТС достигается на этапе трудоустройства, о чем вносится соответствующее условие в трудовой контракт, отдельное заявление не представляется
Представление документов на транспортное средство В составе документов сотрудник представляет ПТС, доверенность на право управления автомобилем
Достижение договоренности с работодателем Устанавливаются условия, удовлетворяющие требованиям обеих сторон
Заключение договора Оформляются договор аренды или передачи транспорта в длительное использование
Составление акта приема-передачи Документ содержит данные о транспорте и подтверждает факт передачи транспортного средства

Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем. Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него.

Если условие управления транспортом не оговорено, водителем автомобиля может быть любое лицо. К договору аренды составляется акт приема-передачи транспорта, подписываемый обеими сторонами.

Налогообложение выплат компенсации

Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.

Тип договора Взимание НДФЛ
Соглашение к трудовому договору С сумм компенсации налог не удерживается
Договор аренды Налог взимается со всей суммы выплаты и перечисляется налоговым агентом
Договор оказания услуг в форме ГПХ

Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов.

Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально.

Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.

Соглашение к договору использования личного автомобиля в служебных целях

Бухучет операций по учету компенсации

На предприятии осуществляется учет дней эксплуатации транспорта. Если эксплуатация транспорта носит системный характер в течение длительного периода, компенсация выплачивается ежемесячно. В конце месяца составляется справка-расчет, на основании которой издается приказ о выплате компенсации.

Для учета движения средств используется счет 73. Счет отнесения расходов зависит от профиля предприятия и отделения, в котором трудится работник. Включение в состав расходов для целей БУ производится при начислении сумм.  статью: → «Учет расчетов с персоналом по прочим операциям. (проводки по счету 73)».

Пример расчета компенсации

Предприятие ООО «Новость» торгового профиля оформило соглашение с работником В. на использование личного транспорта в марте 2017 года. Сумма соответствует норме и составляет 3 000 рублей ежемесячно при условии использования транспорта в течение рабочих дней. Фактическая эксплуатация за март составила 12 дней. В учете предприятия:

  • Рассчитывается сумма компенсации: К = 3 000 / 22 х 12 = 1 636,32 рублей;
  • Начисляется сумма компенсации: Дт 44 Кт 73 на сумму 1 636,32 рублей;
  • Производится выплата работнику на счет: Дт 73 Кт 51 на сумму 1 636,32 рубля.

Налог при выплате не удерживается. Перевод средств осуществляется одновременно с выплатой заработной платы.

Учет компенсации при расчете прибыли предприятия

Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ).

При учете расходов ⇓

  • Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
  • Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
  • Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
  • Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
  • Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.
Читайте также:  Положение о материальной ответственности работников: образец 2020

При включении затрат требуется иметь полный перечень документов, подтверждающих экономическую оправданность расходов, позволяющих выплачивать компенсацию.

Как оспаривается сумма компенсации

При проверке ИФНС может исключить компенсацию за использование личного транспорта из состава расходов. Причиной может стать отсутствие оправдательных документов: путевых листов, расчетов, чеков на ГСМ, приказов, паспорта транспортного средства и других обязательных форм. Оспаривание сумм производится в судебной инстанции.

Спорным вопросом по налогообложению выплат является оформление договора с лицом, действующим по доверенности. Сложный момент состоит в определении понятия личного транспорта. Работодатель может удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы на начисленные суммы либо не применять налогообложение, но отстаивать позицию в суде.

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №3.

Нужно ли обосновывать расходы на эксплуатацию транспорта, если компенсация выплачивается в форме арендной платы?

Договор аренды предусматривает выплату платы в фиксированной сумме.

Подтверждать фактические расходы не требуется. Для внесения сумм в состав расходов необходимо иметь договор, акт и подтверждение использования транспорта в коммерческой деятельности.

Является ли путевой лист обязательным документом, подтверждающим эксплуатацию транспортного средства?

Источник: https://online-buhuchet.ru/kompensaciya-ispolzovaniya-lichnogo-avtomobilya-v-sluzhebnyx-celyax/

Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях

В нынешнее время директора организаций хотят взять  работника с личным транспортом для мобильности и упрощения ведения бизнеса. В статье расскажем, как начисляется компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2019 году, рассмотрим порядок выплат.

Общее понятие о компенсации использования личного авто в служебных целях

Возникает вопрос, как законодательно верно оформить такие отношения в бухгалтерском и налоговом учете?

  • Во-первых, необходимо заключить трудовой договор с сотрудником, в котором предусмотреть, что его личный автомобиль будет использоваться в служебных целях.
  • Во –вторых можно составить договор аренды, согласно которого организация арендует у работника его авто.
  • В-третьих, подпишите договор на разовое оказание услуг по перевозке, если эта услуга не будет носить постоянный характер.

Какие расходы будет компенсировать организация

Предприятие в соответствии с  Законом обязано возместить сотруднику:

  • Расходы на бензин, топливо
  • Затраты на ремонт, в случае поломки
  • За парковку, мойку машины в рабочее время

Чтобы у налоговой не было сомнений в чистоте проведенных операций по оплате организацией компенсации за  «служебный» износ личного автомобиля и возмещения расходов, возникших в процессе эксплуатации, необходимо предоставить на случай проверки  подтверждающие документы.  статью: → «Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях».

Например:

  • Трудовой договор, где прописано, что личное авто используется в служебных целях
  • Подтвердить, что транспортное средство действительно принадлежит сотруднику, предъявив технический паспорт
  • Составлять справку-расчет с суммой компенсации, на основании первичных документов, таких как чеки, накладные, квитанции и другие ы, которые могут подтвердить  расходы на эксплуатацию личного автомобиля;
  • Издать приказ руководителя предприятия о том, что он действительно компенсирует затраты работнику

Размер компенсации сотруднику

Ком­пен­са­цию необходимо  вы­пла­чи­вать лю­бо­му ра­бот­ни­ку, ко­то­рый по со­гла­ше­нию с ра­бо­то­да­те­лем ис­поль­зу­ет свой ав­то­мо­биль для слу­жеб­ных нужд. Даже за разовую поездку необходимо платить.  статью: → «Льготы и компенсации за вредные условия труда».

На какие же суммы может рассчитывать работник? В трудовом кодексе конкретные суммы не указаны, каждый работодатель в праве при заключении договора указать сумму, которую посчитает достаточной для возмещения расходов. Между тем налоговые ор­га­ны для контроля налогообложения и взно­сов ре­ко­мен­ду­ют учи­ты­вать при рас­че­те ком­пен­са­ции за ис­поль­зо­ва­ние лич­но­го транс­порт­но­го сред­ства:

  • сте­пень амортизации и срок по­лез­но­го ис­поль­зо­ва­ния;
  • ин­тен­сив­ность.

По­это­му лучше все-та­ки при­ве­сти в со­гла­ше­нии об ис­поль­зо­ва­нии лич­но­го ав­то­мо­би­ля ра­бот­ни­ка хоть ка­кую-ни­будь ме­то­ди­ку рас­че­та ком­пен­са­ции, на­при­мер:

  • при­рав­нять ком­пен­са­цию к сумме амор­ти­за­ции ав­то­мо­би­ля за месяц;
  • уста­но­вить рас­цен­ки за 1 км «слу­жеб­но­го» про­бе­га ав­то­мо­би­ля. Их можно по­за­имство­вать у такси.

Отражение в учете  компенсаций

Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и н буду отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами.

В случае, если например автомобиль не принадлежит сотруднику на правах собственности, а он использует его по доверенности, то возникает спорный вопрос, на который так и нет однозначного ответа.

Налоговая говорит о том, что на основании Трудового кодекса ,автомобиль должен быть личным и принадлежать на правах собственности, тогда не нужно снимать НДФЛ и страховые взносы, соответственно случай с доверенностью не попадает, но судебная практика показывает обратное, оказывается все же четкого понятия в Законе как личное имущество не прописано, поэтому личным может считаться любое имущество на законном праве, в том числе и по доверенности.

С налоговым учетом немного другая ситуация, перед бухгалтером встает вопрос, учитывать ли такие расходы при обложении налогом на прибыль? Учесть их необходимо в составе прочих расходов в соответствии с законодательными нормами.

Рабочий объем двигателя легкового автомобиля Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц
до 2000 куб. см включительно 1 200.00
свыше 2000 куб. см 1500.00

Порядок возмещения затрат работнику

  • Во-первых, компенсация положена исключительно сотрудникам, которые работают на авто, ездят по командировкам и их деятельность носит разъездной характер
  • Во-вторых, основанием для того, чтобы сотрудник мог использовать личный транспорт в служебных целях является приказ руководителя организации
  • В-третьих, работники, которые работают с доверенностью на транспортное средство имеют такое же право на компенсацию как и с личным авто.
  • В-четвертых, сотрудник подает заявление где поясняет, при каких обстоятельствах и с какой периодичностью использовался его личный транспорт в служебных целях.К заявлению работник прикладывает следующие документы:.
  • копия документов на автомобиль, технический паспорт, свидетельство о постановке на учет);
  • путевой лист, обязательные реквизиты и порядок заполнения которого утверждены органом власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;
  • первичные документы, в соответствии с которыми можно подтвердить расходы на ремонт, топливо, техническое обслуживание.  статью: → «Порядок оформления и получения компенсации за снос гаража».

Все подтверждающие  документы, которые предоставит работник, должны быть собраны в интересах работодателя и соответствовать расходам, связанным с рабочими моментами, а не в личных целях сотрудника.

Решение по выплате компенсации принимается руководителем в определенный срок в зависимости от:

  • необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
  • времени использования личного транспорта в служебных целях;
  • объема средств, выделенных учреждению на ведении деятельности.

Пример расчета выплат

С сотрудником организации «Амел» заключено соглашение об использование его личного авто RenoLogan 1.6 d в служебных целях:

  • Для компенсации по ремонту и эксплуатации авто предусмотрена сумма в размере 6 000,00 руб. в месяц;
  • Расход автомобиля по топливо восемь литров на 100 км.

1 августа  работник сдал в бухгалтерию отчет об использовании личного транспорта за июль с приложенными чеками АЗС. Согласно отчету пробег автомобиля в служебных целях в июле составил 1 700 км. Сумма компенсации за использование и возмещение расходов за июль составит:

  • Сумма компенсации за июль 6 000 руб.т.к отработан полный месяц
  • Сумма возмещения расходов на бензин 1 700 * 8 / 100 * 42,50 (средняя цена за 1 л бензина АИ-95 согласно чекам АЗС) = 5780 руб.
  • Итоговая выплата сотруднику за использование личного автомобиля в июле составит 11780 руб.

Отражение в бухгалтерском учете:

Дебет Кредит Сумма, руб. Содержание операции
44 73 11780 Начислена компенсация за использование личного автомобиля сотруднику
73 51 11780 Перечислена компенсация на карту сотруднику

В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб. То есть сверхнормативная компенсация в размере 10580 не уменьшит ни налог на прибыль, ни налог при УСН.

Преимущества и недостатки расчетов

  1. Заплатить компенсацию сотруднику для компании выгоднее, поскольку если работодатель будет платить за использования транспорта сотрудника  ежемесячную премию, тогда придется платить НДФЛ и страховые взносы, тем самым он экономит.

  2. Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц.

    Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, аренда автомобиля у сотрудника или у стороннего лица, либо использование собственного автомобиля.

Причины, по которым могут отказать в получении

К причинам по которым работодатель может отказать в выплате компенсации за использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях, можно отнести :

  • Сотрудник официально не трудоустроен
  • Работник отказывается предоставлять подтверждающие документы по расходам, связанным с рабочими моментами, возникшими во время эксплуатации автомобиля
  • Есть подтверждение тому, что машина использовалась не по служебным делам, а в интересах сотрудника, в таком случае директору нет причин что-либо возмещать
  • Какой-либо из документов утерян, соответственно приложить как подтверждение к расходам нечего

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?

Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия.

Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?

Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке.

Вопрос №3. Что выгоднее для предприятия, платить компенсацию за использование автомобиля либо давать премию?

Наиболее оптимальным вариантом является компенсация. Поскольку на премию нужно платить НДФЛ и социальные взносы.

Видео-советы. Возможно ли компенсировать расходы, которые связаны с эксплуатацией имущества сотрудника (автомобиль, бензин, ремонт)?

В видео раскрывается информация о том, какие документы необходимы для подтверждения расходов и существуют ли нормы компенсаций за имущество сотрудника⇓

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: https://kompensacii.ru/kompensaciya-ispolzovaniya-lichnogo-avtomobilya-v-sluzhebnyx-celyax/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector