Кто разрабатывает должностные инструкции в организации

Грамотно составленная должностная инструкция повысит эффективность управления персоналом в любой компании, независимо от ее размера и вида деятельности. Данный документ является основанием для решения трудовых споров, определения правомерности дисциплинарных взысканий.

• Должностная инструкция (в дальнейшем – ДИ) – это основной организационно-правовой документ юридического лица, который составляется по каждой штатной должности.
• В ней четко прописаны обязанности и ответственность сотрудников компании при осуществлении ими трудовой деятельности на конкретной должности.
• ДИ состоит из таких разделов:

1. «Общие положения». Здесь указывают наименование должности и информацию о ней, порядок назначения и освобождения, профессиональные и квалификационные требования, перечень документов, регламентирующих должностные обязанности.
2. «Основные задачи и функции». В данном разделе прописывают перечень задач, которые обязан выполнять сотрудник.
3. «Обязанности». Здесь указывают требования, которых должны придерживаться работники во время выполнения ими должностных функций.
4. «Права». В разделе описывают круг прав, необходимых рабочему персоналу для реализации возложенных на них обязанностей.
5. «Ответственность». Раздел содержит перечень форм ответственности работников за результаты и последствия осуществленной деятельности.
6. «Взаимосвязи». Здесь следует прописать порядок взаимодействия должностного лица с другими сотрудниками и подразделениями.

Кому поручить составление должностных инструкций? Руководитель любой организации прежде всего заинтересован в правильном оформлении ДИ, поэтому он должен сам решить, кто будет заниматься этим.

Разработку документов можно доверить сотрудникам отдела кадров или руководителю кадровой службы. При наличии соответствующих знаний работодатель может самостоятельно составить должностные инструкции.

Нормативная база

Трудовое законодательство прямо не обязывает организации к разработке ДИ. Предполагается, что работодатель сможет описать должностные права и ответственность сотрудников в тексте трудового договора.

Но если на предприятии не будут разработаны ДИ или рабочий персонал не будет с ними ознакомлен под роспись – работодателю будет крайне сложно спросить работу с вольготных сотрудников. Ведь у него не будет законных оснований для этого.

В ст. 29 КЗоТ РФ указано, что работодатель обязан ознакомить принятого сотрудника с его правами и обязанностями, а также проинформировать об условиях труда, наличии вредных и опасных факторов производства. Это необходимо сделать под расписку.

При разработке документов можно руководствоваться такими нормативно-правовыми актами:

• Трудовой кодекс РФ;
• ОКПДТР (от 26 декабря 1994 года №367);
• ЕТКС по различным отраслям экономики.

Особенности для частной организации

Так как ТК РФ не содержит термина «должностная инструкция», отсутствие этого документа в частной организации не будет являться нарушением законодательства. В Письме Роструда от 31.10.2007 №4412-6 указано, что работодатель имеет право самостоятельно определить, кто будет составлять ДИ, каким образом будет происходить их оформление и будут вноситься изменения и дополнения.

Чаще всего эта функция возлагается на сотрудников кадровой службы или юристов. Если в организации имеется положение о должностных инструкциях – их разработку проводят в соответствии с ним.

Разработка для крупной компании

Разработкой ДИ в крупных компаниях, как правило, занимаются менеджеры по персоналу. Если в организации учреждено не более 20 должностей, задача менеджера состоит в том, чтобы провести анализ и составить описание работ, а затем на основании полученной информации составить ДИ.

Но как быть, если в компании есть более 100 должностей? В таких случаях обязанность составлять нормативные документы ложится на руководителей структурных подразделений. Именно они учитывают роль каждого сотрудника как одного из ключевых ресурсов организации.

Проект по разработке ДИ в крупной компании реализуется в несколько этапов:

• определение задач, сроков их выполнения, ответственных должностных лиц;
• согласование плана реализации проекта с высшим руководством компании;
• подготовка опросника для сбора сведений;
• мотивация линейных менеджеров к разработке ДИ;
• отслеживание сроков заполнения опросников в подразделениях;
• анализ полученной информации, подготовка комплектов ДИ для подразделений, внесение корректив;
• утверждение должностных инструкций приказом по компании, введение в действие.

Реквизиты и срок действия

Для всех должностных инструкций обязательными являются такие реквизиты:

1. Наименование юридического лица.
2. Наименование структурного подразделения.
3. Наименование документа.
4. Присвоенный регистрационный номер.
5. Место составления (населенный пункт).
6. Гриф «УТВЕРЖДАЮ».
7. Гриф согласования.
8. Отметка о заверении копии ДИ.
9. Отметка об исполнении.
10. Дата утверждения документа.
11. Подпись.

Срок действия документа не установлен действующим законодательством, он определяется внутренними актами организации. В большинстве случаев срок действия ДИ привязывают к периоду, на протяжении которого трудовая функция конкретного сотрудника сохраняется без изменений.

Положение о должностных инструкциях

Положение о ДИ относится к локальным актам компании. Его утверждает руководитель организации или уполномоченное лицо. Далее приведена стандартная структура положения о ДИ:

• область применения и сфера действия;
• используемые определения, обозначения;
• общие положения;
• требования к форме и содержанию ДИ;
• порядок составления, утверждения и введения в действие ДИ;
• порядок пересмотра документов.

Составление по профессиональному стандарту

Инструкции, составленные в соответствии с профессиональными стандартами, сегодня крайне востребованы в организациях. При их разработке следует учитывать положения действующих профстандартов для конкретных должностей.

Четкая форма документа не регламентирована законом, работодатель имеет право самостоятельно утверждать ее. Должностные инструкции обладают четкой и лаконичной структурой, в них отражаются основные функции, которые возлагаются на сотрудника.

Структура документа:

• краткая информация об организации;
• схема подчиненности;
• общие сведения о занимаемой должности;
• описание выполняемой работы;
• права и должностные обязанности рабочего персонала;
• сведения о возможном замещении;
• критерии оценки результатов работы;
• условия работы;
• перечень основания для прекращения деловых отношений;
• личностные качества сотрудника.

Заключение

Роль должностных инструкций в организациях нельзя недооценивать. Именно этот документ является нормативным основанием для применения к рабочему персоналу мер воздействия.

Унифицированная форма документа не утверждена законодательством. При составлении ДИ можно использовать Постановление Минтруда РФ от 21.08.1998 №37 и другие нормативные акты.

Информация о том, как эффективно разрабатывать должностные инструкции, представлена ниже.



Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: https://ZnayBiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/kto-razrabatyvaet.html

Кто на предприятии разрабатывает должностные инструкции, срок их действия

Должностные инструкции на предприятии разрабатываются начальником подразделения, а основа таких документов (структура, содержание) закладывается кадровой службой компании. В чем особенности оформления должностной инструкции? Какой срок ее действия? Рассмотрим эти и другие вопросы подробно.

Что стоит знать?

Документ оформляется в 3-х экземплярах, которые хранятся:

• В отделе кадров.
• У работника, на которого составлена инструкция.
• У начальника подразделения, в подчинении которого находится сотрудник.

При  разработке учитываются нормы квалификационно-тарифного справочника, требования устава компании, а также Положения о подразделении. При указании характеристик сотрудника берется во внимание тип и уровень сложности выполняемых работ.

Кто пишет должностную инструкцию?

Состав документа

В инструкции должны содержаться следующие разделы:

• Общие положения — название компании, подчиненность, квалификационные требования, перечень нормативных актов, которым должен следовать сотрудник при выполнении своих обязательств.
• Цели и обязанности. В этом разделе отражаются обязательства организационного характера и функциональные задачи.
• Права и полномочия. При оформлении этого раздела важно четко описать, какую ответственность несет руководство и подчиненный при подведении итогов работы предприятия. Важно указать возможность принятия решений, наличие права подписи документов и так далее.
• Подчиненность, руководство. Здесь требуется указать, кто является непосредственным руководителем. Если сотрудник по результатам деятельности должен сдавать какие-либо отчеты, этот момент также требуется отразить в инструкции.
• Взаимодействие с другими службами. Здесь рассмотрены действия, которые работник может осуществлять самостоятельно в сфере взаимодействия с другими службами без предупреждения руководства.
• Ответственность. Наиболее важный раздел, в котором рассматривается ответственность сотрудника в случае невыполнения обязательств. Здесь же может перечисляться группа различных правонарушений.

Скачать образец должностной инструкции исполнительного директора

Сколько действует документ?

Одним из ключевых моментов является срок действия должностной инструкции на предприятии. Законодательно этот период не оговаривается и не ограничивается. На практике срок действия заканчивается тогда, когда руководитель принимает решение о необходимости пересмотра документа.

В свою очередь, частота и сроки пересмотра установлены положением о разработке таких инструкций. Некоторые предприятия прописывают сроки, когда должна выполняться такая работа. Это может быть раз в год или раз в три года.

На практике такой подход применяется редко. Чаще всего в приказе о разработке инструкций указываются обстоятельства, когда должен производиться пересмотр.

Причиной может быть изменение наименования компании, условий труда, штатного расписания или прочих особенностей работы предприятия.

Источник: https://urlaw03.ru/ooo/article/dolzhnostnye-instrukcii-na-predpriyatii

Кто разрабатывает должностные инструкции в организации

От того, насколько точно прописаны рабочие обязанности персонала, зависит эффективность их исполнения. Рассказываем, как составить эффективную должностную инструкцию, которая облегчит жизнь как сотруднику, так и руководителю.

Должностная инструкция — это документ, который определяет права, обязанности и ответственность работника во время выполнения им служебных функций.

Если все это не зафиксировать в письменном виде, регулярно будут возникать разночтения в том, что человек обязан делать, а что работодатель не вправе от него требовать.

Работодателю этот локальный нормативный акт дает несколько возможностей, которые нельзя реализовать другими способами. Например, в соответствии со штатным расписанием, персонал, находящийся на одинаковых должностях теоретически будет получать одинаковую зарплату.

Однако с помощью должностных инструкций можно гибко подойти к этому вопросу, например, прописать разные уровни материальной ответственности, степень сложности выполняемых задач, количество подчиненных или подразделений, находящихся под руководством конкретного человека.

Кроме этого, при разработке должностных инструкций можно указать, кто и какую квалификацию обязан иметь, занимая определенную позицию в организации. При таком подходе можно сделать так, чтобы сотрудникам на схожих позициях можно было установить разный уровень оклада — такое часто необходимо для удержания ценных работников или найма новичков с нужными для компании компетенциями.

Ещё один плюс должностной инструкции очевиден в ситуации, когда работника надо не удержать, а уволить за невыполнение положенных ему функций.

Вопрос «Где написано, что я это должен делать?» может поставить в тупик руководителя, у которого нет документального подтверждения его требований. Если такие действия нигде не определены в письменном виде, персонал вправе отказаться от их выполнения.

В этом случае суд встанет на сторону работника, так как в приказе об увольнении администрация предприятия обязана указать, какие конкретно задачи сотрудник проигнорировал.

Еще одна причина важности этого документа для компании — возможные споры с налоговой.

В противном случае налоговая может заподозрить уменьшение налогооблагаемой базы. Разделив функции сотрудника в штате и аутсорсера, решить вопрос дополнительного найма очень легко.

Наконец, инструкции позволяют рационально распределить обязанности, исключая дублирование, достоверно выявить ответственного за конкретную ошибку.

Разрабатывая должностные инструкции в организации, важно учитывать и права работника: тот, кто несет на себе ответственность, должен иметь и соответствующие полномочия.

Четко прописанные обязанности дают возможность сотруднику не превратиться в «ответственного за всё» — имея на руках документ с описанием того, что входит в круг его работы, он уверенно докажет необоснованность претензий работодателя.

Документ важен уже на этапе трудоустройства — компании он помогает правильно сформулировать описание вакансии, а перечисленный перечень требований дает возможность квалифицированному соискателю занять место, продемонстрировав, что он владеет требуемыми знаниями и навыками. Кроме того, инструкция позволяет работнику требовать увеличения оклада при расширении обязанностей.

Что включить в обязанности продавца

Юридическая основа

Создание документа подчинено правовым нормам, отраженным в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и таких документах, как Единый тарифно-квалифицированный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (КСД).

Хотя эти справочники периодически обновляются, некоторые должности в них отсутствуют, нет указаний на образовательный уровень для ряда позиций, поэтому к созданию собственного документа следует подходить в определенной степени творчески. Главное — добиться его актуальности для конкретной компании.

Тем, кто разрабатывает должностные инструкции, нужно соблюдать некоторые юридические условия. Например, недопустимо внесение дискриминационных положений, таких как пол, раса, национальность, религия, возраст. Возможно только указание требуемого стажа по специальности, в некоторых случаях — гражданства.

Функции бухгалтера материальной группы

Инструкция бухгалтера не нужна в случае передачи этих функций на аутсорс в компанию Главбух Ассистент

Структура и правила создания документа в организации

Ответственным исполнителем, который должен разрабатывать должностные инструкции, лучше назначить того, кто понимает специфику работы компании и обладает нужными знаниями в сфере трудовых отношений.

Обычно это руководитель кадровой службы, если таковая есть, или сам директор в случае небольших размеров организации.

Можно поручить создание нормативов начальникам структурных подразделений для тех должностей, которые находятся в их подчинении.

Утверждает положения руководитель предприятия. Согласований с сотрудниками, госслужбами и профсоюзами не требуется.

Структура, закрепленная законодательно в ГСДОУ, имеет несколько обязательных частей: общие сведения, функции, права, взаимоотношения, обязанности и ответственность.

Раздел «Общие положения» описывает порядок приема на должность, освобождения, замещения, уровни подчинения, квалификационные требования. Глава «функции» посвящена основным направлениям работы сотрудника.

Разделы «Права», «Обязанности» и «Ответственность» содержат описание того, что работник обязан делать, какими он располагает полномочиями и что произойдет при ненадлежащем исполнении служебных обязанностей. В части «Взаимоотношения» указаны положения, отражающие производственные связи с другими сотрудниками.

Получите должностную инструкцию продавца-кассира

Типичные ошибки должностных инструкций на предприятии

Одна из главных ошибок — полная обезличенность, когда на одинаковые должности создают не отличающиеся друг от друга инструкции. Это лишает работодателя возможности гибко регулировать подходы к зарплатным начислениям, не позволяет рационально распределять обязанности и из-за этого затрудняет поиск ответственных за конкретные недоработки или ошибки.

Еще один неверный шаг тех, кто должен составлять должностные инструкции в организации — формальный подход к их разработке.

Документ пишут по шаблону из интернета, без учета особенностей конкретной организации и той должности, для которой его пишут.

Третья недоработка — редкий пересмотр нормативов. Появляются новые технологии и функции, а бумага, написанная даже пару лет назад может оказаться устаревшей. При разногласиях по поводу ответственности сотрудника закон примет во внимание именно документально зафиксированный и неактуальный уже перечень обязанностей.

И, наконец, важно четко разграничить в документе права, полномочия и обязанности — если описать их в общем разделе, потом сложно будет привлечь сотрудника к ответственности и предъявлять претензии по поводу невыполнения отдельных задач.

описание и примеры функций работника

Автор Легкий Сергей

Источник: https://www.business.ru/article/1972-kto-razrabatyvaet-doljnostnye-instruktsii-v-organizatsii

HR-СТАТЬИ

Должностная инструкция – это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

Должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

• Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.
• Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.
• Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и  создается в целях:

• закрепления видов работы, специализации работника;
• установления квалификационных требований по отдельной должности;
• устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
• установления взаимосвязей отдельных должностей;
• разграничения обязанностей и прав работников;
• установления их меры ответственности;
• оценки деятельности каждого отдельного работника.

 

Нормативная база для создания

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами.

Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ – права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений.

Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу.

 

Справка эксперта

Единый нормативный подход

При установлении трудовых функций руководителей, специалистов и служащих работодатели руководствуются общеотраслевым Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) и его отраслевыми выпусками В зависимости от содержания они бывают трех видов:

• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (общеотраслевой выпуск);
• Квалификационный справочник должностей служащих общепромышленного характера (единый для всех отраслей промышленности);

• Отраслевые выпуски Квалификационного справочника должностей служащих (включающие в себя характеристики должностей, специфических для той или иной отрасли экономики).

 

Правила разработки

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении вакантной должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы. Инструкция согласовывается с работниками кадровой и юридической службы.

Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов.

При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным.

Для придания документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

 

Требования к оформлению

Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Все требования к Должностной инструкции закреплены в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

 

Содержание документа

Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов:

1. Общая часть (общие положения) 2. Функции 3. Должностные обязанности 4. Права 5. Ответственность 6. Взаимоотношения (связи по должности).

Первый раздел «Общая часть» содержит положения общего характера:

• основная трудовая функция (задача) данной должности;
• квалификационные требования к занимающему ее лицу;
• основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать и которыми обязан руководствоваться при исполнении должностных обязанностей.

В этом разделе указываются: наименование должности в соответствии со штатным расписанием, ее категория (специалист, технический исполнитель), подчиненность работника, основное назначение данной должности, предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.

Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования работодателя к уровню образования и стажу практической работы, необходимым для занятия данной должности.

При подготовке пункта о минимуме необходимых знаний чаще всего используют разделы «Должен знать» и «Должен уметь» из ЕКС. В Справочнике приведен перечень нормативных документов, требующихся работнику для профессиональной деятельности.

Этот пункт можно расширить, включив в него, например, правила техники безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и оргтехники, нормы служебного этикета.

Первый раздел может быть дополнен также основными требованиями к профессиональным навыкам работника, необходимым при выполнении должностных обязанностей.

Второй раздел – «Функции» – является центральным в должностной инструкции и включает виды работ, закрепляемых за данной должностью.

Перечень функций в конкретной должностной инструкции зависит как от общей задачи, закрепленной за должностью, так и от разделения труда между работниками структурного подразделения.

При подготовке этого раздела чрезвычайно важно соблюдать принцип полноты и не пропустить ни одной операции, выполняемой работником.

В противном случае впоследствии это может привести к серьезным конфликтным ситуациям.

Третий раздел  – «Должностные обязанности» – устанавливает те постоянно действующие нормы, которые работник обязан соблюдать в своей трудовой деятельности.

В этот раздел включают обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, действующими у работодателя.

Обратите внимание! С учетом специфики работы могут быть установлены и дополнительные обязанности, например, обязанность работника, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя

В перечень должностных обязанностей практически каждого работника входят следующие:

• соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
• сохранять конфиденциальность служебной информации;
• выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения, руководителя организации;
• соблюдать правила техники безопасности;
• соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др.

В разделе «Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции».

В перечень прав работника могут входить следующие:

• запрашивать информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей;
• представлять интересы организации в отношениях с третьими лицами, в суде;
• контролировать действия определенных должностных лиц;
• подписывать или согласовывать определенные документы и др.

Раздел «Права» тесно связан и со следующим разделом – «Ответственность», где обычно установлены содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности, за несоблюдение требований должностной инструкции.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. В нем могут быть указаны связи должности за пределами организации, постоянные контакты, осуществляемые работником со сторонними организациями, органами власти.

 

Ознакомление работника с документом

В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией.

 Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. В некоторых случаях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.

 

Хранение должностных инструкций

Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

Источник: https://hr-academy.ru/to_help_article.php?id=145

Алгоритм порядка разработки и утверждения должностной инструкции. Долгов В

Наличие должностной инструкции, в первую очередь, выгодно нанимателю.

Она необходима при приеме на работу и увольнении, при организации труда, и для обоснованного привлечения работника к дисциплинарной (или материальной) ответственности, и в части документооборота и т.д.

А вот работники заинтересованы в отсутствии такого документа, так как без него они ни за что не отвечают. Поэтому при наличии или введении в штатное расписание должности для нее в обязательном порядке следует разработать соответствующую должностную инструкцию.

Как правило, разработка должностных инструкций происходит с участием кадровой службы организации. В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию, чтобы в дальнейшем у вас не возникало спорных ситуаций с работниками.

• Важность наличия должностной инструкции
• При приеме на работу
• Прежде всего наличие этого документа важно для урегулирования вопросов в сфере трудовых отношений, например для осуществления обоснованного отказа в приеме на работу.

Так, запрещен необоснованный отказ в приеме на работу для отдельных категорий работников (ст. 16 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).

Если все необходимые для выполнения работы требования к работнику будут закреплены в должностной инструкции, то вы сможете доказать, что отказ в приеме на работу был обоснованным.

Отсутствие должностной инструкции означает, что соискатель должен соответствовать требованиям, предъявляемым Единым квалификационным справочником должностей служащих и Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих.

Между тем данные справочники содержат весьма примерные требования к соискателям и не учитывают организационных, региональных и других особенностей, предъявляемых нанимателями. Таким образом, при отсутствии должностной инструкции будет сложнее обосновать отказ в приеме на работу, чем при ее наличии.

При увольнении с работы

Наличие должностной инструкции также важно и при увольнении работника, например в качестве обоснования законности увольнения работника по окончании испытательного срока.

Каждая из сторон вправе расторгнуть трудовой договор с предварительным испытанием либо до истечения срока предварительного испытания, предупредив об этом другую сторону письменно за 3 дня, либо в день истечения срока предварительного испытания (ст. 29 ТК).

При этом вы обязаны указать причины, послужившие основанием для признания работника не выдержавшим испытания. Причем работник имеет право обжаловать решение нанимателя в суд.

Таким образом, вам необходимо представить доказательства законности и обоснованности расторжения трудового договора по рассматриваемому основанию. В качестве одного из таких доказательств может выступать должностная инструкция.

В результате сравнения должностной инструкции с фактически выполняемой работником работой вы сможете доказать, какие именно обязанности работник не выполнил либо каким деловым качествам он не отвечает.

Должностная инструкция также может выступать в качестве обоснования законности увольнения работника за систематическое неисполнение им без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или Правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания (п. 4 ст. 42 ТК).

1. Для правильной организации труда
2. Наличие данного документа также необходимо при организации труда:
3. – для распределения трудовых обязанностей между работниками, установления четких отношений подчиненности между ними; – временного перевода работника на другую работу; – оценки добросовестности и полноты осуществления работником трудовой функции; – эффективного проведения аттестации рабочих мест и персонала; – обоснованного привлечения работника к дисциплинарной и (или) материальной ответственности; – чтобы обязать сотрудника выполнять свою работу в установленных рамках.

Дисциплинарный проступок – это противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (ст. 197 ТК).

Таким образом, для наложения дисциплинарного взыскания вы прежде всего должны выяснить, входили ли обязанности, за неисполнение или ненадлежащее исполнение которых к работнику намерены применить дисциплинарное взыскание, в круг его трудовых обязанностей. Ответить на этот вопрос без должностной инструкции крайне проблематично.

При организации документооборота

Должностная инструкция незаменима в части организации документооборота.

Круг обязанностей работника определен прежде всего трудовым договором (контрактом), в котором вы должны предусмотреть специальный раздел, регламентирующий должностные обязанности работника (его трудовую функцию).

Однако, чтобы полностью описать трудовую функцию, требуется значительный объем текста, нецелесообразный для договора. Поэтому зачастую в него включаются только основные положения трудовой функции работника и общее описание должности.

А все уточнения и разъяснения берет на себя должностная инструкция.

В сфере налоговых отношений

В наличии должностных инструкций на работников организации заинтересованы и ваши коллеги из бухгалтерии. Должностные инструкции будут являться обоснованием для отдельных расходов организации: на обучение работника, мобильную связь, приобретение для сотрудников проездных билетов на городской транспорт и т.п.

• Например, должностная инструкция главному бухгалтеру может являться обоснованием расходов организации на обучение его английскому языку: если обязанность по повышению квалификации указана в его должностной инструкции, а потребность в таких знаниях связана с отсутствием в штате переводчика, а также с необходимостью применения знаний при ведении организацией внешнеэкономической деятельности.
• Должностная инструкция как документ
• Что представляет собой должностная инструкция?

Должностная инструкция является локальным нормативным правовым актом (п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32 (далее – Общие положения ЕКСД)).

Это означает, что должностную инструкцию вы составляете на должность и не персонифицируете (т.е. она нацелена на регулирование должностных обязанностей неопределенного круга работников, поэтому в ней не указывается конкретная фамилия работника).

Это, к примеру, подтверждается тем, что должностная инструкция может быть составлена на вакантную должность (чего не может быть в отношении индивидуальных документов, в которых обязательно указывается фамилия работника, например трудового договора).

Унифицированные требования к оформлению должностной инструкции

Источник: https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/algoritm-poryadka-razrabotki-i-utverzhde_0000000

Важный кадровый документ: должностная инструкция

Образцы некоторых инструкций установлены нормативными правовыми актами. Как составить должностную инструкцию в учреждении, если для нее не предусмотрена типовая форма, как ее разработать и утвердить, как внести изменения? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.

Роль должностной инструкции

В Трудовом кодексе не уделяется внимания должностной инструкции, однако о ней часто упоминается в письмах Роструда. Определим, что представляет собою эта инструкция и так ли уж она нужна.

Согласно Современному экономическому словарю[1] должностной считается инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. А в Письме Роструда от 09.08.

2007 № 3042‑6‑0 говорится, что должностная инструкция – это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника и являющийся неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений.

Должностная инструкция необходима и работодателю, и работнику. Ее следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Обратите внимание, что инструкция разрабатывается именно для конкретной должности, а не для конкретного работника.

Внесем ясность в данную формулировку. В соответствии со ст. 64 ТК РФ запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора, то есть отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника.

Под деловыми качествами согласно Постановлению Пленума ВС РФ от 17.03.

2004 № 2[2] понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, состояние здоровья, определенный уровень образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). Таким образом, наличие должностной инструкции позволит обоснованно отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации.

Согласно ст.

71 ТК РФ при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Таким образом, должностная инструкция, где перечислены обязанности, которые должен был выполнять работник, может стать основанием для его увольнения как не выдержавшего испытание.

В силу ст. 192 ТК РФ дисциплинарный проступок – это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Таким образом, прежде, чем привлечь работника к дисциплинарной ответственности, работодатель должен обратиться к должностной инструкции.

Кроме этого, в должностной инструкции предусматривается возможность замещения работником другого, отсутствующего работника, например, когда заместитель начальника отдела временно исполняет обязанности начальника отдела во время его отсутствия или врач одной специализации замещает должность врача другой специализации.

В организации также могут быть работники, занимающие одинаковые должности, но имеющие разные оклады. Это неправильно, поскольку в соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель должен обеспечить равную плату за труд равной ценности. И в этом случае именно должностные инструкции будут доказательством того, что права работников не нарушены.

Для этого в инструкциях следует отразить показатели качества труда, влияющие на заработную плату: разные должностные обязанности, разный объем выполняемой работы, квалификационные требования и др. (Но все же во избежание сложностей с контролирующими органами в названия одинаковых должностей рекомендуем вводить слова «старший», «ведущий» и т. п.

)

Таким образом, основными целями создания должностных инструкций являются:

• четкая и подробная формулировка трудовой функции работников;
• определение необходимой квалификации работников;
• установление обязанности работников повышать квалификацию;
• определение порядка взаимодействия работников;
• обоснование привлечения к дисциплинарной ответственности;
• обоснование возмещения транспортных или других расходов.

Некоторые работодатели ограничиваются тем, что указывают трудовую функцию (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации) в трудовом договоре, даже не прописывая должностные обязанности.

При этом работодатель ссылается на существование тарифно-квалификационных справочников, в которых установлены требования к различным категориям работников. И это не будет нарушением трудового законодательства.

Но, используя должностные инструкции, работодатель облегчает жизнь в первую очередь самому себе, ведь преимущества, как говорится, налицо.

Порядок разработки должностной инструкции

 При разработке должностных инструкций можно воспользоваться Рекомендациями, утвержденными Приказом Госкомэкологии РФ от 10.12.1997 № 552[3].

Руководством по оформлению и структурированию инструкций послужит ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов»[4].

В состав реквизитов должностных инструкций должны включаться наименование организации и наименование документа, дата и номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись разработчика и визы согласования.

За основу квалификационных характеристик каждой должности применяются следующие нормативные акты:

• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
• Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих

Источник: https://bankir.ru/publikacii/20121030/vazhnyi-kadrovyi-dokument-dolzhnostnaya-instruktsiya-10002454/

Кто разрабатывает должностные инструкции в организации?

Кто должен разрабатывать должностные инструкции в частной организации

Кто должен составлять должностные инструкции на государственном предприятии

Кто должен разрабатывать должностные инструкции в частной организации 

Сразу отметим, что Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) такого термина, как должностная инструкция (далее — ДИ), не содержит в принципе, поэтому ее отсутствие в организации не будет нарушением законодательства.

Вместе с тем Роструд дает свои комментарии на этот счет: по указанной выше причине работодатель сам правомочен определить, каким образом происходит оформление ДИ в организации и вносятся изменения в них (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Вывод! Таким образом, работодатель сам определяет, кто составляет должностные инструкции в организации, и теоретически любой работник может быть назначен ответственным за разработку, оформление и ознакомление штатного состава с ДИ. Хотя чаще всего эта функция возлагается на работников кадровой службы или юристов предприятия, начальников структурных подразделений.

Об особенностях составления ДИ для того или иного работника можно прочитать в других статьях на нашем сайте, например по ссылкам: Должностная инструкция помощника генерального директора или Должностная инструкция исполнительного директора ООО — образец. 

Кто должен составлять должностные инструкции на государственном предприятии 

Обратите внимание! ТК РФ не содержит комментариев и в отношении вопроса, кто составляет должностные инструкции на предприятии, являющемся государственным.

Вместе с тем деятельность госучреждений, как правило, регламентирована специальными положениями, утвержденными на соответствующем уровне органов исполнительной власти, и практика введения ДИ для госслужащих, сотрудников бюджетных учреждений распространена практически повсеместно.

Как мы указали выше, разработка ДИ производится в соответствии с утвержденными положениями для той или иной сферы деятельности, например:

• Приказом ФТС России «Об утверждении положения о порядке разработки и утверждения ДИ сотрудника таможенного органа» от 11.08.2009 № 1458. В приложении 5 к данному приказу обозначены должности лиц, ответственных за разработку, согласование и утверждение ДИ для каждого уровня управления.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/dolzhnostnye_instrukcii/kto_razrabatyvaet_dolzhnostnye_instrukcii_v_organizacii/

Должностные инструкции — что такое и как написать

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.

Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника.

Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации.

Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

• Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.
• Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.
• В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

1. Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:
2. 1. Общие положения:
3. — точное и полное наименование должности работника;
4. — уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;
5. — подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;
6. — порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

• 2. Основные задачи:
• — задачи, выполнение которых возлагается на работника;
• — конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.
• 3. Права:
• — перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
• 4. Ответственность:
• — ответственность работника за невыполнение обязанностей;
• — ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.
• 5. Требования к работнику:
• — требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Зачем нужна должностная инструкция

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

• основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
• важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
• эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
• документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

Источник: https://kontur.ru/articles/266