Номенклатура дел организации: что это, образец

Номенклатура дел организации: что это, образец

Номенклатура дел это собирательное понятие. Это дела организации, оформленные и хранящиеся по ГОСТу.

Что включает это понятие, как ее составить, какие функции и разновидности имеются?

Рассмотрим все подробнее далее.

Основные понятия

Делом в службе ДОУ обозначают один пакет документов или их подборку, которая объединена по какому-либо фактору и хранится вместе. Они формируются в ДОУ либо в отделении структурного подразделения компании.

Номенклатура дел организации: что это, образец

В отделе компании сохраняются в упорядоченном виде с соответствующим списком. Это именуется номенклатурой дел.

В подобные дела попадают:

  • документы, хранящиеся временно до их замены новыми (ДЗН) или хранящиеся постоянно до минования надобности (ДМН), срочные и несрочные,
  • входящие и исходящие, сложные и простые документы, оригиналы и копии,
  • документы личного состава, исполнительные, отчетные, организационно-распорядительные, финансовые,
  • документы экспертной комиссии (расшифровка ЭК) и документы экспертной проверочной комиссии (ЭПК),
  • документы ТП либо списка документации, который образуется при работе государственного комитета с указанием сроков сохранности.

Основные функции номенклатуры дел

Номенклатура дел организации: что это, образец

Номенклатура дел позволяет оперативным образом:

  • размещать в папки и искать важные бумаги в отделе архива,
  • закреплять индексы на документацию,
  • ставить сроки на документах и проводить проверку их ценности,
  • учитывать число пакетов дел в фирме,
  • избавляться от бумаг с закончившимся сроком годности,
  • распределять поступающую документацию в отдел архива,
  • получать информацию о состоянии и наличии каких-то бумаг,
  • получать информацию о составе с содержанием конкретной документации для рабочего процесса.

Виды номенклатуры дел

Имеется три разновидности номенклатуры дел в службе ДОУ. Каждая из них имеет свое определение, создается отделом ДОУ и выполняет конкретную функцию в нем.

Типовая

Призвана назначать состав дел, которые образуются в службе ДОУ и отделе архива у однотипного отдела компании. В ней находятся базовые разделы, которые впоследствии станут примером для создания аналогичных бумаг.

Номенклатура дел организации: что это, образец

Эта номенклатура образец. Она есть у всех лиц фирмы документоведов. Но для ее создания требуется отправная точка примерный вид номенклатуры.

Примерная

Призвана установить неточный состав дел в компании, порядок их составления. Обычно обладает рекомендательным характером. По сути считается черновиком для документоведа и секретаря, которые составляют типовую номенклатуру.

Номенклатура дел организации: что это, образец

В качестве примера берутся общие примеры, созданные по ГОСТу, и условно перепечатываются под текущую структуру организации и ее запросы. Как и типовая, примерная создается службой ДОУ. Впоследствии становится методическим справочником для работников компании.

Индивидуальная

Призвана установить конкретный список дел для будущего состава документов. Для ее формирования в организации может применяться два принципа составления: структурный и функциональный.

Номенклатура дел организации: что это, образец

Первый применяется, когда нужно разработать номенклатуру районного, городского отдела. Второй используется, когда нужно распределить основные направления работы у структурных подразделений, служб и отдельных исполнителей.

При создании любой номенклатуры за образец идет учредительная организационная документация: уставы с положениями компании, расписаниями штатных единиц, положениями об отделах, плановыми бумагами, отчетными бумагами, перечнями документации со сроками списания, номенклатурой дел за прошедшее время.

Содержательная часть номенклатуры

Номенклатура включает в себя четкие разделы отделов, которые в нее входят. Первый служба ДОУ.

В малых компаниях, где не выработана организованная структура упорядочивания дел, в разделах представлены все направления ее работы в виде управленческого и приказного направления, финансов, бухгалтерии, отдела менеджмента, кадров и т. д.

В нее входят заголовки дел для группирования входящей и исходящей документации, индексы для справочных бумаг. Не входят в нее электронная документация, книги, буклеты и брошюры.

По содержанию она выглядит как таблица с пятью графами.

Номенклатура дел организации: что это, образец Номенклатура дел организации: что это, образец

Индекс дела

Идет первым и состоит из назначенного и подтвержденного в компании арабского кода ее направления работы по ГОСТу и порядкового арабского номера отделения. Например, у колледжа по учебной части номер 2 и код 02, как и в любом образовательном учреждении и библиотеке.

Заголовок дела

В заголовке четко должна быть отражена содержательная и составная часть документации, находящаяся в пакете с делами. Часто заголовок представлен с наименованием разновидности пакета, отправителя либо получателя, небольшим содержанием документации, наименованием места, где находятся дела, временем и копийностью.

В нем не должно быть неправдивых, невнятных названий, не связанных между собой по смыслу. Внутри разделов они прописываются по значению. Вначале помещаются заголовки управленческой и приказной документации. Потом идут названия планов, отчетов, информационной документации, бухгалтерских документов.

Количество единиц хранения

Ее заполняют по наступлению конца года в делопроизводстве, указывая количество документов в папке. Так, в одной папке может находиться не больше 250 штук бумаг. Если их больше, то заводят еще одну. Чтобы не запутаться в них, применяют дополнительный символ.

Срок хранения дела, перечень статей

Он прописывается в соответствие с базовым ГОСТом сохранности дел. В одном деле не могут находиться документы с временным и постоянным сроком хранения. Также прописывается перечень статей под сроками.

Примечания

В последней графе проставляются отметки о том, что было заведено дело, переведено в другой отдел, отредактировано, передано в другую организацию, передано на уничтожение, дополнено новыми бумагами и тому подобное. Отметки для электронных дел, в том числе их дата заведения, также ставятся.

По заполнению всех граф номенклатуру подписывает руководитель ДОУ, согласовав свои действия с отделением архива. Затем дается на утверждение начальнику. Только потом она вводится в действие и входит в состав бумаг организации.

Заключение

В целом, номенклатура дел представляет собой четкий перечень дел в компании. Она предназначена систематизировать всю документацию для упрощения работы с ней, нужна для наведения порядка в бумагах. Бывает типовой, примерной и индивидуальной и состоит из 5 граф, обязательных к заполнению.

Источник: https://tvercult.ru/ekonomika/nomenklatura-del-ponyatie-vidyi-osobennosti-formirovaniya-i-oformleniya

Номенклатура дел в организации: образец составления

В любой компании, которая работает не первый год, имеется архив.
Номенклатура дел представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации.
В конце года туда отправляются

  • личные дела сотрудников, которые были уволены,
  • приказы и распоряжения,
  • бухгалтерская документация,
  • выполненные договора
  • и многие другие документы, обеспечить сохранность которых организация обязана в соответствии со сроками хранения этих документов.
  • Однако если в организации нет утвержденной номенклатуры дел все эти документы будет сложно назвать архивом.
  • И в первую очередь, потому что архив подразумевает хранение, а также оперативный поиск документов в случае необходимости.

Поэтому без утвержденного классификатора, который будет един для организации и ее отделов здесь не обойтись

Так что такое номенклатура дел в организации?

Этот документ представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации. В номенклатуре, оформленной на бланке организации, указываются наименования открытых дел и сроки их хранения.

Номенклатура дел организации: что это, образец
Приказ№ 273 номенклатуры товаров и услуг.
Индексы цен и дефлятор ВВП: для чего рассчитываются?

Функциональное назначение номенклатуры дел

Номенклатура дел организации: что это, образец

  1. Номенклатура дел позволяет сгруппировать документы в дела в необходимом порядке, что обеспечит в случае необходимость их оперативный поиск.
  2. Применяется в процессе регистрации входящей, а также исходящей документации. Номера и индексы указываются в соответствии с принятой нумерацией в номенклатуре дел.
  3. Служит основным документом при передаче дел в архивное хранение.

  4. Является учетным документом дел, имеющих временные сроки хранения: не потребуется дополнительно составлять опись дел.
  5. Используется в архивном деле, где является основным документом, необходимом для составления описей к делам и постоянного, и временного времени хранения.

  ПБОЮЛ расшифровка и правила создания

Составление номенклатуры дел: образец заполнения

Номенклатура дел организации: что это, образец

Индексы выбираются произвольно в зависимости от принятых в организации цифровых обозначений отделов или структурных подразделений компании, а также будут состоять из номера дела.

Нумерация выполняется арабскими цифрами. К примеру, 04-05 — будет означать: «04» — индекс отдела, «05» — номер входящего в номенклатуру дела.

Желательно придерживаться одинаковой нумерации для однотипных документах в разных структурных подразделениях

Например, «Приказы по основному виду деятельности» могут иметь обозначение: 03-02, 04-02, 05-02 и так далее.

Столбец второй будет содержать заголовки дел, структура расположения которых в пределах одного раздела будет зависеть от степени важности документов.

Так, обычно первыми располагаются организационно-распорядительная документация. Это могут быть приказы по основному виду деятельности.

  1. При этом приказы, распоряжения главной организации желательно располагать вначале, перед документацией структурных подразделений.
  2. Заголовок должен быть лаконичным и четким, в обобщенной форме содержать основное содержание дела.
  3. Не допустимы в названиях дел сложные обороты, вводные слова, расплывчатые фразы, вроде «Различные документы».

Номенклатура дел организации: что это, образец
IRR – норма доходности – что это за показатель?
Утеря трудовой книжки – как нужно действовать бухгалтеру?
Оплачиваемый отпуск: порядок предоставления: https://buhguru.com/buhgalteria/poryadok-predostavleniya-ezhegodnykh-op.html

Третий столбец будет содержать количество дел, частей или томов. Данные в этот столбец вносятся в конце года, в процессе подготовке дела к сдаче в архив.

Четвертый столбец включает в себя информацию о времени хранения документации, нумерации статьи по перечню, а также ссылку на правовой документ, который регламентирует эти сроки.

В пятый столбец заносятся заметки о заведении дела, передачи его в другую организацию или структурное подразделение, сведения об уничтожении и так далее.

  Формула индекса доходности

После составления номенклатуры потребуется ее утверждение у генерального директора. Ввести документ в действие можно издав соответствующий приказ.

Составляется номенклатура дел ежегодно.

В конце календарного года ее следует корректировать: вводить по необходимости новые дела или исключать старые

Также в конце года производится итоговая запись. В ней содержится информация о количестве единиц хранения, по отдельности временного и постоянного срока хранения.

Читайте также:  Что такое реквизиты банковской карты и где их взять

Если для небольших коммерческих организаций номенклатура дел является рациональным способом упорядочивания текущего делопроизводства, то для муниципальных и государственных организаций, нотариусов, акционерных обществ наличие номенклатуры дел — это обязательное и непременное нормативное требование.

Тем не менее, организациям по возможности не следует пренебрегать составлением номенклатуры. Ведь это весьма полезный документ в организации, так как позволит значительно рационализировать и упорядочить работу с документацией.

Источник: https://buhguru.com/buhgalteria/nomenklatura-del-kak-formiruetsya-pri.html

Номенклатура дел

Номенклатура дел организации: что это, образец

Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока. Рано или поздно организация «дорастет» до архива, а пока этого не произошло, следует организовать в ней систему хранения документов.

Можно, конечно, складывать все отработанные бумаги в отдельном кабинете, но без должного порядка это будет не архив, а гора бумаги, разобраться в которой и что-то найти будет ох как сложно.

Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел.

Ничего сложного в номенклатуре дел нет. Было бы желание. Ниже мы подробно и поэтапно расскажем, как ее создать.

Дорогие читатели! Большая просьба: не нужно просить меня определить сроки хранения для тех или иных документов. Такие комментарии я даже не показываю на этой странице. Как установить сроки хранения документов, вы прочитаете, перейдя по ссылке. Спасибо за понимание ????

Школа Отличного секретаря:

видеоурок Составляем номенклатуру дел

Что такое номенклатура дел?

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-20013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Если говорить простыми словами, номенклатура дел – это перечень всех дел, которые создаются в организации, выстроенный по отделам. Номенклатура в архиве выполняет три функции, а именно:

  • закрепляет наименования дел;
  • присваивает уникальный код каждому делу;
  • определяет для каждого дела индивидуальный срок хранения.

Чем отличается дело от документа?

Почему далее мы будем говорить о делах, а не о документах? Дело – это единица учета. Одно дело может содержать несколько документов. Так, исходящее и входящее  письма – это разные документы, а дело «Переписка с ООО «Северный ветер» включает в себя и входящие, и исходящие, но только относящиеся к переписке с ООО «Северный ветер».

Приказ по основной деятельности – это документ, и дело «Приказы по основной деятельности» состоит только из приказов.

Может быть дело «Документы к проекту строительства Объекта №5», в которое будет входить несколько видов разных документов: и письма, и проект, и черновики проекта, и служебные записки, и программы, и договоры, и многое другое.

Для чего нужна номенклатура выяснили, теперь можно приступать к ее созданию.

Этап первый. Сбор информации.

Перед тем, как составлять номенклатуру дел, необходимо четко знать, какие документы создаются в организации и в течение какого времени требуется их хранить.

Как это определить? Провести опрос. Для этого составляем опросный лист, с которым заходим в каждый отдел компании, и с помощью начальника отдела или его заместителя заполняем его. Пример опросного листа приведен ниже.

Вы можете воспользоваться им или на его основе разработать собственный. Для тренировки можно начать со своего отдела. К примеру, секретарь, занимающийся созданием номенклатуры дел, может составить перечень документов секретариата.

Может быть, это поможет скорректировать форму опросного листа.

Скачать опросный лист для оценки документационного фонда компании (.xlsx, 11 КБ)

Образец заполнения опросного листа (.pdf, 216 КБ)

Как только опросный лист будет заполнен, начальник каждого отдела должен отметить, какие документы из перечня требуют хранения.

Отсеиваются черновики, копии, получаемые из других отделов и подобные легко заменяемые и ненужные уже бумаги. Остаются только оригиналы документов.

На этом же этапе вы узнаете, какие дела образуются в этом отделе. Так вы получите полный список дел, которые войдут в номенклатуру.

Этап второй. Нумеруем структурные подразделения.

Здесь нет ничего сложного. Для начала надо раздобыть список всех департаментов, отделов, управлений, служб, которые имеются в вашей компании. Он есть в отделе кадров. Далее, начиная с самого главного (конечно же, Руководства), начинаем присваивать отделам порядковые номера.

Руководство – 1, Бухгалтерия – 2, Управление по работе с персоналом – 3, Управление по связям с общественностью – 4 и так далее. Здесь не важна последовательность, главное учесть всех. Даже если служба, отдел или управление не указали в опросном листе ни одного документа, в списке они быть должны.

Кстати, отсутствие документов в отделе – это очень большая редкость и скорее исключение из правил, так что наверняка они там есть, хотя бы электронные.

Этап третий. Создание номенклатуры дел.

«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., уже предусмотрели все, что необходимо для номенклатуры. Используется именно эта форма:

  • Номенклатура дел организации: что это, образец
  • Давайте посмотрим, для чего предназначена каждая графа.
  • Индекс дела – буквенный, цифровой или буквенно-цифровой уникальный индекс, который имеет каждое дело.
  • Наименование дела – это заголовок дела, вносимого в номенклатуру.
  • Количество единиц хранения – измеряется в томах, указывает, сколько томов дела накопилось за год; соответственно, эта графа заполняется после окончания календарного года, обычно в конце января.
  • Срок хранения и № статей по перечню – указывает, в течение какого периода времени (чаще всего лет) будет храниться дело, а также содержит ссылку на нормативный документ, которым этот самый срок установлен.
  • Название раздела – название структурного подразделения и присвоенный ему номер.

Далее просто заполняем форму. По порядку, по подразделениям вписываем в нее абсолютно все дела, которые будут храниться.

Номенклатура дел организации: что это, образец

Те подразделения, деятельность которых не предусматривает учет и хранение документации, все равно вписывается в эту форму. Ведь вероятность того, что документы могут появиться, существует.

Для таких подразделений оставляют несколько пустых строчек, на всякий случай.

Впрочем, несколько пустых строк рекомендуется оставлять для каждого структурного подразделения, потому что в течение года могут появиться новые дела.

Как установить срок хранения дела?

На сегодняшний день в России действуют два перечня документов с указанием сроков их хранения:

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558).

Можно назвать его основным. В первую очередь сроки хранения ищем в нем.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3314

Типовая номенклатура дел для организации — образец

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.

2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца).

К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

  • Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
  • На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

  • приказы;
  • договоры;
  • учетные документы;
  • карточки;
  • трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

  • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
  • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.
Читайте также:  Должностные обязанности завхоза на предприятии

Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество единиц хранения;
  • сроки хранения и номера статей по перечню;
  • примечания к номенклатуре.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.

Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.

Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).

Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.

Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.

Кадровику нужно будет:

  • окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
  • согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
  • дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

Номенклатура дел организации: что это, образец

Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:

  • собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива;
  • согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
  • утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.

Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.

В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

Благодаря корректному оформлению дел организации, а также ответственному хранению можно достаточно быстро найти любой документ – это возможно благодаря номенклатуре, образец которой, актуальный для 2017 — 2018 года, приведен в статье.

Назначение и виды

Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации (названий, кодов, шифров и т.п.), сгруппированной по определенным признакам. Каждая единица информации (элемент) подобен другим по некоторым формальным признакам (например, по названию). В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело.

Дело чаше всего является отдельным документом, имеющим собственное название, номер и дату создания (подписи). Нередко под одним делом имеется в виду сразу несколько документов, сгруппированных по единому признаку – например, в личном деле сотрудника можно найти сразу несколько бумаг, имеющих к нему прямое отношение.

Таким образом, номенклатура дел – это перечень дел, т.е. их названий, расположенных в определенном порядке. В 2017 — 2018 можно использовать любой образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации.

Основное назначение

Основное назначение документа – в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей:

  1. Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования (по алфавиту, по датам, по сферам применения).
  2. Перечень всегда составляется по определенным правилам – поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.
  3. По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время.
  4. В соответствии с маркировкой также присваивают номера/названия вновь создаваемым документам.
  5. Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения – не более 10 лет.
  6. Её используют для проведения описей дел. В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе.
  7. Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки

Разновидности

В зависимости от силы действия этого документа выделяют несколько его типов:

  1. Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе. Как правило, составляется единая номенклатура на всю организацию (по образцу 2017 или иным образцам).
  2. Примерная служит только условным образцом, т.е. ее правила не имеют строго характера – их можно рассматривать как рекомендации к оформлению.
  3. Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании. Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения (личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т.п.).

Порядок составления

  1. Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.
  2. Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого.

    Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике.

  • личные дела сотрудников, которые были уволены,
  • приказы и распоряжения,
  • бухгалтерская документация,
  • выполненные договора

Определение

Номенклатура дел организации: что это, образец

Дело – это документ, относящийся к одному вопросу, участку деятельности. Номенклатура дел – это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения. С его помощью можно правильно организовать документооборот. Номенклатура дел коммерческой организации, образец которой будет рассмотрен далее, составляется с такой целью:

  • систематизирование группировки документов, которая обеспечивает их оперативный поиск и сохранность;
  • присвоение регистрационного номера по классификации дел;
  • составление описи документов постоянного, долговременного и личного хранения (в т. ч. акты на уничтожение).

Номенклатуру дел используется при отборе документов для архива и уничтожения. Эта многофункциональная справка нужна каждой организации для упорядочения делопроизводства.

При этом форма собственности организации значения не имеет.

Если образец номенклатуры дел медицинской организации можно найти в нормативных актах и постановлениях, то аналитику заведенных дел частной организации придется составлять самостоятельно.

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Чтобы понять сущность процедуры составления номенклатуры дел, необходимо точно определить понятие «дело». В документообороте это единица учета, которая может включать в себя несколько документов, объединенных по одному общему критерию.

Например, договор-заказ, содержащий расчет стоимости изготовления продукции по запросу заказчика «А», является документом, входящим в состав дела «Договоры-заказы», состоящего из аналогичных договоров, заключенных с разными заказчиками. При этом может существовать и дело, включающее разнородные документы, имеющие отношение к одному проекту.

Такой подход существенно упрощает процедуру работы с документами. Включение каждого из них в номенклатуру сделало бы ее чрезмерно раздутой, причем использование каждого нового бланка повлекло бы за собой необходимость внесения правок и корректировок. Объединение же документов в дела лишает номенклатуру указанных недостатков.

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

  • перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;

Источник: https://rfposuda.ru/nomenklatura-organizatsii-obrazets-sostavleniya/

Номенклатура дел

Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел. Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.

Читайте также:  Фермерство как бизнес идея для начинающих: кфх - это что такое

Понятие и назначение номенклатуры дел

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.

Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.

Порядок составления номенклатуры

Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.

В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.

Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.

Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные. Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу.

Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно.

Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.

Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.

Образец составления номенклатуры дел

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Рассмотрим подробнее пример номенклатуры дел:

  • Она оформляется на листе бумаги А-4.
  • Верхняя ее часть должна содержать наименование компании. В правом углу ставится утвердительная запись руководителя организации с расшифровкой его должности и личных данных, а также указывается дата подписания.
  • Ниже проставляется дата и место оформления бланка, а также название документа. Здесь же нужно отразить год, в котором она будет применяться.
  • Далее идет табличная часть документа.
  • В первой графе необходимо записывать кодировку (индекс дел), далее заголовок дела. В третьем столбце нужно определить срок хранения данной группы дел с указание статьи Перечня документов со сроком хранения.
  • При определении сроков хранения, нужно помнить, что он начинает исчисляться с 1 января следующего года с даты окончания дела.
  • В примечании может даваться ссылка к нормативным документам, делаться пометка о состоянии дел и уточнении сроков хранения. Аббревиатура «ЭПК» означает, что документы могут быть отнесены к постоянным срокам хранения.

При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.

В Итоговой записке, которая оформляется по окончании года, отражается количество оформленных дел с расшифровкой по срокам хранения. Ее также должны подписывать ответственные лица.

Посмотреть бланк номенклатура дел образец можно ниже.

Номенклатура дел организации образец и бланк

  • Бланк номенклатуры дел скачать в формате Word.
  • Номенклатура дел образец скачать, Word.
  • Бланк итоговой записи скачать.
  • Образец итоговой записи скачать в формате Word.

Источник: https://blankionline.ru/doc/nomenklatura-del.html

Номенклатура дел организации: образец

Чтобы систематизировать документооборот, применяется номенклатура дел организации. Особенно ведение бланка актуально для крупных предприятий. В конце статьи можно скачать образец заполненной номенклатуры и пустой экземпляр.

Как выглядит типовой бланк

На самом деле утвержденной формы номенклатуры дел не предусмотрено. Поэтому руководители могут самостоятельно разрабатывать шаблон и при необходимости добавлять в него новые разделы.

Типовой документ составлен в виде таблицы. Столбцы в номенклатуре дел имеют следующие обозначения:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество томов;
  • срок хранения дела;
  • примечания.

Помимо этой информации, в бланке должны содержаться некоторые обязательные данные. В их числе:

  1. Название организации.
  2. Порядковый номер документа.
  3. Дата подписания.
  4. Таблица с перечнем дел.
  5. Подписи ответственных работников и руководителя.

Можно отметить следующие виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения.

Примерная содержит примерный состав дел и индексы. В отличие от типовой имеет рекомендательный характер.

Важно! Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

Индивидуальная номенклатура включает конкретные названия дел, которые запланировано внести в документооборот предприятия, ориентированных на специфику деятельности. Сроки хранения переводятся из бланков двух ранее упомянутых типов без изменений.

Основное предназначение документа

Как уже говорилось, номенклатуры дел организации используются для систематизации документооборота. Рассмотрим подробнее, каким образом это достигается.

У предприятия складывается обширный документооборот. Все бумаги экспертно проверяются и сортируются в зависимости от структурного подразделения организации либо своей тематической направленности. Объединенные в одну папку, они составляют дело с индивидуальным названием и номером.

Номенклатура нужна для:

  • распределения дел по структурным подразделениям;
  • отражения количества отдельных томов в каждом деле;
  • введения сроков хранения документов (например, отметка «ЭПК» (при необходимости проведения оценки экспертно-проверочной комиссией) указывает, что после проведения экспертизы документы могут быть переданы в архив; отметка «ДМН» (до минования надобности) подтверждает, что сроки хранения документов определяет организация).

Благодаря ведению номенклатуры упрощается поиск бумаг фирмы. Также легче отслеживать сроки хранения бланков. При наступлении крайней даты их можно своевременно отправить в архив (по результатам ЭПК) или аннулировать.

Правила заполнения документа

Номенклатура состоит из обязательных реквизитов учреждений и самой таблицы с перечнем этих дел. Рассмотрим детально образец ее заполнения.

  1. Вводная часть. Здесь указывается название предприятия целиком, город, где оно зарегистрировано, дата подписания бланка, год, на который рассчитан документ. Отдельно планируется место для данных руководителя: его должности, ФИО, подписи.
  2. Таблица. В ней отражены номер дела, его заголовок, количество отдельных томов, срок хранения (с пометками «ЭПК» и прочими). Заключительным столбцом идут примечания, где можно указать форму ведения дела (электронную или печатную), место хранения оригиналов и ксерокопий и так далее.
  3. Заключение. Здесь вводятся данные сотрудника, ответственного за составление документа. Он ставит свою подпись, а затем передает бланк на утверждение руководителю.

Кто может быть ответственным за ведение номенклатуры? Эту обязанность работодатель может поручить секретарю, делопроизводителю, работнику архива или отдела кадров. Здесь нет строгих правил, все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.

Важно! Для дел, ведущихся в электронном виде, рекомендуется оставить отдельный раздел или собственную номенклатуру.

Когда номенклатура дел организации оформлена, она передается руководителю предприятия. Он утверждает ее, поставив подпись.

Рекомендации по заполнению бланка

Касательно заполнения бланка, строгих правил по этому поводу нет. Далее перечислены основные моменты и практические рекомендации.

  1. Документ ведется на листе формата А4 (можно использовать фирменный бланк компании).
  2. Допускается заполнение бланка вручную и в печатном виде. Последний вариант предпочтителен, так как в основном документ имеет большой объем. Также при заполнении в печатном виде облегчается внесение поправок.
  3. Если в номенклатуру входит несколько листов, их скрепляют и нумеруют. В конце ставят штамп с датой подписания. Указывают число отдельных листов и ставится подпись должностного лица.
  4. Документ готовится в одном экземпляре.
  5. Когда срок действия бланка окончен, он отправляется в архив организации.

Формировать документ для представления в органах нужно один раз в год, а именно в декабре, который завершает отчетный период. Как пример, в декабре 2016 готовится бланк на 2017 год. Такой подход позволяет определить точное число бумаг, которыми владеет компания на начало нового отчетного года.

Само ведение номенклатуры не представляет собой ничего сложного. Важное примечание для дел, ведущихся в электронном виде: нумерация страниц идет по файлам. Аналогичное значение переносится в таблицу.

Какие дела входят в номенклатуру

Если сказать одним словом, все дела, имеющие отношение к работе компании, входят в номенклатуру. К таковым относятся в частности:

  • приказы;
  • учредительные документы;
  • инструкции по отдельным должностям;
  • входящие бланки;
  • исходящие документы;
  • секретные бумаги с данными, которые являются конфиденциальными или составляют коммерческую тайну.

К вышеперечисленному перечню не относятся учетные журналы, заявления работников, внутренний оборот бумаг. Когда профсоюз является самостоятельным юридическим лицом, образованные в нем дела в таблицу не входят.

Составление номенклатуры дел особенно важно для крупных предприятий. Оно позволяет систематизировать документооборот. Для его составления не предусмотрена унифицированная форма. Далее можно скачать по ссылке пример заполненного бланка.

Источник: https://blanki.mwmoskva.ru/buhgalterskie-dokumenty/nomenklatura-del-obrazec-skachat-besplatno.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector