Порядок введения новой должности в штатное расписание

Если на предприятии в штат вводится новая должность, одновременно с этим должны быть внесены изменения в штатное расписание, даже если при этом трудовые права работников остаются неизменными, а сложность исполняемых обязанностей не увеличивается.

Как меняется документ

По ведению штатного расписания установленных единых правил не предусмотрено, потому что оно не является обязательным документом для небюджетных организаций. На практике большинство предприятий ведут такой вид документации, как штатное расписание, так как оно позволяет систематизировать сведения о должностях, сотрудниках и их окладах, об условиях труда и дополнительных особенностях.

Это дает возможность при необходимости оперативно провести анализ необходимой информации. Предприятие вправе вести данный документ на основании местных локальных актов.

Штатное расписание составляется сроком на 1 год, и его меняют в конце каждого года. И на практике не нужно ничего делать с этим документом, если ощутимых изменений в работе предприятия не происходит.

Процедура изменения штатного расписания обязательна при введении новых должностей, изменении численности работников или условий оплаты их труда, для ее проведения существует установленный регламент.

Введение новой должности может быть обусловлено следующими причинами:

• производство расширяется, что требует привлечения новых работников и новых должностей;
• проводится реорганизация, в результате которой требуются специалисты другого профиля;
• уменьшается нагрузка на некоторых сотрудников, которым приходилось совмещать несколько должностей.

Изменения в штатном расписании при введении новой должности возможны только при наличии приказа руководителя. Перед тем, как ввести новую должность, должны быть соблюдены следующие условия:

• данные о необходимости расширения штата обобщаются и анализируются;
• производится сбор необходимой документации;
• составляется приказ;
• изменяется штатное расписание.

Внесение поправок без доказательства того, что они необходимы на самом деле, будет невозможным и новая должность не будет считаться законной. Сбором доказательств необходимости новой должности занимается лицо, имеющее на это полномочия.

Штатное расписание при введении новой должности

На каких основаниях можно ввести должность

Главным основанием для введения в штат новой должности становится ситуация, когда существующие на предприятии в данный момент условия не обеспечивают полноценный производственный процесс без нарушения законодательно установленных граничных сроков труда за неделю. Поэтому каждому сотруднику приходится значительно превышать максимально допустимую норму длительности рабочего времени для обеспечения полноценного производственного процесса.

Для установления такой ситуации нужно использовать формулу вычисления оптимальной продолжительности рабочей недели, обобщить статистическую информацию. Кстати, с помощью этой формулы можно доказать также необходимость выведения должности из штатного расписания. Если на предприятии нет собственных норм выработки для каждой конкретной должности, можно воспользоваться стандартами Минтруда.

При введении новой должности требуется разработать полную законодательную концепцию условий труда, а именно: продолжительность рабочего времени, график труда, размер заработка и способы и схема оплаты, необходимость дополнительного обучения, его способы и время. Размер оклада может быть установлен больше или меньше, чем у других работников.

После ознакомления директор выносит свое решение. Если принято решение удовлетворить обращение, издается приказ по предприятию.

Как происходят изменения в штатном расписании в связи с введением новой должности

На основании приказа можно внести поправки в штатное расписание, а иногда требуется полное изменение содержания штатного расписания.

• Если требуется ввести одну-две должности, достаточно слегка подправить текст штатного расписания,
• Если же изменения касаются многих должностей или даже целого структурного подразделения, придется составить новое штатное расписание.

Важные шаги

При заполнении штатного расписания нужно будет указать зарплату, порядок и режим работы, а также дать название новой должности, которая бы в полной мере отражала весь спектр исполняемых обязанностей. Наименование должности должно соответствовать Квалификационному справочнику, действующему на данный момент. Хотя если на новую должность нет каких-то ограничений и запретов, работодатель вправе сам дать ей название.

Допускается изменение наименования существующей должности в штатном расписании, для чего обычно не требуется полностью менять весь документ.

 При введении новой должности потребуется оповестить об этом местную службу занятости для привлечения квалифицированной рабочей силы, если подходящей кандидатуры на эту должность нет.

Само предприятие может перевести на новую должность другого сотрудника из числа собственных путем перевода, а может самостоятельно привлечь человека со стороны.

Как составить приказ

Оформлением штатного расписания обычно должны заниматься работники кадровой службы, хотя по указанию руководителя такая обязанность может быть наложена на любое лицо, компетентное в таких вопросах. Работу по внесению изменений можно начинать при получении устных распоряжений руководителя, но все изменения должны быть сделаны только на основе приказа, который составляет руководитель.

Единой установленной формы такого приказа нет, но необходимо придерживаться государственного стандарта Р 6.30-2003. В этом документе содержится следующая информация:

• по каким причинам вводятся поправки;
• каким образом они будут производиться и регистрироваться;
• как называется новая вакансия;
• в чьем подчинении будет новый сотрудник;
• какой оклад, премии и надбавки ему предлагаются;
• по какому графику будет проходить трудовая деятельность, каков режим труда и отдыха.

Кроме того, указывается, какие сроки отведены на введение изменений, как именно они будут производится. Указывается лицо, на которого возлагается контроль за исполнением данного приказа.

Форма приказа может быть разработана самим предприятием, можно составить в произвольной форме, но следует придерживаться следующей структуры:

1. Вверху пишутся реквизиты предприятия, адрес, а также дата составления приказа и его номер.
2. Вписывается формулировка документа: «Изменить штатное расписание».
3. Далее следует причина изменения: «введение новой должности».
4. Ниже перечисляются все изменения.
5. В конце указывается лицо, ответственное за исполнение данного приказа.

Приказ подписывает руководитель предприятия, другие лица, ответственные за его подготовку и реализацию. Копии приказа направляются тем лицам, кого могут коснуться эти изменения, если таковые есть.

Образец приказа на изменение должности в штатном расписании

Что еще нужно оформить

Кроме приказа на введение новой должности с внесением изменений в штатное расписание потребуется оформить следующую документацию:

1. Процесс изменения штатного расписания и введения новой должности инициируется составлением докладной записки руководителя отдела с просьбой о введении новой должности.
2. Составляется должностная инструкция под новую должность без указания имен и лиц. Она пишется в свободной форме, на основе общих принципов составления таких документов.
3. Составляется трудовой договор, если сотрудник на новую должность не работает на данном предприятии.
4. Если же он является работником данного предприятия, то вносятся изменения в существующий контракт. При необходимости внести изменения в трудовой договор, составляется дополнительное соглашение к нему. В нем указываются все производимые изменений: увеличение или уменьшение оклада, переименование должности и так далее.
5. Штатное расписание переписывается в новой редакции, если изменения носят масштабный характер. Если же требуется ввести несущественные изменения, то к нему составляется приложение.

Если введение новой должности или должностей касается работников данного предприятия, то по закону необходимо оповестить их об этом в письменном виде (ст. 74 ТК РФ). Эти оповещения вручаются им лично, после чего они могут расписаться в знак того, что согласны с предложенными нововведениями. Затем вносятся соответствующие записи в трудовую книжку и личную учетную карточку.

Если изменения касаются некоторых работников, но не все из них согласны с этим, то внесение изменений в штатное расписание будет рассматриваться, как незаконное (ст. 72 ТК РФ).

Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0 — тема этого видеоролика:

Источник: http://uriston.com/trudovoe-pravo/shtatnoe-raspisanie/s-vvedeniem-novoj-dolzhnosti.html

Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

Работа предприятий связана с постоянным развитием и наращиванием темпов работы. По этой причине периодически может возникать надобность введения новой должности в штатное расписание. Данная процедура на самом деле имеет много серьезных аспектов. Важно определиться не только с названием вакансии, но и обосновать нововведение документально.

Как ввести новую должность в штатное расписание?

Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов. Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.

В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:

• Выявить необходимость во внесении изменений;
• Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
• По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.

Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню.

Как обосновать введение в штатное расписание новой должности?

Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.

Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:

• Объемы работ были увеличены;
• Внедрены дополнительные технологии или направления;
• Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.

Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.

Пример обоснование — введение новой должности в штатное расписание

Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота.

Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив.

Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.

Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив. Кроме того выдавать их по требованию можно только под роспись.

В примере обоснования указывают:

• Количество ежегодно формируемых дел;
• Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.

Производится подсчет времени потраченного в месяц. Исходя из этого, определяется размер ставки и оклад будущего работника.

Приказ о введении в штатное расписание новой должности – образец

Ввод новой должности в штатное расписание происходит по приказу руководителя. Оформление приказа происходит на основании поданной служебной записки.

В приказе указываются следующие пункты:

• Необходимость составления иной структуры в связи с поданным ходатайством о произведение изменений;
• Указание отдела, куда будет вводиться вакансия;
• Название вводимой вакансии;
• Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок.

Приказ утверждается руководителем и закрепляется печатью предприятия.

Скачать образец приказа 

Служебная записка о введении в штатное расписание новой должности

Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание выражается служебной запиской руководителя отдела или структурного подразделения, которое нуждается в новом работнике.

Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу. Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия.

Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.

Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:

• Расчет объемов образовавшихся работ;
• Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;
• Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.

Полученная выгода может быть выражена, например, в том факте, что введенная рабочая единица разгрузит существенно иных специалистов, которые смогут освободившееся время потратить на разработку новых идей и концепций.

Скачать образец служебной записки 

Проверка и сбор информации осуществлена при поддержке Mincredit.ru

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (8

Источник: https://legionfg.ru/primer-obosnovaniya-vvedeniya-novoj-dolzhnosti-v-shtatnoe-raspisanie/

Увеличиваем кадровый состав: приказ о новой должности в штатном расписании

Штатное расписание должно отражать текущую структуру организации, учитывая все структурные и обособленные подразделения, а также имеющиеся должности. Однако по экономическим и организационным причинам руководство компании может эту структуру изменять – в том числе и вводя новые должности.

Как в этом случае следует оформлять приказ о введении? Кто этим должен заниматься? Ответы на эти и другие вопросы найдете в этой статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Кто отвечает за ввод должностных единиц?

Как же ввести новую должность в штатное расписание? Приказ, с помощью которого она вводится, может быть подготовлен несколькими способами:

1. В небольших компаниях его может составить сам руководитель.
2. Подготовкой текста занимается подразделение, отвечающее за кадровые вопросы (отдел кадров, HR-служба и т. д.).
3. Текст готовит юрист. На предприятии может быть целый юридический отдел – и в таком случае уже начальник этого отдела решает, кому из сотрудников поручить составление приказа.
4. Проект приказа по типовому образцу составляется работниками канцелярии. Подобный подход более характерен для учреждений, чем для коммерческих компаний.

Справка. Законодательство в большинстве случаев никак не определяет компетенцию структурных подразделений и отдельных специалистов внутри фирм, особенно коммерческих.

Поэтому кто конкретно будет готовить приказ о вводе новой должности в штатное расписание – зависит от должностных обязанностей, утверждённых в конкретной организации.

Документ о внесении изменений в связи с добавлением штата

Форма штатного расписания Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ №1 от 2004 года. Хотя сейчас она не обязательна, но на практике используется. Но, в отличие от расписания, форма и структура приказа по его изменению законодательно не регламентируется. На каждом предприятии могут существовать свои правила, по которым готовится такой документ.

Максимум, на что здесь можно ориентироваться – это на требования Национального стандарта ГОСТ Р.7.0.97-2016. Согласно стандарту, бланк документа должен включать в себя:

1. Эмблему, товарный знак или логотип организации.
2. Название, ОГРН, ИНН и КПП (указываются обычно в качестве элементов фирменного бланка).
3. Дата и регистрационный номер приказа.
4. Место составления или регистрации (если не совпадает с местом нахождения организации в целом).
5. Гриф утверждения.
6. Название вида документа («Приказ») и заголовок («О внесении изменений в штатное расписание», «О введении должности» и т. д.).
7. Личная подпись лица, издавшего распоряжение (руководителя предприятия, на основании Устава наделённого такими полномочиями).

Приведённый выше перечень элементов не является обязательным. Стандарт введён для добровольного применения на территории России, никаких санкций за его несоблюдение закон не предусматривает.

Как добавить ставку?

Само содержание документа, утверждающего изменения в штатном расписании, стандарт не регламентирует. Однако на практике приказ обычно включает в себя следующие элементы:

1. Основания, по которым вводится новая должность. Они могут быть любыми: «В связи с увеличением объёма документооборота…», «В связи с оптимизацией структуры предприятия…» и т. д.
2. Указание на то, что документ является распоряжением. Обычно используется слово: «Приказываю».
3. Перечень изменений, вносимых в штатное расписание. Здесь указывается название должности, количество ставок по ней, объём оклада и т. д. («Внести в структурное подразделение «Администрация» должность «Заместитель директора о общим вопросам», количество штатных единиц – 1, должностной оклад – 40 000 рублей…»).
4. Лица, ответственные за исполнение распоряжения. Обычно ими являются руководители кадровой службы.

Об изменении штатного расписания в связи с введением новой должности читайте тут.

Печать и подпись на распоряжении

Важно! Любые распоряжения, касающиеся деятельности предприятия и издаваемые в письменной форме, должны быть подписаны. При этом подпись ставить должно непосредственно то лицо, к чьей компетенции относится принятие решений по данному вопросу.

Таким образом, чтобы определить, кто должен подписывать приказ, касающийся введения новой должности, нужно разобраться с объёмом полномочий руководства компании. Здесь возможны несколько вариантов:

• Подписывает непосредственно руководитель всей организации в целом (директор, генеральный директор и т. д.), действующий на основании Устава.
• Подписывает один из его заместителей (например, директор по кадрам), к чьей компетенции относится решение вопросов по кадровому составу предприятия. При этом полномочия такого заместителя должны исходить от руководителя организации в целом.
• Подписывает лицо, замещающее руководителя и действующее на основании специального уполномочивающего документа (например, доверенности).

Определяя объём полномочий, следует руководствоваться не только нормами ТК РФ, но и ГК РФ, а также законодательством об отдельных видах юридических лиц (например, ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Кроме подписи, средством индивидуализации документа является и печать организации. Надо отметить, что напрямую законодательство не содержит требования об обязательной простановке печати на письменных распоряжениях, касающихся кадровых вопросов. Единственный документ в трудовой области, в обязательном порядке скрепляемый печатью – это трудовая книжка (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», п. 35 Правил).

Однако закон также не содержит и запрета на простановку печати на такого рода документах. Поэтому для надёжности специалисты рекомендуют скреплять приказы оттиском печати (общей или же специальной, изготовленной для заверения кадровой документации).

Кого уведомить под роспись?

После того, как документ составлен, подписан и скреплён печатью, его содержание должно быть доведено до сведения:

• Лиц, ответственных за исполнение распоряжения (в соответствии с содержанием приказа и внутренними должностными инструкциями предприятия).
• Работников, чьи интересы он затрагивает.

Последнее касается тех случаев, когда одновременно с введением новой должности на неё переводится кто-то из уже работающих в организации сотрудников.

На заметку. Если же открывается вакантная должность, то, в силу ст. 68 ТК РФ, при приёме на неё работника ознакомление с приказом не обязательно.

• Приведём условный пример приказа, с помощью которого в организации вводится новая должность. Он будет выглядеть примерно так:
• ООО «Транспоставка»
• ПРИКАЗ № 90
• о внесении изменений в штатное расписание

г. Энск 20 марта 2018 г.

В целях оптимизации структуры предприятия,

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Ввести в штатное расписание №ШР-1 от 20.12.2017 г. следующие изменения.

2. Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Зайцеву С. В.

Генеральный директор ООО «Транспоставка» Семёнов К. В.

С приказом ознакомлен: Начальник отдела кадров Зайцева С. В.

Заключение

Требования к приказу, с помощью которого в штатное расписание вводится новая должность, официально законодательством не определены. Однако есть ряд правил, которые следует соблюдать при подготовке этого документа. Это позволит в будущем избежать споров.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

+7 (499) 938-47-92 (Москва)

+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург) 

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://101million.com/dokumenty/shtatnoe-raspisanie/izmenenie/dolzhnosti/dobavlenie-novoj/podgotovka-prikaza.html

Введение новой должности в штатное расписание: образец приказа и служебной записки

Один из основных кадровых документов организации – штатное расписание. Здесь закрепляется структура предприятия, перечень его должностей, размер окладов и численность сотрудников. Когда возникает необходимость в новых работниках, выполняется введение новой должности в штатное расписание.

Рассмотрим порядок добавления новой должности в штатное расписание и образцы необходимых документов.

Причины для введения новой должности в штатное расписание

Штатное расписание – это нормативный документ работодателя, в котором утверждается перечень необходимых для эффективной деятельности должностей. Список сотрудников приводится по видам специальностей, с указанием численности и окладов. Этот документ требуется составлять в любых организациях, поскольку на его основании определяются трудовые функции работника (стат. 57 ТК РФ).

Трудовой Кодекс РФ напрямую не обязывает работодателей заполнять расписание.

Однако без этого локального акта затруднительно определить, какие именно специалисты требуются для эффективной деятельности предприятия, и сколько средств необходимо направить на расчеты с сотрудниками.

Когда осуществляется введение новой должности в штатное расписание, обоснованием увеличения численности персонала являются следующие причины:

• Развитие новых направлений хоздеятельности организации.
• Модернизация процессов производства и/или технологических.
• Увеличение объема производимых работ или исполняемых услуг.
• Реорганизация предприятия, создание обособленных подразделений.
• Мероприятия по повышению эффективности работы компании или ее подразделений.
• Разгрузка текущей должности при совмещении функций у одного работника.
• Прочие причины.

Обозначенный список считается открытым. У организации могут возникнуть и другие причины внутреннего или внешнего характера для создания новой вакантной должности. Каково бы не было обоснование, перед приемом специалиста на работу нужно отразить потребность в нем в штатном расписании работодателя.

Порядок действий по введению новой должности в штатное расписание

Процедура подразумевает выполнение нескольких этапов. Действия по включению в расписание новой должности включают оформление кадровых документов и организационные моменты:

1. Определение потребности организации в новой должностной единице – с целью подтверждения потребностей на этом этапе следует провести анализ имеющихся у работодателя вакансий. Для этого выполняется сбор статистических данных о видах работ, функциях работника, требованиях к опыту и квалификации. Расчет производится согласно принятым в организации нормам выработки для конкретной должности. Если таких норм нет, можно применять общепринятые стандарты Минтруда.

К примеру, в учреждении принято решение о приеме в штат секретаря. В настоящее время функции такого сотрудника распределены между несколькими специалистами. В соответствии с Постановлением Минтруда № 23 от 26.03.02 г.

рассмотрены нормы рабочего времени на работу с документацией. Согласно выкладкам подсчитано, что ежемесячно требуется около 140 час. для подобных обязанностей.

По расчетам решено принять секретаря на 2/3 ставки, чего должно хватить для покрытия потребностей предприятия.

1. Разработка ДИ (должностная инструкция) на вводимую должность – проект составляется с учетом функционала специалиста.
2. Разработка служебной записки – этот документ должен заполнять руководитель того отдела, в котором возникла потребность в должности. По факту, именно эта записка является документальным обоснованием приема нового работника. В качестве приложения к записке рассматривается должностная инструкция.
3. Издание распоряжения (приказа) руководителя организации – здесь указывается конкретный отдел организации (или ее подразделения), в котором создается новая должность. Отдельно приводятся точное наименование должности и оклад. Допускается отклонение между датой утверждения приказа и датой образования вакансии.

Приказ о внесении корректировок в штатное расписание

Такой приказ (распоряжение) не имеет унифицированной формы. А значит, каждая организация вправе самостоятельно разработать бланк. Документ может составляться кадровиками предприятия, его юристами или секретарем. В приказе следует привести следующие обязательные сведения:

• Точное наименование организации (согласно учредительным документам).
• №, дата и место составления распоряжения.
• Название документа – к примеру, «Приказ о введении (или включении) новой должности в штатное расписание».
• Основание для расширения штата организации – к примеру, служебная записка начальника отдела, результаты статистических исследований и т.д.
• Подразделение организации, в котором вводится новая должность. В бюджетных структурах наименование должно совпадать с перечнем профессий в профстандартах.
• Число новых единиц штата, размеры окладов, доплат и других видов вознаграждений.
• ФИО и должность работника учреждения, который является ответственным лицом за исполнение распоряжения.
• Дата, с которой изменения вступают в действие.
• Виза руководителя организации или уполномоченного им работника. Согласующую подпись зачастую проставляет главбух или начальник ОК (отдел кадров).

Доводить содержание приказа до персонала работодатель не обязан.

Смотрите другие образцы приказа о внесении изменений в штатное расписание в Системе Госфинансы:

Служебная записка о введении новой должности в штатное расписание

Чтобы документально обосновать введение новой должности в штатное расписание, служебная записка составляется с подтверждением эффективности таких действий. Для примера, в форме можно указать:

• Необходимость расширения производства.
• Расчет объемов и норм трудозатрат.
• Анализ планируемой от введения должности прибыли.

К примеру, при введении новой единицы организация может получить прибыль не только от работы нового сотрудника, но и от разгрузки других специалистов. Дополнительное освободившееся время работники смогут потратить на реализацию своих идей и исполнение основных трудовых обязанностей.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Внести корректировки можно двумя способами. Первый заключается в издании распоряжения руководителя, в котором перечисляется, какая именно должность вводится и на каких условиях. Такой вариант оптимален при незначительных изменениях.

Если же планируется провести крупные корректировки, целесообразно разработать новую редакцию расписания. В обязательном порядке и в том, и в другом случае необходимо издать приказ руководителя об изменениях.

Если уточнения планируются с начала следующего календарного года, можно включить все корректировки в новое расписание.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/103136-qqq-12-11-vvedenie-novoy-doljnosti-v-shtatnoe-raspisanie

Как ввести в штатное расписание новую должность (единицу)? | Статьи | Pro-персонал

Во многих компаниях на сотрудников возлагают дополнительные обязанности, не предусмотренные должностными инструкциями. Происходить это может как по причине нехватки сотрудников, так и в связи с увеличением объемов работы.

Страдает от такой ситуации не только персонал, но и качество труда и, как следствие, эффективность и репутация компании. Если работников объективно не хватает, оптимальное решение — ввести новую или дополнительную штатную единицу.

Но как доказать это руководству и в случае положительного решения грамотно оформить? Ответ в нашей пошаговой инструкции.

Каждый работодатель составляет и утверждает штатное расписание, хотя Трудовой кодекс РФ (далее – ТК РФ) этого и не требует. Более того, в ТК РФ отсутствует нормативное определение штатного расписания.

При этом Роструд в письме от 22.03.

2012 № 428-6-1 (далее – Письмо Роструда) определил штатное расписание как локальный акт организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение обязанностей между работниками и условия оплаты их труда.

Поскольку штатное расписание – это локальный документ, который работодатель принимает в пределах своей компетенции и в соответствии с трудовым законодательством (ст.

8 ТК РФ), он имеет право по собственному усмотрению вносить изменения в этот акт.

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>

Какие-либо ограничения и запреты на внесение таких корректив трудовым законодательством не установлены. Частота и периодичность изменений штатного расписания определяются самим работодателем (Письмо Роструда).

Порядок введения новой единицы в штатное расписание официально не установлен. Логично предположить, что изменения вносятся в том же порядке, в котором штатное расписание (как локальный акт) разрабатывалось и утверждалось работодателем.

НАША СПРАВКА

Центральным бюро нормативов по труду на основании объективных исследований принято большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые сотрудниками управленческого аппарата.

Указанные нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий независимо от форм собственности; в них указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, описывается содержание работы, освещаются вопросы организации труда, режима труда и отдыха, рационального оборудования рабочих мест, приведены санитарные нормы. Подобные нормы труда можно найти и применить для любой хозяйственной сферы и должности. К примеру, для инженера подойдут Межотраслевые нормы выработки, времени и нормативы численности на подготовительные и вспомогательные работы в лесозаготовительном производстве, утв. постановлением Минтруда России от 21.04.1993 № 90.

Шаг 1. Определяем необходимость введения штатной единицы

Наиболее трудоемкий и сложный этап во всей процедуре введения новой штатной единицы – это обоснование необходимости такого введения.

Чтобы получить весомые аргументы в пользу увеличения штата, придется провести анализ и сопоставить стандарты выполнения конкретных обязанностей с предполагаемым объемом работы на вводимой должности.

Современные руководители не любят жалобы на непомерную загрузку сотрудников, но адекватно воспринимают язык цифр, поэтому необходимо подготовить комплексный расчет на основании организационно-технических условий выполнения трудовых процессов в организации. 

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Прежде всего соберите статистическую информацию в отношении должности, которую предлагаете ввести. Какие виды работ, операций, функций будет выполнять сотрудник на этом месте, каковы будут трудозатраты.

Для расчета воспользуйтесь нормами времени или выработки, предусмотренными для конкретных видов работ.

При разработке системы нормирования труда нормы определяются применительно к технологическим (трудовым) процессам и организационно-техническим условиям их выполнения в организации.

Между тем далеко не во всех коммерческих компаниях разработана своя, локальная система нормирования труда. В этом случае вы можете воспользоваться нормативами, утвержденными Минтрудом России.

В связи с расширением сферы деятельности компании потребовался секретарь-делопроизводитель. Этой должности в штатном расписании нет, а обязанности секретаря распределены между различными сотрудниками.

Согласно подсчетам в течение месяца в компании обрабатывается в среднем следующее количество документов:

• входящей корреспонденции – 150 единиц;
• служебной корреспонденции – 160 единиц;
• распоряжений руководителя – 50;
• обращений контрагентов – 60.

Плюс телефонные звонки – 100 штук.

Для подсчета трудозатрат на обработку корреспонденции и телефонных звонков можно воспользоваться постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти» (далее – Постановление № 23).

На основании норм времени, приведенных в таблицах 27, 41 и 44 Постановления № 23, получаются следующие расчеты месячных трудозатрат работника на выполнение функций секретаря-делопроизводителя, исходя из перечисленного выше объема работ.

Наименование работы	Количество обрабатываемых единиц в месяц	Норма времени (час)	Всего затрачено часов
Входящая корреспонденция	150	0,065	9,8
Служебная корреспонденция	160	0,065	10,4
Распоряжения руководителя	50	0,080	4
Обращения контрагентов	60	0,083	5
Телефонные разговоры	100	0,200	20
Итого	520	49,2

Таким образом, если сотрудник выполняет только приведенные в таблице функции, в месяц у него уходит на эту работу примерно 50 часов (то есть менее 6 минут на один документ).

По аналогии с подсчетами, приведенными в примере, необходимо произвести расчет трудозатрат по всем видам работ на вводимой должности, и если нагрузка сотрудника, который сейчас выполняет эти обязанности, превысит количество рабочих часов в месяц, вряд ли кто-нибудь усомнится в актуальности введения новой должности. Для сравнения аналогичные расчеты можно выполнить для всех сотрудников подразделения.

Шаг 2. Оформляем новую должностную инструкцию

Расчет трудозатрат позволит определить и скорректировать нормативы тех видов работ, которые будет выполнять новый сотрудник, их перечень, и на основании этих данных подготовить проект должностной инструкции для вводимой позиции.

Роструд в письме от 31.10.

2007 № 4412–6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» указал следующее: несмотря на то что ТК РФ не содержит упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, в котором указываются не только трудовая функция работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

Шаг 3. Составляем докладную записку на имя руководителя организации

Чаще всего новая должность вводится в определенное структурное подразделение, значит, с соответствующей докладной запиской на имя руководства компании должен обратиться руководитель этого структурного подразделения. В документе следует подробно обосновать необходимость введения в штатное расписание новой должности.

От того, насколько грамотным и убедительным будет содержание докладной записки, иногда зависит исход всей процедуры. Ведь для руководства новая должность – это прежде всего дополнительные расходы на заработную плату. И их надо оправдать. Помимо расчетов трудозатрат в качестве дополнительных аргументов можно указать следующую информацию:

• средний показатель увеличения обязанностей по данному направлению работ за год (в процентном соотношении). Если такая тенденция наблюдается стабильно, можно подготовить руководителю прогнозный план на 2–3 года;
• оценку дополнительных затрат организации, к примеру, на повышение заработной платы сотрудникам, соотнесенную с результатом введения в штат нового работника;
• оценку эффективности выполнения работы отдельным сотрудником в режиме дополнительной нагрузки;
• новые цели, задачи и функции, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1083967-qqe-m12-kak-vvesti-v-shtatnoe-raspisanie-novuyu-doljnost-edinitsu

Порядок введения должности в штатное расписание

Штатное замещение, расстановка, список, расписание

Технически, штатное расписание может составлять любая служба, на которую руководителем возложена эта обязанность. Как правило, это делает кадровая служба. Если организация небольшая, то кадровик или главный бухгалтер.Какого-либо срока действия штатного расписания не установлено.

Оклад отражается в графе 5 формы Т-3, а различные надбавки (в том числе уральский коэффициент) — в графах 6–8.

Если невозможно определить точную сумму в рублях, в указанных графах допустимо

Как ввести новую должность в штатное расписание

Что касается ограничений, если они не противоречат основным требованиям уставных документов предприятия (род деятельности, сфера производства товаров или предоставления услуг, технология изготовления и т. д.), каждое предприятие вправе вносить любые корректировки и изменения в плане создавшейся ситуации.

В законодательстве нет чёткого указания на то, кто должен заниматься штатным расписанием. Так или иначе участвовать в комплектации кадрового состава могут все.

Порядок действий и оформление приказа будут несколько отличаться в зависимости от того, по какой причине вносятся изменения.

Штатное расписание

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

1. «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;
2. дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;
3. код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;
4. в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;
5. наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;
6. в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым

Приказ о введении новой должности в штатное расписание

Оно может быть направлено от имени:

начальника кадрового подразделения; начальника отдела, в который предлагается новая единица.

Разработать форму приказа. В служебной записке приводятся все данные статистики, которые удалось получить в обоснование оптимальности учреждения новых должностей.

Если новая структурная единица вводится в отдел компании, служебную записку должен подписывать начальник соответствующего отдела. Служебная записка о необходимости введения нового рабочего места составляется начальником (или специалистом) отдела кадров:

если новое должностное лицо будет подчиняться руководителю; если работник не будет иметь отношения ни к одному структурному подразделению.

К служебной записке в качестве приложения прикладывают приказ о введении новой штатной единице и подробную инструкцию с описанием обязанностей нового работника.

Штатное расписание — что это такое, как составить и изменить + форма и образец

В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

1. Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания

1. Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций.

Основными, из которых, являются:

1. Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
2. Возможность организации рабочего времени персонала;
3. Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.
4. Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
5. Оставление правил внутреннего распорядка дня;

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Штатное расписание: как оформить его по всем правилам в 2019 году, скачать образец

• На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий.
• Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников.
• К ним в первую очередь относится .
• А также необходимость существования на предприятии штатного расписания может устанавливать ссылка в трудовом контракте с работником к нему. При этом каждому

Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.

Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:

1. Внедрены дополнительные технологии или направления;
2. Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.
3. Объемы работ были увеличены;

Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения. Пример обоснование — введение новой должности в штатное расписание Пример обоснование также называют служебной запиской.

Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота.

Введение в штатное расписание новой должности

В случаях, когда изменения носят единичный характер, например изменилось наименование должности сотрудника, удобнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда все вносимые изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату приказа о внесении изменений.

Если же изменения носят массовый характер или затрагивают не только названия должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае внести изменения будет удобнее путем оформления и утверждения штатного расписания в новой редакции.

Пример внесения изменений в штатное расписание Директор организации решил переименовать в штатном расписании должность помощника бухгалтера в младшего бухгалтера и добавить в производственный отдел ряд новых должностей. С этой целью он издал приказ о внесении изменений в штатное расписание. Внимание: изменение штатного расписания в

Каков порядок действий при замене одной должности на другую в штатном расписании?

После перевода работника на новую должность, вакантную должность можно исключить из штатного расписания.

2. Сократить данную должность и ввести новую должность.

В связи с тем, что указанная вами должность занята работником, то убрать ее из штатного расписания вы можете только путем сокращения данной должности и увольнения работника, если он откажется от перевода.

При этом ввести новую должность вы можете в любое время, соответственно если вы введете ее в период сокращения, то вы вполне можете предложить данную должность сокращаемую работнику.

Более подробный порядок процедуры оформления перевода см.

Источник: http://econsalting.ru/porjadok-vvedenija-dolzhnosti-v-shtatnoe-raspisanie-62471/