Как правильно оформить сотрудника в штат: трудовой договор, документы для приема на работу

С 1 января 2017 года небольшим фирмам и ИП разрешили вести кадровый учет не в полном объеме.

Как правильно оформить сотрудника в штат: трудовой договор, документы для приема на работу

Раньше для этого нужно было делать кучу бумаг: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, график сменности — и так до бесконечности.

Договоры с физлицами можно разделить на два больших типа: гражданско-правовые и трудовые.

Гражданско-правовой договор — про результат. Работодатель — заказчик, работник — исполнитель, и деньги он получает за результат или сделанную работу: статьи, перевозки или помощь при продаже квартиры.

Трудовой договор — про процесс: работник ходит в офис или работает из дома по графику, выполняет поручения и делает работу самостоятельно — субподрядчиков он нанять не может.

За всё это он два раза в месяц получает зарплату — сначала аванс, потом всё остальное. Как правило, трудовой договор в России заключают бессрочно.

В случае с трудовым договором платить нужно НДФЛ, взносы в ФНС по ФСС, ФФОМС и ПФР.

В договоре вы смело пропускаете пункты, не связанные с характером вашей работы: например, можете не заполнять раздел про дистанционную работу, если сотрудник работает в офисе, и наоборот.

Документы. Чтобы заключить этот и любой другой трудовой договор, работник должен вам прислать:

  • 1. Паспорт. Если паспорта нет, то можно использовать временное удостоверение личности. Появится паспорт — дополните договор.
  • 2. СНИЛС — зеленая карточка с номером в системе обязательного пенсионного страхования.
  • 3. Военный билет — для мужчин и женщин, подлежащих призыву.
  • 4. Трудовую книжку — не нужна, если у сотрудника есть основная работа, а вы принимаете его как совместителя.

Дополнительно могут понадобиться:

  • 5. Диплом об образовании — для работы, которая требует специфических знаний или подготовки. Диплом нужен, если нанимаете главбуха, водителя или переводчика.
  • 6. Медицинская книжка — если нанимаете персонал в гостиницу, кафе, салон красоты или цех по промышленному производству смузи.
  • 7. Справка о судимостях. Для специальностей, где это важно. Например, по закону нельзя работать преподавателем, если есть судимость.

Если ваш сотрудник раньше нигде не работал, вы заводите ему трудовую книжку и получаете в пенсионном фонде СНИЛС.

Оклад — фиксированная зарплата за календарный месяц. Не нужно учитывать премии и социальные выплаты. Если вы договорились о квартальной премии, про нее писать не нужно. Надбавка — например за непрерывный стаж или районный коэффициент.

Максимальный испытательный срок — 3 месяца, за исключением совсем уж тонких моментов. Можно указать меньше, больше — нельзя. Испытательный срок в приказе и договоре должен быть одинаковым.

Подразделение можно не указывать, если организация небольшая, тогда структурных подразделений может и не быть.

В графе «ознакомление» должна стоять подпись работника.

Трудовая книжка почти как медицинская карточка, но с историей работы, а не болезни. В нее записывают информацию о должности, зарплате и увольнениях.

Если вы наняли человека по трудовому договору на основную работу и он проработал у вас дольше пяти дней, вы обязаны написать об этом в книжке.

Как правильно оформить сотрудника в штат: трудовой договор, документы для приема на работуВажно: записи в трудовой книжке делают без сокращений, в пределах раздела и с порядковым номером

Личная карточка обобщает все сведения о работнике: в ней отражены перемещения, изменения условий, оплаченные и неоплаченные отпуска.

Важно: заполнять карточку надо так же, как указано в документах.

Графу «Образование» можно не заполнять, если работа не требует специальных знаний или подготовки. Но если документ об образовании принесли — не пренебрегайте.

Языки, которыми владеет человек, надо указывать без сокращений. Степень знания языка — тут достаточно формулировки «свободно» или «со словарем». В принципе, можно не указывать.

Профессию укажите полностью, как в приказе о приеме на работу.

Графы «Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу» надо заполнить максимально подробно:

Отпуск — указать все виды отпусков: оплачиваемый, неоплачиваемый, учебный, декретный и т. д. Основание — приказы о предоставлении отпусков.

Основания увольнения — указать основания увольнения по формулировке из трудового кодекса, дату увольнения, номер приказа.

После увольнения личная карточка закрывается: работодатель расписывается и указывает должность. Работник тоже расписывается, чем подтверждает свое согласие со всеми записями в карточке.

Для простоты будем считать, что есть три документа, на основании которых можно уволить сотрудника:

  • а) заявление об увольнении — когда работник увольняется по собственному желанию, предупредив вас об этом за две недели;
  • б) соглашение о расторжении трудового договора — еще это называется увольнением по соглашению сторон, когда желание прекратить трудовые взаимоотношения возникло одновременно и у работодателя, и у работника;
  • в) уведомление об истечении срока действия трудового договора — возникает, когда вы нанимаете менеджера по срочному трудовому договору на время, пока другой менеджер в декрете.

Как только соглашение, заявление или уведомление появляется у вас, нужно сделать еще несколько бумажек.

  • а) собственное желание: «Уволен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
  • б) по соглашению сторон: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
  • в) истечение срока договора:«Трудовой договор расторгнут в связи с истечением срока, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Сотрудник должен прочесть приказ и подтвердить это своей подписью.

Как правильно оформить сотрудника в штат: трудовой договор, документы для приема на работуМотивированное мнение — в маленьких компаниях нет профсоюзов и эта строчка остается пустой. Но удалять ее не нужно. Если сделать это, форма перестанет быть типовой. Это значит, что придется сделать приказ, в котором руководитель утвердит использование этой формы

Записка-расчет показывает общую сумму выплат работнику:

Как правильно оформить сотрудника в штат: трудовой договор, документы для приема на работуКак правильно оформить сотрудника в штат: трудовой договор, документы для приема на работу

Допустим, сотрудник написал заявление на увольнение по собственному желанию 25 мая 2017 года. Дни выплаты зарплаты по трудовому договору: 25 число текущего месяца и 10 число следующего.

Это значит, что 25 мая сотрудник получит аванс за май, а 10 июня — зарплату за май.

  • 25 мая сотрудник получит аванс за май;
  • 10 июня — зарплату за май.

Выходит, что за май сотрудник еще ничего не получил, но отработал 16 дней (мы посмотрели в производственном календаре).

Чтобы рассчитать компенсацию за отпуск, нужно понять, сколько полных месяцев отработал сотрудник. Если какой-то месяц отработан не полностью, но больше чем наполовину, учитываем его как целый. У нас получается 4 полных месяца плюс 1 месяц, который мы округлили. Всего 5 месяцев.

За год сотрудник может взять 28 календарных дней отпуска. Берем эти 28 дней и делим на 12 месяцев, получается 2,33 дня в месяц. Эти дни умножаем на 5 месяцев, получается 11,7 дней. Округляем — по законодательству округлять можно только в пользу работника — и получаем 12 дней.

Выходит, что при увольнении мы должны выплатить деньги за 16 майских дней и за 12 дней неиспользованного отпуска. О том, как рассчитать сумму, расскажем в следующей статье.

Мы описали упрощенную схему для общего понимания. Чтобы не ошибиться, используйте калькулятор расчета компенсации за неиспользованный отпуск.

В трудовую книжку нужно написать об увольнении то же самое, что написали в приказе.

Как правильно оформить сотрудника в штат: трудовой договор, документы для приема на работуПишем основание и причину прекращения трудового договора. Обязательно ссылаемся на статью, ее часть и пункт

Дублируете запись в личную карточку и просите сотрудника расписаться.

  1. Трудовую книжку.
  2. Справку о сумме зарплаты за текущий и два предыдущих года. Если проработал меньше, то даете справку только за период, когда он работал на вас. Справка нужна для правильного расчета больничных и декретных. Если ее нет, выплаты рассчитывают по минимальному размеру оплаты труда.
  3. Справку 2-НДФЛ за текущий год. Она нужна для устройства на новое место работы, оформления вычета НДФЛ на имущество, лечение или обучение. Может понадобиться для оформления банковского кредита, визы и пособий.
  4. Справка 2-НДФЛ, «Консультант-плюс»

Источник: https://journal.tinkoff.ru/vshtate/

Прием на работу по трудовому договору (пошаговая инструкция)

Процедура оформления сотрудника по трудовому договору состоит из следующих этапов:

  1. Получение документов от работника.
  2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами.
  3. Заключение трудового договора.
  4. Оформление и регистрация документов на работника.
  5. Внесение записи в трудовую книжку.

Рассмотрим каждый из них более подробно:

1. Получение документов от работника

При оформлении на работу нового сотрудника от него необходимо получить пакет документов. В зависимости от должности и предъявляемых к ней требований этот перечень может меняться.

Обязательные документы:

  • Паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности по форме № 2П, свидетельство о рождении, документ, подтверждающий личность иностранного гражданина).
  • Трудовая книжка (подробно о ведении, хранении и внесении данных в трудовую книжку здесь).
  • СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
  • Военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (если принимаемый на работу сотрудник является военнообязанным).

Примечание: если работник не имеет трудовой книжки и СНИЛС (первое место работы), то работодатель обязан их оформить. Исключение составляет прием на работу дистанционных сотрудников, когда трудовой договор заключается путем обмена электронными документами. В данном случае работник сам получает СНИЛС в отделении ПФР и направляет сведения о нем работодателю.

Дополнительные документы:

  • Диплом или иной документ, подтверждающий наличие образования (аттестат и т.п.).
  • Справка о прохождении медосмотра или медицинская книжка. Требуется в случаях, когда должность требует прохождения обязательного медосмотра (см. слайдер ниже);
  • Справка о наличии (отсутствии) судимости (обязательна для представления при устройстве на должность педагогического работника, госслужащего, судебного пристава, работника таможенных органов и т.д.).
  • ИНН (при его наличии). Отсутствие ИНН не может являться препятствием для принятия сотрудника на работу, так как оно не включено в перечень обязательных документов и отказ в приеме на работу по факту отсутствия указанного документа является необоснованным.
  • Заграничный паспорт.
  • Справка 2-НДФЛ (необходима, в случае если работник хочет получать налоговые вычеты).
  • Справка о сумме з/п за последние 2 года (необходима для расчета пособий по больничному в случае, если расчет будет производиться исходя из заработной платы у предыдущих работодателей).
  • Разрешение на работу (патент) – для иностранных граждан и лиц без гражданства, если осуществление трудовой деятельности без указанных документов невозможна.
  • Медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы на Крайнем Севере (если сотрудник принимается на работу в указанный регионе).
  • Сведения о доходах и имуществе супруга (супруги), несовершеннолетних детей. Предоставление указанного документа обязательно для госслужащих, сотрудников Центробанка (на ряд должностей), муниципальных служащих.
  • Заявление о приеме на работу. Cоставление заявления о приеме не является обязательным условием для заключения трудового договора и его отсутствие не может являться основанием для отказа в принятии на работу. Исключение составляют только государственные и муниципальные служащие обязанные составить данное заявление.

Обязательному медосмотру при заключении трудового договора подлежат следующие категории граждан:

  • Несовершеннолетние.
  • Работники вредных производств и производств с опасными условиями труда.
  • Работники, связанные с движением транспорта.
  • Сотрудники, принимаемые на работу в районы Крайнего Севера и иных приравненных к нему местностей.
  • Работники, принимаемые на вахтовую работу.
  • Граждане, принимаемые на работу в сферу общепита, торговли, водопроводных сооружений, медуслуг, детского образования (детские сады, школы и т.п.).
  • Сотрудники, принимаемые на подземные работы.
  • Иные сотрудники, обязательность прохождения медосмотра которых, установлена законодательством РФ.

2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами

Перед заключением трудового договора, сотрудника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами. Эти документы разрабатываются работодателем самостоятельно, с учетом направления его деятельности. С одними из них ознакомление является обязательным, с другими – только при их наличии в организации.

Читайте также:  Правила охраны труда на складе

Документы, обязательные для ознакомления:

Документы, обязательные для ознакомления только при их наличии в организации:

  1. Должностная инструкция.

    В случае если в трудовом договоре отсутствует перечень выполняемых сотрудником обязанностей, они прописываются в должностной инструкции, которая является, в свою очередь, неотъемлемой частью договора. Унифицированной формы данного документа нет — она разрабатывается работодателем самостоятельно и является его внутренним локальным документом.

    Примечание: если должностная инструкция не подписана работником, то применить к нему меры взыскания за неисполнение прописанных в инструкции обязанностей, нельзя.

  2. Положение о материальной ответственности.
  3. Положение о документообороте.
  4. Коллективный договор.
  5. Положение о социальном обеспечении работников.
  6. Иные, разработанные в организации документы.

После того, как работник был ознакомлен с локальными нормативными актами, он должен расписаться в листе ознакомления, после чего лист сшивается с актом, нумеруется и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

Обратите внимание, что в скором времени вступит в силу закон упрощающий кадровый учет микропредприятий, в частности, указанные работодатели смогут не принимать локальные нормативные акты, а также не вносить сведения о работе в трудовую книжку сотрудника. В настоящее время закон подписан Президентом РФ, ожидается его официальное опубликование (после которого он вступит в силу спустя 180 дней).

3. Заключение трудового договора

Трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах: один отдается работнику, второй остается у работодателя. При этом на экземпляре, оставшемся у работодателя, должна стоять подпись работника, получившего договор.

Примечание: присвоение номеров трудовым договорам законом не предусмотрено, но может быть введено работодателем для упрощения учета и идентификации указанных документов. Также закон не требует проставление печати в трудовом договоре для организаций – ООО и АО.

Трудовой договор должен в обязательном порядке содержать предусмотренные законодательством сведения. Их отсутствие в договоре делает данный документ недействительным. Помимо обязательных условий, работодатель может внести в договор дополнительные, но они при этом не должны ухудшать положение работника.

Обязательные условия для включения в трудовой договор:

  • ФИО работника;
  • наименования работодателя-организации или ФИО ИП;
  • данные о лице, подписавшем трудовой договор со стороны работодателя (его представителе);
  • паспортные данные работника и работодателя-ИП;
  • ИНН (при его наличии);
  • место и дата заключения договора;
  • место работы (если работник принимается в филиал-необходимо указать подразделение и адрес местонахождения филиала);
  • должность в соответствии со штатным расписанием (если должность не включена в штатное расписание указание ее в договоре недопустимо);
  • дата начала работы;
  • дата окончания работы если договор срочный (отсутствие в договоре срока действия подразумевает его бессрочность);
  • условия оплаты труда (размер оклада, доплаты, надбавки, премии, иные поощрительные выплаты);
  • режим рабочего времени и отдыха;
  • гарантии и компенсации при работе с вредными и опасными условиями труда (если работник принимается на такую работу);
  • условия труда на рабочем месте;
  • условие об обязательном соцстраховании.

Образцы заполнения

  • Образец трудового договора с внутренним совместителем (скачать).
  • Образец трудового договора с внешним совместителем (скачать).
  • Образец трудового договора с дистанционным сотрудником (скачать).
  • Образец трудового договора с генеральным директором (скачать).

4. Оформление и регистрация документов на работника

После оформления трудового договора на сотрудника необходимо составить:

Приказ о приеме на работу составляется после оформления трудового договора по унифицированной форме № Т-1 или № Т-1а. Указанный документ подтверждает факт принятия сотрудника на работу, а также является основанием для внесения сведений в трудовую книжку и личную карточку работника.

Более подробно с порядком и образцами заполнения приказа о приеме на работу вы можете ознакомиться здесь.

Одним из обязательных документов, составляемых после заключения трудового договора является личная карточка сотрудника. Подробнее о заполнении личной карточки сотрудника здесь.

Карточкам лицевого счета составляется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной в течение года. Документ оформляется сотрудником бухгалтерии по формам Т-54 и Т-54а.

Более подробно с порядком и образцом заполнения карточки лицевого счета вы можете ознакомиться здесь.

  1. Указанный документ используется для учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов, относящихся к ним, в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты.
  2. Новую форму карточки, рекомендованную ПФР и ФСС можно скачать здесь.
  3. Образец заполнения карточки можно скачать здесь.
  4. Примечание: рекомендованная ФСС и ПФР форма не является обязательной к применению, в связи с чем работодатель на ее основе (с учетом рекомендаций указанных органов) может разработаться удобную для себя форму.

Работодатели, заключившие трудовой и гражданско-правовой договоры, обязаны вести учет доходов работников и сумм исчисленного и удержанного с данных доходов НДФЛ. Указанный документ не имеет обязательной унифицированной формы, в связи с чем работодатель обязан самостоятельно разработать его форму.

Регистр по доходам и НДФЛ должен содержать следующие обязательные сведения:

  • ФИО сотрудника.
  • ИНН или паспортные данные.
  • Статус налогоплательщика (резидент/нерезидент).
  • Суммы выплаченных работнику доходов и предоставленных налоговых вычетов.
  • Даты выплаты дохода.
  • Суммы исчисленного и удержанного НДФЛ.
  • Даты удержания и перечисления НДФЛ.
  • Реквизиты платежных поручению на перечисление подоходного налога в бюджет.

Образец заполнения налогового регистра по доходам и НДФЛ (скачать).

5. Внесение записи в трудовую книжку

Работодатель обязан вести трудовые книжки каждого из своих сотрудников если они проработали в организации свыше пяти дней. Исключение составляют лишь совместители.

Примечание: данные о заключении гражданско-правового договора в трудовую книжку не вносятся.

При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:

  • cведения вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу;
  • данные вносятся только работодателем, либо его должностным лицом, уполномоченным на то соответствующим приказом;
  • сведения вносятся перьевой, гелевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета;
  • заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации;
  • после графы 3 заполняется графа 1 в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9;
  • в графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом. Сведения вносятся арабскими цифрами;
  • в графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться;
  • в графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу;

Как правильно оформить сотрудника в штат: трудовой договор, документы для приема на работу

Источник: https://www.malyi-biznes.ru/oformlenie-kadrov/trudovoy-dogovor/

Правила приема на работу по срочному трудовому договору

Прием на работу по срочному трудовому договору работников при некоторых обстоятельствах является единственно верным решением. Чем срочный трудовой договор отличается от обычного и как быстро и правильно принять на работу по срочному трудовому договору, рассмотрим в нашей статье.

  • Особенности трудоустройства по срочному трудовому договору
  • Как принять работника по срочному трудовому договору?
  • Итоги

Особенности трудоустройства по срочному трудовому договору

Срочный трудовой договор так же, как и обычный трудовой договор (ТД), заключаемый между работодателем и работником, являет собой основной документ, регламентирующий трудовые отношения между сторонами (ст. 56, 57 ТК РФ).

Основным отличием между этими договорами является срок, на который они заключаются.

Простой ТД заключается на неопределенный срок. То есть известна лишь дата принятия сотрудника на работу.

Срочный ТД заключают на конкретный срок, который обязательно должен быть в нем оговорен. Он не может превышать 5 лет. Если указанный период трудовых отношений больше максимально разрешенного, то договор становится бессрочным, и работник будет считаться принятым на постоянной основе.

ВАЖНО! Если после окончания действия срочного ТД ни одна из сторон не потребовала его расторжения и при этом работник имеет желание продолжить работу в фирме, условия, оговоренные в срочном ТД, теряют свою силу, а работник считается принятым на работу на неопределенный срок.

Кого можно принимать по срочному трудовому договору?

Как правильно оформить сотрудника в штат: трудовой договор, документы для приема на работу

Полный перечень лиц и условий, которые необходимо соблюдать при приеме работника по срочному ТД, приводится в ст. 59 ТК РФ.

Это может быть временная работа, совмещение или сезонная работа (например, замещение заболевшего работника, основного работника, работника, находящегося в отпуске, или работа, которую выполняют в определенный период времени).

В случае несоблюдения условий, перечисленных в ст. 59 ТК РФ, договор будет считаться бессрочным.

Одной из причин заключения срочного ТД является ограниченный период его действия. Именно это обстоятельство дает работодателю возможность воздействовать на работника. Ведь наниматель без объяснения причин может просто не продлить договор с сотрудником. Но даже в этом случае работодателю необходимо за 3 дня до окончания срочного ТД уведомить работника об увольнении.

Как правильно уволить срочника, читайте в статьях:

Как принять работника по срочному трудовому договору?

Например, я хочу принять завуча по срочному трудовому договору на работу в школу. Правомерно ли это и как это правильно сделать?

Да, мы можем его принять по срочному ТД в следующих случаях:

  • он устраивается по совместительству;
  • он устраивается на место временно отсутствующего работника, т. е. до момента выхода из отпуска или с больничного основного работника.

При приеме на работу срочнику необходимо написать заявление и приложить к нему все необходимые для трудоустройства документы (паспорт, ИНН, СНИЛС, документы об образовании, трудовую книжку, справки с прошлой работы и т. п.).

Подробнее о том, как принять по срочному трудовому договору и о необходимых для этого документах, читайте в статье «Какие документы нужны при приеме на работу (2016)?».

Читайте также:  Заполнение больничного листа: как заполнять, образец

Правила приема на работу в этом случае ничем не отличаются от приема работника по бессрочному договору (ст. 65, 66, 68 ТК РФ):

  • Заключается срочный трудовой договор.

Как принять сотрудника по срочному трудовому договору и правильно его составить, вы узнаете из материала «Составляем срочный трудовой договор — образец на 2016 год».

  • Издается приказ о приеме на работу работника.

Бланк и образец заполнения приказа вы найдете в статье «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец».

  • Делается запись в трудовую книжку.
  • Заводится личная карточка работника.

Как ее заполнить, вы узнаете из материала «Порядок заполнения трудовой книжки — образец-2017».

Образец и правила ее заполнения смотрите в статье «Личная карточка работника формы Т-2 — скачать образец».

Основным отличием является то, что в срочном договоре нужно оговорить причину, по которой он не был заключен как бессрочный. Во всех документах необходимо указать не только дату начала работы, но и дату или обстоятельство ее окончания.

Также следует четко указать количество дней испытательного срока. Если договор заключен не более чем на 2 месяца, испытательный срок не устанавливается.

В случае если работа будет длиться от 2 до 6 месяцев, испытание работника не может превышать 2 недель (ст. 70 ТК РФ).

Всё об испытательном сроке вы узнаете из материала «Испытательный срок при приеме на работу (нюансы)».

Итоги

Трудоустройство по срочному трудовому договору достаточно распространено. Чтобы никто не мог оспорить правомерность заключенного срочного договора и переквалифицировать его в бессрочный, при составлении этого документа важно учитывать нормы ст. 58, 59 ТК РФ. Также важно в срочном ТД оговорить срок его действия и причину заключения именно такого вида договора.

Дарим подарки ко Дню бухгалтера!

Подробнее

Источник: https://nalog-nalog.ru/trudovoj_dogovor/pravila_priema_na_rabotu_po_srochnomu_trudovomu_dogovoru/

Как оформить сотрудника в штат без ошибок

По статье 65 Трудового кодекса РФ работодатель обязан в своих интересах потребовать от сотрудника:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку — кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работника принимают на работу по совместительству;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
  • документы воинского учета. Это правило распространяется только для военнообязанных и лиц, которые подлежат призыву на военную службу.

Кроме того, работодатель вправе потребовать при заключении трудового договора дополнительные документы — те, которые подтверждают соответствие требованиям к должности и выполняемой работе. Например, документ об образовании или квалификации, наличии специальных знаний, водительское удостоверение, справку об отсутствии судимости и так далее. Будущий сотрудник должен предъявить эти документы.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Если у работника нет трудовой книжки, он может подать письменное заявление работодателю с указанием причин, по которым книжка отсутствует. После этого работодатель обязан оформить ему новую.

Некоторым сотрудникам положены льготы. Обеспечить их — обязанность работодателя, но только в том случае, если сотрудник предоставил со своей стороны все подтверждающие документы для льгот.

В законе нет указания, что работник должен обязательно их предоставить. Но факт сокрытия таких документов при переговорах о трудоустройстве и заключении трудового договора работодатель может обоснованно расценить как недобросовестное поведение.

Когда вы удостоверились, что все нужные документы у будущего сотрудника есть, можно приступать к оформлению приема на работу.

Порядок оформления регулируется статьей 68 ТК РФ:

  1. Снять копии со всех документов. Рекомендуется заверить копии у работника.
  2. Познакомить работника под подпись с действующими в организации ПВТР, другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью будущего сотрудника.
  3. Заключить трудовой договор в письменной форме (ст. 57, 67 ТК РФ).
  4. Завести личное дело: оформить личную карточку (с подписью сотрудника в подтверждение сведений о нем), обеспечить наличие и хранение документов.
  5. Издать приказ о приеме на работу (сообщить о нем сотруднику в течение трех дней с даты фактического начала работы).
  6. Провести инструктаж по охране труда.
  7. Допустить нового коллегу к работе в дату начала работы, указанную в трудовом договоре.
  8. Внести запись в трудовую книжку в недельный срок, внести запись в книгу учета и движения трудовых книжек, обеспечить хранение трудовой книжки.

По статье 69 ТК РФ при работе по некоторым профессиям и специальностям, а также в зависимости от условий труда на рабочем месте, работник обязан пройти предварительный медицинский осмотр при трудоустройстве.

Работодатель не имеет права допустить к работе лицо, которое отказалось пройти обязательный медицинский осмотр, а также в случае если после его прохождения были выявлены медицинские противопоказания к будущей работе. Организовать, то есть выдать направление и оплатить предварительный осмотр должен работодатель, а не сотрудник.

Допуск к работе человека, который не прошел инструктаж по охране труда либо медицинский осмотр, — нарушение законодательства со стороны работодателя. В таких случаях необходимо отстранить сотрудника от работы до устранения нарушений: это требование статьи 76 ТК РФ.

Работник должен внимательно прочитать и проверить сведения в трудовом договоре.

В первую очередь это данные о сторонах договора, наименование должности (профессии), дата начала работы, место работы, перечень трудовых обязанностей, размер заработной платы, режим работы.

Эти положения документа должны отвечать договоренностям и ожиданиям сотрудника. То же самое относится к приказу о приеме на работу, личной карточке, записи в трудовую книжку, которые должны соответствовать условиям трудового договора.

Работник вправе просить предоставить ему время для ознакомления с локальными актами работодателя, с трудовым договором, иными документами, чтобы понять условия будущей работы.

А также удостовериться в том, что трудовой договор и приказ подписаны уполномоченным на это лицом: если со стороны работодателя договор подписывает не руководитель организации, будущему сотруднику по его запросу нужно предоставить подтверждение полномочий подписанта.

Источник: https://hh.ru/article/501511

Прием на работу внештатного работника, как принять правильно 2019

Труд внештатных сотрудников используется для выполнения разовых или временных работ, оказания услуг ограниченное время. Они не входят в штатную численность персонала компании.

С ними не заключаются трудовые контракты. Как правильно принять на работу внештатного работника, какие документы оформить?

Когда возникает необходимость?

Штатные сотрудники могут потребоваться работодателю, когда нужно осуществить определенную работу ограниченного объема или выполнять ее на протяжении некоторого временного периода.

Чаще всего к внештатной работе привлекаются уборщицы, мастера по установке оборудования, программисты для наладки ПО, охранники. В крупных фирмах вне штата существуют целые отделы. В таких случаях персонал принимается как на один день, так и на несколько лет.

Что важно учесть?

Поскольку сотрудник данной категории не входит в штат компании, трудовое соглашение с ним не заключается.

Соответственно, его работа не регулируется нормами трудового законодательства.

Внештатному персоналу работодатель не обязан:

  • предоставлять отпускные дни;
  • оплачивать больничные листы;
  • выплачивать пособия (к примеру, на детей, декретные);
  • производить отчисления в государственные фонды.
  • Если договором не предусмотрена организация отдельного рабочего места для внештатного сотрудника, то работодатель не обязан его предоставлять.
  • Таким образом, труд персонала вне штата особо выгоден для работодателя, поэтому используется повсеместно.
  • Одновременно важно понимать, что на внештатных работников не распространяется и действие внутренних актов компании.

Следовательно, они не обязаны соблюдать правила и требования к поведению на рабочем месте, установленный трудовой распорядок. Их невозможно привлечь к ответственности, предусмотренной Трудовым кодексом.

Работодатель и внештатный сотрудник должны руководствоваться в своих взаимоотношениях только заключенным гражданско-правовым договором, который заключается при приеме на работу такого работника.

Для придания такому контракту юридической силы, его необходимо правильно оформить, включив все важные для обеих сторон положения.

Как принять — пошаговая инструкция

Шаг 1 Получить от работника необходимый набор документов
Шаг 2 Заключить гражданско-правовой договор

Как видно из данной пошаговой инструкции, чтобы принять на работу внештатного работника достаточно выполнить всего 2 шага — запросить у него документы и составить на их основании договор.

Заключение договора ГПХ

Для приема внештатного сотрудника на работу с гражданином необходимо заключить гражданско-правовой контракт. От принимаемого работника требуются следующие документы:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • документ, подтверждающий адрес регистрации в России (для иностранцев – места жительства или пребывания).

В отличие штатного персонала, от гражданина, принимаемого вне штата, не требуются ИНН, СНИЛС, трудовая книжка.

У отдела кадров отпадает необходимость:

  1. заполнения кадровой документации;
  2. оформления личной карточки;
  3. заведения личного дела;
  4. составления приказа о приеме.

При прекращении взаимоотношений между работодателем и внештатным сотрудником не требуется и приказ об увольнении.

Итак, отношения между сторонами при внештатной работе регулируются единственным документом – договором гражданско-правового характера, определяющим объем работы, срок ее выполнения, порядок оплаты труда и расторжения отношений.

Особенности оформления

По гражданско-правовому контракту гражданин обязан осуществить временную работу или оказать услуги за определенную оплату. В зависимости от характера выполняемых функций существуют разновидности такого соглашения:

  1. договор подряда;
  2. договор об оказании услуг.

Подрядный контракт предполагает осуществление внештатным сотрудником установленного объема работ за определенное вознаграждение, выплачиваемое нанимателем. Правила его оформления регламентируются главой 37 Гражданского кодекса РФ.

По договору оказания услуг, соответственно, сотрудником оказываются для работодателя определенные услуги за оговоренную плату. Порядок оформления такого соглашения урегулирован главой 39 ГК РФ.

Главное отличие гражданского договора от трудового соглашения состоит в том, что первый предполагает одноразовую передачу нанимателю результатов осуществленной деятельности (выполненной работы, оказанных услуг).

Факт передачи оформляется специальным актом выполненных работ или оказанных услуг. В документе необходимо указать, какие выполнены работы (оказаны услуги) и размер вознаграждения исполнителя.

Акт прилагается к основному контракту, который составляется в двух экземплярах при приеме на работу и заверяется подписями обеих сторон: представителем нанимателя и внештатным сотрудником.

Читайте также:  Форфейтинг: что это простыми словами, схема, пример расчета

Содержание

В контракте, заключаемом с внештатным работником при приеме на работу, необходимо отразить следующие положения:

  • подробное описание выполняемых работ или оказываемых услуг;
  • конкретные сроки выполнения работы;
  • порядок отчета сотрудника перед нанимателем о выполненной деятельности (оформляется актом о полученных результатах);
  • размер вознаграждения, выплачиваемого работодателем за проделанную работу;
  • способ и срок выплаты вознаграждения;
  • права, обязанности и ответственность каждой стороны;
  • условия досрочного расторжения взаимоотношений.

Внештатный сотрудник отвечает за невыполнение или ненадлежащее исполнения взятых на себя обязанностей, в отдельных случаях – материальную ответственность.

Наниматель несет ответственность за нарушение обеспечения работнику оговоренных в договоре условий, необходимых для выполнения обязанностей, а также за нарушение сроков выплаты вознаграждения.

Гражданский договор с внештатным работником может быть прекращен досрочно. Возможные условия расторжения должны быть зафиксированы в самом контракте.

Помимо основных положений в договор могут вноситься иные условия по усмотрению сторон. К примеру, рабочий режим, выходные дни, рабочее место, дополнительные методы стимулирования, гарантии нанимателя и другие, существенные для работодателя и сотрудника моменты.

При оформлении соглашения обязательно нужно внести сведения о предприятии, нанимающем сотрудника вне штата (название, ФИО руководителя), и о самом работнике (ФИО, паспортные данные, место проживания в Российской Федерации).

Источник: https://9trud.ru/priem-na-rabotu-vneshtatnogo-rabotnika/

Оформление внештатных работников – заключение договора в 2019 году

Главная > Персонал > Оформление внештатных работников – заключение договора в 2019 году

Использование труда внештатного работника явление довольно распространенным, данный термин применим к тем сотрудникам, которые не включены в штат предприятия. С ними вместо трудового договора заключаются гражданско-правовые – на выполнение работ, оказание услуг. Как принять на работу внештатного сотрудника, как заключить договор, какие документы нужно оформить?

С внештатными работниками, так же как и с прочим коллективом, все трудовые отношения оформляются согласно законодательству, но уже не трудовому, а гражданско-правовому. То есть положения ТК РФ на них не распространяются, а вот нормы ГК РФ обязательны.

  • Внештатные сотрудники – кто это?
  • Это работники, которые обязались выполнить разовую работу для нуждающейся в ней организации без их зачисления в штатный списочный состав.
  • Такие сотрудники обычно трудятся по гражданско-правовому соглашению или договору подряда.

Согласно любому из перечисленных видов договоров, допустимо выполнить работу и получить оплату. Какой именно заключить договор с внештатным работником, решает предприятие.

При этом внештатные работники не имеют право на те социальные гарантии, что положены штатным сотрудникам, работающим по трудовому договору.

Внештатный сотрудник не имеет право на отпуск. Работодатель не оплачивает ему пособия по болезни, декрету, уходу за ребенком.

Если работник работает по гражданскому договору, он не имеет право на выплаты и льготы, установленные коллективным договором, нет никаких страховых отчислений и прочих взносов, а рабочий день не нормирован. А вот подоходный налог (НДФЛ) из выплат должен удержать и уплатить работодатель.

Заключение договора с внештатным работником

С внештатным работником можно заключить только гражданско-правовой договор. Если заключаются трудовой договор, то сотрудник включается в штат компании и является уже штатным.

При заключении договора ГПХ организация полностью освобождается от изданий приказов о приеме/увольнении на работу и от записей в трудовую книжку.

По договору ГПХ сотрудник:

  • Не подчиняется внутреннему распорядку;
  • К нему не применяются трудовые законодательные нормы;
  • Отпуск отсутствует;
  • Если в договоре существует указание на отсутствие выходных и праздничных, этот пункт придется соблюдать;
  • Оплата происходит по результатам выполненного задания.

Кроме прочего гражданско-правовой договор должен содержать:

  • Перечень необходимых мероприятий, выполняемых сотрудником;
  • Порядок расчета с ним по итогам выполненных работ;
  • Даты начала и завершения сотрудничества;
  • Порядок приема работ, обычно этот процесс выполняется согласно акту сдачи-приема;
  • Требования, предъявляемые к сотруднику;
  • Ответственность за невыполнение обязанностей или за нанесение ущерба предприятию, который временный рабочий обязан возместить в 100% объеме, плюс утерянные возможности предприятия получить прибыль за счет испорченной продукции;
  • Условия досрочного расторжения – на этот вариант имеют право обе стороны, и пункт обязательно вносится в текст соглашения.

Согласно правилам ведения документации договор с внештатным работником должен обладать шапкой, в которую следует внести:

  • Реквизиты организации;
  • Название;
  • Место и дату составления;
  • Сведения о работнике – ФИО, образование, специальность, контактная информация.

Важно: любого вида договор должен заключаться в 2-х экземплярах для каждой стороны с подписями всех участников процесса.

При этом необходимо понимать, что расчет с таким сотрудником будет происходить только после подписания приемочного акта, а льготы и гарантии, предусмотренные законодательством, не распространяются на него.

Пошаговая инструкция подписания договора с внештатным сотрудником

Действовать при приеме на работу такого сотрудника физического лица следует таким образом:

Устроить работнику собеседованию, после удовлетворительных результатов, запросить документы для заключения гражданско-правового договора с физическим лицом:

  • В первую очередь, это паспорт гражданина РФ, если нет, то загранпаспорт с гражданством России или видом на жительство;
  • Трудовую книжку требовать не обязательно;
  • Военнообязанные должны предоставить военный билет;
  • Предъявление ИНН и страхового свидетельства также происходит в зависимости от обстоятельств;
  • При оформлении работника необходимо удостоверится в его образовании и надлежащей квалификации, для чего требуются соответствующие документы;
  • Если работа специфическая и для ее выполнения необходимо заключение медиков или специальные разрешительные документы, их также следует запросить.
  1. Заводить личную карточку на принятого на работу вне штата не нужно.
  2. В самом договоре любого образца необходимо указать срок сотрудничества, так как в данном случае оно срочное.
  3. После подписания всех документов сотрудник может приступать к выполнению обязанностей.

Все тонкости приема на работу внештатного сотрудника обязаны знать не только руководители учреждения, но и сами работники. Так как очень часто происходит прием на работу согласно гражданско-правовому договору, а требования к работнику предъявляются точно такие как к штатному специалисту, в результате последний не получает никаких гарантий и трудится наравне с прочими.

Нельзя маскировать трудовые отношения под гражданско-правовые. Если работник будет на постоянной основе работать у работодателя, то это можно трактовать как трудовые отношения, в этом случае нужно заключить трудовой договор с соблюдением всех гарантий ТК РФ.

Образец гражданско-правового договора с внештатным лицом

С физическим лицом, принимаемом на работу вне штата, заключается один из следующих гражданско-правовых договоров:

  • оказания услуг;
  • выполнения работ;
  • подряда;
  • поручения;
  • комиссии;
  • транспортной экспедиции;
  • агентирования.

На практике обычно используются три первых вида ГПХ договора. Если требуется получить услугу от физического лица на возмездной основе, то составляется договор оказания услуг, если нужен определенный объем работ, то – договор подряда, выполнения работ.

Самое главное при составлении текста договора – руководствоваться нормами гражданского, а не трудового права.

Стороны соглашения именуются не работодатель и работник, а заказчик и исполнитель. Исполнитель – это физическое лицо, выполняющее работу или оказывающее услугу. Заказчик – это лицо, для которого работа выполняется.

Не нужно писать в тексте договора о том, что исполнитель принимается на работу на определенную должность в соответствии со списком должностей. Это характерно для трудовых соглашений.

В договоре ГПХ с физическим лицом – внештатным сотрудником нужно указать:

  • какие действия нужно совершить исполнителю;
  • какую оплату он за это получит;
  • в какие сроки нужно уложиться;
  • каким рабочим графиком следует руководствоваться, возможно, что исполнителю главное выполнить работу, как и в какое время он это будет, зачастую заказчика не волнует;
  • момент завершения действия договора ГПХ;
  • ответственность за нарушение обязательств для обеих сторон.

Какие условия не включаются в гражданско-правовой договор с физическим лицом:

  • требования соблюдать правила трудового распорядка;
  • требование подчиняться штатному сотруднику компании;
  • гарантии предоставления отпуска по ТК РФ;
  • установление полной материальной ответственности;
  • требование руководствоваться рабочим режимом, установленном по предприятию в целом.

Образцы гражданско-правовых договоров

  • Образец договора о выполнении работ с физическим лицом – скачать.
  • Образец договора оказания услуг на возмездной основе – скачать.
  • Образец соглашения подряда – скачать.

Вопросы и ответы по теме отношений с внештатными работниками

  1. Вопрос 1: Можно ли с внештатным работником заключить договор ГПХ электронно с подписанием ЭЦП?
  2. Ответ: Да, такой договор будет иметь юридическую силу.

  3. Вопрос 2: Можно ли отправить в командировку внештатного работника?
  4. Ответ: Нет, нельзя.

Вопрос 3: Работник ездил в поездку в другой город для выполнения служебного задания при заключенном ГПХ договоре, который позже признан трудовым. Можно ли оформить поездку работника как командировку?

Ответ: После признания гражданско-правового договора трудовым можно оформить командировку. Точной инструкции на этот счет нет, но возможно составить служебную записку с обоснованием такой потребности, после чего издать приказ на командировку. Для учет командировочных расходов должны быть соответствующие документы – билеты, чеки, ордера, квитанции.

Вопрос 4: Суд признал заключенный договор ГПХ трудовым. Работник предоставил больничный лист, относящийся к периоду, когда он работал по гражданско-правовому договору, нужно ли его оплатить.

Ответ: Да, нужно. Так как судом принято решение переквалифицировать ГПХ договор в трудовой, при котором оплата больничного обязательна.

Вопрос 5: Нужно ли удерживать НДФЛ с вознаграждений внештатных работникам по гражданско-правовым договорам?

Ответ: Да, нужно. Заказчик выполняется функцию налогового агента по отношении к физическому лицу.

Вопрос 6: Нужно ли начислять страховые взносы на вознаграждения внештатных сотрудников?

Ответ: Взносы на ОСС по ВНиМ не платятся, на ОСС по ПФиНС платятся, если это предусмотрено ст.5 закона 125-ФЗ. Страховые взносы на ОПС и ОМС начисляются согласно ч.1 ст.7 закона 212-ФЗ.

Задайте свой вопрос в х и получите на него ответ бесплатно!

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: https://buhland.ru/priem-na-rabotu-vneshtatnyx-rabotnikov/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector