Реквизиты докладной записки: внутренней, внешней

Одним из видов информационно-справочных документов, которые используются внутри организации, является докладная записка. Несмотря на множество общих черт с другими видами таких документов (служебными или объяснительными записками), докладная имеет и некоторые особенности. В чем они состоят, а также по каким признакам классифицируется докладная записка — об этом далее в статье.

Виды докладных записок

Докладная записка — это документ, который может быть адресован руководителю какого-либо предприятия или его структурного подразделения. Целью составления документа является побуждение адресата (то есть руководства) к совершению определенных действий.

Составление документа может помочь в решении таких вопросов:

  • изложение собственной точки зрения в случае возникновения конфликтов или разногласий с коллегами или руководством;
  • внесение предложений по улучшению деятельности предприятия;
  • выражение несогласия с действиями или решениями руководства;
  • получение информации по каким-либо спорным или непонятным вопросам.

Записка может быть составлена по инициативе:

  • руководителя (в устной или письменной форме);
  • подчиненных.

Докладные записки могут быть классифицированы по нескольким различным признакам:

1. В зависимости от содержания документа выделяют:

  • инициативную докладную записку — целью ее составления является побуждение адресата к действию, поэтому в ней содержатся не факты, а конкретные рекомендации или предложения;
  • информационную записку — она носит регулярный характер и имеет целью проинформировать адресата о выполненной работе, а также о способах и методах, которые при этом использовались;
  • отчетную записку — составляется по завершении работы и содержит в себе информацию о выполненных действиях и достигнутом результате.

2. В зависимости от того, кому будет адресован документ, он может быть двух видов:

К составлению каждого вида докладной записки (к ее оформлению и содержанию) выдвигаются определенные требования.

Внешняя и внутренняя докладная записка

Основная классификация докладных записок — по адресату, для которого они составляются. При этом они делятся на два вида:

1. Внутренняя докладная записка — она используется в пределах одного предприятия или организации (например, направляется генеральному директору или руководителям подразделений). Этот документ может быть оформлен на обычном листе бумаги с форматом А4 и содержать такие данные:

  • название структурного подразделения, от представителя которого составляется документ;
  • обозначение вида документа заглавными буквами (докладная записка);
  • указание адресата (его должности и фамилии с инициалами в дательном падеже);
  • название к тексту документа (например, докладная записка о прогуле или премировании);
  • основной текст документа — с предложениями, рекомендациями или вопросами;
  • дата составления записки;
  • подпись.

Оформленный документ подписывается его составителем и далее направляется адресату. При подписании составитель должен указать свою должность, фамилию и инициалы.

2. Внешняя докладная записка — данный документ выходит за пределы одного предприятия и обычно отправляется в вышестоящие органы. В нем нужно указать такую информацию:

  • название предприятия, в которое направляется документ;
  • указание вида документа;
  • место составления;
  • обозначение адресата (чаще всего им является руководитель предприятия);
  • заголовок к тексту;
  • основной текст записки;
  • фамилию и должность исполнителя;
  • номер его телефона.

В отличие от внутренней докладной записки, внешняя должна составляться на специальном фирменном бланке предприятия, на котором указываются реквизиты компании и ставится печать. Также документ обязательно подписывается руководителем организации.

Оформление докладной записки

Поскольку докладная записка — это официальный документ, обладающий юридической силой, к ее оформлению нужно подойти серьезно. Можно выделить основные правила составления записки:

  • стиль изложения — информационный, поэтому никаких проявлений чувств или эмоций в документе быть не должно;
  • все факты или рекомендации должны излагаться по делу, но максимально подробно, с указанием всех деталей;
  • записка должна быть составлена с соблюдением всех требований, поскольку явные ошибки или отсутствие обязательной информации могут стать причиной признания документа недействительным.

Что касается содержания документа, то, помимо указания обязательных реквизитов (названия организации, ответственных лиц, их фамилий и должностей), главной частью докладной записки является текстовая, в которой подробно излагается цель составления документа. Ее можно разделить на три части:

  1. Констатирующая часть — здесь подробно описываются все факты и обстоятельства дела, которые имели место.
  2. Аналитическая часть — в ней содержится обозначение последствий, которые произошли в результате описанных в первой части обстоятельств.
  3. Рекомендательная часть — здесь составитель дает адресату какие-либо советы или рекомендации относительно решения спорных вопросов, улучшения деятельности предприятия и т. п.

В зависимости от вида и цели докладной записки, какая-то из указанных частей в документе может отсутствовать. Записка может быть составлена в трех формах:

  • текстовая;
  • табличная;
  • комбинированная (сочетание двух предыдущих вариантов).

Набирается документ на компьютере с соблюдением общепринятых правил (шрифта, интервалов, полей). Расположение реквизитов может быть как по центру, так и по левому краю документа.

Пример докладных записок

Для получения более наглядного представления приведем образец заполнения докладной записки:

Реквизиты докладной записки: внутренней, внешней

Докладная записка о премировании

Докладная о премировании носит поощрительный характер для работника и направлена на побуждение вышестоящего руководства наградить сотрудника за выполненную им работу или другие заслуги. В документе можно указать рекомендуемый вид поощрения, выбранный на основании трудового законодательства или внутренней документации предприятия.

Докладная записка о прогуле

Докладная о прогуле, как и о любом другом нарушении трудовой дисциплины, имеет свои особенности составления, поскольку в ней речь идет об определенном человеке, которого в следствии прогулов могут уволить. Для правильного составления докладной записки нужно учесть два важных момента:

  1. Прогулом считается длительное (дольше трех часов) отсутствие сотрудника на его рабочем месте. Если работника не было на месте хотя бы на несколько минут меньше, нарушение будет считаться отлучкой — в этом случае будет достаточно и объяснительной.
  2. Перед составлением докладной нужно потребовать от работника письменных объяснений или каких-либо подтверждающих документов. После этого факт их предоставления или отсутствия обязательно отмечается в записке.

В конце документа (в рекомендательной части) составитель может потребовать как применения к нарушителю наказания, так и изложить просьбу смягчить его (например, если проступок был совершен впервые).

Реквизиты докладной записки: внутренней, внешней

Образец заполнения формы Р21 001 (на регистрацию ООО) смотрите в обзоре.

Интернет-сервис «Мое дело», реальная помощь бухгалтеру: http://boss-consult.ru/buch/docs/internet-buhgalteriya-moe-delo.html

Докладная записка о краже

Поскольку кража — это нарушение, которое является основанием для увольнения сотрудника, докладная записка по этому факту может быть составлена как раз с целью его уволить. Чтобы эта процедура была проведена законно, необходимо:

  • получить письменные показания работника, в которых он признает факт совершения кражи;
  • предоставить документы, подтверждающие совершение работником проступка.

В некоторых случаях к делу могут привлекаться правоохранительные органы, ведь кража — это серьезное правонарушение.

Докладная записка о нарушении дисциплины

Документ, составленный с целью информирования о нарушении трудовой дисциплины, является сугубо внутренним и за пределы конкретной организации не выходит. В докладной на работника нужно четко обозначить совершенные им проступки, а также указать на то, что от работника были затребованы соответствующие объяснения своих действий.

Стоит отметить основные моменты, которые касаются оформления докладной записки:

  • Этот документ является информационным, поэтому его стиль должен быть максимально нейтральным и лишенным эмоциональной окраски.
  • Докладная записка может быть адресована руководителю как внутри организации, так и за ее пределами. В каждом из этих случаев документ имеет свои особенности составления.
  • В зависимости от вида целью написания докладной записки может быть информирование, выражение несогласия или предоставление адресату определенных рекомендаций.

boss-consult.ru

Образец

Реквизиты докладной записки: внутренней, внешней

  • Как заработать на командировке?
  • Купите гостиничные чеки!
  • Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.

Докладные записки бывают:

  • Внутренние, которые адресованы руководителям структурных подразделений или организаций, у которых находятся в прямом подчинении сотрудники, составляющие докладные.
  • Внешние, адресованные вышестоящим инстанциям.

Правильное написание докладной записки

Суть и форма докладной записки соответствует служебной записке. Отличаются они только тем, что докладную записку нижестоящее должностное лицо отправляет вышестоящему руководителю, а служебную записку сотрудник или руководитель одного подразделения направляет работнику, имеющему равнозначный должностной статус, но работающему в другом подразделении.

Докладная записка должна содержать сведение о:

1. Структурном подразделении (если записка внешняя – организации). 2. Наименовании документа. 3. Дате и регистрационном номере документа. 4. Месте (городе), в котором составлена внешняя докладная записка. 5.

Адресате: кто получатель, какую должность занимает, фамилия с инициалами. 6. Заголовок докладной записки должен начинаться словами «О…» или «Касательно…». 7.

Все докладные записки — это две части: первая состоит из описания сложившейся ситуации, а вторая – их предложений, просьб, конкретных выводов.

8. В конце докладной записки ставится подпись с должностью составителя, его личной росписью и расшифровкой (фамилия с инициалами).

  1. Допускается написание внутренних докладных записок на простом бумажном листке форматом А4, а чтобы составить внешнюю, на предприятиях и организациях существуют фирменные бланки.
  2. Гостиничные документы для командировочных и иные отчеты
  3. Документы отчетности в гостинице
  4. moskowchek.ru

Виды и содержание докладных

Докладная записка – это документ, содержащий какую-либо информацию для руководителя или вышестоящей инстанции, и призванный побудить адресата к действию или решению.

Существует некая классификация подобных документов по адресату:

  • Внутренние. Предназначены администрации, дирекции или иным руководящим лицам.
  • Внешние. Адресованы вышестоящим инстанциям, контролирующим работу предприятия.

Также, записки классифицируются по содержанию:

  • Информативные. Имеют периодический характер, так как составляются с целью информирования о рабочем процессе, его деталях и методах.
  • Инициирующие. Бывают жалобными и рекомендательными, создаются с целью инициации премирования отличившихся сотрудников или наказаниями провинившихся.
  • Отчетная. Создается в виде отчета, информирующего руководителей об итогах работы, результатах выполненных приказов.

Выделяют также служебные и объяснительные докладные записки.

Служебная записка носит информативный характер. Она широко применяется в различных организациях на любых управленческих уровнях в разнообразных ситуациях.

Этот документ может содержать информацию о перемещениях персонала между отделами, запрашивать инструкции, докладывать об изменениях в характере работы предприятия или объявлять о проведении собрания.

Объяснительная – записка, которая принимается как причина совершения какого-либо происшествия на предприятии. Сюда можно отнести факты прогулов, опозданий, игнорирования должностных обязанностей или иные нарушения. Нарушителем может выступать как отдельный сотрудник, так и целое подразделение.

Читайте также:  Простой по вине работника согласно тк рф: как оплачивается

По закону, подобное сообщение в форме объяснительной обязан запросить руководитель организации, до принятия дисциплинарных мер к сотруднику или подразделению.

Структура документа

Вне зависимости от содержания записки, ее структура содержит следующие основные части:

  1. Первая – описывает основные события или указывает причины, которые побудили к написанию докладной.
  2. Вторая – содержит анализ данных, указанных в первой части, с указанием вариантов решения ситуации.
  3. Третья – заключительная, где подводятся итоги первых двух частей.

Порядок составления

Определенный порядок составления записки все же рекомендуется соблюдать независимо от отсутствия соответствующего документа в законодательстве: чтобы работники не допускали ошибок и не испытывали трудностей при составлении подобных документов, рекомендуется создать шаблонную форму докладной записки.

Образец оформления бланка должен находиться на видном месте – информационном стенде или в папке шаблонов.

Рекомендуется применить следующий порядок в шаблоне:

  1. Левый верхний угол – адресант (ФИО написавшего записку, его должность, отдел). Если документ внешний, то необходимо указать наименование и почтовые реквизиты организации, город составления.
  2. Правый верхний угол – адресат, те же данные, что и в предыдущем пункте.
  3. Центр страницы – заголовок с заглавной буквы.
  4. Ниже заголовка, ближе к левому краю, указывается дата составления документа и его регистрационный номер.
  5. Далее необходимо сдержанно, но доступно изложить общую суть докладной. Описать события, сделать вывод, внести предложения.
  6. Заключительная часть – фамилия и инициалы написавшего документ с указанием должности, дата и подпись. Рекомендуется все уместить на одной строке.

Пример

Для наглядности, стоит рассмотреть шаблон записки на примере. Как писать докладную на имя директора, если сотрудник нарушает дисциплину – опаздывает, не появляется на рабочем месте или не выполняет свои функциональные обязанности?

Применяется структура документа, приведенная выше: сначала описывают ситуацию, указывая факт одного или нескольких нарушений, затем просят руководителя принять меры или выдвигают варианты дисциплинарного наказания.

Директору ПАО АКБ «БАНК» Верещагину О.А. Руководитель отдела продаж Краснов И.И.

Докладная записка (образец)

Источник: https://otkroybiznes.guru/rabota-s-kadrami/kak-pisat-dokladnuyu-zapisku.html

Докладная записка. Виды, правила оформления и образцы | Электронный помощник секретаря (ЭПС)

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Докладные записки могут носить и чисто информационный характер.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

В начале докладной записки сообщают причины или факты по интересующему вопросу. Далее может последовать анализ (допускается пропустить эту часть). Завершают текст докладной записки изложением выводов и предложений.

Текст докладной записки может состоять и из трех частей.

В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

  • Текст информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman.
  • Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.
  • Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 21.12.2012, или буквенно-цифровым способом, например 21 декабря 2012 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги,  с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов.

  1. Реквизиты докладной записки:
  2. наименование структурного подразделения;
  3. вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  4. дата;
  5. регистрационный номер;
  6. заголовок к тексту;
  7. текст;
  8. адресат;
  9. подпись составителя (с указанием должности).
  10.  Образец внутренней докладной записки:
  11. Реквизиты докладной записки: внутренней, внешнейОбразец внешней докладной записки:
  12. Реквизиты докладной записки: внутренней, внешней

Источник: http://sekretar-eps.ru/?page_id=100

Образец докладной записки: структура, реквизиты, текст

Реквизиты докладной записки: внутренней, внешней

Оглавление:

  1. Что это?
  2. Структура и реквизиты
  3. Виды докладных
  4. Мастер-класс

Работник грубо нарушил трудовую дисциплину? А может быть, наоборот, с блеском проявил себя и нашёл нескольких крупных клиентов за один день? Один из менеджеров совершил экстравагантный поступок, за который его можно поощрить и наказать одновременно? Во всех этих случаях нужно составлять докладную записку по типовому образцу.

Что это?

Докладная записка — это документ справочно-информационного характера, адресованный руководителю другого структурного подразделения или всего учреждения. Состоит записка из подробного изложения какого-либо происшествия (произошедшего при участии одного или нескольких работников) и соответствующих выводов/предложений.

Отличительная черта докладной записки – иерархическая направленность. Этот документ всегда направляется «снизу-вверх», от нижестоящего должностного лица вышестоящему. Тем докладная и отличается от служебной (которую отправляют равным по должности людям).

Зачем вообще пишут докладные? Цель двоякая:

  • проинформировать руководство о том, что произошло и какая сложилась ситуация;
  • побудить руководителя к действию, к принятию какого-либо решения.

Впрочем, записки могут быть и чисто информационными. Когда работник информирует начальство о выполнении распоряжения, завершении каких-то задач, он оформляет своё сообщение в виде всё той же докладной записки.

С её помощью можно внести предложения по совершенствованию рабочего процесса, изложить свою точку зрения, рекомендации… Главное – убедительно обосновать своё видение дела.

Словом, докладная – это очень простой и надёжный инструмент взаимодействия.

Работники могут составлять этот документ как по собственной инициативе, так и по приказу начальства. Руководитель обязан внимательно прочесть записку и наложить свою резолюцию. В дальнейшем эта резолюция становится основанием для принятия и реализации каких-либо решений (наложения взыскания, вынесения поощрения и т.п.).

Структура и реквизиты

В тексте любой докладной выделяют два или три смысловых блока:

  • в констатирующей части описывается происшествие, его возможные причины, последствия;
  • в анализирующей части автор кратко даёт свою оценку ситуации;
  • в резюмирующей части автор излагает свои рекомендации: что делать, кого наказать, кого поощрить и т. д.

Второго или третьего блоков может и не быть, но только лишь первым не обойтись.

Возможны связки 1–2 (если речь идёт о событии, где конкретные должностные лица ничем себя не проявили) и 1–3 (если в деле фигурирует сотрудник, к которому нужно применить меры поощрения или взыскания).

Например, если составляется докладная записка о невыходе на работу сотрудника, начальник вправе ограничиться констатирующим и резюмирующим блоками.

Обязательных реквизитов немного. Докладная – это так называемый «полуофициальный» документ, поэтому выписывать огромные шапки и десятки пунктов не нужно. Но кое-что в стандартном образце записки должно быть обязательно:

  • название организации или структурного подразделения;
  • название документа («ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» верхним регистром);
  • дата и регистрационный номер;
  • место составления;
  • адресат (то есть вышестоящее должностное лицо – например, вы);
  • краткий заголовок («О прогуле», «О премировании»);
  • должность составителя, его личная подпись с расшифровкой, фамилия и инициалы.

Специальный бланк для докладной не предусмотрен — нужно просто распечатать типовой образец и заполнить его. В крайнем случае можно написать записку обычной ручкой на листе формате А4.

Виды докладных

Различают внутренние и внешние записки. Внутренняя составляется на имя руководителя фирмы или начальника одного из её структурных подразделений, в внешняя – на имя руководителя вышестоящей инстанции. Главное, чтобы адресатом был непосредственный начальник составителя.

По содержанию докладные делятся на информативные, отчётные и инициативные. Чем они отличаются, понятно по названиям:

  • в информативной докладывают о способах и особенностях проведения работы;
  • в отчётной говорится о результатах выполнения конкретной задачи или указания;
  • в инициативной работник предлагает руководителю принять то или иное решение.

Особое место среди докладных занимают «репрессивные» записки. Их приходится писать нечасто (если, конечно, в вашу фирму не умудрились устроиться сплошь лентяи и особо циничные бездельники), однако именно их оформлению нужно уделить особое внимание.

Дело в том, что малейшая оплошность здесь может привести к печальным последствиям в будущем. Вдруг оплошавший работник не исправится, и вам придётся его увольнять? Докладная – это один из документов, доказывающих его вину.

Если такая записка будет составлена некорректно, работник сможет пожаловаться судьям на то, что руководство злонамеренно ущемляло его права.

В связи с какими нарушениями составляются докладные записки?

  1. Нарушение должностных обязанностей. В записке нужно изложить, что и каким образом сотрудник сделал неправильно. В резюмирующей части составитель должен потребовать наложить на нарушителя дисциплинарное взыскание (то есть сделать замечание или вынести выговор). Образец докладной записки о нарушении должностных обязанностей можно найти здесь.
  2. Прогул (невыход сотрудника на работу). Напомним, что прогул – это когда сотрудник пропустил минимум четыре рабочих часа подряд (или не явился на смену, даже если она длилась меньше четырёх часов). Просьба в резюмирующей части аналогичная – привлечь прогульщика к дисциплинарной ответственности.
  3. Нарушение трудовой дисциплины. Человек ушёл с работы «раньше времени», нагрубил клиенту или подбросил секретарше на стол огромного паука – во всех этих случаях придётся составлять записку. Её структура будет той же, что и в предыдущих примерах. Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины ищите тут .
Читайте также:  Структура и состав заработной платы работников – что включает в себя

Мастер-класс

Итак, по порядку. Менеджер собирается составить докладную, берёт лист бумаги, ручку (или открывает ноутбук и текстовый редактор) и садится за стол. Что ему писать и в какой последовательности?

Реквизиты докладной записки: внутренней, внешней

  • в левом верхнем углу – название рабочего отдела, в котором что-то случилось;
  • в верхнем правом – должность, фамилию и инициалы адресата;
  • затем, в центре или слева (допустимы оба варианта) – слова «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» очень большими буквами (или верхним регистром);
  • на следующей строке – дату и номер записки;
  • краткое название (например, «Об отсутствии на рабочем месте»);
  • изложение сути дела и личных рекомендаций;
  • под основным тестом – свою должность, фамилию и инициалы, подпись (именно в таком порядке, слева-направо, всё на одной строке).

Дату и номер записки тоже следует указывать на одной строке. Можно писать и цифры, и буквы (19.04.2015, 19 апреля 2015).

Регистрационный номер на внутренней докладной записке допускается ставить либо по месту составления, либо по месту получения (это зависит от действующей в компании системы регистрации документов).

Если у записки есть приложение, то нужно написать его название и количество страниц (желательно указать и количество экземпляров).

Заголовок составляется по общим правилам делового «сочинительства»: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже. Если записка не умещается на одной странице, второй и последующий листы нужно пронумеровать (в правой части верхнего поля).

А лучше просто скачайте здесь образец докладной записки (например, о прогуле работника) и разошлите его своим менеджерам, чтобы они не забивали себе голову реквизитами и оформлением.

Источник: https://dezhur.com/db/docs/examples/obrazec-dokladnoy-zapiski-struktura-rekvizity-tekst.html

Пишем докладную записку

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство о сложившейся ситуации (об имевших место событиях, фактах, явлениях), требующей решения.

Докладная записка представляется руководителю организации или руководителю подразделения.

Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

  • в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания,
  • во второй части – анализируется сложившаяся ситуация, даются возможные варианты ее решения,
  • в третьей делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы (предложения, просьбы, рекомендации) составителя.

Виды докладных записок по содержанию:

  1. инициативные;

  2. информационные;

  3. отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются на:

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дату;
  • место составления;
  • адресата;
  • заголовок к тексту;

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например «О прогуле Лазаренко О.О.»).

  • текст;
  • подпись руководителя;
  • фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например, в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

  • наименование структурного подразделения;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дата;
  • заголовок к тексту;

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например «О прогуле Лазаренко О.О.»).

  • текст;
  • отметка о наличии приложения (если есть);

Отметка о приложении делается до оформления подписи. Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

  • адресат;
  • подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание! Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

Образец внутренней докладной записки

Классному руководителю

10 «А» класса

И.И. Сидоровой

  • от Игнатьева Д.
  • ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
  • о прогуле, совершенном дежурным.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2015, дежурный по школе Петрова Валентина отсутствовала на дежурстве в столовой на второй перемене. Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В., предоставлено не было. В связи с вышеизложенным предлагаю объявить Петровой В. выговор.

Ответственный

за дежурство в столовой / / Игнатьев Д.

Использованный источник: http://www.profiz.ru/sr/6_2005/1547/

Источник: http://life.mosmetod.ru/index.php/item/pishem-dokladnuyu-zapisku

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СЛУЖЕБНЫЕ И ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. 

Докладная записка

Докладная записка составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ.

Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ.

Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

  • внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
  • внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

  • наименование структурного подразделения;
  • вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • адресат;
  • подпись составителя (с указанием должности).
  • Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.
  • Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:
  • Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.
  • Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:
  • Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.
  • Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации.

При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения.Текст докладной записки может состоять и из трех частей.

В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки.

Читайте также:  Цели поездки в командировку - примеры

Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике.

В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД.

Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.Служебные записки— это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение.Служебные записки оформляютсятак же, как и докладные.

Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

В зависимости от целей составления справки могут быть:

  • аналитические,
  • отчетные или
  • информационные.
  1. Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц).Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

  2. Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

  3. Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

  1. Справки, в зависимости от адресата, могут быть:
  2. Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.
  3. Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Источник: https://moodle.kstu.ru/mod/book/tool/print/index.php?id=16883

Урок "Информационно-справочные документы. Докладная записка" (разработка урока + презентация)

Тема: Информационно-справочные документы. Докладная записка

Учитель: Корнеева С.П.

  • Класс: 11
  • Время: 90 минут
  • Цели урока:
  • Образовательные:
  1. Познакомить учащихся с реквизитами и требованиями к оформлению докладной записки.

  2. Научить правильно оформлять докладную записку на ПК.

Развивающие:

  1. Способствовать развитию активности учащихся.

  2. Способствовать развитию внимания, памяти, интеллекта.

Воспитательные:

  1. Способствовать воспитанию интереса к предмету.

  2. Способствовать воспитанию аккуратности в оформлении документов.

  1. Тип урока: комбинированный, урок изучения нового материала.
  2. Оборудование: ПК, проектор, презентация «Докладная записка», карточки с заданиями для практической работы.
  3. Ход урока

I. Организационный этап. Объявление темы и цели урока

Учитель: Здравствуйте! Садитесь! Кто сегодня отсутствует?

  • Тема урока – Докладная записка
  • Цель урока – Познакомиться с реквизитами и требованиями к оформлению докладной записки.
  • II. Повторение пройденного материала
  • Вопросы для повторения:
  • Что такое документ?
  • На какие группы делятся документы по месту составления?
  • Как классифицируются документы по форме?
  • Как классифицируются документы по сложности содержания?
  • Что такое реквизит?
  • Что такое формуляр документа?
  • Какие требования предъявляются к бланкам документов?
  1. III. Изучение нового материала
  2. Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
  3. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.
  4. ВИДЫ ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК
  5. По содержанию докладные записки подразделяются на:
  • инициативные;
  • информационные;
  • отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

  • В зависимости от адресата докладная записка может быть внешней или внутренней.
  • Если докладная записка адресована руководителю данной организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней.
  • Внутренняя докладная записка включает реквизиты:
  • наименование структурного подразделения;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дату;
  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись.
  1. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).
  2. Внутренние докладные записки оформляют на обычном листе бумаги формата А4 или А5 (можно рукописным способом).
  3. Внешняя докладная записка должна содержать реквизиты:
  • название организации;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дату;
  • индекс;
  • место составления;
  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись руководителя организации;
  • фамилию исполнителя;
  • номер его телефона.
  • Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.
  • Докладная записка может иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.
  • Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
  • в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
  • во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
  • в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

IV. Практическое задание. Выполнение работ на ПК

  1. Цель – закрепить изученный материал.
  2. Перед выполнением практического задания учитель проводит инструктаж по ТБ при работе на ПК.
  3. Задание:
  1. Составьте докладную записку с информацией о факте нарушения работником трудовой дисциплины и просьбой привлечь его к дисциплинарной ответственности. Напечатайте на ПК.

  2. Напечатайте на ПК внешнюю докладную записку (задание дано на карточках).

  • После выполнения задания учитель проверяет правильность выполнения документов на ПК.
  • V. Закрепление изученного материала
  • Вопросы для закрепления:
  • Что такое докладная записка?
  • Какие виды докладных записок выделяют в зависимости от содержания?
  • Какие виды докладных записок выделяют в зависимости от адресата?
  • Назовите реквизиты внутренней докладной записки.
  • Назовите реквизиты внешней докладной записки.
  • Какие требования предъявляют к тексту докладной записки?

VI. Подведение итогов.

Анализ работы. Выставление оценок.

Источник: https://kopilkaurokov.ru/tehnologiyad/uroki/urok-informatsionno-spravochnyie-dokumienty-dokladnaia-zapiska-razrabotka-uroka-priezientatsiia

Внешняя докладная записка

Внешняя
докладная записка
оформляется на общем бланке
и подписывается руководителем
организации. При этом полное или
сокращенное наименование вышестоящей
организации используется согласно
уставу организации. Наименование
организации-автора размещается ниже.

Служебная записка

В Общероссийском
классификаторе управленческих документов
(ОКУД) отсутствует такой вид документа
как «Служебная
записка».
Однако данный вид документа широко
используется в управленческой
практике.

В связи с чем предлагаем
оформлять «Служебную
записку»
в соответствии с требованиями
ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования
к оформлению документов» в целях
единства оформления управленческой
документации.

Служебные
записки,
в отличие от докладных
записок,
обеспечивают
связь объектов управления на горизонтальном
уровне,то есть
составляются работником или руководителем
подразделения на имя руководителя
или специалиста другого подразделения.
Следует помнить, что служебные
записки
направляются обычно от одного
руководителя к другому или от одного
сотрудника к другому только в случае
их равнозначного должностного
статуса, в противном случае это будет
докладная
записка.

Как
правило,
служебные записки составляются
по вопросам материально-технического,
информационного, организационного
и хозяйственного обеспечения.
Служебные
записки —
это своего рода переписка между
структурными подразделениями. Они
обычно содержат определенную просьбу,
предложение. Служебные
записки оформляются
так же, как и докладные.

Справка

Информационные
докладные записки
часто заменяют таким документом, как
справка, и наоборот, что является
неправомерным. Справка — это документ,
содержащий описания и подтверждения
тех или иных фактов или событий, в том
числе биографического или служебного
характера; в отличие от докладных
записок она не требует
принятия каких-либо действий
от руководителя.

В зависимости
от целей составления справки могут
быть:

  • аналитические,
  • отчетные или
  • информационные.
  1. Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

  2. Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

  3. Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

  • Справки, в зависимости
    от адресата, могут быть:
  • Внешние
    справки
    оформляются на общем бланке организации,
    подписываются руководителем организации
    и содержат те же реквизиты, что
    и докладные записки.
  • Внутренние
    справки
    оформляются на стандартном листе
    бумаги аналогично внутренней докладной
    записке и подписываются руководителем
    структурного подразделения и/или
    специалистом-составителем.

Источник: https://studfile.net/preview/5065333/page:4/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector