Журнал регистрации служебных записок в организации

Журнал регистрации служебных записок в организацииЭта статья – о регистрации внутренних документов. Зачастую в организации их даже больше, чем «внешних» – входящих и исходящих. По какому принципу делить внутренние документы при регистрации? Нужно ли это делать? Какая форма должна быть у журнала? Читаем, пользуемся. Журнал регистрации внутренних документов качаем по ссылке. 

Как делать НЕ НАДО

Как точно не надо поступать – это регистрировать внутренние документы вместе со внешними. Бывает, что секретарь регистрирует принесенный ей приказ или служебную записку как входящее или исходящее письмо только потому, что понятия не имеет, куда еще поместить эти документы. Ответ простой: для учета внутренних документов у секретаря должен быть отдельный, специальный журнал.

Как делать НАДО

Прежде чем бросаться создавать журнал регистрации внутренних документов в Экселе, нужно ответить самой себе на вопрос: какие конкретно внутренние документы создаются в нашей конкретной организации?

В целом внутренние документы – это вся управленческая документация, существующая в организации, кроме входящих и исходящих писем. Обратите внимание: слово «управленческая» здесь ключевое.

Бухгалтерские, кадровые, судебные, технические документы мы не трогаем: ими занимаются в соответствующих отделах.

Нас интересуют только те, что образуются в процессе управления организацией и попадают в сферу ответственности документационного обеспечения управления. Это:

  • Инструкции
  • Положения
  • Регламенты
  • Приказы по основной деятельности
  • Распоряжения (указания)
  • Планы
  • Графики
  • Отчеты
  • Акты
  • Протоколы
  • Записки всех видов (служебная, докладная, объяснительная) и т.д.

Все эти документы надо регистрировать отдельно друг от друга. Служебная записка и приказ не должны учитываться в одной и той же регистрационной форме, как и акт с протоколом, и указание с положением.

Журнал регистрации внутренних документов

Несмотря на то, что все перечисленные выше документы нуждаются в «персональной» регистрации, для них будет достаточно одного журнала. Создадим его в формате .xlsx (для компаний, у которых работает СЭД, вопрос регистрации внутренних документов не стоит; всем остальным рекомендуется создать простой электронный журнал).

  • Секрет в том, что внутри одной книги Excel можно создать любое количество вкладок, регистрируя каждый вид внутреннего документа на отдельном листе:
  • Журнал регистрации служебных записок в организации
  • (все картинки кликабельны)

На каждой вкладке будет расположен собственный журнал регистрации, составленный по собственной форме. Ведь, например, информация о приказах, которая должна содержаться в журнале, отличается от той, что касается положений, актов или служебных записок.

Образец журнала регистрации приказов:Журнал регистрации служебных записок в организации

Образец журнала регистрации служебных записок:Журнал регистрации служебных записок в организации

Образец журнала регистрации протоколов:Журнал регистрации служебных записок в организации

Индексация

Индексация (нумерация) внутренних документов может быть выстроена несколькими способами.

Первый – самый простой: валовая нумерация внутри каждого вида документов, как в примерах выше. Каждый из них получит свой порядковый номер. Например:

Приказ от 02.11.2015 №123

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=4381

Как заполнить журнал регистрации служебных записок по образцу? Пошаговая инструкция и сроки хранения документа

Журнал регистрации служебных записок в организации

Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом.

Если показатель превышает 600-700 документов в год, целесообразно перейти на регистрационно-карточную систему.

Вопрос стоит менее остро в учреждениях, имеющих электронную базу. В отличие от бумажных вариантов такие журналы легко подвергаются механизированной обработке.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Что такое журнал регистрации служебных записок?

Для фиксации факта получения служебных записок заводится журнал.

Он должен быть отдельным. В нём не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.

  • Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учёта служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.
  • Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.
  • Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.
  • Советуем закрепить в локальном акте перечень нерегистрируемых документов.
  • Речь идёт не о выявлении нарушений при аудиторской проверке, а об упущенных возможностях.
  • Ведение журнала учёта служебных записок позволяет:
  • быстро определить количество поступивших на исполнение внутренних документов;
  • оперативно найти информацию по тому или иному случаю;
  • по датам отследить исполнительность лица, в обязанности которого входит визирование записок;
  • пресечь регистрацию задним числом;
  • подтвердить, что бумага была подана, рассмотрена в определённый день конкретным специалистом.

Журнал и записки имеют юридическую силу, могут быть использованы в суде в качестве доказательства.

Список возможностей напрямую зависит от способа ведения. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов даёт журналов.

Ответственные лица

Вопрос находится в компетенции кадровых работников. В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.

Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.

Оформление книги учета

  1. Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать.
  2. В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.
  3. Где она хранится?

Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства. Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.

Отсутствие на предприятии унифицированного образца позволяет ответственному за вопрос специалисту вести журнал в произвольной форме.

В случае возникновения трудностей при создании концепции шаблона, подбором граф, воспользуйтесь следующей памяткой:

  1. данные следует свести в таблицу;
  2. каждая новая строка несёт информацию только об одной конкретной записке;
  3. каждому документу присваивается свой уникальный номер;
  4. нумерация порядковая;
  5. форма имеет годовую периодичность.

Рекомендованные реквизиты шапки:

  • индекс;
  • дата регистрации;
  • адресат (в теле таблицы перечисляются все заинтересованные стороны);
  • краткое содержание;
  • примечание.

Расширенный вариант может быть дополнен следующими графами:

  1. номер документа (указывается отдельно от номера записи);
  2. кто подписал (должность, фамилия, имя, отчество);
  3. дата оформления записки (не путайте с числом, когда было осуществлено визирование);
  4. кому подана записка (здесь указывается должность, фамилия, имя, отчество);
  5. отметка об исполнении.

Если строгого бланка не существует, то определенные требования к самому журналу – бумажному носителю – всё же предъявляются.

Скачать образец журнала регистрации служебных записок

Журнал регистрации служебных записок в организации

Он обязан иметь твёрдую обложку. Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.

Клеевой переплёт, сквозная нумерация страниц помогут избежать несанкционированного добавления листов, их вырывания. Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом.

Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту.

Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения.

Инструкция по заполнению

Рекомендуем ориентироваться на стандарты заполнения журналов внутренней переписки. В их основе лежит деление документа на чёткие структурные части.

Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.

Общие рекомендации, постулаты, требования:

  • уместно угловое расположение нумерации страниц;
  • указывайте номера в верхней части листов;
  • применяйте шрифт Times New Roman;
  • 14 размер считается оптимальным;
  • дата начала приводится на обложке (правый нижний угол);
  • отметка об окончании – число, когда журнал был заполнен – ставится на обложке (правый нижний угол);
  • название учреждения должно быть центрировано;
  • наименование предприятия располагается в верхней части лицевой стороны обложки выше всех других сведений;
  • нумерацию страниц начинайте со второй.

Последняя страница заполняется не до конца. Необходимо оставить свободное место для сведения данных. Надпись должна содержать точное число актов. В случае необходимости указываются ошибки в нумерации, пропуски номеров.

В конце приводится должность делопроизводителя, его подпись и её расшифровка.

Пример:

В журнале зарегистрировано 150 документов с вх. №1 по 152. Пропущены номера 6, 14.

Скачать образец заполненного журнала регистрации служебных записок

Журнал регистрации служебных записок в организации

Срок хранения

Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 25 августа 2010 года журналы, книги учёта регистрации на коммерческих и некоммерческих предприятиях должны храниться 5 лет.

Целесообразность создания единой базы внутренней переписки отчётливо видна, хоть подобная мера и не является обязательной. Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль. При правильной постановке вопроса, грамотном распределении обязанностей подобная книга учёта способна привести к упрощению системы.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

+7 (499) 938-47-92 (Москва) 

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://101million.com/dokumenty/zhurnaly/registraciya-sluzhebnyh-zapisok.html

➤ Журнал регистрации служебных записок: образец документа

Расскажем, для чего в компании используют служебные записки. Объясним, как регистрировать и правильно оформить журнал учета служебных записок.

Образцы документов:

Для чего нужно вести в компании журнал регистрации служебных записок

Служебная записка — внутренний документ, инструмент обратной связи как по горизонтали, так и по вертикали.

Она содержит сведения, которые нижестоящий сотрудник считает необходимым сообщить вышестоящему, или же данные, которые передают другому подразделению в рамках информационного обмена.

В зависимости от соподчиненности адресата и автора, этот вид внутренних документов имеет инициативный или информационный характер. 

Если служебная записка составлена нижестоящим сотрудником, она, как правило, содержит описание проблемы, мешающей эффективному выполнению работы или какого-то отдельного задания, а также предложения по ее решению и устранению. Такие записки еще называют докладными. 

Пример Сотрудник информирует непосредственного руководителя, что для своевременного прибытия к месту командирования он вынужден использовать личный транспорт. На основании служебной записки, согласованной с руководителем подразделения, сотруднику возместят расходы на командировку и использование личного автомобиля.

Информационный характер имеют те служебные записки, которые одно должностное лицо адресует другому. Таким документом информируют о ходе выполнения какой-либо работы, о наступлении какого-либо события.

Пример служебной записки

Журнал регистрации служебных записок в организации

Скачать образец

Форма служебной записки позволяет включать в текстовое содержание не только факты, но и конкретные предложения. На основании такого документа руководство принимает управленческие решения, которые имеют и юридические, и финансовые последствия.

Читайте также:  Тест на iq при приеме на работу

Поэтому важно вести учет и регистрацию записок-исходников. Для этой цели и используют журнал регистрации служебных записок. Эту книгу учета используют в организации наряду с другими журналами регистрации деловых бумаг, которые входят в систему документооборота.

В журнал учета вносят сведения только о конкретном типе документов — служебных записках. 

Требования к оформлению и заполнению журнала регистрации служебных записок

Журнал регистрации служебных записок — необязательный документ для компании. Поэтому документ не имеет утвержденной формы и контрольно-надзорные органы не считают его отсутствие нарушением.

Но компания сама в первую очередь заинтересована в том, чтобы сохранять все важные документы. Поэтому обязанность вести такой журнал регистрации нужно оговорить ЛНА, например, Положением или Инструкцией о делопроизводстве.

В регламенте также следует прописать порядок ведения журнала, требования к его заполнению и оформлению. 

Тот, кого назначат ответственными за ведение журнала регистрации служебных записок, зависит от штатной численности предприятия и его организационной структуры. Обычно регистрацией внутренних документов занимается делопроизводитель или сотрудник кадровой службы. Если предприятие небольшое, поручить ведение журнала учета могут секретарю. 

Рекомендуемая форма журнала регистрации служебных записок образец

Поскольку унифицированной формы журнала нет, работодателю нужно разработать ее самостоятельно. Основное требование — чтобы книга учета содержала всю необходимую информацию как о самом документе, так и о его исполнении. 

Сведения, которые содержатся в каждой регистрационной записи, должны позволять однозначно идентифицировать любую служебную записку и легко находить ее исходный оригинал по сочетанию нескольких характеристик, отражаемых в журнале. 

Обратите внимание! Сведения о записке вносятся в журнал регистрации только один раз, даже когда адресатов у нее несколько. В этом случае всех их перечисляют в графе, содержащей сведения об адресате.

Рекомендуемые для заполнения графы:

  • порядковый и/или регистрационный номер служебной записки;
  • дата регистрации;
  • тема, краткое содержание текстовой части;
  • сведения об авторе и адресате;
  • сроки исполнения;
  • примечание с отметкой исполнения или неисполнения.

Регистрационный журнал служебных записок: образец

Журнал регистрации служебных записок в организации

  • Скачать журнал регистрации служебных записок: образец
  • В положении или инструкции по делопроизводству необходимо дать перечень всех типов служебных записок, сведения о которых будут вносить в книгу учета. 
  • В журнал регистрации служебных записок вносят сведения о следующих типах служебных записок:
  • Регистрационную книгу можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.
  • Электронный журнал регистрации документов в Excel

Журнал регистрации служебных записок в организации

Как составить журнал

Как оформить журнал регистрации служебных записок

В соответствии с общими требованиями делопроизводства, периодичность ведения книг учета годовая. В соответствии с нормативами, сроки хранения книг, журналов и карточек учета составляет 3 года. Поэтому, для обеспечения целостности журнала в течение сроков использования и хранения, он должен иметь твердую обложку. 

Страницы книги учета необходимо пронумеровать, прошнуровать и опломбировать в стандартном порядке. Это исключит несанкционированное внесение или удаление записей. На обложке или титульном листе журнала укажите наименование учреждения, информацию о том, когда был начато и завершено ведение журнала. Укажите срок его хранения. 

Итог Журнал регистрации служебных записок — образец необязательного для компании документа. Однако он позволяет держать в порядке и не потерять все важные бумаги. Поэтому закрепите обязанность вести журнал учета в ЛНА. Так сможете учитывать и с легкость находить документы, на основании которых принимают важные организационные и административные решения, которые имеют юридические последствия.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211331-jurnal-registratsii-slujebnyh-zapisok-19-m9

Образец журнала регистрации служебных писем работников

Журнал регистрации служебных записок в организации

Журнал регистрации записок, представлений

Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов.

Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению. По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.

Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки?

Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам.

В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Приложение N 10. Журнал учета служебных документов

Приложение N 10к Инструкции(п. На листах.

Порядковый учетный номерНомер поступившего документаДата до кументаОткуда (от кого) поступил или куда (кому) отправлен документНаименование или краткое содержание документаКоличество экземпляровНомера экземпляровКоличество листовКому передан документ на исполнение или кем исполнен документРасписка в получении документа и датаРасписка принявшего документ обратно и датаКакой входящий номер исполнен или каким исходящим номером исполнен документОтметка о подшивке, отправке или уничтожении документаПримечаниеНомер делаНомера листов123456789101112131415Л7,5V———————————Размеры даны в миллиметрах.ПОЯСНЕНИЯпо ведению и заполнению журнала1.

Рекомендуем прочесть:  Законы для снт россии

Журнал учета рабочего времени сотрудников

9556 востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал.

В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии. На основании отработанного времени начисляется заработная плата.

Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

Что такое журнал регистрации служебных записок. Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления

Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом. Если показатель превышает 600-700 документов в год, целесообразно перейти на регистрационно-карточную систему.

Вопрос стоит менее остро в учреждениях, имеющих электронную базу. В отличие от бумажных вариантов такие журналы легко подвергаются механизированной обработке.

Для фиксации факта получения служебных записок заводится журнал. Он должен быть отдельным. В нем не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.

Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой.

Как составить служебную записку

Почти все важные дела люди совершают путем переписки; следовательно, одного умения говорить недостаточно.

Люк де Вовенарг Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию. Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.

Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

– Минуточку, Иван Сергеевич!

– Что такое? – Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может. – Ну и бюрократ же ты, Вертер! [.] – Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят.

[…] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль.

А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!

– Это ужасно, Вертер. Ужасно… К/ф « Гостья из будущего» Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Отличный секретарь

Эта статья – о регистрации внутренних документов. Зачастую в организации их даже больше, чем «внешних» – входящих и исходящих. По какому принципу делить внутренние документы при регистрации?

Нужно ли это делать? Какая форма должна быть у журнала?

Читаем, пользуемся. Журнал регистрации внутренних документов качаем по ссылке.

Как точно не надо поступать – это регистрировать внутренние документы вместе со внешними. Бывает, что секретарь регистрирует принесенный ей приказ или служебную записку как входящее или исходящее письмо только потому, что понятия не имеет, куда еще поместить эти документы. Ответ простой: для учета внутренних документов у секретаря должен быть отдельный, специальный журнал.

Прежде чем бросаться создавать журнал регистрации внутренних документов в Экселе, нужно ответить самой себе на вопрос: какие конкретно внутренние документы создаются в нашей конкретной организации?

Журнал регистрации служебных записок

— — — — 

Для стабильной и правомерной деятельности любая компания должна наладить внутреннюю систему документооборота.

Среди небольших организаций популярен способ журнальной регистрации бумаг. В свою очередь, когда количество документов за год превышает 650-750 штук, большинство из подобных предприятий переходят на регистрационно-карточную систему. Тем не менее, даже при таких условиях регистрационные журналы должны находиться в сохранности еще длительный период.

С целью упрощения работы управленец небольшой компании должен позаботиться о наличии образца журнала регистрации служебных записок.

Источник: https://profjurist.ru/obrazec-zhurnala-registracii-sluzhebnyh-pisem-rabotnikov-13865/

Журнал регистрации записок (служебных документов) — образец

Полезная информация

Читайте также:  Испытательный срок на государственной гражданской службе

Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению.

По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.

Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.

В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ).

Журнал регистрации служебных записок и представлений не является обязательным документом и используется в организациях, в которых ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.

Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:

  • по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;
  • все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале;
  • из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Содержание журнала регистрации служебных документов

Журнал не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:

  • порядковый номер и дата записки или представления;
  • должность и фамилия вносящего запись;
  • краткое содержание записки или представления.

Журнал обычно ведется кадровым работником, но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

Образец журнала регистрации служебных записок и представлений хранится 75 лет согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

Источник: https://www.freshdoc.ru/kadry/docs/zhurnal/registracii_predstavlenij_zapisok/

Как правильно вести журнал регистрации служебных записок | Ваш Юрист

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как правильно вести журнал регистрации служебных записок». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Все мы люди и можем ошибаться. И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера. Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.

  • Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа , и после номера 125 идет регистрация номера 225, нужно внести соответствующую запись в журнал. Эта запись может выглядеть таким образом: «Пропущены номера со 126 по 224. Делопроизводитель Соловьева В.А». Обязательно подпись ответственного за ведение журнала работника и печать предприятия. Подобная ошибка может быть сделана механически только в том случае, если вы до сих пор заполняете документ вручную. При оформлении журнала электронным способом, такая ошибка невозможна, так как там порядковые номера устанавливаются автоматом.
  • Если письмо оприходовано неверно . Например, секретарь случайно записал в журнал сведения о поступившем письме, поставил номер и свою подпись. А через некоторое время оказалось, что письмо ненужно было регистрировать. В этом случае, чтобы не нарушать нумерацию стоит сделать запись под следующим номером о том, что предыдущая запись была сделана ошибочно. Таким образом не будет нарушен порядок регистрации писем.
  • Аналогичным образом можно фиксировать и другие ошибки , допущенные при регистрации входящих и исходящих документов.

Далее приведем общие рекомендации по ведению журнала на бумажном носителе, основанные на сложившейся практике делопроизводства.

О введении журналов учета местных командировок

Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который может дополняться по усмотрению организации буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Чтобы представить наглядно необходимость правильного отношения к служебной документации, представим себе следующую ситуацию. В связи с каким-либо праздником хозяйственный отдел назначает дополнительный рабочий день своим работникам для своевременной уборки территории.

Желательно избегать в записке лишних слов, сложных речевых оборотов. Необходимо по существу излагать суть проблемы или ситуации, по возможности сделать это кратко.

Первый – самый простой: валовая нумерация внутри каждого вида документов, как в примерах выше. Каждый из них получит свой порядковый номер.

Отсутствие на предприятии унифицированного образца позволяет ответственному за вопрос специалисту вести журнал в произвольной форме.

Унифицированной формы журнала приказов по личному составу на данный момент нет, поэтому каждая организация может использовать самостоятельно разработанный образец, содержащий все нужные реквизиты.

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях.

В организации необходима регистрация всех оформляемых документов, так как велика опасность их утери. Все документы фиксируются в специальных журналах. Командировочные удостоверения – это документы, которые привозят с собой работники из командировок. Данные о них тоже должны вноситься в специальный журнал.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

На основании образца журнала регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для регистрации любых других групп документов. Основные положения о порядке регистрации документов закрепить в инструкции по делопроизводству.

Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации.

Одно из важных требований для правильного документооборота заключается в том, что документ вписывается в журнал можно только после подписания ответственным лицом. Это делается для того, чтобы в учете не было «мертвых душ» — документов, которые зарегистрировали, но так и не подписали. Еще отметим, что каждый год нумерация в журнале начинается заново.

Регистрация исходящих документов

Второй способ – посложнее. Заключается в присвоении документу кроме числового номера еще и буквенного индекса. При этом если номер у каждого документа будет свой, то буквенный индекс не меняется и служит для того, чтобы по одному индексу можно было понять, что за документ перед нами. Буквенные индексы пишутся после порядкового номера через косую черту.

Xxi в век профессионализма. Ценится и высоко оплачивается только труд работников, безупречно знающих свое дело.

Подскажите, если журнал ведется в электронном виде (просто таблица exel), то стоит ли его потом распечатывать, сшивать (в конце года)? Или можно хранить в электронном виде и передавать его в архив на хранение на электронном носителе? Срок хранения журнала 3 года. Спасибо.

Над моей привычкой упрямо записывать предстоящие дела и их результаты в блокноте коллеги обычно посмеивались.

Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем.

Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.

Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Повторимся: в списках выше представлены минимальные «наборы» приказов в службе ДОУ и отделе кадров. Если организация только начинает свою деятельность или секретарь делает первые шаги на рабочем месте, то отталкиваться рекомендуется от этого списка. Довольно быстро станет ясно, учета каких документов не хватает, и постепенно журналов станет больше.

Служебная записка — пример написания

Для предприятий, документооборот которых в значительной степени компьютеризирован, журнал регистраций, бланки записок и готовые документы могут храниться в отдельной папке, доступной по локальной сети всем заинтересованным пользователям.

Безусловно, для маленького предприятия служебная записка может быть излишней формальностью, отнимающей время и силы. Но в большой организации, где множество работников, есть отделы, служебная записка может оказаться кстати.

Хотя трудовое законодательство напрямую не обязывает работодателя регистрировать трудовые договоры с работниками, это придется делать.

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица. Это своеобразный вид переписки между структурными подразделениями.

Кроме того, журнал прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации (или иным полномочным лицом), если это установлено у работодателя на локальном уровне (например, инструкцией по кадровому делопроизводству).

Как заполнить журнал регистрации служебных записок по образцу? Пошаговая инструкция и сроки хранения документа.

Если не возникает производственной необходимости или это не установлено внутренним нормативным актом организации, осуществлять выгрузку такой информации (как разово, так и с определенной периодичностью — в зависимости от целей) с последующей прошивкой и заверкой полученного бумажного документа, например для хранения, также необязательно.

Каждому техническому специалисту: строителю, проектировщику, энергетику, специалисту в области охраны труда.

Документы разных видов удобней регистрировать в разных категориях. Например, наиболее широко в журнале регистрации документов распространены следующие категории: деловые письма (исходящие и входящие), распоряжения, служебные записки, приказы.

Такой журнал должен заполняться в каждой или на . Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

Читайте также:  Супервайзер: кто это такой и что он делает

Прежде чем бросаться создавать журнал регистрации внутренних документов в Экселе, нужно ответить самой себе на вопрос: какие конкретно внутренние документы создаются в нашей конкретной организации?

В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:

  1. Порядковый номер входящего или исходящего документа;
  2. От кого получен документ или кому отправлен;
  3. Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
  4. Ответственный исполнитель документа;
  5. Примечание.
  • Кроме того, соответствующая запись в журнале приказов, сделанная согласно установленному локальными нормативными актами организации порядку, поможет подтвердить правомерность и юридическую силу того или иного документа в случае возникновения спора.
  • Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.
  • Журнал регистрации командировочных удостоверений необходим для фиксации этих удостоверений, полученных от работников.

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Документы, не подлежащие обязательной регистрации

Он обязан иметь твёрдую обложку. Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.

Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.

Служебная записка, как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) . При этом данный документ широко используется в деловой практике.

Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам. Реокмендуем! Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации (инструкции или положении по делопроизводству или др.).

Источник: https://u-maker.ru/strakhovoe-pravo/16470-kak-pravilno-vesti-zhurnal-registracii-sluzhebnykh-zapisok.html

Как регистрировать служебные записки внутренние

ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ И СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Внутренние документы — документы, создающиеся для обеспечения функций управления внутри организации и, как правило, не выходящие за ее пределы.

К внутренним документам относят распорядительные (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения) и организационные (положения, инструкции, правила и пр.) документы, а также в большинстве своем справочно-информационные документы (докладные записки и справки, представляемые руководству, некоторые виды актов и т.п.) (примечание 1).

Правила регистрации внутренних документов различаются в зависимости от вида документа.

Как правило, организационные и справочно-информационные документы регистрируются в организации в том же порядке, что и исходящие документы — документ должен быть надлежащим образом оформлен, согласован (при необходимости) и подписан, и только после этого он подлежит регистрации.

Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Белкомархива от 23.05.

1995 № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству), установлено, что регистрационный индекс докладной записки, справки и других аналогичных документов формулируется так же, как и индекс исходящего документа.

Это означает, что регистрационный индекс указанных документов будет иметь сложную структуру и будет состоять из индекса дела по номенклатуре (включает индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах делопроизводственного года (примечание 2).

Например, регистрационный индекс докладной записки по основной деятельности может быть следующим: 1-9/112, где 1 — индекс структурного подразделения, 9 — номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться эта докладная записка после исполнения, 112 — порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.

Внутренние документы так же, как и исходящие, могут регистрироваться на регистрационно-контрольных карточках либо в журнале регистрации документов.

Во втором случае для регистрации внутренних документов может вестись отдельный журнал, либо при небольшом количестве эти документы возможно регистрировать в одном журнале вместе с исходящими документами. Примерной инструкцией по делопроизводству (п.3.2.

5) установлена единая форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов, которая имеет следующий вид:

Дата и индекс документа Корреспондент Краткое содержание документа Отметка об исполнении документа

Рассмотрим пример регистрации внутренних документов.

Начальником планово-экономического отдела на имя руководителя организации была подготовлена докладная записка о ходе выполнении плановых заданий в I квартале 2008 г.

В записке анализируется ход выполнения плановых заданий, отражаются существующие проблемы и вносятся предложения, направленные на обеспечение выполнения запланированных показателей.

Докладная записка оформляется по установленным правилам:

Планово-экономический отдел
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Директору __________________________ (наименование организации) Кировнику И.И.
18.03.2008 № 1-9/_____
г.Минск
О ходе выполнения плановых заданий в I кв. 2008 г.

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Начальник отдела
Подпись
Н.В.Плановой

В номенклатуре дел организации в разделе «Канцелярия» имеется дело под заголовком «Докладные записки по основной деятельности, представляемые руководству работниками организации», индекс дела по номенклатуре: 1-9.

Начальник планово-экономического отдела заранее определяет, что докладная записка по указанному вопросу относится к основной деятельности организации и соответственно после исполнения она должна быть подшита в дело 1-9.

Поэтому, подготовив документ, он самостоятельно вписывает (либо печатает) в отведенном месте индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита его докладная записка после исполнения (в примере выделен курсивом так же, как и дата, проставленная начальником отдела при подписании).

  Как списывать бензин на арендованный автомобиль

Надлежащим образом оформленный и подписанный документ поступает в службу документационного обеспечения управления (канцелярию), где осуществляется его регистрация. Если количество внутренних документов в организации невелико, то они могут регистрироваться в одном журнале регистрации исходящих и внутренних документов. Соответствующая запись в этом журнале будет иметь следующий вид:

Дата и индекс документа Корреспондент Краткое содержание документа Отметка об исполнении документа
18.03.2008 № 1-9/112 Директор предприятия Докладная записка о ходе выполнения плановых заданий в I кв. 2008 г.

Последняя графа журнала («Отметка об исполнении документа») будет заполнена после исполнения документа при подшивке его в дело. Заполняется указанная графа в соответствии с правилами, установленными для регистрации входящих и исходящих документов.

После регистрации в учетной форме индекс докладной записки дополняется порядковым регистрационным номером. Таким образом, заголовочная часть докладной записки после ее регистрации приобретает следующий вид:

Планово-экономический отдел Директору ____________________________
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (наименование организации)
18.03.2008 № 1-9/112 Кировнику И.И.
г.Минск

Необходимо обратить внимание, что приведенная выше форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов не в полной мере учитывает специфику именно внутренних документов.

Поэтому в организации на основе установленной формы может быть разработана специальная форма журнала регистрации внутренних документов.

В ней могут быть предусмотрены дополнительные графы, необходимые для более полной и точной фиксации сведения о документах (например, «название вида документа, «кем подготовлен» и др.).

В организации может вестись один журнал для регистрации всех внутренних документов. Вместе с тем при большом количестве создаваемых в организации документов одного конкретного вида может вестись специальный журнал регистрации документов именно данного вида. Например, в организации может вестись отдельный журнал регистрации тех же докладных записок.

Возможен также вариант, при котором регистрационный индекс внутреннего документа будет состоять только из порядкового номера документа, присвоенного ему при регистрации в пределах делопроизводственного года.

Эта ситуация возможна в том случае, если для регистрации документов данного вида (разновидности) ведется отдельный журнал и в организации ведется только одно дело, в которое формируются документы данного вида (разновидности).

Дальнейшая работа с докладными записками, справками, сводками и другими аналогичными внутренними документами (их обработка, рассмотрение, исполнение, формирование в дела) согласно Примерной инструкции по делопроизводству осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов.

Аналогичным образом осуществляется регистрация организационных документов (положений, инструкций и др.) и работа с ними.

Примечание 1. Разделение документов на входящие (исходящие) и внутренние достаточно условно. Например, приказ либо иной распорядительный документ, изданный вышестоящим органом управления, будет внутренним документом для этого органа управления, но в то же время будет являться входящим документом для подведомственных организаций, в которые будут разосланы его копии.

Примечание 2. Делопроизводственный год совпадает с календарным: начинается 1 января и заканчивается 31 декабря.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института

документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

  Как восстановить билет на поезд после поездки

Я заместитель начальника отдела, хочу написать докладную директору, по поводу ситуации в отделе и моё видение проблем на предприятии. Должен ли я этот документ регистрировать, должен ли согласовывать или извещать других (или согласовывать) начальников отделов (кадры, безопасность, своего отдела) чтобы подать докладную директору?

Докладную отдайте под роспись

Нет регистрировать не нужно

Через секретаря директора передайте.

Нет это ваше право высказать свое видение ситуации в отделе. Никаким регламентом это не регулируется.

Должен ли я этот документ регистрировать, должен ли согласовывать или извещать других (или согласовывать) начальников отделов (кадры, безопасность, своего отдела) чтобы подать докладную директору?

Не должны, Вы имеете право подать докладную лично руководителю предприятия.

Докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений (коммуникация по вертикали). Обычно целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера.

Если докладная записка представляется руководителю организации (или его заместителю), то подписывает документ начальник структурного подразделения. На имя начальника отдела докладную записку подписывает сотрудник этого одела.

Данный документ должен включать определенный состав необходимых реквизитов. Для понимания будет проще не перечислять их здесь по ходу текста, а ознакомиться с конкретным примером докладной записки.

Образец докладной записки – пример о командировании работников на семинар

ОТДЕЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ Директору ОАО «Кувырком»

ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ К.П. Егорькину

О командировании специалистов

Источник: http://gems-world.com/info/kak-registrirovat-sluzhebnye-zapiski-vnutrennie/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector