Информационное письмо о смене генерального директора: образец

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

• подчиненным;
• коллегам;
• партнерам;
• клиентам;
• потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

• смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
• смена реквизитов;
• смена юридического или фактического адреса;
• подготовка к проведению инвентаризации;
• изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос.

Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их.

В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Читать дальше:  Начислен транспортный налог за проданный автомобиль

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения.

Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту.

Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Статьи по теме

Когда учредители компании принимают решение об увольнении генерального директора и приеме на работу нового, они проинформируют об этом контролирующие органы и контрагентов. Как это правильно сделать, читайте в нашей статье.

Скачайте полезные документы:

Какие документы надо оформить при смене руководителя

Генеральный директор — это лицо, которое действует от имени от организации без доверенности. Соответственно, именно гендиреткор подписывает договоры с контрагентами, кадровые документы, налоговую отчетность и прочую документацию.

Поэтому смена руководителя — это не только управленческое решение. Данная процедура требует уведомления как партнеров, так и регистрирующих и контролирующих органов.

Для того, чтобы начать процедуру необходимо решение учредителей компании или единоличного учредителя. Решение учредителей будет являться документом, на основании которого заключается трудовой договор с новым генеральным директором, а также производится уведомление налоговых органов и контрагентов.

Решение единственного участника ООО о смене руководителя организации

Если в организации только один учредитель, то все решения он принимает единолично. Поэтому в такой ситуации протокол собрания учредителей не составляется, надо оформить решение единственного учредителя.

Как составить уведомление о смене директора для налогового органа

Уведомить налоговый орган о том, что в организации поменялся руководитель необходимо в обязательном порядке. Это требование п.5 статьи 5 Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Дело в том, что сведения о генеральном директоре включаются в Единый государственный реестр юридических лиц. И при внесении изменений в сведения, которые содержатся в ЕГРЮЛ необходимо представить уведомление в налоговый орган. Поэтому надо составить письмо уведомление о смене генерального директора, образец которого приведен ниже.

Уведомление надо составить на бланке по форме № Р14001 . Эта форма утверждена приказом ФНС от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25.

Обратите внимание! Подписывает форму уведомления уже новый руководитель организации. При этом подпись руководителя должен заверить нотариус.

Читать дальше:  В течении 5 лет филатова неоднократно обращалась

Образец уведомления о смене руководителя организации

Представить уведомление в налоговый орган необходимо в течение трех рабочих дней.

Требование об уведомлении налогового органа необходимо соблюдать поскольку за нарушение этого правила могут наступить следующие неблагоприятные последствия:

• налоговая инспекция может оштрафовать руководителя на сумму в 5000 рублей. Такая административная ответственность установлена ч. 3 статьи 14.25 и статьей 23.61 КоАП);
• сделки, которые заключил уже новый руководитель до того момента, когда сведения о нем еще не были внесены в ЕГРЮЛ, могут признать недействительными. Такая сделка может квалифицироваться, как заключенная неуполномоченным лицом. Соответственно, она не будет нести юридические последствия.

Также важна информация о том, как именно можно представить в налоговый орган информационное письмо о смене директора. Есть несколько вариантов:

1. Уведомление можно передать непосредственно в территориальную налоговую инспекцию.
2. Обратиться в МФЦ.
3. Направить заявление в налоговый орган по почте.
4. Подать уведомление через сайт госуслуг или через официальный сайт Федеральной налоговой службы.

Выбрать наиболее удобную для себя форму уведомления организация может самостоятельно.

Письмо о смене директора контрагенту образец

Но сообщить об изменении лица, который является руководителем организации надо не только в контролирующие органы. Важно также известить об этом бизнес-партнеров. Как мы уже указывали выше, генеральный директор — это единоличный исполнительный орган компании. Он без доверенности действует от имени организации, представляет ее интересы, подписывает договоры с контрагентами.

Какой-либо специальной формы уведомления законодательство не предусматривает. Письмо о смене руководителя организации, образец которого приведен ниже, вы можете сформулировать самостоятельно. Главное, чтобы из сообщение бизнес-партнеру было понятно, что в вашей организации поменялся руководитель и представлять интересы компании будет уже новый человек.

• Письмо о смене директора образец
• Такое извещение позволит контрагенту понять, кто именно в организации в дальнейшем будет представлять ее интересы и подписывать документы.

Надо ли вносить изменения в кадровые документы при смене генерального директора

На практике у кадровиков в ситуации, когда меняется руководитель организации, возникают вопросы о необходимости внесения изменений в кадровые документы, например, в трудовые договоры .

Часто рассуждают так: в трудовом договоре указаны данные конкретного лица — руководителя организации, и, если руководитель поменялся не будет ли нарушением, когда в трудовой договор не вносятся поправки.

Здесь сразу надо пояснить. При смене генерального директора, ни трудовые договоры, ни распорядительные документы менять не надо. Объяснение следующее. Стороной трудового договора, работодателем является именно организация.

При сменен генерального директора работодатель не меняется, поэтому трудовой договор также дополнять не надо.

Этот же принцип действует и в отношении локальных нормативных актов организации.

Смена генерального директора влечет обязанности организации по уведомлению об этом налогового органа и контрагентов. Пропуск срока извещения ФНС грозит организации административным штрафом. Если же не уведомить контрагентов, могут возникнуть проблемы с исполнением договорных обязательств.

Читать дальше:  Не продается квартира что делать народные средства

Уведомление о смене директора для контрагентов (общие положения)

Смена руководства в организации подразумевает внесение соответствующих изменений в учредительные документы и регистрацию таких изменений. Речь идет об уведомлении налоговой инспекции в течение 3 рабочих дней после смены директора. В этом случае в ЕГРЮЛ добавляются новые сведения, после чего предыдущий руководитель теряет свои полномочия на управление обществом.

Для того чтобы между обществом и контрагентами не возникло разногласий относительно главного подписанта документов и лица, имеющего право представлять предприятие без доверенности, вновь избранному директору необходимо уведомить своих партнеров о произошедших изменениях.

В этом случае вполне допустимо отправить выписку из ЕГРЮЛ с новыми данными в адрес контрагента, приложив к ней сопроводительное письмо.

ВАЖНО! Как правило, в тексте договора/контракта имеется пункт о том, что стороны гражданских правоотношений обязаны уведомить друг друга об изменении регистрационных данных в течение определенного времени. Неисполнение этого условия может повлечь за собой сложности в отношениях с партнерами.

Кроме того, имеется ряд организаций, для которых уведомление о смене директора обязательно. К таковым относятся, например, банки, которым необходимо сообщить о смене руководства сразу после назначения нового лица, так как заполняется новая карточка с образцами подписи и оттисками печати, которые будут использоваться в работе.

Информационное письмо о смене директора — образец, нюансы составления

Законодатель не предъявляет никаких требований относительно содержания информационного письма о смене руководителя, поэтому организации составляют документ самостоятельно. Образец информационного письма можно скачать по ссылке:

Основные моменты, на которые стоит обратить внимание при составлении:

1. Письмо печатается на фирменном бланке организации (более подробно об этом можно прочитать в статье «Требования к фирменному бланку и печати организации»).
2. Документу присваивается порядковый номер с указанием даты.
3. В тексте указываются сведения о смене директора, дата приказа о назначении и полные биографические данные нового управленца.
4. Ссылка на номер и дату протокола, в соответствии с которым общее собрание участников приняло решение провести кадровые перестановки, также обязательна (можно приложить и копию протокола).
5. Документ должен содержать подпись нового руководителя и печать организации (при ее наличии).

Информационные письма необходимо рассылать после получения выписки из ЕГРЮЛ, в которой будет содержаться новая информация относительно руководства. Безусловно, формально процедура смены директора начинается с оформления протокола общего собрания и издания приказа о назначении, но официальный подтекст этим действиям придает только внесение записи в ЕГРЮЛ.

Таким образом, обязанность общества об уведомлении контрагентов о смене директора не упоминается в законе, но может быть предусмотрена, например, договором, заключенным между сторонами.

Уведомление может осуществляться посредством направления копии выписки из ЕГРЮЛ или информационного письма, которое подписывается новым руководителем.

Источник: https://kalibr20.ru/urkons/informacionnoe-pismo-o-smene-rukovoditelja-obrazec/

Информационное письмо о смене генерального директора: образец, реквизиты, правила заполнения

Можно перечислить разные обстоятельства, при которых в ООО меняют гендиректора. Данные по сотруднику на этой должности в учредительных документах не отображаются. Но зато они содержатся в ЕГРЮЛ. Потому любые соответствующие изменения требуют государственной регистрации. Сама регистрация должна пройти не менее, чем через три дня после того, как на общем собрании было принято соответствующее решение.

О главных особенностях процедуры замены гендиректора

При работе с документами официального типа наиболее широким набором полномочий наделяют гендиректоров. Потому к вопросу смены человека на этой должности надо подойти с максимальной серьёзностью. И опираться только на действующее законодательство.

Чтобы избежать возможных проблем в дальнейшем, необходимо позаботиться об оформлении:

1. Бумаг учредительного характера.
2. Процесса по передаче печати. Материальные личные ценности передаются отдельно.

Наиболее частые причины смены людей на должности – либо желания остальных членов сообщества, либо личное стремление самого специалиста.

В любом случае, о замене надо письменно известить кандидата не позднее 30 дней до того, как пройдёт непосредственное увольнение. Относительно ухода сообщает и сам сотрудник, если это решение принимается по собственному желанию.

Отдельно принимают решение по смене руководящего состава. После этого максимум за 3 дня сам руководитель должен подать документы в налоговые органы, чтобы там внесли необходимые изменения.

Как составляется информационное письмо?

Информационное письмо о смене генерального директора: образец и реквизиты

«Уведомление о смене генерального директора» – обязательный документ, предусмотренный законодательством. Сначала такие письма направляются в банки, занимающиеся обслуживанием счетов юридического лица. И только потом – контрагентам.

Обращаемся к представителям налоговых органов

Адресату документы направляются уже после того, как внесены соответствующие изменения. И после того, как в содержании Росреестра уже подтверждено, что гендиректор сменился. До этого момента решение не имеет никакой силы, и нет смысла составлять саму бумагу.

Официальное письмо направляется в налоговую службу сразу после того, как возникает соответствующий повод.

Это обязательное требование согласно закону. Для этого используют форму №P14001. Других документов не нужно, только само заявление.

Для регистрации ИП необходимо собрать определённые документы. Подробная информация и список бумаг есть по ссылке. 

Заполняется документ в следующем порядке:

1. Титульный лист. В этом месте пишут полное наименование организации, ИНН и ОГРН.
2. На листе есть первая страница, обозначаемая как К. Она должна быть в количестве двух экземпляров. В одном из них заполняют только разделы за номерами 1 и 2. Здесь даётся информация относительно старого директора. Ещё одну копию дают тому, кто пришёл на должность руководителя. На данном листе переходят к заполнению третьего раздела.
3. Лист Р нужен для сведений, которые предоставляются налоговым органам. За это отвечает либо сам новый руководитель, либо его представители. Во втором случае обязательно требование – наличие доверенности, заверенной у нотариуса.

Образец информационного письма о смене генерального директора вы можете скачать по этой ссылке.

Образец информационного письма о смене генерального директора.

Общаемся с банками и контрагентами

В данном случае форма составления письма – свободная. Банкам необходимо сообщить новую информацию максимум за три рабочих дня. Иначе на предприятие налагается штраф.

В каком порядке заключается договор между ИП и ООО? Статья на эту тему здесь.

С юридической точки зрения, контрагентам не обязательно отправлять такое письмо. Но лучше сообщить своим партнёрам об изменениях, чтобы подстраховаться на будущее. Особенно, если увольнение директора связано с утратой доверия. В деловом мире это считается правилом хорошего тона.

Письмо имеет свободную форму, но рекомендуется придерживаться общего делового стиля.

Есть сведения, присутствие которых обязательно:

1. Документ пишется от лица только нового руководителя. В конце стоит его подпись, обязательно заверенная у нотариуса.
2. Не надо уточнять, почему именно уволили предыдущего директора. Особенно, если не хочется распускать лишних слухов. Достаточно использовать одну короткую фразу. Если нет желания, причину можно вообще не указывать. Согласно общим требованиям, вообще можно не указывать ничего, кроме самого факта снятия старого руководителя с должности, и назначения на его место нового. Для остальных сведений – приложения.

Одним из обязательных приложений будет копия протокола общего собрания, на котором и принято решение об отстранении нового директора, и назначении нового.

Пример готового письма.

Если генеральный директор меняется одновременно с учредителем

В данном случае процесс проходит согласно общим правилам. Небольшое изменение – лишь в том, что  новый учредитель сам пишет заявление от своего лица. И потом его принимают в состав руководителей предприятия.

В этом случае проводится общее собрание, на котором принимаются определённые решения.

• Утверждение нового формата учредительных и других документов.
• Внесение изменений в состав учредителей.

Протокол с формой Р14001

К заполнению этих форм необходимо подойти со всей ответственностью.

Достаточно малейших ошибок и неточностей, чтобы адресаты просто отказались внести соответствующие изменения.

Форма Р14001 встречается в двух вариантах. Один – новый, другой является устаревшим. Актуальность сохраняет каждый, потому допускается заполнение любого. Отдельного внимания заслуживает поле с Адресом – туда вносят только информацию, соответствующую классификации КЛАДР.

Для чего нужна выписка из ЕГРИП и как её получить? Читайте об этом в данной публикации.

После заполнения форму относят нотариусу для заверения. Он же должен скрепить листы формы. Самостоятельно делать это нельзя.

Подробнее о том, как происходит процедура смены генерального директора в компании, вы узнаете из данного ролика:

Источник: http://FBM.ru/bukhgalteriya/kadrovyjj-uchet/rukovodstvo-po-zapolneniyu-pisma-o-sm.html

Письмо о смене директора контрагенту: образец

Руководитель предприятия – это должностное лицо, которое подписывает все договоры, заключаемые этим юридическим лицом. Его фамилия и инициалы указывают в тексте договора. Если директор сменился, то предприятию нужно уведомить все своих постоянных контрагентов.

Зачем нужно уведомление контрагентов о смене директора

Когда организации заключают между собой договоры, то помимо полного их наименования, в тексте указывают и данные официального представителя, который собственно и подписывает документ.

Смена руководителя влечет за собой внесение изменений в определенные документы, в том числе и в долгосрочные договоры. Подробнее о смене руководителя можно посмотреть здесь.

Для того чтобы предложить деловым партнерам внести изменения в договоры, а также, чтобы в дальнейшем они указывали правильные данные представителя организации в подписываемых документах, нужно произвести уведомление контрагентов о смене директора.

Уведомление контрагентам о смене директора: образец

Сообщение контрагенту о смене руководителя организации можно отправить в виде:

• Официального информационного письма или уведомления.
• Телефонограммы или устного сообщения.
• Путем размещения соответствующей информации на сайте предприятия.

Правила делового этика предполагают использование первого способа.

Такое письмо составляется на фирменном бланке организации и содержит следующие реквизиты:

• Название организации, куда направляется письмо, и ФИО ее представителя. Если делается массовая рассылка, то эти данные могут и не проставляться.
• Если письмо составляется не на фирменном бланке, то нужно указать полное наименование юридического лица, которое составляет уведомление.
• Подписывает документ руководитель, который на данный момент обладает полномочиями. То есть это может быть как руководитель, который уходит, так и новый директор.

Текст письма составляется в произвольной форме, главное, чтобы он содержал следующие сведения:

• Полное ФИО нового директора.
• Дата начала его полномочий.
• Документ, на основании которого ему предоставляются полномочия.
• Если он назначен временно, или исполняющим обязанности, это также указывают.

В письме можно предложить контрагентам заключить дополнительные соглашения к действующему договору или приложить уже составленный документ.

Сообщение контрагенту о смене руководителя организации производится с помощью официального письма, в котором организация сообщает данные нового директора. Письмо составляется в свободной форме, оно может быть направлено в адрес контрагента любым способом связи: почтой, факсом или доставлено лично.

Образец уведомления контрагента о смене директора

Источник: https://spmag.ru/articles/pismo-o-smene-direktora-kontragentu-obrazec

Как написать письмо о смене директора организации?

Когда учредители компании принимают решение об увольнении генерального директора и приеме на работу нового, они проинформируют об этом контролирующие органы и контрагентов. Как это правильно сделать, читайте в нашей статье.

Скачайте полезные документы:

Какие документы надо оформить при смене руководителя

Генеральный директор — это лицо, которое действует от имени от организации без доверенности. Соответственно, именно гендиреткор подписывает договоры с контрагентами, кадровые документы, налоговую отчетность и прочую документацию.

Поэтому смена руководителя — это не только управленческое решение. Данная процедура требует уведомления как партнеров, так и регистрирующих и контролирующих органов.

Для того, чтобы начать процедуру необходимо решение учредителей компании или единоличного учредителя. Решение учредителей будет являться документом, на основании которого заключается трудовой договор с новым генеральным директором, а также производится уведомление налоговых органов и контрагентов. 

Решение единственного участника ООО о смене руководителя организации

Если в организации только один учредитель, то все решения он принимает единолично. Поэтому в такой ситуации протокол собрания учредителей не составляется, надо оформить решение единственного учредителя. 

• Как оформить увольнение генерального директора

Как составить уведомление о смене директора для налогового органа

Уведомить налоговый орган о том, что в организации поменялся руководитель необходимо в обязательном порядке. Это требование п.5 статьи 5 Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Дело в том, что сведения о генеральном директоре включаются в Единый государственный реестр юридических лиц. И при внесении изменений в сведения, которые содержатся в ЕГРЮЛ необходимо представить уведомление в налоговый орган. Поэтому надо составить письмо уведомление о смене генерального директора, образец которого приведен ниже.

Уведомление надо составить на бланке по форме № Р14001. Эта форма утверждена приказом ФНС от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25. 

• Как уведомить налоговую инспекцию о смене генерального директора

Обратите внимание! Подписывает форму уведомления уже новый руководитель организации. При этом подпись руководителя должен заверить нотариус. 

• Образец уведомления о смене руководителя организации
• Скачать полностью
• Представить уведомление в налоговый орган необходимо в течение трех рабочих дней.
• Требование об уведомлении налогового органа необходимо соблюдать поскольку за нарушение этого правила могут наступить следующие неблагоприятные последствия:

• налоговая инспекция может оштрафовать руководителя на сумму в 5000 рублей. Такая административная ответственность установлена ч. 3 статьи 14.25 и статьей 23.61 КоАП);
• сделки, которые заключил уже новый руководитель до того момента, когда сведения о нем еще не были внесены в ЕГРЮЛ, могут признать недействительными. Такая сделка может квалифицироваться, как заключенная неуполномоченным лицом. Соответственно, она не будет нести юридические последствия. 

Также важна информация о том, как именно можно представить в налоговый орган информационное письмо о смене директора. Есть несколько вариантов:

1. Уведомление можно передать непосредственно в территориальную налоговую инспекцию.
2. Обратиться в МФЦ.
3. Направить заявление в налоговый орган по почте.
4. Подать уведомление через сайт госуслуг или через официальный сайт Федеральной налоговой службы.

Выбрать наиболее удобную для себя форму уведомления организация может самостоятельно. 

Письмо о смене директора контрагенту образец

Но сообщить об изменении лица, который является руководителем организации надо не только в контролирующие органы. Важно также известить об этом бизнес-партнеров. Как мы уже указывали выше, генеральный директор — это единоличный исполнительный орган компании. Он без доверенности действует от имени организации, представляет ее интересы, подписывает договоры с контрагентами.

Какой-либо специальной формы уведомления законодательство не предусматривает. Письмо о смене руководителя организации, образец которого приведен ниже, вы можете сформулировать самостоятельно. Главное, чтобы из сообщение бизнес-партнеру было понятно, что в вашей организации поменялся руководитель и представлять интересы компании будет уже новый человек. 

Письмо о смене директора образец

Такое извещение позволит контрагенту понять, кто именно в организации в дальнейшем будет представлять ее интересы и подписывать документы. 

Надо ли вносить изменения в кадровые документы при смене генерального директора

На практике у кадровиков в ситуации, когда меняется руководитель организации, возникают вопросы о необходимости внесения изменений в кадровые документы, например, в трудовые договоры.

Часто рассуждают так: в трудовом договоре указаны данные конкретного лица — руководителя организации, и, если руководитель поменялся не будет ли нарушением, когда в трудовой договор не вносятся поправки.

 

Здесь сразу надо пояснить. При смене генерального директора, ни трудовые договоры, ни распорядительные документы менять не надо. Объяснение следующее. Стороной трудового договора, работодателем является именно организация.

При сменен генерального директора работодатель не меняется, поэтому трудовой договор также дополнять не надо.

Этот же принцип действует и в отношении локальных нормативных актов организации. 

Вывод

Смена генерального директора влечет обязанности организации по уведомлению об этом налогового органа и контрагентов. Пропуск срока извещения ФНС грозит организации административным штрафом. Если же не уведомить контрагентов, могут возникнуть проблемы с исполнением договорных обязательств.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/385493-informatsionnoe-pismo-o-smene-direktora-19-m8

Основания для смены генерального директора

Смена генерального директора может обуславливаться как заранее подготовленным планом, так и внезапными обстоятельствами, требующими немедленной реакции. Конкретные основания для смены генерального директора зачастую фиксируются в Уставе предприятия. К наиболее распространенным относятся:

• период длительности контракта, на основании которого был принят руководитель, истекает;
• директор уходит на основании заявления с прошением уволить его по собственной инициативе;
• стороны пришли к общему соглашению;
• директор умер;
• советом учредителей был избран новый управленец.

Описанные основания для смены руководителя предприятия являются объективными, они не зависят от качества работы текущего управленца. При этом последняя причина относится к особым обстоятельствам, которые требуют коллективной оценки учредителей или иных представителей управленческого аппарата.

То есть, в случае, когда руководитель компании увольняется с должности по решению совета директоров, это относится к увольнению по инициативе нанимателя, и регламентируется ст. 81 ТК РФ. Основаниями для снятия субъекта с должности в соответствии с нормами ст. 81 ТК РФ являются:

• регулярное нарушение субъектом своих должностных обязанностей, игнорирование правил трудовой дисциплины и охраны труда, а также отказ от исполнения своих функций без наличия уважительной причины;
• субъект распространил коммерческую тайну;
• директор совершил определенные действия, которые дали совету директоров основания для утраты к нему доверия. Вследствие этого дальнейшая деятельность лица на подобной должности является невозможной;
• решение, принятое увольняемым управленцем, привело к существенным материальным потерям, либо пошатнуло репутацию сообщества.

Важно понимать, что генеральный директор является таким же сотрудником компании, как и другие представители персонала. Смена рассматриваемого работника должна фиксироваться в решении общего собрания участников компании. В дальнейшем данное решение должно пройти регистрацию в фискальной структуре посредством направления в оговоренную инстанцию заявления по форме Р14001.

Назначение информационного письма о смене генерального директора

Конкретная информация о действующем управленце компании не фиксируется в основном тексте Устава, однако она передается в ЕГРЮЛ, чтобы при оформлении сделок и соглашений контрагенты могли ознакомиться с полномочиями конкретного управленца.

Период, на который заключается контракт с руководителем компании, определяется советом директоров. Информационное письмо о смене управленца должно быть в кратчайшие сроки предоставлено во все инстанции, с которыми компания имеет взаимосвязи.

[/attention]Законодательство не фиксирует строгой необходимости составлять рассматриваемый документ и оповещать партнеров компании о смене директора (исключение составляют случаи, когда в соглашении с контрагентом четко сказано, что компания должна оповестить вторую сторону о смене гендиректора). Фактически, рассылка подобного уведомления партнерам – это атрибут делового этикета, а не законодательной необходимости, и, тем не менее, уведомление рекомендуется рассылать, чтобы в дальнейшем избежать ошибок при оформлении документов.[/attention]
  Как оплачивается больничный в бюджетной организации?

Оповещать нужно следующие службы:

• ФНС РФ. Оповещение необходимо только при смене субъекта, в случае же, если одно и то же лицо было избрано на второй срок, уведомление не требуется. Важно подчеркнуть, что оповещение фискальной структуры в данном контексте обязательно. Если компания на протяжении первых трех дней с момента процедуры замены кадра не оповестила в письменном виде ФНС, то подобный проступок будет наказан в соответствии со ст. 19.7 КоАП РФ.

[/attention]Обязанности оповещения фондов (ФСС, ФОМС, ПФ РФ) для компании нет. После подачи заявления по форме Р14001 все сведения вносятся в ЕГРЮЛ, откуда в дальнейшем берут информацию представители обозначенных структур.[/attention]

• Банк. Извещать банк о подобных изменениях рекомендуется как можно быстрее. Это обуславливается тем, что сразу после принятия на должность нового директора, информация о предыдущем кадре теряет актуальность, а значит, необходимо заменить электронную подпись. В большинстве соглашений прописана обязанность компаний оповещать банк в подобных обстоятельствах. Зачастую банки запрашивают у своих клиентов такие доказательные документы: выписка из ЕГРЮЛ, выписка из протокола собрания директоров, распоряжение компании о вступлении нового управленца в должность.
• Контрагенты. Для данных целей зачастую используется уведомление в свободной форме.

Образец информационного письма о смене генерального директора

Информационное письмо о смене генерального директора составляется в вольном формате, однако с учетом стандартных требований для официальных писем. В частности, в шапке бумаги необходимо фиксировать такую информацию:

• реквизиты фирмы. Подобное письмо наиболее уместно составлять на фирменном бланке компании, либо указывать все стандартные реквизиты вверху листа;
• регистрационный номер документа. Данный аспект необходим для регистрации исходящей корреспонденции;
• дата составления документа, подпись управленца и его расшифровка. Без подписи нового генерального директора компании документ не имеет юридической силы;
• реквизиты адресата. Необходимо указать не только наименование компании, куда направляется уведомление, но также ФИО и должность представителя данной фирмы. Зачастую подобные документы направляются директору.

В основном тексте необходимо прописать само извещение. Удачной формулировкой считается: «Настоящим письмом уведомляем Вас…» Также в документе следует фиксировать конкретную дату, с которой субъект вступил в должность.

Это означает, что именно с этой даты имя директора компании во всех оформляемых бумагах должно быть изменено. Помимо прочего, требуется сделать ссылку на документ, который стал основанием для смены кадра.

Зачастую это решение собрания директоров.

Скачать образец уведомления о смене генерального директора можно здесь.

Приложения к письму о смене генерального директора

Ввиду того, что визирует уведомление уже новый гендиректор, адресату необходимо документальное доказательство его принятия на должность. Это обуславливает прикрепление к письму также копии таких бумаг:

• протокол собрания директоров, в ходе которого был избран новый управленец. Практика демонстрирует, что в данной бумаге также фиксируется имя предыдущего управленца. Это позволит максимально прозрачно отразить процедуру смены субъектов;
• доверенность на визирование подобной документации;
• распоряжение о назначении гендиректора. Смысл доверенности может быть отражен в распоряжении, и тогда доверенность составлять не нужно.

[/attention]Распоряжение визирует исключительно новый управленец, так как в данных обстоятельствах он уже вступил в должность и подобные подписи входят в его полномочия. Подпись старого директора сделает документ недействительным.[/attention]

Таким образом, уведомление государственных структур и контрагентов о смене директора является крайне желательным процессом. Обязательным подобное извещение является только для налоговой инстанции. Компании рекомендуется воспользоваться образцом документа, во избежание допущения ошибок. (24 голос., 4,42

Источник: http://nataliplus.ru/kak-napisat-pismo-o-smene-direktora-organizatsii/

Образец информационного письма о смене руководителя организации

Письмо о смене генерального директора носит информационный характер. Этот документ ставит перед фактом контрагентов организации.

Когда глава какого-либо учреждения меняется, это должно быть зафиксировано в Едином государственном реестре юридических лиц.

Не позднее трех дней с момента назначения нового лица организация обязана подать соответствующую бумагу в отделение налоговой службы по месту регистрации компании.

А после можно уже рассылать письма соответствующего содержания в другие организации. Также нужно поступить, если у генерального директора просто по каким-то причинам изменилась фамилия.

Важно: уведомление о смене генерального директора имеет унифицированную форму, а информационное сообщение в виде письма – нет. Тот, кто составляет бумагу, вправе добавлять данные, давать комментарии (естественно, соблюдая нормы деловой переписки).

Составные части письма

Документ имеет произвольную форму. Однако строится согласно общепринятому алгоритму. Так, в самом верху листа обычно расположены:

• Реквизиты компании. В бланке под них просто оставлено свободное пространство. В идеале все подобного масштаба и направленности документы печатаются на бланках конкретной организации, которые содержат ее наименование, адрес, телефон и другие контактны данные изначально.
• Номер письма. Он необходим для осуществления корректной регистрации исходящей корреспонденции.
• Дата подписания документа. Без подписи он не имеет юридической силы.
• Адресат. Если это юридическое лицо, то указывается сначала организация, затем – должность и ФИО конкретного сотрудника этой организации, которому предназначается послание.

Помимо вводной части, которая одинакова для большого количества документации, у письма о смене директора есть основная часть. Она может начинаться с фраз: «Настоящим письмом уведомляем Вас…» или «Данным письмом информируем Вас…», или просто «Информируем Вас, что с сегодняшнего дня генеральным директором назначен Иванов Иван Иванович».

Унифицированной формы для образца письма нет. Однако следует лаконично и аргументировано сообщить адресату суть бумаги – информацию о смене директора. При этом необходимо в качестве приложения указывать бумагу, которая являлась основанием для такой смены.

Итак, обязательные для основной части моменты – это:

• ФИО нового генерального директора.
• Дата, с которой он приступил к выполнению своих обязанностей.
• Какой документ является основанием для этого. Им может быть протокол общего собрания акционеров (владельцев) компании либо решение единственного учредителя.

Кто расписывается

При составлении документа многие задаются вопросом, кто должен заверять письмо: старый или новый генеральный директор организации. Ответ здесь однозначный: новый.

Ведь документ о его назначении уже вступил в силу.

И даже если налоговые органы еще пребывают в неведении о смене директора, все равно подписывать и заверять документацию своей визой имеет право теперь только новый начальник.

Для того чтобы избежать таких моментов и возможных связанных с этим неурядиц, необходимо сразу же в протоколе о собрании собственников по этому вопросу прописывать конкретные даты увольнения предыдущего работника и назначения нового.

Приложения

Так как подпись ставит новый начальник, в письме нужны доказательства предоставленной информации, иначе открылись бы широкие возможности для мошенников. Подставные лица могли бы пользоваться возникающей неразберихой при сообщении подобного рода сведений. Поэтому к каждому письму о смене генерального директора обязательно прикрепляются:

• Копия протокола общего собрания, на котором было принято решение о его назначении. На практике для удобства в нем же прописывают увольнение старого.
• Копия доверенности на подписание документации.
• Копия приказа о назначении генерального директора. Смысл доверенности может быть в него включен.

Обязательной будет только первая бумага, но, прикрепив копии остальных, можно сделать свое обращение более аргументированным. Каждая организация в этом случае поступает согласно своему Уставу.

Заключительная часть письма – это подпись нового генерального директора и по возможности печать организации. Таким образом контрагенты и иные лица, которым будет адресовано письмо, узнают, как расписывается новый руководитель.

Особые случаи

Помимо налоговиков, о смене директора также в обязательном порядке информируются банки, которые обслуживают компанию. Это закреплено в Инструкции Банка России №153-И от 30 мая 2014 года.

Публичная кадастровая карта гусев калининградской области

Помимо этого, вновь назначенный руководитель должен посетить банковскую организацию, для того чтобы оставить там образцы своей подписи. Только после совершения этого действия его «автограф» будет действительно заверять денежные поручения и прочую финансовую документацию организации.

Обязательно ли уведомлять партнеров

По закону компания обязана уведомить о смене директора только налоговую службу и банк. Однако согласно правилам делового общения контрагенты тоже должны быть в курсе существующего положения дел. Особенно это касается случаев, в которых предыдущий генеральный директор был уволен из организации в связи с утратой доверия. Его действия могли быть связаны и с деловыми партнерами.

Помимо этого, существует еще один повод уведомить деловых партнеров: с ними следует заключить дополнительные соглашения ко всем договорам, в которых фигурирует ФИО старого специалиста (для того чтобы они имели юридическую силу).

Таким образом, массовая рассылка писем о смене генерального директора – это обязательный пункт в алгоритме любой уважающей себя компании. Если не хочется тратить драгоценное время на подписание множества копий, можно воспользоваться факсимиле подписи нового начальника.

Статьи о бухучете и справочная информация

Письмо о смене директора

Образец информационного письма

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Как написать информационное письмо

Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.

В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:

• письмо-сообщение (извещение, уведомление) – о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;
• письмо-заявление – о каких-то намерениях адресанта;
• письмо-подтверждение – о получении товара, денежных средств, документов;
• письмо-напоминание – о выполнении обязательств;
• рекламно-информационное письмо – реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.

Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.

Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

Образец информационного письма о смене директора

Исх. № 201112-1 от «20» ноября 2012 г.

Директору ООО «Имидж» А.В. Сухаревой

О смене директора

Источник: https://lawsexp.com/juridicheskie-sovety/obrazec-informacionnogo-pisma-o-smene.html