Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2020 году — образец записи

Необходимость заверения копии трудовой книжки объясняется в первую очередь сроком действия такого документа. В отличие от других документов, срок действия ксерокопии документа о рабочей жизни человека заканчивается в момент внесения следующей записи, которой нет в копии. Запрашиваемая заверенная копия ТК с полным отражением трудовой деятельности необходима в ситуациях:

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2020 году - образец записи

  • Банки всегда требуют заверенные документы.
  • При утере оригинала, имея на руках заверенную ксерокопию, восстановление данных для выписки дубликата занимает намного меньше времени.
  • Пенсионный Фонд принимает только заверенные копии ТК.
  • Поиск нового места работы при наличии предыдущего. Трудовой Кодекс позволяет на время брать оригинал трудовой, хранящийся по месту работы. Но при написании соответствующего заявления потребуется указать причину. А это не всегда удобно. Поэтому, имея заверенную ксерокопию, ее предоставляют потенциальному работодателю.
  • Необходимость отправки документов в электронном виде. С развитием цифровых технологий такая потребность будет только возрастать.

Главным законодательным актом является Статья 62 Трудового Кодекса (см. ссылку www.consultant.ru), которая  устанавливает обязанность администрации предприятия правильно изготовить и заверить копию документа о трудовой деятельности сотрудника.

Период действия копии

Копия ТК действительна все время действия оригинала. Это правило работает, если ксерокопия хранится у владельца документа. Многие государственные учреждения и коммерческие организации сами устанавливают сроки действия. У банков этот период, как правило, не превышает 30 дней. А судьи не ограничивают время действия заверенных документов.

Изготовление и заверение

Для придания копиям юридической силы существует заверительная форма в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (см. ссылку base.garant.ru ).  Ключевое слово «ВЕРНО» в любом склонении должно быть подтверждено подписью должностного лица с расшифровкой фамилии и проставленными инициалами.

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2020 году - образец записи

Важно! Не допускается двухсторонняя печать. Две страницы книжки располагаются на листе формата А4. Количество таких листов соответствует объему данных.

Особое значение имеет качество печати. Оно должно быть хорошо читаемым, без разводов и лишних знаков. Неизменный масштаб – 100%. Печатание сканированных документов не приветствуется. Если по какой — то причине нет возможности автоматического копирования, то информация из документа печатается вручную и заверяется.

Для изготовления ксерокопии ТК работающего гражданина после последней записи в следующей строке с указанием даты делается приписка «работает по настоящее время». Номер записи соответственно ставится следующий. Далее должность, фамилия, инициалы заверяющего, печать организации. И основная отметка «копия верна».

Если страниц несколько, то на каждой странице — «копия верна», подпись, фамилия, печать. Особое внимание уделяется печати. Она ставится таким образом, чтобы, находясь на листе, захватывала скопированный участок страницы книжки. Образец:

Образец правильно заверенной ксерокопии

Внимание! Файл запрещено использовать как документ. Он служит для ознакомительных целей

С 1 июля 2018 года становится обязательным указание места нахождения оригинала документа. То есть перечисление реквизитов предприятия, выдавшего копию документа. Поэтому уместно изготавливать запрошенный документ на фирменном бланке организации.

Схематично расположение записей выглядит так:

Схема заверения ТК

Четыре страницы трудовой тоже помещаются на одном листе. Но ГОСТом предусмотрено на двух. Экономия бумаги в данном случае может сослужить плохую службу, и документ признают недействительным.

Все листы пронумеровывают, т.к. их количество не совпадет с указанными страницами в скопированном документе. Прошивают нитками с левого края.

Узелок ниток с обратной стороны заклеивают небольшой полоской бумаги. Ставится печать с захватом полоски, которой заклеен узел из ниток. Указывается прописью количество прошитых листов и подпись исполнителя, уже без расшифровки.

Оформление выписки из ТК

Часто необходима выписка из книжки, когда важен определенный рабочий период. Выглядит она как заполненный бланк, разработанный локально. Сотрудник при запросе сам указывает интересующие его промежутки времени. Особенно это актуально в случаях:

  • ´ при совмещении нескольких работ или должностей;
  • ´ для выдачи родственникам в случае смерти работника.

Выписка из ТК содержит сведения со всех мест занятости. Для оформления такой выписки используется фирменный бланк организации, где содержится следующая информация:

  1. Реквизиты работодателя.
  2. ФИО и дата рождения ходатая выписки.
  3. Образование и специальность.
  4. Место работы, должность и стаж сотрудника.
  5. При наличии – поощрения и награждения работника.

Заполненный образец выписки из трудовой:

Образец выписки из ТК

В конце всех записей — приписка «работает по настоящее время» и дата составления. Подпись сотрудника — исполнителя, его должность, ФИО, печать.

Если страниц несколько, они, как в случае с ксерокопией книжки, нумеруются, прошиваются, заверяются. При смене рабочего места выписка теряет юридическую силу. При продолжении работы срок ее действия 1 месяц.

Выдача работнику копии книжки производится бесплатно по запросу. На имя руководителя предприятия сотрудник пишет заявление с просьбой оформить ему копию ТК и заверить ее. Причины такой просьбы не указываются.

Далее издается приказ об удовлетворении просьбы, и назначается исполнитель. Это для больших компаний, где штатное расписание включает отдел кадров и многочисленную бухгалтерию.

На малых предприятиях, у индивидуальных предпринимателей просьба сотрудника может быть удовлетворена и без приказа, но с соблюдением сроков.

Обратите внимание! Время изготовления не должно превысить 3-х рабочих дней. Об этом гласит Трудовой Кодекс РФ в статье 89.

Предпочтение оказывается копиям, вручную набранным на компьютере. Записи в ТК производятся прописью от руки. И эти записи не всегда разборчивы. Даже самая лучшая копировальная техника иногда не справляется.

Порядок оформления копии трудовой во всех структурах одинаковый. Хотя заверять такие копии позволительно ограниченному кругу сотрудников, в небольших организациях это поручается главным бухгалтерам. С подобным заявлением могут обратиться и сотрудники, давно уволенные, и находящиеся на заслуженном отдыхе.

Трудовые книжки неработающих граждан

Неработающие граждане за ксерокопией основного документа о занятой деятельности могут обратиться в 2 учреждения: на последнее место работы и в нотариальную контору.

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2020 году - образец записи

Нотариус оформляет ксерокопию также руководствуясь ГОСТ Р 6.30-2003. Время исполнения у нотариуса обычно занимает 1 день. Но здесь услуга платная.

Тариф состоит из госпошлины, установленной Законом РФ в сумме 100 рублей и услуг самого нотариуса. Минимальная цена правовой и технической нотариальной поддержки 600 рублей. Конечный тариф складывается индивидуально в зависимости от заполненных страниц.

Требования банков

Все банки для удостоверения кредитоспособности клиента требуют заверенную ксерокопию ТК. Есть случаи, зависящие от сумм рассматриваемых кредитов, когда трудовая деятельность не влияет на выдачу займа. Это особые программы кредитования под большие проценты.

Обратите внимание! Если гражданин взял оригинал трудовой книжки, то заверенная копия сотрудникам банка не нужна. Они изготавливают и заверяют документы сами.

Порядок оформления и выдачи копии ТК для банков ничем не отличается от предоставления ее в другие инстанции. Но сроки действия даже заверенных ксерокопий могут быть чрезвычайно малы. Государство этот момент не регулирует.

Качественно изготовленная копия ТК позволит избежать ненужных конфликтов в различных ситуациях. Заверением занимаются исключительно профессионалы, соответственно, возможные отклонения от законодательных правил минимальны.

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2020 году - образец записи

Статья проверена экспертом: Нефедовой Анной.

Источник: https://OPrave.com/dokumenty/trudovaya/zaverit-kopiyu.html

Как заверить трудовую книжку с 1 июля 2020 года

С 2018 года действуют новые правила заверения копии трудовой книжки. А какие изменения произойдут с 1 июля 2020 года? Разбираемся, как оформлять копии трудовых книжек в разных ситуациях.

В 2020 году начнется переход к электронным трудовым книжкам. Но еще весь 2020 год трудовые книжки будут храниться у работодателей. А по заявлению работника – и в последующие годы. Несмотря на введение «цифры» правила ведения и оформления трудовых книжек не отменяются. Расскажем, как заверить копию трудовой книжки в 2020 году.

Правила заверения трудовой книжки в 2020 году

Трудовая книжка хранится у работодателя. А работнику она может понадобиться, например, для получения банковского кредита. Чтобы получить копию, работник должен написать заявление на имя руководителя. Заявление составляется в произвольной форме:

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2020 году - образец записи

По заявлению сотрудника работодатель сам изготавливает, заверяет ее и передает работнику. На все отводится три рабочих дня, именно в такой срок работодатель должен отреагировать на заявление сотрудника.

Копию трудовой книжки изготавливают в таком порядке:

  • Снимают копии все заполненных страниц, включая титульный лист и страницу, на которой сделана последняя запись о работе,
  • Все листы копии скрепляются,
  • На последней странице делают заверительную запись, ее особенности мы покажем ниже,
  • Копию заверяют подписью ответственного лица и печатью организации.

Кто может заверять копии трудовых книжек? В небольших организациях обычно эту функцию выполняет руководитель. Если в штате компании есть кадровик, то это полномочие передают ему. Или другому сотруднику, например, секретарю или бухгалтеру.

Заверение трудовой книжки с 1 июля 2020 года

Последние изменения в правилах заверения были введены с 1 июля 2018 года. Тогда вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. С 1 июля 2020 года нововведений не планируется. Изменения 2018 года коснулись заверительной записи, которую делают на последнем листе копии. Порядок заверения зависит от того, для кого копия изготовлена:

Копия изготовлена для внутренних нужд компанииКопия изготовлена для внешних получателей
Пример: отдел кадров передает копию в бухгалтерию Пример: работник просит копию для банка
Заявление работника не требуется Требуется заявление работника
Порядок изготовления копии:

  • Скопировать все листы: от титульной страницы до страницы с последней записью о работе,
  • Скрепить все листы копи,
  • Сделать заверительную запись,
  • Поставить подпись ответственного листа и печать организации
Заверительная запись:

  • Слово «Верно» или словосочетание «Копия верна»,
  • Название должности ответственного лица,
  • Расшифровка ФИО ответственного лица,
  • Подпись ответственного лица,
  • Дата заверения,
  • Печать организации
Заверительная запись:

  • Слово «Верно» или словосочетание «Копия верна»,
  • Название должности ответственного лица,
  • Расшифровка ФИО ответственного лица,
  • Подпись ответственного лица,
  • Дата заверения,
  • Печать организации,
  • Место хранения подлинника
Место хранения подлинника не указывается Указывается место хранения подлинника, например, в личном деле, сейфе организации, папке и т.д.
Заверительную запись можно делать от руки или с использованием специального штампа
Образец № 1 Образец № 2

Образец №1. Копия трудовой книжки для внутренних нужд компании

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2020 году - образец записи

Образец №2. Копия трудовой книжки для внешних получателей

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2020 году - образец записи

Новые трудовые книжки: ПФР рассказал подробности

В Пенсионном фонде рассказали, по каким правилам будут выдавать электронные трудовые книжки. ПФР выпустил специальную методичку. Эксперты журнала «Зарплата» разобрались в нюансах и представили самое важное. 

Новые трудовые книжки: подробности

Источник: https://www.Zarplata-online.ru/art/161701-zaverenie-trudovoy-knijki-s-01-iyulya-2020

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров.

Читайте также:  Какие вопросы задают на собеседовании бухгалтеру

Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии.

Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.

В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2020 году - образец записи

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

  1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
  2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
  3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
  4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
  5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
  6. Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
  7. Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
  8. Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.
    Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2020 году - образец записи
  9. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит.
  10. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.
  11. В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2020 году - образец записи

Частые ошибки

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

  • Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
  • Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
  • Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
  • При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
  • Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией.

Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку.

Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут.

Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку.

Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.

Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.

Источник: https://ppt.ru/art/tk/kopiya

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2019 году — образец записи

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Как заверить копию трудовой книжки в 2019 году


Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2020 году - образец записиТрудовая книжка — это наиболее распространенный документ, предназначенный для фиксации фактов рабочей деятельности официально устроенного лица. Ее оригинал должен храниться в хозяйствующем субъекте в течение всего времени трудоустройства сотрудника. Однако, в различных жизненных обстоятельствах субъекту может потребоваться копия рассматриваемого документа для разных нужд. Поэтому как руководителю, так и работнику необходимо знать, как заверить копию трудовой книжки в 2019 году.

Когда может понадобиться заверенная копия трудовой

Наиболее распространенной структурой, которая запрашивает у работника копию его трудовой книжки, является банк или кредитная компания. Подобное прошение преследует такие цели:

  • подтверждение, что у субъекта, оформляющего кредит, имеется стабильный доход и он сможет своевременно погашать задолженность;
  • наличие гарантии возвращения кредита даже в тех случаях, если субъект самостоятельно не погашает задолженность. Предполагается, что кредитор, посредством судебного иска, может добиться компенсации выданных под процент сумм с помощью взысканий с заработной платы субъекта;
  • доказательство данных, предоставленных лицом в анкете;
  • формирование доверия к субъекту на основании его трудовой истории. Кредитные учреждения отдают предпочтение тем гражданам, которые стабильно трудятся в одной компании или редко меняют место трудоустройства, что подразумевает устойчивость финансового положения гражданина;
  • определение причины увольнения сотрудника. Так, нередки ситуации, когда банк может отказать в предоставлении лицу кредита, если оно было уволено с предыдущего рабочего места вследствие нарушения трудовой дисциплины (из-за прогулов, аморального поведения и т.п.).

На 2019 год законодательно не предусмотрено официального требования предъявлять трудовую книжку при оформлении загранпаспорта.

Копия книжки также может потребоваться при оформлении визы или в процессе поиска нового места трудоустройства (подразумевается, что сотрудник ищет новую работу, не увольняясь с текущей должности). Новый работодатель затребует трудовую книжку, как одну из составных частей необходимого пакета документов.

Особенности заверения копии трудовой книжки

С целью получения заверенной копии документа работнику следует оформить заявление с соответствующим прошением на имя управленца предприятия (в случае наличия кадрового отдела – на имя начальника указанного подразделения). Если предприятие малое, то субъект вправе обратиться к руководителю с устным прошением.

Заверенная копия должна быть предоставлена работнику на протяжении трех дней со дня подачи прошения.

Особенности заверения копии выражаются в четком следовании порядку исполнения данной процедуры, подразумевающем следующую последовательность действий:

  1. Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2020 году - образец записиС листов книжки делаются копии. Первым должен быть тот лист, где указаны все данные о сотруднике, последним – тот, где отмечается текущее место трудоустройства.
  2. На завершающей странице, которая содержит в себе основную письменную информацию, делает надпись: «Копия верна» или «Верно». Рядом с надписью отмечается должность и ФИО ответственного за заверение работника, затем он ставит свою подпись и проставляет штамп компании.
  3. Все страницы копии скрепляются, прошиваются и нумеруются.
Читайте также:  Путевой лист легкового автомобиля: скачать бесплатно

В ряде случаев на итоговой странице копии требуется указать приписку: Работает по настоящий момент _ текущая дата.

Ее наличие обусловлено требованиями конкретного учреждения, куда предоставляется заверенная копия документа. Приписку можно не делать, если подобное не является необходимостью.

Ответственным лицом может выступать служащий кадрового подразделения. В случае отсутствия такого отдела на предприятии, заверить книжку вправе главный бухгалтер или управленец компании.

Отдавать подчиненному оригинал трудовой книжки запрещено до наступления законодательно определенных обстоятельств, так как ответственность за ее сохранность лежит на работодателе.

Важно отметить, что проставление необходимых надписей и подписей ответственных лиц на копии трудовой осуществляется только на последнем листе. С этой целью скопированные страницы документа сшиваются, нитка фиксируется на последнем листе копии, а затем сверху приклеивается бланк, где обозначается число страниц и подпись заверяющего субъекта.

Нововведения 2019 года в заверении копии трудовой книжки

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/kak-zaverit-kopiyu-trudovoj-knizhki.html

Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2018 года и как это было раньше

В настоящее время одним из ведущих регистров, в каком происходит фиксация даты поступления на работу и увольнения сотрудника, считается его трудовая.

Этот документ относится к категории БСО, его нужно хранить в специальном защищенном месте в компании-работодателя. Однако периодически работающие обращаются с запросами на получение копии.

Поэтому требуется знать, как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2018 году.

Основные правила заверения трудовой книжки

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2020 году - образец записи

Основанием для выдачи копии трудовой является поданное сотрудником заявление в письменном виде. Исключение составляют только предприятия, отнесенные к малому бизнесу.

Им дано право выдавать копии этого документа по устному заявлению работника. Однако, для избежания проблем в будущем рекомендуется все же получать предварительно у сотрудника заявление.

Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

Далее указывается следующий по очередности номер записи, записывается текущая дата. Затем фиксируется следующая фраза: «Продолжает работать по настоящее время».

Подписать эту запись должен отдел кадров, при его отсутствии — главный бухгалтер или директор. При использовании печати – она должна присутствовать здесь.

Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года

Все выше перечисленные правила также существовали и до вступления ГОСТ Р 7.0.97-2016. Новый определяющий акт установил обязанность работодателя при заверении трудовой обязательно делать еще одну запись на последнем листе.

Такой порядок в текущее время является рекомендованным, то есть компания может применять его или использовать старую методику.

Однако, рекомендованный характер имеет ограничение по времени. Законодательством закреплено, что с 01 июля 2018 года все работодатели, как юрлица так и ИП, должны применять новый ГОСТ в строгом соответствии.

Главное отличие новых правил заключается в том, что теперь необходимо обязательно при заверении трудовой указывать, где хранится этот документ. Можно делать следующую отметку: «Подлинник трудовой хранится в сейфе отдела кадров [наименование работодателя]».

Внимание! Отсутствие данной записи приведет к тому, что копию трудовой не примут по месту запроса, и ее нужно будет делать заново, но уже по действующим правилам.

Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.

Они чаще всего делают это при следующей необходимости:

  • Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
  • Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
  • Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
  • Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
  • Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

Несмотря на то, что приказ МВД отменил необходимость предоставления документа, многие отделы все равно продолжают его запрашивать. Незаконность этого решения можно будет оспорить только через суд.

Иногда копия трудовой необходима для получения визы на въезд в государство.

Иногда копию документа запрашивает кадровая служба компании, в которую осуществляется трудоустройство. Это особенно актуально, если поиск работы производится без прекращения действия договора на старом месте, а возможность показать подлинник отсутствует.

Благодаря копии новый работодатель сможет оценить предыдущие места работы и должности, как часто происходила смена работы, по какой причине проводились увольнения и т.д.

Образец заверения трудовой книжки

До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений.

Рассмотрим образец заверения трудовой книжки, действующий до 1 июля 2018 года:

КОПИЯ
№ записи Дата Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Число Месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан»)
10 19 02 2018 Принят на должность инженера по безопасности

Источник: https://buhproffi.ru/kadry/kak-zaverit-trudovuyu-knizhku.html

Правильное заверение копии трудовой книжки: образец

За соблюдение порядка ведения трудовых книжек вся ответственность возлагается на работодателя. Книжка после приема человека на вакантную должность находится в кадровом отделе предприятия. Сотрудник получает ее на руки только после увольнения.

Однако в процессе трудовой деятельности каждый работник может запросить у работодателя ее копию. Как правильно заверить копию трудовой книжки? Образец оформления копий кадровых документов законодательно не регламентирован.

На эти и другие вопросы ответим в статье.

Основания для выдачи копий

Выдача должностным лицам копий их трудовых книжек инициируется работниками. Должностное лицо обращается к работодателю в письменной форме с просьбой сделать копию заполненных страниц трудовой книжки. Если документ заказывается для предъявления в государственные органы или кредитные учреждения, необходимо заверить образец трудовой книжки.

Перечислим самые распространенный ситуации, в которых физическому лицу может потребоваться документальное подтверждение стажа:

  • подача заявки на получение кредита;
  • оформление визы для заграничной поездки;
  • подготовка заявления и пакета документов для получения загранпаспорта (по нормам Приказа МИД РФ от 29.03.2016 г. № 4270 не относится к категории обязательных копия трудовой книжки, заверенная работодателем, ее образец понадобится для внесения сведений о трудовом стаже в заявлении и при проверке поданной информации);
  • составление резюме;
  • подача заявления на получение социального пособия в органы соцзащиты;
  • участие в оформлении кредита в роли поручителя.

Бланк можно попросить без определенной цели – каждый работник вправе получить выписку из трудовой или отснять с нее копию для проверки имеющихся записей на корректность. Кадровые специалисты обязаны знать, как заверить копию трудовой книжки.

Ее образец может пригодиться человеку для восстановления книжки в случае утраты оригинала. При отсутствии первоначального варианта документа копия или дубликат могут быть предъявлены в отделение ПФР для подтверждения сведений о накопленном стаже.

Способы заверения копий

Метод оформления копии, снятой с трудовой книжки, зависит от наличия факта трудоустройства на нужную дату. У человека есть два варианта, как заверить трудовую книжку:

  • у текущего работодателя, который подтверждает достоверность данных в копии своей собственноручной подписью и печатью организации;
  • у нотариуса.

Первый способ бесплатен, но он подходит только тем, кто на момент создания копии документа трудоустроен. Второй метод может использоваться неработающими лицами. Обратиться можно к любому нотариусу – каждый из них знает, как заверить копию трудовой книжки, но за оказанные услуги придется заплатить.

При оформлении копии через работодателя алгоритм действий следующий:

  • подача заявления о выдаче откопированных листов трудовой (в заявлении указывается информация, идентифицирующая работодателя и заявителя, суть прошения и текущая дата, подпись);
  • заявление рассматривается и визируется руководством компании;
  • в течение трех дней с момента регистрации заявления осуществляется заверение копии трудовой книжки по образцу, принятому в компании.

  Вносим благодарность в трудовую книжку

При подготовке откопированного документа к выдаче заявителю специалист кадровой службы должен убедиться, что продублированы все заполненные страницы. Готовые листы скрепляются – их можно прошить нитками или сколоть скрепкой, степлером. Перечислим дальнейшие действия (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003):

  • если копия на сшита и не прошнурована, то заверение трудовой книжки (ее копии) осуществляется на каждой странице;
  • удостоверение подлинности данных производится круглой печатью компании;
  • на каждом листе должна присутствовать надпись «копия верна»;
  • рядом с печатью должны быть указаны дата подготовки документа, расшифровка занимаемой должности заверяющим лицом, его подпись и фамилия;
  • последний лист должен содержать фразу, которая подтверждает факт трудоустройства по настоящее время.

Оттиск печати ставится не в любом пустом месте, а на заверяющий текст с захватом подписи должностного лица.

Как заверить трудовую книжку для кредита или других целей – в любом случае должны быть сняты копии всех страниц документа, каждая из которых подписана и удостоверена печатью. Если на одном из листов будут исправления, копия считается недействительной.

Читайте также:  Передача персональных данных третьим лицам и ответственность за неё

Отличие копии трудовой от выписки из нее в том, что в первом варианте представлены все страницы книжки, а выписка содержит только необходимую информацию.

Регламентация порядка заверения копий кадровых документов дополнительно осуществляется нормами Указа Президиума ВС СССР № 9779-Х, датированным 04.08.1983. Этот нормативный акт предполагает, что лицо, производящее удостоверение бланков, должно проставлять на каждой странице оттиск печати. Подписи в бланках должны быть собственноручными, применение факсимиле не допускается.

Источник: https://blogkadrovika.ru/zaver-kopii-trud-knizhki-obrazec/

Как заверить копию трудовой книжки?

Обновление: 19 декабря 2016 г.

Во взаимоотношениях работодателя и гражданина при выполнении последним своих должностных обязанностей существенное значение имеет порядок оформления необходимых документов. Особое место среди них отведено трудовой книжке. Обязанность по ее ведению целиком возложена на работодателя.

И именно он после получения запроса работника должен выдать заверенную копию такого документа. Исполнение данного предписания может быть затруднительно, так как образец правильного заверения копии трудовой книжки положениями трудового законодательства России не утвержден и не разработан.

Оформление трудовых отношений

Основным документом, регламентирующим взаимоотношения между работником и работодателем, является Трудовой кодекс Российской Федерации.

Согласно статье 56 ТК России взаимные обязательства работника и работодателя фиксируются в трудовом договоре. С момента заключения указанного соглашения у его сторон возникают права и обязанности, общий перечень которых приведен в статьях 21 и 22 Трудового кодекса России.

Помимо исполнения обязательств, перечисленных в вышеназванных статьях ТК РФ, работодатель должен вести на своих работников трудовые книжки. Записи в них, как следует из содержания статьи 66 Кодекса, подлежат внесению по истечении пяти рабочих дней с момента начала исполнения должностных обязанностей соответствующим физическим лицом.

Правительство Российской Федерации своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 утвердило Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Названные предписания являются обязательными к применению работниками, а также организациями и индивидуальными предпринимателями.

В соответствии с пунктом 7 Правил каждый работник может затребовать у своего работодателя заверенную копию трудовой книжки. Эта же норма устанавливает обязанность последнего в течение трех рабочих дней удовлетворить указанный запрос физического лица. Однако образца копии трудовой книжки, заверенной работодателем, названный акт нормотворчества не содержит.

Следует отметить, что статья 62 Трудового кодекса России предусматривает аналогичное право работника на получение копий документов, связанных с выполнением им своих должностных обязанностей. Указанное физическое лицо может запросить надлежащим образом заверенную выписку из трудовой книжки.

Внимания заслуживает тот факт, что положения ТК РФ также не отвечают на вопрос, как заверить копию трудовой книжки. Образец оформления такого документа в предписаниях Кодекса также не содержится.

Заверение копии трудовой книжки

Источник: https://glavkniga.ru/situations/s502844

Заверение трудовой книжки с 2019 года: образец заверенной копии

В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже. Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах. Однако храниться он должен у работодателя и выдача на руки оригинала может происходить только в исключительных случаях.

Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать копию книжки, заверенную установленным образом. Я предприниматель, и поэтому мне часто приходится выдавать подобные документы. Поэтому в этой статье я расскажу вам, как должна выглядеть заверенная копия в текущем году.

Законодательство

Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него. И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62.

В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах. А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней.

Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.

В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке. Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.

За несоблюдение правил хранения книжки на работодателя и организацию может быть наложен штраф. Для должностного лица он составит не более 5 тысяч рублей, а для организации 30-50 тысяч рублей.

Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.

Порядок заверения

При создании копий надо начинать с первого листа книжки, где содержатся основные сведения о ее владельце. Затем копируются все страницы с записями. Последним должен быть лист с записью данного работодателя. Далее необходимо заверить сделанные копии специально предусмотренным способом. Существуют 2 основных варианта:

  1. Можно заверять каждый лист по отдельности.
  2. Можно скрепить все копии, пронумеровав предварительно каждую из них. И заверить сшитый документ.

Удобнее использовать второй способ, так как в этом случае потребуется поставить заверение только в одном месте. В случае использования первого способа, заверять придется каждую сделанную копию.

Порядок заверения будет следующий:

  1. Пишем «Верно» или «Копия верна». Обе этих формулировки можно использовать по своему усмотрению.
  2. Указываем свою должность, ФИО и подпись. Право на заверение имеют не все сотрудники, поэтому это должны делать только уполномоченные люди.
  3. Ставим печать организации, если компания ее использует. В тех случаях, когда печать отсутствует у работодателя, надо написать фразу «Верить без печати».
  4. Указываем дату.

Данную запись надо делать на каждой странице и на каждом обороте листа, если вы сделали копию с двух сторон. Аналогичным образом заполняются и прошитые копии в один документ. Но помимо этого еще потребуется указать общее количество страниц в этом документе. Нумеруется каждый лист, где есть копия.

На одном из листов обязательно надо сделать запись, что человек работает по сегодняшний день. Обычно эту надпись делают там, где сделана копия последней записи в книжке. Если все копии прошиты в один документ, то такую надпись делают на том же листе, где и осуществляется заверение.

Право на оформление копий и их заверение имеют следующие лица:

  • руководитель организации;
  • сотрудник кадрового отдела;
  • сам предприниматель;
  • бухгалтер.

Иные лица не могут указывать свою должность и ставить подписи. В противном случае документ будет считаться недействительным.

Новые правила

Данный порядок заверения действовал до 1 июля. Но теперь действуют новые правила, которые обязательны для соблюдения каждым работодателем. Помимо всех вышеперечисленных требований, была введена новая обязательная надпись, без которой копия также будет считаться недействительной. Эта надпись должна содержать сведения о месте хранения оригинала книжки.

Здесь может быть указан просто сейф отдела кадров, бухгалтерии или номер личного дела сотрудника, где хранятся все его документы. Такая подпись делается в одном месте, там же где указывается, что человек работает до настоящего момента.

Частые ошибки

Порядок заверения копий в обязательном порядке должны знать все ответственные за это сотрудники. Но в то же время и каждый работник обязан проверить правильность составления выданного ему документа.

Потому что именно ему придется несколько раз ходить в организацию, где требуется эта копия, если она будет заверена не правильно.

При проверке заверенной копии обращайте внимание на следующие часто допускаемые ошибки:

  1. Не на всех листах стоит подпись заверяемого лица. Эта ситуация относится только к тем случаям, когда копии не сшиты в один документ.
  2. Не везде стоит штамп «Копия верна». Иногда сотрудник торопится и ставит штампы очень быстро. Поэтому есть риск того, что он пропустит одну, две страницы. Эта ошибка также относится только к не прошитым копиям.
  3. Сотрудник, заверивший копии, не имеет полномочий. Обращайте внимание, кто именно занимается заверением документов в вашей компании.
  4. Отсутствует надпись о том, что сотрудник продолжает работать. Это очень важная надпись без которой не понятно, до какого момента работал человек.
  5. Отсутствует новое требование о наличии информации о хранении подлинника книжки. Теперь без этой надписи копия книжки не принимается.
  6. Штамп печати предприятия проставлен на белом листе бумаги, не касаясь самой копии. Штамп должен задевать хотя бы частью сделанную копию.

Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ. Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы. Более подробно об этом можете узнать из представленного видео.

Необходимость в копии

Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха.

Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление. В небольших организациях можно сделать устный запрос.

Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.

Копия может потребоваться:

  • при обращении в кредитную организацию;
  • при трудоустройстве на дополнительную работу;
  • при оформлении льгот, пособий;
  • при получении визы для поездки в другую страну.

Также такая копия может пригодиться и в других различных ситуациях. На основании предоставленного документа можно выяснить следующие сведения о человеке:

  1. Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
  2. Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
  3. Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
  4. Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.

Анализируя трудовую деятельность человека, можно легко составить картину его жизни. Постоянные ответственные люди обычно редко меняют работу. А люди, находящиеся в поиске себя, как работника, обычно не задерживаются в рабочем коллективе надолго.

Источник: https://grazhdaninu.com/trud/trud-knizhka/zaverenie.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector