«довожу до вашего сведения»: образец служебной записки

Ежедневно на работе, на любом предприятии или компании приходится составлять много документов. Кроме тех, что касаются непосредственно работы: контракты, акты и т.д. существуют служебные записки, докладные, объяснительные, заявления, рапорты и деловые письма. «Довожу до вашего сведения» образец написания документа с такой формулировкой мы и рассмотрим.

Особенности деловой корреспонденции

Все упомянутые документы составляются согласно правилам деловой переписки. В них не должно быть личного мнения и преувеличений. Не допускается разговорная речь, сленг (за исключением профессионального), угрозы и тп. Важна грамотность формулировки предложений, лаконичность  и отсутствие двусмысленных выражений.

Служебные записки, объяснительные, рапорты и письма составляются по определенным шаблонам. Среди основных аспектов:

  • указание того, кто составил документ;
  • отметка об адресате;
  • краткое изложение сути документа;
  • подпись и дата.

Далее, идут отличия, в зависимости, от типа документа. Формулировка «Довожу до вашего сведения» касается именно докладных записок, которые мы и рассмотрим детальней.

Что это такое, и в каких случаях используется?

Докладная записка адресуется руководству и касается рабочего процесса или определенных ситуаций в коллективе. Она может представлять выводы и предложения, например, касательно улучшения качества работы. То есть это своего рода коммуникация по вертикали – от работника к руководителю.

Важно! Цель ее написания – побудить руководителя к принятию того или иного решения. В отдельных случаях она носит исключительно информационный характер.

Понятно, что данный документ является внутренним, то есть циркулирует исключительно в пределах компании. Более того, такой формулировки, как докладная записка нет ни в одном законодательном акте – это служебная информация общего вида.   

Цели написания могут быть следующими:

  • Снятие с себя ответственности. Сотрудник узнал о чем-либо и стремится донести эту информацию до руководства. То есть лица, которое имеет определенные полномочия для исправления ситуации, собственно это вариант перенести на них ответственность. В случае негативного исхода любые претензии руководства будут считаться необоснованными.
  • Защита. Сотрудник подвергается несправедливому отношению к себе. Докладная, в этом случае, используется в качестве мирного урегулирования ситуации. В ней может быть указано, что при отсутствии реакции и адекватных действий – следующей инстанцией будет суд и иные компетентные органы.
  • Исправление ситуации. Работнику стали известны определенные факты, которые лично его не касаются, но могут помешать работе, то есть являются потенциальными источниками риска. Указание на них руководству поможет принять адекватные и своевременные меры.
  • Повышение эффективности. Если в пределах одного структурного подразделения работа происходит на отдельных участках не эффективно – это сказывается на общих показателях. Показав это руководству и предложив внести определенные коррективы, реальное достижение лучшего результата, в том числе касательно своей работы.

Виды служебных записок

Существует разделение на несколько больших групп. Первая классификация называется «по содержанию». Они делятся:

  • на информативные – данный документ содержит информацию о деталях или способах проведения работ. Составляются они периодически, этот процесс даже может быть частью должностной инструкции;
  • отчетные — сотрудник предоставляет данные начальнику о результатах проведенных работ либо указаний, которые были выполнены;
  • инициативные — побуждает к принятию решения, в ней допускается изложение рекомендаций, предложений.

 Разделение происходит также в зависимости от адресата, а именно:

  • внутренняя, адресована руководству. Такие составляются на обычном листе бумаги формата А4 в печатном или рукописном виде;
  • внешняя – любому лицу, что находится за пределами организации. Зачастую – это официальные инстанции, инспекции. При написании обязательно используется фирменный бланк организации с ее реквизитами.

А также можно выделить классификацию по фактам, изложенным в документе. В основном они требуют незамедлительного принятия мер.

Чаще всего изложение фактов касается негативных ситуаций и происшествий: нарушение трудовой дисциплины, невыполнение должностных обязанностей, оскорбления, недопустимого поведения и т. д.

Значительно реже составляются докладные для подачи руководству данных, касательно успехов в работе и достойных вознаграждения.

Кто может быть автором или полномочия в составлении образца «Довожу до вашего сведения»

По сути, составить подобный документ от своего имени может любой сотрудник. Но при этом следует соблюдать правила субординации, то есть не прыгать через голову своего начальника, обращаясь к вышестоящему.

То есть рядовой сотрудник подает докладную начальнику структурного подразделения, а уже он может перенаправить ее генеральному директору, если сам не может решить поднятую в документе проблему. Единственное исключение – докладная касается того самого начальника подразделения.

Структура докладной

Как и любой документ, докладная составляется по определенной структуре. Она имеет такой вид:

  • получатель, то есть тот, кому она адресована. Причем нужно указывать должность и Ф.И.О. полностью. Конечно, определяя адресата, следует понимать, что решение вопроса, поднятого в документе, должно входить в его полномочия;
  • суть проблемы. Тут следует изложить, относительно какого вопроса составлено обращение. Цель раздела – показать важность проблемы, простимулировать дочитать докладную до конца;
  • подробное описание. Независимо от того чего касается документ очень важно донести его суть, описать проблему так, как она есть. Конечно, нельзя выдумывать несуществующих фактов и наводить клевету;
  • нанесенный ущерб или потенциальные проблемы, связанные с указанными выше обстоятельствами;
  • если это необходимо, то указывается перечень нормативных документов, которые являются основание для составления обращения;
  • предложения автора, которые помогут решить проблему, минимизировать ее последствия;
  • в заключительной части обязательно указать перечень прилагаемых документов, если таковые есть, а также: должность автора и дату составления документа.

Важно! Если документ будет составлен неправильно, он не может в дальнейшем быть использован как юридически значимый.

Скачать образец докладной о нарушении трудовой дисциплины
Скачать образец докладной о прогуле

Стоит ли ждать реакции?

В большинстве случаев докладная подразумевает реакцию адресата: действия и ответ в письменной форме. Основывается такая потребность на просьбе, которая озвучивается в документе. Форма ответа имеет название – резолюция. Она является письменным подтверждением тот самой реакции. Выглядит резолюция так, как представлено ниже:

Вывод

Написание докладной записки с формулировкой «довожу до вашего сведения» проводится чаще всего на крупных предприятиях. В маленьких фирмах разногласия и существующие проблемы зачастую решаются один на один, без увеличения внутреннего документооборота.

Источник: https://StranaZakonov.com/dokumenty/uznaj-kakoj-obrazets-dovozhu-do-vashego-svedeniya

Доводим до вашего сведения или сведенья

  • Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.
  • О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.
  • Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.
  • Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.
  • Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений.
  • По характеру информации письма распределяются следующим образом: информационные, письма-уведомления, сопроводительные, гарантийные, инициативные, письма-ответы, рекламные, претензионные (рекламационные), письма-приглашения,

письма-запросы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-просьбы, письма-поздравления и т.д.

Информационное письмо сообщает адресату сведения официального характера.

Такие письма, как правило, имеют типовой характер и рассылаются органами высшего уровня подведомственным учреждениям или учреждениям определенного типа.

В информационных письмах могут дословно цитуватись отдельные положения нормативно-правовых актов, а также даваться рекомендации, разъяснения, выдвигаться предложения по применению тех или иных нормативных документов, правил поведения в определенных условиях.

В ней может быть указано, что при отсутствии реакции и адекватных действий – следующей инстанцией будет суд и иные компетентные органы.

  • Исправление ситуации. Работнику стали известны определенные факты, которые лично его не касаются, но могут помешать работе, то есть являются потенциальными источниками риска. Указание на них руководству поможет принять адекватные и своевременные меры.
  • Повышение эффективности. Если в пределах одного структурного подразделения работа происходит на отдельных участках не эффективно – это сказывается на общих показателях. Показав это руководству и предложив внести определенные коррективы, реальное достижение лучшего результата, в том числе касательно своей работы.

Виды служебных записок

Существует разделение на несколько больших групп. Первая классификация называется «по содержанию».

Важно

В обосновании ссылаются на нормативно-правовые акты, организационно-правовые документы, поскольку учреждение не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

в Целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписывает руководитель учреждения или официально уполномоченное им должностное лицо. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Особый статус имеют запросы, которые направляются в органы государственной власти.

Законодательством определен порядок направления таких запросов в органы государственной власти (депутатские запросы, обращения и др.).

Письмо-ответ по своему характеру и содержанию зависит от инициативного письма (письмо-просьба, письмо-запрос или предложение).

Доводим до вашего сведенья или сведения

Цели написания могут быть следующими:

  • Снятие с себя ответственности. Сотрудник узнал о чем-либо и стремится донести эту информацию до руководства. То есть лица, которое имеет определенные полномочия для исправления ситуации, собственно это вариант перенести на них ответственность. В случае негативного исхода любые претензии руководства будут считаться необоснованными.
  • Защита. Сотрудник подвергается несправедливому отношению к себе. Докладная, в этом случае, используется в качестве мирного урегулирования ситуации. В ней может быть указано, что при отсутствии реакции и адекватных действий – следующей инстанцией будет суд и иные компетентные органы.
  • Исправление ситуации.

Довожу до вашего сведения или сведенья

Из статьи вы узнаете, как пишется докладная записка, в каких случаях и как ее правильно оформить. Скачайте образцы и примеры этого документа.

Как написать докладную записку руководителю

Докладную записку воспринимают порой как формальность. На самом же деле этот документ фиксирует факт определенных событий, связанных с взаимоотношениями в коллективе, нарушениями дисциплины, правил трудового распорядка или требований законодательства. Часто документ составляют после неоднократных и безуспешных попыток достучаться до руководства в устной форме.

Игнорировать письменное заявление сотрудника руководитель не имеет права. В Трудовом кодексе нет четкого определения докладной записки, она считается документом внутренней коммуникации в компании. Но это не значит, что она не может играть роли при принятии решений, касающихся всего предприятия.

Довожу до вашего сведения или сведенья как правильно

Единственное исключение – докладная касается того самого начальника подразделения.

Структура докладной

Как и любой документ, докладная составляется по определенной структуре. Она имеет такой вид:

  • получатель, то есть тот, кому она адресована. Причем нужно указывать должность и Ф.И.О. полностью. Конечно, определяя адресата, следует понимать, что решение вопроса, поднятого в документе, должно входить в его полномочия;
  • суть проблемы. Тут следует изложить, относительно какого вопроса составлено обращение. Цель раздела – показать важность проблемы, простимулировать дочитать докладную до конца;
  • подробное описание. Независимо от того чего касается документ очень важно донести его суть, описать проблему так, как она есть.
Читайте также:  Правила организации рабочих мест, порядок организации по нот

Довожу до вашего сведенья или сведения

Также следует отметить, что в данном документе может отсутствовать раздел, посвященный анализу сложившихся обстоятельств.

В этом случае, докладчик должен привести лишь информацию о возникшей ситуации, препятствующей нормальной трудовой деятельности и предложить решение проблемы.

Следует упомянуть, что рассматриваемый документ может использоваться в качестве основания для принятия мер по оптимизации рабочего процесса. Также каждый работник имеет право выразить свое несогласие с принятыми мерами, при помощи составления докладной.

Согласно установленным правилам, руководителю компании при организации собственного бизнеса необходимо разработать специальный шаблон, на основе которого персоналом будут составляться внутренние акты.

Довожу до вашего сведенья или сведения как правильно

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию).

Как правильно писать довожу до вашего сведенья или сведения

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-заявка составляется в случаях, если учреждение желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, которые предоставляет другая организация.

В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или заключается договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы государственной власти и учреждения их подчинения с целью регистрации права на что-то, получение разрешений, лицензий и т.п.

  1. Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов.
  2. Если заявка составляется в произвольной форме, то включают только информацию, имеющую значение для автора письма.
  3. Поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с.

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на его просьбу или запрос, если автор письма владеет такой информацией. В письме-ответе на обращение гражданина также может быть указано его права обжалования принятого учреждением решения.

Письма-отказа всегда необходимо писать в тактичной, вежливой форме.

Ответом на письмо-предложение может быть письмо, которое подтверждает или не подтверждает принятие предложения.

Если покупатель не согласен только с некоторыми условиями предложения, он может направить продавцу встречное предложение, в результате чего возникает коммерческое переписки, благодаря которому стороны или достигают согласия по всем существенным условиям поставки, либо отказываются от заключения сделки.

Важно обратить внимание, что перед составлением докладной необходимо получить объяснительную от работника, где будет изложена причина отлучки.

Меры наказания сотрудника, нарушившего дисциплину, выбираются на основании причины нарушения, указанной в объяснительной записке. В том случае, когда работник отказывается от подачи данного документа, руководителем компании составляется соответствующий акт.

В ситуации, связанной с несчастным случаем на производстве, руководителю компании потребуется пригласить специальную комиссию для проведения экспертизы. Собранные во время экспертизы материалы передаются прокуратуре.

Далее составляется специальный акт, где указываются различные варианты наказания виновного.

В качестве примера следует рассмотреть случай с кражей личного имущества.

В резюмирующей части этого акта, докладчик указывает вид штрафных санкций, которые могут быть наложены на нарушителя.

  • В случаях нахождения сотрудника на территории работодателя в состоянии наркотического или алкогольного опьянения.
  • В случае необходимости премирования работника. В этом примере, докладчику следует указать основание для начисления дополнительных выплат.
  • При оскорблении достоинства и чести. Данный акт составляется на имя руководителя компании.

Докладная записка на сотрудника компании

Как показывает практика, основной причиной необходимости составления докладной является нарушение дисциплины со стороны работников компании. К таким нарушениям можно отнести прогул, нарушение должностных инструкций и нахождение на территории компании в состоянии опьянения.

Направляем «Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности».

Учитывая, что Инструкция вступает в силу с 1 января 2008 г., предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб.

Приложение: на 9 л. в 1 экз.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую проставляют непосредственно под текстом. Сопроводительные письма целесообразно составлять на бланках формата А5.

Гарантийное письмо содержит обязательства или подтверждения их адресуют как учреждениям, так и частным лицам.

На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу).

  • Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления.
  • Обязательна подпись составителя, иначе бумагу сочтут анонимкой и рассматривать не будут.
  • Скачать образец

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте

Докладные записки на сотрудников о нарушении трудового распорядка – нередкое явление на крупном предприятии.

При отсутствии работника на рабочем месте без предупреждения его непосредственный начальник в первую очередь пытается с ним связаться и выяснить, что произошло.

Если установить связь не удалось, предполагается, что это прогул и сообщается об этом директору посредством докладной.

Сделать это нужно непосредственно в день прогула, а не задним числом. В дальнейшем, когда служащий выйдет на связь или явится на работу, ему придется подтвердить уважительность причин, по которым он отсутствовал, написать объяснительную записку.

  1. ТЕЛЕГРАММА — это предельно сжатое текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.
  2. Телеграммы составляют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
  3. Требования к порядку оформления и отправления телеграмм определяют Правила предоставления и получения телекоммуникационных услуг [18].
  4. Скорость прохождения телеграммы зависит от ее категорийности.
  5. По категориям телеграммы подразделяются таким образом: «вне категории», «внеочередная», «Президент Украины», «высшая правительственная», «правительственная», «срочная», «обычная».

До телеграмм «вне категории» относятся телеграммы с отметками «границу», «туман», «каштан», «сигнал» и т.д.

  • информирование о происшествиях;
  • пожелание поощрений.

Отправка этого документа может преследовать следующие цели:

  • повышение индивидуальной эффективности конкретного работника;
  • повышение производительность компании в целом;
  • заблаговременное снятие ответственности с конкретного работника в случае возможного возникновения ЧП;
  • защита прав конкретного служащего.

Очевидно, что цель – не просто информирование начальства о положении дел, но и высказывание личных соображений, а также призыв к принятию решения по озвученному вопросу.

Как не дать работнику выиграть спор, даже если компания нарушила закон

Как написать докладную записку – пошагово

Поскольку унифицированная форма докладной записки отсутствуют, сотрудник вправе составлять её в вольной форме.

Москва и МО С-Петербург и ЛО Бесплатный звонок по России

Источник: https://sdaypdd.ru/dovodim-do-vashego-svedeniya-ili-svedenya

Служебная записка с приложением образец

Главная › Алименты

24.08.2019

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудникам нужно оповестить руководство о возникших проблемах, пояснить возникшие обстоятельства или предложить пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют этот документ. В статье мы подробно разберем, как правильно написать служебную записку, образец вы сможете скачать бесплатно.

  1. Докладные. Она пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников, но может быть устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

Давайте разберемся, как написать служебную записку, образец составим для бюджетной организации.

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу.

Они пишутся в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Форма служебной записки (образец) должна содержать необходимые реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Бланк служебной записки

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения…» не отвечает требуемым высоким этическим нормам.

Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 15.08.

2018, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Часто возникает вопрос, если в учреждении принят электронный документооборот, как писать служебную записку, образец ее оформления тот же, и чем он отличается от бумажного? Оформление в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте можно запросить уведомление о том, что он прочитан адресатом.

Пошаговое с оставление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  1. Сотрудник создает служебку.
  2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами, например со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, при этом отдает поручения, если они необходимы.
  5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения.

Ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.

При прочтении директор может поставить свою резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска.

Мы рассказали, как пишется служебная записка, пример для бюджетников приводим ниже.

Образец для бюджетной организации

Как и сколько хранить

Источник: https://45jurist.ru/alimenty/sluzhebnaya-zapiska-s-prilozheniem-obrazets.html

Служебная записка о непредоставлении документов сведений

Он отправляется в отдел кадров, где будет происходить расчет суточных для командированного сотрудника.

Читайте также:  Мотивационный менеджмент - что это такое, основные принципы

naimtruda.com

Служебная записка на оплату гсм образец

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Если на предприятии нет служебного автомобиля

Образец служебной записки

Служебную записку подписывает ее составитель.

Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк?

В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

Желтковский Докладная записка о некорректном поведении сотрудника Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте.

Дисциплинарное взыскание за неисполнение должностных обязанностей

Как составить Как правило, в компании есть собственные образцы и правила составления докладных, когда необходимо зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей тем или иным работником. Поэтому форма и особенности содержания документа произвольны. Обычно придерживаются таких правил составления:

  1. Прежде всего, составляется «шапка», в которой прописываются ФИО директора (или другого ответственного лица), на имя которого пишется бумага.

Служебная записка — пример написания

Объяснительная записка о несвоевременном предоставлении документов

  • Который может использоваться в последующих составлениях схожих документов.
  • Таким преимуществом пользуются службы предприятия или их отдельные трудящиеся, которые должны по своему роду деятельности часто составлять служебные записки.
  • В этой статье вы узнаете, как написать записку на депремирование работников.
  • ходатайство на получение чего либо, пишется только на непосредственного начальника конкретной службы.

Служебная записка от работника: цели и образец

Как мы упомянули ранее, суть проблемы передается в свободной форме. Завершает документ дата составления и подпись.

Сидорову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Источник: https://zhbi-servis.ru/sluzhebnaya-zapiska-o-nepredostavlenii-dokumentov-svedenij

Образец служебной записки: Довожу до вашего сведения….""

Внутренняя документация обычно вызывает больше всего вопросов и недоумения, поскольку официально не регламентируется законодательными актами. В различных сферах деятельности могут действовать отличающиеся правила для написания служебных, докладных, объяснительных записок.

Служебная записка является одной из самых распространенных форм внутренней деловой корреспонденции. Чем она отличается от других внутренних документов, какие элементы для нее обязательны или могут варьироваться, в каких случаях она может оказаться необходимой, мы постараемся разъяснить в этой статье.

Также будут приведены образцы написания служебных записок, составленных для различных целей.

Служебная записка: суть документа

Служебная записка представляет собой одну из форм письменной коммуникации внутри организации. Специфическим отличием этого вида корреспонденции является «горизонтальная» направленность – общение осуществляется между сотрудниками, не связанными отношениями подчинения, то есть равными по служебному статусу.

СПРАВКА! Если записка направлена вышестоящему по должности сотруднику, она будет именоваться не служебной, а докладной.

Этот документ относится к информационно-справочным, то есть заключает в себе освещение того или иного вопроса, который отправитель не может разрешить без получателя (другого сотрудника либо подразделения фирмы). В некоторых случаях задача может быть чисто информационной: получатель ставится в известность о тех или иных фактах.

Цель служебной записки

Главная цель, которую преследует любая внутренняя корреспонденция – оперативное управление, то есть наиболее быстрое и эффективное решение любых возникших вопросов и/или проблем. Особенности служебной записки в том, что она призвана:

  • инициировать принятие какого-либо решения;
  • донести до сведения получателя определенную информацию;
  • отчитаться по определенным пунктам, возможно, поднимавшимся ранее;
  • ответить на заданный в предыдущей служебной записке вопрос (при этом нужно указать номер исходной записки).

Что обязательно есть в служебной записке, а чего быть не может

К СВЕДЕНИЮ! Руководителям рекомендуется разработать собственную инструкцию по оформлению внутренней корреспонденции, создать унифицированный бланк или шаблон и закрепить эти указания соответствующим приказом.

Обязательные реквизиты служебной записки во многом сходны с теми, что необходимы в любом деловом документе.

  1. Сведения о подразделении, направившем служебную записку.
  2. Наименование подразделения, куда направляется документ.
  3. ФИО и должность непосредственного получателя.
  4. Название корреспонденции (в данном случае «служебная записка»).
  5. Заголовок или тема записки, в которой коротко раскрывается ее предмет.
  6. «Тело» документа – непосредственное изложение ситуации, информации, просьбы, варианты решения, предложения по решению вопроса и т.п.
  7. Дата и номер служебной записки.
  8. Должность отправителя записки, его ФИО, подпись.

Возможные дополнительные элементы могут предусматривать:

  • визы других лиц, заинтересованных в разрешении ситуации;
  • приложения (в тексте записки должна быть ссылка на их наличие).

В служебных записках исключены:

  • распоряжения;
  • приказы;
  • грифы «утверждаю», «разрешаю» и т.п.

Обоснованием такого ограничения является равнозначность статуса адресата и отправителя. Тем не менее, служебная записка, не являясь прямым распоряжением, может стать основанием для важных управленческих решений, что может выразиться и в издании приказа.

Оформление

К служебным запискам применимы требования к оформлению, действительные для всей документации в данной организации. Удобно, когда они закреплены в локальных нормативных актах. Обычно они соответствуют общепринятым нормам делопроизводства:

  • бумага формата А4;
  • печатный шрифт TimesNewRoman 12 с полуторным интервалом;
  • формат даты «дд.мм.гг»;
  • расположение «шапки» по центру страницы или по левому краю;
  • отсутствие сложных речевых оборотов, лишних словесных конструкций, эмоциональных моментов.

Служебная записка онлайн

Если организация имеет в достаточной степени компьютеризированный документооборот, то служебные записки могут пересылаться не в бумажном, а в электронном виде.

Иногда это даже проще и удобнее, ведь бумажный носитель может быть утерян или испорчен, а электронный текст надежно сохраняется в памяти компьютера.

При направлении текста служебной записки по Интернету стоит учитывать несколько дополнительных моментов.

  1. Бланки, шаблоны и образцы записок могут быть созданы, утверждены руководством и сохранены в отдельном файле или папке, доступной любому пользователю локальной сети.
  2. Адресат указывается не в тексте «шапки» служебной записки, а в строке «Адрес» либо «Тема», если электронный ресурс общий.
  3. Подпись может вставляться в текст записки автоматически, что экономит время составителя.
  4. Рекомендуется всегда запрашивать уведомление о прочтении электронного письма: это послужит дополнительным подтверждением получения служебной записки, а также ее своевременного отправления.

Служебная записка вместо командировочных документов

После того, как Постановлением Правительства РФ № 1595, вступившим в силу 08.01. 2015 г., отменены командировочные удостоверения, служебное задание и отчет о выполненных в процессе командировки задачах, служебная записка является важным документом, помогающим подтвердить использование командировочного времени и ресурсов.

Если руководство не прописало такого требования в локальном акте, то использование в этой цели служебной записки не является обязательным. Тем не менее, такой документ может быть единственным подтверждением факта поездки и использования сотрудником транспортного средства той или иной формы собственности.

Если сотрудник отправляется в поездку не на общественном, а на личном, арендованном или служебном транспорте, служебную записку у него, вероятнее всего, обязательно потребуют по возвращении из командировки.

Она станет основой для вычисления суточных, которые предстоит выплатить вернувшемуся сотруднику, а также подтвердит понесенные им расходы на питание, проживание и обслуживание транспортного средства.

Содержание «командировочной» служебной записки

В свободной форме сотрудник предоставляет следующую информацию о своей командировке:

  • дата отъезда и возвращения;
  • цель поездки или ссылка на приказ о командировке;
  • сведения о транспортном средстве (название, модель, марка, регистрационный номер);
  • описание приложений – путевого листа, кассовых чеков, документов на проживание, заправку авто и т.п.

Документ подается сначала в бухгалтерию организации, а затем – на визирование руководству.

Зачем писать, если можно сказать?

Некоторые сотрудники считают составление служебных записок обычной формальностью, а время, потраченное на их составление, использованным впустую.

Но во многих ситуациях служебная записка может оказаться не просто наиболее эффективным средством решения возникшей проблемы, но и абсолютно незаменимым звеном в цепочке необходимых доказательств.

Это происходит тогда, когда доведенную до сведения определенного лица информацию нужно задокументировать. Такая надобность может возникнуть при следующих ситуациях.

  1. Фирма имеет много структурных подразделений, и устное решение вопроса может быть сопряжено с большей затратой времени, чем направление служебной корреспонденции.
  2. Записка является прямым подтверждением своевременности передачи важной информации.
  3. Документальная форма передачи информации снимает часть ответственности с отправителя.
  4. Подтверждение времени командировки и использования для поездки личного транспорта сотрудника.
  5. Служебная переписка подтверждает определенные действия компании, например, обосновывает расходы перед налоговой (в спорных случаях).

НАПРИМЕР. Налоговая насчитала компании штраф за неуплату налога на материальный актив (рекламные материалы). На основании служебных записок отдела рекламы было установлено, что данные материалы (в записках они перечислены) использовались меньше одного года, а значит, не могут быть отнесены к материальным активам.

Примеры написания служебных записок

Командировочная служебная записка

  • Генеральному директору ООО «Климатконтрольтех»Нерубасскому Сергею Николаевичуот Тюльпанова Александра Львовича,занимающего должность менеджера
  • по обслуживанию оборудования отдела сервиса

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКАо командировке в г. Тулу.

Источник: https://psyconcyl.ru/obrazcy/obrazec-sluzhebnoj-zapiski-dovozhu-do-vashego-svedenija.html

Как писать служебную записку

Как правильно писать служебную записку директору. Виды и инструкция по написанию служебной записки, главные правила и особенности. Образец и универсальный бланк служебной записки

Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон

Служебная записка — это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

Теперь определимся примером написания служебной записки. Какого-либо официального бланка не существует, однако есть общие требования документа.

К таковым относятся:

  1. Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.
  2. Ниже указывается наименование документа и его номер.
  3. Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.
  4. Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.
  5. В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность.

Этим шаблоном служебной записки можно воспользоваться в случае необходимости.

Как составить служебную записку: образец оформления

Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.

  • Пример служебной записки
  • Директору ООО «Гвоздика»
  • Слободину Владимиру Александровичу
  • Г. Хабаровск 04 мая 2019 года
  • СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В кондитерском цехе с 02 мая 2019 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку.

Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек).

В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю. Подписаться С условиями обработки персональных данных согласен

прошу:

  1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
  2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.
  1. С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.
  2. Скачать образец служебной записки
  3. Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.
Читайте также:  Банкротство физических лиц с 1 октября 2015: свежие новости как объявить себя неплатежеспособным для банка

Больше материалов по теме:

Сюжеты

Документы

  • Постановление Госстандарта РФ от N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р . Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

— Власть. Право. Налоги. Бизнес

  • О проекте
  • Реклама на сайте
  • Обратная связь
  • Подписка на рассылки
  • Сделано в Санкт-Петербурге

Источник: https://vse-o-zakonah.ru/kak-pisat-slujebnuyu-zapisku.html

Довожу до вашего сведения образец служебной

Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».

  • Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
  • Выводы и рекомендации автора записки.

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется.

Таким образом, главной задачей записки является оперативное предоставление конкретному субъекту определенной информации делового характера.

Как демонстрирует практика, наиболее распространенной формой подобной документации является служебная записка, которая призвана довести до сведения управленца негативные факты хозяйственной жизни, с обозначенным прошением работника о разрешении сложившегося конфликта.

Законодательно не регулируется необходимость нанимателей использовать рассматриваемую документацию, а также проводить ее регистрацию. Тем не менее, большинство нанимателей применяют такой инструмент коммуникации ввиду его удобства и практичности.

Это обуславливается тем, что документированный факт обращения к коллеге или начальнику подразделения невозможно опровергнуть, если бумага грамотно оформлена и своевременно зарегистрирована.

Следовательно, это позволяет наладить документооборот внутри компании и повысить уровень деловой дисциплины персонала.

Процедуру регистрации должен проводить уполномоченный сотрудник кадрового подразделения или секретарь управленца. Служащий также может отметить подаваемую записку, как срочную, что ускорит процесс ее доставки адресату.

Основная регламентация порядка оформления и подачи рассматриваемой документации фиксируется в локальных нормативах.

Довожу до вашего сведения образец служебной записки

Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении быть не должно.

Но поскольку служебная записка — это официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, он должен содержать все элементы, присущие официальным бумагам:

  • по возможности оформляется на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
  • справа в углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
  • в середине — название документа;
  • информация, которую надо донести, с указанием конкретных дат, должностей и имен сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют своих служебных обязательств;
  • в конце обязательно ставится дата и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

Докладная записка, образец 1: невыполнение обязанностей

  • Григорьевой Ольге Петровне
  • от администратора магазина
  • Давыдовой Ирины Викторовны
  • о нарушении должностных обязанностей

Довожу до вашего сведения, что 15.

02.2019 г. продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич проигнорировал мое задание по оформлению витрины и отказался заниматься выкладкой товара, что входит в его должностные обязанности.

  • отчетные — сотрудник предоставляет данные начальнику о результатах проведенных работ либо указаний, которые были выполнены;
  • инициативные — побуждает к принятию решения, в ней допускается изложение рекомендаций, предложений.

Разделение происходит также в зависимости от адресата, а именно:

  • внутренняя, адресована руководству. Такие составляются на обычном листе бумаги формата А4 в печатном или рукописном виде;
  • внешняя – любому лицу, что находится за пределами организации. Зачастую – это официальные инстанции, инспекции. При написании обязательно используется фирменный бланк организации с ее реквизитами.

А также можно выделить классификацию по фактам, изложенным в документе.

В основном они требуют незамедлительного принятия мер. Чаще всего изложение фактов касается негативных ситуаций и происшествий: нарушение трудовой дисциплины, невыполнение должностных обязанностей, оскорбления, недопустимого поведения и т. д. Значительно реже составляются докладные для подачи руководству данных, касательно успехов в работе и достойных вознаграждения.

Кто может быть автором или полномочия в составлении образца «Довожу до вашего сведения»

По сути, составить подобный документ от своего имени может любой сотрудник.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

  • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
  • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
  • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
  • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
  • короткая суть докладной;
  • содержание тремя обособленными блоками;
  • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

Особенности оформления внешней докладной

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации.

Довожу до вашего сведения образец служебной записки о прогуле

Тем не менее, большинство нанимателей применяют такой инструмент коммуникации ввиду его удобства и практичности.

Это обуславливается тем, что документированный факт обращения к коллеге или начальнику подразделения невозможно опровергнуть, если бумага грамотно оформлена и своевременно зарегистрирована.

Следовательно, это позволяет наладить документооборот внутри компании и повысить уровень деловой дисциплины персонала.

Процедуру регистрации должен проводить уполномоченный сотрудник кадрового подразделения или секретарь управленца. Служащий также может отметить подаваемую записку, как срочную, что ускорит процесс ее доставки адресату.

Основная регламентация порядка оформления и подачи рассматриваемой документации фиксируется в локальных нормативах. Следовательно, образец служебной записки «Довожу до Вашего сведения» может быть закреплен в нормативе, либо храниться в кадровом подразделении, если местный акт не предусматривает образца.

Условия, в которых формируется служебная записка «Довожу до Вашего сведения»

Бумага, предполагающая формулировку «Довожу до Вашего сведения», практически всегда предназначена для начальника конкретного подразделения или предприятия в целом.

Довожу до вашего сведения образец служебной оскорбление

Внимание

Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя служебной записки, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы.

Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на служебные записки.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение, служебную записку можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке служебной записки, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения служебной записки

Служебная записка, как и любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет свой срок хранения.

Довожу до вашего сведения образец служебной записки о сорванном уроке

Оформление любого внутреннего документа в компании или учреждении подчиняется определенным правилам и должно быть грамотно составленным. Задокументированная докладная записка обладает юридической силой и содержит обоснованную причину написания. Документ информирует о возникшей проблеме, происшествии и вариантах их решения в пределах организации.

Посмотреть разные виды записок – Довожу до вашего сведения (образец) можно на нашем сайте.

Что такое докладная записка?

Данный документ является фактической формальностью, которая в будущем сможет уберечь сотрудника от несправедливых решений и претензий начальства при решении определенного рабочего вопроса.

Записка всегда сообщает что-либо, подтверждает трудовые взаимоотношения, поэтому оформляется на бланке формата А4 или фирменном бланке предприятия, с регистрацией в специальном журнале.

Докладной документ подчиненное лицо пишет вышестоящему. Докладная содержит информацию, касающуюся деятельности конкретного структурного отдела, побуждая руководителя принять решение и вынести резолюцию, с визированием ее на бланке и указанием сроков рассмотрения.

Записка составляется по личной инициативе работника либо по требованию начальника, и всегда в конце содержит вывод.

Довожу до вашего сведения образец служебной объяснительной

Этот документ составляется только по инициативе тружеников. При составлении документа используется стандартный лист формата «А4». Внутренние акты принято относить к локальным документам.

Второй тип докладных записок – внешние акты, которые передаются контролирующим органам. Важно обратить внимание на то, что этот документ составляется на типовом бланке организации.

После составления внешнего акта, руководитель компании должен ознакомиться с его содержанием и заверить личной подписью.

Каждый из вышеперечисленных типов докладных записок можно разделить на три условных группы, которые различаются содержанием документа:

  1. Информационного характера – в данном случае, сотрудник, желающий улучшить трудовой процесс, составляет докладную, где указывает методы оптимизации производства. Важно обратить внимание на то, что в крупных предприятиях, подобные акты используются для информирования руководства о специфических особенностях производственного процесса.
  2. Отчетные бланки – используются для информирования руководства об исполнении распоряжений.

Довожу до вашего сведения образец служебной записки на продавца

Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

Конкретные образцы докладных записок

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Докладная о нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника.

Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

ФАЙЛЫ Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины .doc

Отдел кадров Генеральному директору ООО «Омега» Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

06.11.2016 г.

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Источник: https://inspain.ru/dovozhu-do-vashego-svedeniya-obrazets-sluzhebnoj

Ссылка на основную публикацию